1.2. Деловое общение, его виды и структура
Деловое общение занимает значительное место в жизни многих людей, т.к. постоянно приходится обсуждать вопросы, связанные с организацией производства, с жизнью трудового коллектива, выполнением должностных и служебных обязанностей, заключением различного рода сделок, договоров, принятием решений, оформлением документов и т.д. Особую значимость оно приобретает для людей, занятых в управлении. Как показывают исследования в области менеджмента, на общение расходуется 80% рабочего времени руководителей всех уровней.
Деловое общение – это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели [13, c. 118]. У делового общения должен быть конкретный результат – продукт совместной деятельности, информация, карьера, власть, а также сопутствующие им интеллектуальный анализ и эмоциональные переживания.
Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (между партнерами существует пространственно-временная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.
В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.
Различают два вида делового общения: вербальное и невербальное. Вербальное общение (от лат. «verbalis» – словесный) осуществляется с помощью слов. При невербальном общении средством передачи информации являются позы, жесты, мимика, интонации, взгляды, территориальное расположение пр.
Предметом делового общения является общее дело. Содержание делового общения составляет социально значимая совместная деятельность людей, которая предполагает согласованность действий, понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по ее реализации.
Целью делового общения является организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности. Помимо общей цели делового общения в нем можно выделить и личные цели, реализуемые участниками общения:
1) стремление к личной безопасности в процессе социальной деятельности, что часто проявляется в уходе от ответственности;
2) стремление к повышению своего жизненного уровня;
3) стремление к власти, т.е. стремление расширить круг своих полномочий, продвинуться вверх по служебной лестнице, избавиться от бремени иерархического контроля;
4) стремление повысить свой престиж, что часто сочетается со стремлением укрепить престиж занимаемой должности и самой организации [11, c. 11].
Деловое общение помимо основных целей имеет и психологические функции:
Связывающая – Я и Ты. Например, мы вместе пишем научную статью.
Формирующая – Я как ТЫ. Например, я учусь у Вас писать научную статью.
Подтверждающая – Я такой. Например, я понял, что я могу писать научную статью.
Эмоционально организующая – Мы. Например, как приятно работать вместе.
Отличительные особенности обстоятельств делового общения:
1. Общность целей, или мотивов, или деятельности.
2. Наличие общего социального пространства–времени: организация, группа, команда.
3. Взаимосвязанность участников – система социальных ролей и иерархичность общения.
4. Регламентация форм общения.
Понятие “деловое общение” подчеркивает целесообразность и возможность разведения субъективных желаний и объективных условий в процессе личного взаимодействия.
В случае делового общения желание общаться вторично по отношению к необходимости. Принудительность – главный признак, отличающий деловое общение от ритуального и межличностного.
Формальным контекстом делового общения выступает организация.
Организация – форма объединения людей, обладающая функциями и структурой, заданными внешней средой, существующая независимо от конкретных людей, в ней взаимодействующих.
Рассматривая социально-психологическую структуру делового общения, мы выделяем:
1) систему социальных ролей – начальники, коллеги, подчиненные, партнеры, клиенты, в которых выступают субъекты делового общения.
Начальник – человек, обладающий правом распоряжения в заданном социально-профессиональном пространстве–времени в силу внешних обстоятельств и наличия специальных свойств. Роль начальника требует способности, решать, организовывать, приказывать, контролировать, поощрять и наказывать.
Коллега – человек, находящийся с другим в одном профессиональном сообществе и близком социальном и служебном статусе. Эта роль предполагает отношения равноправия, профессионального взаимодействия, профессиональной лояльности и этики.
Подчиненный – эта роль требует способности исполнять, следовать правилам и повиноваться. Начальник и Подчиненный должны соблюдать дистанцию между собой.
Партнерские отношения – это отношения, в которых присутствует 1) осознание взаимовыгодности сотрудничества, 2) наличие общего пола деятельности в определенном пространстве – времени («нам не жить друг без друга»), 3) выработка стратегии поведения, позволяющей сохранить отношения и «лицо» каждого партнера.
Отношения «Фирма – Клиент» подчеркивают потребность и заинтересованность одного субъекта в поддержании отношений с другим.
2) систему психологических ролей разного уровня и содержания – творцы и исполнители, лидеры и конформисты, холерики и меланхолики, которые обуславливают особенности психологических реакций и поведенческого стиля участников общения;
3) систему условий реализации делового общения:
хронотоп общения – от первого контакта до окончания общения,
социальное пространство общения,
способы общения,
барьеры и нарушения общения.
Мотивы участников делового общения сводятся к трем основным группам:
1) достижение конкретного результата;
2) получение социально-психологических преимуществ – денег, власти, славы;
3) реализация в процессе совместной деятельности личных отношений – дружбы, любви, зависти, мести.
Роли в сочетании с мотивацией участников делового общения позволяют определить и закрепить языки и формы, в которых реализуются отношения между ними.
Деловое общение происходит в неком коммуникативном пространстве, пределы или границы которого можно представить следующим образом:
Я общаюсь с Вами только ради дела или Я общаюсь с Вами потому, что Вы мне приятны
Я делаю это с Вами потому, что Вы мне приятны или потому, что иначе нельзя. В одних ситуациях делового общения мы имеем возможность выбрать себе партнера, в других – обречены на работу с ним. Как правило, мы выбираем деятельность или место работы, а не начальников, коллег и подчиненных.
Мы соблюдаем общепринятые нормы поведения, или нормы нашего круга, или наши личные формы общения.
Коммуникативные барьеры в деловом общении:
1. Комплекс неполноценности: профессиональной, психологической, административной. («Я не могу» или «У меня это не получается») Они не очевидны для партнера. Могут скрываться с помощью агрессии, замкнутости, застенчивости.
2. Принудительность общения, то есть необходимость общения с неприятными людьми.
3. Сложность и скрытость целей и мотивов участников.
4. Специфика организационного контекста – наличие корпоративной культуры и корпоративной этики [7, с. 17-23].
Существуют специальные ритуалы делового общения. Это деловые разговоры разного вида, деловая переписка, деловой этикет, атрибуты делового общения, вербальные и невербальные знаки и символы отношений, барьеров, защит и конфликтов. Например, в деловом разговоре принято обращаться друг к другу официально независимо от характера отношений партнеров вне работы. Кроме того, могут быть формы приветствия или места, занимаемые за столом, характерные именно для этой рабочей группы и символизирующие характер и иерархию взаимоотношений в ней. С помощью ритуальных форм: обращений, приветствий, комплиментов, мы можем усилить или ослабить результативность деятельности. Но в целом, в деловом общении целью и мотивацией является совместная деятельность, и потому оно не может быть сведено к внешним формам. Деловое общение включает в себя ритуальный уровень, но не сводится к нему.
Таким образом, деловое общение – один из видов коммуникации, в котором есть ролевой, межличностный и ритуальный аспект. Деловое общение отличается тем, что определяется внешними целями. Деловое общение – общение ради чего-то, лежащего за пределами самого общения. Деловое общение принудительно. Деловое общение – общение по строгим правилам, знание которых обязательно. Деловое общение формально обезличено, поэтому в деловом общении интересы и мотивы участников могут быть скрыты и нуждаются в расшифровке.
В деловом общении возможности выбора и изменения своей роли, форм общения и партнера значительно уже по сравнению с межличностным или ритуальным общением. Деловое общение происходит в определенном социальном пространстве–времени. Деловое общение реализуется в заданных формах: разговор, беседа, переговоры, совместная деятельность. Проблемы делового общения: трудности, нарушения, барьеры, конфликты, имеют свою специфику и собственные способы разрешения.
studfile.net
понятие, содержание, структура, цели, средства и функции
План
Введение
1. Деловое общение: понятие, содержание, структура, цели, средства и функции
2. Этика делового общения
Заключение
Литература
Введение
Новые экономические и социальные условия выдвинули на первый план необходимость повышения уровня коммуникативной компетентности. Высокая речевая культура и развитая экономика неотделимы друг от друга. Эффективная межличностная коммуникация очень важна и для успеха в управлении, так как, во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных ситуаций.
Во-вторых, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
Человеческое общение – это многогранный процесс, изучаемый философией, социологией, общей и социальной психологией, лингвистикой и другими науками.
В социально-психологическом плане общение – это одновременно и обмен действиями, поступками, мыслями, чувствами, переживаниями, это и обращение индивида к самому себе, к собственной душе, совести, мечтам. Это процесс воспитания и самовоспитания, форма творчества, помогающая выявлять и развивать лучшие стороны личности.
В раскрытии сущности «делового» общения, т. е. общения в сфере производства, обычно выделяются три наиболее общие категории: отношения, отражения, деятельность (деньги).
Эффективность делового общения, прежде всего, определяется деятельностью индивидов. Эта деятельность имеет общественно значимый эквивалент, который, в конечном счете, может измеряться, в том числе и таким ценностным показателем, как деньги. В управлении все элементы общения важны: и «отношения», и «отражение», но главное – безусловно «деятельность».
Деловое общение способствует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками и конкурентами. Невозможно назвать специалиста, не говоря уже о руководителях, который бы мог успешно трудиться, не зная основ делового общения.
Коммуникативная компетентность требует постоянных тренировок, направленных на развитие мастерства делового общения. Поэтому в сфере деловых отношений необходимо развиваться и приобретать умения и навыки для эффективной деловой коммуникации.
Существуют разные виды общения:
Личное;
Деловое;
Формальное;
Ритуальное.
Они отличаются друг от друга по цели, отношениям участников общения между собой, и формам поведения.
Деловое общение – это особый вид общение, для которого характерно взаимодействие с целью обмена деятельностью, информацией или влиянием.
У делового общения должен быть конкретный результат – продукт совместной деятельности, информация, карьера, власть, а также сопутствующие им интеллектуальный анализ и эмоциональные переживания.
Понятие «деловое общение» подчеркивает целесообразность и возможность разведения субъективных желаний и объективных условий в процессе личного взаимодействия.
В случае делового общения желание общаться вторично по отношению к необходимости. Принудительность – главный признак, отличающий деловое общение от межличностного.
Отличительные особенности обстоятельств делового общения:
1. Общность или целей или мотивов или деятельности;
2. Наличие общего социального пространства – времени: организация, группа, команда;
3. Взаимосвязанность участников – это система социальных ролей и иерархичность общения;
4. Регламентация форм общения.
Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. Стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, определяющих необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей.
Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта – оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений – это получение максимальной прибыли.
Деловое общение – это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы; предполагает достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Это также психологический и физический контакты, обмен эмоциями. Умение строить отношения с людьми, находить определенный подход к конкретному человеку необходимо каждому. Кажется, что общение совершенно несложный процесс, поскольку с раннего детства люди общаются между собой. Однако общение включает в себя множество видов, функций и направлений. Изучением тех или иных сторон общения занимаются психология, философия, социология, этология и другие науки, вносящие свой вклад в понятие «общение».
Деловое общение происходит в неком коммуникативном пространстве, пределы или границы которого можно представить следующим образом:
Я общаюсь с Вами только ради дела или Я общаюсь с Вами потому, что Вы мне приятны. – На одном полюсе, общение определяется его целью, на другом – получаемым удовольствием от общения вне зависимости от конкретной цели.
Я делаю это с Вами потому, что Вы мне приятны или потому, что иначе нельзя. – В одних ситуациях делового общения мы имеем возможность выбрать себе партнера, в других – обречены на работу с ним. Как правило, мы выбираем деятельность или место работы, а не начальников, коллег и подчиненных.
Мы соблюдаем общепринятые нормы поведения или нормы нашего круга или наши личные формы общения.
Деловое общение помимо основных целей имеет и психологические функции:
Связывающая – Я и Ты. Например, мы вместе пишем научную статью.
Формирующая – Я как Ты. Например, я учусь у Вас писать научную статью.
Подтверждающая – Я такой. Например, я понял, что я могу писать научную статью.
Эмоционально организующая – Мы. Например, как приятно работать вместе.
Таким образом, деловое общение – это один из видов коммуникации, в котором есть ролевой, межличностный и ритуальный аспект.
Деловое общение отличается тем, что определяется внешними целями.
Деловое общение – это общение ради чего-то, лежащего а пределами самого общения. Деловое общение принудительно.
Деловое общение – общение по строгим правилам, знание которых обязательно. Деловое общение формально обезличено, поэтому в деловом общении интересы и мотивы участников могут быть скрыты и нуждаются в расшифровке.
В деловом общении возможности выбора и изменения своей роли, форм общения и партнера значительно уже по сравнению с межличностным или ритуальным общением.
Деловое общение происходит в определенном социальном пространстве – времени. Деловое общение реализуется в заданных формах: разговор, беседа, переговоры, совместная деятельность. Проблемы делового общения: трудности, нарушения, барьеры, конфликты, имеют свою специфику и собственные способы разрешения.
Рис. Модель делового общения
Намерения собеседников в деловом общении:
Дать, получить нужную информацию или обменяться ею;
Договориться по интересующему собеседников вопросу;
Убедить партнера в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действия и пр.;
Установить контакт, деловые отношения, соблюдая при этом определенный статус и роли.
Конечные цели делового общения:
Взаимопонимание;
Деньги;
Дело;
Деятельность;
Результат;
Продуктивное сотрудничество.
Виды делового общения:
Говорить, в том числе комплименты, хорошо публично выступать, проводить деловые беседы, умело давать устные распоряжения;
Читать, в том числе владеть техникой скорочтения;
Писать, в том числе и письма, приносящие «чудодейственные результаты»;
Слушать, владеть искусством эффективного слушания;
Вести переговоры, в том числе «переговоры без поражений»;
Знать приемы психотехники в работе с клиентами и конкурентами.
Барьеры общения, возникающие при вступлении в контакт партнеров делового общения:
Эстетический. Первое впечатление о человеке складывается по его внешнему виду, манере поведения, одежде;
Интеллектуальный. Общение обладателей различных типов интеллекта может привести к возникновению барьеров между ними;
Мотивационный. Возникают, когда собеседнику не интересны высказанные соображения или когда один человек становится для другого средством достижения утилитарных целей;
Моральный. Барьер, который не удается преодолеть человеку, в совершенстве владеющему разнообразными средствами общения;
Эмоциональный. Неприятные эмоции ослабляют способность правильно воспринимать и оценивать самые серьезные и веские аргументы в пользу той или иной точки зрения.
Умелое деловое общение возможно на базе:
Знания основ психологии общения и теории коммуникаций – уметь разбираться в людях, строить оптимальные взаимоотношения с ними;
Соблюдения этики делового общения – использование в управленческой практике совокупности нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение людей в процессе их производственной деятельности.
studfile.net
особенности, принципы, типы, этика и этапы ведения переговоров.
Деловое общение представляет собой коммуникацию в сфере бизнес-сотрудничества со своими правилами и регламентами. Его основной задачей является достижение конкретной цели в процессе бизнес-взаимодействия.
На практике используются различные виды делового общения, каждый из которых имеет свои особенности. Для того чтобы более полно раскрыть понятие делового общения, стоит рассмотреть его виды и формы и их особенности подробнее.
Функции делового общения
Деловое общение в организации помогает людям удовлетворить свою потребность в коммуникации, обмениваться опытом, познавать что-то новое, оценивать свои деловые качества. Правильно проведенные деловые переговоры позволяют поддерживать свою репутацию, имидж и добиваться успеха в бизнесе.
Также благодаря деловому общению можно эффективно себя презентовать. Кроме того, оно дает людям возможность построить доброжелательные отношения с будущими партнерами, что способствует плодотворному сотрудничеству.
Важной функцией делового общения является обмен информацией. На протяжении всей жизни люди передают друг другу свой опыт и знания. К примеру, когда починенный и его начальник обсуждают рабочие моменты, происходит обмен сведениями, которые помогают в дальнейшем работать эффективнее.
Еще одной функцией делового стиля общения считается возможность оказывать влияние на окружающих людей. Каждый человек старается воздействовать на кого-то, убедить, поддержать, уговорить и так далее. Это тоже очень важно, так как навык влияния на людей позволяет добиться многих успехов в жизни.
Основная задача делового общения — взаимодействие с партнерами, направленное на достижение взаимовыгодного соглашения.
Каковы принципы такого общения?
Для проведения успешных переговоров необходимо создать определенную атмосферу. Для ее достижения важно, чтобы партнеры максимально комфортно чувствовали себя в процессе общения. Поэтому необходимо знать, какие существуют основные принципы делового общения, которых следует придерживаться.
К ним относят:
- Контроль над эмоциями. Понятие принципов делового общения обязательно должно включать этот пункт. Это очень важный момент, так как эмоции могут за секунду разрушить даже давно построенные отношения и показать человека с негативной стороны. Не стоит реагировать, если собеседник повел себя несдержанно. Каждый должен четко понимать, что работа и эмоции – вещи несовместимые.
- Желание понять оппонента. Когда ведутся деловые переговоры, стороны должны внимательно относиться к мнению друг друга. Если один участник будет постоянно говорить только о своих интересах, невнимательно слушая другую сторону, то это не даст никаких положительных результатов, а отношения, скорее всего, сойдут на нет.
- Концентрация внимания. Очень часто при монотонном процессе общения, могут ускользать действительно принципиальные моменты. В процессе разговора важно уметь заострить внимание людей на теме, когда наблюдается, что партнеры перестали внимательно слушать и вникать в действительно важные вещи.
- Правдивость беседы. Ведение успешного дела основывается на доверительных отношениях. Пусть оппоненты что-то не договаривают или специально немного лукавят, чтобы возвысить свои достоинства. Но в принципиальных моментах необходимо говорить вещи соответствующие действительности, которые вы сможете подкрепить делом. Именно так зарабатывается репутация в бизнесе.
- Умение отделить собеседника от предмета общения. Ни в коем случае не следует смешивать личное отношение к собеседнику и рабочие моменты. Это также отличает личное общение от делового. Часто случается так, что очень неприятный оппонент может быть вам полезен и упускать выгоду для успешности вашего дела не стоит. Естественно, мы говорим о вещах, которые не нарушают основные нравственные принципы человека. И напротив, бывает так, что очень хорошие и импонирующие вам люди в жизни, в деловом плане оказываются несостоятельны.
Таковы основные принципы делового общения, которые должен учитывать каждый человек, желающий научиться правильно вести переговоры и строить себе хорошую деловую репутацию.
Особенности деловой коммуникации
Принципы и формы делового общения формируют некоторые особенности этого вида коммуникации. По ним всегда можно отличить деловое общение от личного. Какие же имеются основные особенности делового общения в бизнесе?
- Немаловажным элементом в деловых отношениях является репутация партнеров. Бизнесмен, утративший ее, практически теряет все свое дело. Репутация не сваливается с неба, она приобретается годами, поэтому каждому человеку важно ценить свое имя. Если руководитель действительно следит за своей репутацией, то он никогда не позволит себе совершить что-то такое, что осквернит ее.
К примеру, предприятие, занимающееся изготовлением молочной продукции, должно делать главный упор на высокое качество своих товаров, иначе компания потеряет свое лицо.
- Помимо репутации, деловое общение основывается на конкретности и четкости постановки задачи. Руководитель всегда должен устанавливать какую цель необходимо достичь на определенном этапе развития бизнеса. Это позволит всему коллективу компании точно и слаженно работать в нужном направлении.
- Следующей особенностью можно назвать сотрудничество, при котором выгоду получают все участники договора. Опытные бизнесмены знают, что самые прибыльные и долговечные отношения устанавливаются, когда это взаимовыгодно всем сторонам сделки. Поэтому не следует заботиться лишь о своей прибыли, иногда можно чуть недополучить ее, но поддержать отношения со своим партнером. Таким образом, вы сделаете вклад в будущее, который обязательно принесет вам дивиденды в дальнейшем.
Типы общения в деловом стиле
Задачей делового общения всегда является взаимодействие людей для достижения конкретного результата. Решение рабочих вопросов может происходить с помощью многих форм коммуникации. Таким образом, существуют некоторые типы делового общения:
- Деловая переписка. Такие виды делового общения считаются заочными, потому что необходимые сведения для оппонента доносятся в письменном виде без личной встречи. Перепиской ежедневно занимается огромное количество людей. Однако, написать деловое письмо – это не такая уж и легкая задача.
Необходимо, чтобы оно было правильно оформлено, отослано в строго актуальный срок, информация должна быть изложена конкретно и кратко, ничего лишнего. Ведя деловую переписку, собеседники могут уже сделать некоторые выводы друг о друге. - Деловая беседа. Наиболее распространенной формой делового общения является именно она. В каждой компании руководителем обязательно проводятся беседы. Их содержание должно благоприятно сказываться на коллективе и развитии бизнеса. При таком разговоре начальник и его подчиненный могут решить определенные рабочие моменты, задачи, результаты деятельности компании и многое другое.
- Деловое совещание. Для лучшей результативности в компании проводят совещания. Они созданы для того, чтобы решать вопросы, которые не терпят отлагательств и позволяют достичь наиболее эффективного взаимодействия между работниками или партнерами. Не всегда совещание проводится с начальником и его подчиненными, собраться обсудить важные проблемы могут исключительно и руководители.
- Публичное выступление. Применение этой формы делового общения необходимо для того, чтобы донести какие-либо сведения, обладающие ознакомительным и презентационным характером, до слушателей. Выступающий человек должен обязательно разбираться в знаниях относительно предмета своего выступления. Деловая речь выступающего руководителя должна быть грамотной, для красоты может содержать в себе выразительные языковые средства, сам человек должен быть уверенным в себе, а текст четким и логичным.
- Деловые переговоры. Рассматривая разновидности делового общения, нельзя обойти стороной эту форму коммуникации. Ведь она считается неотъемлемой частью взаимодействия в бизнесе. Благодаря переговорам можно в короткие сроки разрешить любые проблемы, установить задачи и цели развития бизнеса, принять во внимание мнения собеседников и сделать верные выводы. Обычно они проводятся между руководителями разных предприятий и направлены на то, чтобы продемонстрировать свою позицию и в результате достичь решения, которое бы удовлетворяло интересы всех партнеров.
Стили деловой коммуникации и управления
Существует несколько стилей руководства и манер подачи информации при деловом общении, каждый из них имеет свои особенности, которые его отличают от других.
Авторитарный
В этом случае деловое общение основывается на абсолютной власти руководителя над его подчиненными. То есть начальник желает, чтобы все задачи, которые он ставит перед работниками, выполнялись четко и строго в определенные сроки. При этом он не считает нужным учитывать мнение подчиненного.
Данный стиль руководства подразумевает под собой такое взаимодействие, при котором руководитель обозначает идею, а обязанностью сотрудников является ее реализация. Неважно, согласны ли починенные с ней, цель должна быть достигнута любым путем, имеются ли у них свои точки зрения на этот счет или нет.
Выбор этого стиля делового общения плохо сказывается на развитии компании, потому что люди не имеют возможности высказывать свои идеи, которые могут быть действительно ценными. Подчиненные не могут проявлять инициативу, которая могла бы помочь компании продуктивно развиваться.
Демократический
В этом случае деловое общение основывается на слаженной деятельности всех работников. Здесь уже подчиненные могут смело заявлять о своих идеях, свободно выражать собственное мнение. Это даже приветствуется. Ведь для такого руководителя важно, чтобы его сотрудники могли самореализоваться. Чем больше по-настоящему креативных идей представит подчиненный, тем лучше для компании.
Руководитель, выбравший демократический стиль общения, всегда дружелюбен со своими работниками, справедлив и адекватен. Для него важно, чтобы его компания развивалась благополучно.
Данный тип взаимодействия является самым эффективным из тех, что существуют в настоящее время. Ведь он помогает каждому человеку подчеркнуть свою значимость, продвинуться по карьерной лестнице, реализовать себя в тех или иных направлениях.
Постоянно общаясь с начальником, который всегда готов помочь и поддержать, у сотрудника есть возможность приобрести полезный опыт, несомненно, необходимый для будущей жизни.
Когда деловое общение основывается на демократическом стиле, производительность труда существенно возрастает, сотрудники всегда заинтересованы в своей деятельности и рады сделать все от себя зависящее, чтобы компания процветала.
Попустительский
Этот тип делового общения в современном мире характеризуется тем, что руководству абсолютно все равно, как организован труд его подчиненных, и какие результаты он приносит. В большинстве случаев выбор этого стиля связан с формальным руководством. Также возможно, что начальник просто достаточно молод, не имеет опыта в ведении бизнеса и организации рабочего процесса своих подчиненных.
Конечно же, данный тип не может быть эффективным и помочь развитию компании, потому что просто невозможно продуктивно осуществлять деятельность и расти в профессиональном плане при таком положении дел. Работники обычно привыкают к такой атмосфере в коллективе и считают ее нормальной.
Официально-деловой
Самым главным стилем делового общения является официально-деловой стиль. Он обычно применяется руководителями для того, чтобы заключать договоры или составлять другие деловые документы. Данный тип общения является значимым при совещаниях и переговорах, он показывает начальника как грамотного специалиста.
Личное общение не подразумевает применения официальных высказываний. Но на официальных встречах с партнерами нужно демонстрировать свою компетентность и знания в обсуждаемых вопросах в таком стиле. Данный тип общения с первых минут настраивает людей на то, что беседа будет деловой и серьезной.
Научный
Этот стиль применяется людьми, осуществляющими трудовую деятельность в области образования и науки, к примеру, преподаватели ВУЗа. Такой способ передачи информации считается эффективным, но в пределах своей направленности.
Когда участники семинаров обсуждают тот или иной вопрос, используя научный стиль, они приобретают знания о предметах или явлениях, изучаемых на данный момент. Принципы и формы делового общения в этом стиле характеризуются тем, что речь должна быть строгой, краткой и выдержанной.
Этика делового стиля
Этика делового общения – это один из важнейших составляющих успешного сотрудничества партнеров.
Что же такое этика? Вообще в ее понятие входит совокупность норм, которые регулируют поведение человека в обществе. Само слово обозначает манеру, как нужно вести себя при общении с окружающими людьми. Деловая этика подразумевает практически то же самое, только касается исключительно руководителей и бизнесменов. Она представляет собой правила, которые необходимо соблюдать во время деловых переговоров.
Не всегда руководитель компании может безошибочно вести разговор. Но каждая совершенная оплошность может привести к провалу. Чтобы этого не произошло, следует уметь признать свою ошибку и предпринять шаги для ее предотвращения в будущем.
- Во время приветствия необходимо вежливо поздороваться, пожав руку всем участникам переговоров. Не следует сильно сжимать руку.
- Перед тем как приступать непосредственно к разговору следует предложить партнерам кофе или чай. Эта традиция появилась не так уж и давно, но в настоящее время ее используют практически все. Напитки предлагают для того, чтобы человек почувствовал себя расслаблено и стал более положительно настроен.
- В случае если в процессе переговоров была совершена неприятная оплошность, то необходимо извиниться перед партнерами за причиненные неудобства. После этого можно продолжить разговор.
- Обсуждая с партнером деловые моменты, постарайтесь ответить на все интересующие его вопросы. Если же по каким-то причинам вы не можете ответить прямо сейчас. Извинитесь и попросите время обдумать до какой-то определенной даты.
- Имейте при себе ручку и блокнот и записывайте все важные сведения. Не стоит в конце переговоров возвращаться и переспрашивать информацию, которую вам уже сообщили.
- Не повышайте голос, говорите четко и ясно.
- В одежде придерживайтесь делового стиля.
Этика делового общения также подразумевает следованию определенных этапов при деловой коммуникации.
Из каких этапов складывается деловое общение?
Общение в деловом стиле производится поэтапно, каждый раз переходя на следующую ступень. При этом нежелателен пропуск хотя бы одного этапа, потому что именно полноценная процедура формирует успешное общение.
Деловое общение основывается на совершении некоторых последовательных действий. Таким образом, руководителю необходимо:
- Сформировать мотив. Ведь общение создается осмысленно, человек идет на контакт для какой-то определенной цели. Деловое общение в организации не может быть эффективным, если люди не знают, необходимо им вступать в переговоры или нет. Поэтому обязательно нужен мотив, почему стоит или не стоит сотрудничать с партнером. Для этого и отводится подготовительный этап, в процессе которого люди проводят анализ необходимости участия в переговорах и определяют значимость будущего взаимодействия.
- Установить контакт. Это нужно сделать, когда партнеры встречаются впервые. Им необходимо построить доброжелательные отношения. При встрече партнеры обычно пожимают руки друг другу, приветствуют, а потом начинают обсуждать вопросы, из-за которых они собственно и собрались.
- Обозначить суть вопроса. Понятное дело, что деловые партнеры не назначают встречи для того, чтобы просто поговорить или насладиться чаепитием. Поводом для их сбора является какая-то определенная проблема, которая волнует обе стороны и требует решения. Поэтому партнеры оговаривают суть вопроса и переходят к обсуждению всех важных моментов.
- Обмениваться информацией. В процессе делового общения можно делиться со своими собеседниками полезной информацией, которая могла бы им пригодиться для анализа вашей сделки.
- Найти решение вопроса. Важно, чтобы решение проблемы было выгодно для всех, кто участвует в переговорах. Если имеются противоречия, то сначала следует разрешить именно их. Иначе прийти к согласию не получится. Как только будет установлена доверительная беседа, можно обговаривать пути решения волнующего вопроса.
- Заключить соглашение. Принятое всеми участниками беседы решение проблемы должно быть закреплено соответствующим соглашением. Деловые переговоры всегда нацелены на результат, создания конкретного продукта сотрудничества. Поэтому важно добиться необходимой договоренности и безукоризненно соблюдать все пункты, содержащиеся в ней.
- Проанализировать итог переговоров. На этом этапе общение партнеров заканчивается. Через некоторый промежуток времени они снова встречаются и проводят анализ полученных результатов. Например, подсчитывают доход, определяют необходимость дальнейшего сотрудничества.
Таким образом, понятие делового общения основывается на определенных принципах, имеет свои формы, особенности. Руководителю просто необходимо уметь правильно выстраивать разговор со своими клиентами, подчиненными, партнерами.
Ведь роль делового общения заключается в том, чтобы установить взаимовыгодное сотрудничество. Если человек знает все тонкости переговоров, то он обязательно состоится в качестве бизнесмена. Можно сказать, что деловое общение основывается на умении создать все необходимые условия для достижения намеченной цели в бизнесе.
vseorechi.ru
Краткий курс
«Психология деловых отношений»
Лекция № 1.
Предмет, основные категории и задачи психологии делового общения.
1. Взаимосвязь «делового общения» и сфер общественной жизни.
2. Объект, предмет и цели науки «деловое общение».
3.Методы и функции науки «деловое общение».
Литература
1. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / под ред.
Проф. В.Н. Лавриненко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 415 с.
2.Солякин А.В., Богатырева Н.А. Деловое общение. – М.: «Приор-издат»,
2005. – 144 с.
3.Титова Л.Г. Деловое общение. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. -271 с.
4.Урбанович А.А. Психология управления. – Минск: Харвест, 2004. – 639 с.
1. Взаимосвязь «делового общения» и сфер общественной жизни Наука «деловое общение» сформировалась к середине XX века на основе (этических и психологических предпосылок). К этому времени были теоретически выделены и определены ее объект и предмет, разработаны основные понятия и категории.
Прагматичный Дж. Рокфеллер, хорошо понимая значение общения для деловой деятельности, говорил: «Умение общаться с людьми — такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире».
Общение — сложный многогранный процесс, включающий:
• формирование определенных образцов и моделей поведения;
• взаимодействие людей;
• взаимное влияние людей друг на друга;
• обмен информацией;
• формирование отношений между людьми;
• взаимное переживание и понимание людьми друг друга;
• формирование образа внутреннего «Я» человека.
В качестве субъектов общения может выступать как индивидуум, так и группа.
Любое общее дело предполагает общение и взаимодействие участников как необходимое средство обеспечения его эффективности. Деятельность не может ни возникнуть, ни осуществляться без интенсивного общения.
Деловое общение, направленное на согласование и объединение усилий людей с целью налаживания отношений и достижения общего результата; когда учитывают особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.
Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности. При этом стороны делового общения выступают в официальных статусах, которые определяют необходимые стандарты (в том числе и этические) поведения людей.
2. Объект, предмет и цели науки «деловое общение».
Предметом науки «деловое общение» является изучение социально-психологических, ценностных и организационно-технических проблем общения людей в профессиональной и предпринимательской деятельности.
Объектом науки «деловое общение» является реально существующая деловая практика во всем многообразии деловых отношений и взаимосвязей.
В объективной реальности деловые отношения всегда тесно связаны с различными видами профессиональной предметной деятельности людей, и их реализация происходит в виде коммуникативных и интерактивных связей.
Особенности делового общения заключаются в том, что:
— партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;
— общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;
— основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.
Цель делового общения — организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности.
Помимо общей цели делового общения, в нем можно выделить и личные цели, реализуемые участниками общения:
• стремление к личной безопасности в процессе социальной деятельности, что часто проявляется в уходе от ответственности;
• стремление к повышению своего жизненного уровня;
• стремление к власти, т.е. стремление расширить круг своих полномочий, продвинуться вверх по служебной лестнице, избавиться от бремени иерархического контроля;
• стремление повысить свой престиж, что часто сочетается со стремлением укрепить престиж занимаемой должности и самой организации.
Для того чтобы цель делового общения была успешно реализована, в современной психологической науке выделяют основные этико-психологические принципы делового общения, к которым относят:
1) принцип кооперативности — «твой вклад должен быть таким, какого требует совместно принятое направление разговора»;
2) принцип достаточности информации — «говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент»;
3) принцип качества информации — «не ври»;
4) принцип целесообразности — «не отклоняйся от темы, сумей найти решение»;
5) «выражай мысль ясно и убедительно для собеседника»;
6) «умей слушать и понять нужную мысль»;
7) «умей учесть индивидуальные особенности собеседника ради интересов дела».
studfile.net
Функции делового общения — Мегаобучалка
Функции делового общения — это задачи, которые выполняет общение в процессе социальной жизни человека.
Классификация функций делового общения:
I. Перцептивная — процесс восприятия и понимания людьми друг друга во время общения.
2. Информационная — процесс обмена информацией.
3. Интерактивная — процесс взаимодействия людей в общении.
Разновидности функций делового общения:
1. Перцептивная аффективно-коммуникативная функция общения — восприятие и понимание другого человека в этом процессе. Она направлена на рефляцию эмоциональной сферы психики человека, поскольку общение — основная составляющая его эмоциональных_состояний.
Эмоции возникают и развиваются в условиях общения людей: происходит л ибо сближение эмоциональных состояний, либо их разделение, взаимное усиление или ослабление.
2. Информационно-коммуникативная функция общения — обмен информацией между взаимодействующими индивидами. Особенность обмена информацией в процессе общения предполагает активность двух или более взаимодействующих субъектов, а также — взаимодействие мыслей, чувств и поведения собеседников.
3. Интерактивная регуляционно-коммуникативная функция общения — регуляция поведения и организация совместной деятельности людей в процессе их взаимодействия. При этом человек может воздействовать на мотивы, цели, проекты, принятие решений, на выполнение и контроль действий, т.е. на все составляющие деятельности своего партнера. Может происходить взаимная стимуляция и коррекция поведения участников общения.
В целом, в процессе общения люди воспринимают друг друга, обмениваются информацией и взаимодействуют друг с другом.
Деловая коммуникация – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, сервисной и т.д.
В деловой коммуникации предметом общения является совместная деятельность (общее дело), а партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого. Продуктивное сотрудничество, сближение целей и позиций, улучшение партнерских отношений – основные задачи деловой коммуникации.
В совместной деятельности можно выделить ряд обязательных элементов: единая цель; общность мотивов, побуждающая индивидов к совместной деятельности; взаимосвязанность участников; наличие единого пространства и времени выполнения индивидуальных действий; разделение единого процесса деятельности на отдельные функции и их распределение между участниками; координация индивидуальных действий, необходимость управления ими.
В отличие от личностно — ориентированного общения, предметом которого выступает характер отношений между его участниками, цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. Это взаимодействие людей подчинено решению конкретной задачи, стоящей перед организацией, что накладывает определенные рамки на поведение людей. Специфику делового взаимодействия определяют следующие ключевые характеристики организационной структуры:
1. Обязательность контактов участников общения, независимо от их симпатий и антипатий, формальные ограничения.
2. Конвенциональные ограничения, т. е. соблюдение правовых, социальных норм, следование регламентации (например: действия по инструкциям, протокол, соблюдение правил внутреннего распорядка, следование традициям организации и пр.).
3. Соблюдение формально — ролевых принципов взаимодействия с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, придерживаясь при этом субординации и делового этикета. Деловое общение является в значительной степени формализованным, отстраненным, «холодным». Это связано с достаточно жесткой регламентацией целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками. За каждым сотрудником в организации закреплен определенный стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей.
4. Деловое взаимодействие осуществляется в специфической среде, где отношения подчинения, зависимости, неравенства закреплены между подразделениями и сотрудниками в соответствии с иерархичностью построения организации. Как следствие, возникает проблема эффективности обратной связи, передачи полной и точной информации по уровням иерархической пирамиды. По некоторым данным, лишь 20 — 25 % информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит до непосредственных исполнителей и правильно ими понимается. Это связано, с одной стороны, с искажением информации, с другой – нежеланием руководителей подробно информировать сотрудников о положении дел на предприятии в целом (подчиненные должны выполнять конкретные указания, не задавая лишних вопросов). Люди при этом домысливают имеющуюся информацию. Чтобы учесть эти особенности служебно — деловой коммуникации, необходимо письменно фиксировать распоряжения, решения, приказы и признать обратную связь важнейшим средством повышения эффективности делового взаимодействия.
Взаимозависимость всех участников деловой коммуникации и в достижении конечного результата, и при реализации личных намерений. Мотивация – необходимое условие эффективной деловой коммуникации. В деловом общении человек одновременно выступает как конкретная личность и как представитель организации, т.е. носитель определенных профессионально — ролевых функций. В случае если личностные потребности не удовлетворяются в процессе деятельности или собственные идеи и стиль поведения человека не совпадают с групповыми нормами, может возникнуть конфликт (внутриличностный, межличностный), снизиться интерес к работе.
Совместимость и сработанность членов коллектива (целостность коллективного субъекта) как условие совместной деятельности. В ходе совместной деятельности образуются специфические механизмы регуляции динамики индивидуальных познавательных процессов, совместные стратегии решения задач, общий для группы стиль деятельности, происходит обмен индивидуальными качествами, развиваются способность, желание и умение соотносить свои цели и действия с целями и действиями других людей. Все это способствует расширению информационного пространства, дает возможность увидеть большее количество аспектов решаемой задачи и способов ее решения. Итогом такого взаимодействия становится своего рода унификация представлений у участников деятельности. Сработанность – это согласованность в работе между участниками совместной деятельности.
[1] «Олбанский» – сленговый язык молодёжного Интернет-сообщества.
megaobuchalka.ru
Функции и этапы делового общения — Мегаобучалка
Теоретические аспекты делового общения
Деловой общение служебный
Сущность делового общения и его особенности в управлении предприятием
Роль общения в человеческой жизни огромна. Только после появления в первобытном обществе словесных коммуникаций человечество смогло перейти на новый уровень развития и продолжить развиваться. Общение свойственно всем высшим живым существам, но на уровне человека оно приобретает самые совершенные формы, становится осознанным и опосредованным, т.е. речью. В жизни человека нет даже самого непродолжительного периода времени, когда бы он находился вне этого процесса жизнедеятельности, вне взаимодействия с другими объектами общества. Рассмотрение коммуникативного аспекта жизни человека не только интересно, но и ценно в свете улучшения взаимопонимания индивидов в обществе. В современной жизни люди ежедневно совершают покупки, заключают сделки, делятся информацией. Умение вести себя с людьми во время беседы — один из главнейших факторов, определяющих шансы достижения успеха. Успехи человека в его делах, даже в технической сфере, только процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и на процентов восемьдесят пять — от его умения общаться с людьми, с которыми он работает.
Нет ничего проще, а вместе с тем и сложнее процесса человеческого общения. В нем источник наших радостей и огорчений, надежд и успехов. Нет профессий, не требующих общения. Проблема общения — одна из самых важных и сложных в психологии — рассматривается в различных аспектах. Это:
— человек в мире коммуникаций, в процессе, условиях осуществления разных форм жизнедеятельности, средствах достижения разных целей и удовлетворения разных потребностей;
— структура, виды и функции общения.
Деловое общение — необходимая составляющая человеческой жизни, важнейший вид отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. Общаясь в деловом сотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления.
В зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени вообще учитывает их в общении, он может облегчить себе деловое общение (сделать его эффективнее), решение поставленных задач и достижение поставленных целей.
Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. Стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, определяющих необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей.
Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта — оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений — это получение максимальной прибыли.
Деловое общение — процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы; предполагает достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Это также психологический и физический контакты, обмен эмоциями. Умение строить отношения с людьми, находить определенный подход к конкретному человеку необходимо каждому. Кажется, что общение совершенно несложный процесс, поскольку с раннего детства люди общаются между собой. Однако общение включает в себя множество видов, функций и направлений. Изучением тех или иных сторон общения занимаются психология, философия, социология, этология и другие науки, вносящие свой вклад в понятие ?общение?.
Общение — искусство и наука, где важны не только природные способности, но и образование. От уровня развития коммуникативных способностей во многом зависит эффективность труда и успеха в достижении намеченных целей.
Таким образом, особенности делового общения заключаются в том, что:
— партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;
— общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;
— основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество.
Функции и этапы делового общения
Функции делового общения в управлении деятельностью коллектива целесообразно рассматривать на двух уровнях: интегральном и локальном.
На интегральном уровне общение обеспечивает жизнедеятельность организации в целом. Здесь можно выделить следующие функции:
1. Регулятивная функция. В процессе общения осуществляется непосредственное или опосредованное воздействие на объект управления. Эта функция позволяет организовывать совместные действия, планировать, согласовывать, координировать и оптимизировать взаимодействие различных объектов управления. От осуществления именно этой функции зависит эффект управленческого общения.
2. Функция социального контроля. Способы решения задач, стоящих перед организацией, принципы и формы работы имеют выраженный нормативный характер. Их регламентация в распоряжениях, указаниях, в групповых и социальных нормах обеспечивает целостность и организованность учреждения, согласованность совместных действий исполнителей. Поддержание необходимой согласованности и организованности осуществляется благодаря функции социального контроля.
3. Функция социализации. Эта функция является одной из важных в работе руководителя. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной
профессиональной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.
4. Социально-педагогическая функция. В процессе общения осуществляется обучение, воспитание и развитие личности сотрудника, передается практический опыт. Вследствие систематических контактов в ходе совместной деятельности, участники общения приобретают самые различные знания о себе самих, о партнерах, о способах наиболее рационального решения поставленных перед ними задач. Овладение необходимыми практическими умениями и навыками, возможная компенсация недостающих знаний у отдельных сотрудников также обеспечивается социально-педагогической функцией.
На локальном уровне рассматриваются функции, реализуемые в процессе конкретного взаимодействия и обеспечивающие достижение определенных целей в акте общения.
1. Контактная. Ее цель — установление контакта как состояния обоюдной готовности руководителя и подчиненного к приему и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимной ориентированности.
2. Информационная. Ее цель — обмен сообщениями, т.е. прием и передача каких-либо сведений в ответ на запрос. В управлении — это прежде всего доведение исполнителю управленческого решения (приказы, поручения, задания), получение информации о ходе и результатах исполнения этого решения, а также обмен мнениями, замыслами и т.д.
3. Побудительная. Это осуществление стимуляции активности объекта управления, направление его на выполнение тех или иных действий.
4. Координационная. Цель данной функции — взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации их совместной деятельности.
5. Функция понимания, т.е. не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и понимание партнерами друг друга (их намерений, установок, переживаний, состояний и т.д.).
6. Амотивная функция, цель которой возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний.
7. Функция установления отношений, которая преследует цель осознания и фиксирования своего места в системе ролевых, статусных, деловых, межличностных и прочих связей организации, в которой предстоит действовать сотруднику.
8. Функция оказания влияния, цель которой — изменение состояния людей, их поведения, намерений, установок, а также мнений, решений, представлений, потребностей, действий, активности и т.д.
Знание интегральных функций делового общения в управленческой деятельности дает возможность выявить причины отклонений и нарушений этого процесса, несовершенство структуры управления. Ориентация в локальных функциях, выполняемых общением в ситуациях непосредственного взаимодействия руководителя и подчиненного, помогает выявить причины возникающих трудностей при реализации конкретной задачи управленческого общения.
Разработка теоретических основ делового общения имеет своей целью повышение его эффективности. Поэтому не праздным является вопрос о том, какое деловое общение считается эффективным. Иногда эффективность коммуникации рассматривают с точки зрения достижения целей участниками общения. Но в управленческом общении может быть два и более партнеров, и каждый из них может иметь свою цель, отличную от цели собеседника, а иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей целью убедить подчиненного в необходимости выполнения какой либо работы, а подчиненный, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого поручения. Цели противоположны и, при отсутствии компромиссного решения, общение для одного из участников будет «неэффективным».
Эффективность управленческого общения нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует считать такое деловое общение, которое обеспечивает достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.
Достижение необходимого взаимодействия в деловом общении:
— это главный итог управленческого общения;
— оно возможно только тогда, когда на всех этапах делового общения будут соблюдаться определенные правила.
Человек начинает участвовать в общении задолго до того, как произносится первое слово. Это — взаимное влияние на состояние и деятельность друг друга. Оно начинается с установления психологического контакта и заканчивается его разрывом. В акте общения, охватывающем не менее двух человек, можно выделить пять этапов.
1. Установление контакта. Переключение от общения с самим собой на общение с партнером. Начинается изучение и оценивание партнера. Прерываются, заканчиваются или оттесняются на задний план все предыдущие дела. Стоит выключить телевизор и радио. Обычно переключение на партнера занимает доли секунды, однако, если этого не происходит, приходится расплачиваться потерями на последующих этапах.
Задачи контактной фазы общения:
— побудить собеседника к общению;
— создать максимальное поле возможностей для обсуждения и принятия решения;
— продемонстрировать доброжелательность и открытость в общении;
— после приветственного обращения нужно обязательно выдержать паузу;
— не следует вступать в контакт, когда собеседник занят теми или иными делами;
— не стоит обращаться к собеседнику словами «я», «мне», лучше начать разговор со слов «вы», «ты», и т. п.;
— постараться определить эмоциональное состояние партнера и при необходимости помочь ему выйти из нежелательного для вас состояния.
2. Ориентация в ситуации. Контакт установлен тогда, когда оба партнера уверены в обоюдном участии в общении. Контакт чаще всего устанавливается невербальными средствами (направление взгляда, поворот головы, выражение лица, уменьшение дистанции и т. п.). Когда это не действует, включается слово.
Одновременно дается сигнал теми же средствами о выбранном типе ситуации. Если оба человека выбирают один и тот же тип ситуации, то этим автоматически определены роли каждого.
Этап ориентации помогает:
— определить стратегию и тактику делового общения;
— развить интерес к диалогу;
— вовлечь партнера в круг совместных интересов.
Задачи этапа ориентации:
— вызвать интерес собеседника к предстоящей беседе и вовлечь его в обсуждение;
— выявить самооценку собеседника и сориентироваться в распределении ролей;
— начать решение с основной задачи общения;
— главное: вовлечь собеседника в активное обсуждение вопроса, что достигается, в том числе, используя: комплименты; похвалу в адрес собеседника; присвоение собеседнику желательного качества типа: «Зная вашу старательность…»; напоминания о приятных событиях; передачу интересной информации.
3. Обсуждение вопроса, проблемы. Выбирается правильный язык и фундаментальный стиль, складываются конкретные формулировки аргументов. По времени обмен словесными текстами занимает обычно основную долю акта общения, но нетрудно представить себе и такой акт, в котором основное время уходит на установление контакта (ухаживание).
Задачи этапов обсуждения вопроса:
— главное — это достичь единства позиций по обсуждаемой проблеме;
— уметь слушать и убеждать;
— при отличии точек зрения необходимо их выяснить и, по крайней мере, обсудить направление дальнейших действий по их сближению.
4. Принятие решения.
5. Выход из контакта требует ряда подготовительных действий, занимающих секунды и минуты. Подготовка к разрыву идет на двух уровнях одновременно — на словесном и на невербальном уровне (поворот туловища, понижение интонации, фиксирование взгляда на постороннем объекте и т. п.).
По времени этапы общения могут частично перекрываться. Наиболее распространенная ошибка при общении — сосредоточение всего внимания на словесном, третьем этапе, и недооценка остальных.
Сознательным вычленением этих пяти этапов и их регуляцией во многом определяется эффективность делового общения.
megaobuchalka.ru
Деловое общение
Цели занятия: образовательная: учить владеть техникой телефонных разговоров, служебных приемов, деловых совещаний.
Вид занятия: закрепление и систематизация знаний по практическому решению производственных ситуаций.
Оснащенность: производственные ситуации, рекомендации.
Ход занятия
Организационный момент.
Актуализация опорных знаний по 1 заданию.
Фронтальный опрос:
Вопросы:
1. Что такое общение?
2. Назовите частные проявления делового общения.
3. Какова роль телефона в современной жизни?
4. В чем заключается искусство ведения телефонных разговоров?
Выполнение практической работы.
Задание № 1. Оценить этикет делового общения по телефону.
Выполнение практического задания № 2.
1. Просмотр видеоролика.
2. Ответить на вопросы.
3. Составить словесный портрет деловой женщины.
Актуализация опорных знаний по 3 заданию.
Фронтальный опрос:
Вопросы:
1. Служебный прием — что это?
2. Какова главная цель беседы?
3. Почему актуален вопрос приема на работу?
4. Что главное при прохождении собеседования?
Выполнение практического задания № 3.
Дать оценку правильности ведения служебного приема.
Актуализация опорных знаний по 4 заданию.
Фронтальный опрос:
Вопросы:
1. Что является главным в работе менеджера?
2. Какова главная цель коммуникаций?
3. Деловое совещание — что это?
4. Дать краткую характеристику подготовки совещания.
Выполнение практического задания № 4.
1. Посмотреть производственную ситуацию «Деловое совещание».
2. Дать оценку проведения делового совещания директором ЛПХ.
3. Результат решения заданий оформить отчетом.
Подведение итогов работы.
Задание на дом.
На столах лежат задания на практическую работу и план ее решения.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
Тема: Деловое общение.
Цель: знать:
- правила деловой беседы, переговоров, совещаний;
- условия эффективности общения;
научиться:
- владеть техникой телефонных разговоров, служебных приемов, деловых совещаний
Ход занятия
Задание № 1. Оценить этикет делового общения по телефону.
Задание № 2. Составить словесный портрет деловой женщины.
Задание № 3. Дать оценку правильности служебного приема.
Задание № 4. Дать оценку проведения делового совещания директором ЛПХ.
Результат решения заданий оформить в письменной форме отчетом.
Задание № 1
Преподаватель: Вопрос 1. Что такое общение?
Студент: Общение — это передача мыслей, эмоций или отношений одного или нескольких человек другому или другим лицам.
Преподаватель: Вопрос 2. Назовите частные проявления делового общения?
Студент: Служебный прием, переговоры, беседа, дискуссия, спор — это частное проявление делового общения, которое занимает 60-80% рабочего времени менеджера.
Преподаватель: Вопрос 3. Какова роль телефона в современной жизни?
Студент: Невозможно представить современную деловую жизнь без телефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма или ехать в другое учреждение для выяснения обстоятельств дела. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, заключаются договора.
Преподаватель: Вопрос 4. В чем заключается искусство ведения телефонных разговоров?
Студент: человечество разговаривает по телефону уже более века.
Искусство ведения телефонных разговоров заключается в том, чтобы в минимально короткий отрезок времени сообщить все, что следует и получить ответ.
Давайте попробуем выяснить: правильно ли мы говорим по телефону?
Предлагаю Вам привести примеры телефонных разговоров:
Приводят примеры.
Телефонный разговор № 1. (см. Приложение 1)
Итак, мы прослушали телефонные разговоры и давайте оценим их с точки зрения:
а) правильности построения разговора
б) этикета делового общения по телефону
в) речевых правил и особенностей телефонных разговоров
Кто что заметил.
Студенты называют.
Подведем итог общения: как Вы убедились, телефонный разговор был построен неправильно.
Попробуем научиться правильно говорить по телефону.
Телефонный разговор № 2. (см. Приложение 2)
Задание 1. Оценить этикет делового общения по телефону и данные оценки занести в отчет по практической работе (при этом использовать рекомендации по ведению телефонного разговора).
Представить студентам возможность зачитать оценки телефонного разговора.
К заданию № 1: Рекомендуется действовать в следующем порядке; речевые правила и особенности телефонных разговоров; некоторые правила этикета при ведении телефонных разговоров; прочие советы. (см. приложение 3)
Задание № 2
Внимание на экран!
Посмотрим фрагменты из фильма «Служебный роман» и видеоролика «Прогноз погоды» и озадачим себя для ответа на вопросы:
1. Как изменился образ деловой женщины?
2. С какой деловой женщиной приятнее общаться?
3. Какой тип коммуникаций присутствует?
Посмотрели и отвечаем на вопросы.
На все случаи жизни есть писанные и неписанные правила общения, но деловая женщина, прежде всего — личность, которой не чужда любовь.
Яркие, сильные чувства движут личность, вдохновляют и одухотворяют к достижению успеха, взлету творческой мысли, блестящей карьере.
Личность, карьера, успех — понятия неразделимые.
И дай Бог, чтоб Вы были любимыми и любили.
Особое внимание уделим правилам поведения на работе женщин, т.к. именно от них зачастую зависит атмосфера общения, сложившаяся в коллективе.
Познакомьтесь с правилами поведения женщин на работе самостоятельно, преследуя цель их использования в будущей практической работе, а сегодняшняя задача — составить словесный портрет деловой женщины.
Задание описать в отчете.
Результат зачитать!
К заданию № 2: Правила поведения на работе женщин, так как именно от них зачастую зависит атмосфера, сложившаяся в коллективе. (см. Приложение 4)
Задание № 3
Преподаватель: Вопрос 1. Служебный прием - что это?
Студент: Служебный прием — это частное проявление делового общения, которое занимает 60-80% рабочего времени менеджера.
Служебный прием — это индивидуальная беседа руководителя с подчиненными.
Преподаватель: Вопрос 2. Какова главная цель беседы?
Студент: Главная цель беседы — дать возможность высказаться подчиненному, выяснить, что его волнует, передать необходимую информацию, получить новую.
Информация, полученная во время беседы, служит руководителю основой для принятия решений.
Преподаватель: Вопрос 3. Почему актуален вопрос приема на работу?
Студент: В условиях рынка человек меняет работу, как правило, часто. При устройстве на новое место ему обязательно приходиться проходить собеседование, в т.ч. и менеджеру.
Преподаватель: Вопрос 4. Что главное при прохождении собеседования?
Студент: Здесь главное: как можно лучше себя представить — вот в чем Ваша будущая задача. Собеседование со вновь принимаемым работником до сих пор имеет решающее значение при приеме на работу. И может длиться 30-40 минут. Важно к нему серьезно подготовиться.
Преподаватель:
Предлагаю Вам практические ролевые ситуации при устройстве на работу.
Какой диалог полезен будет Вам в будущей практической деятельности, дайте оценку правильности представления наемного работника в ситуациях. Результат в отчет.
При работе пользоваться практическими рекомендациями для беседы при устройстве на работу.
Диалог № 1. (см. Приложение 5)
Преподаватель:
Еще один вариант предложения своих услуг на рынке труда.
Итак, Вы пришли на собеседование:
Диалог № 2. (см. Приложение 6)
К заданию № 3: Рекомендации беседы при устройстве на работу (см. Приложение 7)
Результат деятельности студентов озвучиваются, зачитываются с отчетов.
Задание № 4
Деловое совещание
Подготовить визитки, стол, доклады, протокол.
Преподаватель: Вопрос 1. Что является главным в работе менеджера?
Студент: В работе менеджера главным является работа с людьми. Общение носит деловой характер и направлено на решение целей и задач, стоящих перед фирмой.
Преподаватель: Вопрос 2. Какова главная цель коммуникаций?
Студент: Главная цель коммуникаций - обеспечение понимания информации, которая движется по коммуникационным каналам.
Преподаватель: Вопрос 3. Деловые совещания - что это?
Студент: Деловые совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Преподаватель: Вопрос 4. Дать краткую характеристику подготовки совещания.
Студент: Подготовка совещания:
1. Определение его необходимости и целесообразности. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией.
2. Состав участников — составить список должностных лиц, компетентных по обсуждаемой проблеме.
3. Назначить день и время проведения совещания. С 11 до 12 или с 16 до 18; среда или четверг.
4. Место проведения — лучше кабинет руководителя организации. Удобная - трапециевидная форма стола или круглая, но обычная — прямоугольная.
А теперь поучимся как проводить производственное совещание.
Посмотрим производственную ситуацию и дадим оценку проведения делового совещания директором ЛПХ. (см.
urok.1sept.ru