Правило делового общения: Страница не найдена — Корпоративные бизнес тренинги в Москве и по всей России- ТК «Бизнес Партнер», +7 495 228-09-71

Содержание

Правила делового общения: ваши лучшие стороны — Wazzup

Деловой этикет в бизнесе – тема актуальная во все времена. И каждому времени соответствует свой спектр разрешенных и запрещенных приёмов. А в век цифровых технологий необходимо не только знать и уметь подавать себя и свой бизнес вживую, но и презентовать личность, услуги, компанию во всемирной сети так, чтобы вызывать уважение, доверие и желание совместно работать.

С первого взгляда

Как мы все привыкли к тому, что первое впечатление о человеке формирует зачастую последующее к нему отношение. И если в реальной жизни оно может быть обманчиво и в беседе или общении реально увидеть совсем другого человека, то в Интернете, в переписке исправить первое впечатление довольно сложно. Живой человек на деловой встрече, в офисе, на конференции, так или иначе будет вынужден с вами общаться. Письмо же от компании, которая предлагает вам свои услуги или товары, если не произведёт первого положительного впечатления, рискует отправиться в корзину, а то и вовсе в спам.

В сетевом этикете также стоит помнить, что это первое впечатление необходимо сохранят и в последующем. Иными словами, если ваше первое письмо было исключительно вежливым, доброжелательным и профессиональным и стало поводом для сотрудничества, то следующее нельзя начинать со слов: «Привет, нам тут свежие кирпичи подвезли, брать будете?»

Каждое ваше письмо не зависимо от того, насколько долго вы общаетесь с собеседником, должно начинаться и заканчиваться с официального приветствия и прощания, содержать своё рациональное зерно в основном послании, быть полезным, вежливым, сдержанным и не отвлекать от сути.

В официальной переписке при деловом общении, которая осуществляется между компаниями и содержит только серьёзную и важную информацию, никаких вольностей допускать не следует. Здесь действуют те же правила, что при деловой переписке в бумажном старом формате. Главное, что следует помнить, вы пишете, как будто каждый раз совершенно незнакомым людям, и следует подать всю информацию сухо, чётко и без эмоций, обязательно указав ваши ФИО, должность, способы связи и другую полезную собеседнику информацию.

Правила делового общения рекомендуют избегать сложных конструкций, лишних восклицательных знаков, просторечных выражений и неформального обращения. Для такого письма оптимальным будет приветствия типа: «Здравствуйте», а прощания: «С уважением, ФИО».

Если ваше общение по электронной почте осуществляется напрямую между двумя коллегами, то допустимо использовать пожелания доброго утра или дня, если вы знаете, что ваш собеседник будет читать письмо в это время суток. Рекомендуется переходить на более дружеский тон общения в деловой переписке в том случае, если собеседник сам проявит такую инициативу. Так вы убережёте себя от возможных недоразумений.

Важное письмо

Обратите внимание на то, заполнили ли вы все поля в письме. Обязательно укажите тему вашего сообщения, чтобы впоследствии было легче найти нужное письмо. В случае, если вы общаетесь с одним и тем же человеком по разным проектам, следует и ветки писем сохранять разными. Так проще отслеживать изменения в проектах и не запутаться в правках и дополнениях. Иначе есть риск внести правки не в тот проект.

Тут стоит применить простое правило. Всё, что вы пишите человеку через официальную почту, вы должны озвучить вслух и при всех. Получается? Нет? Значит, в письме есть что-то лишнее, неважное, субъективное. Помните, что видеть корпоративную почту можете прочитать не только вы, но и ваше руководство и, конечно, админы вашей корпоративной сети. Готовы к такой публичности? Если нет, учитесь писать официальные письма.

Одна из самых распространённых ошибок при деловом общении – отправка письма не тому адресату. Проверяйте электронный адрес и ФИО прямо перед отправкой. Помимо того, что информация, которую ждут от вас, задержится в пути, она может попасть не в те руки. И совсем плохо, если в переписке будет неформальное обсуждение кого-то из коллег или клиентов.

Деловой этикет электронного мира предполагает, что на письмо необходимо ответить обязательно. Даже если вы напишите, что услугами или товарами собеседника не интересуетесь. Помните, вы – это ещё и имидж вашей компании, особенно, если вы получили официальное письмо по официальным каналам, а не в личную почту. Оставьте о себе приятное впечатление.

Как правило, отправляя письмо, мы ждём ответа, и это логично. Но надо понимать, что собеседник, как и вы, впрочем, может получать десятки и даже сотни писем в день. Поэтому ожидать срочного ответа не следует, если вы не договаривались об этом заранее. Если же вам необходимо получить ответ в какой-то срок, потрудитесь написать об этом в письме заранее, обосновав срочность в вежливой форме.

Весьма важно писать не только правильно с точки зрения этикета и профессиональной тематики, но и сточки зрения русского языка, тем более, что подавляющее большинство почтовых сервисов имеют функцию проверки правописания. Не поленитесь перечитать текст и обратить внимание на подчёркивания. Однако, не все ошибки и опечатки видит даже сервис проверки, поэтому прочитайте письмо хотя бы один раз. Будьте профессиональны во всём.

Возвращаясь к вопросу о публичности переписки в деловом общении, стоит отметить, что всё тайное рано или поздно становится явным, поэтому не используйте корпоративную почту в личных целях и для неформальной переписки с коллегами. То же самое относится и к скрытым копиям в переписке. Скрыты они лишь от части адресатов, но всегда можно восстановить, кому и зачем они отправлялись, особенно с корпоративных сервисов.

Избегайте профессиональной узкоспециальной лексики, принятой или понятной только среди определённого круга людей. То же самое относится к современному сленгу, англоязычном заимствованиям и аналогичным лингвистическим «изыскам». Это противоречит деловому этикету и может вызвать недопонимание, проблемы в реализации проектов.

Вежливый звонок

Деловой этикет распространяется и на телефонные звонки. Телефоны не вчера появились, и разговоры по мобильнику ничем не отличаются от разговоров в офисе. Если на той стороне ваш деловой партнёр или клиент, не обсуждайте в присутствие посторонних лиц финансовые вопросы или нюансы сделок, личные договорённости и прочие узкие аспекты вашей деятельности. Тем более стоит избежать решения острых и конфликтных ситуаций по телефону прилюдно. В современном мире любой разговор может быть записан и передан третьим лицам. Обсуждайте важные вещи лично и приватно.

В остальном телефонные переговоры не сильно отличаются от деловой переписки: представьте, поздоровайтесь, обозначьте цель звонка и его предполагаемую продолжительность, уточните, можно ли перезвонить в другое время, если клиент или коллега занят. Излагайте при телефонном разговоре только нужную и полезную информацию, предоставьте собеседнику возможность выбора, как это информацией распорядиться: получить её дополнительно в письменном виде через почту или мессенджер, обозначьте сроки, когда вам необходимо получить точный ответ, если он не очевиден сразу. Вежливо попрощайтесь, отметьте, что вам было приятно пообщаться с коллегой или клиентом. Пожелайте хорошего дня.

И, конечно, говорите разборчиво, сдержанно, не слишком быстро. Не грузите собеседника лишней информацией.

Видите видео

В последние пару лет огромную популярность обрели видеоконференции, которые позволяют проводить живые встречи, планёрки, переговоры практически с любым количеством людей, находящихся, порой, совершенно по разные стороны глобуса. Здесь действуют свои правила и ограничения.

Первое и очевидное: внешний вид. Причём это касается не только человека, но и заднего плана, на фоне которого вы сидите.

Если вы проводите переговоры не из офиса или специально арендованного помещения, поищите в квартире нейтральный фон: стена, задвинутые шторы, даже шкаф сойдёт. Лучше развернуть комп, ноутбук или другое средство связи так, чтобы у вас за спиной не мог никто находиться случайно. Это избавит вас от большого числа случайностей и казусных ситуаций.

Ваш внешний вид также должен соответствовать ситуации. Если есть возможность узнать, какой формат приемлем и согласовать его со всеми сторонами, это будет очень правильным решением. Первое впечатление по одежде – как раз тот случай. Постарайтесь собрать необходимые документы, записи или другие важные по работе вещи на столе перед компьютером или телефоном, чтобы не пришлось вставать и куда-то ходить, обнаружив, как элегантно и тонко сочетаются тренировочные штаны и или шорты с галстуком и классической рубашкой.

Коротко о главном

Огромную актуальность в бизнес-общении сегодня имеют мессенджеров. В общении с клиентами это порой единственный актуальный и полноценный способ общения. Он сокращает время, позволяет получать информацию тогда и так, когда вам удобно. Настройки приложений и их возможности настолько широки, что использование электронной почты для получения и отправки документов, видео и аудиофайлы, практически любых изображений поддерживается. Поэтому здесь можно оперативно отправить и получить почти всё, что необходимо, за исключением узкоспециальных форматов. При этом можно объединять людей в группы, создавать каналы для общения и ускорять рассылку информации и получение обратной связи.

Здесь в правилах делового общения тоже сложились свои условности и ограничения. За основу правил делового общения в мессенджерах следуют взять правила деловой переписки по электронной почте. Однако, здесь следует существенно сократить объём и подойди к изложению ещё более чёткой информации. Если вы общались по электронной почте с собеседником, иногда стоит перейти к общению в мессенджерах. Такой формат будет более приемлем, если информация подаётся коротко, она нужна срочно или поступает довольно редко, но должна быть доставлена вовремя. Это хороший вариант, если вам нет необходимости отправлять крупные проекты в специализированных форматах и писать длинные письма. При общении в мессенджерах также стоит быт корректным, вежливым, не забывать приветствовать и прощаться и обязательно проверять ошибки. Избегайте отправлять сообщения в мессенджерах, разбивая их на множество коротких сообщений. Это недопустимо в деловой переписке. Ограничьте употребление смайликов, эмозди и отправки открыток по праздникам. Что хорошо при переписке с близкими, не подходит совершенно для переписки деловой.

Подробнее о правилах деловой переписки читайте в нашем материале: ссылка

Итак, подводя итоги, стоит отметить, что соблюдений правил деловой переписки позволит вашим собеседникам составить о вас впечатление, как о профессионале, ответственном и надёжном партнёре и коллеге, повысит к вам и вашей компании уровень доверия, положительно отразится на имидже компании в глазах коллег, партнёров, клиентов и даже конкурентов.

Правила деловой переписки в мессенджерах

Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают.

В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы.

Как общаться в мессенджерах

В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.

Реклама на Forbes

Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.

  • Первое — выражайте мысли без лишних эмоций. Они в деловом общении отпугивают, здесь нужна сдержанность. Не стоит увлекаться смайликами, стикерами и анимационными картинками. И нужно отказаться от прописных букв (капслока) — они воспринимаются как слишком громкая речь и могут вызвать неприязнь. Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность.
  • Второе правило — не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения. Ведь человек каждый раз будет получать новые уведомления. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его своим звуковым сигналом.
  • Третье — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00. Безусловно, могут возникать срочные важные вопросы, требующие немедленного рассмотрения. Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.

Кроме того, закон об удаленной работе (ФЗ-407 о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования работы на удаленке) таит в себе много подводных камней. Например, время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Получается, что если ваш сотрудник или партнер читает ваши сообщения в мессенджере и отвечает вам поздним вечером или ночью, это уже сверхурочная работа. Поэтому стоит избегать поздней переписки по рабочим вопросам не только с точки зрения этики, но и в связи с изменениями в законодательстве.

  • Четвертое — избегайте голосовых сообщений. Если вопрос требует обсуждения голосом, лучше договориться в чате о созвоне в удобное для партнера время. Чаще всего голосовые сообщения слушать неудобно, это требует лишних усилий и вызывает ненужное раздражение.
  • Пятое — даже в мессенджерах стоит избегать сленговых выражений или излишних сокращений слов. Безусловно, это средство связи требует краткости, но важно искать баланс. Если сокращения «гендиректор» или «допсоглашение» — это нормально, то «пжлст» или «очхор» могут вызывать недоумение и недовольство.
  • И последнее, но очень важное правило, которое на ходу и в спешке многие игнорируют, даже если помнят, как правильно вести деловую переписку, — обязательно перечитайте текст, прежде чем нажать кнопку «отправить». Убедитесь, что не наделали ошибок и успеете устранить нежелательные автозамены Т9. Этот полезный сервис иногда может заставить краснеть и оправдываться перед адресатом. Однажды клиент написал мне «больной потенциал», вместо «большой потенциал», что явно изменило смысл сообщения. В целом было ясно, что скорее всего сработала автозамена. Данная ситуация больше забавная, чем трагичная, но так бывает далеко не всегда.

Как общаться в социальных сетях

Страница в Instagram, Linkedin или на Facebook уже не только личная территория владельца. Это инструмент, с помощью которого специалисты ищут партнеров и демонстрируют экспертизу, а работодатели знакомятся с соискателями. Но в то же время соцсети используются и для общения с друзьями и близкими, поэтому приходится пробовать сочетать личное с деловым и учиться деловому этикету в социальных сетях.

Перед тем, как пригласить коллегу и клиента или подписаться на него, оцените его аккаунт. Посмотрите, открыт ли профиль. Обратите внимание, что размещает владелец. Если большая часть постов — это фото детей, собак и пляжные сюжеты, не спешите оставлять лайки и комментарии, пока не познакомитесь ближе. Не спешите вторгаться в личное пространство нового делового знакомого.

Всю информацию на собственной странице сейчас рекомендуется фильтровать и тщательно взвешивать, прежде чем разместить какой-то пост. Все-таки это не исключительно личный канал. Страницы в соцсетях мониторят и текущие, и возможные будущие работодатели. Лучше избегать любых сообщений, связанных с политикой, религией, сложными или спорными социально-экономическими проблемами. Не рекомендуется размещать любой негатив о работе, клиентах и коллегах.

При этом многих волнует вопрос, как быть с личными постами, например, с отдыха или вечеринок. Имеет смысл делать закрытые посты или сторис, которые будут предназначаться для определенного круга подписчиков — близких или друзей. Здесь правило такое: если пост вызывает какие-то внутренние сомнения, лучше для общего доступа его не публиковать.

Мне приходилось встречать людей, которые в соцсетях спешат рассказать всему сообществу, что известный бренд стал их клиентом, или что человек теперь работает под руководством известного специалиста. Прежде чем «тегнуть» человека или компанию, лучше спросить разрешения. То же самое лучше сделать, если хотите разместить на своей странице фото соискателя на вакансию, коллеги или тимлида дружественной компании.

На что обращать внимание при общении в электронной почте

Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном по электронной почте. Если сравнивать с мессенджерами, то на сегодняшний день почта используется в основном для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры. Тем более что информацию, которая содержится в имейле, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.

Переписка в электронной почте по-прежнему более формализованный канал, требующий делового стиля и вежливости. Многие, переписываясь в мессенджерах, уже забыли, что в тело письма нужно добавлять информацию о себе. В подписи поместите свои данные — должность, компанию, сайт, телефон, дополнительные контакты, например, Telegram. Не забудьте заполнить графу с темой — иначе адресат не увидит послание или удалит его как спам. Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в папках с письмами. Например, тема «Предложение о сотрудничестве» — это не очень хороший вариант, потому что он обезличенный. Лучше добавить подробности: «Предложение о сотрудничестве от компании Ивана Иванова».

Старайтесь по возможности побыстрее отвечать на письма. Иначе партнер подумает, что письмо попало в спам или его игнорируют. Человек вынужден будет писать снова и начнет раздражаться. Если вы понимаете, что сходу решить вопрос или дать ответ на запрос не получится, напишите, что приняли письмо и нужно столько-то времени, чтобы изучить вопрос и подготовить ответ. Так вы избавите собеседника от переживаний и необходимости быть навязчивым.

Как быть с видеоконференциями

Многие уже привыкли к созвонам по Zoom или Microsoft Teams и даже предпочитают видеоконференции встречам в реальности и переговорам в офлайне. Это удобно, потому что не нужно тратить время на дорогу, тщательно наряжаться и сохранять социальную дистанцию. Но тем не менее, видеоконференция — это все-таки деловая встреча, поэтому важно подойти к ней соответствующе.

Многие, чтобы чувствовать себя более расслабленно и свободно, стараются избегать включения камеры. Но если бы этого не требовалось, достаточно было бы организовать совместный звонок. Формат видеоконференции все-таки предполагает общение лицом к лицу, поэтому, если не было договоренности, что общение пройдет без видео, камеру все-таки лучше включить.

Во-первых, надо помнить, что собеседник во время конференции увидит только то, что вы решите ему сами в кадре показать. Это значит, что задний план должен быть максимально продуман. Лучше всего, если это будет просто однотонная стена или спокойный фон, не перегруженный деталями. Если вы понимаете, что такое место найти нереально, воспользуйтесь функцией создания фона, которая есть в большинстве популярных программ для видеоконференций.

Собеседники не только видят окружающую обстановку, но и слышат посторонние звуки. Изначально постарайтесь выбрать тихое место, закрыть дверь в комнату и не забывайте выключать микрофон, когда не вы ведете диалог. Звуковой фон стоит продумать не менее тщательно, чем визуальный.

Форму одежды лучше выбирать деловую. Удаленный формат многих расслабил и позволил работать практически в пижамах. Но взаимодействие с коллегами и партнерами в таком виде нежелательно, оно сбивает деловой настрой и препятствует серьезному взаимодействию. Поэтому как минимум верх должен быть выдержан в деловом стиле. 

Реклама на Forbes

Но помните про возможность непредвиденных ситуаций. В ходе видеоконференции нередко требуется встать и что-то взять, и к таким вещам лучше быть готовым заранее, чтобы не выглядеть глупо в своих смешных тренировочных штанах.

При этом сейчас и партнеры, и потенциальные работодатели стали более гибко и спокойно реагировать на различные внештатные ситуации в ходе видеоконференций. Не стоит сокрушаться, если ваш котик случайно открыл дверь и пробрался на задний фон. Лучшее, что можно сделать, — это извиниться, улыбнуться и не обращать далее на это внимания, сконцентрировавшись на собеседнике.

Правила деловых телефонных звонков

Отношение к общению по телефону у многих за последние несколько лет изменилось. Сейчас незапланированный разговор часто воспринимается как помеха — нужно оторваться от чего-то, настроиться на разговор, ответить на звонок и выдать мгновенную реакцию или ответ.

Но есть вопросы, которые по телефону решить проще и продуктивнее, поэтому деловые звонки — это не пережиток прошлого, а важный рабочий инструмент и эффективная форма коммуникации, при использовании которой опять же лучше соблюдать некоторые правила.

В ситуации, когда разговор предпочтителен, заранее договоритесь с абонентом о времени и обозначьте тему. Для этого проще всего использовать мессенджеры. За 10–15 минут уточните, все ли в силе и всем ли удобно говорить.

Реклама на Forbes

Если требуется решение срочного вопроса, то, позвонив без предупреждения, уточните, может ли собеседник сейчас разговаривать, обозначьте тему разговора и время, которое потребуется. В таком случае человеку проще сориентироваться и понять, может ли он сейчас уделить необходимое время. Если ситуация не критически важная, желательно обозначить возможность созвониться позднее, в удобный для собеседника момент. Это и снизит вероятность раздражения от незапланированного звонка, и поможет эффективно разобраться с проблемой, требующей решения.

Первое правило делового общения — будьте во всем пунктуальны

Опоздания любого сотрудника мешают работе, кроме того они свидетельствуют о том, что на такого человека нельзя положиться. Для делового человека очень важно умение рассчитывать время, необходимое для выполнения того или иного задания.

К тому же всегда оказывается, что на работу вам требуется больше времени, чем вы предполагали; и главное, как только вы наконец-то принялись за работу, всегда найдется какая-нибудь другая, которую надо сделать раньше. Кроме того, полезно держать в уме еще один закон: если дела идут слишком хорошо, значит, скоро что-то должно случиться. Из всего этого можно сделать простой вывод: на выполнение заданий надо выделять время с запасом, учитывая проблемы, которые могут возникнуть.

Второе правило деловой этики общения — не говорите лишнего

Любой сотрудник обязан хранить секреты своей организации, это правило касается всех дел фирмы или учреждения: от кадровых до технологических. Это же относится и к разговорам сослуживцев о их личной жизни.

Третье правило этики в бизнесе — думайте не только о себе, но и о других

Нельзя успешно вести дела, не учитывая мнения и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто причинами неуспеха в делах становятся проявление эгоизма, зацикленности на своих интересах, стремление навредить конкурентам, даже сослуживцам, чтобы выдвинуться в рамках собственного предприятия. Стремитесь всегда терпеливо выслушивать собеседника, учитесь уважать чужое мнение и понимать его, избавляйтесь от нетерпимости к инакомыслию. Никогда не унижайте оппонента, имейте в виду, что рано или поздно вы столкнетесь с человеком, который будет вынужден поступить с вами также.

Четвертое правило деловой этики — одевайтесь как принято

Главное — одеваться соответственно вашему окружению на службе, не выбиваясь из контингента работников вашего уровня. Ваша одежда должна демонстрировать ваш вкус.

Пятое правило — этика делового общения — говорите и пишите хорошим языком

Все, что вы говорите и пишите, должно быть изложено хорошим языком, грамотно как за чашечкой хорошего кофе из вендинг автомата. Умение человека грамотно говорить влияет в целом на его образ. От умения общаться часто зависят ваши шансы заключить тот или иной контракт. Деловому человеку, для того чтобы преуспеть, надо овладеть и искусством риторики, то есть мастерством красноречия. Очень важно следить и за своей дикцией — произношением и интонацией. Никогда в деловом общении не употребляйте жаргонных словечек и оскорбительных выражений; учитесь слушать других и при этом показывать, что вам интересно.

Азы делового этикета, делового общения

Никогда не задумывались, почему два человека, совершенно равные по способностям и уму, могут в разной степени преуспевать на работе? Первый, хватая звёзды с неба, ни в чём себе не отказывает и состоит в прекрасных отношениях с начальством. Другой же — совсем наоборот: никак не вписывается в коллектив, да и прибыли особой нет. В чём же секрет успешного бизнеса? Не всегда можно добиться хороших результатов одним корпением над поставленной задачей и опухшими глазами перед экраном монитора в десять вечера. Возможно, пришло время пересмотреть своё поведение — может это и есть тот самый Золотой Ключик. И в нашем случае с двумя коллегами, счастливчик овладел всевозможными правилами поведения на работе, когда неудачливый трудяга не имеет ни малейшего понятия о деловом этикете. Этот набор простейших правил очень часто упускается из виду. Мы привыкли, что, работая в офисе, надо соответственно одеваться, что, обедая в ресторане, не стоит класть локти на стол, а наводить марафет в носовых отверстиях при разговоре не рекомендуется. Но почему-то многие люди не думают про элементарный этикет на работе и не придерживаются общепринятых норм. Как представить нового сотрудника боссу? Как попросить повышение зарплаты? Стоит ли женщине пожимать руку мужчине при знакомстве?

Вот некоторые «можно» и «нельзя», с которыми чаще всего мы сталкиваемся на работе.

Золотые правила делового интернет-общения | Rusbase

Все мы сталкивались с невеждами на работе – кто-то громко смеется, кто-то слишком напорист, а остальные – такие болтуны, что, кажется, не остановить.  Деловой этикет – тема, изъезженная вдоль и поперек. А как насчет правил поведения в сети?

Никто не спорит, что живое общение всегда намного приятнее и эффективнее, но что, если оппонент находится в командировке или постоянно живет-работает в другом городе? Да хоть бы и на соседней улице – все равно, работа через интернет здорово облегчает жизнь и экономит время на встречах. Вот только общаться нужно правильно. И коуч Келли Эджерс готова преподать всем заинтересованным несколько уроков.
— Если вы будете соблюдать эти правила, — говорил Эджерс, — я гарантирую, что вы заимеете репутацию прекрасного во всех смыслах человека. Кроме того, это поможет вам не только укрепить старые контакты, но и наладить новые.

Первое впечатление

Первое впечатление можно произвести только один раз. Это закон работает даже в тех случаях, когда вы уже знакомы с адресатом. Так что потрудитесь в начале каждого «сеанса общения» вежливо и доброжелательно здороваться и представляться.

— Общение через электронную почту (а также любой другой письменный вид общения в интернете), к сожалению, является довольно холодным видом связи. Поэтому не поленитесь добавить к официальному тону немножко человеческого тепла. Например, пожелайте доброго утра вместо сухого «здравствуйте» и поставьте восклицательный знак вместо запятой. Не забудьте, что к человеку принято обращаться по имени. Письмо без упоминания адресата, наоборот, выглядит сухим.

Если речь идет о вебинарах или видеоконференциях, не забудьте предварительно взглянуть в зеркало и привести в порядок свой внешний вид.

Не грузите

Если вас просят рассказать о себе, не надо поэм. Если просят рассказать о возникшей проблеме – будьте лаконичны. Убедитесь, что человеку действительно нужно знать все перечисленные детали, и без них восприятие будет совершенно неправильным. Это касается и писем, и видео-встреч.

Особенно важно это правило в общении с теми людьми, которые совершенно не в курсе дел, происходящих в вашей отрасли (компании).

— Открою вам секрет: большинство рекрутеров читают резюме с конца – с последнего места вашей работы. Точно так же следует поступать и вам. Рассказывать только о самых последних событиях в вашей жизни (если спросили об этом) и о последних, наиболее важных событиях в деле (если речь о нем). Определитесь заранее с главной мыслью повествования и постарайтесь уложить ее в одно предложение. Право, не забывайте, что вы общаетесь в деловом кругу, а не на встрече друзей. Цените время оппонентов.

Придержите грустные истории

Позитивный настрой – это именно то, что вы должны нести в народ. При знакомстве, при возобновлении старых связей, при очном и заочном общении – излучайте оптимизм (только все же не перебарщивайте, а то недолго и в клоуна-аниматора превратиться).

— Когда диалог ведется на стадии обсуждения какого-то проекта, будь это рабочие дела или трудоустройство в новую компанию, важна каждая деталь – в том числе, какой «флер» вы оставите после общения. Бывают люди, заряжающие энергией. Будьте именно таким человеком!

Ну, а жалобы – это вообще моветон. Даже если вы практикуете с кем-то вполне дружеское общение и решите на фоне этих отношений пожаловаться на начальника-коллегу-супругу, это будет большой ошибкой. В наше время этично ругаться лишь на пробки и погоду.

Лучше жевать, чем говорить

А в данном случае – слушать. Есть такая пословица: людям даны два уха и лишь один рот. Аналогичная ситуация и в интернет-общении. Слушайте на вебинарах и читайте в письмах. От общения ни в коем случае не стоит отказываться, просто, как и во всей остальной жизни, в сети люди больше любят говорить и любят, когда их слушают.

У вас будет преимущество, если первым начнет рассказывать собеседник. Тогда вы поймете, как не сболтнуть лишнего, какие темы, наоборот, лучше поддерживать и с какого ракурса можно зайти, чтобы обсудить наиболее важные вопросы.

Не переусердствуйте

Существует разница между позитивным настроем и неуклюжей услужливостью. В желании понравиться никогда не стоит перегибать палку. Незачем продолжать бесконечные диалоги, вроде «Спасибо – Нет, это вам спасибо! – Ну, что вы, мне это ничего не стоило! – Нет, все же вы меня очень выручили…» и так до бесконечности.

Отдельно стоит упомянуть про рассылку всяких приколов и анекдотов. Изредка (пару раз в неделю) вы можете отправить что-то забавное коллеге, с которым дружите. Если делать это чаще – у коллег сложится обоснованное представление, что вам не хватает работы. С теми же, с кем отношения выстроены исключительно в деловом ключе, перекидываться ссылками на bash.org абсолютно неуместно.

— И постарайтесь избегать рассказов, что вы сейчас работаете на облегченном графике, поскольку перенесли тяжелую операцию на мозге. Как малознакомый человек должен реагировать на такую информацию? Разумеется, он сочувственно напишет дежурную фразу про «мне очень жаль», но вы поставите его в неловкое положение. Да и вообще, жалость – это не то чувство, которое вы должны вызывать у деловых партнеров. Оставьте это для друзей, — говорит Келли Эджерс.

Тренируйте память

Сохраняйте наиболее важные письма и делайте пометки с описанием важных дел. В высшей степени непрофессионально забывать о чем-то важном и возвращаться к обсуждению вопросов, ранее уже поднимавшихся. Отмечайте в своем календаре Дни рождения и вовремя поздравляйте именинников.

Следите за сроками

Если сказали, что дадите ответ не позднее 14.00, в 13.59 ответ должен быть готов, напечатан и отправлен. Соблюдение сроков – вещь сложная, но именно пунктуальность делает всех нас достойными коллегами. Если уже совсем никак не успеваете – постарайтесь предупредить ожидающую сторону как можно раньше. Не забудьте извиниться и сказать, когда примерно вы будете готовы.

Этикетные правила делового общения

Соблюдая деловой этикет и зная тончайшие нюансы обходительного и уважительного общения с коллегами и деловыми партнерами, вы, без сомнения, сможете устроиться на хорошую работу, сделать великолепную карьеру и успешно решать поставленные перед вами задачи в бизнесе.

Знаете ли Вы, что 70% выгодных для отечественных предпринимателей сделок сорвались из-за того, что российские бизнесмены не знали правил делового общения. Для обеспечения нормальных отношений с деловыми партнерами далеко не достаточно одних правовых норм. Очень важно соблюдать определенные этикетные правила делового общения. «Незнание делового этикета не освобождает от ответственности!» Если эта мысль и не высказывается вслух работодателями, то появляется у них при общении с отдельными соискателями регулярно. Зачем же испытывать их терпение? Сегодня мы решаем проблемы этикета.

1. Общие правила Этикета

  • Не опаздывать;
  • Держать слово;
  • Сдерживать негативные эмоции и изящно выражать позитивные;
  • Громко не смеяться;
  • Делать все достойно, без суеты;
  • Понижать голос, не писклявить, говорить ясно, не бормотать и не глотать окончания, не использовать слов-паразитов;
  • При обращении к другим людям использовать вежливые слова;
  • При причинении неудобств другим людям извиниться;
  • Не смотреть на людей пристально. Взгляд не должен задерживаться на человеке больше нескольких секунд, когда он явно это заметил;
  • Не говорить о других людях плохо в их отсутствие;
  • Обращаться к незнакомым людям на «Вы».

2. Как следует здороваться с начальником? И должен ли он отвечать на приветствия своих подчиненных?

Разумеется, адекватный руководитель обязательно поздоровается с коллективом. При этом с его стороны достаточно просто кивнуть головой или улыбнуться. Если начальник протягивает вам руку, вы должны встать и ответить на его рукопожатие. Причем последнее относится как к женщинам, так и к мужчинам.

3. Стоит ли «наводить уют» на своем рабочем месте, расставляя всевозможные фото, открытки, сувениры и веселенькие чашечки?

Уют — это, конечно, хорошо, но только дома, там, где можно и нужно расслабиться. А на рабочем месте ничто не должно отвлекать вас от работы, потому присутствие лишних предметов на столе не приветствуется. Даже чашка, без которой не обходится на службе практически ни один из нас, должна соответствовать офисному стилю, например, подойдет матовое стекло с фирменной символикой. Причем стоять она должна на специальной подставке: разноцветные разводы тоже вряд ли украсят ваш рабочий стол.

4. Зачем нужны корпоративные праздники? И обязательно ли присутствовать на них?

Понятно, что люди все разные: интроверты, экстраверты, тусовщики и домоседы… Однако, как говорится, положение обязывает. Если «добрался» до руководящей позиции, посещение внутрифирменных мероприятий — теперь твоя «добровольная повинность». Коллектив должен знать своих лидеров, видеть их в неформальной обстановке. Линейному персоналу в этом плане проще: явка для него не обязательна, но все же весьма желательна. Где еще можно почувствовать себя частью большой команды. Кроме того, это — реальный шанс запомниться хотя бы визуально высшему руководству. А ведь не секрет, что зачастую так начинается карьера.

5. Деловые телефонные переговоры (впрочем, как и не деловые) нередко осложняются плохой связью. Как вежливо перебить собеседника и попросить его повторить то, что не расслышал с первого, а возможно, и со второго раза?

Можно сказать: «Простите, я не расслышала, что вы сказали. Не могли бы вы повторить». Если же телефонная связь безнадежна, и понять человека на том конце провода нереально, просто извинитесь и попросите его перезвонить или наберите номер сами.

6. У сослуживца день рождения. Когда удобнее его поздравить: прямо с утра (от себя) или вместе с остальными?

Ничего страшного, если вы повторитесь. Поздравьте человека с утра (можно подарить от себя небольшой букет или сделать другой незначительный, но приятный презент — такие поступки не забываются). А потом присоединитесь к поздравлениям коллектива.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

правила делового этикета — РООИ «Перспектива»

20.02.20 на пятом вебинаре онлайн-школы «Неограниченные возможности» мы поговорили о правилах рабочего этикета. Антон Краснобабцев, известный тренер-консультант, который входит в ТОП-10 бизнес-тренеров России, рассказал, как общаться с коллегами лично и онлайн.

Илья Натальин, координатор отдела трудоустройства «РООИ «Перспектива»:
«
Ценные советы такого профессионала, как Антон, будут очень полезны всем нашим соискателям, особенно тем, кто только недавно трудоустроился или находится в процессе оформления на работу. Умение выстраивать коммуникацию с коллегами на работе – это залог успешной и продуктивной трудовой деятельности и основа сплоченного коллектива». 

Многим кажется, что деловое общение происходит для обмена информацией, но все не так просто. Антон объясняет, основная задача – не просто проинформировать собеседника, а вызвать эмоции (будь то коллега, поставщик или партнер). Например, когда мы просим помочь коллегу с отчетом или посылаем коммерческое предложение клиенту, то хотим получить эмоциональный отклик. Человек должен понять, насколько обращение к нему важно для нас.

Антон Краснобабцев, бизнес-тренер:
«Эмоциональный отклик должен быть правильный. Мы не хотим вызывать раздражение, растерянность, злость – это заводит коммуникацию в тупик. Заинтересованность, доброжелательность, доверие и надежда – вот что поможет побудить человека к действию».

На вебинаре «Эффективное взаимодействие с коллегами на работе: стандарты переписки и устной коммуникации» эксперт рассказал, почему важно применять проактивный подход, и как побудить человека к совместному созиданию. Также мы обсудили этику конструктивного общения, зачем обозначать тему при переписке, и чем отличается деловой стиль от официального.

Кратко об эксперте и программе пятого вебинара:
см. анонс » Как общаться с коллегами: правила рабочего этикета«

Общее количество слушателей вебинара 20 февраля 2020:
410 человек (329 электронных адресов) из 114 городов, посёлков и сёл (54 региона России; Беларусь, Киргизстан и Испания).

Из отзывов участников вебинара «Стандарты переписки и устной коммуникации»:

Максим Балобонкин, компания «Skillbox», г. Москва:
«Спасибо, очень емко, мне понравилось. Много что почерпнул для себя».

Александра Фомина, компания PwC, г. Москва:
«Спасибо, все было доступно, вопросов не осталось».

Татьяна Лобанова, МБДОУ «Детский сад №27», г. Кострома:
«
Спасибо за вебинар. Наибольший интерес вызвал раздел вебинара про конструктивное взаимодействие. Спасибо за подсказку, попробуем так и сделать».

Анна Шапошникова, БФ «Харысхал» (Милосердие), г. Якутск (Республика Саха):
«Спасибо огромное за вебинар и за полный объем информации. На планерном совещании обязательно поделюсь полученной информацией с коллегами!»

Татьяна Ремескова, БУ СО ВО «Череповецкий центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей, «Наши дети», г. Череповец (Вологодская обл.):
«Спасибо за интересную и главное, нужную информацию!»

Кристина Заева, г. Уфа (Башкортостан):
«Спасибо за вебинар. Наибольший интерес вызвал рассказ про конструктивное взаимодействие».

Наталья Жукова, г. Смоленск:
«Спасибо за вебинар. Очень интересно было узнать о тонкостях общения».

Екатерина Борина, ГБУСОН «ЦСРИиДИ Пушкинского района», г. Санкт-Петербург:
«Огромное спасибо за полезную и интересную информацию».

Наталья Громкова, ГАПОУ «Казанский строительный колледж», г. Казань (Татарстан):
«Спасибо за вебинар. Все понятно и интересно. Обязательно поделюсь с коллегами».

Дина Губашева, ЧУ ДПО «Городской центр образования», г. Казань (Татарстан):
«
Большая благодарность Антону Краснобабцеву и РООИ «Перспектива» за полезную информацию! Это те знания, которые мы применяем ежедневно! Супер!»

Эльвира Заляева, ООО «Фитнес для особенных детей», г. Москва:
«Спасибо, все понятно. Спасибо, Антон, большое за информацию. Полезно».

Видеозапись вебинара 20.02.2020:

Все вебинары онлайн-школы «Неограниченные возможности» (январь–март 2020)

Вебинар проведен в рамках проекта «Неограниченные возможности», направленного на помощь в трудоустройстве людям с рассеянным склерозом. Проект реализует РООИ «Перспектива совместно с Межрегиональной общественной организацией инвалидов «Московское общество рассеянного склероза»  и компаниями «Рош», HeadHunter и Hays.

Без «пжлст», мемов и капслока: правила делового общения в мессенджерах | 07.01.22

Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают. В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы. Как общаться в мессенджерах В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля. Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах. Кроме того, закон об удаленной работе (ФЗ-407 о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования работы на удаленке) таит в себе много подводных камней. Например, время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Получается, что если ваш сотрудник или партнер читает ваши сообщения в мессенджере и отвечает вам поздним вечером или ночью, это уже сверхурочная работа. Поэтому стоит избегать поздней переписки по рабочим вопросам не только с точки зрения этики, но и в связи с изменениями в законодательстве. Как общаться в социальных сетях Страница в Instagram, Linkedin или на Facebook уже не только личная территория владельца. Это инструмент, с помощью которого специалисты ищут партнеров и демонстрируют экспертизу, а работодатели знакомятся с соискателями. Но в то же время соцсети используются и для общения с друзьями и близкими, поэтому приходится пробовать сочетать личное с деловым и учиться деловому этикету в социальных сетях. Перед тем, как пригласить коллегу и клиента или подписаться на него, оцените его аккаунт. Посмотрите, открыт ли профиль. Обратите внимание, что размещает владелец. Если большая часть постов — это фото детей, собак и пляжные сюжеты, не спешите оставлять лайки и комментарии, пока не познакомитесь ближе. Не спешите вторгаться в личное пространство нового делового знакомого. Всю информацию на собственной странице сейчас рекомендуется фильтровать и тщательно взвешивать, прежде чем разместить какой-то пост. Все-таки это не исключительно личный канал. Страницы в соцсетях мониторят и текущие, и возможные будущие работодатели. Лучше избегать любых сообщений, связанных с политикой, религией, сложными или спорными социально-экономическими проблемами. Не рекомендуется размещать любой негатив о работе, клиентах и коллегах. При этом многих волнует вопрос, как быть с личными постами, например, с отдыха или вечеринок. Имеет смысл делать закрытые посты или сторис, которые будут предназначаться для определенного круга подписчиков — близких или друзей. Здесь правило такое: если пост вызывает какие-то внутренние сомнения, лучше для общего доступа его не публиковать. Мне приходилось встречать людей, которые в соцсетях спешат рассказать всему сообществу, что известный бренд стал их клиентом, или что человек теперь работает под руководством известного специалиста. Прежде чем «тегнуть» человека или компанию, лучше спросить разрешения. То же самое лучше сделать, если хотите разместить на своей странице фото соискателя на вакансию, коллеги или тимлида дружественной компании. На что обращать внимание при общении в электронной почте Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном по электронной почте. Если сравнивать с мессенджерами, то на сегодняшний день почта используется в основном для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры. Тем более что информацию, которая содержится в имейле, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде. Переписка в электронной почте по-прежнему более формализованный канал, требующий делового стиля и вежливости. Многие, переписываясь в мессенджерах, уже забыли, что в тело письма нужно добавлять информацию о себе. В подписи поместите свои данные — должность, компанию, сайт, телефон, дополнительные контакты, например, Telegram. Не забудьте заполнить графу с темой — иначе адресат не увидит послание или удалит его как спам. Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в папках с письмами. Например, тема «Предложение о сотрудничестве» — это не очень хороший вариант, потому что он обезличенный. Лучше добавить подробности: «Предложение о сотрудничестве от компании Ивана Иванова». Старайтесь по возможности побыстрее отвечать на письма. Иначе партнер подумает, что письмо попало в спам или его игнорируют. Человек вынужден будет писать снова и начнет раздражаться. Если вы понимаете, что сходу решить вопрос или дать ответ на запрос не получится, напишите, что приняли письмо и нужно столько-то времени, чтобы изучить вопрос и подготовить ответ. Так вы избавите собеседника от переживаний и необходимости быть навязчивым. Как быть с видеоконференциями Многие уже привыкли к созвонам по Zoom или Microsoft Teams и даже предпочитают видеоконференции встречам в реальности и переговорам в офлайне. Это удобно, потому что не нужно тратить время на дорогу, тщательно наряжаться и сохранять социальную дистанцию. Но тем не менее, видеоконференция — это все-таки деловая встреча, поэтому важно подойти к ней соответствующе. Многие, чтобы чувствовать себя более расслабленно и свободно, стараются избегать включения камеры. Но если бы этого не требовалось, достаточно было бы организовать совместный звонок. Формат видеоконференции все-таки предполагает общение лицом к лицу, поэтому, если не было договоренности, что общение пройдет без видео, камеру все-таки лучше включить. Во-первых, надо помнить, что собеседник во время конференции увидит только то, что вы решите ему сами в кадре показать. Это значит, что задний план должен быть максимально продуман. Лучше всего, если это будет просто однотонная стена или спокойный фон, не перегруженный деталями. Если вы понимаете, что такое место найти нереально, воспользуйтесь функцией создания фона, которая есть в большинстве популярных программ для видеоконференций. Собеседники не только видят окружающую обстановку, но и слышат посторонние звуки. Изначально постарайтесь выбрать тихое место, закрыть дверь в комнату и не забывайте выключать микрофон, когда не вы ведете диалог. Звуковой фон стоит продумать не менее тщательно, чем визуальный. Форму одежды лучше выбирать деловую. Удаленный формат многих расслабил и позволил работать практически в пижамах. Но взаимодействие с коллегами и партнерами в таком виде нежелательно, оно сбивает деловой настрой и препятствует серьезному взаимодействию. Поэтому как минимум верх должен быть выдержан в деловом стиле. Но помните про возможность непредвиденных ситуаций. В ходе видеоконференции нередко требуется встать и что-то взять, и к таким вещам лучше быть готовым заранее, чтобы не выглядеть глупо в своих смешных тренировочных штанах. При этом сейчас и партнеры, и потенциальные работодатели стали более гибко и спокойно реагировать на различные внештатные ситуации в ходе видеоконференций. Не стоит сокрушаться, если ваш котик случайно открыл дверь и пробрался на задний фон. Лучшее, что можно сделать, — это извиниться, улыбнуться и не обращать далее на это внимания, сконцентрировавшись на собеседнике. Правила деловых телефонных звонков Отношение к общению по телефону у многих за последние несколько лет изменилось. Сейчас незапланированный разговор часто воспринимается как помеха — нужно оторваться от чего-то, настроиться на разговор, ответить на звонок и выдать мгновенную реакцию или ответ. Но есть вопросы, которые по телефону решить проще и продуктивнее, поэтому деловые звонки — это не пережиток прошлого, а важный рабочий инструмент и эффективная форма коммуникации, при использовании которой опять же лучше соблюдать некоторые правила. В ситуации, когда разговор предпочтителен, заранее договоритесь с абонентом о времени и обозначьте тему. Для этого проще всего использовать мессенджеры. За 10–15 минут уточните, все ли в силе и всем ли удобно говорить. Если требуется решение срочного вопроса, то, позвонив без предупреждения, уточните, может ли собеседник сейчас разговаривать, обозначьте тему разговора и время, которое потребуется. В таком случае человеку проще сориентироваться и понять, может ли он сейчас уделить необходимое время. Если ситуация не критически важная, желательно обозначить возможность созвониться позднее, в удобный для собеседника момент. Это и снизит вероятность раздражения от незапланированного звонка, и поможет эффективно разобраться с проблемой, требующей решения.
Чтобы прочитать статью полностью, пройдите по ссылке «finanz,ru»

Зачем использовать «Правило трех» в деловом общении —

Хорошие истории обычно имеют начало, середину и конец. Начало этой истории восходит к детству, когда в детстве мы слышали или читали рассказы, в которых три было значащим числом (например, Три поросенка , Златовласка и три медведя или Три Билли Гоутс Графф). Тройка также играет важную роль в рассказывании историй для взрослых. Вспомните голливудские фильмы, которые обычно основаны на трехактной формуле.И сознательно или нет авторы часто используют принцип «правила трех» для всех видов повествования. Это правило трех принципов гласит, что «три события или персонажа более забавны, приятны или эффективны, чем другие числа».

Но мое правило трех связано с деловым общением. Причина в том, что снова и снова (и снова!) я обнаружил, что успешное деловое общение по-разному зависит от числа три. Это некоторые примеры того, что я имею в виду.(Конечно, Три примера.)

Мое правило трех для делового общения

1. Три принципа делового общения
Будь сильным. Будьте убедительны. Будьте точны.
Три «П» являются ключом к привлечению и удержанию внимания потенциальных клиентов (или коллег, начальников или сотрудников). Чтобы узнать больше о том, как работают Three Ps, посмотрите более раннюю запись в блоге Language Lab, A Blueprint for Communication.

2. Три удара и вы звоните
Одно электронное письмо.Два электронных письма. Три письма! И все равно ничего не происходит. На ваши вопросы не ответили. Вы не смогли заключить эту сделку. Итак, что вы делаете, когда доходите до этого момента в своих почтовых транзакциях? Вы берете трубку и звоните другому человеку. К тому времени, когда три электронных письма отправятся туда и обратно без каких-либо результатов, скорее всего, время, которое вы потратите на создание еще одного электронного письма, будет лучше потратить на то, чтобы просто поднять трубку телефона, чтобы обсудить этот вопрос. Да и по телефону договориться проще.

3. Речи, память, обратная связь
Я немного обманываю, объединяя три идеи в одну в этом третьем примере. Но три вещи — речь, память, обратная связь — связаны правилом трех понятий. В спичрайтинге хорошо известно, что концепции лучше всего запоминаются, когда используется правило трех. Эта предпосылка связана с памятью . Люди склонны запоминать три вещи лучше, чем четыре или пять .(Подробнее об этом читайте в статье Эндрю Длугана «Как использовать правило трех в своих выступлениях».) Что касается обратной связи , при предоставлении отрицательной обратной связи важно использовать правило трех таким образом: 1. Скажите человеку что-то хорошее. 2. Скажите человеку, что не работает. 3. Скажите человеку что-нибудь конструктивное. Другими словами, ваша обратная связь должна иметь начало, середину и конец (а в конце должно быть что-то полезное для человека, который получает критику).

Что касается того, почему три является магическим числом, похоже, никто не знает этого наверняка. Что мы знаем, так это то, что наш мозг ищет закономерности. Как отмечает блог Alive with Ideas, три — это наименьшее число, необходимое людям для создания шаблона. Далее в блоге говорится, что в убедительных сообщениях, будь то речь или реклама, «три заявления убеждают, четыре вызывают скептицизм». Учитывая это утверждение, мой опыт говорит мне, что это правда, чистая правда и ничего, кроме правды.

Уверен, вы понимаете, к чему я клоню! А именно: как только вы станете чувствительны к правилу трех, вы будете видеть его повсюду. В кафе (Tall, grande, venti), подъезжая к светофору (когда он переключается с зеленого на желтый и на красный) или, возможно, когда вы получаете еженедельные советы по бизнесу от Language Lab!

Подпишитесь на бесплатные советы по бизнесу от Language Lab и получайте отличные идеи и советы о том, как улучшить свои бизнес-презентации и письменные сообщения.

5 практических правил эффективного общения с персоналом и клиентами —

Коммуникация является ключом к успеху любого бизнеса, большого или малого, будь то внутренняя коммуникация или общение с клиентами с помощью маркетинговых материалов. Он рассказывает персоналу и клиентам многое о бизнесе и его ценностях. Эти 5 эмпирических правил эффективного общения с персоналом и клиентами укажут вам правильное направление…

Деловое общение выходит за рамки сказанных слов или печатается и может положительно сказаться на эффективности бизнес-операций, если является ясным и кратким.Даже самое лучшее общение зависит от всех получение сообщения и получение его правильно, как и предполагал отправитель. Начинать убедившись, что существует надежная коммуникационная стратегия и обязательство регулярно пересматривать его.

Прослушать

Умение слушать важно, но помимо этого крайне важно слышать. Слишком часто владельцы бизнеса так сосредоточены на сообщении, которое они посылая, что они забывают слушать любые сообщения, возвращающиеся. Коммуникация — это, в конце концов, двусторонний процесс, и сообщение не получено, как и ожидалось, и на него ответили, оно остается просто передачей.Будь то внутренняя презентация или звонок в службу поддержки клиентов, деловое общение опирается на обратную связь.

Инструменты для работы

Правильные инструменты для эффективного делового общения зависят от характера вашего бизнеса, и правильный выбор напрямую повлияет на успех вашего общения. Вполне может быть период проб и ошибок, пока вы найдете правильное сочетание электронной почты, конференц-связи, печати и многого другого. Будьте готовы сохранять непредвзятость.

Коммуникация может также включать информацию, которую люди искать себя, будь то клиенты, сотрудники или другие заинтересованные стороны в бизнес. Подумайте, какую информацию они хотели бы видеть и сделать убедитесь, что он легко доступен, будь то информация о доставке или правила предоставления отпускных. Опять же, убедитесь, что он поддерживается в актуальном состоянии и актуальны.

Правила для связаться по телефону
  1. Не вступайте в полемику. Это редко работает хорошо, потому что вы всегда сразу оттолкнете группу людей.
  2. Будьте проще. Будут времена, когда вам нужно передать сложные сообщения, и когда они возникнут, тщательно продумайте механизм, который вы используете; о чем-то сложном нельзя сообщать по электронной почте или в текстовом сообщении. Если есть возможность, выбирайте лично — в форме группового брифинга, видеоконференции или телефонного звонка, если ваша аудитория достаточно мала. Использование текстовой опции открывает слишком много возможностей для непонимания.
  3. Избегайте жаргона. Особенно, когда сообщение сложное, имеет смысл использовать простой язык.Избегайте потенциальных препятствий на пути понимания вашего сообщения, избавляясь от профессионального жаргона.
  4. Визуализация. Везде, где можете, используйте изображения, но убедитесь, что они имеют отношение к вашему сообщению и поддерживают его, а не отвлекают.
  5. Будьте профессиональны. Деловое общение должно поддерживать профессионализм, даже когда бренд носит неформальный характер. Будьте почтительны во все времена.

Нет никакой гарантии, что правильная коммуникация сделает бизнес успешным, но вы можете быть уверены, что если вы не сделаете коммуникацию правильной, она не достигнет своих целей.

5 ЭМПИРИЧЕСКИХ ПРАВИЛ МЕЖКУЛЬТУРНОЙ КОММУНИКАЦИИ

Позитивное взаимодействие в межкультурной коммуникации, начиная от собеседований при приеме на работу, деловых встреч с международными банкирами и заемщиками и заканчивая поиском новых возможностей для бизнеса за границей, — это то, что мы все ищем при работе с зарубежными деловыми кругами и более широкие контакты с людьми и компаниями. в разных частях мира.

Итак, вопрос здесь в следующем: как сделать что-то легко, понять различия культур, но при этом использовать общий язык для более эффективного и четкого общения между всеми участниками?

Давайте начнем с объяснения, что:

Я, Фернанда, установила длительные деловые отношения в странах Латинской Америки и Карибского бассейна, Северной Америки и Европы не только благодаря множеству возможностей, которые у меня были в моей международной юридической карьере (включая собеседования при приеме на работу, групповые встречи и публичные выступления) , но также как лидер-бизнес-тренер и наставник, работающий с предпринимателями, коллегами и корпоративными клиентами из разных слоев общества, с разными точками зрения, культурами и сложными сделками в разнообразной мультикультурной среде.

Я, Рафаэль, последние 18 лет работал над проектами и бизнес-возможностями в Латинской Америке, Карибском бассейне, США и Канаде, а также в Европе и Азии. Это дает мне возможность хорошо работать с людьми и компаниями из разных культур, мировоззрений и опыта. Сотрудничество с различными заинтересованными сторонами, в том числе с государственными служащими, а также с контактами в бизнесе, университетах и ​​некоммерческих сферах, также научило меня сочувствию и пониманию различных потребностей каждой группы.

Исходя из нашего опыта, теперь мы хотим поделиться несколькими напоминаниями, которые имеют большое значение, когда мы помогаем нашим клиентам подготовиться к успешному общению между культурами:

1. Быть наблюдателем: Осознавать привычки и нормы незнакомой культуры и прилагать усилия, чтобы воплощать эти различия и вписываться в нее. Использование разнообразия путем развития прочных отношений облегчит взаимодействие и мотивирует обе стороны к сотрудничеству. успешно и легко вести дела.Дэниел Гоулман, автор бестселлеров Нью-Йорк Таймс, считает это важным элементом эмоциональной и социальной компетентности в разных культурах.

2. Знайте потребности своих клиентов: Предвидение, признание и удовлетворение потребностей вашей международной общественности необходимы для установления прочных отношений и работы с другими для достижения общей цели. Для этого вы должны сделать домашнее задание и изучить культуру компании/стартапа, страну (или страны), в которой базируется компания/стартап (или если они выходят на новые рынки) и общаться с людьми на более глубоком уровне.Будьте готовы исследовать, записывать это на бумаге и по ходу задавать осмысленные и уточняющие вопросы, так как в ваших же интересах избежать недопонимания и в то же время чувствовать себя комфортно, используя новые возможности. Если вы не говорите на языке, на котором говорят ваши партнеры или клиенты в своих странах, найдите квалифицированного переводчика, который поможет вам четко понимать сообщения и каналы связи, которые вы устанавливаете с ними.

3. Делитесь своими знаниями спокойно и осознанно: Сосредоточьтесь на том, чтобы быть искренним, скромным и настоящим, делясь своими знаниями с другими.Это может быть лучшим советом при работе с разным опытом, общении представителей разных культур и создании групповой синергии для достижения совместной цели. Это также верно в случае собеседования при приеме на работу. Не торопитесь и убедитесь, что вы спокойно представляете себя и свое прошлое, сохраняя при этом непредубежденность на протяжении всего разговора. Наше главное руководство здесь: сделайте короткое осознанное дыхательное упражнение перед началом выступления, сначала заземлившись, сделав полный круг из 3 полных вдохов-выдохов, а затем позвольте себе выполнить осознанный разговор, также внимательно слушая.Всегда полезно иметь под рукой стакан воды, чтобы общение проходило без особых усилий.

4. Отправляйте убедительные сообщения, оставаясь при этом верными себе и другим: Взаимное доверие является результатом устоявшейся прочной связи, когда люди вырабатывают и поддерживают здоровые стандарты честности и этики. При работе с разными культурами это может быть сложнее. Будучи позитивным, хорошо сотрудничая, уважая друг друга и убедившись, что вы общаетесь с помощью своих слов и языка тела, есть вероятность, что вы отправляете убедительные сообщения своей разнообразной публике, где бы они ни находились.Наше главное руководство здесь: осознавайте себя и других, помня, что оставайтесь верными себе, внимательно слушая посредством когнитивной эмпатии (чувствуя чувства и точки зрения других и действуя или реагируя на них) вы получите ключ к разгадке. преимущества и результаты в ваших усилиях по межкультурной коммуникации.

5. Будьте пунктуальны: Помните, что важен каждый. Лучше приехать раньше и подождать (будь то встречи лично или виртуально), чем заставлять других ждать вас.Не считайте себя незаменимым или, возможно, высокомерным (с точки зрения некоторых культур), заставляя других ждать вашего присутствия. Помните, что вы хотите избежать какого-либо культурного шока и свести к минимуму недоразумения, работая в международных компаниях.

Эти пять глобальных эмпирических правил межкультурного общения являются просто отправной точкой для лучшей навигации при ведении бизнеса в разных культурах. Готовность и способность адаптироваться к изменениям также помогут вам вдохновлять и вести за собой других на местном и международном уровнях, а также подтверждать ваши социально-эмоциональные компетенции.

Теперь, чтобы проиллюстрировать на практике, как эти навыки использовались в нашей работе, мы хотим выделить два конкретных примера помощи клиентам по всему миру:

В программах кросс-культурного коучинга и наставничества (будь то в формате 1:1 и/или в программах группового и электронного обучения) мы помогли многим клиентам Brain U Coaching лучше позиционировать себя при переходе на новые рынки и продвижении в их карьеры.

Недавно одному клиенту, планировавшему переехать из Бразилии в Канаду, нужно было не только поработать над своими навыками устной и письменной речи, но и над тем, как его лидерские качества, включая невербальное общение, социальный и эмоциональный интеллект, принесут наибольшую пользу его переезду. .После некоторых ценных отзывов, предоставленных клиенту, во время участия в нашей последней «Программе межкультурного аутплейсмента 1:1» он слушал более внимательно (активное слушание), а не реагировал слишком быстро, а также следил за тем, чтобы другая сторона ( включая новых коллег и клиентов) лучше его понимал (двойная проверка значений с помощью метода коучинга с мощными вопросами). Эти различные наборы навыков помогут ему лучше адаптироваться к новым вызовам и возможностям, которые предоставит ему Канада.

В международных деловых отношениях мы беседовали и поддерживали несколько международных компаний, стремящихся расширить свои продукты или услуги на новые рынки. В большинстве случаев нам приходилось определять некоторые из наиболее эффективных и рискованных подходов к выходу на эти новые рынки. Некоторые из этих стратегий включали партнерство с местным партнером, который может направлять международную компанию в вопросах местной культуры и обычаев, а также в том, как лучше подготовить ее маркетинговые и дистрибьюторские операции на новом рынке.Четкое общение не только на родном языке рынка, но и через наиболее подходящие используемые каналы помогло некоторым из этих компаний преуспеть в первоначальных деловых возможностях для своих продуктов и услуг.

Это статья в соавторстве с авторами:

Фернанда Кристина Алем Фрейтас (Фернанда Алем) — основатель и ведущий тренер Brain U Coaching, бразильской обучающей компании с виртуальным присутствием. Она также ведет двуязычный канал Brain U Coaching на YouTube.Обладая более чем 20-летним опытом межкультурного юридического бизнеса, Фернанда изначально работала юристом в Бразилии и специальным юридическим консультантом в адвокатуре округа Колумбия в Вашингтоне, округ Колумбия, имеет степень магистра права. получил степень бакалавра международного банковского и финансового права в Бостонском университете, а также степени специализации в области комплаенса и переговоров. Она имеет лицензию персонального и исполнительного тренера, а также тренера по умственным навыкам; она является членом Международной федерации коучей (ICF) и признана международным спикером, а также публикует статьи в Бразилии и за рубежом.Фернанда была выбрана для участия в Программе Академии лидерства USTA 2020 года — когорта № 1 в связи с лидерством, волонтерскими программами и спортивным ростом в теннисной индустрии, и она также является рекомендателем в качестве наставника по лидерству, совсем недавно она была выбрана в качестве члена международной жюри 15-го Конкурса талантов и инноваций Америки (TIC Americas) и Eco-Challenge 11.0, международных инициатив, посвященных предпринимательству, биолидерству и инновациям.С автором можно связаться по адресу: [email protected]

.

Рафаэль Пинто является основателем и директором Occasio International Advisory Services (Occasio), компании, базирующейся в Бразилии, но имеющей международное присутствие и опыт. За последние 18 лет Рафаэль работал над разработкой и поддержкой различных программ в области предпринимательства, обучения и развития бизнеса в странах американского региона. Рафаэль учился в Мадридском университете Сент-Луиса и Международном университете Флориды, чтобы получить степень бакалавра в области международных отношений, и в Американском университете, чтобы получить степень магистра в области управления развитием.Рафаэль также является стратегическим советником Young Americas Business Trust и одним из директоров организации LatAm Startups. С автором можно связаться по адресу: [email protected]

*Эта статья была впервые опубликована 23 марта 2020 г. на LinkedIn Pulse.

Общайтесь лучше, используя правило трех

Есть один простой способ улучшить общение, о котором большинство из нас забывают. Мы настолько заняты тем, чтобы убедиться, что мы тщательно и полно разрабатываем наше деловое общение и презентации, что забываем об одном простом правиле, которое мы видим повсюду.От Аристотеля до Шекспира и Стива Джобса — у всех них есть одна общая черта — правило трех. Правило трех гласит, что люди склонны запоминать списки из трех вещей. Жизнь, свобода и стремление к счастью. Три маленьких поросенка. Секс, наркотики и рок-н-ролл. Создавайте свои деловые сообщения или презентации вокруг троек, и у вас будет запоминающаяся основа.

Ученые обнаружили, что количество элементов, которые мы можем быстро вспомнить в кратковременной памяти, равно трем или четырем «фрагментам» информации.Поэтому при создании речи, электронного письма или презентации используйте правило трех в своих интересах.

Вот три правила из трех —

  1. Разделите свое общение на три части. Будь то речь, электронное письмо или презентация, разделите ее на три части. Дайте вашей аудитории предварительный просмотр, доставку и обзор. Или, как говорит Дейл Карнеги: «Скажите им то, что вы собираетесь им сказать, скажите им, а затем скажите им то, что вы только что им сказали».
  2. Три вывода. Независимо от продолжительности вашего сообщения, способа доставки или времени, которое вы на него потратили, люди запомнят из него только три вещи.Планируйте заранее, какими вы хотите, чтобы были эти три вещи. Какие три сообщения наиболее важны для вашего дела? Как только вы решили, какими будут эти три пункта, постройте свое общение вокруг них. Убедитесь, что эти моменты подкреплены предоставленной вами информацией и проиллюстрированы таким образом, чтобы аудитория могла их запомнить.
  3. Использовать списки троек. В дополнение к вашим трем основным пунктам — используйте списки из троек. Если вы читаете мой информационный бюллетень, вы заметите, что я заканчиваю тремя действиями.Это не случайно. Это эффективно. На моих коуч-сессиях мы фокусируемся на ясности, достоверности и связи. Три С общения. Списки из трех легко запомнить и сосредоточить на них внимание — у спортсменов часто есть три фразы, которые они повторяют про себя во время игры или упражнения. Предоставьте своей аудитории то же самое — три области совершенствования, три проблемы, стоящие перед отраслью, три продукта, которые произведут революцию в отрасли.

    В третий раз действительно может быть очарование! Есть причина, по которой триады занимают такое сильное место в истории, потому что за ними стоит сила и структура.Если вы хотите, чтобы общение длилось долго и запоминалось, используйте правило трех.

 

Поделись этой историей, выбери свою платформу!

10 Эффективное руководство по письменному общению

В личной или деловой обстановке умение эффективно общаться посредством письменной корреспонденции является обязательным. Письменное общение может принимать различные формы, включая электронную почту, текстовые сообщения, заметки или письма.Независимо от того, какой формат вы используете, есть несколько основных правил, которым вы должны следовать, чтобы ваша письменная коммуникация была правильной и эффективной:

Простота

Используйте простую структуру предложения. Сложная структура предложения может усложнить то, что вы пытаетесь сказать, и вас легко поймут неправильно. Держите свои предложения краткими и по существу. Вместо того, чтобы говорить: «Я хотел бы запланировать встречу для обсуждения соответствующих фактов дела в ближайшее время», скажите: «Пожалуйста, дайте мне знать, когда мы сможем встретиться, чтобы обсудить дело.»

Избегайте жаргона

Не используйте жаргон или язык, понятный только вам и избранной группе лиц. Ваше письменное сообщение должно быть доступно для вашей аудитории, независимо от того, с кем вы общаетесь. Технический язык и жаргон следует использовать только тогда, когда более упрощенный язык будет недостаточен

Конкретность

По возможности указывайте конкретные детали Избегайте двусмысленных или неясных подробностей Вместо того, чтобы писать «У меня большой опыт работы в этой области», скажите: «Я работал инженером на три с половиной года.»

Будьте разговорчивы

Письменное общение отличается от академического или научного письма и должно быть более разговорным по своему характеру. Как правило, пишите в той же манере, что и разговор. Прочтите свое сообщение вслух, чтобы убедиться, что ваше письмо звучит как разговорное.

Избегайте гендерной лексики

Избегайте присоединения местоимений мужского или женского рода к своему письму.Хотя технически правильно использовать «он» или «его», когда пол неизвестен или когда речь идет о группе людей, язык может оскорбить некоторые люди.Чтобы быть в безопасности, не используйте гендерное местоимение, если вы не уверены в поле человека, на которого ссылаетесь.

Избегайте пассивных выражений

Выбирайте активные глаголы вместо пассивных глаголов, чтобы добавить интереса к вашему письменному общению. Напишите «Я поехал на пляж в субботу» вместо «Когда я поехал на пляж в субботу…». Использование активного залога также позволит вам звучать более разговорно, так как мы редко используем пассивный залог в вербальном общении.

Будьте представительны

Если вы знаете человека, которому пишете, подтвердите его отношения.Вместо использования общих местоимений, таких как «вы», используйте имя человека. Сделайте информацию, которую вы включаете в свое письменное сообщение, актуальной для читателя. В зависимости от ваших отношений с человеком начинайте и заканчивайте письмо соответствующим приветствием.

Выбор носителя

Выберите правильный носитель для письменного сообщения. Используете ли вы электронную почту, текстовые сообщения или письмо, зависит от того, кому вы пишете и о чем вы пишете. Если вы никогда не пользовались текстовыми сообщениями на работе, возможно, это не лучший способ переписываться с коллегой.

Уместный юмор

Используйте юмор умеренно и только тогда, когда это уместно в ситуации. Если вы незнакомы со своим читателем, избегайте шуток, чтобы не обидеть читателя. Если у вас хорошие отношения с читателем, не стесняйтесь использовать юмор в своем письменном общении. Даже если вы хорошо знаете читателя, избегайте оскорбительного или противоречивого юмора.

Корректура

Независимо от того, насколько хорошо вы пишете, очень важно вычитывать ваши письменные сообщения.Проверьте текст на наличие орфографических или грамматических ошибок. Убедитесь, что то, что вы написали, эффективно передает предполагаемое сообщение.

Советы по эффективному деловому письму для улучшения коммуникации

01 декабря 2017 г.

СОТРУДНИКИ АМА

То, что человек пишет, многое говорит о нем. Обладая эффективными навыками делового письма, вы можете заявить о себе как о деловом профессионале.

Как руководитель группы вы хотите, чтобы ваше письмо было простым и ясным.Такой стиль письма продемонстрирует ваш профессионализм и поможет быстро и эффективно добиться результатов. Проблема возникает, когда ваши мысли путаются и приводят к неэффективному письму.

Контрольный список для улучшения навыков делового письма

Вот несколько правил эффективного делового письма из семинара AMA Business Writing Made Simple . Этот контрольный список поможет вам просто общаться и получать правильные результаты: На уровне документа 1.Пишите короткие документы (или заставляйте длинные казаться короткими).

  • Сохраняйте большую часть текста на одной странице. Помните, чем больше мы пишем, тем меньше читают читатели.
  • Если вам необходимо написать более объемный документ, создайте резюме и разбейте полное содержание на короткие вложения.

2. Поместите главное на первое место (чтобы ключевая идея документа была сразу видна).

  • Напишите точную строку темы, предваряя основную мысль. Пример: обновление должно быть выполнено до 1 мая
  • .
  • Поместите основную мысль в первый абзац.
  • Отложите главное, если сообщаете плохие новости или делаете трудные просьбы, которым будет отказано.

На уровне абзаца 3. Пишите короткие абзацы (чтобы их было легко читать и просматривать).

  • Абзацы должны быть не более одного дюйма в глубину (максимум пять строк).
  • По возможности делайте их похожими на очертания.

4. Используйте визуальные подсказки для выделения ключевых моментов (для облегчения сканирования документов и абзацев).

  • Создавайте привлекательные заголовки, заголовки, маркированные и нумерованные списки.
  • Используйте подчеркивание, жирный шрифт, курсив, размеры шрифта, типы шрифтов и цвета шрифта, но не переусердствуйте.

На уровне предложения 5. Пишите короткие предложения (чтобы написанное было легко читать и понимать).

  • Делайте предложения короткими (максимум 20 слов) и в действительном залоге.
  • Для плавного потока стремитесь к средней длине 15 слов (примерно одна строка текста).
  • Сократите длинные многословные фразы.

На уровне слов 6.Используйте в основном короткие, точные слова (чтобы сделать идеи ясными и легкими для понимания).

  • Используйте короткие слова из одного или двух слогов, которые люди произносят каждый день.
  • Доля длинных слов (трех и более слогов) не должна превышать 15 процентов от общего количества слов.
  • Избегайте юридических выражений, профессионального жаргона, акронимов и технических терминов, которые читатели могут не понять.
  • Используйте слова, которые создают желаемый тон: прямой, энергичный, совместный или технический.

На каждом уровне 7.Используйте правильную грамматику, пунктуацию и орфографию.

  • Вычитка ошибок, которые наносят ущерб вашему авторитету, сбивают с толку читателей или отвлекают их.
  • Проверка на опечатки и пропущенные слова.

Потратьте время, чтобы улучшить свои навыки делового письма, следуя этим правилам, и вы повысите свой имидж надежного, опытного человека, способного добиваться результатов. Деловое письмо — это возможность не только влиять на других, но и демонстрировать свой профессионализм и личный бренд, поэтому не упустите этот шанс.

Когда вы оттачиваете свои навыки делового письма, вы можете излагать четкие и убедительные сообщения и повышать свою управленческую эффективность.

Успешное деловое общение

Семь Сущность делового общения

Существует семь основных элементов к успешному деловому общению:

6
  • Структура
  • CLARITY
  • Соединение
  • Среднего
  • Актуальность
  • Примата / Решение
  • Психологическое правило 7?2
  • Если вы собираетесь эффективно общаться в бизнесе, важно хорошо понимать эти семь элементов.

    Итак, давайте рассмотрим каждый по очереди…

    Структура

    От того, как вы структурируете свое сообщение, зависит, насколько легко оно усваивается и понимается вашей аудиторией.

    Каждое хорошее сообщение должно иметь эти три структурных элемента: начало, тело и завершение.

    Вступление позволяет аудитории вашего сообщения быстро понять, о чем идет речь. Короткое, резкое и по существу, хорошее начало позволяет вашей аудитории быстро принять решение, стоит ли обращать внимание на ваше сообщение.

    Тело — это место, где вы попадаете в «сердце» вашего послания. Именно в теле сообщения вы сообщаете все свои факты и цифры относительно действия, которое вы хотите, чтобы аудитория вашего сообщения предприняла после посещения вашего сообщения.

    Есть ключ к быстрому восприятию вашего сообщения — ПОЦЕЛУЙ. Представьте графику своей презентации ребенку в седьмом классе. Если ОНИ могут следовать и понимать их, велики шансы, что и ваша аудитория тоже.

    На закрытии вы подводите итог своего общения, напоминаете аудитории о ключевых моментах и ​​оставляете их с четким пониманием того, что вы хотите, чтобы они делали дальше.Чем мощнее вы сможете закончить свое сообщение, тем легче его запомнит ваша аудитория.

    Это структурное правило остается в силе независимо от того, что вы сообщаете — записку, телефонный звонок, сообщение голосовой почты, личную презентацию, речь, электронное письмо, веб-страницу или мультимедийную презентацию.

    Помните — аудиторией вашего сообщения может быть всего один человек, небольшая команда, аудитория, полная людей, или национальная, даже глобальная, группа миллионов.

    В этом экземпляре размер не имеет значения — правила остаются прежними.

    Ясность

    Четко объясните сообщение, которое вы хотите донести, поскольку запутанное сообщение для вашей аудитории приведет только к тому, что они будут сбиты с толку, а ваше сообщение будет проигнорировано.

    Если вы отправляете сообщение, скажем, о выплате сверхурочных, не добавляйте сообщения о подробностях бюджета или предстоящем пикнике для сотрудников — ЕСЛИ они АБСОЛЮТНО не соответствуют вашему исходному сообщению.

    Для вашей аудитории будет намного лучше и понятнее, если вы создадите отдельное сообщение об этих вспомогательных вопросах.

    Согласованность

    Ничто так не расстраивает обычного читателя, скажем, вашего информационного бюллетеня, как непоследовательность вашего сообщения.

    Занятие позиции по проблеме на одной неделе только для того, чтобы опровергнуть ее на следующей, а затем отменить ЭТУ позицию на следующей неделе, только порождает недоверие к вашему сообщению. И недоверие к вам!

    Люди, которые вам не доверяют, вряд ли предпримут действия, которые вы от них ожидаете. Они также вряд ли обратят внимание на ваши будущие сообщения.

    Помимо непротиворечивости нескольких сообщений, имейте в виду, что непоследовательность в вашем сообщении может быть столь же губительной для понимания аудитории.

    Рискуя показаться ворчливым грамматиком, пожалуйста, убедитесь, что ваши времена остаются прежними, что ваша точка зрения не колеблется между 1-м и 3-м лицом и обратно (если вы намеренно не хотите создать лингвистическую или говорящий эффект — будьте осторожны с этим!) и что ваша общая «тема» или сообщение не изменится.

    Средний

    Если единственный инструмент, который у вас есть в сумке с инструментами, это молоток, очень скоро все начнет выглядеть как гвоздь.

    Точно так же, если вы считаете, что все, что у вас есть в качестве средства коммуникации, — это PowerPoint™, то довольно скоро все, что вы будете делать, — это сводить все возможности коммуникации к презентации PowerPoint™.

    И, как подтвердит любой из нас, кто просмотрел слишком много скучных слайд-шоу, «видел одно, видел их все»

    Существует множество способов донести свое сообщение — хитрость в том, чтобы использовать правильный .Но какой правильный? Тот, который передает ваше сообщение:

    • с наибольшей точностью
    • с наибольшей вероятностью понимания аудиторией
    • с наименьшими финансовыми затратами
    • с наименьшими временными затратами

    Примечание: он должен соответствовать ВСЕМ этим критериям. Нет абсолютно никакого смысла тратить наименьшую сумму денег, если выбранный вами носитель не соответствует ни одному из других критериев.

    Очевидно, что выбор правильного носителя или носителя имеет решающее значение.Неправильно воспользовавшись медиа-миксом, вы можете в конечном итоге потратить много времени и денег на очень визуально привлекательную деловую коммуникацию, обеспечивающую практически нулевую рентабельность инвестиций.

    Релевантность

    Меня не перестает удивлять, что бизнес-менеджеры все еще верят, что их сообщения заинтересуют всех, а затем продолжают подвергать всех и каждого человека, которого они могут найти, ужасному слайд-шоу в PowerPoint, составленному из лучших побуждений, но эстетически неуравновешенный подчиненный.

    Экран за экраном длинного текста, набранного мелким, едва читаемым шрифтом (потому что мелкий шрифт — единственный способ уместить все слова на слайде), который менеджер должным образом и тупо читает дословно.

    Фу!

    Психологическая реальность такова, что если человек не заинтересован в теме сообщения, он вряд ли обратит на него ЛЮБОЕ внимание.

    Это означает, что если вы заставите их обратить внимание на ваше сообщение, вы фактически настроите их против вас и с меньшей вероятностью привлечете их внимание в будущем.

    Сохраните свой подробный бюджет и анализ производительности Графики, созданные в Excel, для тех, кому действительно небезразличны такие вещи и им нужно знать об этом.

    Если ваше деловое общение должно затронуть несколько областей, которые могут не представлять интереса для всей вашей аудитории, сообщите им об альтернативных ресурсах, которые более полно затрагивают каждую из этих дополнительных областей.

    Вы можете сделать это, например, предоставив им легко запоминающуюся и написанную ссылку на веб-страницу, где можно хранить более подробную информацию.

    Первенство/новизна

    Важно знать, что неделю спустя деловое общение запоминается одним или обоими из двух факторов:

    • сила и запоминаемость его начала
    • сила и запоминаемость его завершения

    Психологи называют эффект запоминания первых нескольких представленных предметов «эффектом первенства».Точно так же они называют эффект запоминания последних нескольких предметов, представленных вам, «эффектом недавнего времени».

    Поскольку люди различаются тем, какой Эффект является для них преобладающим, лучше «прикрыть свои базы» и приложить усилия, чтобы иметь как мощное и запоминающееся начало, так и мощное завершение.

    Мощным началом может быть все, что привлекает внимание аудитории:

    • цитата,
    • шутка,
    • громкий шум,
    • нелепое утверждение.

    Просто убедитесь, что ваше начало соответствует теме сообщения и относится к ней.

    Точно так же сильное завершение, не имеющее никакого сходства с основной частью сообщения, просто смутит и разочарует аудиторию, воспитанную ожидать чего-то большего.

    И не думайте, что юмор вас спасет.

    Деловое общение — это серьезный бизнес, и очень немногие люди способны донести юмористическое послание, которое аудитория запомнит и будет действовать в соответствии с ним.

    Как говорит Грэнвилл Тугуд в своей превосходной книге «The Articulate Executive», юмор — очень рискованная стратегия.

    Если вы решили использовать юмор в своей презентации, следуйте рекомендациям Тугуда:

    • Расскажите историю так, как если бы она была правдой. Изюминка намного смешнее, если мы ее не ожидаем
    • Расскажи историю, чтобы сделать ее деловой. Если вы не доносите мысль, вам нечего шутить
    • Убедитесь, что вы рассказываете историю правильно, не испортите изюминку и убедитесь, что она уместна.

    Начало и завершение вашего делового общения — это два наиболее легко запоминающихся и, следовательно, важных элемента. Убедитесь, что вы даете своей аудитории что-то запоминающееся.

    Психологическое правило 7×2 (семь плюс-минус два)

    Психологам давно известно, что человеческий мозг имеет ограниченную способность хранить информацию в кратковременной или «рабочей» памяти.

    Мозг также устроен таким образом, чтобы хранить информацию в виде «кластеров» или групп элементов.Эти группы составляют в среднем по всему человечеству семь элементов плюс-минус два.

    Это означает, что ваша аудитория может одновременно удерживать от пяти до девяти частей информации.

    Теперь вы понимаете важность ясности сообщения и отличительного и запоминающегося начала и завершения?

    Если вы хотите, чтобы ваши ключевые моменты запомнились даже через пять минут, важно, чтобы вы ограничили свое деловое общение пятью-девятью ключевыми моментами.

    Написать ответ

    Ваш адрес email не будет опубликован.