Деловое общение в организации: Общение и деловое общение в организации. Виды и формы общения в организации.

Деловое общение в организации. Проведение совещаний и бесед

Значение делового общения

В процессе работы менеджерам разного уровня необходимо контактировать друг с другом, и от качества данных контактов во многом зависит эффективность системы управления в организации. Контакты строятся на принципах делового общения, которое представляет собой сложный многоуровневый процесс установки и развития контактов. Деловое общение возникает из необходимости удовлетворять общие потребности в процессе деятельности менеджеров. Строится оно на обмене информацией, выработке общей стратегии взаимодействия, понимании других людей.

Многие проблемы в бизнесе связаны с коммуникациями между людьми, так как в процессе общения происходит передача идей, мыслей, люди приходят к пониманию, вырабатывают общие цели. От степени грамотности при общении в организации зависят многие элементы деятельности: переговоры, взаимопонимание с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками, удовлетворенность персонала результатами труда, психологический климат, отношения с другими организациями, госслужбами.

Замечание 1

Менеджмент является одной из важных областей деятельности организации, где общение становится одним из ключевых факторов. Современный менеджер работает с людьми, умение грамотно строить общение ему необходимо. Уровень общительности менеджера влияет на эффективность деятельности организации в целом, что отражено на рисунке. Чем выше общительность, тем выше эффективность.

Рисунок 1.

В рамках словесного общения руководство проводит инструктажи, беседы, собрания, совещания, анализ ошибок.

Правила проведения деловых бесед

Беседы и совещания являются одной из распространенных форм взаимодействия менеджеров в организации. Беседы бывают индивидуальными и групповыми. Индивидуальные беседы также называются профессиональными контактами. Существует много специально разработанных методик и техник проведения деловых бесед, их специфика зависит от того, с кем проводится беседа (клиент, подчиненный, партнер и т.д.

). У любой деловой беседы есть конкретная цель, к которой собеседники хотят прийти с минимальными затратами сил и времени. По целям беседы подразделяются на две группы: свободные беседы и целенаправленные.

У деловой беседы есть три этапа проведения:

1. Подготовительный этап.

   Здесь определяются задачи беседы, составляется план, время беседы. Участники должны быть благожелательно настроены по отношению друг к другу изначально.

2. Ознакомительный этап. Участники знакомятся друг с другом, преодолевают психологический барьер, устанавливают доверительную атмосферу.

3. Основной этап беседы. Он делится на три части: вводная часть, основная часть, заключительная часть.

В целом структура деловой беседы выглядит следующим образом:

Рисунок 2.

В целом тон беседы должен быть дружелюбно-деловым. Важным условием также является пунктуальность участников.

Ситуацию, которая рассматривается в ходе беседы, принято анализировать с двух точек зрения, при этом участники стараются понять, почему собеседник воспринимает ситуацию именно так. В деловой беседе важно уметь слушать и задавать уточняющие вопросы. Уточняющие вопросы должны быть конкретными, тактичными, обоснованными. Категоричные суждения могут привести к неудаче. Речь должна быть отчетливой, ясной для слуха, не стоит говорить излишне громко или тихо. Решение по беседе всегда следует за обсуждением.

Деловые совещания

Совещание является формой обмена информации между подчиненными и руководством, они связывают работу отдельных сотрудников с работой всей организации. На совещаниях происходит сбор и обработка информации, координация действий отделов и сотрудников, принимаются управленческие решения. Помимо разработки управленческих решений по самым актуальным и сложным проблемам в организации, совещания также решают учебно-воспитательные задачи: достигать компромиссов, улучшить культуру общения в коллективе, уметь комплексно подходить к решению задач.

С помощью деловых совещаний можно решить следующие вопросы:

• развитие стратегии организации, проведение ее в жизнь;

• интеграция отделов с учетом общей стратегии и миссии организации;

• обобщение и анализ информации;

• коллективный подход к решению проблем с обучающим эффектом.

Этапы делового совещания:

1. Подготовка. Здесь определяют целесообразность проведения совещания, повестка дня, содержание проблемы, состав участников, время проведения (лучше всего проводить в среду или четверг во второй половине дня), место проведения совещания (конференц-зал или кабинет руководства). На данном этапе также подготавливаются участники: им сообщают место, время, повестку дня, снабжают материалами.

2. Проведение совещания. Совещание лучше всего проводить, согласно заранее разработанному регламенту. Если оно длится дольше 40-50 мин., необходимо делать перерывы.

   Во время совещания ведется протокол, который составляется по определенной форме и содержит краткую информацию о выступлениях участников совещания и принятых решениях. Протокол обычно ведется секретарем.

3. Итоги и принятие решений. Решение принимаются коллективно, эффективность зависит от того, насколько каждому участнику удалось включить свои идеи в итоговое решение.

По итогам совещания назначаются исполнители работ, сроки, объемы работ. После принятых решений осуществляется контроль за их выполнением. Лица, осуществляющие контроль, также определяются по итогам совещания.

Этикет и культура делового общения в организации :: BusinessMan.ru

Значительная часть времени в графике руководителей организаций, а также сотрудников, чья деятельность заключается в регулировании работы персонала, уходит на деловые разговоры. Это могут быть совещания, конференции, согласования и другие форматы общения относительно производственных моментов. Поскольку качество таких переговоров напрямую влияет на эффективность и успешность компании, необходимо соблюдение определенных норм и правил, которые обуславливают культура делового общения и этикет. Умение адекватно и корректно вести беседу является ключевым фактором, способствующим и личному успеху в предпринимательской деятельности. Однако, несмотря на очевидность элементарных правил поведения в обществе, сфера деловых отношения все же предполагает свои особенности коммуникации, знание которых существенно повышает ценность и скромного клерка, и крупного менеджера.

Понятие культуры и этики в деловом общении

Деловой мир достаточно строг в определениях и по природе своей исключает любые неточности и расплывчатые формулировки. И все же нормы коммуникативного взаимодействия – это та сторона бизнеса, где преобладают этические принципы. В общих чертах эти аспекты отражает культура делового общения, понятие которой можно определить как совокупность норм морально-нравственного поведения.

На основе выработанных принципов адекватного с точки зрения культуры поведения и происходит регулирование стиля взаимоотношений между людьми в рабочих процессах.

В деловой культуре важно различать две категории норм – ценностные и ментальные. Первая группа представляет некий свод традиций и определяет этическую составляющую в деловой среде. Ценностные аспекты культурной регуляции в деловом общении могут выступать и в качестве стереотипов, привычного поведения или актуальных стилистических форм корпоративного поведения. В отличие от ценностной прослойки, закладывающей основу культурного делового общения, база ментальных факторов является более эффективной для применения. Такие принципы регуляции норм общения вырабатываются как ответ на запрос в повышении качества делового процесса.

То есть, если традиционные или привычные нормы становятся малоэффективными или вовсе затормаживающими развитие организации, вводятся ментальные основы культуры делового общения, которые позволяют эффективнее справляться с производственными ситуациями. В современных странах, где уровень экономического развития выше среднего, принципы деловой культуры основаны на этической обоснованности, ориентации на свободу творчества, взаимодействие и независимость.

Культуру в деловом общении можно представить и как элемент общего морально-нравственного развития специалиста, который умеет продуктивно и бесконфликтно общаться с коллегами и партнерами, а также создавать благоприятную и дружественную атмосферу.

В среде предпринимателей этикет и культура делового общения тесно переплетаются. Понятие этики нередко звучит в контексте определения культуры в той или иной сфере. Как способ определенной систематизации этические нормы помогают в регулировании деловых взаимоотношений. Этика в деловом мире – это свод нравственных правил, с помощью которых определяется характер поведения руководителей и сотрудников в производственной деятельности.

Хотя значительную долю этических правил, перенятых деловым миром, можно отнести к категории общепринятых, есть и особые случаи норм, выработанных уже специально как средство регуляции рабочих отношений. По большому счету, этикет и культура делового общения основываются на взаимном уважении экономических и репутационных интересов между партнерами и коллегами. Более того, этические законы бизнеса предписывают уважительно относиться и считаться с интересами конкурентов. Это значит, что компания не должна использовать приемы, которые выходят за рамки конкурентной рыночной борьбы.

Формирование навыков культурного общения

Проблемы формирования и развития навыков делового общения, предусматривающих достаточный уровень культуры и этикета, связаны с организацией процессов освоения знаний в данной сфере. Кроме того, усложняются и профессиональные задачи сотрудников, что обуславливает необходимость нестандартных подходов к стилю ведения переговоров, выступлений и т. д. В большинстве своем организации не способны обеспечить выстраивание корректных деловых взаимоотношений и успешную командную работу. В свою очередь, сотрудники подчас лишь на базовом уровне имеют представление о речевом этикете.

Большое значение имеет и поведенческий опыт, который обретается посредством специальных методов. В современных компаниях формирование культуры делового общения происходит в процессе выработки практических навыков у членов своей команды. Для этого руководители ведут работу в следующих направлениях:

• Организация деловых коммуникативных игр.
• Проведение тренингов, на которых предусматривается демократическое поведение.
• Тренинги по управлению конфликтными ситуациями с моделированием не только профессиональных схем поведения, но и межличностных.
• Индивидуальное, подгрупповое и коллективное развитие практических навыков, которые позволят слаженно работать в команде.

Использование тренинговых инструментов дает возможность наладить процесс формирования культуры посредством практической отработки умений поведения в разных ситуациях. При этом вырабатывается не только культура делового общения с профессиональной стороны, но также происходит и личностное развитие с самопознанием. С точки зрения пользы для организации это означает более высокую самоотдачу сотрудника, нацеленность на результат и заинтересованность в успешности компании.

Риторические принципы и культура поведения

Рассматривая средства общения в деловой сфере, невозможно не затронуть и аспект эффективности коммуникативного воздействия на слушателя. Все-таки успешность специалиста в бизнесе во многом определяется его умением четко, объективно и понятно доносить свою позицию. Для этого многие используют риторические приемы делового общения и правила культуры поведения в едином комплексе. Эффективность переговоров с применением таких средств общения вкупе с соблюдением этикета и правил хорошего тона с большей вероятностью создаст положительный имидж как у сотрудника, так и у всей компании. Риторика предусматривает несколько психолого-дидактических принципов воздействия, которые применяются в ходе выступлений, собеседований, конференций и презентаций – это ассоциативность, доступность, интенсивность и экспрессивность.

Средства ассоциативности призваны вызвать у слушателей сопереживание и подвигнуть их на размышления, отталкиваясь от рациональной и эмоциональной памяти. Достижение такого эффекта обеспечивается благодаря таким приемам, как образность, аналогии, ссылки на прецеденты и т. д. Доступность является особенно важным принципом, за счет которого выступающий может быть понятым коллегами и партнерами с разной культурно-образовательной подготовкой. Повысить доступность можно посредством сообщения малоизвестной и оригинальной информации в комбинации с разнохарактерными сведениями. Средствами, которые повышают экспрессивность, стоит пользоваться тем, у кого высоко развиты культура делового общения и коммуникативный опыт, иначе можно получить противоположный эффект нежелательной театральности. Экспрессивность помогает человеку эмоционально и в то же время искренне выразить свое отношение к теме. Интенсивность в деловом общении – это, как правило, умение в определенном темпе максимально полно и доступно преподнести информацию с учетом подготовленности слушателей к ее восприятию.

Психологическая составляющая в деловом общении

Психология в культуре деловой беседы позволяет определять закономерности в психическом состоянии собеседников и в соответствии с его характеристиками уметь создавать благоприятный климат переговоров. Человек, обладающий психологическими знаниями, может защищаться от некорректного поведения партнера, использовать способы разрядки негативных эмоций, опровергать в мягкой форме доводы оппонентов и спокойно выслушивать критику. Особое значение психологическая культура делового общения имеет в разрешении конфликтных ситуаций, поскольку в них зачастую и проявляются особенности разных психологических типов.

Среди приемов и способов психологической поведенческой культуры в процессе деловой беседы можно выделить следующие:

• Формирование хорошего мнения о себе (или компании).
• Создание психологически благоприятной обстановки.
• Выслушивание собеседника и понимание его мотивов.
• Определение внутреннего состояния партнера (по манерам и голосу).
• Нейтрализация замечаний в процессе разговора.
• Способы защиты от некорректного поведения.
• Техника ведения бесконфликтного разговора.
• Техника самоуспокоения.

Речевая культура

В первую очередь культура ведения деловой беседы подразумевает умение грамотно пользоваться литературным языком и выбирать уместные риторические приемы в зависимости от ситуации. Речевая культура включает коммуникативные аспекты, нормативные и этические.

Нормативный фактор предполагает корректность речи с соблюдением правил литературного языка. Понятие языковой нормы является ключевым фактором, которым определяется речевая культура делового общения в переговорных процессах. Коммуникативный аспект – это навык, позволяющий использовать языковые средства в ходе общения. Этическая составляющая, в свою очередь, связана с умением пользоваться правилами речевого поведения в зависимости от ситуации. Данные правила могут изменяться, поскольку среди партнеров и коллег могут быть люди с разными нравственно-этическими установками.

Особое значение для успешности переговоров имеет коммуникативная культура в деловом общении, обусловленная правилами речевого этикета как системы знаков, которыми обмениваются люди в процессе переговоров. Вербально речевой этикет обеспечивает поведенческую культуру и может составлять как общий комплекс стереотипов общения, так и узкую нишу в рамках обращения с просьбами, приветствиями, привлечением внимания и т. д.

Культура в телефонном разговоре

Телефонный разговор относится к формам беседы в жестких рамках, что нередко приводит к ошибкам в деловом этикете. С другой стороны, ограниченный формат имеет свои преимущества, одним из которых является возможность моделирования типовых ситуаций и путей их преодоления. Например, правила культуры делового общения в телефонном разговоре можно отразить в нескольких распространенных примерах поведения:

• Нельзя без предварительного согласования звонить на домашний номер партнера.
• Оптимальные временные рамки для возможного совершения звонка можно определить так: с 8 утра до 11 вечера.
• При отсутствии ответа на звонок не стоит сразу бросать трубку.
• Если связь прервалась, то возобновить ее должен инициатор звонка.
• Громко говорить не следует, если собеседник не попросил об этом из-за плохой слышимости.
• Разговор должен быть кратким и по существу.
• Отвечать на звонки нужно по возможности без задержек, иначе собеседник подумает, что разговор не интересует партнера.
• Нежелательно отходить от телефона в процессе разговора, но если в этом есть необходимость, то следует заранее предупредить собеседника.

Также не стоит забывать, что общепринятые принципы культуры делового общения предполагают позитивное и в то же время содержательное приветствие и завершение беседы с возможным подведением итога в кратком виде.

Невербальная культура в деловом общении

Бывает, что слова, как таковые, в деловых переговорах не соответствуют истинному отношению авторов к теме. Также и опытные партнеры могут заподозрить неискренность собеседника, что влияет на принятие решений. Исключить эту вероятность и выявить скрытые мотивы позволяет невербальное общение, то есть языки телодвижений и жестов. Например, по мимике лица можно определить внутреннее состояние собеседника, его возможные мысли и посылы. В связи с этим культура делового общения в организации может включать и невербальные средства коммуникации, которые дают возможность установить доверительный контакт с партнером.

Умение понимать язык жестов позволяет также предвидеть возможную реакцию собеседника еще до того, как он словесно выразит свое отношение к принятой информации. Соответственно, еще в процессе ее донесения параллельно с бессловесным языком можно скорректировать позиции в определенную сторону.

Принято считать, что невербальное общение доступно для каждого человека независимо от его культурного уровня и образования. На деле же это не так. У разных людей разный запас жестовых знаков, и чем выше культура общения делового человека, тем богаче и возможности для бессловесной коммуникации. В переговорах невербальный язык позволит выразить скептическое отношение к предложению, подчеркнуть доминирующие аспекты, скрыть недовольство критикой и многое другое, что окажет не менее сильный эффект на собеседника, нежели прямое высказывание словами.

Разрешение конфликтов

Конфликтные ситуации в деловой сфере не являются редкостью, при этом последствия их могут быть довольно серьезными. В связи с этим используются разнообразные средства и пути их разрешения. На сегодняшний день существует 5 базовых концепций, обуславливающих поведение в ситуациях конфликта:

• Игнорирование действий другой стороны.
• Приспособление к условиям партнеров.
• Поиск нового формата для сотрудничества.
• Поиск компромисса.
• Конкурентная борьба.

Выбор стиля поведения в конкретной ситуации определяется конкретными интересами участников конфликта. Стиль конкурентной борьбы чаще выбирают люди, которые обладают достаточным авторитетом, волей, широкими полномочиями и при этом не очень заинтересованы в партнерстве с противоположной стороной. Такую тактику можно использовать в случае, если исход конфликта не окажет большого влияния на интересы организации. Но важно помнить, что этика и культура делового общения все же предусматривают соблюдение определенных законов конкурентной борьбы. То есть даже при очевидном преимуществе крупной компании перед маленькой фирмой выиграет руководитель, который будет искать компромиссное разрешение конфликта, действуя и в интересах партнера. Даже если придется поступиться своими интересами, в дальнейшем репутационные дивиденды смогут покрыть упущенную выгоду на текущий момент.

Эталоны поведения для руководителя

Практика формирования делового стиля взаимодействия внутри организаций позволила выработать наиболее эффективные нормы поведения руководителей и подчиненных. Так, для руководителей можно привести следующие примеры эталонного стиля управления:

• Работа над сплочением коллектива, участники которого обладают морально-этическими навыками общения.
• Приобщение сотрудников к задачам компании, что позволит им чувствовать себя комфортнее и в нравственном плане, и в психологическом. Обычно это происходит в процессе идентификации сотрудника с коллективом.
• Все замечания сотрудникам следует делать в полном соответствии с правилами, которые предписывают этика и культура делового общения внутри организаций.
• При возникновении конфликтов руководитель должен выяснить все причины. Если проблема возникла из-за недобросовестности или некорректного поведения определенного сотрудника, то задача начальника будет заключаться в том, чтобы помочь подчиненному изменить свой стиль поведения.
• Не стоит давать рекомендации подчиненным в делах, которые выходят за рамки профессиональных обязанностей.

Эталоны поведения для подчиненного

Адекватное и корректное отношение к руководителю также является залогом успешной и эффективной профессиональной деятельности сотрудника. В этом случае культура делового общения также основывается на нравственных требованиях, которые предъявляет руководитель к подчиненным.

Принципы поведения сотрудника относительно руководителя:

• Способствовать и помогать руководству в формировании доброжелательного нравственного климата внутри организации.
• Не стоит пытаться навязывать начальнику свое мнение – все замечания и предложения следует выражать предельно тактично и вежливо.
• Если намечается какое-либо значимое для коллектива событие, печальное или радостное, об этом следует известить руководителя.
• Категорический тон в разговоре с руководителем исключается. Более того, коммуникативная культура в деловом общении требует и от начальников избегать жесткого стиля в разговоре даже с подчиненными.
• Желание угодить, а также излишняя лесть не способствуют улучшению отношений с начальством и коллективом. Такой сотрудник воспринимается как подхалим и человек, не достойный уважения.

Существует немало спорных и неоднозначных ситуаций, где непросто выбрать конкретный стиль отношений. Например, могут возникнуть затруднения в общении между коллегами из разных подразделений, которые занимают отличные по статусу положения в организации. В подобных ситуациях стоит руководствоваться простым этическим принципом, который предписывает человеку относиться к другим так, как он хочет, чтобы относились к нему.

Деловое общение – залог успеха вашей организации

Тренинг для руководителей НКО на тему эффективных деловых коммуникаций прошел в большом зале администрации Каменска-Уральского. Популярная форма обучения заинтересовала представителей городской общественной организации «Дарина», благотворительных фондов «Город милосердия», «Лучик надежды», «Седьмой лепесток» и представителей городского совета ветеранов.

В Каменске-Уральском гражданская активность очень высока. Общественных объединений сотни. И создаются они неравнодушными жителями, активистами, которые, несмотря на основную работу, решают еще ряд проблем. Делают это безвозмездно, на добровольной основе. И специального образования в области управления, ведения бухгалтерской отчетности, ведения деловых переговоров, не имеют. Занятия в школе НКО дают возможность представителям некоммерческих организаций развить базовые управленческие навыки и навыки личной эффективности.

― Когда люди трудятся на промышленном предприятии, их коммуникации отрегулированы должностными инструкциями. В общественной сфере нет такого регулирования. Как построить деловые коммуникации так, чтобы люди понимали друг друга, при этом не вступали в конфликты, чтобы отзывались спонсоры и благотворители ― для финансирования проекта. Как сделать так, чтобы люди смогли договориться. Этому посвящено сегодняшнее занятие, ― поясняет начальник отдела организационной работы и связей с общественностью администрации Каменска-Уральского Татьяна Щербо.

Это не первое занятие в школе НКО. Общественники уже прошли обучение по продвижению своей организации в социальных сетях и средствах массовой информации, по организации массового мероприятия, учились оформлять заявки на грант, рассматривали разные способы фандрайзинга.

― Мы впервые принимаем участие в подобном тренинге и очень довольны. Формат прекрасный. Спасибо организаторам, ― делятся впечатлениями Константин и Антон, представители БФ «Город милосердия». ― Много интересного, нового и познавательного узнали в ходе обучения. Обязательно будем применять в своей работе «пять правил приветствия». Общение с людьми строить с учетом паралингвистических, коммуникативных сигналов.

Ученики школы НКО Каменска-Уральского говорили об эффективных деловых коммуникациях. Узнали, чем деловое общение отличаются от межличностного, чем закрытый вопрос отличается от открытого. Экспериментировали с запоминанием и воспроизведением услышанного текста. Учились думать не о себе, а о партнере.

Процесс коммуникации имеет особое значение. Одно неверное или неуместное слово может повлечь существенные негативные последствия, такие, как потеря партнера, прибыли. А потому учиться грамотному взаимодействию, знать правила и язык делового общения важно всегда. Такой вывод сделали для себя слушатели.

Роль делового общения в трудовой организации Текст научной статьи по специальности «Психологические науки»

КАРПИНСКИЙ Э. Э.

Роль делового общения в трудовой организации

При современных масштабах, уровне деловых связей нет необходимости доказывать, что от мастерства в деловых отношениях зависит очень много. Соответственно, специалисты должны владеть методами и приемами деловых отношений, общения в них. Поэтому студентов — будущих специалистов ему необходимо обучать. Мы проверили способность выпускников дневного отделения участвовать в деловом общении, предложив им ответить на вопросы анкеты, которые приведены ниже.

1. В результате чего у вас сложилось представление о правилах делового общения, ведения переговоров, принятия решений?

2. Умеете ли вы вести деловую беседу?

3. Известен ли вам алгоритм принятия решений?

4. Знакомы ли вы с правилами ведения спора?

5. Знакомы ли вы с «барьерами» в деловом общении и способами их преодоления?

6. Известны ли вам факторы, повышающие эффективность делового общения?

7. Известны ли вам достоинства и недостатки метода позиционных переговоров?

8. Оцените метод принципиальных переговоров, и эффективность?

9. Целесообразно ли вести торги с клиентом, руководствуясь методом принципиальных переговоров?

10. Нужно ли в переговорах защищать свои идеи и парировать критику?

11. Как отнестись к заявленной позиции соперника в переговорах?

12. Нужно ли твердо придерживаться своей позиции в переговорах?

13. Отвечая на вышеприведенные вопросы, всегда ли вы были уверены в правильности своей точки зрения?

14. Знакомы ли вы с переговорной процедурой «одного текста»?

15. Согласны ли вы с тем, что начальник должен хвалишь своих подчиненных, а не критиковать?

16. Согласны ли вы с тем, что критика в деловых отношениях вредна?

17. Можно ли согласиться с тем. что похвала лучше побуждает к действию, чем осуждение?

18. Нужно ли ненавидеть врагов и сводить с ними счеты?

19. Можно ли научиться быть благодарным?

20. Целесообразно ли внедрять в сознание людей свои идеи?

Несмотря на то, что в поставленных вопросах была отражена азбука

делового общения, отношений, удовлетворительно ответили на них далеко

не все и не полностью. Это побудило нас подготовить и внедрить дисциплину «Искусство делового общения и гостеприимства», целью которой являлось ознакомление с социально-психологическими особенностями делового общения.

Мы исходили из того, что в его основе лежит совместная трудовая деятельность участвующих в ней людей, необходимость согласования и соотнесения действий, нахождения взаимного интереса, взаимосвязи и взаимозависимости ее участников. Совместная деятельность имеет общую цель, ориентирует участвующих в ней людей на достижение общего положительного конечного результата.

Вполне понятно стремление участников общего дела к эффективному взаимодействию, т.е. такому при котором его цели достигаются с минимальными затратами средств, времени, физической и психологической энергии, а само взаимодействие оставляет у его участников чувство удовлетворения. К сожалению, нередки ситуации, когда участникам совместного дела не удается найти общее взаимоудовлетворяющее решение или на его достижение тратится слишком много времени и энергии, контакты участников общения оставляют чувство неудовлетворенности, даже если цели взаимодействия достигнуты.

За неудачами взаимодействия зачастую стоит наше неумение или нежелание адекватно воспринять, понять друг друга, учесть особенности психики человека, выработать общую точку зрения, а также отсутствие необходимых навыков совместного принятия решения, что превращает его в длительный, трудный и подчас болезненный процесс.

Каждый человек имеет определенные потребности и интересы, имеющие объективную и субъективную природу, которые побуждают его к деятельности, связанной с их удовлетворением. Другими словами, человек отражает окружающую действительность самозаинтересованно, т.е. смотрит на все и оценивает через призму своих потребностей и интересов. Поэтому деятельность человека во многом определяется культурой и «качествами» личности.

Побуждением к деятельности являются мотивы, т.е. то, во имя чего она осуществляется.

При осознанных мотивах человек отдает себе отчет в том, что побуждает его к деятельности, что является содержанием его потребностей и интересов. К неосознанным мотивам относятся древние инстинкты, такие, например, как лидерство, агрессивность, сексуальность. Они проявляются в отношениях и просматриваются в актах общения.

Жизненные цели и действия человека конкурируют между собой и в каждый конкретный момент опосредуются с чувствами. Человек, оцени-

вая все через призму своих потребностей и интересов, стремится достичь максимума приятного, полезного.

Встречаясь с людьми, вступая в общение, он «рассматривает» партнеров и формирует представление об их потребностях, интересах, чувствах, убеждениях, выбирая наиболее разумный способ поведения с ними, тем самым формируя фундамент и каркас общения.

Взаимодействие людей при решении обеих задач не всегда выступает как деловое общение. Особенности делового общения заключаются в том, что:

• партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

• общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

• основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество.

Прагматичный Дж. Рокфеллер, хорошо понимая значение общения

для деловой деятельности, говорил: «Умение общаться с людьми — такой же покупаемый за деньги товар, как сахар и кофе И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире».

Но что означает уметь общаться? Это значит уметь разбираться в людях и на этой основе строить свои взаимоотношения с ними, что предполагает знание психологии общениям социологии, выступающих важным фактором эффективности социально-трудовых отношений.

4.3 Виды делового общения

Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодей­ствия, в котором происходит обмен деятельностью, информа­цией и опытом. Деловое общение отличается от общения в широком смысле тем, что в его процессе ставятся цель и кон­кретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении невозможно прекратить взаимоотношения с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон).

Значительную часть делового общения занимает служебное общение, т. е. взаимодействие людей, осуществляемое в рабочее время, в стенах организации. Однако деловое общение — поня­тие более широкое, чем служебное, так как включает в себя взаи­модействие и наемных работников, и собственников-работодате­лей, происходит не только в организациях, но и на различных де­ловых приемах, семинарах, выставках и пр.

Деловое общение можно условно разделить на прямое (непос­редственный контакт) и косвенное (между партнерами существует пространственно-временная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воз­действия и внушения, чем косвенное.

Различают два вида делового общения: вербальное и невер­бальное. Вербальное общение (от лат. verbalis — словесный) осу­ществляется с помощью слов. При невербальном общении сред­ством передачи информации являются позы, жесты, мимика, ин­тонации, взгляды, территориальное расположение и пр.

Деловое общение может осуществляться в различных стилях. Выделяют три основных стиля общения:

• ритуальный стиль, в соответствии с которым главной зада­чей партнеров является поддержание связи с социумом, под­крепление представления о себе как о члене общества. В ри­туальном общении партнер — лишь необходимый атрибут, его индивидуальные особенности несущественны, в отличие от следования роли — социальной, профессиональной, лич­ностной;

• манипулятивный стиль, при котором к партнеру относятся как к средству достижения внешних по отношению к нему целей. Огромное количество профессиональных задач пред­полагает именно манипулятивное общение. По сути, любое обучение, убеждение, управление всегда включает манипу­лятивное общение;

• гуманистический стиль, который направлен на совместное изменение представлений обоих партнеров, предполагает удовлетворение такой человеческой потребности, как по­требность в понимании, сочувствии, сопереживании. Гума­нистическое общение детерминируется не столько снаружи (целью, условиями, ситуацией, стереотипами), сколько из­нутри (индивидуальностью, настроением, отношением к партнеру). В данном общении больше, чем в других видах, прослеживается зависимость от индивидуальности. Партнер воспринимается целостно, без разделения на нужные и не­нужные функции, на важные и неважные в данный момент качества. Вместе с тем существуют ситуации, когда данное общение и даже его отдельные элементы неуместны.

Кроме того, каждому человеку присущ свой индивидуальный стиль, или модель поведения и общения, который накладывает характерный отпечаток на его действия в любых ситуациях. Ин­дивидуальный стиль общения зависит от индивидуальных особен­ностей и личностных черт, жизненного опыта, отношения к лю­дям, а также от характерного для данного общества вида обще­ния.

Деловое общение реализуется в следующих основных формах: деловая беседа; деловые переговоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разго­воры; деловая переписка.

Деловая беседа — передача или обмен информацией и мне­ниями по определенным вопросам или проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений, заключение сделок необязательно. Деловая беседа выполняет ряд функций, в том числе: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и оперативная раз­работка рабочих идей и замыслов; контроль и координиро­вание уже начатых деловых мероприятий; стимулирование деловой активности и пр. Деловая беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса. Деловые переговоры — основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрак­тов.

Спор — столкновение мнений, разногласия по какому-либо вопросу, борьба, при которой каждая из сторон отстаивает свою точку зрения. Спор реализуется в форме диспута, по­лемики, дискуссии и пр.

Деловое совещание — способ открытого коллективного об­суждения проблем группой специалистов.

Публичное выступление — передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблю­дением правил и принципов построения речи и ораторско­го искусства.

Деловая переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым спо­собом передачи текста. Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сообщения, запро­сы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообще­ния и пр. Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое пись­мо — это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована кол­лективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма. Частным офи­циальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу. Деловая переписка сохраняет и в настоящее время ряд этических и этикетных норм и правил, которые очеловечи­вают ее, ограничивая ее канцелярский характер.

В деловом общении, особенно во взаимодействии руководителей и подчиненных, используются такие методы воздействия, как поощрение, критика, наказание. Основные этические требования к поощрениям — их заслуженность и соразмерность качеству и эффективности трудовой деятельности. Критика является наиболее распространенной формой выражения неудовлетворенности деятельностью подчиненных или коллег по работе. Критика дол­жна быть объективной (т. е. вызываться негативным поступком, неумелой и недобросовестной работой) и конструктивной, вселять в работника уверенность в его способностях, мобилизовывать на лучшую работу. Наказание может быть осуществлено в виде вы­говора, штрафа, понижения в должности, увольнения. Основное этическое требование к наказаниям — их неотвратимость за сис­тематические и осознанно допускаемые недостатки.

Значение делового общения и его особенности. Формы и организация общения. Эффективность деловой коммуникации

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. В деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, соблюдение нравственно-этических норм и принципов и внимательное отношение к использованию речевых средств.

Важной собенностью делового общения является соблюдение его участниками статусной роли: начальница-подчинённый; партнёры; коллеги и др.

— партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

— общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

— основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.

Деловое общение в управленческой деятельности позволяет руководителю осуществлять

анализ взаимоотношений людей, форм контактов и средств их установле6ния, способов

включения человека в коллектив, факторов, определяющих его поведение в совместной деятельности. Таким образом, руководитель получает возможность объективно оценивать

состояния функционирования системы и, при необходимости, принимать адекватное

управленческое решение для перевода системы из одного состояния в другое, более высокое. В

этом заключается главная суть управленческой деятельности.

Деловое общение реализуется в различных формах:

— деловые переговоры;- деловая беседа;- служебные совещания;- деловые дискуссии;- публичные выступления;- споры, полемика, диспуты, дебаты и прения.

Эффективность делового общения зависит от следующих факторов:

насколько интересны сами люди и их проблемы; насколько вы готовы их слушать, участвовать в их жизни; насколько вы и ваши партнеры по коммуникациям обучены деловому, бесконфликтному общению;насколько партнеры по деловому взаимодействию одинаково понимают общие цели, проблемы, свою взаимозависимость; насколько каждый из партнеров приемлет правила поведения и работы в команде, малой группе; насколько на предприятии налажена четкость и прозрачность информационных потоков; насколько действия партнеров по деловому общению предсказуемы и понятны.

Для того чтобы деловая коммуникация была эффективной, необходимо знание всех компонентов, владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность (совокупность знаний, умений и навыков).

10. Сущность и виды бесед: деловая, кадровая, дисциплинарная, организационные беседы, беседы с посетителями.

1) Деловая беседа

Характер деловой беседы определяется прежде всего — профессиональными и деловыми интересами ее участников. Но не менее важным является и тип отношений между собеседниками (субординационные «по

вертикали» — «сверху — вниз», «снизу — вверх» и партнерские «по горизонтали»).

По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или иные вопросы, деловые

беседы бывают официальные и без соблюдения официальных правил и формальностей.

То есть деловые беседы могут проводиться в кабинете, на рабочем месте, в столовой,

ресторане, во время прогулки, дружеского застолья и т.п.

По характеру обсуждаемых вопросов можно выделить следующие виды:

— Кадровые (прием на работу, увольнение, перемещение по должности)

— Дисциплинарные (связаны с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от

служебных обязанностей)

— Организационные (определяют технологию выполнения задания)

— Творческие (посвящены выработке концепции того ил иного проекта и т

2)Кадровые беседы

От кадрового подбора и расстановки кадров зависит эффективность работы любой

организации. Важное место в решении кадровых вопросов занимают деловые беседы,

которые позволяют руководителю лучше понять и оценить сотрудника или претендента

на должность.

Особое значение эти беседы приобретают при приеме на работу.

3)Дисциплинарная беседа связана с нарушением трудовой дисциплины, небрежным

или несвоевременным выполнением задания и т.п.

Такие беседы помогают предотвратить административные меры наказания

(замечание или выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии,

увольнение)

Такие же советы дают специалисты руководители.

— Готовясь к встрече, хорошо разберитесь в ситуации, соберите и

проанализируйте нужную информацию.

— В начале разговора дайте возможность сотруднику самому объяснить причину

своего поступка. Вполне вероятно, что он приведёт какие-то новые факты.

— Помните, что обсуждать надо действия и поступки работников, критиковать их

промахи и просчёты, а не их личные качества.

— Создайте доверительную обстановку, чередуйте критические замечания с

комплиментами.

— Не говорите с сотрудниками “по горячим следам”, в пылу эмоций, но и не

откладывайте беседу не более чем на 48 часов.

— Заканчивайте разговор на дружеской ноте.

4)Организационные беседы

Это беседы, в ходе которых обсуждается технология выполнения того или иного

производственного задания, анализируются полученные результаты, высказываются

критические соображения по поводу решения поставленных задач.

Проводя организационные беседы, важно учитывать реакцию собеседника на

предъявленные требования. Она может быть различной. Одни сотрудники заинтересованы

в отличной, слаженной работе предприятия. Они готовы услышать и принять критику и

стараются изменить себя или ситуацию, за которую они отвечают.

Иные стараются переложить ответственность на других. Третьи вообще не

принимают критику, считая, что всегда правы.

Разумеется, руководитель по-разному выскажет свои замечания и советы по

исправлению ошибки. В одном случае он просто укажет на ошибки, в другом перечислит

действия по выполнению задания. В третьем предложит свой план.

5)Беседы с посетителями:

Статистика утверждает, что значительную часть рабочего времени руководитель

тратит на посетителей. И от того, как организована эта работа, во многом зависит престиж

предприятия и самого руководителя.

Каковы речевые действия руководители при работе с посетителями?

— Необходимо выяснить цель визита, понять причины посещения.

— Внимательно выслушать собеседника и вникнуть в суть предлагаемой

проблемы, просьбы, предложения.

— Определить свои возможности в решение данного вопроса и занять

определённую позицию.

Чаще всего приходится сталкиваться с такими вариантами:

— Делегирует решение проблемы другим должностным лицам;

— Не может решить проблему в данный момент и назначает время новой встречи;

— Вынужден отказать в просьбе;

— Вообще не может решить проблему посетителя, ссылался, например, на

действующее законодательство;

— Не хочет по тем или иным мотивам пойти на встречу посетителям.

В любом случае руководитель должен проявить уважение к посетителям показать

ему желание оказать содействия (вспомните риторический закон удовольствия).

Деловое общение в управлении персоналом

Деловое общение в управлении персоналом на финансово-кризисном предприятии Деловое общение представляет собой процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. В деловом общении учитывают особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения. Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта – оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В деловом общении предметом общения является дело. Особенности делового общения заключаются в том, что: • партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта; • общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела; • основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество. Основную часть делового общения составляет служебное общение, которое определяет взаимодействие людей в фирмах, организациях и на предприятиях в рабочее время. Кроме того, понятие «деловое общение» охватывает взаимодействие людей во внерабочее время – на деловых приемах, семинарах, выставках и т. п. Цель делового общения — организация связей, посредством которых сотрудники будут взаимодействовать внутри организации, а также оно направлено на деятельность вне организации. Деятельность может преследовать коммерческий, производственный, психологический характер и т. д. Деловое общение включает в себя прием, преобразование и передачу наиболее важной информации, восприятие ее всеми сторонами. Особенность делового общения – это особая значимость партнера для всех сторон участвующих в общении. Здесь это личность, деловой субъект. Главным является взаимопонимание людей, поскольку оно обеспечивает оптимальный результат взаимодействия, что и определяет эффективность сотрудничества. Еще на заре 20 века, прекрасно понимая значение общения для деловой деятельности, Дж. Рокфеллер, отмечал, «умение общаться с людьми — такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире!». А значит, деловое общение является одним из наиважнейших вопросов в деятельности любого руководителя. Управленческая деятельность направлена на стабилизацию, совершенствование отношений, на развитие и расширение коллективных форм организации и стимулирования труда. В управлении должны разумно сочетаться личные, коллективные, общественные и прочие интересы Особенно важным условием выполнения профессиональных обязанностей руководителя является доброжелательное, объективное и справедливое отношение к своим взглядам, профессиональному взгляду своих коллег и подчиненных, личным симпатиям и служебным ожиданиям. Управленческое деловое общение — это общение руководителя с подчиненными в процессе их профессиональной деятельности, обусловленное необходимостью своевременного и качественного выполнения стоящих перед ними задач. информация для сотрудников должна содержать: — характеристику ситуации, в которой находится компания; — наиболее вероятный вариант развития событий в случае, если не будут приняты антикризисные меры; — запланированные меры по преодолению кризиса и ожидаемые результаты от их реализации; — программу вывода компании из кризиса и роль сотрудников в ее успешной реализации. Перед разговором важно правильно определить целевую группу. Разъяснить рабочему причины кризиса и стратегические планы предприятия врятли получится — они будут понятны менеджерам. Рабочие же станут судить о ситуации насколько вовремя выплачивается заработная плата и есть ли бесплатный обед. Выбор способа передачи информации зависит также от статуса сотрудников и размеров компании. Эффективным считается использование личного контакта, обращение, распространяемое по электронной почте, или взаимодействие с «рабочими советами». Личный контакт. На практике личное общение с ключевыми специалистами или проведение открытых совещаний с участием всех сотрудников, когда есть возможность задать интересующие вопросы руководству, — один из наиболее распространенных способов снижения неопределенности. В такой ситуации менеджер может лучше понять настроения в коллективе и оперативно решить наиболее важные проблемы. Письменное обращение. Для компаний с большим штатом сотрудников один из наиболее эффективных способов донесения информации — письменное обращение к персоналу по корпоративной электронной почте. Нередко обращение по электронной почте предшествует личным встречам с сотрудниками, чтобы люди смогли подготовиться к предстоящему разговору. Рабочие советы. Если численность персонала превышает тысячу человек, то эффективным будет опыт европейских компаний, которые при аналогичном штате обязаны создавать так называемые «рабочие советы». Основная цель создания подобных органов — взаимодействие с руководством и информирование персонала. Рабочие советы формируются из числа сотрудников предприятий разных подразделений и с определенной периодичностью проводят совещания с руководством, на которых обсуждают достигнутые результаты за отчётный период, а также перспективы развития и возможные проблемы. Важно установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень доверия компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе. В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию. Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций: листок новостей, бюллетень для менеджеров, ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров), доски объявлений, страница компании в Интернете, общие собрания работников. При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию. Росту доверия к компании способствуют: своевременная и регулярная коммуникация, демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей), привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений. Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения. Успех коммуникации в деловом общении в условиях кризисной ситуации в организации обусловлен тремя ключевыми факторами, а именно: — наличием плана коммуникации как составной части общего плана преодоления кризиса; — формированием специальной команды по борьбе с кризисом, если таковой возникнет; — использованием одного человека, выполняющего функцию пресс- секретаря на протяжении всего кризиса. Помимо этих трех ключевых организационных факторов, большое значение имеют и другие. Как подчеркивалось ранее, важным фактором успешной коммуникации выступают служащие организации. Нетрудно догадаться, что именно служащие находятся на переднем крае -сообщение о том, какие шаги предпринимаются для исправления ситуации; — озвучивание прогнозируемой даты решения основных вопросов; — при необходимости – извинения за причиненные неудобства. Подготовкой сообщения чаще всего занимается пресс-служба или PR- департамент. Важно помнить, что содержание публичной коммуникации должно соотноситься с уровнем подготовки спикеров. Другими словами, не каждый представитель компании сможет адекватно донести то или иное послание. Это еще один аргумент в пользу развития индивидуальных способностей спикеров. Подготовка к обратной связи. Проработка ответов на возможные вопросы аудитории предполагает сотрудничество специалистов пресс- службы и публичных персон. Общую концепцию ответов на предполагаемые вопросы нужно донести до тех, кто непосредственно общается с клиентами. Это позволит избежать ситуации, при которой в медиапространстве компания говорит одно, а своим клиентам – другое. Внешняя коммуникация подразумевает работу как со СМИ, так и с отдельными клиентами. Для подготовки сотрудников к эффективной коммуникации в условиях кризиса часто приглашают внешних консультантов. Их задачи – быстро разработать и реализовать консалтингово-обучающую программу, состоящую из круглых столов, семинаров и тренингов, вместе с представителями компании составить текст послания, помочь сотрудникам повысить эффективность индивидуального общения, а также общения с прессой и клиентами. Это тот случай, когда привлечение внешних специалистов обосновано. Каждая кризисная ситуация в организации уникальна и требует индивидуального подхода к ее преодолению. Одними из основных задач руководителя любой компании остаются прогнозирование и предотвращение кризисных ситуаций, а также своевременное проведение необходимых преобразований внутри предприятия, сопровождаемое грамотной работой с персоналом. Однако при наступлении кризиса определение состава мер по его преодолению, в том числе и в области управления персоналом, должно проводиться в кратчайшие сроки и корректироваться по мере развития событий. Управление финансово-кризисным предприятием предъявляет определённые, отличные от регулярного управления, требования к системе управления персоналом. Главная задача, которую решает служба персонала в этих условиях — это поддержка антикризисных мер путём эффективной организации взаимодействия руководителей, специалистов и рабочих предприятия через процесс делового общения, а также разработка антикризисной программы на основе мотивации персонала, которая позволит управлять персоналом и стабилизировать ситуации на предприятии. Список используемой литературы: 1. Васюкова В. А. Стратегическое управление персоналом в условиях кризиса. Учеб. пособие. – М.: НГТИ, 2018. – 345 с. 2. Скибицкий Э.А. Основы делового общения Учеб. пособие. – Новоссибирск.: НГАСУ, 2008. — 388 с. 3. Федорова Е.И., Федоров А.В. Принципы антикризисного управления персоналом предприятия. / Е.И. Федорова, А.В.Федоров.- Вкн.: Научные записки МЭБИК, выпуск VI. Курск: изд.МЭБИК, 2006. — С.125-134

Важность организационного делового общения | Малый бизнес

Организационная коммуникация относится к формам и каналам коммуникации между членами таких организаций, как корпорации, некоммерческие организации или малые предприятия. Исследования показали тесную взаимосвязь между уровнями общения в организации и производительностью работы и удовлетворенностью. Организационная коммуникация может быть формальной или неформальной, протекать в различных направлениях и использовать различные средства массовой информации.

Направления коммуникации

Организационная коммуникация происходит вверх, вниз и по горизонтали. Нисходящая коммуникация проходит от управленческого и исполнительного уровней к персоналу по формальным каналам, таким как руководства по политике, правила и положения, а также организационные схемы. Связь снизу вверх инициируется персоналом и направлена ​​на руководителей; это часто принимает форму жалобы или запроса. Горизонтальное общение происходит, когда коллеги встречаются для обсуждения вопросов, представляющих общий интерес, решения проблем и обмена информацией.

Ведущий

В книге «Организационная коммуникация: вызовы изменений, разнообразия и преемственности» Уильям Неер выделяет пять основных функций бизнес-коммуникации: лидерство, рационализация, решение проблем, управление конфликтами и достижение соответствия. Функция руководства важна для того, чтобы руководство давало четкие и конкретные инструкции, чтобы работники могли без труда следовать им. Обычно это нисходящая коммуникация.

Рационализация

Эта функция позволяет руководству объяснять причины инструкций понятным для рабочих способом. В этом контексте это нисходящая коммуникация; однако рационализация также важна для того, чтобы работники могли доводить проблемы до сведения руководства, используя для этого восходящую связь. Например, если работник определяет проблему мотивации, он может официально сообщить об этом руководству и использовать рационализацию, чтобы подчеркнуть потенциальное влияние проблемы на прибыльность.

Решение проблем

Большинство компаний проводят регулярные встречи для обсуждения таких вопросов, как производственные циклы, сроки поставки, наценки и другие области, в которых могут возникнуть необычные ситуации, которые могут повлиять на эффективность бизнеса. На этих встречах организационная коммуникация играет важную роль в обсуждении проблем, мозговом штурме потенциальных ответов и окончательных решениях. Таким образом, компания получает максимальную выгоду от способностей тех, кто участвует в общении, которое протекает горизонтально и часто неформально.

Управление конфликтами

Конфликт на рабочем месте может привести к потере талантливых сотрудников, подаче жалоб и, возможно, судебных исков. Управление конфликтами путем объединения всех сторон для обсуждения их разногласий в безопасной, управляемой среде является важной функцией организационных коммуникаций. Этот тип коммуникации обычно включает все три направления коммуникации, и, хотя обсуждения могут быть неформальными, окончательные решения обычно сообщаются формально.

Соблюдение нормативных требований

Сотрудников необходимо добиться от сотрудников, чтобы они полностью соблюдали инструкции. Для этого руководству необходимо прислушиваться к отзывам сотрудников и учитывать их идеи и комментарии. Обратная связь или двусторонняя коммуникация могут быть как восходящими, так и нисходящими или горизонтальными и могут быть формальными или неформальными, но для компании важно обеспечить открытые каналы связи, чтобы мотивировать сотрудников и добиваться максимальной эффективности их работы.

Ссылки

Ресурсы

• «Организационная коммуникация: проблемы изменений, разнообразия и преемственности»; Уильям В. Neher; 1997

Писатель Биография

Трейси Сэндилэндс профессионально пишет с 1990 года, освещая бизнес, домовладение и домашних животных. Она имеет квалификацию профессионального управления бизнесом, степень бакалавра в области коммуникаций и диплом по связям с общественностью и журналистике. Сандилендс — бывший редактор международного портала новостей о недвижимости, опытный собаковод и дрессировщик.

Введение в организационные коммуникации — Организационные коммуникации

CCO Public Domain

Эффективное общение — это строительный блок успешных организаций , Другими словами, общение действует как кровь организации.

Все руководители и сотрудники должны знать, как люди ведут себя, чтобы обеспечить наилучшую рабочую среду. Организационное поведение — это то, как людей можно мотивировать для более эффективной совместной работы. Взаимодействие, необходимое для направления группы к набору общих целей, называется организационной коммуникацией.

В каждом из этих взаимодействий мы иногда удовлетворены, но иногда разочарованы некомпетентностью, нечувствительностью, отсутствием координации и бюрократизмом, которые являются результатом неэффективного организационного взаимодействия.Более глубокое понимание коммуникации позволяет нам лучше понять факторы, которые способствуют успешной организации.

Трудно найти объявление о вакансии, в котором не упоминаются такие критерии отбора, как «коммуникативность» или «коммуникативные навыки». Такие понятия, как «организационная коммуникация», «корпоративная коммуникация» или «деловая коммуникация» давно стали ключевыми терминами для менеджмента, предпринимательства и человеческих ресурсов.

Что подразумевается под «организационной коммуникацией»? Каковы его основные функции и типы? Какие коммуникативные навыки наиболее важны на рабочем месте? Каковы наиболее распространенные барьеры и препятствия для современных организационных коммуникаций? Ответы на эти и другие вопросы в этом курсе дадут вам лучшее понимание феномена и процесса организационной коммуникации.

Важность коммуникации в организации можно резюмировать следующим образом:

1. Коммуникация способствует мотивации , информируя и разъясняя сотрудникам задачу, которую нужно выполнить, способ, которым они выполняют задачу, и способы повышения их производительности, если она не на должном уровне.
2. Коммуникация — это источник информации для членов организации для процесса принятия решений, поскольку он помогает идентифицировать и оценивать альтернативный курс действий.
3. Коммуникация также играет решающую роль в изменении отношения человека , то есть хорошо информированный человек будет иметь лучшее отношение, чем менее информированный человек. Организационные журналы, журналы, встречи и различные другие формы устного и письменного общения помогают сформировать отношение сотрудников.
4. Общение также помогает в общении . Без общения невозможно выжить.
5. Связь также помогает в процессе управления .Это помогает контролировать поведение членов организации различными способами. Существуют различные уровни иерархии и определенные принципы и указания, которым сотрудники должны следовать в организации. Они должны соблюдать политику организации, эффективно выполнять свои должностные обязанности и сообщать о любых рабочих проблемах и жалобах своему начальству. Таким образом, общение помогает контролировать функцию управления.

Эффективная и действенная система связи требует управленческих навыков в доставке и получении сообщений.Менеджер должен обнаруживать различные препятствия для общения, анализировать причины их возникновения и принимать превентивные меры, чтобы избежать этих препятствий. Таким образом, основная ответственность менеджера заключается в разработке и поддержании эффективной системы коммуникации в организации.

Итак, организационная коммуникация относится к формам и каналам коммуникации между членами таких организаций, как корпорации, некоммерческие организации или малые предприятия. Исследования показали тесную взаимосвязь между уровнями общения в организации и производительностью работы и удовлетворенностью.Организационная коммуникация может быть формальной или неформальной, протекать в различных направлениях и использовать различные средства массовой информации.

Направления связи

Организационная коммуникация происходит вверх, вниз и по горизонтали. Нисходящая коммуникация проходит от управленческого и исполнительного уровней к персоналу по формальным каналам, таким как руководства по политике, правила и положения, а также организационные схемы. Связь снизу вверх инициируется персоналом и направлена ​​на руководителей; это часто принимает форму жалобы или запроса.Горизонтальное общение происходит, когда коллеги встречаются для обсуждения вопросов, представляющих общий интерес, решения проблем и обмена информацией.

Ведущий

CCO Public Domain

В книге «Организационная коммуникация: проблемы изменений, разнообразия и преемственности» Уильям Неер (1997) определяет пять основных функций бизнес-коммуникации, как руководство, рационализация, решение проблем, управление конфликтами и достижение соответствия. Функция руководства важна для того, чтобы руководство давало четкие и конкретные инструкции, чтобы работники могли без труда следовать им.Обычно это нисходящая коммуникация.

CONNECT : Уильям Неер: почетный профессор Университета Батлера (LinkedIn)

https://www.linkedin.com/in/william-neher-4742b41a/

Рационализация

CCO Public Domain

Эта функция позволяет руководству объяснять причины инструкций понятным для работников способом. В этом контексте это нисходящая коммуникация; однако рационализация также важна для того, чтобы работники могли доводить проблемы до сведения руководства, используя для этого восходящую связь.Например, если работник определяет проблему мотивации, он может официально сообщить об этом руководству и использовать рационализацию, чтобы подчеркнуть потенциальное влияние проблемы на прибыльность.

Решение проблем

CCO Public Domain

Большинство компаний проводят регулярные встречи для обсуждения таких вопросов, как производственные циклы, сроки поставки, наценки и другие области, в которых могут возникнуть необычные ситуации, которые могут повлиять на эффективность бизнеса. На этих встречах организационная коммуникация играет важную роль в обсуждении проблем, мозговом штурме потенциальных ответов и окончательных решениях.Таким образом, компания получает максимальную выгоду от способностей тех, кто участвует в общении, которое протекает горизонтально и часто неформально.

Управление конфликтами

CCO Public Domain

Конфликт на рабочем месте может привести к потере талантливых сотрудников, подаче жалоб и, возможно, судебных исков. Управление конфликтами путем объединения всех сторон для обсуждения их разногласий в безопасной, управляемой среде является важной функцией организационных коммуникаций.Этот тип коммуникации обычно включает все три направления коммуникации, и, хотя обсуждения могут быть неформальными, окончательные решения обычно сообщаются формально.

Соблюдение нормативных требований

CCO Public Domain

Чтобы сотрудники неукоснительно соблюдали инструкции, необходимо добиться от них согласия. Для этого руководству необходимо прислушиваться к отзывам сотрудников и учитывать их идеи и комментарии. Обратная связь или двусторонняя коммуникация могут быть как восходящими, так и нисходящими или горизонтальными и могут быть формальными или неформальными, но для компании важно обеспечить открытые каналы связи, чтобы мотивировать сотрудников и добиваться максимальной эффективности их работы.

TED Talk: Дэн Ариэли: Что заставляет нас чувствовать себя хорошо в нашей работе?

Этот курс будет охватывать эти и другие области по мере прохождения каждого модуля. С нетерпением жду этого!

Список литературы

Бальцер, В. К. и Гиллеспи, Дж. З. (2007). Удовлетворение от работы. В Рогельберге, С. Г. (Ред.). Энциклопедия

производственной и организационной психологии Vol. 1 (стр. 406-413). Таузенд-Оукс, Калифорния: Сейдж.

Барнлунд, Д. К. (2008).Транзакционная модель общения. В. К. Д. Мортенсен (ред.),

Теория коммуникации (2-е изд. , Стр. 47-57). Нью-Брансуик, Нью-Джерси: Сделка.

Гатти, Мария (2011). «Язык компетентности в корпоративной истории для компании

веб-сайтов ». Журнал делового общения: 482–502.

Миллер, Кэтрин (2005). Коммуникационные теории: перспективы, процессы и контексты (2-е место

г.)

изд.). Макгроу-Хилл Высшее образование.

CC0 Общественное достояние

Наши действия влияют не только на нас самих, но и на окружающих. Многие из наших профессиональных решений связаны с этикой. Если мы солгаем, мы можем потерять чье-то доверие и подорвать собственную честность. Если мы используем некачественные материалы или ненадлежащее качество изготовления, мы можем поставить под угрозу безопасность других.

Вопросы морали и этики можно найти на всех уровнях общества. Этическое поведение одинаково важно как на рабочем месте, так и в нашей личной жизни.Везде, где ведется бизнес, важна этика.

Успешный бизнес зависит от доверия различных сторон — сотрудников, менеджеров, руководителей, клиентов, поставщиков и даже конкурентов. Шесть этических терминов формируют фундамент доверия, на котором строится этическая деловая практика:

• Этика
• Значения
• Мораль
• Целостность
• Персонаж
• Законы

Этика

CCO Public Domain

Этика — это набор правил, описывающих приемлемое поведение в обществе.Этика служит ориентиром для нравственной повседневной жизни и помогает нам судить, можно ли оправдать наше поведение.

Этика относится к пониманию обществом правильного образа жизни в повседневной жизни. Это достигается путем установления правил, принципов и ценностей, на которых мы можем основывать свое поведение. Понятия, наиболее непосредственно связанные с этикой, — это истина, честность, справедливость и равноправие.

Хотя этика является общественным интересом, она имеет решающее значение для профессий, которые служат обществу. Поскольку такие специалисты, как врачи, поверенные, инженеры, управляющие недвижимостью и учреждениями, предоставляют услуги, влияющие на наше благополучие, они разрабатывают профессиональные этические кодексы, устанавливающие профессиональные стандарты поведения.

Примеры типов стандартов, содержащихся в кодексах профессиональной этики, включают:

• Поверенный или врач, обеспечивающий конфиденциальность информации о клиенте и пациенте
• Бухгалтер, не использующий информацию о клиенте в личных целях

Библиотека GSC Артикул:

Тревиньо, Л. К., Уивер, Г. Р., и Браун, М. Е. (2008). Прекрасно наверху: иерархические уровни, идентичности и представления об организационной этике. Business Ethics Quarterly , 18 (2), 233-252.

http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=bth&AN=31883734&site=eds-live

Значения

CCO Public Domain

Ценности определяются как действия, обычаи и институты, которые группа людей считает благоприятными. Заявления о стоимости обычно содержат слова одобрения, неодобрения и обязательства. Некоторые из этих слов могут быть хорошими, плохими, должны и не должны. Однако оценочные суждения не обязательно должны содержать конкретные ценностные слова. «Это ложь» не содержит конкретного слова неодобрения, но подразумевается, что ложь неверна.

Ценности — это то, что для нас действительно важно — то, о чем мы заботимся. Например, преданность семье, уважение к окружающей среде и тяжелый труд за дневную плату — это три ценности, которые могут вызвать отклик у многих людей.

Мораль

CCO Public Domain

Мораль — это набор правил или образа поведения, на которых основано общество.Некоторые моральные элементы универсальны, например, законы, запрещающие убийство, и основные обязанности творить добро и способствовать благополучию других. Философ Роберт Соломон говорит, что мораль служит основой общества, поэтому нам следует помнить о четырех моментах.

• Моральные правила важны : В целом моральные правила — это правила, которые помогают обществу функционировать цивилизованным образом.
• Мораль состоит из универсальных правил : они применяются ко всем, везде и всеми признаются необходимыми.
• Мораль объективна : Они не принимают во внимание личные предпочтения. Правильно — правильно, а неправильно — неправильно.
• Нравственность влияет на других людей : Нравственность включает рассмотрение благополучия других в соответствии с Золотым правилом: поступайте с другими так, как вы хотели бы, чтобы они поступали с вами.

Целостность

CCO Public Domain

Быть честным — значит быть честным и искренним. Честность определяется как соблюдение морального кодекса при ежедневном принятии решений.Когда люди и бизнес обладают честностью, это означает, что им можно доверять. С другой стороны, компании, которым не хватает этого качества и которые вводят клиентов в заблуждение некачественной продукцией или ложной рекламой, пострадают от последствий.

Персонаж

CCO Public Domain

Этика — это не только то, как мы думаем и действуем. Речь также идет о характере. Характер управляет тем, что мы делаем, когда никто не смотрит. У каждого человека есть возможность создать, изменить или даже уничтожить своего собственного персонажа.Мы можем построить свой характер через образ жизни — думая хорошие мысли и совершая хорошие поступки. Точно так же плохие мысли и поведение могут разрушить нашего персонажа.

Человек с характером обладает высокой моралью и во всех ситуациях будет действовать нравственно по своему выбору, а не силой. Человек с характером будет выполнять свои обязательства. Характер также относится к организациям. Компания с высоким характером достойна доверия и уважения, действует честно и выполняет свои обещания.

Законы

CCO Public Domain

Закон представляет собой серию правил и положений, разработанных для выражения потребностей людей.Законы защищают людей от самых вопиющих и подлых посягательств на мораль, таких как убийства, изнасилования и воровство.

Законы часто дают нам представление о том, что правильно, а что нет, и направляют наше поведение, но не всегда. Хотя убийство является нарушением закона, закон не всегда останавливает кого-то от убийства другого из ненависти, гнева или в защиту личной философии.

Законы установлены как понятия справедливости и имеют тенденцию быть конкретными, но разнообразными в разных обществах. Законы всегда были тесно связаны с моралью, этикой и ценностями.Но не все законы этичны.

Законы легализовали рабство, сегрегацию, сексизм и апартеид. Хотя эти законы могли отражать ценности общества на момент их принятия, они не могли и никогда не смогут оправдать аморальное поведение. Точно так же в бизнесе нет ничего незаконного в том, чтобы солгать коллеге или в заявлении о приеме на работу, но и то и другое неверно с этической точки зрения.

Эти шесть концепций — этика, ценности, мораль, честность, характер и законы — формируют основу доверия, на которой строится этическая деловая практика.

Кодексы профессиональной этики

Многие профессии и корпорации разработали кодексы этики для решения своих уникальных деловых ситуаций. Фактически, 90 процентов компаний из списка Fortune 500 и почти половина всех корпораций имеют кодексы этики, которые могут применяться ко всем сотрудникам. Разрабатывая этический кодекс, организация дает понять, что сотрудники и члены не могут заявлять о незнании в качестве защиты от неэтичного поведения.

Преимущества корпоративного этического кодекса

Кодексы этики

помогают сотрудникам находить баланс между целями и средствами, используемыми для их достижения.Этот баланс может быть одним из самых сложных аспектов этической организации.

Федеральные правила вынесения приговоров для организаций предоставляют дополнительный стимул для прохождения корпоративных кодексов этики и обучения этике. Компании, которые приложили все усилия для предотвращения неэтичного и незаконного поведения, скорее всего, понесут менее суровое наказание, если сотрудник будет признан виновным в нарушении закона. Неэтичное поведение нескольких сотрудников может повлиять на всю корпорацию.

Преимущества профессионального этического кодекса

Кодекс профессиональной этики устанавливает стандарт, которому должен соответствовать каждый член профессии. Это обещание действовать таким образом, чтобы защищать благополучие общества. Кодекс профессиональной этики информирует общественность, чего ожидать от врача, юриста, бухгалтера или управляющего недвижимостью. Пока профессионалы соблюдают эти стандарты, общественность желает, чтобы их профессиональные ассоциации создавали свои этические кодексы и обеспечивали их соблюдение.

В случаях, когда эти кодексы неоднократно и грубо нарушаются, общественность, скорее всего, потребует защитного законодательства. Закон Сарбейнса-Оксли 2002 года был принят в ответ на такие нарушения и вызванный ими общественный резонанс. Большинство профессионалов предпочли бы контролировать самих себя, а не иметь навязываемый извне набор правил. Это основная причина, по которой они вообще создают этические кодексы.

Успешное применение этического кодекса

Внутри корпорации поддержка сверху вниз имеет решающее значение. Если высшее руководство не действует этично и не поддерживает других, которые поступают так, этический кодекс организации не будет иметь большого значения. Для менеджеров и руководителей очень важно:

• действовать в соответствии с этическими стандартами компании
• применять эти стандарты в отношениях с сотрудниками

Признание и поощрение тех, чье поведение согласуется с этическим кодексом компании, провозглашает всем, что этическое поведение действительно ценится. С другой стороны, поощрение и предоставление бонусов сотрудникам, успехи которых частично объясняются неэтичным поведением, посылают нежелательный сигнал.

Сохранение этических норм — не статичный вопрос. Это требует обзора и оценки. Компаниям необходимо периодически пересматривать свои приоритеты и вносить необходимые корректировки. В противном случае их стандарты и обучение устареют.

Этика — это принципы и ценности, которые человек использует для управления своей деятельностью и решениями. В организации этический кодекс — это набор принципов, которыми организация руководствуется в своих программах, политике и решениях для бизнеса. Этическая философия, которую использует организация для ведения бизнеса, может повлиять на репутацию, производительность и чистую прибыль.

Создание этической культуры в бизнесе: Брук Детерлайн на TEDxPresidio

Список литературы

Эндрюс, К. (1989). Этика на практике. Harvard Business Review (сентябрь-октябрь): 99-104.

Лау, К. (2010). Шаг вперед: этическое образование имеет значение! Журнал деловой этики , 92 (4),

565-584. DOI: 10.1007 / s10551-009-0173-2

11 Инструменты бизнес-коммуникации, необходимые каждой компании

Чтобы повысить эффективность и продуктивность, где бы вы ни находились, упростить управление ИТ, найти удобные решения и стимулировать мотивацию сотрудников, организации обратились к программному обеспечению для внутренних коммуникаций.

Это очевидное решение — современные средства коммуникации позволяют малым, средним и крупным компаниям достичь всего вышеперечисленного и даже большего.

Инструменты делового общения решают самый важный вопрос — с какими основными проблемами внутреннего взаимодействия сталкиваются организации — и решают их.

Вот 11 инструментов для делового общения , с которыми вы можете начать работу сегодня.

1. Программное обеспечение для социальных сетей.

Каждая организация проходит фазу или переход, когда становится ясно, что ее внутренние коммуникации не работают.

Слишком часто ваш ИТ-отдел использует подход к развитию технологий, не спрашивая , почему это делается. Выявив несколько симптомов в вашей организации, вы можете оценить, какой тип программного обеспечения или инструментов улучшит взаимодействие участников.

Некоторые из этих симптомов включают:

• Трудности оставаться в курсе новостей и объявлений компании.
• Отключенные сотрудники и отделы.
• Документы пропадают или теряются в электронной почте.
• Нет четкой или стандартизированной политики ориентации для новых сотрудников и стажеров.
• Слишком много документов.

Решение?

Центральный портал, где каждый может получить доступ ко всей необходимой информации, сообщениям, документам и контрактам в одном месте… независимо от того, где он находится.

Программное обеспечение для интрасети делает это возможным, одновременно экономя деньги вашего бизнеса за счет снижения затрат на обслуживание ИТ. В эпоху BYOD и удаленной работы решение для интрасети способствует формированию более гибкой рабочей силы … что повышает производительность за счет согласования всех сотрудников с одними и теми же целями.

2. Инструменты для личных, групповых сообщений и чата.

Сотрудникам и проектным группам нужны инструменты для совместной работы, которые помогут им работать вместе более эффективно. Без платформы для совместной работы участникам становится сложно делиться идеями и следить за прогрессом группы. Электронные письма часто теряются, непрочитаны или цепочки становятся удручающе длинными. Предоставление вашим командам простого способа общения объединяет участников и помогает им работать более продуктивно.

Обратите внимание на следующие симптомы:

• Невозможность найти определенные разговоры из-за слишком длинной цепочки писем.
• Входящие забиты ненужными письмами.
• Обязанности и прогресс членов команды не ясны.

Решение?

Частные и групповые приложения для обмена сообщениями устраняют необходимость в электронной почте и являются идеальным средством делового общения, позволяющим группам работать вместе. Эти функции важны, когда членам команды нужно обсудить работу.

Это особенно важно, когда сотрудники находятся в разных географических точках в разных часовых поясах.Хотя общедоступные места, такие как группы Facebook, могут работать, специальные службы чата в интрасети гарантируют, что каждый находится на расстоянии одного касания. Их также можно использовать для обмена файлами (с функцией перетаскивания) и поиска контактов или прошлых разговоров.

3. Управление задачами.

Ваш общий бизнес не будет таким успешным, как мог бы, если бы у вас не было эффективного инструмента управления задачами. Сочетая эффективные функции коммуникации с возможностями отслеживания назначений, инструмент управления задачами изменит способ выполнения сотрудниками самого важного аспекта вашей компании: своей работы.

Без сильной системы управления проектами проекты могут быть запутанным и своевременным процессом для членов команды, которые не уверены в том, что им следует делать. Эти проблемы усугубляются, когда у руководства нет прямого способа отслеживать прогресс, тем самым отвлекая его от ситуации.

Остерегайтесь следующих симптомов:

• Руководство не знает статуса текущих проектов.
• Персонал сбит с толку при выполнении задач.
• Участники не знают важности задач, сроков их выполнения и того, как расставить приоритеты для текущих проектов.
• У руководства нет организованной системы для мониторинга всех проектов.
• Ожидания и лицо, которому следует отчитаться, не ясны членам команды.

Решение?

Функция управления задачами — один из наиболее эффективных инструментов делового общения, поскольку она решает все вышеперечисленные проблемы. От выполнения до завершения программное обеспечение для управления задачами помогает сотрудникам и директорам достигать своих целей максимально эффективно и успешно.Менеджеры могут напрямую назначать задачи членам команды и отслеживать их прогресс. Они также могут устанавливать сроки выполнения и настройки приоритета, которые отображаются в организованном списке для всех участников.

Управление задачами с помощью встроенных средств коммуникации помогает сотрудникам узнать, кто делегирует задание, когда оно должно быть выполнено, и уровень важности, чтобы они могли соответствующим образом планировать проекты.

4.

Дела, отслеживание проблем и программное обеспечение для продажи билетов.

Современный клиент хочет иметь возможность связываться с вами по различным каналам.Проблема в том, что не существует инструментов, предлагающих комплексный подход к поддержке и обслуживанию клиентов. Запросы клиентов обычно теряются, объемы звонков растут, а невозможность назначить нужных сотрудников для обработки запросов клиентов разочаровывает многих клиентов.

Симптомы:

• Удержание клиентов снижается.
• Клиенты долго ждут помощи, и в целом отзывы клиентов отрицательные.
• Сотрудникам не хватает запросов клиентов.
• Руководство не может отслеживать ход рассмотрения дел.
• Нет организованной системы для размещения решенных и текущих дел.

Решение?

Программное обеспечение для отслеживания проблем — один из лучших инструментов внутренней коммуникации для управления запросами клиентов. Клиенты или сотрудники могут подать заявку или заявку, передать ее нужному сотруднику и разрешить вовремя.

Программное обеспечение для обработки обращений, отслеживания проблем и продажи билетов помогает централизовать запросы в службу поддержки, отслеживать открытые проблемы, отслеживать производительность команды, определять приоритетность наиболее важных вопросов и собирать ценные отзывы клиентов, которые помогают улучшить ваши продукты и услуги.

5. Внутренние блоги и видео.

Распространенная поговорка: «люди едят глазами». Когда ваш контент выглядит хорошо, люди захотят его прочитать. Хороший контент будет определяющим показателем того, будут ли задействованы ваши внутренние команды. Если у вас низкая вовлеченность сотрудников, мало или совсем нет обратной связи и растет соотношение скрытых к активным участникам, тип контента, который вы публикуете, скорее всего, является проблемой.

Симптомы включают:

• Персонал не чувствует себя уполномоченным или мотивированным для загрузки контента.
• Низкий процент чтения и комментариев для контента.
• Сотрудники не делятся информацией во внутренней сети компании и не ссылаются на нее.

Решение?

Мозг обрабатывает визуальную информацию в 60 000 раз быстрее, чем текст. Поэтому нетрудно понять, что изображения и видео на вашем цифровом рабочем месте получат больше внимания от ваших сотрудников.

Размещение обучающих видеороликов, сообщений от руководителей высшего звена или видеороликов о культуре в интрасети вашей компании повысит вовлеченность и удержание сотрудников.Когда дело доходит до контента, ориентированного на изображения, инфографика — еще один отличный способ показать важную информацию. Инфографика, особенно для данных, графиков или объяснения сложных тем, упростит информацию в броской и увлекательной форме.

Создание обучающих видеороликов, видеосообщений от руководителей высшего звена, закулисных съемок, а затем их размещение во внутренней сети компании, вероятно, повысит вовлеченность и удержание сотрудников.

Инфографика особенно подходит для отделов маркетинга, а также для демонстрации и объяснения процессов.Они визуально привлекательны и помогают быстро и легко передавать инструкции.

6. Аналитика и настроения.

Определить, где вам нужны улучшения, сложно, если у вас нет точного способа анализа информации. Часто сотрудники отдела внутренних коммуникаций вручную отслеживают и записывают информацию в таблицу Excel, когда они могут тратить время на другую работу. А может быть, у компании вообще нет инструмента аналитики.

Ваша интрасеть — это инвестиция в ваши бизнес-коммуникации.Поэтому важно отслеживать вовлеченность сотрудников и отслеживать, что приносит вашей компании наибольшую выгоду.

Симптомы:

• Руководство не знает, насколько сотрудники вовлечены в работу компании.
• Неясно, путают ли сотрудники какие-то аспекты бизнеса в целом.
• Руководству сложно сортировать и отслеживать внутренние данные.

Решение?

Функция аналитики и анализа настроений — один из наиболее эффективных инструментов делового общения для оценки поведения пользователей.Вам никогда не придется задаваться вопросом, сколько участников читают статью, комментируют сообщения на форуме или их общее мнение о содержании.

Эти данные автоматически сохраняются в подробный отчет. Определите, какой контент работает, а какой нет. Вы также можете глубже погрузиться в сообщения вопросов и ответов, чтобы понять, сколько людей задают одни и те же вопросы. Сбор этой информации поможет вам внести необходимые изменения для улучшения ваших внутренних средств коммуникации.

7. Дискуссионные форумы.

Обмен информацией на рабочем месте жизненно важен для внутреннего роста и сообщества. Опытные сотрудники могут ориентировать новых сотрудников на то, что есть к чему в организации, помогая им быстро освоиться и с меньшим количеством ошибок. В то же время цифровое рабочее пространство, где сотрудники могут задавать вопросы, обсуждать проекты и проблемы на рабочем месте, помогает объединить всех в организации.

Вот некоторые симптомы, на которые следует обратить внимание:

• Вопросы сотрудников остаются без ответа.
• Управление разделено на то, к кому обращаться с запросами.
• На рабочем месте отсутствует обмен знаниями.

Решение?

Дискуссионный форум, который побуждает руководство и сотрудников открыто обсуждать любую тему.

Дискуссионные форумы распространяют внутренние знания и сближают всех. Они также отлично подходят для архивирования всех организационных знаний — иногда разговоры приводят к самым ценным идеям.Теперь все эти мысли хранятся и доступны для всей вашей организации.

8. Пространства

Когда отделы или филиалы не имеют собственного пространства для обмена соответствующей информацией, внутренние коммуникации могут быть беспорядочными. У руководителей отделов нет организованного способа обмена информацией с сотрудниками своего подразделения, а у сотрудников этого подразделения нет специально отведенного места для поиска информации. Это также изолирует отделы друг от друга, что приводит к полной разобщенности компании.

Симптомы:

• Члены отдела не знают о новостях в их сфере деятельности.
• Персонал компании не знает об обновлениях и проектах в различных отделах.
• Члены не знают, где найти информацию, относящуюся к определенной группе внутри компании.
• Управленческий персонал имеет сложный опыт обмена новостями отдела напрямую с персоналом.

Решение?

Пространства — лучший инструмент общения, позволяющий разделить важный контент, файлы и людей в одном удобном месте.Вы можете создать пространство для чего угодно — для отдела кадров или офиса в Остине, штат Техас.

Установите разрешения для определенных лиц, которые могут распространять информацию и контролировать пространство. Участники в пространстве могут обмениваться фотографиями, создавать форумы и получать уведомления о каждом обновлении, не перегружая свои почтовые ящики.

9. Оповещения и уведомления.

Создание и совместное использование ценного контента бесполезно, если участники не знают об этом.Часто у компаний уже есть материалы и преданный персонал, но нет надежного программного обеспечения для доставки и подключения.

В этих случаях компании полагаются на электронную почту, но есть много ситуаций, когда социальная форма общения более уместна и эффективна, чем электронная почта.

Представьте себе: вы хотите уведомить персонал об обновленной кадровой политике. Вы отправляете электронное письмо и получаете несколько ответов. Но как насчет сотрудников, о которых вы не слышали? Читали ли они электронное письмо и новости HR? Они полностью проигнорировали электронное письмо? И теперь дюжина полученных вами писем занимает ненужное место в вашем почтовом ящике.

Остерегайтесь этих симптомов:

• Персонал не читает важные сообщения, потому что они теряются в электронных письмах.
• Персоналу сложно найти информацию из определенного отдела.
• Руководители отделов не уверены, были ли получены сообщения.

Решение?

Инструмент предупреждений и уведомлений существенно изменит вашу стратегию внутренних коммуникаций. Уведомляйте персонал об объявлениях в масштабах компании или отправляйте обновления, ориентированные на отдел, неинвазивным и прямым способом.Участники будут мгновенно получать уведомления о любом пространстве, в котором они состоят.

Инструменты делового общения позволяют централизованно общаться между коллегами в одном месте. Персоналу никогда не придется беспокоиться о пропаже электронного письма от клиента или внешнего контакта. Быстрое автоматическое уведомление предупреждает участников о важной информации, которой вы хотите поделиться на своей платформе.

10. Профили сотрудников.

Чтобы сделать ваше деловое общение максимально связанным, вы хотите, чтобы ваши сотрудники знали друг друга.Независимо от того, большая компания или мала, если член не знает людей и ролей в вашей организации, общаться по конкретной теме или задавать вопросы сложно.

Симптомы включают:

• Участники не знают, к кому обратиться за вопросами или информацией.
• Сотрудники тратят много времени на отслеживание людей или информацию через других коллег.
• Персонал не знает сотрудников внутри отделов и не знает, кому они подчиняются.

Решение?

Профили сотрудников предоставляют информацию о каждом человеке в вашей организации. Участники могут читать о конкретных людях, понимать их роль, интересы и то, кому они подчиняются. Это устраняет путаницу, когда сотруднику необходимо связаться с конкретным человеком.

Кроме того, профили дают имя лицу; ваши сотрудники — это люди, и к ним следует относиться как к таковым в рамках вашей внутренней коммуникации.

11.Рабочие процессы.

Неважно, управляете ли вы командой из двух человек или из 25 человек, все могут согласиться: мы все заняты. Слишком часто команды ждут отзывов от занятых менеджеров, у которых почти нет времени на обед. Это может задержать своевременное завершение проектов — раздражение для всех участников. Это также ставит команды в неудобное положение, когда они задаются вопросом, как долго и часто они должны напоминать менеджерам о проектах, ожидающих утверждения.

Симптомы включают:

• Контент не является своевременным, поскольку ожидает одобрения вышестоящего уровня.
• Менеджеры теряют информацию о проектах и ​​сроках их выполнения.
• Сотрудники не уверены, когда считать проект завершенным.

Решение?

Инструмент рабочего процесса реализует организованную систему для всей вашей компании для передачи и утверждения проектов. Когда сотрудники завершают проект, супервизор получает уведомление немедленно (дополнительный бонус: оповещения отправляются прямым, неинвазивным способом, без электронной почты).

Проект может быть передан любому количеству супервизоров, и каждый участник зациклен в течение всего процесса. Рабочие процессы удобны и просты — они позволяют вашим участникам создавать контент, которым можно делиться для вашей компании.

В заключение.

Обладая этими 11 инструментами делового общения, у вас больше возможностей для повышения эффективности, вовлеченности и обмена знаниями на рабочем месте.

ABC: Около

Членство в ABC, как и в области делового общения, является широко междисциплинарным, привлекая участников из таких областей, как менеджмент, маркетинг, английский язык, речевое общение, лингвистика, информационные системы, и это только немного.Наше членство также включает консультантов по коммуникациям и других практиков бизнеса. У нас сильная членская база в Северной Америке, Европе, Азиатско-Тихоокеанском регионе.

Наша миссия

Ассоциация делового общения (ABC) — международная междисциплинарная организация, стремящаяся продвигать исследования, образование и практику в области делового общения.

Наше видение

Ассоциация делового общения (ABC) стремится стать ведущим авторитетом в области делового общения, продвигая передовое обучение, повышая уровень знаний в рамках дисциплины, обогащая классы делового общения, чтобы лучше подготовить студентов, и повышение качества общения на рабочем месте. Признавая важность глобализации, Ассоциация стремится и дальше расширять свое международное членство, а также свою международную точку зрения. Чтобы охватить всех участников, мы планируем использовать множество технологий для улучшения коммуникации и предоставления услуг, в которых они больше всего нуждаются.

Ценности и обязанности Ассоциации изложены в кодексе профессиональной этики, принятом в октябре 2005 года.

Приоритеты Ассоциации подробно описаны в стратегическом плане (доступен только для членов).

Стратегические цели

Три основные цели ABC на следующие пять лет (с 2020 по 2025 год):

1. Помогите определить будущее дисциплины делового общения
2. Сделайте больше для содействия развитию талантов и идей
3. Сделайте гораздо больше, чтобы сделать ABC поистине глобальной ассоциацией

Заявление о разнообразии и интеграции

«Независимо от того, кто вы, откуда и каковы ваши интересы в деловом общении, ABC приветствует вас. Найдите с нами свою нишу или создайте свою. ABC является лидером в обеспечении доступности всех конференций, ресурсов и сетей для всех. Объедините свои таланты с нашими, чтобы помочь нам развиваться и становиться еще сильнее. Мы все можем изменить мир к лучшему. Мы все можем быть такой разницей. Начнем сегодня ».

Заявление о поддержке свободы, социальной справедливости и равенства

Прочтите о преимуществах членства и присоединяйтесь сегодня!

Флаер — загружаемый pdf

Что такое деловое общение

Связь не является ни передачей сообщения, ни самим сообщением.Это взаимный обмен пониманием, исходящий от получателя. Коммуникация должна быть эффективной в бизнесе. Коммуникация — это суть управления. Основные функции управления (планирование, организация, укомплектование персоналом, руководство и контроль) не могут быть выполнены хорошо без эффективной коммуникации. Деловое общение предполагает постоянный поток информации. Обратная связь — неотъемлемая часть делового общения. Организации в наши дни очень большие и включают в себя большое количество людей.В организации есть разные уровни иерархии. Чем больше уровней, тем сложнее управление организацией. Коммуникация здесь играет очень важную роль в процессе управления людьми в организации. Можно получить немедленную обратную связь и избежать недопонимания. Должна быть эффективная связь между начальством и подчиненными в организации, между организацией и обществом в целом (например, между руководством и профсоюзами).Это важно для успеха и роста организации. Пробелы в коммуникации не должны возникать ни в одной организации.

Деловое общение ориентировано на достижение цели. Правила, положения и политика компании должны быть доведены до сведения людей внутри и за пределами организации. Деловое общение регулируется определенными правилами и нормами. Раньше деловое общение ограничивалось бумажной работой, телефонными звонками и т. Д. Но теперь, с появлением технологий, у нас есть сотовые телефоны, видеоконференцсвязь, электронная почта, спутниковая связь для поддержки делового общения.Эффективное деловое общение помогает укрепить репутацию организации.

Business Communication может быть двух типов:

1. Устное общение — Устное общение может быть формальным или неформальным. Как правило, деловое общение — это формальное средство общения, например: встречи, интервью, групповые обсуждения, выступления и т. Д. Примером неформального делового общения может быть — Виноградная лоза.
2. Письменное общение — Письменные средства делового общения включают повестку дня, отчеты, руководства и т. Д.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Важность коммуникации в организации

Эффективная коммуникация важна для менеджеров в организациях для выполнения основных функций управления, то есть планирования, организации, руководства и контроля.

Коммуникация помогает менеджерам выполнять свою работу и обязанности.Коммуникация служит основой для планирования. Вся необходимая информация должна быть передана менеджерам, которые, в свою очередь, должны сообщить планы, чтобы их реализовать. Для организации также требуется эффективное общение с другими об их служебных задачах. Точно так же лидеры, как менеджеры, должны эффективно общаться со своими подчиненными для достижения командных целей. Контроль невозможен без письменного и устного общения.

Руководители уделяют общению значительную часть времени.Обычно они посвящают общению около 6 часов в день. Они отлично проводят время, общаясь лицом к лицу или по телефону со своим начальством, подчиненными, коллегами, клиентами или поставщиками. Менеджеры также используют письменное общение в форме писем, отчетов или служебных записок там, где устное общение невозможно.

Таким образом, мы можем сказать, что « эффективных коммуникаций — это строительный блок успешных организаций ». Другими словами, коммуникация действует как кровь организации.

Важность коммуникации в организации можно резюмировать следующим образом:

1. Коммуникация способствует мотивации , информируя и разъясняя сотрудникам задачу, которую нужно выполнить, способ, которым они выполняют задачу, и способы повышения их производительности, если она не на должном уровне.
2. Коммуникация — это источник информации для членов организации для процесса принятия решений, поскольку он помогает идентифицировать и оценивать альтернативный курс действий.
3. Коммуникация также играет решающую роль в изменении отношения человека , т.е. хорошо информированный человек будет иметь лучшее отношение, чем менее информированный человек. Организационные журналы, журналы, встречи и различные другие формы устного и письменного общения помогают сформировать отношение сотрудников.
4. Общение также помогает в общении . В сегодняшней жизни только присутствие другого человека способствует общению. Также говорят, что без общения невозможно выжить.
5. Как обсуждалось ранее, связь также помогает в процессе управления . Это помогает различными способами контролировать поведение членов организации. Существуют различные уровни иерархии и определенные принципы и указания, которым сотрудники должны следовать в организации. Они должны соблюдать политику организации, эффективно выполнять свои должностные обязанности и сообщать о любых рабочих проблемах и жалобах своему начальству. Таким образом, общение помогает контролировать функцию управления.

Эффективная и действенная система связи требует управленческих навыков в доставке и получении сообщений. Менеджер должен обнаруживать различные препятствия для общения, анализировать причины их возникновения и принимать превентивные меры, чтобы избежать этих препятствий. Таким образом, основная ответственность менеджера заключается в разработке и поддержании эффективной системы коммуникации в организации.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Стратегии делового общения | Рабочее место из Facebook

Организациям пришлось переосмыслить свои коммуникационные стратегии, когда люди начали работать удаленно во время блокировки.Теперь, когда некоторые люди начинают возвращаться на работу, компаниям нужно снова подумать. Узнайте, как начать.

Когда страны были закрыты, многие компании стали широко использовать удаленную работу — часто впервые. Это означало радикальные изменения в том, как люди разговаривали, работали и взаимодействовали друг с другом.

Поскольку некоторые люди начинают медленно возвращаться к работе, организациям приходится сталкиваться с сочетанием гибридных рабочих схем, делового общения и сочетания цифрового и личного взаимодействия.

Итак, почему это так важно и как компании могут обеспечить максимальную эффективность своих коммуникационных стратегий по мере того, как мы движемся к новому, посткоронавирусному миру труда?

Чтобы найти ответы, важно определить, что мы имеем в виду, когда говорим о стратегиях делового общения, и как они меняются после пандемии.

Каковы стратегии делового общения?

Если вы хотите, чтобы организация была продуктивной, соответствовала поставленным целям и обеспечивала положительный опыт сотрудников — иными словами, успешный бизнес — тогда безупречное общение имеет важное значение.

Деловое общение принимает разные формы. Существует внутренняя корпоративная коммуникация — поток информации, новостей и разговоров между различными частями бизнеса, а также иерархии вверх и вниз. А также внешнее общение с клиентами, партнерами и клиентами.

Стратегия делового общения принимает во внимание все эти различные возможности и предлагает единое видение того, что, как, когда и почему люди должны общаться.

Нет единого способа составить стратегию, но вам нужно дать определение:

• Обмен сообщениями : что вы хотите сказать и кто в вашей организации может это сказать?
• Контент : как сформулировать цели для каждого создаваемого вами контента?
• Каналы : как вы понимаете микс каналов? Как узнать, какой контент нужно показывать на правильном канале?

То, чем не должна быть стратегия делового общения, — это список инструментов и единиц оборудования, предназначенных для обеспечения коммуникации.Вместо этого он должен помочь каждому в организации понять, чего вы ожидаете достичь с помощью коммуникации.

Другими словами, организация может изменить каналы, которые она использует для коммуникации, но видение коммуникации останется неизменным.

Как разработать стратегию делового общения?

Хорошая коммуникационная стратегия должна согласовываться с общей бизнес-стратегией. Если вы сосредоточены на своих основных целях, вам будет намного легче понять, как общение вписывается в общую картину и как вы можете использовать его для достижения своих целей.

Стратегия не должна быть размером с диссертацию. В некоторых случаях он не может быть длиннее одной-двух страниц. Его следует начать с изложения ясного видения в одном или двух предложениях. Остальная часть стратегии должна предлагать направления того, как менеджеры и сотрудники могут помочь в достижении этого видения. Но не нужно вдаваться в подробности — слишком конкретное и нагромождение правил может показаться микроуправлением и создать больше проблем, чем решить.

В прошлом стратегии коммуникации были очень нисходящими.Но теперь они движутся к модели двустороннего сетевого разговора, ориентированной на сотрудников, а не к чему-то статическому и разрозненному.

Помня об этом, рекомендуется привлечь всех с самого начала. Вы можете сделать это, проанализировав текущее состояние коммуникаций в вашей организации.

Проведите опрос сотрудников, чтобы узнать, что работает и не работает в вашем общении и платформах, которые вы используете. Собранная вами информация подскажет сотрудникам, где вам нужно улучшить.

Как только вы определитесь с направлением своей стратегии делового общения, вы можете более точно определить, какие типы коммуникации вы ожидаете.

Например:

• Следует ли командам создавать собственные внутренние ленты новостей?
• Нужна ли бизнесу новая или пересмотренная политика, чтобы помочь сотрудникам обострять проблемы?
• Нужна ли руководителям дополнительная поддержка, когда речь идет о сотрудниках, работающих удаленно?
• Эффективен ли ваш нынешний подход к продажам и маркетингу или необходимо изменить направление?
• Достигает ли отдел обслуживания клиентов своей цели — удерживать клиентов на стороне бренда.Если нет, то как это исправить?

Когда вы сможете ответить на эти вопросы, вы сможете более ясно взглянуть на механику коммуникации. Другими словами, какие каналы вам следует использовать.

Как выбрать каналы связи?

Люди ожидают, что способ общения на работе будет соответствовать тому, как они любят разговаривать с друзьями и семьей в повседневной жизни. Это особенно важно для молодых сотрудников. Миллениалы в 1,4 раза чаще, чем их коллеги из бэби-бумеров, говорят, что им важно работать в компании, которая использует новейшие инструменты и технологии.

Это одна из причин, почему приложения для обмена мгновенными сообщениями и мобильные технологии становятся неотъемлемой частью многих рабочих мест, особенно в условиях широко распространенной удаленной работы. Одним из наиболее значительных преимуществ является то, что они позволяют общаться с людьми как на рабочем месте, так и за его пределами.

Но важно не только определение канала и оборудования. Вам также следует использовать собранные вами данные и аналитические данные для формирования своей политики. А это, в свою очередь, должно помочь повлиять на типы сообщений, которые люди отправляют.

Хорошая политика общения устанавливает границы, чтобы люди поддерживали уважительное отношение к общению, снижая риск преследований и издевательств. Каждый должен знать правила, и у вас также должна быть политика, определяющая, что произойдет, если кто-то их нарушит.

Деловое общение и управление изменениями

Организационные изменения — серьезное испытание вашей стратегии делового общения. Изменения означают неуверенность, и сотрудники будут искать ответы в компании.Это проблема, с которой сталкиваются организации, когда сотрудники переходят на удаленную работу. Теперь это происходит снова, когда начинается осторожное возвращение к работе.

На этом новом этапе особое внимание уделяется опыту сотрудников (EX), который стал настолько важным при переходе к массовой удаленной работе. Большинство организаций сообщают, что их бизнес-культура фактически улучшилась после пандемии, и хотят извлечь из этого выгоду в будущем. Это означает, что все внимание направлено на связь, чтобы сгладить переход.Так как же это сделать?

Чтобы эффективно общаться в период изменений, важно понимать мышление людей: изменение доставляет дискомфорт — 73% сотрудников, затронутых изменениями, сообщают, что испытывают стресс. Те, кто страдает тревожностью, связанной с переменами, работают на 5% хуже, чем в среднем. Поэтому ваше общение должно быть человечным и обнадеживающим, но при этом реалистичным.

• Определитесь с ключевыми сообщениями и убедитесь, что они соответствуют вашей более широкой бизнес-стратегии.
• Определите, на кого и как повлияют изменения? Что изменения будут означать для людей в разных ролях?
• Подумайте, как вы собираетесь общаться.Какие каналы вы будете использовать, для каких сотрудников и для каких сообщений?
• Четко сформулируйте, что именно изменится.
• Изложите надежды организации на то, как все будет выглядеть в будущем.
• Отвечайте на вопросы и опасения союзников, где можете факты
• Превратите общение в разговор, предоставив людям форум, на котором они могут задавать вопросы, оставлять отзывы и выражать беспокойство.Действуйте по отзывам и публикуйте свои действия

Выше все продолжайте говорить. Вы не можете слишком много общаться в период перемен. Обменивайтесь сообщениями часто и по разным каналам, чтобы держать людей в курсе, чтобы они могли задавать свои вопросы и получать ответы на них.

5 способов улучшить стратегии делового общения

Реализация стратегии делового общения — это только начало. Мониторинг, обновление и уточнение — это непрерывный процесс, который должен лежать в основе ваших бизнес-операций в будущем.Вот 5 способов убедиться, что ваша стратегия остается актуальной:

1. Четко сформулируйте свои цели

Миссия компании является краеугольным камнем ваших коммуникаций, а также всего остального, поэтому она не должна быть загадкой для людей, которые работать на это. Убедившись, что все осведомлены о том, чего вы пытаетесь достичь, вы поможете большему количеству людей поддержать видение организации.

2. Следите за своими успехами

Убедитесь, что вы постоянно собираете данные и отзывы о своем подходе к коммуникациям.Один из способов сделать это — провести постоянный опрос, попросив сотрудников регулярно оценивать свой опыт использования средств коммуникации и политик компании. Таким образом, вы сможете определить тенденции или, если вы вносите изменения, их немедленное влияние.

3. Подавайте пример

Общайтесь так, как вы хотите, чтобы ваша команда делала, используя каналы, которые вы хотите, чтобы они использовали — например, если вы хотите сократить объем электронной почты, используйте вместо этого обмен мгновенными сообщениями. Это также даст возможность членам команды подавать пример.

4. Дайте людям право голоса

Создайте форумы, на которых люди могут поделиться своими отзывами и идеями. Признайте их вклад и действуйте в соответствии с ними, если можете.

5. Обеспечьте постоянное обучение

Это особенно важно, если ваша система регулярно меняется, но также важно для новичков или людей, незнакомых с типами систем или процедур, которые использует ваш бизнес. Старайтесь проводить тренинги не реже одного раза в год для всех сотрудников, чтобы убедиться, что они используют вашу систему коммуникации в полной мере, а также проводить регулярные консультации и встречи для всех сотрудников, которым необходимо обновить свои навыки или задать вопросы.