Деловое общение основывается на знаниях: Менеджмент. Деловое общение — Тест по теме

Выбрать к вопросу правильный ответ и отметить в карточке ответов

Уважаемый студент!

При изучении материала следует соблюдать последовательность, установленную заданиями.

СБОРНИК ЗАДАНИЙ ПО ПРЕДМЕТУ «ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ»

Задание 1.

Изучить Введение и Главу 1, п. 1.1..

Выбрать к вопросу правильный ответ и отметить в карточке ответов.

Вопрос 1. Деловое общение основывается на знаниях:

1. социологии;

2. психологии;

3. менеджмента;

4. логики;

5. всех выше перечисленных дисциплин.

Вопрос 2. К вербальным средствам общения относятся:

1. устная речь;

2. письменная речь

3. устная и письменная речь;

4. интонации голоса;

5. грамотность.

Вопрос 3. Какие из перечисленных средств общения относятся к невербальным?

1. жесты;

2. позы;

3. мимика;

4. выражение лица;

5. все перечисленные.

Вопрос 4. В процессе общения за восприятием сообщения партнером следует … .

1. оценка сообщения;

2. интерпретация сообщения;

3. обратная связь;

4. выделение и понимание смысловой части;

5. передача сообщения.

Вопрос 5. Ключевая фаза общения – это ….

1. восприятие;

2. выбор канала передачи сообщения;

3. прогноз имеющейся у собеседника карти­ны мира и стремление в максимальной степени приблизить к ней наше сообщение;

4. выбор слов и грамматики;

5. обратная связь.

Задание 2.

Изучить главу 1, п. 1.2, 1.3.

Выбрать к вопросу правильный ответ и отметить в карточке ответов.

Вопрос 1. К законам управленческого общения Панасюк А.Ю. относит:

1. согласие (несогласие) подчиненного с позицией руководителя;

2. эмоциональное (положительное или отрицательное) отношение к руководителю;

3. должностная субординация;

4. сочетание формального и неформального общения;

5. сочетание устного и письменного способов обмена информацией.

Вопрос 2. Вести разговор в русле выраженного личного интереса собеседника относится к психологическому приему достижения расположенности к себе собеседника:

1. «Имя собственное»;

2. «Зеркало отношений»;

3. «Терпеливый слушатель»;

4. «Золотые слова»;

5. «Личная жизнь».

Рекомендации «Быть внимательным к собеседнику!», «Не перебивать собеседника, всегда до­слушивать до конца!» относятся к психологическому приему достижения расположенности к себе собеседника:

1. «Имя собственное»;

2. «Зеркало отношений»;

3. «Терпеливый слушатель»;

4. «Золотые слова»;

5. «Личная жизнь».

Вопрос 4. Утверждение «Во всем, как хотите, чтобы с вами поступали люди, так поступайте и вы с ними» характеризует правило Д. Карнеги:

1. искренне интересуйтесь другими людьми искренне интересуйтесь другими людьми

2. будьте хорошим слушателем

3. внушайте собеседнику сознание его значимости и делайте это искренне

4. говорите о том, что интересует вашего собеседника

5. поощряйте других говорить о себе

Тест — Этика делового общения

Фрагмент работы Введение Содержание Список литературы

Тест — Этика делового общения

Вопрос № 1.
Деловое общение основывается на знаниях:
Вариант 1. социологии;
Вариант 2. психологии;
Вариант 3. менеджмента;
Вариант 4. логики;
Вариант 5. всех выше перечисленных дисциплин.

Вопрос № 2.
К вербальным средствам общения относятся:
Вариант 1. устная речь;
Вариант 2. письменная речь
Вариант 3. устная и письменная речь;
Вариант 4. интонации голоса.

Вопрос № 3.
Какие из перечисленных средств общения относятся к невербальным?
Вариант 1. жесты;
Вариант 2. позы;
Вариант 3. мимика;
Вариант 4. все перечисленные;

Вариант 5. выражение лица.

Вопрос № 4.
Чье восприятие образа другого человека более объективно?
Вариант 1. человека с положительной самооценкой, адаптированного к внешней среде;
Вариант 2. эмоциональной женщины;
Вариант 3. человека ав Показать все торитарного типа;
Вариант 4. конформной (склонной к приспособленчеству) личности;
Вариант 5. человека с низкой самооценкой.

Вопрос № 5.
По утверждению австралийского специалиста А.Пиза, наибольший объем информации от другого человека передается нам с помощью:
Вариант 1. слов;
Вариант 2. мимики, жестов, позы;

Вариант 3. тона голоса и его интонаций;
Вариант 4. всего выше перечисленного в равной степени.

Вопрос № 6.
Для результативного проведения деловых встреч, бесед, переговоров:
Вариант 1. необходимо контролировать свои движения и мимику;
Вариант 2. стараться интерпретировать реакции партнера;
Вариант 3. понимать язык невербальных компонентов общения;
Вариант 4. пользоваться всеми выше перечисленными пунктами. Скрыть

Вопрос № 7.
Равноправие участников, свободный обмен мнениями и взглядами подразумевает беседа:
Вариант 1. за “T” – образным столом;
Вариант 2. за круглым столом;
Вариант 3. за журнальным столиком;
Вариант 4. этот психологический аспект не учитывается.

Вопрос № 8.
Какой из перечисленных факторов может отрицательно повлиять на атмосферу общения при первой встрече?
Вариант 1. очки с затемненными стеклами;
Вариант 2. располагающий взгляд
Вариант 3. доброжелательная улыбка
Вариант 4. строгий деловой костюм

Вопрос № 9.
Жесты какого типа имеют наибольшую национальную и культурную специфику и значительно разнятся в зависимости от страны?
Вариант 1. жесты-иллюстраторы;
Вариант 2. жесты-регуляторы;
Вариант 3. жесты-адаптеры;
Вариант 4. жесты-символы.

Вопрос № 10.
В каких случаях употре Показать все бляются жесты-иллюстраторы?
Вариант 1. для пояснения сказанного словами;
Вариант 2. для усиления тех или иных моментов сообщения;
Вариант 3. для подчеркивания ключевых моментов беседы;
Вариант 4. во всех выше перечисленных случаях.

Вопрос № 11.
Какой из перечисленных жестов не относится к жестам-регуляторам?
Вариант 1. приветствие рукопожатие;
Вариант 2. частые кивки головой – для ускорения беседы;
Вариант 3. медленные кивки головой – выказывают заинтересованность в беседе;
Вариант 4. приподнятый вверх указательный палец – желание прервать беседу на данном месте или возразить;

Вариант 5. американский символ «ОК», означающий «всё хорошо».

Вопрос № 12.
В перечисленных вариантах найдите тот, который не предполагает употребление жестов-адаптеров?
Вариант 1. в ситуациях стресса;
Вариант 2. в затруднительных ситуациях;
Вариант 3. для пояснения сказанного;
Вариант 4. служат признаком переживаний;
Вариант 5. все перечисленные выше случаи. Скрыть

Зельдович Б.З.

ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ (ответы на тест)

Продаж: 5
Возвратов: 0

Описание:

Задание 1
Вопрос 1. Деловое общение основывается на знаниях:
1. социологии;
2. психологии;
3. менеджмента;
4. логики;
5. всех выше перечисленных дисциплин.
Вопрос 2. К вербальным средствам общения относятся:
1. устная речь;
2. письменная речь
3. устная и письменная речь;
4. интонации голоса;
5. мимика.
Вопрос 3. Какие из перечисленных средств общения относятся к невербальным?
1. жесты;
2. позы;
3. мимика;
4. все перечисленные;
5. выражение лица.
Вопрос 4. Чье восприятие образа другого человека более объективно?

1. человека с положительной самооценкой, адаптированного к внешней среде;
2. эмоциональной женщины;
3. человека авторитарного типа;
4. конформной (склонной к приспособленчеству) личности;
5. человека с низкой самооценкой.
Вопрос 5. Что не относится к внешним проявлениям твердости?
1. откинутая назад голова;
2. манера стоять, широко расставив ноги;
3. привычка сидеть, положив ногу на ногу;
4. манера держать руки за спиной;
5. прямой открытый взгляд.

Задание 2
Вопрос 1.По утверждению австралийского специалиста А.Пиза, наибольший объем информации от другого человека передается нам с помощью:

1. слов;
2. мимики, жестов, позы;
3. тона голоса и его интонаций;
4. звуковых средств;
5. всего выше перечисленного в равной степени.
Вопрос 2. Для результативного проведения деловых встреч, бесед, переговоров:
1. необходимо контролировать свои движения и мимику;
2. стараться интерпретировать реакции партнера;
3. понимать язык невербальных компонентов общения;
4. владеть невербальными методами;
5. пользоваться всеми выше перечисленными пунктами.
Вопрос 3. Равноправие участников, свободный обмен мнениями и взглядами подразумевает беседа:
1. за “T” – образным столом;
2. за круглым столом;
3. за журнальным столиком;
4. за “П” – образным столом;
5. этот психологический аспект не учитывается.
Вопрос 4.Какой из перечисленных факторов может отрицательно повлиять на атмосферу общения при первой встрече?
1. очки с затемненными стеклами;
2. располагающий взгляд
3. доброжелательная улыбка
4. строгий деловой костюм
5. рукопожатие
Вопрос 5. Какая поза не свидетельствует о стремлении к доминированию?
1. обе руки на бедрах;
2. одна рука на бедре, другая опирается о стенку;
3. голова чуть приподнята;
4. своеобразное копирование жестов партнера;
5. сидеть, небрежно перекинув ногу на ногу.

Задание 3
Вопрос 1. Жесты какого типа имеют наибольшую национальную и культурную специфику и значительно разнятся в зависимости от страны?
1. жесты-иллюстраторы;
2. жесты-регуляторы;
3. жесты-адаптеры;
4. жесты-символы;
5. все выше перечисленное.
Вопрос 2. В каких случаях употребляются жесты-иллюстраторы?
1. для пояснения сказанного словами;
2. для усиления тех или иных моментов сообщения;
3. для подчеркивания ключевых моментов беседы;
4. указание направления рукой;

5. во всех выше перечисленных случаях.
Вопрос 3. Какой из перечисленных жестов не относится к жестам-регуляторам?
1. приветствие рукопожатие;
2. частые кивки головой – для ускорения беседы;
3. медленные кивки головой – выказывают заинтересованность в беседе;
4. приподнятый вверх указательный палец – желание прервать беседу на данном месте или возразить;
5. американский символ «ОК», означающий «всё хорошо».
Вопрос 4. В перечисленных вариантах найдите тот, который не предполагает употребление жестов-адаптеров?
1. в ситуациях стресса;
2. в затруднительных ситуациях;
3. для пояснения сказанного;
4. служат признаком переживаний;

5. все

ответы на 10 заданий по 5 тестовых вопроса

Отзывы

Buy Networking Test and download

СБОРНИК ЗАДАНИЙ ПО ПРЕДМЕТУ «ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ»

Задание 1.
Изучить Введение и Главу 1, п. 1.1..
Выбрать к вопросу правильный ответ и отметить в карточке ответов.
Вопрос 1. Деловое общение основывается на знаниях:
1.социологии;
2.психологии;
3.менеджмента;
4.логики;
5.всех выше перечисленных дисциплин.
Вопрос 2. К вербальным средствам общения относятся:
1.устная речь;
2.письменная речь

3.устная и письменная речь;
4.интонации голоса;
5.грамотность.
Вопрос 3. Какие из перечисленных средств общения относятся к невербальным?
1.жесты;
2.позы;
3.мимика;
4.выражение лица;
5.все перечисленные.
Вопрос 4. В процессе общения за восприятием сообщения партнером следует … .
1.оценка сообщения;
2.интерпретация сообщения;
3.обратная связь;
4.выделение и понимание смысловой части;
5.передача сообщения.
Вопрос 5. Ключевая фаза общения – это ….
1.восприятие;
2.выбор канала передачи сообщения;
3.прогноз имеющейся у собеседника карти¬ны мира и стремление в максимальной степени приблизить к ней наше сообщение;
4.выбор слов и грамматики;
5.обратная связь.

Задание 2.
Изучить главу 1, п. 1.2, 1.3.
Выбрать к вопросу правильный ответ и отметить в карточке ответов.
Вопрос 1. К законам управленческого общения Панасюк А.Ю. относит:
1.согласие (несогласие) подчиненного с позицией руководителя;
2.эмоциональное (положительное или отрицательное) отношение к руководителю;
3.должностная субординация;
4.сочетание формального и неформального общения;
5.сочетание устного и письменного способов обмена информацией.
Вопрос 2. Вести разговор в русле выраженного личного интереса собеседника относится к психологическому приему достижения расположенности к себе собеседника:
1.«Имя собственное»;
2.«Зеркало отношений»;
3.«Терпеливый слушатель»;
4.«Золотые слова»;
5.«Личная жизнь».
Рекомендации «Быть внимательным к собеседнику!», «Не перебивать собеседника, всегда до¬слушивать до конца!» относятся к психологическому приему достижения расположенности к себе собеседника:
1.«Имя собственное»;
2.«Зеркало отношений»;
3.«Терпеливый слушатель»;
4.«Золотые слова»;
5.«Личная жизнь».
Вопрос 4. Утверждение «Во всем, как хотите, чтобы с вами поступали люди, так поступайте и вы с ними» характеризует правило Д. Карнеги:
1.искренне интересуйтесь другими людьми искренне интересуйтесь другими людьми
2.будьте хорошим слушателем
3.внушайте собеседнику сознание его значимости и делайте это искренне
4.говорите о том, что интересует вашего собеседника
5.поощряйте других говорить о себе

Задание 3.
Изучить главу 2, п. 2.1.
Выбрать к вопросу правильный ответ и отметить в карточке ответов.
Вопрос 1. По утверждению австралийского специалиста А.Пиза, наибольший объем информации от другого человека передается нам с помощью:
1.слов;
2.мимики, жестов, позы;
3.тона голоса и его интонаций;
4.всего выше перечисленного в равной степени;
5.невербальных компонентов общения.
Вопрос 2. Для результативного проведения деловых встреч, бесед, переговоров:
1.необходимо контролировать свои движения и мимику;
2.стараться интерпретировать реакции партнера;
3.понимать язык невербальных компонентов общения;
4.внимательно наблюдать за собеседником;
5.пользоваться всеми выше перечисленными пунктами.
Вопрос 3. Невербальные компоненты общения наиболее значимы ….
1.в первые минуты знакомства;
2.в процессе обмена информацией;
3.при аргументировании;
4.в процессе спора;
5.в завершении общения.

Вопрос 4. Равноправие участников, свободный обмен мнениями и взглядами подразумевает беседа:
1.за “T” – образным столом;
2.за круглым столом;
3.за квадратным столом;
4.за журнальным столиком;
5.этот психологический аспект не учитывается.
Вопрос 5. Какой из перечисленных факторов может отрицательно повлиять на атмосферу общения при первой встрече?
1.очки с затемненными стеклами;
2.располагающий взгляд;
3.доброжелательная улыбка;
4.строгий деловой костюм;
5.готовность вес

ГАПОУ РК «Сортавальский колледж».

Задание для 221 группы на 15.01. “Психология делового общения”

РАЗДЕЛ 1. Общение как форма взаимодействия 

ЛЕКЦИЯ 2. (Конспект)

Общение с людьми – это наука и искусство. Искусство общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек-человек».

Для профессионалов деловое общение – не отвлеченная наука, а важное и необходимое звено их психологической культуры, способной придать формирующимся рыночным отношениям цивилизованный характер. 

«Умение общаться с людьми такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире».

Дж. Рокфеллер

Деловое общение –это дисциплина, изучающая социально-психологические, ценностные и организационно-технические проблемы людей в деловом общении (профессиональной деятельности ).

Деловое общение реализуется в различных формах, как деловая беседа, деловые встречи, деловые переговоры и совещания, публичные выступления, пресс-конференции и другие.

Важная особенность делового общения – строгое соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером и т.п. Необходимо учитывать это и соблюдать ролевое амплуа в деловом общении в соответствии с требованиями, предъявляемыми конкретной обстановкой. Порой люди в присутствии других сотрудников, посторенних лиц ведут себя фамильярно, забывают о служебной роли, используют неуместные в официальной обстановке выражения, что ставит должностное лицо в неловкое положение, наносит ущерб его репутации. 

ВОПРОС 1.

Предмет психологии делового общения – психологическая и нравственная стороны деятельности и общения людей, а также психические процессы, свойства и состояния разного рода деловых групп.

Важнейшие принципы дисциплины: принцип причинности, детерминизма, т.е признание взаимосвязи, взаимообусловленности психических явлений как с другими, так и с материальными явлениями;

принцип системности, т.е. трактовки отдельных психических явлений как элементов целостной психологической организации; 

принцип развития, или признание преобразования, изменения психических процессов, их динамики, перехода от одного уровня к другому.

В данной дисциплине используются не только абстрактные общепсихологические принципы и категории, но и профессиональные психологические практически ориентированные знания, которые могут обеспечить успех делового общения.

Под деловым понимается общение, обеспечивающее успех какого-либо общего дела, создающее условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить значимые для них цели. Деловое общение содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, конкурентами.

ВОПРОС 2.

Основная категория данной учебной дисциплины — «психология личности», включающая знания об источниках ее психической активности, индивидуально-психологических процессах, свойствах и состояниях, их проявлении в деловом общении. Без этой фундаментальной психологической категории невозможно овладеть современными методами управленческого общения. Только знания психологии личности помогут четко представить себе степень надежности партнера, его способность к соглашению, компромиссу, уровень готовности к работе в команде. То есть, эти знания помогут определить, насколько эффективными могут быть деловые взаимоотношения с конкретным человеком.

Основные процессы, состояния и свойств личности проявляются в межличностном общении. Поэтому, второй важной категорией дисциплины является «психология общения».

 Для обеспечения оптимального уровня делового общения, будь то деловой разговор, беседа, обсуждение, спор, переговоры, торги, необходимо пользоваться технологиями, основанными на психологических знаниях. Необходимо учитывать, что в процессе общения между партнерами, коллегами может возникнуть напряженность или конфликтная ситуация. Чтобы этого не случилось, нужно пользоваться специальными технологиями общения, групповой работы.

Третьей важной категорией дисциплины является «психология рабочей группы». В процессе формирования рабочей группы важны такие понятия как групповые цели, потребности, интересы, групповые нормы, морально-психологический климат. 

Деловое общение невозможно без объединения усилий нескольких или даже многих людей. А успешная кооперация возможна только при условии соблюдения ими некоторых правил поведения, общих для всех участников процесса делового общения. Поэтому в процессе формирования и жизнедеятельности любой группы реальны такие явления, как групповые цели, потребности, интересы, групповые нормы групповое сознание, морально- психологический климат группы, корпоративная мораль и т.д. Современный менеджер обязан не только учитывать эти психологические феномены но и активно участвовать в их формировании, ибо групповая деятельность протекает достаточно эффективно только тогда, когда учитываются некие этические правила и нормы, т.е. «неписаные законы».

Этика делового общения основывается на таких правилах и нормах, которые способствуют развитию сотрудничества, т. е. укрепляют сущностную сторону делового общения. Нравственный смысл этих правил и норм – укрепление взаимного доверия. Постоянное информирование партнера о своих намерениях и действиях, исключение введения партнера в заблуждение. Практика делового общения разработала различные кодексы чести предпринимательства и профессиональной этики бизнесмена.

Опираясь на анализ психологической стороны делового поведения личности в рабочей группе и вне ее и на требования норм деловой этики, данная дисциплина решает две основные взаимосвязанные задачи:

— овладение методами психологической диагностики,

— овладение приемами описания психологических состояний субъектов делового общения, руководителей, рабочих групп;

— выработка умений и навыков изменения психологических состояний субъекта путем применения специальных технологий.

На этой основе обеспечиваются, например, поддержание устойчивости, стабильности организации, рабочей группы; совершенствуются методы подбора и использования персонала, разрешаются внутригрупповые конфликты, вырабатываются способы оптимизации морально-психологического климата группы, определяются методы стимулирования труда, способы психологической защиты от стрессовых ситуаций и пр.

что это такое, кратко о понятии и принципах, психология и этикет, профессиональная культура

В основе работы успешного коллектива всегда лежат законы и принципы профессионального общения. Только отношения, построенные на законах делового ведения диалога, создадут в организации атмосферу комфорта, позитива, доверия, доброжелательности и высокой работоспособности. Знать и применять главные законы делового общения необходимо всем участникам делового диалога.

Введение

Этика определяется как наука, изучающая принципиальные позиции, нормы и сущность нравственности в обществе. Специалисты выделяют следующие принципы этического поведения:

• ставить и выполнять только долгосрочные задачи и цели;
• решать задачи только честно, открыто и добросовестно;
• поддерживать и развивать взаимопомощь в коллективе;
• не нарушать закон, который содержит минимальные этические нормы;
• не нарушать права членов коллектива;
• увеличивать прибыль, только основываясь на знаниях законных норм;
• не нарушать права подчиненный;
• не препятствовать интеллектуальному и творческому развитию окружающих.

Деловое общение – это такое понятие, сущность которого заключается в преобладании интересов дела над личностными расхождениями. Этика делового общения – это набор норм, правил и принципов как для руководителей, так и для подчиненных, связанных профессиональной и деловой деятельностью.

Основная задача – это сотрудничество и взаимодействие разных людей для достижения результата по решению одной задачи. Специалисты выделяют несколько видов этических стандартов руководящих поведением людей, а именно:

• честность;
• целостность;
• справедливость;
• уважение;
• ответственность.

Основные принципы делового общения:

• принцип личности;
• принцип профессионализма;
• принцип гражданина.

Неотъемлемой частью делового общения является этикет. Этикет – это совокупность негласных и специфических правил поведения членов коллектива в традиционном обществе, при котором изначально учитывается должностной статус собеседника.

Среди основных правил можно выделить следующие:

• культуру обращения;
• соблюдение субординации;
• применение норм приветствия;
• правила представления коллеги;
• наличие обязательного атрибута – визитной карточки;
• использование подарков как механизма отражения доброжелательного отношения к собеседнику;
• корректное ведение переговоров по телефону.

Составляющие

Этика деловых отношений состоит из обязательных элементов направления, а именно:

• философия организации;
• служебные взаимоотношения;
• стиль руководства;
• решение конфликтов.

Этапы содержания этики общения в коллективе:

• установка контакта;
• изучение ситуации;
• обсуждение вопроса;
• выбор правильного решения;
• окончание контакта.

Процесс общения включает в себя следующие стадии контакта:

• потребность в получении информации;
• понимание ситуации и целей ведения диалога;
• определение личностных качеств собеседника;
• планирование, построение диалога и линии поведения;
• выбор речевых оборотов и фраз;
• оценка достижения результатов диалога;
• выбор метода общения.

Виды

При ведении делового общения выделяют следующие типы:

• доброжелательный;
• враждебный;
• нейтральный;
• доминантный;
• общение по горизонтали;
• подчиненный.

Нравственные принципы руководителя в отношениях сверху вниз представлены следующими:

• стремление сплотить коллектив и привить моральные нормы поведения;
• умение разобраться в причинах конфликта и принять объективное решение;
• предупреждение появления конфликтов и разногласий;
• повышение значимости распоряжений среди подчиненных и контроль их выполнения;
• строгое соблюдение этических норм при вынесении выговоров и замечаний;
• осуществление оценки только профессиональных качеств без перехода на критику личности;
• умение закончить любой разговор с положительными эмоциями;
• отстраненное отношение к личной жизни подчиненных;
• одинаковое отношение ко всем работникам учреждения;
• ориентирование в любой ситуации повысит уважение в коллективе;
• справедливое распределение вознаграждений, которое повысит работоспособность и моральное состояние коллектива;
• утаивание собственных ошибок – это признак слабости и непорядочности;
• умение отстаивать не только свои интересы, но и подчиненных;
• выбирать форму распоряжения в соответствии с поставленными задачами, ситуацией и личностью подчиненного.

Нравственные принципы подчиненных в отношениях сверху вниз представлены следующими:

• помощь в создании доброжелательных отношений;
• высказывание собственного мнения и замечаний тактично и с уважением;
• предлагать свою помощь при решении сложных ситуаций даже в экстремальных условиях;
• выбирать уместный тон общения;
• быть надежным и преданным членом коллектива.

Существуют следующие виды этики ведения диалога:

• открытый – полное выражение своей идеи с учетом мнения оппонента;
• закрытый – неумение вести разговор с четким выражением своих мыслей;
• монологический – одностороннее высказывание задач и требований;
• ролевой – с учетом социального значения личности.

Правила

Для реализации целей делового общения специалисты, работающие в сфере психологии, вывели основные принципы и категории морали деловой этики.

• Конфиденциальность. Информация о деятельности учреждения, функциональных обязанностях и личной жизни сотрудников не должна передаваться посторонним лицам. Утечка информации может навредить и принести ущерб организации, а также должностным лицам.
• Внимательность. Внимание к коллегам, подчиненным и руководителям поможет создать дружный и сплоченный коллектив. Понимание проблем других, способность объективно разобраться в сложившейся ситуации даже в экстремальных ситуациях, восприятие критики и советов поможет избежать и предупредить ссоры и конфликты в коллективе.
• Доброжелательность. Вежливое, приветливое отношение в коллективе – это залог спокойной и гармоничной работы организации. Выход из стрессовых и проблемных ситуации необходимо находить без повышения голоса и оскорблений, с желанием вести конструктивный диалог.

• Внешний вид. Соответствие внешнего вида и занимаемой должности поможет гармонично вписаться в структуру нового коллектива. Опрятный вид и грамотный подбор одежды, аксессуаров и цветовой гаммы поможет создать доверительные отношения с коллегами.
• Грамотность. Умение правильно составить документы и четко выразить свои мысли, не применять в разговорной речи бранных слов поможет в выполнении профессиональных обязанностей и общественной жизни в коллективе. Каждая личность имеет свои уникальные особенности, черты – интеллектуальные, моральные, нравственные, которые сформировались под влиянием коллектива, семьи, культуры.
• Пунктуальность. Задержки и опоздания свидетельствую о ненадежности человека, о невозможности возложить на него выполнение ответственных заданий и поручений. Выполнение всех служебных заданий в строго оговоренный срок – это основной принцип служебных отношений.

Процесс общения с собеседником станет более приятным и понятным, если знать типичные черты поведения людей и свойства их характера. Базой для делового общения должны стать честность, ответственность, совесть, долг, доброжелательность, которые придадут отношениям нравственный оттенок.

Для этического решения профессиональных конфликтов существует четкий алгоритм, следуя которому появится возможность решить проблему в моральном и правовом поле. Он включает следующие инструкции:

• поиск моральной и этической базы;
• согласование на соответствие действий с нормами профессионального кодекса;
• сопоставление и сравнение с этическими правилами;
• приведение к соответствию правилам нравственности и порядочности;
• проверка на общественное мнение и отзывы окружающих.

Примеры

Современное общество установило правила и нормы этического поведения, позволяющие честно и добросовестно осуществлять профессиональную деятельность. Реальная жизнь очень часто показывает другие примеры поведения людей, которые имеют свои особенности и нарушают принципы делового общения. К их числу принадлежат:

• уклонение от уплаты налогов и честного ведения предпринимательской деятельности;
• совершения правонарушений с ощущением безнаказанности;
• приписывание профессиональных качеств несоответствующих действительности;
• нарушения авторских прав и плагиат;
• утаивание правдивых данных с целью получения материальной прибыли;
• разглашение корпоративной информации или предоставление ее конкурирующим структурам.

Достижения собственных интересов с нарушением прав других людей – это основа неэтического поведения. Ощущение безнаказанности и утаивание отрицательных поступков в современном мире стало нормой поведения и не осуждается обществом. Среди основных причин неэтического поведения можно выделить следующие:

• получение материальной компенсации и прибыли;
• ошибочное понимание конечных целей;
• стремление к карьерному росту и завышенные личные амбиции;
• безнаказанность;
• низкий этический уровень руководящего состава;
• незнание этических норм и правил делового поведения.

Нарушение этики делового общения обязательно приведет к таким проблемам в коллективе, как:

• этические – неравенство, несправедливость, возникновение конкуренции, обмана, сокрытие информации;
• управленческие – недоверие к руководству, отсутствие мотиваций, неконтролируемое решение проблем и конфликтов;
• экономические – текучесть кадром, отсутствие материальной заинтересованности, нежелание квалифицированно выполнять должностные обязанности.

Роль

Деловой этикет – это нормы, диктующие стиль ведения деловых отношений. Этика деловых отношений прошла сложный процесс формирования. Существуют следующие факторы, повлиявшие на этот процесс:

• экономическая и политическая свобода;
• исполнительная власть;
• стойкость законодательной системы.

Этика деловых отношений – это посредник, способствующий быстрому поиску правильных решений, уменьшающий количество конфликтов, барьеров и взаимных претензий. Главным инструментом является деловая риторика. Риторика – это умение четко и правильно выражать свои мысли и желания.

Успешным предпринимателям для достижения поставленных задач необходимо знать и владеть риторическими способностями.

В современном обществе нет единой точки зрения по поводу роли этики делового общения в профессиональной деятельности. Неоднозначное отношение к этому понятию, привело к возникновению нескольких теорий.

• Отказ от использования этических норм и правил при ведении профессиональной деятельности, соблюдение экономических законов при ведении предпринимательской деятельности с целью достижения результата и получения прибыли.
• Применения законов этики делового общения только в диалоге с вышестоящими руководителями и полное их отрицание в общении по горизонтали.
• Убежденность в деструктивной роли этических норм на экономику учреждения и гармонические отношения в коллективе.
• Использование корпоративной этики в качестве инструмента для сбалансированного развития организации и только как механизм получения прибыли, в общении коллектива ее применение не целесообразно.

Прагматичный мир бизнеса и его жесткие правила ведения дел, борьба за лидирующие позиции не принимают нормы этики деловых отношений в связи с тем, что основной задачей предпринимательства является получение прибыли, а не формирование гармоничных отношений в коллективе.

Памятка на каждый день

Для полноценной реализации всех правил и норм этики делового общения в коллективе, руководящему составу необходимо позаботиться о создании специальной программы по развитию этики в учреждении.

• Создание этического кодекса с включением принципов и правил применяемых в учреждении с обязательным внесением санкций и наказаний за его несоблюдение и нарушение.
• Внесение специальных штатных единиц в структуру учреждения с должностными обязанностями по ведению этической политики, моральной оценки деятельности сотрудников и объективным расследованием конфликтных ситуаций с вынесением соответствующих наказаний.
• Внедрение телефонов доверия, дающих возможность работникам сообщать о нарушения деловой этики и о неэтическом поведении в коллективе.
• Проведение обучающих курсов для сотрудников с изучением норм этики делового общения и правильного выхода из конфликтной ситуации.

Памятка для ежедневного применения включает следующие этические нормы:

• обращаться к коллегам по имени;
• быть доброжелательным и отзывчивым к окружающим;
• не браться за непосильные дела;
• кратко и содержательно выражать свои мысли;
• при общении не переходить на личность;
• прислушиваться к мнению собеседника;
• открыто вести беседу;
• соблюдать речевой этикет;
• грамотно подбирать гардероб и его цветовую гамму;
• соблюдать правила конфиденциальности;
• сохранять чувства собственного достоинства.

В современном мире для того, что бы стать успешным и востребованным специалистов, необходимо знать и применять правила и нормы этики делового общения, которые станут незаменимыми помощниками на пути к достижению поставленных задач и успеху.

В следующем видео смотрите лекцию на тему «Психология и этика делового общения».

Buy тест деловой общение 10 заданий по 4 вопроса and download

Вопрос 1. Деловое общение основывается на знаниях:
1.социологии;
2.психологии;
3.менеджмента;
4.логики;
5.всех выше перечисленных дисциплин.
Вопрос 2. К вербальным средствам общения относятся:
1.устная речь;
2.письменная речь
3.устная и письменная речь;
4.интонации голоса.
Вопрос 3. Какие из перечисленных средств общения относятся к невербальным?
1.жесты;
2.позы;
3.мимика;
4.все перечисленные;
5.выражение лица.
Вопрос 4. Чье восприятие образа другого человека более объективно?
1.человека с положительной самооценкой, адаптированного к внешней среде;
2.эмоциональной женщины;
3.человека авторитарного типа;
4.конформной (склонной к приспособленчеству) личности;
5.человека с низкой самооценкой.

Задание 2.
Изучить главу 2, п. 2.1.
Выбрать к вопросу правильный ответ и отметить в карточке ответов.
Вопрос 1.По утверждению австралийского специалиста А.Пиза, наибольший объем информации от другого человека передается нам с помощью:
1.слов;
2.мимики, жестов, позы;
3.тона голоса и его интонаций;
4.всего выше перечисленного в равной степени.
…
Задание 10.

Изучите главу 7, п. 7.3. – 7.14.
Выбрать к вопросу правильный ответ и отметить в карточке ответов.
Вопрос 1.Какую форму обращения секретаря-референта к сослуживцам вы выберете?
1.господин + фамилия;
2.товарищ + фамилия;
3.по имени отчеству;
4.по имени;
5.по фамилии.
Вопрос 2. Входя в комнату, где сидят подчиненные, руководитель –
1.не здоровается первым;
2.первым приветствует всех;
3.обменивается со всеми рукопожатиями;
4.здоровается первым, сотрудники отвечают, вставая.
Вопрос 3. В назначенное время заранее приглашенных посетителей должен встретить –
1.секретарь у входа в кабинет руководителя;
2.руководитель в своем кабинете;
3.секретарь и руководитель встречают на рабочих местах;
4.встречает секретарь в назначенное время в вестибюле;
5.руководитель у входа в учреждение.
Вопрос 4. При личном знакомстве визитная карточка –
1.не вручается;
2.вручается без речевого представления;
3.вручающий вслух произносит имя и фамилию;
4.вручающий подписывается и проставляет дату.

11 причин, почему деловое общение имеет решающее значение для успеха вашей компании

Деловое общение предполагает постоянный поток информации внутри и за пределами компании.

💡Загрузите нашу электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников» и узнайте, как общаться с современным сотрудником в сегодняшнюю цифровую эпоху.

Корпорации с большим количеством людей и различными уровнями иерархии часто не могут эффективно управлять бизнес-коммуникациями .Следовательно, должна быть эффективная и постоянная связь между начальством и подчиненными в организации, между организациями и обществом в целом.

Что такое деловое общение?

Деловые коммуникации — процесс обмена информацией между сотрудниками внутри компании и за ее пределами.

Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют друг с другом для достижения целей организации и обеспечения большей согласованности с основными ценностями компании.Его основная цель — улучшить организационные методы, устранить разрозненность, держать сотрудников в курсе и уменьшить количество ошибок.

Эффективное деловое общение необходимо для успеха и роста каждой организации. В отличие от повседневного общения, деловое общение всегда целенаправленно .

Тем не менее, данные показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не измеряют внутренние коммуникации.

Для успешной работы корпоративной компании все правила, основные ценности компании, положения и политики компании должны быть доведены до сведения людей внутри и за пределами организации.

Какие существуют типы делового общения?

Существует 4 основных типа бизнес-коммуникаций.

1. Внутренняя восходящая связь

Внутреннее восходящее деловое общение — это общение, которое происходит от подчиненного к менеджеру или отдельному лицу по иерархии организации. Каждый руководитель должен позволить информации течь вверх, чтобы иметь истинное представление о деятельности компании.

Внутренние восходящие коммуникации обычно включают опросов, отзывов, форм и отчетов, которые сотрудники доставляют своим менеджерам или руководителям групп.

Например, маркетинговый отчет может включать такую ​​статистику, как общее количество посетителей веб-сайта, участие в социальных сетях или общее количество привлеченных потенциальных клиентов.

2. Внутренняя нисходящая связь

Внутренняя нисходящая связь идет от вышестоящего к одному или нескольким подчиненным. Этот тип общения может быть в форме письма, служебной записки или устной директивы.

При общении с сотрудниками руководители должны поддерживать профессионализм и четкость общения. Примером такого типа коммуникации может быть памятка, касающаяся новой операционной процедуры компании, такой как требования безопасности и новые правила.

3. Внутреннее боковое сообщение

Внутреннее горизонтальное деловое общение происходит среди сотрудников на рабочем месте. Сегодня существует множество различных способов общения сотрудников: чаты, обмен сообщениями, электронная почта, программные решения для общения сотрудников.

Этот тип общения может быть внутри или между отделами, и он происходит более регулярно, чем другие виды делового общения. Более того, частое общение между сотрудниками играет решающую роль для вовлеченности и производительности сотрудников.

4. Внешняя связь

Внешнее деловое общение — это любое общение, которое происходит с внешними сторонами, такими как клиенты, потенциальные клиенты, поставщики или партнеры.

В отличие от всех типов внутренней деловой коммуникации, внешние коммуникации происходят менее регулярно.

11 причин, почему эффективное деловое общение так важно

Вот 11 основных причин, почему бизнес-коммуникации так важны для успеха каждой компании:

1. Повышает вовлеченность сотрудников

Исследование Рагана о вовлеченности сотрудников показывает, что коммуникация между руководителями — это главный фактор внутренней коммуникации, который статистически коррелирует с и степенью вовлеченности сотрудников . Команды внутренней коммуникации играют важную роль в поддержке, обучении и напоминании лидерам о важности коммуникации.

Чтобы понять важность вовлеченности сотрудников, вот несколько полезных статистических данных.

2. Устраняет перегрузку электронной почты

Внутри компаний электронная почта используется для всего: от информационных запросов, общения и обратной связи с сотрудниками, отчетов о состоянии, назначения задач, общения с клиентами и поставщиками, приглашений на встречи, распространения документов, уведомлений от HR о различных командных мероприятиях, льготах и ​​пожеланиях ко дню рождения.

Radicati сообщил, что средний корпоративный работник тратит 25% рабочего дня на различные задачи, связанные с электронной почтой .

Однако лишь небольшая часть писем, попадающих в наш почтовый ящик, заслуживает нашего немедленного внимания. Мы отфильтровываем важные электронные письма по отправителю или теме. Более того, многие получаемые нами электронные письма не имеют к нам никакого отношения.

Внутренние бизнес-коммуникации, в которых используют современные инструменты для взаимодействия с сотрудниками и коммуникации , устранили проблему перегрузки электронной почты.

3. Устраняет разрозненные коммуникации

Слишком много нерелевантного контента часто приводит к разрозненным хранилищам информации .Это означает, что информация, которая действительно важна для сотрудника, может легко потеряться. Спросите себя, почему информация теряется в вашей организации.

Надлежащие внутренние деловые коммуникации и использование правильных коммуникационных инструментов имеют решающее значение для устранения этой проблемы.

4. Повышает продуктивность сотрудников

4 из 5 сотрудников считают, что эффективные внутренние деловые коммуникации помогают им выполнять работу .

Из-за информационной перегрузки сотрудники часто тратят слишком много информации на поиск контента, необходимого им для работы.

Более того, средний сотрудник тратит 2,5 часа каждый день на поиск необходимой информации. Ежемесячно это приводит к потере времени на то, чтобы найти что-то, что должно быть у сотрудников под рукой.

Вот лишь несколько способов, как внутренние деловые коммуникации повышают продуктивность сотрудников.

5. Улучшает межведомственные связи

Без надлежащей коммуникационной стратегии очень сложно поддерживать эффективные межведомственные коммуникации внутри компаний.

Чтобы сотрудники могли работать более продуктивно, они должны иметь возможность легко общаться и сотрудничать.

Например, ваш исследовательский отдел должен быть на той же странице, что и ваша маркетинговая команда, а ваш бизнес-офис должен быть синхронизирован с ИТ-отделом.

Помимо самой коммуникации, вот еще несколько советов по улучшению межведомственного взаимодействия команды.

6. Улучшает общение с удаленными работниками

Удаленные команды — будущее работы.По оценкам Global Mobile Workforce Forecast Update, более 40% работающего населения мира будут мобильными к 2022 году . Более того, в таких развитых странах, как США, скоро этот показатель может достигнуть 75%.

Это означает, что требуется новый вид коммуникации, лидерства и управленческого подхода. Координация между часовыми поясами, разрозненность информации и преодоление языковых и культурных барьеров — вот лишь несколько коммуникативных проблем, с которыми сталкиваются удаленные команды. Кроме того, расстояние часто мешает членам команды чувствовать себя командой.

Улучшение внутреннего делового общения может иметь значительное положительное влияние на то, как удаленные команды взаимодействуют и ощущают себя.

7. Снижает текучесть кадров

Компании с более заинтересованными и довольными сотрудниками имеют гораздо более низкую текучесть кадров . Чтобы привлечь и удержать миллениалы и молодое поколение на рабочем месте, работодатели должны постоянно информировать своих сотрудников о том, что имеет отношение к их работе.

С другой стороны, слишком много нерелевантной информации часто приводит к стрессу, отключению, разочарованию и, как следствие, снижению удержания сотрудников.

8. Улучшает обмен знаниями

Одной из основных целей, которые компании пытаются достичь путем инвестирования во внутренние коммуникации, является улучшение Передовой опыт обмена знаниями .

В мире, где сотрудники постоянно растут и учатся чему-то новому, работодатели должны облегчить обмен знаниями в своих организациях.

Без хорошо продуманной стратегии внутренних бизнес-коммуникаций страдают обмен знаниями и организационные знания.

9. Повышает уровень защиты интересов сотрудников

Когда работодатели знают, как эффективно общаться со своими сотрудниками, они добиваются большего успеха в , превращая своих сотрудников в послов бренда .

Стать послом бренда не так уж и сложно, как полагают многие компании. Фактически, счастливые сотрудники хотели бы участвовать в программах по продвижению бренда.

Есть 4 основных способа , как посланник бренда и защита сотрудников могут помочь в работе компании:

• Повышение узнаваемости бренда
• Улучшить бренд работодателя и привлечь качественных кандидатов
• Повышение эффективности маркетинга
• Увеличение продаж

10.Повышает удовлетворенность и удержание клиентов

Лучшее деловое общение также означает лучшее удовлетворение потребностей клиентов . Если в организации плохая коммуникация, случаются две вещи, когда дело касается обслуживания клиентов и их удовлетворенности.

Во-первых, сотрудники, работающие с клиентами, не будут иметь необходимой информации. Во-вторых, клиенты почувствуют низкий моральный дух сотрудников и получат негативный опыт.

Фактически, одно исследование показало, что отношение сотрудников оказывает существенное влияние на удовлетворенность клиентов , что затем приводит к увеличению доходов.

11. Улучшает корпоративную культуру

Наконец, имеет решающее значение для создания лучшей корпоративной культуры и рабочей среды на рабочем месте.

Компании, которые общаются прозрачно и открыто, имеют более здоровую рабочую атмосферу, мотивацию и удовлетворенность сотрудников.

С другой стороны, организации, пренебрегающие бизнес-коммуникациями как средством повышения культуры на рабочем месте, страдают от низкой вовлеченности, высокой текучести кадров и низкого уровня удовлетворенности сотрудников и клиентов.

Расцвет мобильных бизнес-коммуникаций

Миллениалы составляют 50% рабочей силы во всем мире, и, по прогнозам, к 2025 году они будут составлять 75% рабочей силы.

Как мы все знаем, миллениалы, а также сотрудники поколения Z технически подкованы и ориентированы на мобильные устройства. Следовательно, если вы хотите, чтобы эти поколения взаимодействовали с контентом вашего бизнеса, вам необходимо скорректировать свои коммуникационные усилия в соответствии с их привычками и предпочтениями в отношении мобильных устройств.

Организации теперь осознают, что рассылки обычных электронных писем в масштабах компании или использования устаревшей внутренней сети недостаточно, чтобы привлечь внимание сотрудников!

Таким образом, многие компании в настоящее время внедряют мобильные приложения для общения сотрудников, чтобы улучшить взаимодействие между сотрудниками. , гарантируют, что сотрудники всегда имеют доступ к важной информации, и чтобы обеспечить согласованность всей организации.

Кроме того, растущий сдвиг в сторону удаленной работы также является одной из причин, по которой работодатели ищут пути внедрения коммуникационных решений, которые лучше всего имитируют социальные и коммуникационные приложения, которые сотрудники используют в своей личной жизни.

Таким образом, бизнес-коммуникация становится намного проще, быстрее и удобнее.

20 интересных фактов о деловом общении

Если вам нравится статистика, то этот раздел вам тоже понравится. Давайте рассмотрим некоторые из наиболее интересных фактов о внутреннем деловом общении.

1. 60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций
2. Только 13% сотрудников ежедневно используют свои интрасети
3. 74% сотрудников чувствуют, что упускают из виду новости компании
4. 72% сотрудников не полностью понимают стратегию компании
5. 87% людей используют мобильный телефон для общения на работе хотя бы раз в неделю
6. Производительность сотрудников увеличивается на 20-25% в организациях, где сотрудники связаны
7. В 38% компаний растет количество удаленных сотрудников
8. Только 23% руководителей говорят, что их компании превосходно согласовывают цели сотрудников с корпоративными целями
9. 60% людей сталкиваются с кризисом хотя бы раз в месяц из-за проблем со связью
10. 29% сотрудников считают, что плохое внутреннее деловое общение является причиной провала проектов
11. Только 40% специалистов по информационным технологиям считают, что сотрудники «хорошо» или «очень хорошо» понимают свой вклад в стратегию своей организации
12. 62% писем, полученных сотрудниками, не важны
13. 60.8% сотрудников говорят, что время от времени или часто игнорируют электронные письма на работе
14. 47,7% сотрудников говорят, что получение меньшего количества писем на работе, вероятно, сделает их счастливее
15. Сотрудники на 75% чаще смотрят видео, чем читают текст
16. Только 24% специалистов по информационным технологиям считают, что они эффективно используют свои каналы связи
17. Организации с эффективными программами изменений и коммуникации в 3,5 раза чаще превосходят своих коллег
18. 28% руководителей считают плохую коммуникацию основной причиной неспособности выполнить проект в первоначальные сроки
19. 77% сотрудников держат свои телефоны под рукой на работе
20. Только 17% работодателей считают линейных руководителей хорошими коммуникаторами

Как технологии могут помочь вам улучшить деловое общение на рабочем месте

В мире цифровой трансформации компании должны быть готовы к внедрению новых технологий для улучшения своих организационных усилий.

По мере того, как коммуникация и вовлеченность сотрудников становятся чрезвычайно важными, появляются новые инструменты в этой области.

Как упоминалось ранее, электронной почты, интранетов и других устаревших коммуникационных решений для сотрудников уже недостаточно.

Сегодня мы видим новых программных решения, которые позволяют компаниям улучшить как внутренние, так и внешние деловые коммуникации .

Благодаря Smarp, нашему коммуникационному решению для сотрудников, компаниям по всему миру удалось:

• Повышение вовлеченности сотрудников
• Повысьте продуктивность сотрудников
• Устранение разрозненности информации
• Повышение защиты интересов сотрудников
• Повышение эффективности маркетинга и продаж
• Повышение узнаваемости бренда работодателя
• Привлечь больше талантливых специалистов

Будущее делового общения

Пандемия коренным образом изменила общение на рабочем месте.Чтобы лучше понять, как может выглядеть бизнес-коммуникация в ближайшем будущем , посмотрите это короткое видео, в котором эксперты по внутренним коммуникациям объясняют, какие основные навыки необходимо развить профессионалам в области коммуникаций, чтобы приспособиться к новым нормам 👇

Что дальше? Загрузите электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников», в которой мы делимся советами и передовыми методами успешного общения с вашими сотрудниками в сегодняшнюю цифровую эпоху.

Эффективное общение в бизнесе | Навыки делового общения для менеджеров

Что вы научитесь делать: обсуждать важность эффективного общения в бизнесе

Общение происходит, когда все стороны участвуют в раскрытии и понимании смысла слов. Это не то, что один человек делает в одиночку. Но когда вы, как бизнес-профессионал, вносите свой вклад в процесс раскрытия и понимания, вы должны стремиться быть:

• Прозрачный
• Краткое
• Цель
• Согласованный
• Завершено
• Соответствующий
• Понимание знаний аудитории

Это семь столпов или принципов делового общения.Если вы открываете рот, кладете ручку на бумагу или берете фотоаппарат, чтобы снять видео, вы должны стремиться создать сообщение, отвечающее этим критериям.

Почему? Ну, дело не в том, чтобы разговаривать. Это нужно понять. Когда ваша команда понимает вас, они приносят результаты. Когда ваши клиенты понимают вас, они покупают. Когда ваш менеджер понимает вас, он защищает вас и поддерживает в вашей карьере.

Этот модуль расскажет о преимуществах эффективного делового общения и о том, как, используя приведенные выше принципы, вы можете улучшить свои коммуникативные навыки и добиться большего успеха в бизнесе.

Результаты обучения

• Обсудите, насколько эффективное общение улучшает вас как сотрудника
• Определите характеристики вашей аудитории в деловом общении
• Обсудить процесс модели социальной коммуникации
• Определите ключевые особенности эффективного письма в бизнесе
• Обсудите частичное совпадение профессионального и личного общения

Как стать лучшим сотрудником

Общение — это то, что мы часто считаем само собой разумеющимся, но не всегда думаем, что нужно улучшить.И тем не менее, умение общаться с людьми может открыть двери для вас как сотрудника, сделать вас более ценным для вашего работодателя и помочь вам продвинуться вперед.

Подумайте о качелях дерева на рисунке 1. Создание этих качелей началось неправильно, а затем стало еще хуже.

Рис. 1. Этот типичный пример качания дерева показывает, как что-то может пойти не так, когда вы создаете новый продукт или услугу.

Давайте подойдем к этому процессу так, как если бы вы были главными. Как вы могли бы стать лучшим сотрудником и улучшить этот результат, улучшив общение? Мы рассмотрим это шаг за шагом.

1. Встреча со спонсором проекта: Как продавец этих качелей, вы встретились со спонсором проекта Марком и услышали его перевод пожеланий клиента. Марк очень четко сказал вам, что ему нужны качели с тремя сиденьями, одно над другим. Теперь вы эксперт по качелям на деревьях. Имеет ли смысл его просьба? Это эффективная возможность общения. Вы могли бы задать вопросы, уточнить и повторить то, что сказал вам Марк. Вы могли бы сказать ему, что такая конструкция качелей очень необычна и обычно не приветствуется поклонниками качелей на деревьях.Была упущена возможность наладить эффективное общение с заказчиком.
2. Указание запроса на проект: Здесь вы, как продавец-консультант, сделали свою первую ошибку. Вместо того, чтобы требовать три сиденья, вы попросили три веревки, чтобы прикрепить качели к дереву. Это еще одна эффективная возможность общения. Вы могли вычитать и перепроверить, чтобы убедиться, что ваш запрос соответствует запросу Марка, но вы этого не сделали. Была упущена возможность обеспечить эффективное общение посредством подкрепления и повторения.
3. Проектирование, производство и установка: Вот где проект перешел от неправильного к неправильному. Ваша производственная группа не только не подвергла сомнению ваш запрос на три веревки, они пошли дальше и сделали свое дело с концепцией и дизайном продукта. Архитектор полностью неверно понял вашу просьбу. Производственная группа рассмотрела запрос архитектора и поняла, что его проект не работает, и внесла свои изменения. Наконец, команда установщиков пришла туда, и продукт не мог работать без дополнительных подкреплений, поэтому они сделали все, что было необходимо, чтобы продукт работал.Это еще одна эффективная возможность для общения. Они не только упустили возможность общаться друг с другом, но и вы упустили возможность для продолжения, подкрепления и повторения.

Вашему руководителю, Глории, будут звонить клиенты, и, когда она закончит их жалобы, сочтет ли она вас лучшим сотрудником года? Возможно нет. Вы не добились хороших результатов.

Сотрудники, которые эффективно общаются, слушая, повторяя, подкрепляя и отслеживая, избегают всех этих проблем.Им ставят задачу, они получают всю необходимую информацию, а затем направляют свои команды с помощью сообщений

.

• Прозрачный
• Краткое
• Цель
• Согласованный
• Завершено
• Соответствующий
• Учитывая знания, которыми обладает его аудитория

Благодаря лучшему общению они становятся лучшими членами команды, коллегами и служащими.

Деловая аудитория

Как деловой коммуникатор, вы будете общаться с двумя типами аудитории.

• Ваша основная аудитория — это аудитория, для которой предназначено ваше общение. Например, если вы готовите отчет о прибылях и убытках, аудитория, скорее всего, — это ваша старшая команда. Они изучат информацию, дадут вам отзыв и решат, нужно ли им действовать на основе предоставленной вами информации.
• Ваша вторичная аудитория — это группа людей, которые не являются заинтересованными сторонами в вашем общении. Тот же отчет о доходах, основной аудиторией которого является высшее руководство, может найти другую аудиторию среди инвесторов, акционеров или даже ваших конкурентов или средств массовой информации.Они могут комментировать ваши данные или принимать меры по ним.

Почему важно понимать первичную и вторичную аудитории и в чем разница между ними? Примите во внимание следующие моменты:

• Управляющая информация: Когда вы рассматриваете информацию, которую вы должны передать, вам нужно в первую очередь учитывать потребности вашей основной аудитории. Информация, которая требуется им для работы, — это ваша первая забота. Любую информацию, которая будет важна для вторичной аудитории, следует отнести к менее заметной части отчета.
• Управляющий язык: Ключевым фактором в эффективном общении является оценка знаний, которые ваша целевая аудитория приносит за столом. Если ваша основная аудитория — это группа школьников, и ваша задача состоит в том, чтобы объяснить ключевые экономические факторы обвала фондового рынка 1929 года, ваш язык будет сильно отличаться от того, если вы объясните это группе историков. Выберите правильный язык для общения.
• Управление глубиной вашей темы: Команда отдела кадров может захотеть подробно изучить отчет о текучести кадров, и, если они являются вашей основной аудиторией, ваша задача — сообщить им эту информацию.С другой стороны, генеральный директор может просто захотеть узнать, какова годовая ставка. «Люди остаются или уезжают?» он спросит. Иногда простое «Остаться» — это все, что ему нужно знать.

Вы будете общаться более эффективно, если поймете свою аудиторию и глубину знаний, которые они привносят с собой на коммуникационное мероприятие.

Модель социальных коммуникаций

Коммуникация предполагает линейный процесс. Есть отправитель сообщения — допустим, это вы говорите.Вы выражаете свои мысли словами. А еще есть получатель сообщения. Он слышит эти слова и обдумывает их значение. Это ваш коллега, слушает. Выглядит это примерно так:

У вас, отправителя, возникла мысль. Вы выражаете эту мысль словами (кодировка). Сообщение выходит из вашего рта, а затем его декодирует (обрабатывает) получатель, ваш коллега, который затем принимает решение о значении ваших слов в результате этого процесса декодирования.

Но не всегда то, что вы говорите, слышит ваш коллега.И вот тут что-то идет не так.

Давайте представим, что вы слушаете музыку, хорошую мелодию Джими Хендрикса. И вы поете вместе с лирикой «Простите, пока я целую небо»: Purple Haze — классический Джими Хендрикс.

Итак, вы вдохновлены музыкой и поете слова примерно так же, как Джими. Вы думаете об этом, вы выражаете это словами (кодируете), и это становится сообщением. Все хорошо? Возможно, нет. Возможно, «стилизованный» подход Джими к пению текстов помешает вашему сообщению.Это называется шумом.

Шум, мешающий вашему сообщению, может возникнуть в любой момент. Это может быть фактический шум, это может быть концепция, которую отправитель неправильно понял еще до того, как сообщение было сформировано, это может быть сообщение, которое не сформулировано должным образом, или это может быть сообщение, которое просто не понимается получателем. В данном случае «шум» — это то, что вы имитируете то, как Джими поет свою лирику, которая произносится не так четко.

Ваш коллега слышит ваше общение, а сообщение, которое вы ему закодировали и отправили, не декодируется таким же образом, потому что на процесс декодирования влияет «шум».В результате ваш коллега думает, что вы сказали: «Простите, пока я целую этого парня».

Он хмурится и говорит: «Наверное, не стоит никого целовать на работе». Это называется обратной связью.

Получатель сообщил вам, что вас неправильно поняли, предоставив вам отзыв. На данный момент вы можете:

• Повторить сообщение еще раз
• Задайте несколько уточняющих вопросов, чтобы определить, почему получатель не понял, что вы сказали, и затем ответьте на эти вопросы при следующей попытке передать вашу идею.

В этом случае сразу понимаешь, как тебя неправильно поняли. Это происходит постоянно, когда люди слышат эту песню. Вы обрабатываете обратную связь и кодируете новое сообщение. Вы говорите ему: «Нет. Это «Простите, пока я целую небо, ». Не «Простите, пока я целую этого парня».

Когда общение носит линейный характер и распространяется от отправителя к получателю, вы говорите на своей аудитории. В тот момент, когда появляется обратная связь от аудитории, как в модели социальной коммуникации, вы говорите с вашей аудиторией.Разговор с аудиторией обеспечивает лучший уровень понимания.

Эффективное общение означает использование модели социального общения, чтобы убедиться, что вся ваша команда поет одну и ту же песню.

Список литературы

Базовая модель социальной коммуникации. В: ManagementMania.com [онлайн]. Уилмингтон (Германия) 2011–2018, 24.08.2016 [цит. 05.06.2018]. Доступно по адресу: Management Mania Basic Model of Social Communication

.

Письмо в бизнесе

Так же, как и личное обсуждение, эффективное деловое письмо должно основываться на семи принципах делового общения:

• Прозрачный
• Краткое
• Цель
• Согласованный
• Завершено
• Соответствующий
• Внимательное отношение к знаниям аудитории

Когда вы кладете перо на бумагу, вы должны учитывать все принципы.Мы уже рассматривали эти принципы раньше, но теперь давайте углубимся в то, как они могут повлиять на ваше письмо.

Отказ телефонной системы

Предположим, вы пишете сообщение, чтобы сообщить всем, что в следующую пятницу утром телефонная система в офисе будет отключена на определенное время. Давайте посмотрим, как каждый из принципов делового общения фигурирует в этом письменном сообщении.

• Ясно: Создавая сообщение, вы должны убедиться, что оно ясно для ваших читателей.В этом случае вы хотите, чтобы вся компания знала, что корпоративные телефонные системы в офисе будут отключены с 9 до 12 часов. Четкость означает, что вы добавляете утра, и вечера. , даже если вы думаете, что это очевидно. Вы должны указать, что говорите о стандартном тихоокеанском времени и т. Д.
• Краткий: Поскольку это сообщение о телефонной системе, оно должно быть только о телефонной системе. А дальше сообщение только об отключении. Если вы хотите сказать: «Том сломал телефонную систему на прошлой неделе, и теперь ее нужно отремонтировать», не поддавайтесь этому побуждению.Даже если Том несет ответственность за отключение, может быть уместно пошутить с Томом по этому поводу, если он ваш личный друг, но это не тот вид сообщений, который должен распространяться на весь офис.
• Цель: Ваши личные чувства и комментарии не обязательно должны быть частью телефонного общения. Например, «Даже если время для тех, кто работает над проектом голосования, плохое, мы намерены отремонтировать нашу телефонную систему в пятницу» — отличный пример того, что , а не является объективным.
• Согласовано: Если до этого телефонная система отключалась три или четыре раза, ваше сообщение должно быть по своему характеру таким же, как и предыдущее. Если одна из деталей телефонной системы заключается в том, что она модернизируется, чтобы мы могли добавить новый вспомогательный офис к магистральной линии, не включайте информацию, противоречащую этому факту, если это не объясняется. Согласованность означает, что детали каждый раз одинаковы — общение выглядит одинаково, звучит одинаково; и что любые новые подробности вызываются.
• Завершено: Если вы намеревались сообщить компании, что телефонная система будет отключена в 9:00 утра в пятницу, а затем не сообщите им, когда будет выполнено резервное копирование, то ваше сообщение будет неполным. Стремитесь быть полными в своем письменном общении, предвосхищая любой вопрос, который может задать читатель: «Телефонная система выйдет из строя в эту пятницу или в следующую пятницу?» «Как долго он будет работать?» «Это затрагивает весь корпоративный офис или только его часть?»
• Relevant: Обдумывая, актуально ли сообщение, вы можете спросить себя: «Повлияла ли эта информация на этих читателей?» «Имеет ли значение, что телефоны будут отключены в пятницу, если офис будет закрыт на праздники?» Это также означает отсутствие информации, которая не имеет отношения к читателю, например: «Ремонтники думают, что, заменив левый виджет на главном распределительном щите, они могут решить проблему, но это также может быть правый виджет, в этом случае им нужно будет заказать деталь.«Это , а не .
• Учитывать знания аудитории: Всегда помните о знаниях, которые ваша аудитория привносит в сообщение. Если вы рассказываете группе о делении ядер, вы бы говорили с ними по-разному, в зависимости от того, насколько они разбираются в науке. В этом случае все понимают, что такое телефон. (Хотя этим двум инопланетянам, только что нанятым в сфере недвижимости, возможно, нужно будет знать, что это черная штука на их столе с трубкой, которую можно поднести к уху.)

Невероятно важно сопоставить ваше письменное общение с семью принципами делового общения, потому что в письменном общении часть этой модели социального общения не всегда доступна. Когда в ваше письменное общение входит шум, вы часто не сразу понимаете, что аудитория не понимает, иногда до тех пор, пока не становится слишком поздно. Убедитесь, что вы соизмеряете свое сообщение с семью принципами, чтобы не допустить недопонимания.

Личное и профессиональное общение

Когда вы рассматриваете разницу между общением на личном уровне и общением на профессиональном уровне, первое, что приходит на ум, — это уровень формальности. В личном общении вы обычно используете непринужденный язык, и уровень знаний, которые ваша аудитория привносит в общение, обычно значительный и личный. Потребность в ясности и краткости, в объективности отбрасывается. Личное общение часто предназначено только для одной аудитории и часто доступно только для этой аудитории.

Профессиональное общение, с другой стороны, читается аудиторией, которую вы тоже не знаете. Вы обнаружите, что вам нужно приложить усилия, чтобы быть ясным, кратким, актуальным и объективным. Вы прилагаете усилия, чтобы привлечь внимание более разнообразной группы и быть понятым для нее.

Однако с появлением технологий и социальных сетей границы между личным и профессиональным общением стираются. Ваши клиенты хотят общаться с вашей компанией на более глубоком и личном уровне.Технологии превратили сотрудника с 9 до 5 в всегда доступного члена команды, и из-за этого профессиональные отношения превращаются в нечто, находящееся между формальным и неформальным. Клиенты, поставщики и даже сотрудники хотят иметь дело с человеком, а не с кем-то, кто прячется за занавес и управляет великой и могущественной говорящей головой, которая управляет компанией. Добавьте к этому множество методов неформальных коммуникационных платформ, таких как текстовые сообщения и социальные сети, и вы увидите, что здесь происходит революция.

Эти перемены повлияют на ваше деловое общение. Если компании с сильными брендами изо всех сил стараются общаться со своими клиентами в социальных сетях и делиться «человеческой стороной» своего бизнеса, то нет причин, по которым вы не должны следовать их примеру, если вам это удобно.

О чем следует помнить, если вы собираетесь попробовать:

• Не отказывайтесь от семи принципов делового общения: Независимо от того, насколько личным вы становитесь, эти принципы по-прежнему являются отличительной чертой успешного сообщения.Ваша более широкая аудитория по-прежнему нуждается в ясности, единообразии и так далее. Ваша цель — быть понятой, приносить определенный бизнес-результат, и это не меняется.
• Не переходите к личному до незначительного: Вашим коллегам и продавцам может быть приятно знать, что вы большой футбольный фанат, но им не нужно знать, что вы ели сегодня на обед.
• Не сообщайте подробности, которые могут быть нелегко уловлены: Люди не всегда хорошо воспринимают сообщение, если вы выражаете твердые политические убеждения, не совпадающие с их.Будьте осторожны, рассказывая о своих «идеалах». Генеральный директор GoDaddy.com Боб Парсонс был вызван в 2011 году, когда он снял видео о своих подвигах охоты на слонов и разместил его на сайте своей компании, чтобы он мог «поделиться» собой со всем миром. Внимание, которое он привлек к моменту личного обмена, не было положительным.

Несмотря на то, что профессиональное общение и личное общение быстро становятся просто «общением», ваш успех по-прежнему зависит от успеха в этом. Укрепите свое владение семью принципами общения и смело двигайтесь вперед со своим списком общих черт личности.

Что это такое и как его использовать —

Один из самых простых способов повысить прибыль и моральный дух — принять эффективную форму делового общения. К сожалению, это не так просто, как кажется.

Деловые коммуникации развиваются благодаря современным технологиям. Хотя это уже не так высокопарно, как раньше, поддержание профессионального тона по-прежнему важно для создания правильного имиджа вашего бизнеса. Речь также идет о создании открытого и продуктивного общения внутри компании.

Правильный способ общения может сделать сотрудников более продуктивными, упростить процессы и улучшить общий моральный дух в компании. Эта статья представляет собой ускоренный курс по созданию эффективных вербальных и невербальных коммуникаций в вашем бизнесе для связи с вашими клиентами и содействия более продуктивным внутренним обсуждениям.

Краткое определение

Большинство людей не будут спрашивать, «что такое деловое общение», потому что большинство из нас думает, что мы знаем ответ.К сожалению, это не так однозначно, как мы думаем. Прежде чем двигаться дальше, давайте удостоверимся, что мы знаем, что считается деловым общением.

Термин «деловое общение» относится к любой передаче информации для продвижения целей и задач компании, агентства или организации. Это включает как внутренние, так и внешние коммуникации.

Это определение кажется довольно прямым, но оно гораздо более неестественно, чем то, как вы, вероятно, определили бы.Вот менее формальное определение.

Деловое общение — это все, что вы делаете для передачи информации компании или бизнесу.

Первое определение, вероятно, — это то, как вы будете передавать бизнес-информацию в профессиональной среде. Второе определение более неформально и действительно менее информативно. Другими словами, первое определение — более точное описание делового общения. Мы хотим проинформировать наших читателей о том, что важно для нашего бизнеса — общении.

Критический характер делового общения

Может быть трудно представить, как вы передаете информацию — даже внутренне — критически важно для роста и успеха вашей организации. Основы делового общения просты, но их часто упускают из виду.

Ниже перечислены способы, которыми ваше общение может негативно повлиять на ваш бизнес.

• Общение без передачи реальной информации снижает вероятность того, что люди обратят внимание на сообщение.
• Неспособность держать сотрудников в курсе почти всегда приводит к высокой текучести кадров. Люди просто не хотят продолжать работать в компании, где слишком много неопределенности или слишком мало информации.
• Неспособность согласовать сообщение может привести к путанице и потере доверия как со стороны ваших клиентов, так и со стороны ваших сотрудников.
• Неправильный способ общения может держать людей в неведении.
• Позволение людям «плыть по течению» часто приводит к срыву сроков и непоследовательности продуктов.
• Неспособность предложить процессы и процедуры для коммуникации может привести к слишком большому или слишком маленькому общению, разрозненности информации, разногласиям в отделах и апатии сотрудников.

Исследования показывают, что 80% сотрудников стремятся к эффективному внутреннему общению для повышения своей производительности. Однако такое общение должно быть эффективным. Поскольку для достижения успеха так много полагается на эффективное деловое общение, жизненно важно, чтобы ваш бизнес использовал передовой опыт для вашей компании.

Формы делового общения

Зная, насколько это важно, давайте рассмотрим различные формы делового общения.

Внутренняя связь

Существует три основных формы внутренней связи:

• Вверху внутренняя
• Вниз внутренняя
• Боковая внутренняя

Восходящая внутренняя связь

Восходящая внутренняя связь относится к информации, передаваемой от подчиненного к вышестоящему.Это может включать широкий диапазон входных данных, в том числе следующее:

• Подробная информация об обсуждениях или проектах
• Отзывы
• Формы
• Отчеты и обзоры
• Опросы

Связь обычно передается на собраниях и регулярно обновляется. Обычно в командах и на предприятиях есть процессы для такого рода общения. Отчеты о рынке, диаграммы и графики о конкурентах и ​​официальные документы — распространенные типы восходящей внутренней коммуникации.Сюда также входят электронные письма, ежедневные обсуждения и другие менее регламентированные виды общения. Это не значит, что такое общение неважно, просто его намного сложнее регулировать, поскольку оно в основном спонтанное.

Внутреннее общение вниз

Это общение, которое переходит от вышестоящего к кому-то, занимающему более низкую должность (не обязательно к своим подчиненным). Это обычно называется управленческой коммуникацией. Помимо спонтанных дискуссий, наиболее нисходящее общение происходит в записках, письмах и директивах, издаваемых на собраниях.Большинство из них также регулируются, но чаще всего шаблоны и руководящие принципы менее ясны, чем методы, используемые для восходящей коммуникации.

Боковое внутреннее общение

Это просто общение между коллегами. Общение может происходить между группой менеджеров или встречей подчиненных, работающих над проектом. Пока люди при общении занимают примерно равные позиции, это считается боковым. Это, наверное, самая распространенная и наименее регулируемая из форм внутреннего общения.Как правило, боковая коммуникация почти полностью неформальна и все чаще происходит через мессенджер.

Боковое общение абсолютно необходимо, поэтому оно не должно строго регулироваться. Вы не хотите препятствовать дискурсу. Однако вы хотите убедиться, что это эффективно и продуктивно. Самая большая проблема бокового общения в том, что оно часто смешивается с личными обсуждениями. Коллеги обсуждают в комнате отдыха или кафетерии свои планы на выходные после обсуждения предстоящего крайнего срока.Важна личная связь. Это помогает создать лучшую командную среду. Лучший способ регулировать этот вид болтовни — убедиться, что любые решения, принятые неформально, доводятся до сведения остальной команды, когда это необходимо.

Внешняя связь

Любая информация, передаваемая людям за пределами компании или организации, является внешней связью. Независимо от того, общаетесь ли вы с клиентами, партнерами, поставщиками или подрядчиками, это считается внешним общением.Это самый регулируемый вид связи, и большинство предприятий уже очень серьезно к нему относятся. Существуют шаблоны, формы, веб-сайты и процессы, созданные для обеспечения согласованности и эффективности внешнего взаимодействия. Обслуживание клиентов и продажи / маркетинг — это целые отделы, которые вращаются вокруг такого рода коммуникации.

Невербальное общение в бизнесе

Язык тела и тональность — две основные формы невербального общения. Некоторые эксперты предположили, что эти две формы коммуникации составляют от 80 до 90% того, как мы передаем конкретное значение.Да — тон считается невербальным. Хотя это действительно происходит, когда вы говорите, это может полностью противоречить тому, что вы говорите.

Подумайте о сарказме — это означает, что вы говорите одно, а подразумеваете совершенно другое. Или тон, используемый кем-то, кто действительно воодушевлен решением или новой идеей. Люди часто жалуются, что их тон не встречается в электронных письмах и текстовых сообщениях. Это потому, что тон невербален. Если у вас есть только словесный аспект — слова — вы можете потерять большую часть смысла.Передача правильных невербальных сигналов — одна из важнейших составляющих делового общения, которую часто упускают из виду.

Способы общения

Технологии изменили способ общения. Три десятилетия назад компании общались лично, по телефону, по обычной почте или по факсу. В 2020 году у организаций теперь так много способов общения, что может быть непосильной задачей попытаться сделать так, чтобы все были на одной волне.

Наиболее распространенные методы связи

Основными средствами делового общения являются следующие:

• Конференц-связь
• Документы (включая официальные документы, отчеты и уведомления)
• Форумы (часто используемые для облегчения внутренних дискуссий)
• Лично
• Презентации
• Социальные сети
• Опросы и обзоры
• Телефон
• Интернет (включая веб-сайты, чаты, электронную почту и обмен мгновенными сообщениями)

Некоторые из этих средств являются специализированными.Обычно отделы маркетинга поддерживают присутствие в социальных сетях. Однако большинство из этих форм общения используется большинством (или всеми) сотрудниками.

Определение того, какие методы использовать

Как минимум, каждой организации необходимы средства для совершения телефонных звонков, проведения личных встреч, установления присутствия в Интернете, наличия нескольких учетных записей в социальных сетях и возможности создавать эффективные презентации. По состоянию на 2020 год можно утверждать, что личные встречи больше не нужны.Вместо этого компании должны иметь возможность проводить конференц-связь.

Есть несколько факторов, которые определяют, какие формы коммуникации вам нужны:

• Размер организации
• Отрасль
• Характер работы (группы разбросаны по небольшой территории или по всему миру)
• Предпочтения сотрудников

У каждого свой предпочтительный способ общения. Пока у компании есть основные средства общения, все лишнее зависит от личных предпочтений.Например, более крупные компании часто выигрывают от форумов, особенно если их команды расположены в разных часовых поясах. Однако, если ни одна из команд не использует форумы, создание их будет потрачено зря. Возможно, регулярные конференц-звонки были бы более выгодными. В конечном счете, метод проб и ошибок — лучший способ определить, что подходит вашей компании (помимо самого необходимого).

Распространенные ошибки делового общения и их решения

Поскольку существует так много способов общения, есть много места для ошибок.Ниже приведены наиболее распространенные (и которых можно избежать) ошибки, которые допускают компании.

Слишком много писем

Проблема: около 25% времени сотрудник тратит на управление своим почтовым ящиком. Многие из этих писем не имеют к ним отношения и не содержат много информации.

Решение: Разработайте процесс, чтобы определить, какие коммуникации требуются. Для внеклассных мероприятий или программ разрешите сотрудникам отказаться от получения электронных писем. Отправка электронных писем о конкретных мероприятиях команды, пожеланиях по случаю дня рождения и общих уведомлениях обычно является просто шумом для большинства ваших сотрудников.

Вы также можете дать сотрудникам инструкции по фильтрации сообщений электронной почты, чтобы неактуальные сообщения попадали в указанные папки, а не в папку «Входящие». Когда у сотрудников будет время просмотреть эти электронные письма, они это сделают, но они не станут беспорядком в почтовом ящике.

Апатия сотрудников

Проблема: исследования показывают, что лидерские коммуникации могут повлиять на апатичность сотрудников. Без регулярного общения сотрудники могут чувствовать, что работают в вакууме.

Решение: наладить регулярную коммуникацию о текущих целях и проектах внутри компании.Убедитесь, что в каждом отделе всегда найдется что-то, что сделает электронные письма актуальными и информативными.

Коммуникационные пылесосы

Проблема: если команда получает слишком много неважных сообщений, они с меньшей вероятностью получат важную информацию. Без регулярного перекрестного общения это может создать разрозненные коммуникации.

Решение. Устранение ненужных электронных писем и других форм связи поможет гарантировать, что люди обращают внимание на соответствующую информацию.

Вам также необходимо убедиться, что команды и отделы общаются, когда это необходимо. Устраивайте встречи, чтобы убедиться, что товарищи по команде разговаривают, а команды передают важную информацию нужным людям.

Снижение мотивации и производительности сотрудников

Проблема: Отсутствие значимого внутреннего взаимодействия снижает производительность. Сотрудники чувствуют себя неважными, скучными и немотивированными, когда они не уверены в том, какова цель или цель проекта, задачи или миссии.

Решение: при наличии соответствующей нисходящей связи вы можете избавить сотрудников от необходимости искать эту информацию. В среднем сотрудники тратят более двух часов в день на поиск информации, что означает, что вы теряете более 10 часов работы в неделю на одного сотрудника.

Создайте репозитории для информации, в которых будет легко перемещаться, чтобы предоставить важную информацию. Это уменьшит количество писем, отправляемых сотрудникам, и предоставит им единое место для поиска ответов и ресурсов. Отстаивайте интересы сотрудников и содействуйте обсуждениям.Это не только расширяет возможности сотрудников, но и дает им мотивацию. Когда сотрудники мотивированы и вовлечены, могут происходить инновации. это может помочь компании двигаться в лучшем направлении.

Отсутствие связи для удаленных сотрудников

Проблема: удаленные сотрудники традиционно не информированы, потому что команды и компании не могут приглашать их на собрания или отправлять обновления.

Решение. В течение 2020 года это стало меньшей проблемой, но для достижения наилучших результатов важно обеспечить включение всех членов команды в общение.

Связь всегда должна включать удаленных сотрудников. Они должны быть частью рассылки электронной почты, всех соответствующих встреч и обсуждений.

Ниже приведены несколько советов, которые помогут держать удаленных сотрудников в курсе событий.

Отсутствие межведомственного обсуждения

Проблема: Неспособность наладить коммуникацию между отделами может помешать прогрессу. Обсуждать особо нечего, но каждый отдел играет жизненно важную роль, поэтому компаниям нужны стратегии делового общения для облегчения обмена знаниями.

Решение. Создайте стратегии коммуникации, чтобы отделы взаимодействовали друг с другом по мере необходимости. Служба поддержки клиентов должна быть подключена ко всем отделам для обеспечения наилучшего обслуживания. Взаимосвязь является ключевой, и она должна быть и в других отделах, помимо обслуживания клиентов.

Убедитесь, что ваш отдел исследований и разработок, производство и маркетинг находятся на одной странице. Это гарантирует, что маркетинг правильно продает то, что могут предложить ваши клиенты. Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам здесь улучшить, поскольку это довольно универсальная проблема.

Отсутствие процессов обслуживания клиентов

Проблема: Отсутствие процесса обслуживания клиентов — одна из худших вещей, которые может сделать бизнес. Должны быть процессы для внутренней и внешней коммуникации, чтобы гарантировать клиентам хорошее обслуживание.

Решение: Разработайте процесс работы с клиентами. Этот процесс должен включать в себя вклад сотрудников, потому что у них будет совершенно другой взгляд на то, как обращаться с клиентами (и они, вероятно, будут правы).

Поощряйте обратную связь со службой поддержки клиентов, чтобы вы могли реагировать на технологические изменения, общие жалобы / проблемы и предложения клиентов. Всех этих ошибок легко избежать, хотя решения могут существенно отличаться.

Установление коммуникационных политик и руководств

Политики и процедуры могут раздражать и требовать много времени, но они играют важную роль в создании решений для бизнес-коммуникации. Более трети сотрудников считают, что жизненно важная информация теряется из-за слишком большого количества ненужных коммуникаций.Почти треть чувствует, что они обделены, что дает им меньше понимания того, что ожидается от их усилий. Наличие политик и руководств по коммуникациям поможет значительно сократить эти цифры.

Установите цели коммуникации

Одна из основных проблем, связанных с коммуникациями команды, отдела или бизнеса, заключается в том, что коммуникации кажутся несфокусированными. Каждое общение должно иметь цель, и каждая организация должна быть уверена, что никакое общение с их сотрудниками не идет без очевидной цели.Создавая цель для различных типов общения, вы можете гарантировать, что люди получат максимальную отдачу от каждого усилия.

Регулярно проводите аудиты коммуникаций

Когда у вас есть цели, вы можете начать определять, насколько хорошо коммуникации вашей компании способствуют достижению этих целей. Ниже приведены некоторые признаки того, что ваше общение не так эффективно, как должно быть.

• Жалобы удаленных сотрудников (отсутствие информации по чему-то критическому)
• Быстрый рост, приводящий к нарушению или спорадической связи
• Высокая текучесть кадров
• Отрицательные отзывы об организации на досках вакансий
• Часто пропускаемые сроки, низкое качество продукции / услуг , и низкая производительность труда

Создание организационной схемы и взаимоотношений между отделами

У большинства компаний есть организационные схемы, но они часто не учитывают, как связаны отделы.У каждого отдела должны быть хотя бы минимальные отношения, потому что все они необходимы. Насколько тесно они должны работать вместе, зависит от того, насколько важна информация из одного отдела для успеха другого. Это легко для небольших компаний, но, вероятно, для крупных компаний потребуется гораздо больше времени. Обязательно выделите время, чтобы полностью изучить взаимоотношения между отделами, чтобы вы могли создать эффективные коммуникационные процессы.

Создание шаблонов для регулярных сообщений

Отчеты, презентации, заметки и другие формы документов могут содержать существенно различающуюся информацию, но структура для каждого из этих типов документов должна быть одинаковой.Это помогает людям предвидеть, что они узнают, прочитав документ.

Определите, какие виды связи вы хотите использовать

Существует множество коммуникационных технологий. Чтобы обеспечить безопасность коммуникаций в вашей организации, вам необходимо иметь утвержденные и установленные инструменты коммуникации. На это нет правильного ответа, потому что все организации разные.

Убедитесь, что сотрудники знают или знают, какие методы одобрены. Цель состоит в том, чтобы избежать компрометации информации компании.Например, если вы не хотите, чтобы сотрудники получали доступ к личной информации с помощью бизнес-оборудования, вам, вероятно, потребуется создать способ, позволяющий людям проверять свою электронную почту удаленно. Это должно быть то, что люди знают с первого дня работы в вашей организации.

Документируйте все свои процессы

Слишком многие компании полагаются на знания племен, чтобы следовать процессу. Документирование политик, процедур и руководств так же важно для делового общения, как и для любого другого аспекта вашего бизнеса.

Установление правильных невербальных сигналов

Этот тип общения нельзя регулировать, задокументировать или управлять. Невербальные сигналы часто подсознательны. Правильное их использование требует большей самооценки.

Это область, которая постоянно меняется, и психологи все время не могут прийти к единому мнению о том, как лучше всего подойти к ней. Однако есть некоторые вещи, которые помогут вам лучше понимать, что вы говорите, с помощью языка тела и тона.

Осведомленность о невербальных сигналах

• Запишите свой разговор, если возможно, в присутствии людей.Вернитесь и проверьте свой тон, чтобы увидеть, что он говорит о том, что вы, возможно, не имеете в виду в своих словах. Делайте это периодически, чтобы устранить недопонимание с помощью тона. Вы также можете записать видео своего взаимодействия, чтобы уменьшить использование слишком большого количества жестов или убедиться, что вы не выглядите слишком скованным во время разговора. Цель состоит в том, чтобы быть анимированным, но не мультяшным.
• Поддерживайте зрительный контакт при обращении к толпе, в том числе во время встреч. Постарайтесь привлечь всех к встрече. Если вы выступаете публично, периодически меняйте фокус.Это придает уверенности (даже если вы ее не чувствуете).
• Двигайтесь во время презентаций и длительных дискуссий. Если вы стоите на месте, это выглядит неестественно и может вызвать дискомфорт у людей. Вероятно, вам нужно будет практиковать это регулярно, пока это не станет привычным.
• Обратите внимание на слова-вставки. Если вы всегда начинаете говорить с чего-то вроде «ммм» или «ммм» или откашливаетесь, это означает, что вы либо нервничаете, либо снисходительны.

Во время более продолжительного разговора убедитесь, что вы не используете одно и то же слово или фразу в качестве вставного слова.Такие слова и фразы, как «на самом деле», «виртуально» и «я не знаю», часто являются излишними уточняющими условиями, которые не добавляют к тому, что вы говорите.

Технически это вербальный сигнал, но когда он становится привычкой, это непреднамеренное вербальное общение.

Советы по деловому общению

Предыдущие разделы содержали более обширные предложения о том, что вам следует делать для улучшения вашего (и вашей компании) профессионального общения, но есть много мелких вещей, которые вы можете сделать.Ниже приведены советы, которые помогут вам сделать маленькие шаги для улучшения ваших процессов.

Работа удаленно

1. При необходимости собрания можно настроить как конференц-связь. Даже если все участники, скорее всего, будут в офисе, кто-то, кто работает удаленно, может быть добавлен к собранию в последнюю минуту.
2. Создайте списки рассылки электронной почты и рабочие места для команд и отделов. Все сроки, документы, изменения и информация о проекте должны быть отправлены по электронной почте или опубликованы, чтобы гарантировать, что у всех есть необходимая информация.Командные календари — хороший способ соблюдать дедлайны.
3. Всегда учитывайте часовые пояса при назначении конференций и дедлайнов. Удаленные сотрудники могут не находиться в вашем часовом поясе, поэтому вам нужно уделять особое внимание времени.

Улучшение межведомственного взаимодействия

1. Организуйте мероприятия, которые помогают отделам работать вместе. Есть много видов деятельности, которые могут помочь людям работать вместе. Вечеринки и пикники — отличный способ собрать людей и просто пообщаться.

Поскольку некоторые люди не склонны «работать» в нерабочее время, вы можете разрешить им участвовать в общественных мероприятиях (таких как очистка окружающей среды и благоустройство парка) в любое время суток. Это также укрепляет репутацию вашей компании в обществе.

1. Создавайте форумы и чаты, где отделы могут общаться. Чат-группы могут помочь поддерживать общение открытым, хотя вы захотите дать некоторые рекомендации, чтобы чаты оставались профессиональными и по теме.
2. Обеспечьте сайт, который объяснит жаргон различных отделов.Это обеспечит им более легкое понимание друг друга.

Но не переусердствуйте. Юридическим и техническим отделам не нужно объяснять все — это займет страницы, которые большинство отделов не прочитают. Просто убедитесь, что вам предоставлены термины и идеи, понятные другим отделам.

Управление техническими коммуникациями

1. Всегда корректируйте и проверяйте орфографию во всех электронных письмах, даже в боковых внутренних. Чем больше вы игнорируете эту деталь, тем больше вероятность того, что вы допустите досадные ошибки, когда это имеет значение.
2. Выключайте звук на телефоне, когда идете на собрания. Это не только неуважительно по отношению к участникам собрания, но и снижает эффективность собрания. Это может отвлечь внимание на собрании и без надобности удлинить его.
3. Текст должен быть коротким. Если вы обнаружите, что набираете очень длинное электронное письмо или текст, возможно, лучше всего поднять трубку и позвонить получателю или назначить встречу для обсуждения темы. Длинное электронное письмо так же вредно, как почтовый ящик с более чем 100 непрочитанными сообщениями каждое утро.

Организация встреч

1. Необходима ли встреча? Определение необходимости встречи. Формат встречи также важен. Не проводите встречу, если достаточно отправить пару писем. Не ждите, пока наконец возникнет проблема, чтобы созвать встречу.

Standup-встречи — прекрасный пример отличной виртуальной встречи, которая очень эффективна. Это позволяет людям быть в курсе того, чем занимаются другие команды или отделы, не занимая слишком много времени.

1. Если вы проводите собрание по конференц-связи, приходите на несколько минут раньше, чтобы начать конференц-связь.
2. Всегда начинайте вовремя. Мало что расстраивает больше, чем слушать, как люди говорят о личных вещах в течение первых 5 минут встречи. Если кто-то опаздывает, они могут наверстать упущенное из протокола встречи.

Своевременный старт с уважением относится к людям, которые прибывают вовремя.

1. Держите людей в курсе. Одна из причин, по которой люди ненавидят собрания, заключается в том, что они отнимают много времени.Позволяя людям обсуждать другие проекты или уходить от темы, сводится к минимуму эффективность встречи.

Лучший способ обратиться к людям, говорящим о других проектах или конкретных деталях, которые нужно знать лишь нескольким людям, — это любезно, но твердо попросить их обсудить это после встречи. Дайте им понять, что это важно, но сейчас не время.

Движение вперед

Деловое общение необходимо для успеха бизнеса, но есть много способов сделать это правильно.То, что работает для вашего бизнеса, может не работать для других. Эта статья может служить руководством, которое поможет вам нацелить улучшения или переосмыслить ваши текущие стратегии делового общения. Да, на то, чтобы все исправить, может потребоваться время. Но начать исправлять это сейчас будет намного проще, чем через год или два, когда вредные привычки, незаинтересованность и негативные впечатления затруднили изменение вашего делового общения.

Цель общения в бизнесе | Small Business

Общение — это не способ передачи сообщения.Дело даже не в самом сообщении. Общение — это понимание и то, как оно передается между отправителем и получателем. При этом, если такого взаимопонимания нет, то и общения не происходит.

Невозможно переоценить важность коммуникации в бизнесе, и поэтому она должна быть эффективной для бесперебойной работы бизнеса. Фактически, общение — важный аспект управления бизнесом. Основные функции менеджера не могут быть выполнены без эффективной коммуникации между менеджером и сотрудниками.

Тип общения, который происходит в бизнесе, известен как деловое общение, и он включает в себя поток информации туда и обратно между вышестоящими и низшими, а также из стороны в сторону. По сути, это означает, что информация будет течь вниз по рядам внутри компании, а также между ними. Менеджерам необходимо общаться с руководителями, которым необходимо общаться со своими командами. Коллегам нужно общаться друг с другом. Все это должно происходить без сбоев, иначе в бизнесе будут царить хаос и хаос.

Организации становятся все больше и больше с каждым днем, при этом в некоторых из крупнейших в мире работают сотни тысяч сотрудников. С ростом размера организации количество иерархий, которые необходимо соблюдать, а также сложность организационной структуры только возрастают. При этом работа по управлению организацией становится все труднее и труднее.

В большой организации, возможно, даже в большей степени, чем в маленькой, эффективное деловое общение необходимо для управления повседневной деятельностью организации.Это позволяет получить немедленную обратную связь и избежать недопонимания, которое может возникнуть.

Коммуникация не должна происходить просто внутри организации. Это тоже должно происходить без него. Организация должна иметь возможность общаться с окружающим ее обществом, чтобы общество работало лучше, принося пользу всем вовлеченным сторонам. Для роста любой команды, организации или общества необходимо восполнить коммуникационные пробелы, прежде чем они станут слишком большими.

Когда дело доходит до делового общения, все дело в целях.В этом смысле он целенаправлен. Общаясь, вы должны иметь в виду определенную цель. Например, если у компании есть набор правил, положений и политик, она должна стремиться донести их до сотрудников организации, чтобы они знали, чего от них ждут. Если вы хотите, чтобы ваш бизнес придерживался определенных ценностей и принципов, касающихся клиента и общества в целом, вам следует найти эффективный способ передать эти ценности и принципы своим сотрудникам, чтобы они знали, как разговаривать со своими клиентами. в следующий раз, когда они будут с ними взаимодействовать.Если вы не знаете, какова цель вашего общения, значит, вы ничего не общаетесь. Мы называем это шумом.

Деловое общение также происходит по каналам. Мы как человечество прошли долгий путь в плане каналов, которые мы используем для общения друг с другом. С развитием языка большая часть общения была устной, и люди передавали знания и информацию другим людям через рот. Иногда мы использовали действия, будь то язык тела или другие методы, например, дымовые сигналы.Однако большая часть общения ограничивалась устным общением. С изобретением письма у нас появился еще один канал связи, который оказался немного более постоянным, чем речь. Теперь информация может быть записана для потомков, а знания могут передаваться от отца к сыну без потери точности.

Конечно, с тех пор мы прошли долгий путь и на этом пути разработали множество других каналов, каждый из которых имеет серьезные преимущества перед своими предшественниками.В частности, в бизнесе произошла своего рода быстрая эволюция каналов связи, которые мы используем. Мы начали с бумажной работы и звонков на стационарные телефоны. Теперь у нас есть смартфоны, электронная почта, видеозвонки, социальные сети, спутниковая связь, специализированное программное обеспечение для совместной работы и так далее. Мы даже начинаем исследовать использование таких технологий, как виртуальная и дополненная реальность, в качестве каналов связи. Разумеется, будущее светлое.

Не секрет, что общение стремительно развивается.Настолько быстро, что мы рискуем забыть, почему общение так важно в бизнесе. В чем, собственно, цель общения в бизнесе?

Цель делового общения

Деловое общение важно для менеджеров, поскольку оно помогает им выполнять свои основные функции в организации. У них должна быть вся информация, относящаяся к конкретным задачам, а также ко всей организации, а затем они должны стремиться передать эту информацию сотрудникам организации.Они должны стремиться сообщить свои цели своим подчиненным, чтобы убедиться, что каждый член организации работает над достижением целей организации.

Большая часть времени, проводимого менеджером в организации, тратится на общение. Независимо от того, происходит ли это общение лицом к лицу или с использованием какого-либо другого канала, оно занимает значительную часть рабочего дня менеджера.

Цель делового общения можно кратко разделить на несколько основных функций:

Мотивация

Менеджерам необходимо сообщить сотрудникам о задачах, которые они должны выполнить, о сроках выполнения этих задач и способе их выполнения. выполненный.Однако общение заключается не только в том, чтобы позволить им это сделать. Речь также идет о том, чтобы позволить им делать это таким образом, чтобы они мотивировали сотрудников работать усерднее и лучше. Хороший коммуникатор знает, как связать свое сообщение с нужным количеством мотивации, чтобы получатель искренне захотел принять сообщение.

Обмен информацией

Коммуникация представляет собой шестеренки в колесах организации, которые позволяют информации перемещаться из одного места в другое.Чтобы решения в организации принимались более эффективно, сначала должен быть плавный поток информации. Таким образом, основные лица, принимающие решения, знают, что принимаемые ими решения учитывают все факты и актуальны.

Социализация

Бизнес — это не только работа. Иногда это также связано с игрой и с тем, чтобы люди открылись и успокаивались. Коммуникация также помогает в социальном аспекте бизнеса. Это нормальная часть человеческой натуры: мы всегда будем открываться и общаться, когда находимся в присутствии других людей.Будь то регулярное подшучивание между сотрудниками или общение с целью установления деловых контактов на деловых вечеринках, общение позволяет деловым людям общаться друг с другом в непринужденной обстановке в социальных сетях и способствует созданию доброй воли в деловом общении.

Контроль

Одна из ключевых функций менеджера — контроль. Как правило, менеджер захочет контролировать поведение и действия сотрудников в организации. Однако эти сотрудники не являются роботами, и их нельзя контролировать или принуждать к чему-либо.Вот здесь-то и появляется коммуникация. Чтобы заставить ваших сотрудников что-либо делать, вы должны сообщить своим сотрудникам, что вы хотите.

Коммуникация делает бизнес живым

Пока вы думаете о прибыли для своего бизнеса, подумайте также и о коммуникации. Вы можете обнаружить, что общение является решающим фактором при принятии решения о будущем вашего бизнеса. Пока он эффективен, все остальное будет работать хорошо.

Эффективное деловое общение

Было предложено множество теорий для описания, прогнозирования и понимания поведения и явлений, из которых состоит общение.Когда дело доходит до делового общения, нас часто меньше интересует теория, чем то, чтобы наши коммуникации приносили желаемые результаты. Но для достижения результатов может быть полезно понять, что такое общение и как оно работает.

Определение коммуникации

Корень слова «общение» на латыни — communare , что означает «делиться» или «делиться общим». Коммуникация — процесс понимания и обмена смыслом.определяется как процесс понимания и обмена смыслом.

В центре нашего исследования коммуникации — отношения, предполагающие взаимодействие между участниками. Это определение хорошо нам служит, поскольку в нем делается упор на процесс, который мы подробно рассмотрим в этом тексте, чтобы эффективно понять и разделить точку зрения другого человека.

Первое ключевое слово в этом определении — процесс: динамическая деятельность, которую трудно описать, потому что она меняется.. Процесс — это динамическая деятельность, которую трудно описать, потому что она меняется. Представьте, что вы один думаете на кухне. Кто-то из ваших знакомых (например, ваша мать) входит на кухню, и вы коротко говорите. Что изменилось? А теперь представьте, что к вашей матери присоединился кто-то еще, кто-то, кого вы раньше не встречали, и этот незнакомец внимательно слушает вас, как если бы вы произносили речь. Что изменилось? Ваша точка зрения может измениться, и вы можете более внимательно следить за своими словами. Обратная связь или ответ вашей матери и незнакомца (которые, по сути, являются вашей аудиторией) могут заставить вас переоценить то, что вы говорите.Когда мы взаимодействуем, все эти факторы — и многие другие — влияют на процесс общения.

Второе ключевое слово — понимание. Чтобы воспринимать, интерпретировать и соотносить наше восприятие и интерпретацию с тем, что мы уже знаем: «Понимать означает воспринимать, интерпретировать и соотносить наше восприятие и интерпретацию с тем, что мы уже знаем». Если друг рассказывает вам историю о падении с велосипеда, какой образ приходит на ум? Теперь ваш друг показывает в окно, и вы видите мотоцикл, лежащий на земле.Понимание слов и понятий или объектов, к которым они относятся, является важной частью процесса коммуникации.

Далее идет слово «делиться». Делать что-то вместе с одним или несколькими людьми. «Поделиться» означает делать что-то вместе с одним или несколькими людьми. Вы можете участвовать в совместной деятельности, например, при составлении отчета; или вы можете совместно получить пользу от ресурса, например, когда вы и несколько коллег делите пиццу. В общении обмен происходит, когда вы передаете другим мысли, чувства, идеи или идеи.Вы также можете поделиться с самим собой (процесс, называемый внутриличностным общением), когда вы доводите до сознания идеи, размышляете о своих чувствах к чему-либо или находите решение проблемы и произносите классическое «Ага!» момент, когда что-то становится ясно.

И, наконец, то, чем мы делимся через общение. это то, чем мы делимся через общение. Слово «байк» представляет собой как велосипед, так и короткое название мотоцикла. Глядя на контекст, в котором используется слово, и задавая вопросы, мы можем обнаружить общее значение слова и понять его сообщение.

Восемь основных компонентов коммуникации

Чтобы лучше понять процесс коммуникации, мы можем разбить его на серию из восьми основных компонентов:

1. Источник
2. Сообщение
3. Канал
4. Ресивер
5. Обратная связь
6. Окружающая среда
7. Контекст
8. Помехи

Каждый из этих восьми компонентов выполняет неотъемлемую функцию в общем процессе.Давайте изучим их один за другим.

Источник

Источник: Человек, который воображает, создает и отправляет сообщение. воображает, создает и отправляет сообщение. В ситуации публичных выступлений источником является лицо, выступающее с речью. Он или она передает сообщение, делясь новой информацией с аудиторией. Оратор также передает сообщение с помощью своего тона голоса, языка тела и выбора одежды. Оратор начинает с того, что сначала определяет сообщение — что сказать и как это сказать.Второй шаг включает в себя кодирование сообщения путем выбора правильного порядка или идеальных слов, чтобы передать предполагаемое значение. Третий шаг — представить или отправить информацию получателю или аудитории. Наконец, наблюдая за реакцией аудитории, источник понимает, насколько хорошо они восприняли сообщение, и отвечает разъяснениями или вспомогательной информацией.

Сообщение

«Сообщение — стимул или значение, создаваемое источником для получателя или аудитории.это стимул или значение, создаваемое источником для получателя или аудитории ». Когда вы планируете выступить с речью или написать отчет, ваше сообщение может показаться только выбранными вами словами, которые передают ваш смысл. Но это только начало. Слова объединены грамматикой и организацией. Вы можете сохранить самый важный момент напоследок. Сообщение также состоит из того, как вы его говорите — в речи, с вашим тоном голоса, вашим языком тела и вашим внешним видом, — а в отчете с вашим стилем письма, пунктуацией, заголовками и форматированием, которые вы выбираете.Кроме того, частью сообщения может быть среда или контекст, в котором вы его представляете, а также шум, из-за которого ваше сообщение может быть трудно услышать или увидеть.

Представьте, например, что вы обращаетесь к большой аудитории торговых представителей и знаете, что сегодня вечером идет игра World Series. Возможно, вашей аудитории будет трудно успокоиться, но вы можете начать со слов: «Я понимаю, что сегодня важная игра». Таким образом, устно выражая то, что большинство людей в вашей аудитории знают и интересуют, вы можете уловить и сосредоточить их внимание.

канал

«Канал» — путь, по которому сообщение или сообщения перемещаются между источником и получателем. это способ, которым сообщение или сообщения перемещаются между источником и получателем ». Например, подумайте о своем телевизоре. Сколько каналов у вас на телевизоре? Каждый канал занимает определенное место, даже в цифровом мире, в кабеле или в сигнале, который передает сообщение каждого канала в ваш дом. Телевидение объединяет звуковой сигнал, который вы слышите, с визуальным сигналом, который вы видите.Вместе они передают сообщение получателю или аудитории. Выключите звук на телевизоре. Вы все еще понимаете, что происходит? Во многих случаях вы можете, потому что язык тела передает часть сообщения шоу. Теперь увеличьте громкость, но поверните так, чтобы телевизор не был виден. Вы все еще можете слышать диалог и следить за сюжетной линией.

Точно так же, когда вы говорите или пишете, вы используете канал для передачи вашего сообщения. Разговорные каналы включают личные беседы, речи, телефонные разговоры и сообщения голосовой почты, радио, системы громкой связи и передачу голоса по Интернет-протоколу (VoIP).Письменные каналы включают письма, меморандумы, заказы на закупку, счета-фактуры, статьи из газет и журналов, блоги, электронную почту, текстовые сообщения, твиты и т. Д.

Ресивер

«Получатель принимает сообщение от источника, анализируя и интерпретируя сообщение способами, как преднамеренно, так и непреднамеренно источником. получает сообщение от источника, анализируя и интерпретируя сообщение как намеренно, так и непреднамеренно источником.«Чтобы лучше понять этот компонент, представьте себе ресивера в футбольной команде. Квотербек бросает мяч (сообщение) получателю, который должен видеть и интерпретировать, где поймать мяч. Квотербек может иметь намерение, чтобы получатель «уловил» его сообщение одним способом, но получатель может видеть вещи по-другому и вообще пропустить футбольный мяч (предполагаемое значение).

Как получатель, вы слушаете, видите, касаетесь, нюхаете и / или пробуете на вкус, чтобы получить сообщение. Аудитория «оценивает вас» так же, как вы можете проверить ее задолго до того, как выйдете на сцену или откроете рот.Невербальные ответы ваших слушателей могут служить подсказкой о том, как скорректировать ваше вступление. Представляя себя на их месте, вы предвкушаете то, что искали бы на их месте. Подобно тому, как квотербек планирует, где будет принимающий, чтобы правильно разместить мяч, вы также можете распознать взаимодействие между источником и получателем в контексте делового общения. Все это происходит одновременно, показывая, почему и как постоянно меняется коммуникация.

Обратная связь

Когда вы преднамеренно или непреднамеренно отвечаете источнику, вы даете обратную связь.Обратная связь — вербальный и / или невербальный ответ на сообщение. состоит из сообщений, которые получатель отправляет обратно источнику. Вербальные или невербальные, все эти сигналы обратной связи позволяют источнику видеть, насколько хорошо, насколько точно (или насколько плохо и неточно) было получено сообщение. Обратная связь также дает возможность получателю или аудитории попросить разъяснений, согласиться или не согласиться или указать, что источник может сделать сообщение более интересным. По мере увеличения количества обратной связи повышается и точность связи.

Например, предположим, что вы — менеджер по продажам, участвующий в конференц-связи с четырьмя торговыми представителями. Как источник, вы хотите сказать представителям, чтобы они воспользовались тем фактом, что сейчас сезон Мировой серии, чтобы закрыть продажи спортивного снаряжения для бейсбола. Вы излагаете свое сообщение, но не слышите ответов от своих слушателей. Вы можете предположить, что это означает, что они поняли и согласились с вами, но позже в этом месяце вы можете быть разочарованы, обнаружив, что было сделано очень мало продаж.Если вы дополните свое сообщение запросом обратной связи («Имеет ли это смысл? Есть ли у кого-нибудь из вас какие-либо вопросы?»), У вас может быть возможность уточнить свое сообщение и узнать, поверил ли кто-либо из торговых представителей вашему предложение не сработает с их клиентами.

Окружающая среда

«Окружающая среда включает в себя физические и психологические аспекты контекста общения. это атмосфера, физическая и психологическая, в которой вы отправляете и получаете сообщения.«Окружение может включать в себя столы, стулья, освещение и звуковое оборудование, находящиеся в комнате. Сама комната является образцом окружающей среды. Среда также может включать такие факторы, как официальная одежда, которые могут указывать на то, будет ли обсуждение открытым и заботливым или более профессиональным и формальным. У людей может быть больше шансов на интимный разговор, когда они физически близки друг к другу, и с меньшей вероятностью, когда они могут видеть друг друга только через комнату. В этом случае они могут писать друг другу текстовые сообщения, что само по себе является интимной формой общения.На выбор текста влияет окружение. Как оратор, ваше окружение будет влиять на вашу речь и играть определенную роль. Всегда полезно проверить, где вы будете выступать, до самого дня презентации.

Контекст

«Контекст включает в себя обстановку, сцену и ожидания участников. коммуникативного взаимодействия включает в себя обстановку, сцену и ожидания вовлеченных людей.«Контекст профессионального общения может включать деловые костюмы (экологические сигналы), которые прямо или косвенно влияют на языковые ожидания и поведение участников.

Презентация или обсуждение не происходит как отдельное мероприятие. Когда вы пришли в класс, вы пришли откуда-то. То же самое сделал человек, сидящий рядом с вами, как и инструктор. Степень формальности или неформальности среды зависит от контекстуальных ожиданий участников в отношении коммуникации.Человек, сидящий рядом с вами, может использоваться для неформального общения с инструкторами, но этот конкретный инструктор может использоваться для вербального и невербального проявления уважения в академической среде. Возможно, вы также привыкли к формальному общению с инструкторами и встретите вопрос одноклассника: «Привет, учитель, у нас сегодня есть домашнее задание?» так же грубо и невнимательно, когда они считают это нормальным. Невербальный ответ инструктора, безусловно, даст вам представление о том, как они воспринимают взаимодействие, как о выборе слов, так и о том, как они были сказаны.

Контекст — это все, чего люди ожидают друг от друга, и мы часто создаем эти ожидания из сигналов окружающей среды. Традиционные собрания, такие как свадьбы или кинсеаньеры, часто носят формальный характер. Есть время для тихих социальных приветствий, время для тишины, когда невеста идет по проходу, или у отца может быть первый танец со своей дочерью, когда она превращается из девушки в женщину в глазах своего сообщества. В любом празднике может наступить время для шумного празднования и танцев.Вас могут попросить произнести тост, и обстановка свадьбы или quinceañera повлияет на вашу презентацию, время и эффективность.

Рисунок 1.2

Контекст — это все, чего люди ожидают друг от друга.

© 2010 Jupiterimages Corporation

Кто говорит первым на деловой встрече? Это, вероятно, имеет какое-то отношение к положению и роли каждого человека вне собрания.Контекст играет очень важную роль в общении, особенно между культурами.

Помехи

Помехи, также называемые шумом, могут исходить от любого источника. «Вмешательство — все, что блокирует или изменяет исходное значение сообщения. что-либо, что блокирует или изменяет предполагаемое значение сообщения источником ». Например, если вы ехали на машине на работу или в школу, скорее всего, вас окружал шум. Автомобильные гудки, рекламные щиты или, возможно, радио в вашей машине прерывали ваши мысли или ваш разговор с пассажиром.

Психологический шум — это то, что происходит, когда ваши мысли занимают ваше внимание, когда вы слушаете или читаете сообщение. Представьте, что сейчас 16:45. и ваш начальник, который находится на встрече в другом городе, отправляет вам электронное письмо с просьбой представить данные о продажах за последний месяц, анализ текущих прогнозов продаж и данные о продажах за тот же месяц за последние пять лет. Вы можете открыть электронное письмо, начать читать и подумать: «Отлично, нет проблем — у меня есть эти цифры и анализ прямо здесь, в моем компьютере.Вы отправляете ответ с прилагаемыми данными о продажах за последний месяц и текущими прогнозами. Затем в пять часов вы выключаете компьютер и идете домой. На следующее утро ваш босс звонит по телефону и сообщает вам, что он испытывает неудобства из-за того, что вы не включили данные о продажах за предыдущие годы. В чем была проблема? Вмешательство: думая о том, как вы хотели бы ответить на сообщение начальника, вы мешали себе читать достаточно внимательно, чтобы понять все сообщение.

Помехи могут возникать и из других источников. Возможно, вы голодны, и ваше внимание к текущей ситуации мешает вам слушать. Может быть, в офисе жарко и душно. Если бы вы были членом аудитории, слушающей исполнительную речь, как это могло бы повлиять на вашу способность слушать и участвовать?

Шум мешает нормальному кодированию и декодированию сообщения, передаваемого по каналу между источником и получателем. Не весь шум — это плохо, но шум мешает процессу общения.Например, мелодия вашего мобильного телефона может быть для вас приятным шумом, но она может прервать процесс общения в классе и беспокоить ваших одноклассников.

Две модели связи

Исследователи заметили, что когда происходит общение, источник и получатель могут отправлять сообщения одновременно, часто перекрывая друг друга. Вы, как говорящий, часто будете играть обе роли — как источника, так и получателя. Вы сосредоточитесь на общении и получении сообщений для аудитории.Аудитория ответит вам в виде обратной связи, которая даст вам важные подсказки. Хотя существует множество моделей коммуникации, здесь мы сосредоточимся на двух, которые предлагают точки зрения и уроки для бизнес-коммуникаторов.

Вместо того чтобы рассматривать источник, отправляющий сообщение, и получателя, как два отдельных действия, исследователи часто рассматривают общение как транзакционную модель общения, в которой действия происходят одновременно. процесс (рис. 1.3 «Транзакционная модель коммуникации»), при этом действия часто происходят одновременно.Различие между источником и получателем стирается, например, при очередности разговоров, когда оба участника играют обе роли одновременно.

Рисунок 1.3 Транзакционная модель коммуникации

Исследователи также изучили идею о том, что все мы конструируем собственные интерпретации сообщения. Как показывает цитата Государственного департамента в начале этой главы, то, что я сказал, и то, что вы слышали, могут отличаться. В конструктивистской модели общения акцент делается на согласованном значении или общей основе при попытке описать общение.модели (рис. 1.4 «Конструктивистская модель коммуникации»), мы сосредотачиваемся на согласованном значении или общей основе, когда пытаемся описать коммуникацию.,

Представьте, что вы посещаете Атланту, штат Джорджия, и идете в ресторан пообедать. На вопрос, хотите ли вы «кока-колы», вы можете ответить «конечно». Официант может снова спросить вас: «Какие?» и вы можете ответить: «Кока-кола в порядке». Затем официант может спросить в третий раз: «Какой безалкогольный напиток вы хотите?» Недоразумение в этом примере состоит в том, что в Атланте, где находится компания Coca-Cola, большинство безалкогольных напитков обычно называют «кока-колой».«Когда вы заказываете безалкогольный напиток, вам необходимо указать, какого типа, даже если вы хотите заказать напиток, который не является колой или даже не произведен компанией Coca-Cola. Для кого-то из других регионов США слова «поп», «содовая» или «газировка» могут быть знакомым способом обозначения безалкогольного напитка; не обязательно бренд «Кока-кола». В этом примере и вы, и официант понимаете слово «кока-кола», но каждый из вас понимает, что оно означает что-то свое. Чтобы общаться, каждый из вас должен понимать, что этот термин означает для другого человека, и найти точки соприкосновения, чтобы полностью понять запрос и дать ответ.

Рисунок 1.4 Конструктивистская модель коммуникации

Поскольку мы несем в себе множество значений слов, жестов и идей, мы можем использовать словарь, чтобы направлять нас, но нам все равно придется договариваться о значении.

Ключевые вынос

Процесс коммуникации включает понимание, совместное использование и значение и состоит из восьми основных элементов: источника, сообщения, канала, получателя, обратной связи, среды, контекста и помех.К моделям коммуникации относятся транзакционный процесс, в котором действия происходят одновременно, и конструктивистская модель, в которой основное внимание уделяется общему значению.

Упражнения

1. Нарисуйте то, как, по вашему мнению, выглядит общение. Поделитесь своим рисунком с одноклассниками.
2. Перечислите три окружающих фактора и укажите, как они влияют на ваши ожидания от общения. Поделитесь своими результатами с одноклассниками.
3. Как контекст влияет на ваше общение? Подумайте о языке и культуре, на которых выросли люди, и о том, какую роль они играют в стилях общения.
4. Если бы вы могли спланировать идеальное свидание, какие занятия, места и / или сигналы окружающей среды вы бы включили, чтобы задать настроение? Поделитесь своими результатами с одноклассниками.
5. Посмотрите, как разговаривают два человека. Опишите их общение. Посмотрите, сможете ли вы найти все восемь компонентов и привести пример для каждого из них.
6. Какие предположения присутствуют в транзакционной модели коммуникации? Найдите пример модели общения на рабочем месте или в классе и приведите пример для всех восьми компонентов.

Важность делового общения в вашей организации

Почему деловое общение важно для вашего бизнеса

В эпоху цифрового глобального бизнеса организациям любого размера важно эффективно общаться не только внутри своей организации, но и с акционерами, поставщиками, клиентами и заказчиками.Эффективная коммуникация лежит в основе важных бизнес-процессов и должна быть эффективной, чтобы персонал мог успешно обмениваться и передавать информацию, которая помогает вести успешное предприятие и управлять наиболее важными бизнес-процессами.

Эффективное общение критически важно для бизнеса, чтобы работать на пиковом уровне и чтобы все были на одной странице. В то время как бюджеты, операционные процедуры, сроки реализации проектов и прибыль / прибыль организации часто являются предметом обсуждения на заседаниях Совета, эффективные, честные и этические принципы коммуникации не всегда получают одинаковое внимание.Согласно Blue Source, большинство сотрудников — 97 процентов, если быть точным — считают, что общение оказывает реальное влияние на повседневные задачи . Таким образом, эффективное деловое общение — это не просто абстрактная концепция, которую можно отодвинуть на второй план из-за того, что она мало влияет на дела бизнеса, — это конкретный принцип, который предприятиям необходимо применять на ежедневной основе. Эти принципы наиболее важны для успеха в бизнесе, поскольку бизнес не может процветать или достигать своих целей, если весь персонал не взаимодействует эффективно.Кроме того, эффективное общение может уменьшить задержки проекта и может помочь командам оставаться в срок и уложиться в бюджет проектов, гарантируя, что бизнес сможет достичь своих целей и выполнить свою общую задачу в соответствии со своей бизнес-моделью и стратегическим планом.

Statistics объединяет более эффективное деловое общение с более высокой производительностью на рабочем месте. Blue Source указывает, что производительность увеличивается на 25 процентов в компаниях с подключенным и заинтересованным персоналом, и в то же время 44 процента сотрудников хотят более широкого внедрения инструментов, пакетов и приложений для внутренней коммуникации.Это показывает, насколько важна эффективная коммуникация в бизнесе — сотрудники могут работать лучше и работать в команде более эффективно, когда используются передовые методы коммуникации и платформы.

Компании с привлеченным персоналом (в отношении коммуникаций) могут увеличить операционную прибыль на 19,2 процента за 12-месячный период, поскольку 85 процентов сотрудников используют более одного устройства для эффективного общения на работе.

В конечном счете, эффективная деловая коммуникация позволяет всем сторонам в рамках бизнеса работать эффективно, что касается внутрикорпоративных коммуникаций и коммуникаций, которые включают внешние стороны (акционеры, поставщики, клиенты, заказчики и т. Д.)).

Что такое деловое общение?

Деловое общение — это широкое понятие, относящееся к любому обмену информацией на предприятии или предприятии с единственной целью принести пользу организации. Это включает в себя передачу информации в различных формах, которая может выполняться на множестве платформ и устройств. Деловое общение часто включает в себя две фазы: ретрансляция информации и обратная связь , последняя из которых одинаково важна для оптимизации всех бизнес-процессов и обеспечения того, чтобы все были на одной странице.

Формы связи

Существует три основных формы делового общения, которые могут осуществляться в организации любого размера:

• Устный: Устное общение предполагает передачу или ретрансляцию информации другому лицу или лицу устно посредством слов на расстоянии. Это включает в себя различные коммуникационные платформы, от видеоконференций, онлайн-интервью, прямых встреч по Skype, телефонных звонков и т. Д. другая вечеринка.Этот тип общения может включать в себя старые формы письменных систем, таких как бумажное письмо, до более современных форм, таких как письменное электронное письмо, облачный (общий) документ, передача через приложение для обмена сообщениями и т. Д. Письменное (современное, цифровое) общение является одним из наиболее популярные формы общения в наши дни.
• Лично: Хотя устное общение часто включает разговор со второй стороной через электронные носители, личное общение (устно) по-прежнему является эффективным способом обмена информацией и передачи важных данных соответствующей стороне.

Способы связи

Существует множество платформ, которые могут использоваться для общения в трех основных формах, указанных выше (устная, письменная, личная), которые обычно — в наши дни — включают цифровые и / или электронные устройства:

• Связь через Интернет: Веб-порталы и облачные порталы предоставляют предприятиям новый способ общения посредством обмена и синхронизации данных от одного человека со всей компанией, независимо от местоположения.
• Видеоконференцсвязь: Видеоконференции позволяют заинтересованным сторонам со всего мира участвовать в онлайн-видеосеансе или электронной встрече, на которой осуществляется обмен информацией и обратная связь.
• Отчеты и презентации: Отчеты и презентации могут быть написаны или предоставлены с помощью цифровых носителей (например, презентации PowerPoint или слайды) для обмена данными с другим лицом через онлайн-передачу или на собрании.
• Телефонные встречи: Телефонные встречи включают в себя многосторонний сеанс, в ходе которого информация обменивается (устно), дается обратная связь и на вопросы отвечают соответствующие стороны в рамках бизнеса.
• Личные встречи: Личные встречи обычно включают в себя личный сеанс, когда информация передается и / или передается между двумя сторонами. Это может быть интервью или общая деловая встреча.
• Ящик для предложений или отзывов: Ящики для отзывов дают предприятиям возможность использовать письменные (или цифровые) формы связи для анонимной или неанонимной обратной связи, которая часто предоставляется руководству от персонала. Они могут включать комментарии, вопросы, запросы, отзывы или общие предложения.
• Электронная почта: Электронная почта — один из самых популярных способов использования цифровых письменных систем связи для передачи важной информации в рамках бизнеса. Такие пакеты электронной почты можно использовать на настольных рабочих станциях, планшетных компьютерах и мобильных устройствах.
• Обмен мгновенными сообщениями для бизнеса (Slack): Как и электронная почта, приложения для обмена сообщениями позволяют осуществлять цифровую письменную связь между двумя (или более) сторонами. Однако, хотя электронная почта отправляется несколько мгновенно, обычно это более медленный способ общения, и для получения ответа может потребоваться время.Ежедневно, как отмечает Blue Source, по всему миру отправляется более 205 миллиардов писем, в то время как фактически открывается только треть электронных писем. Приложения для обмена мгновенными сообщениями, такие как Slack, Messenger, Skype и т. Д., Обеспечивают практически мгновенную связь по сети и могут включать в себя несколько сторон, а также синхронизированные коммуникации и данные, которые хранятся в облаке для совместной работы с другими сторонами.

Кроме того, электронная почта хранится на серверах и может быть извлечена клиентскими приложениями при необходимости, в то время как мгновенные сообщения обычно мгновенно отправляются клиентским приложениям с удаленных серверов и сравниваются с мгновенными телефонными звонками (приложения для обмена сообщениями) по сравнению с отправленным по почте письмом или факсом (т.е. электронные письма).

Почему это важно?

Коммуникация важна и критична как для менеджеров / руководителей, так и для персонала более низкого уровня. Руководители обычно общаются с разными сторонами (через три основные формы), в том числе:

• Акционеры: Акционеры должны получать честную, своевременную и краткую информацию, которая может помочь в формировании будущего бизнеса. Во время заседаний совета директоров крайне важно, чтобы все известные члены обсуждали важнейшие организационные вопросы наиболее эффективным и действенным образом.
• Персонал: Чтобы управлять бизнесом, руководители должны правильно планировать и направлять всю деятельность и персонал, что включает в себя эффективное информирование о том, что необходимо сделать, и как именно это должно быть сделано. В свою очередь, от персонала иногда требуется обратная связь, которая часто связана с переданной информацией, то есть с тем, что было сделано и что необходимо сделать — вместе с вопросами — для обеспечения того, чтобы все цели организации — будь то краткосрочные или долгосрочные — выполнены правильно и так, как того желает руководство.
• Клиенты / заказчики: Руководители часто встречаются с клиентами и заказчиками, чтобы убедиться, что их желания исполняются, и получить ключевые и важные данные, которые могут помочь управлять внешними (ориентированными на клиентов) рабочими процессами, которые создают бизнес работай. Поскольку клиенты / клиенты составляют основу бизнеса, знание того, как эффективно общаться с ними, является ключом к пониманию того, чего они хотят, как они этого хотят, и наилучшего способа полностью удовлетворить потребности клиентов и клиентов в том, в чем они нуждаются больше всего.
• Продавцы / подрядчики: Продавцы часто предоставляют бизнесу критически важную ИТ-инфраструктуру, например, корпоративные пакеты. Внешние подрядчики и консультанты, а также другой внешний персонал часто работают не так, как внутренний персонал. При этом как поставщики, так и внешние подрядчики требуют, чтобы бизнес эффективно информировал о том, что от них ожидается, когда это ожидается (временные рамки) и как каждая задача должна быть выполнена в отношении критических проектов и ключевых процессов.

При сотрудников бизнес-коммуникация является внутренним делом, тогда как с акционерами, клиентами / покупателями, поставщиками и бизнес-коммуникации обычно являются внешними. Чтобы руководство могло эффективно выполнять свою работу — включая планирование, организацию, укомплектование персоналом, руководство и контроль — они должны знать, как эффективно сообщать о том, что и как нужно делать.

Преимущества хорошего общения?

Бизнесы работают в сфере постоянного потока данных и информации.Совместное использование и ретрансляция информации, а также получение обратной связи могут быть оптимальными или неоптимальными. Когда деловое общение осуществляется правильно, все находятся на одной странице, путаница смягчается, и каждый может выполнять свою работу, что повышает продуктивность и даже креативность, что приводит к лучшим прибылям и прибыли. Напротив, некачественная коммуникация приводит к путанице, конфронтации, задержкам, проблемам с бюджетом и множеству других проблем, которые могут привести к остановке бизнеса, не масштабированию и / или задержке проектов или превышению бюджета. отрицательно влияет на нижнюю и верхнюю строчки организации.

Важно понимать, что хорошие методы коммуникации, основанные на ключевых этических принципах кодекса поведения (или этического кодекса) компании, могут привести к ощутимым результатам, связанным с производительностью и общей эффективностью рабочего процесса.

Сбой связи

Хорошее общение означает, что все находятся на одной волне и могут завершить свои задачи, завершить свои проекты и действовать максимально эффективно, оставаясь при этом продуктивными.Каждый знает свои конкретные обязанности, что помогает снизить нагрузку на персонал, выполняющий работу, которая не предназначена для них, или выполнение работы неоптимальным образом. Обе вышеупомянутые проблемы часто возникают в результате сбоев в общении.

Сбой коммуникации часто является следствием отсутствия последовательной информации, нечестности (отсутствие этического общения), расплывчатости (предоставление недетализированных инструкций) и неспособности руководства отвечать на вопросы и опасения персонала.Все эти проблемы приводят к множеству трудностей, которые могут значительно снизить общую продуктивность и эффективность персонала, проектов и командных операций.

Каковы последствия плохого общения?

В то время как хорошее общение помогает создавать продуктивные команды, недопонимание, конфронтация и разногласия часто возникают из-за плохого общения, что приводит к плохой командной работе, потере времени (например, время, которое используется для споров о задачах) и низкой производительности.На рабочем месте очень важно, чтобы сотрудники и менеджеры были на одной волне и чтобы разногласия не превращались в аргументы. В конечном итоге, если все хотят работать эффективно и оптимально, все должны быть на одной волне. Проект, в котором члены команды или менеджеры спорят и следуют плохим методам общения, никогда не будет успешно завершен.

Как это эффективно практикуется?

На рабочем месте люди часто не соглашаются и представляют разные идеи о том, как завершить проект или решить проблему.Ключевой частью управления является предоставление кратких указаний и информирование о том, что необходимо делать в загруженной рабочей среде. Сама структура рабочей среды вращается вокруг членов команды, которые обмениваются информацией и передают данные, чтобы каждый мог сотрудничать в проектах и ​​процессах. Тем не менее, в обоих приведенных выше сценариях две проблемы — разногласия и направление персонала в сеть информации и проектов — можно легко решить, если следовать ключевым принципам.Для создания такой позитивной коммуникативной среды среди разногласий и необходимых управленческих задач необходимо открытое и честное общение.

Должны быть предусмотрены выходы, где каждый может быть услышан и каждый может высказать свое мнение, и в то же время знать, когда следует слушать и когда последнее слово было сказано руководителем.

Компания должна диктовать такие негативные методы общения, в том числе нечестность, слухи, разговоры за чужой спиной и т. Д.не допускаются, создавая честную и прозрачную атмосферу.

Другой тип общения, который можно использовать и который должен быть понят для эффективной передачи информации на рабочем месте, — это невербальное общение, такое как мимика, тон голоса и язык тела. Такие невербальные коммуникативные механизмы могут помочь обеспечить контекст в любом разговоре, который необходимо понимать для эффективной передачи важной информации.

Конечная цель использования передовых методов делового общения — не только оптимально передавать информацию, но и создавать и развивать атмосферу уважения на рабочем месте.В конечном счете, компаниям также важно осознавать, что их бренд может быть оптимально представлен клиентам на основе коммуникации и создания надежного и заслуживающего доверия имиджа, что приводит к положительному впечатлению, которое может оказать большое влияние.

Руководство по обеспечению коммуникационных работ

Есть несколько ключевых шагов, которые компании любого размера должны предпринять, стремясь обеспечить неизменность своих принципов коммуникации в их рабочей среде, и все они связаны с конкретными аспектами повседневных коммуникационных процессов.

Рассмотрим получатель

Связь — это дорога с двусторонним движением: один человек общается, а другой является получателем информации. Эффективное общение учитывает, кто слушает, их точка зрения, их язык, то, что они уже знают или думают, что они делают, их место в проблеме, и какие силы они имеют, чтобы решить проблему или даже препятствовать прогрессу решения и т. Д. Таким образом, эффективный оратор определяет демографические данные своего реципиента, чтобы адаптировать то, что они говорят, к индивидуальному слушателю, чтобы оказать на него наибольшее влияние.

Настройте сообщение (служба поддержки клиентов / внешняя или внутренняя)

Общение в компании может принимать две формы: внутриорганизационное общение между персоналом и между компанией и внешними сторонами. Некоторые отделы полагаются на эффективные внешние механизмы коммуникации с клиентами, например на представителей службы поддержки. Другие, например руководство, общаются с сотрудниками в основном внутри компании. При этом ясно, что получатель сообщения должен помочь диктовать говорящему, как информация должна быть адаптирована и, таким образом, передана.Представитель службы поддержки клиентов не будет говорить с клиентом о части информации точно так же, как генеральный директор со своими сотрудниками.

Время отправки сообщения

Для всего есть место и время. Эффективный коммуникатор знает, когда применять такт , чтобы понять, когда говорить, как говорить, какой тон использовать и как адаптировать сообщение таким образом, чтобы оно оказало наибольшее и наилучшее влияние на слушателя ( с).

Убедившись, что все поняли

Качество сообщения зависит от того, насколько хорошо оно понимается. Если наиболее важное деловое общение не будет понято получателями, оно не будет иметь никакого эффекта или не окажет желаемого воздействия. Таким образом, запрос на обратную связь, обеспечение понимания информации и т. Д. — хороший способ для коммуникаторов узнать, что передаваемая ими информация оказывает ожидаемое воздействие, основываясь на ее понимании.Когда дело доходит до управления, есть способы обеспечить понимание информации, например, задавать вопросы получателям, заставлять слушателей резюмировать сказанное и / или повторять конечный результат / суть сообщения. Это может помочь всем вовлеченным сторонам распознать, в чем заключается действенное сообщение, что было задумано и как проблемы могут быть решены на основе сообщения. Это справедливо для каждой части информации, которая передается в организации — она ​​должна иметь влияние, основанное на ее полном понимании.

Создание коммуникативной культуры

Коммуникативная культура бизнеса имеет решающее значение для его успеха. Хотя использование твердых навыков для завершения задач и проектов — это хорошо, именно мягкие навыки и социальный интеллект необходимы бизнесу для эффективного и оптимального поддержания продуктивных команд и благоприятной среды, в которой все находятся на одной волне, — все это является результатом наличие передовых методов коммуникации. Когда все находятся на одной странице, команды могут работать эффективно, руководство может четко излагать свои указания, персонал может задавать вопросы и предлагать краткие идеи, а больше работы можно выполнять за меньшее время, и все это приводит к лучшему результату и прибыли. для бизнеса.Мало того, что в четком этическом кодексе должны быть подробно описаны этические и хорошие методы коммуникации на рабочем месте, но обязательное обучение коммуникации может быть вариантом для сотрудников и руководителей внутри организации, чтобы гарантировать, что лучшие принципы коммуникации всегда используются на предприятии.

5 важнейших навыков делового общения

Домашний блог Бизнес 5 самых важных навыков делового общения для достижения успеха

Исследование Национальной ассоциации колледжей и работодателей по результатам опроса Job Outlook за 2016 год включило лидерство, командную работу и общение в тройку самых ценных навыков для сотрудников.Коммуникация — краеугольный камень хорошей командной работы и хорошего руководства. Чтобы добиться успеха в бизнесе, вы должны уметь ясно доносить до других свои идеи.

Навыки эффективного делового общения

Деловое общение можно разбить на пять основных тем.

1. Сотрудничество

Сотрудничество и командная работа жизненно важны для успеха в бизнесе. Возможность сотрудничества дает работодателю ряд преимуществ: от лучшего маркетинга до повышения удовлетворенности сотрудников и до более высокого качества продукта или услуги.

Однако искусство сотрудничества — это не что-то одно; это сложная сеть взаимосвязанных навыков. Чтобы сотрудничать, вы должны уметь задавать вопросы, уважать вклад других, вызывать их доверие и учитывать их точки зрения. Эти навыки способствуют эффективному сотрудничеству сотрудников, и есть еще один важный компонент сотрудничества: эмоциональный интеллект и осведомленность.

С неврологической точки зрения люди склонны принимать решения на основе эмоций, а не логики, поэтому понимание эмоций других людей улучшает вашу способность понимать, почему они принимают решения и как использовать это в интересах команды.

2. Публичные выступления

Говорите ли вы перед коллегами на собрании, в переполненном зале для семинаров или перед своей командой перед большим проектом, вы должны уметь четко и лаконично передать свои идеи. Уоррен Баффет однажды сказал классу студентов, изучающих бизнес, что он заплатит любому из них 100 000 долларов в качестве 10 процентов их будущих доходов. Затем он предложил увеличить это значение на 50 процентов, если они умеют публично выступать. Лидеры в бизнесе должны чувствовать себя комфортно, выступая перед другими, как авторитетно, так и убедительно.

Для многих беспокойство — реальный барьер на пути к сильным публичным выступлениям. Inc. В есть несколько советов, которые помогут вам в публичных выступлениях, взятых из выступлений TED Talk. Вы можете подумать о создании планов на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы устранить два ваших самых больших страха, связанных с публичными выступлениями, или установить резервную цель на случай, если ваша речь сойдет с рельсов. Открытость для вопросов в своей речи помогает вовлекать аудиторию и поддерживать их заинтересованность. Это также может помочь вам установить взаимопонимание и комфорт.Люди склонны реагировать на личные истории, поэтому придумывание одной или двух историй заранее, чтобы проиллюстрировать то, что вы хотите высказать, может быть отличным способом наладить общение с другими.

3. Прослушивание

По словам Джимми Ли из Dorsett Hospitality International, большая часть эффективного общения — это эффективное слушание. Развивая хорошие навыки слушания, вы помогаете создать среду, в которой каждый чувствует, что его слышат и ценят. Вы также тренируетесь слышать и запоминать важную информацию.Люди обычно могут понять, когда вы их слушаете. Большинство людей лучше откликнется на хороших слушателей. Сохранение активного взаимодействия с вашими собеседниками создает чувство энтузиазма и уважения в вашей рабочей среде.

Когда вы слушаете других, уделяйте им как можно больше внимания. Обратите внимание на причуды в их языке тела. Слушайте их слова и, если вам трудно сосредоточиться на них, повторяйте их слова в своей голове, чтобы помочь вам сохранить концентрацию и усвоить информацию.Не перебивайте человека, которого вы слушаете, но покажите, что вам интересно то, что он говорит, отвечая короткими, обнадеживающими комментариями, такими как «Понятно» или «Да».

В бизнесе люди часто не соглашаются. Когда это происходит, старайтесь не осуждать человека, с которым вы не согласны. Сложные разговоры могут быть неудобными, но они часто приводят к полезным прорывам, если к ним подходят с уважением и сотрудничеством.

4. Невербальное общение

Кроме того, Ли подчеркивает важность внимания к невербальному общению.Люди много говорят, не произнося ни слова, и выражение лица или особенности языка тела могут лучше передать отношение и интерес, чем слова. Жесты, зрительный контакт, тон голоса, поза, дыхание и другие факторы способствуют невербальному общению. Люди могут уловить эти сигналы в разговоре.

Осознание своего собственного языка тела и других невербальных сигналов может помочь вам контролировать образ, который вы создаете в офисе. Язык тела важнее, чем вы думаете.Исследователь Эми Кадди провела исследования, которые показали, что «язык тела формирует то, кем вы являетесь». Вы занимаетесь защитной позой по отношению к своему боссу? Вы рухнете в кресле, когда работаете? Вы избегаете зрительного контакта с коллегами? Каждый из этих сигналов может побудить окружающих делать выводы о вас, и осознание этого помогает вам не только контролировать то, как другие воспринимают вас, но и помогает вам лучше понимать язык тела других.

5. Письменное общение

Электронная почта стала стандартным способом общения как в бизнесе, так и в личной жизни, и многие люди считают электронное общение менее формальным, чем другие формы общения.В деловом контексте важно относиться к электронной почте так же, как к письменному письму. Быть дружелюбным с коллегами — это нормально, но, общаясь в письменной форме, допускайте формальные ошибки. Когда вы что-то записываете, вы создаете постоянную запись этого общения; убедитесь, что это постоянная запись, к которой вы не будете возражать в будущем.

В любой форме письменного делового общения ясность имеет первостепенное значение. Написав что-то, просмотрите это, прежде чем отправлять кому-либо.Убедитесь, что он говорит то, что вы хотите сказать. Убедитесь, что ваши факты точны, и убедитесь, что вы уважительно относитесь к ним. В случае сомнений при любом письменном сообщении задайте следующие три вопроса:

• Это правда?
• Это уважительно?
• Это необходимо?

Коммуникативные навыки важны для профессионалов бизнеса. онлайн-бизнес-степень , как и у Джефферсона, может помочь вам приобрести навыки, необходимые для эффективного общения в вашей карьере.

Связанное содержимое

Термин «внутрипредпринимательство», который относится к новым предприятиям, возглавляемым внутри более крупной организации, был введен в 1978 году Гиффорд и Элизабет Пинчо и представляет собой набор слов «внутри» и «предприниматель».