Организационные навыки: Значение, Определение, Предложения . Что такое организационные навыки

Содержание

7 основных профессиональных навыков, которые нужно искать при подборе персонала

В современном, быстро меняющемся мире, лидерство и способность принимать стратегические решения стало важным, определяющим признаком. Вот те черты, которыми, по мнению руководителей, должны обладать сотрудники, чтобы, используя необходимую гибкость и изобретательность, уметь справляться со всеми переменами вокруг.

Только вот есть одна проблема: как отмечает организация (CEB), этот определенный набор навыков является «дефицитным», и большинству «сотрудников просто не хватает идеального сочетания навыков и компетенций для достижения желаемого результата». Эта новость вряд ли может обнадежить высшее руководство или отдел кадров.

Все чаще более низкие уровни управления принимают стратегические решения, которые затрагивают ключевые заинтересованные стороны. Таким образом, на рабочем месте необходимо сделать значительные изменения в корпоративной культуре и стратегическом мышлении среди новых сотрудников.

К счастью, существует определенный тип соискателей, для которых важно сделать вклад в организацию, в которой они работают, и развитие их карьеры может быть лучше предрасположено к освоению новых навыков, успеха и правил руководства.

Держите в уме семь последующих характеристик во время интервьюирования новых сотрудников, чтобы определить, обладают ли они навыками, которые необходимы для работы в вашей команде.

1. Навыки коммуникации

Обобщающий термин «навыки общения» включает в себя способность слушать, писать и говорить. Это одно из главных качеств, которое работодатели ищут в современных кандидатах. Человек должен понимать, интерпретировать и быть в состоянии дать необходимые указания. Кроме того, очень важным является чувство социального интеллекта: сотрудники должны быть в состоянии понимать, кто такие их коллеги, руководители и стратегические партнеры, чтобы они могли лучше понимать и действовать соответственно полученной информации.

2. Многозадачность

Ваши сотрудники будут одновременно участвовать в нескольких проектах, задачах и инициативах. Таким образом, умение совмещать все это со своими основными обязанностями является очень ценным навыком. Эффективная многозадачность достигается тогда, когда задание выполнено правильно и эффективно, с минимальным стрессом. Завтрашние сотрудники должны быть хорошо подкованы, чтобы справляться с несколькими заданиями одновременно.

3. Энтузиазм

Энтузиазм является ценным активом, так как он показывает, насколько сотрудник «болеет» за ту работу, которую он делает для организации. Он идет рука об руку с позитивом, который является определяющим для благоприятной рабочей среды. Кроме того, по словам профессора Сигал Барсейд (Sigal Barsade) из Университета Пенсильвании, положительный настрой не только передается, но и оказывает влияние на общую эффективность работы, принятия решений, креативность и текучесть кадров. Позитивное отношение оказывает неоценимое влияние на всех вокруг.

4. Принятие решений

Способность решать проблемы это навык, который сидит где-то на стыке креативности, уравновешенности и логики. Те, кто им обладают, доказывают свою способность объективно интерпретировать поступающие сигналы, а также принимать обдуманные решения. Такие работники являются не только стратегическими мыслителями; они должны оставаться спокойными, когда возникает проблема, и дееспособными без микро-управления со стороны.

5. Организация

Каждый сотрудник должен обладать организационными навыками. Они необходимы для самодисциплины – работник может самостоятельно собрать всю необходимую информацию и данные, чтобы управлять своей работой или процессом производства согласно графику или установленным срокам. Эти черты являются важными для любого руководителя. Мощные организационные навыки, сами по себе, не делают менеджеров великими, но они точно помогают кандидатам быть более профессиональными, успешными и продуктивными.

6. Честность, искренность

Нужно быть честным с другими и самим собой. Это говорит о том, что человек знает свои сильные и слабые стороны, не боится делать ошибки и брать на себя ответственность, а также обладает высокой степенью лояльности. «Честность – лучшая политика» — это отличный слоган для любого предприятия.

7. Симпатия

Ваши открытые позиции требуют от работников умения легко находить общий язык с другими людьми. Таким образом, вы хотите, чтобы ваш кандидат был дружелюбным, честным, спокойным и открытым, на которого можно положиться. Сегодня командная работа является ключом к успеху в бизнесе, поэтому, ищите людей, которые готовы и хотят стать значимой частью вашей организации.

Как итог от работников нужны

1. Умение расставлять приоритеты.

2. Умение работать в команде.

3. Организационная осведомленность.

4. Эффективное решение проблем.

5. Самосознание.

6. Проактивность.

7. Способность оказывать влияние.

8. Эффективное принятие решений.

9. Способность к обучению.

10. Техническая смекалка.

Скотт Стейнберг, mashable.com
Перевод Татьяны Горбань

Какие навыки ценятся выше всего в любых профессиях

История из жизни: Сергей — самый опытный специалист технического отдела. Все самые трудные, «заковыристые» задания поручают ему, потому что никто лучше него не знаком со сложной программой, в которой работает отдел. Но по карьерной лестнице его почти не продвигают. На освободившееся место руководителя отдела в компании, в которой он проработал восемь лет, назначили молодого «выскочку», который пришел сюда всего два года назад. Когда Сергей прямо спросил босса — почему, тот ответил, что Сергея, конечно, очень ценит, но «выскочка» гораздо лучше него выстраивает отношения с людьми, умеет объяснять сложные технические вещи руководителям других отделов простым языком и на первом году работы предложил решение, которое оптимизировало работу всего отдела.

Сергей обиделся. А вместо этого стоило бы прислушаться к начальнику и заняться развитием тех навыков, которые тот назвал. Если представить, что еще лет через пять технологии и программа, с которыми работает компания Сергея, устареют и компания перейдет на совершенно новые, то уникальный опыт Сергея, а сам он как специалист потеряют ценность.

Узкопрофессиональные знания и опыт уже не так ценны в глазах работодателей, как раньше, если они не подкреплены универсальными навыками.

Сегодня, какой бы профессией вы ни обладали, недостаточно один раз освоить нужные узкоспециализированные знания, лет за пять отточить их применение на практике, а дальше просто наращивать репутацию. Всё вокруг стремительно меняется: бизнес-процессы усложняются, потоки информации в любой профессиональной среде растут, привычные подходы к работе и общению между людьми во время работы заменяются новыми, всё, что можно автоматизировать, — автоматизируется.

Если раньше можно было работать по одним и тем же стандартам десятилетиями, привычно выполняя одни и те же функции в рамках своей должности, то сейчас подходы к работе могут сильно измениться не один раз за год.

Работодатели теперь особенно ценят людей, которые легко и без лишних вздохов адаптируются к любым переменам, быстро осваивают новые правила и технологии. Еще ценнее те, кто способен заметить новые полезные тренды раньше других и предложить применять их в работе, не дожидаясь, пока такое указание поступит сверху.

В условиях, когда многие специализированные профессиональные знания быстро устаревают и заменяются новыми, на первый план выходит не обладание этими уникальными знаниями и опытом, а нечто другое. Что же это?

Это базовые навыки, которые важны абсолютно для любой сферы. В английском языке для них устоялся термин soft skills («мягкие навыки»), поэтому у нас их тоже чаще всего называют мягкими или гибкими.

Любая современная рабочая функция — это набор самых необходимых для нее гибких навыков плюс специализированные знания («твердые» навыки или hard skills). Всё чаще бывает, что гибкие навыки выходят на первый план по сравнению со специализированными знаниями, потому что последние быстро устаревают и проще научить им с нуля человека с подходящими гибкими навыками, чем переучивать профессионала, не обладающего нужными навыками.

Гибкие навыки — это, например, логическое и критическое мышление, креативность, умение выстраивать отношения с людьми, адаптивность к изменениям и так далее. Банально? Увы, мало кто обладает нужным «банальным» набором в достаточной степени.

Согласно докладу Всемирного экономического форума (World Economic Forum) «Будущее рабочих мест», уже к 2020 году десятка самых ценных для работодателей «мягких» навыков будет выглядеть так:

  1. Способность решать комплексные проблемы;
  2. Критическое мышление;
  3. Креативность;
  4. Навык управления людьми;
  5. Навык успешного взаимодействия с людьми;
  6. Эмоциональный интеллект;
  7. Способность делать выводы и принимать решения;
  8. Клиентоориентированность;
  9. Навыки ведения переговоров;
  10. Способность легко и быстро обучаться новому.

В 2018 году hh.ru совместно с компанией Micrоsoft завершили исследование «Качества и навыки работников ХХI века», которое тоже позволило выделить самые перспективные «мягкие» навыки:

Чего требуют современные условия работыКакие гибкие навыки для этого нужны
Быть готовым постоянно учиться чему-то новомуСамообучаемость, знание языков, кроссфункциональность
Быть на «ты» с машинами и технологиямиТехнологическая грамотность, навыки программирования
Способность действовать в ситуации неопределенностиКреативность, предприимчивость, умение сотрудничать с другими людьми
Справляться с нарастающей сложностью мираСтрессоустойчивость, поддержание своего психологического и физического здоровья
Свободно ориентироваться в больших потоках информацииУметь отделить главное от частного, нужное от ненужного, аналитические навыки
Мыслить рационально, целостно и системноДизайн-мышление, проектное мышление, системное мышление
Уметь то, что не умеют машиныЭмоциональный интеллект

Ирина Шишкина, консультант по процессному и проектному управлению и руководитель студии креативного консалтинга «Не просто идея», в числе главных профессиональных навыков называет цифровой менеджмент, то есть умение управлять процессами с помощью гаджетов и программного обеспечения. Также, по ее наблюдениям, ценится способность анализировать данные и использовать инструменты для их визуализации, чтобы наглядно представлять собранную информацию и свои идеи.

Кроме того, Ирина советует развивать эмоциональный интеллект, творческое мышление, позволяющее искать разные решения для одной и той же задачи (такое мышление называют дивергентным), и навыки межкультурных коммуникаций. Последние необходимы, чтобы успешно строить профессиональные отношения в командах с разнообразным составом.

Указанные выше качества важны для любой современной профессии. Но и каждой конкретной профессии тоже присущ определенный набор гибких навыков.

Так, по итогам упомянутого выше исследования hh.ru и Micrоsoft были выделены следующие гибкие навыки:

Для маркетологов: умение анализировать и интерпретировать большие массивы данных, действовать в режиме многозадачности, системно мыслить, обладать менеджерскими качествами и креативностью, иметь развитые коммуникативные навыки.

Для HR-специалистов: те же навыки, что и для маркетологов (потому что им нужно уметь продвигать имидж работодателя и «продавать» вакансии кандидатам), и сверх того — искусство нетворкинга, умение мотивировать людей, вовлекать их в рабочие процессы.

Для аналитиков: аккуратность, внимательность, гибкое мышление, умение работать с большими массивами данных в сжатые сроки, презентационные навыки и умение визуализировать данные, умение работать в команде и адаптивность.

Для разработчиков: системное, рациональное мышление, гибкий ум, аккуратность, стремление к постоянному самообучению и желание делиться новыми знаниями с коллегами, умение работать в команде и неконфликтность, проектное мышление.

Для инженеров-технологов: организационные навыки и нацеленность на результат, навыки работы со стандартами и нормативами — а значит, аккуратность и внимательность, умение находить и обрабатывать нужную информацию. Общение с заказчиками, внутренними или внешними, предполагает коммуникативные навыки и способность уловить задачу, даже если заказчик не может сформулировать ее техническим языком.

Если вы доверяете мнению коллег и не боитесь услышать правду о себе, которая может оказаться для вас неожиданной и не слишком приятной, можно спросить у них, насколько вы сильны или, наоборот, слабы в тех или иных навыках. Другой путь — обратиться к специалисту по карьерному консультированию.

Еще один вариант — пройти тестирование. В том числе для этого подойдут подробные, серьезные профориентационные тесты. Они обычно ориентированы как раз на выявление наиболее сильно развитых «мягких» навыков, и исходя из этого подбирают наиболее подходящую профессиональную область, в которой эти способности больше всего пригодятся.

Например, в результатах теста «Профориентация» не просто приводится перечень подходящих профессий, но и довольно подробно разъясняется, какие качества для соответствующих профессий у вас уже хорошо развиты, а над какими стоит еще поработать, и даются практические рекомендации по их развитию.

Умения руководителя — три вида навыков, необходимых каждому менеджеру

Обладаете ли вы всеми требуемыми для управления компанией организаторскими качествами? Что вы думаете о своих управленческих навыках? Можете ли вы быть хорошим руководителем, достаточно компетентным, чтобы организовать собственную деятельность и работу компании?

Управление – не простая задача. Для ее осуществления нужны знания и опыт. Поэтому и существует иерархия – организационная структура, в которой каждый представитель организации, обладающий достаточными знаниями, опытом и навыками, имеет возможность перейти на более высокий уровень управленческой пирамиды.

В минилекции представлена информация о трех основных управленческих навыках, а также об их связи с иерархической структурой компании.

Что представляют собой управленческие навыки?

Попросту говоря, организационные навыки – это знания и способности людей, занимающих руководящие должности, связанные с выполнением некоторых конкретных управленческих действий или задач. Эти знания и способности можно освоить и применить на практике. Однако они также могут быть приобретены путем практической реализации требуемых мероприятий и задач. Поэтому любой из этих навыков можно развивать с помощью обучения или используя практический опыт при работе руководителем.

Во многих определениях навыки, умения связывают с понятием таланта. Талант – это нечто персональное, ассоциированное с личностью и являющееся неким природным даром, присущим конкретному талантливому человеку. Не все люди умеют хорошо рисовать. Обычно художники рождаются с даром живописца, но, несмотря на врожденный талант, им нужно и дальше развивать свои способности и совершенствовать художественные навыки.

Когда речь заходит об управленческих навыках, мы, в первую очередь, подразумеваем умение менеджера поддерживать высокую эффективность выполнения сотрудниками повседневных рабочих задач. В связи с этим руководителям требуются навыки, помогающие им управлять людьми и технологиями для обеспечения эффективного и результативного выполнения рабочих обязанностей.

Три вида управленческих навыков

Роберт Кац, американский социальный и организационный психолог,  выделяет три типа навыков, необходимых для успешного управления:

  1. технические;
  2. концептуальные;
  3. умение работать с людьми или межличностные навыки управления.

1. Технические навыки как одна из составляющих управленческого мастерства

Как говорит само название, такие навыки дают менеджеру знания и способности использовать различные техники для достижения желаемого. Технические навыки относятся не только к станкам, производственным инструментам или другому оборудованию, но и к умениям, необходимым для увеличения продаж, разработки различных видов продукции и вариантов сервиса, маркетинга товаров и услуг и т.д.

К примеру, человек работает в отделе продаж и обладает отличными навыками в этой сфере, полученными благодаря образованию и опыту работы в своем отделе или в аналогичных секторах различных организаций. Благодаря этим умениям, которыми он обладает, этот работник может стать идеальным кандидатом на должность руководителя продаж. Это лучшее решение, поскольку он владеет отличными техническими приемами, относящимися к сфере задач отдела продаж.

С другой стороны, человек, который станет руководителем продаж, начнет формировать следующий тип требуемых навыков. Ведь если до сих пор его задачей была только работа с клиентами в качестве торгового представителя, то теперь помимо работы с клиентами ему придется работать и с сотрудниками отдела продаж.

Технические навыки наиболее важны для менеджеров первого уровня. Если речь идет о топ-менеджерах, то эти наработки не имеют столь высокого уровня значимости. По мере продвижения по иерархической лестнице технические навыки теряют свою актуальность.

2. Концептуальные навыки

Концептуальные навыки представляют собой знания или способности менеджера к более широкому применению абстрактного мышления. Это означает, что он может без труда осуществлять анализ и оценку различных ситуаций. Таким образом, он может предсказать будущее всего бизнеса или его подразделения.

Зачем менеджерам нужны эти навыки?

Во-первых, компания включает в себя большое количество бизнес-элементов или функций, таких как продажи, маркетинг, финансы, производство и т.д. Все эти элементы бизнеса имеют разные цели, порою даже противоположные. Если подумать о бизнес-функциях и конкретных целях маркетинга и производства, можно заметить существенную разницу. Концептуальные навыки помогут менеджерам взглянуть на цели своего подразделения. Таким образом, они будут принимать решения, которые будут удовлетворять общим целям компании.

Концептуальные навыки жизненно необходимы для руководителей высшего звена, менее критичны для руководителей среднего звена, и они практически не требуются для руководителей первого уровня. По мере продвижения от нижней ступени управленческой иерархии к наивысшей важность этих навыков будет возрастать.

3. Умение работать с людьми или межличностные навыки управления

В сфере управления умение взаимодействовать с людьми или навыки межличностных отношений представляют собой знания и умения менеджера работать с персоналом и клиентами. Одной из важнейших задач менеджмента является работа с людьми. Без людей необходимости в существовании менеджмента и менеджеров просто не было бы.

Эти навыки позволят руководителям стать лидерами и мотивировать сотрудников к более значительным достижениям. Кроме того, они помогут им эффективнее использовать в компании потенциальные человеческие возможности. Проще говоря, они являются необходимыми умениями для менеджеров.

Навыки межличностного управления требуются на всех иерархических уровнях компании.

Существуют ли другие управленческие навыки

Были перечислены три типа навыков, необходимых для успешного процесса управления. Некоторые авторы также упоминают другие умения, имеющие отношение к менеджменту. Но, если подумать, они просто являются частными случаями этих трех видов первичных навыков.

Это можно увидеть на примере навыка контроля. Контроль не может быть навыком, он, скорее, является процессом или одной из управленческих функций. Менеджеры контролируют своих сотрудников через свои межличностные управленческие навыки, о которых уже упоминалось. Другие дополнительные навыки, о которые можно прочитать в литературе, это навыки принятия решений. Опять же, принятие решений – это процесс, а не умение. Присутствие хороших концептуальных навыков позволяет находить оптимальный выход из ситуации. Кроме того, при наличии технических навыков можно принять более качественное с технической точки зрения решение. Представляется наиболее вероятным, что к первичным умениям, необходимым всем менеджерам, относятся именно технические, концептуальные и межличностные управленческие навыки.

В конце концов, стоит отметить связь управленческих навыков и потенциальных возможностей бизнеса. Повышение компетентности в сфере управления позволит расширить возможности компании. Таким образом, эти три вида навыков относятся к категории бизнес-элементов, которые могут повысить потенциал вашего бизнеса.

Умения руководителя – презентация в PowerPoint

Если вы бизнес-тренер и планируете использовать эту мини-лекцию в своих тренингах, то:

  1. Рекомендуем прочитать статью о том как сделать свою мини-лекцию живой и интересной.
  2. Скачайте презентацию в формате PowerPoint для визуальной поддержки вашей мини-лекции.

Премиальный контент

Ссылка на скачивание этой презентации и другой премиальный контент доступны подписчикам платных тарифов. Оформите платную подписку на сайте “Технология тренинга” и получите полный доступ к 13 готовым тренингам, 256 слайдам, 112 минилекциям, 619 упражнениям, 41 видео и т.д. Это совсем не дорого.

Развитие навыков с целью повышения эффективности

В России проблема развития навыков и компетенций тем более актуальна ввиду имеющейся демографической ситуации. Не секрет, что с середины десятых с каждым годом все больше людей старшего поколения будет уходить на пенсию. К сожалению, во многих компаниях именно у этих сотрудников в основном сосредоточены лучшие технические знания. С учетом того, что имеется возрастной разрыв среди сотрудников технических подразделений, для многих отечественных компаний актуальна проблема передачи более молодым сотрудникам имеющихся в организации знаний.

 

Актуальности вопросу добавляет и происходящее в текущий момент замедление российской и глобальной экономик. Более низкие цены на минеральные ресурсы, последовавшие за замедлением, подталкивают ряд отраслей к тому, чтобы кардинально увеличивать производительность труда. Хотя всегда есть потенциал повышения производительности административными и технологическими путями, навыки и компетенции являются одним из ключевых направлений, за счет которых производительность можно поднять фундаментально.

 

Помимо этого, как и в других странах, прошедших через высокие темпы роста в последние 10—15 лет, в России образовались крупные компании и холдинги, которые, укрепившись на внутреннем рынке, начали рассматривать перспективы международной экспансии. Чтобы этим компаниям быть успешными, а также чтобы всем отечественным производителям продуктов и услуг поддерживать свою конкурентоспособность на внутреннем рынке, им нужно развить команды, которые будут наравне с командами конкурентов как из западного мира, так и из бурно растущего и набирающего обороты Азиатского региона. Международный опыт показывает, что многие программы развития навыков срываются, потому что недостаточно внимания и ресурсов вкладывается в решение задачи по масштабному и устойчивому закреплению приобретенных навыков. Успешные программы в то же время начинаются с четкой картины масштаба и характера необходимых для этого изменений, а также с глубокого понимания, что устойчивое развитие навыков и компетенций является неотъемлемой частью любых преобразований.

Четкий подход к проведению преобразований

Говоря о подходе к развитию навыков с целью устойчивого повышения эффективности, можно отметить, что McKinsey большое значение придает быстроте и масштабности преобразований, то есть именно тем факторам, которые жизненно важны для азиатских игроков. В условиях бурного роста менеджеры и руководители высшего звена стремятся соответствовать новым требованиям, и решающую роль в этом призвана сыграть программа ускоренного развития важнейших навыков. В нашем подходе такие программы реализуются и управляются линейными руководителями, непосредственно отвечающими за уровень прибыльности своих подразделений. Кроме того, для достижения намеченных результатов используются самые современные методы обучения взрослых. Наш подход позволяет усилить индивидуальную ответственность за каждый этап программы развития навыков, повысить эффективность работы и, как следствие, уровень чистой прибыли, а также сформировать корпоративные навыки, необходимые для закрепления достигнутых успехов (см. схему 1).

 

Базовые принципы

В основе нашего подхода лежат пять базовых принципов. Их применение на каждом этапе программы развития навыков позволяет с максимальной отдачей использовать силы и ресурсы для быстрого и устойчивого повышения эффективности. При разработке модели использовался богатый опыт сотрудничества McKinsey с компаниями, представляющими самые разные отрасли и регионы мира и сумевшими подняться на новый уровень совершенства благодаря развитию навыков.

 

Соотнесение мер по развитию навыков с результатами бизнеса и показателями полезной стоимости. Необходимо прочно связать программу развития навыков с созданием стоимости и результатами коммерческой деятельности; повседневная работа в рамках реализации программы должна приносить конкретные, четкие результаты, которые могут быть со временем закреплены.

 

Наш подход ориентирован на целенаправленное формирование индивидуальных и корпоративных навыков — как функциональных, так и технических[1], — которые имеют непосредственное и даже решающее значение для эффективной работы организации здесь и сейчас. Развитие этих навыков помогает добиться заметных улучшений по целому ряду аспектов, которые отражают общий уровень эффективности компании, в том числе улучшить показатели успешности приобретений и заключения сделок с потенциальными покупателями, сократить продолжительность разработки продуктов, повысить эффективность производства и усовершенствовать операционную деятельность бэк-офиса. А поскольку реализация программы развития навыков в первую очередь обусловлена именно необходимостью такого совершенствования, то достижение успеха на раннем этапе придает дополнительный импульс дальнейшим преобразованиям.

 

Развитие индивидуальных и корпоративных навыков. Формирование и развитие навыков происходит на нескольких уровнях. Улучшаются навыки отдельных сотрудников, и в результате повышается производительность их труда. Улучшаются групповые навыки, и тогда более эффективно работает целый трудовой коллектив. Кроме того, навыки можно развивать в рамках отдельных подразделений (например, внутри служб или бизнес-единиц), которые начинают применять усовершенствованные технологические процессы, вспомогательные системы и другие средства улучшения работы. Индивидуальные навыки необходимо развивать хотя бы по той причине, что персонал — это основная движущая сила любых преобразований. Корпоративные навыки также играют важную роль, поскольку речь идет о системах и процессах, благодаря которым можно применять индивидуальные навыки и добиваться повышения эффективности на долгосрочную перспективу — вне зависимости от продолжительности работы отдельных сотрудников в организации.

 

Адаптация к конкретным ситуациям. Меры по развитию необходимых навыков должны быть адаптированы к конкретной ситуации, в которой оказалась та или иная организация.

 

Каждая компания приступает к осуществлению программы развития навыков, находясь в уникальном исходном положении. Чтобы успеха, разработку программы необходимо вести на основе него анализа имеющихся недостатков и проблем, с которыми сталкивается данная организация. При адаптации также следует принимать во внимание различия, существующие между предприятиями, сетями и бизнес-единицами.

 

Использование принципов решения реальных задач и обучения взрослых. При разработке программ необходимо брать за основу современные принципы обучения взрослых людей. Согласно этим принципам, взрослые лучше всего усваивают информацию, самостоятельно изучая учебный материал, то есть активно участвуя в практических занятиях, выполняя реальные задачи и решая неотложные проблемы. Такое обучение ориентировано прежде всего на поиск решений и формирование навыков (см. схему 2)[2].

 

Внедрение и организационное закрепление с помощью процессов, инструментов и персонала. Хотя сторонние эксперты могут управлять реализацией программы на ранних этапах, для формирования устойчивых навыков в масштабе всей организации необходимо, наряду с внедрением инструментов и вспомогательных процессов, подготовить внутрикорпоративных руководителей, которые могли бы возглавить процесс преобразований.

 

Программы развития навыков нередко реализуются несколькими волнами, каждая из которых дополняет предыдущую и способствует дальнейшему распространению новых навыков и подходов внутри организации. Во время первых волн ведется подготовка внутрикорпоративных руководителей — лидеров, способных возглавлять процесс преобразований, выступать в качестве экспертов по новым инструментам и процессам, личным примером демонстрировать новое отношение к работе. Одновременно, чтобы закреплять и поддерживать развитие новых навыков, осуществляется перестройка управленческих и технических систем. Изменение управленческих систем может предусматривать, в частности, пересмотр исходных параметров и целевых показателей, перераспределение функций и переналадку механизмов управления. Технические изменения могут зависеть от специфики отдельных функциональных направлений, но, как правило, они связаны с внедрением новых систем, платформ и программных приложений, позволяющих более эффективно планировать и реализовывать программу развития навыков. Чтобы обеспечить обновление и долгосрочное закрепление навыков, в структуру организации включаются корпоративные академии и платформы дистанционного обучения. 

Архитектура модели развития навыков

Основываясь на результатах всесторонних исследований и многолетнем опыте работы с клиентами, компания McKinsey разработала стройную архитектуру модели, обеспечивающей устойчивое развитие навыков и повышение эффективности. Эта модель, опирающаяся на перечисленные выше базовые принципы, предусматривает проведение комплекса мероприятий, которые стимулируют развитие навыков в организациях на каждом из четырех этапов преобразований: диагностика и проектирование, реализация, масштабное развертывание и обеспечение устойчивости результатов.

 

Диагностика и проектирование

Действенность программы развития навыков во многом зависит от того, насколько эффективно проведена диагностика для определения объемов ихарактера предстоящей работы. Чтобы диагностика не стала обременительным и пустым занятием, а принесла настоящую пользу, при ее проведении необходимо ставить четкие цели и намечать последовательность конкретных действий. Более того, полученные в процессе диагностики достоверные данные, касающиеся возможностей для совершенствования и связанных с этим мер, позволяют начать реальные преобразования уже на самом раннем этапе. 

 

Анализ недостающих навыков на уровне всей компании и отдельных функциональных направлений и оценка создаваемой стоимости. Чтобы соотнести уровень развития навыков с размером создаваемой полезной стоимости и результатами коммерческой деятельности, необходимо провести подробную диагностику существующих недостатков на различных уровнях организационной структуры.

 

Изучение областей отставания организации начинается со сравнения существующего уровня навыков с тем, который необходим для достижения намеченных финансовых показателей и выполнения планов роста. При этом следует анализировать как корпоративные навыки, влияющие на работу всей организации, так и функциональные навыки, больше касающиеся отдельных должностных функций (см. схему 3). Необходимо четко оценить отставание в количественной форме на уровне компании в целом, а также на уровне важнейших функциональных направлений и вспомогательных служб, имеющих непосредственное отношение к первопричинам выявленных недостатков, — например, служб снабжения, продаж, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Установив четкую связь между необходимым уровнем навыков и стратегическими целями, достижению которых эти навыки призваны способствовать, можно гарантировать, что успешная реализация программы окажет положительное влияние на показатели чистой прибыли и что развитие навыков не превратится в «упражнение ради упражнения».

 

Результаты исследования показывают, что организации, развивающие корпоративные навыки до уровня, необходимого для достижения намеченных целей, имеют в семь раз больше шансов добиться успеха, чем те, которые не занимаются развитием навыков[3]. В ходе исследования также установлено, что, когда план развития навыков определяют топ-менеджеры организации, он, как правило, более тесно связан с насущными задачами бизнеса, чем в тех случаях, когда разработкой плана занимаются другие сотрудники.

 

Оценка недостающих навыков на уровне отдельных сотрудников. Важнейшим условием достижения успеха является правильный выбор масштабов, перечня формируемых навыков, а также сотрудников и должностей, охватываемых программой развития навыков.

 

Для оценки недостающих навыков на уровне отдельных сотрудников важно в первую очередь проанализировать, какие индивидуальные навыки необходимы компании, чтобы выполнить планы развития и повышения эффективности. Далее можно будет сравнить индивидуальные навыки и персональные целевые установки сотрудников с теми, которые требуются организации, — такой подход позволит выявить и устранить недостатки, мешающие улучшению общих и индивидуальных результатов работы. 

 

Всесторонний анализ потенциала сотрудников, занимающих ключевые должности, позволяет компании выяснить, какой исходный резерв руководящих кадров имеется у нее в настоящее время. Затем на основе корпоративной стратегии реалистично и детально оцениваются потребности организации в руководителях, существующие корпоративные навыки в области управления сравниваются с уровнем спроса, который прогнозируется на предстоящий период. Это позволяет разработать надежный план действий по развитию кадрового потенциала внутри организации и поиску новых сотрудников для ликвидации отставания.

 

Кроме того, сотрудникам предлагается самостоятельно оценивать уровень своих навыков, сопоставляя его с тем уровнем, который им необходим для достижения карьерных целей. Такая самооценка наиболее эффективна, если она проводится систематически, например с использованием метода «360 градусов», когда для обсуждения навыков, сильных и слабых сторон отдельного сотрудника предварительно собираются мнения его коллег, начальников и подчиненных. Оцениваться должны функциональные и технические навыки, необходимые для повышения эффективности работы, а также личные качества сотрудника, такие как умение отстаивать свою точку зрения и формировать коллектив.

 

По завершении всей процедуры компания способна определить в количественном выражении, какова нехватка кадров в области управления и в целом по организации, чтобы принять меры для решения этого вопроса. Например, в одной из азиатских энергетических компаний конкретизация и изучение недостающих управленческих и общих навыков послужили катализатором для разработки комплексного подхода, направленного на восполнение кадрового дефицита. Среди прочих мер компания определила внутри организации сотрудников, обладающих техническими, функциональными и управленческими навыками, необходимыми для осуществления выбранной корпоративной стратегии, создала условия для их профессионального развития, а также выделила ресурсы на создание корпоративных механизмов, позволяющих привлекать и воспитывать новых высокоэффективных сотрудников, которые смогли бы в будущем возглавить перспективные направления бизнеса.

 

Оценка совокупного размера создаваемой стоимости. В результате диагностики должен быть определен конкретный размер полезной стоимости, которую предполагается создать благодаря развитию навыков в организации; в целом формирование новых навыков необходимо увязать с процессом создания стоимости, приоритизировать и ориентировать на достижение коммерческих результатов.

 

Диагностика помогает составить представление о целевом состоянии, которого хотела бы достичь компания, а также установить четкие связи между навыками и прибыльным ростом. Понимание этих связей позволяет определить комплекс мер и навыков, стимулирующих создание стоимости, выявить навыки, которые могут оказаться наиболее важными для роста компании, а также точно оценить возможный экономический эффект от развития навыков, то есть объем увеличения выручки или сокращения затрат.

 

Определяя последовательность формирования необходимых навыков, мы придерживаемся принципа «лучше меньше, да лучше». Речь идет о том, чтобы по итогам диагностики, с учетом выявленных областей отставания, сосредоточиться на развитии относительно небольшого комплекса важнейших навыков. В конечном итоге совместно с руководством компании мы разрабатываем последовательную, аргументированную программу преобразований — ориентированную на работу в кризисных условиях или на достижение масштабных целей (а иногда и на то и на другое) и основанную на конкретных, заслуживающих доверия данных о дальнейших перспективах.

 

Достижение консенсуса и разработка программы. Чтобы коллектив поддерживал и понимал предстоящую программу повышения навыков, компания должна выработать внутрикорпоративный консенсус по таким вопросам, как перечень имеющихся возможностей, необходимость проведения преобразований и комплекс мер, которые требуется принять. Хотя некоторые специалисты компании часто с самого начала участвуют в аналитических исследованиях, для успешной реализации программы развития навыков необходимо шире привлекать к работе остальной персонал организации, чтобы ключевые заинтересованные лица и все другие сотрудники поддерживали проект, понимали свои функции и осознавали последствия успеха (или неудачи). Существует множество способов довести необходимую информацию о преобразованиях до широкой аудитории, однако наиболее эффективными, по нашему мнению, являются следующие три.

  • Посещение ведущих мировых компаний. Такие посещения позволяют менеджерам и руководителям высшего звена лично из первых рук узнать, как ведущие компании занимаются развитием и внедрением различных корпоративных навыков. Особенно полезно это для тех сотрудников, которые рассматриваются в качестве вероятных кандидатов на руководящие должности. Знакомство с работой лучших мировых компаний помогает им понять, какой разрыв существует между их организацией и передовыми игроками и что они персонально могут сделать для эффективной ликвидации этого отставания. 
  • Комплексные схемы. На комплексных схемах в наглядной форме изображаются все этапы предстоящей программы — от решения первоначальных организационных вопросов до реализации и обеспечения устойчивости, — а также указываются связи между этими этапами и стратегическими целями компании. Комплексные схемы позволяют составить четкое и целостное представление о программе; пользуясь ими, участники смогут чувствовать себя более уверенно, когда будут разъяснять порядок реализации и цели программы своим коллегам. 
  • «Зеркальные семинары». На «зеркальных семинарах» с участием руководителей высшего звена обсуждаются результаты анализа навыков, имеющихся на уровне компании в целом, а также на уровне отдельных функциональных направлений и сотрудников. Такие семинары позволяют выделить основные вопросы, касающиеся дальнейшей реализации программы, а также уточнить возможные пути достижения корпоративных целей. Участники «зеркальных семинаров» стремятся достичь взаимопонимания и сверить позиции по важнейшим вопросам, влияющим на успех программы. Кроме того, на семинарах нередко проводится согласование приоритетов в области развития навыков и уточняется распределение ответственности за проведение необходимых мероприятий.

Разработанный McKinsey подход к проектированию, предусматривающий управление на уровне линейных подразделений, основан на модели «практические семинары — решение реальных задач — обратная связь». Компании, занимающиеся развитием индивидуальных и корпоративных навыков, должны обеспечить правильное сочетание всех трех элементов этой учебной модели. Практические семинары проводятся по адаптированным комбинированным учебным про-граммам, при разработке которых основное внимание уделяется таким вопросам, как охват участников, актуальность тематики и целенаправленное развитие необходимых навыков. Решение реальных задач предусматривает применение новых навыков непосредственно на рабочих местах, часто в рамках прорывных, сложных проектов, имеющих стратегическое значение для компании. Наряду с этим при реализации программы оказывается поддержка в форме наставничества и обратной связи, что побуждает сотрудников изменять свое отношение к работе и корректировать модели поведения. 

 

Первый цикл «практические семинары — решение реальных задач — обратная связь», как правило, проводится в рамках подготовки инструкторов, помогающей корпоративным лидерам преобразований накопить опыт и сформировать навыки, необходимые для развития навыков в организации. Указанный структурированный подход, применяемый и управляемый линейными руководителями, позволяет обеспечить быструю и масштабную реализацию программы развития навыков.

 

Реализация

После завершения этапа диагностики и проектирования на этапе реализации предложения по развитию навыков воплощаются в конкретные действия. Это важнейший этап программы развития навыков, и требуется немало умения, чтобы быстро добиться успеха и избежать при этом торопливости в действиях, так как существует опасность, например, упустить из виду ключевые аспекты, влияющие на успех программы, или слишком поспешить с принятием некоторых мер.

 

Реализация программы на этих уровнях имеет больше шансов на успех, если действия связаны с кругом профессиональных обязанностей сотрудников, если основной упор делается на практические занятия, а не на механическое запоминание, и, наконец, если реализация осуществляется на основе уже имеющихся в компании процессов и систем.

 

Ориентация на выполнение реальных задач. Новые навыки лучше всего закрепляются в менталитете и моделях поведения сотрудников, если при их формировании обучаемые не ограничиваются сухой теорией, а начинают применять эти навыки на практике для решения значимых задач. Важную роль в этом могут сыграть прорывные проекты, имеющие стратегическое значение для компании и позволяющие наглядно продемонстрировать, какого эффекта можно добиться благодаря применению новых навыков. Позволяя сотрудникам оттачивать навыки в реальных рабочих ситуациях, такие проекты способствуют формированию корпоративных управленческих и функциональных навыков, а также повышению эффективности, в том числе росту чистой прибыли. Интеграция программы развития навыков в реальную рабочую обстановку помогает сделать осуществление прорывных проектов «стилем жизни» организации, что особенно важно для кандидатов, готовящихся занять руководящие должности. 

 

Например, в одной из азиатских энергетических компаний прорывные проекты стали важной частью программы, направленной на развитие управленческих навыков более чем у 300 старших менеджеров — будущих руководителей организации. Сначала компания выбрала 20 стратегических проектов, которые, как ожидалось, обеспечат немедленную отдачу, затем для управления этими проектами были специально отобраны 30—40 перспективных старших менеджеров. Эти посвященные смогли улучшить навыки управления проектами и преобразованиями, применяя новые знания и методы непосредственно в ходе осуществления своих проектов. Успеха удалось добиться так быстро, что уже через три месяца компания запустила еще 127 проектов, открыв 18 региональных центров развития навыков, что позволило серьезно ускорить темпы реализации всей программы в целом.

 

Использование практических занятий и других методов обучения взрослых. Если программы предусматривают проведение практических занятий в условиях, которые трудно обеспечить в реальной рабочей обстановке, а обучаемые получают «право на ошибку» и «право на перезагрузку», это создает возможности для эффективного обучения в процессе практической деятельности и позволяет более прочно закреплять усвоенные навыки.

 

Эти методы очень разнообразны по своей форме и включают в себя организацию учебных лагерей, моделирование и анализ практических примеров, дистанционное обучение по интернету, проведение ролевых игр.

 

Большую пользу приносит использование образцовых фабрик. Это либо реальные заводские цеха, в которых производятся различные несложные изделия (треножные штативы, электродвигатели и т. п.), либо бэк-офисы функциональных направлений, либо другие производственные объекты. Перенастраивая, например, процессы сборки или инструментальной обработки и наблюдая за результатами, участники могут применять свои новые навыки в реальных производственных условиях. На образцовых фабриках можно создавать широкий спектр ситуаций для практического обучения, когда участники сталкиваются с проблемой, ищут способ ее решения и оценивают конечный эффект.

 

Масштабное развертывание

Успешные программы развития навыков должны предусматривать возможное расширение масштабов комплексных внутриорганизационных преобразований. Зачастую руководители компаний ставят смелые цели и разрабатывают подробные планы развития навыков, но впоследствии испытывают серьезные затруднения, когда локальные результаты, достигнутые на раннем этапе, необходимо воспроизвести в масштабе всей организации. Неудача, как правило, обусловлена такими причинами, как недостаточное планирование времени и ресурсов, необходимых для масштабного развертывания, сложность самого процесса и игнорирование важнейших элементов при проектировании программы внедрения.

 

Успешное масштабное развертывание программы преобразований предполагает, что организация должна одновременно управлять реализацией нескольких разных проектов по развитию навыков и поддерживать высокие темпы преобразований на всем протяжении процесса, растягивающегося порой на несколько лет. Подход McKinsey к масштабному развертыванию программ развития навыков включает в себя два важнейших аспекта, влияющих на темпы внедрения навыков и на обеспечение устойчивости результатов, — это подготовка лидеров преобразований и применение системы двойной реализации пилотных проектов.

 

Подготовка лидеров преобразований. Для широкого распространения новых навыков и подходов внутри организации необходимо подготовить корпоративных лидеров преобразований, которые последовательно работают на различных уровнях организации, обучая других сотрудников применению новых навыков, убеждая их в необходимости преобразований и на личном примере демонстрируя новые, ориентированные на результат модели поведения и подходы, которым должны следовать все остальные. Подготовка таких лидеров преобразований начинается с тщательного отбора перспективных кандидатов, восприимчивых к новым веяниям, стремящихся повышать свою квалификацию и по-настоящему увлеченных делом. В ходе обучения они должны не только освоить новые инструменты и процессы, но и научиться эффективно влиять на других сотрудников, чтобы обеспечить проведение преобразований.

 

Модель наставничества, состоящая из четырех этапов, позволяет успешным кандидатам постепенно приобретать навыки и качества, необходимые для того, чтобы стать лидером преобразований. В конечном счете лидеры преобразований должны научиться самостоятельно и инициативно работать в своей области специализации. На первом этапе будущие лидеры преобразований наблюдают за работой наставников во время семинаров. Затем они начинают работать вместе с наставниками, например, совместно проводить семинары. На третьем этапе обучаемые самостоятельно выполняют программы, подготовленные наставниками. Наконец, на четвертом этапе происходит полная перемена ролей: на этот раз уже будущие лидеры преобразований готовят и проводят программы, а наставники только наблюдают, делая при необходимости замечания и внося поправки.

 

В дальнейшем лидеры преобразований должны четко понять, какое место они займут в будущей организационной структуре компании, — это позволит существенно повысить эффективность проводимых мероприятий. Кроме того, когда лидеры преобразований из первой группы вернутся к выполнению своих непосредственных должностных обязанностей, необходимо, чтобы в организации функционировал процесс, позволяющий продолжить масштабное развертывание программы, выявление и обучение новых кандидатов (см. схему 4).

 

 

Применение системы двойной реализации пилотных проектов. Руководителям часто не терпится быстрее завершить пилотную программу, чтобы приступить к более масштабной реализации. Но, как показывает практика, спешка при проведении преобразований может привести к дезорганизации процесса. Во многих случаях успешность пилотных проектов обусловлена тем, что руководство компании уделяет пристальное внимание их реализации, выделяя значительные ресурсы и привлекая внешних экспертов. В таких условиях пилотные проекты, пожалуй, просто обречены на успех. Но в обычной обстановке, когда внимание и ресурсы отвлекаются на решение других насущных вопросов, а реализацией занимаются корпоративные лидеры, обремененные другими заботами, результаты могут оказаться не столь впечатляющими.

 

Первый пилотный проект преследует цель подтвердить правильность концепции. Реализуемый с достаточным количеством ресурсов и активным участием руководителей высшего звена, этот проект предназначен для проверки технического решения. Однако проверка преобразований, запланированных в области инфраструктуры управления или ИТ-компонентов развертывания, имеет при этом лишь второстепенное значение. Главная цель — убедительно продемонстрировать, что развитие навыков позволит достичь намеченных коммерческих результатов.

 

В ходе второго пилотного проекта шире исследуется способность осуществить быстрое и масштабное развертывание программы. С этой целью проверка проводится в обычных рабочих условиях, сразу на нескольких объектах, с более реалистичным финансированием и распределением ресурсов, а также с привлечением внешних экспертов, выполняющих скорее функции наставников. Этот пилотный проект предусматривает более тщательную проверку и при необходимости корректировку управленческой инфраструктуры и навыков персонала. В случае успешного завершения второго пилотного проекта можно приступать к реализации программы в масштабе всей организации.

 

Система двойной реализации пилотных проектов помогла одному из европейских поставщиков медицинских услуг увеличить объем времени, затрачиваемого медицинским персоналом на уход за пациентами. Успешно завершив первый пилотный проект в одном из медицинских учреждений, организация создала модель «коммерческого класса», пригодную для широкого развертывания, и затем проверила ее в ходе второго пилотного проекта, который был реализован на базе нескольких клинических центров. Такое постепенное наращивание темпов реализации способствовало тому, что программа была быстро принята при развертывании на территории всей страны.

 

Обеспечение устойчивости результатов

Может показаться, что масштабное развертывание является заключительным этапом программы развития навыков, однако это далеко не так. После реализации всех проектов компании должны работать над тем, чтобы закрепить проведенные преобразования и преумножить достигнутые результаты. Если этим не заниматься, то программы развития навыков даже при успешном развертывании могут демонстрировать все более слабые результаты или вообще потерять актуальность, что сведет на нет все ранее достигнутые успехи. Чтобы предотвратить такой исход, компаниям рекомендуется принимать меры по обеспечению устойчивости результатов, работая по трем важнейшим направлениям: управление эффективностью, организационное закрепление навыков и непрерывное совершенствование.

 

Управление эффективностью. Без действенной системы управления эффективностью может произойти быстрое ухудшение новоприобретенных навыков.

 

По мере развития и улучшения навыков должны также поступательно развиваться системы управления эффективностью, внедренные на этапе реализации. Формирование навыков в ходе преобразований необходимо сопровождать созданием действенных систем управления эффективностью, которые объединяют в себе общекорпоративные и индивидуальные показатели эффективности, а также позволяют оценить краткосрочные результаты работы и долгосрочную жизнеспособность организации. Грамотное управление эффективностью не ограничивается только технологическими процессами, охватывая также образ мышления и поведенческие стереотипы персонала.

 

Благодаря этому обеспечивается глубокое усвоение новых подходов в организации, а не просто их внешняя имитация. Важно, чтобы показатели и критерии эффективности были распространены по всем уровням организации — от руководителей высшего звена до рядовых сотрудников, работающих в цехах и офисах.

 

Действенные системы отслеживания эффективности на корпоративном и индивидуальном уровнях необходимы также для поощрения лучших сотрудников и наказания отстающих. Вознаграждение за эффективную работу, будь то в денежной или какой-либо иной форме, должно быть аргументированным и понятным. Наложение взысканий за низкие результаты также имеет значение для обеспечения устойчивости, но эту меру иногда труднее применять, особенно в Азии, где личные отношения и репутация могут играть более важную роль, чем в Европе или Северной Америке.

 

Организационное закрепление навыков. Внутри организации должны быть прочно укоренены такие механизмы, как сообщества для обмена знаниями и учебные центры, поддерживающие корпоративную операционную модель, способствующие закреплению новых навыков и стимулирующие их дальнейшее развитие.

 

Проводя организационное закрепление навыков, компании должны создать структуру, которая поддерживала бы недавние преобразования и стимулировала дальнейшее развитие. Наряду с такими внутрикорпоративными сообществами можно официально внедрить ряд процессов, обеспечивающих поддержание и обновление навыков, — речь идет, например, о корпоративных академиях, системах дистанционного обучения и программах сертификации. Базовыми в данном случае являются три элемента.

  • Корпоративные центры совершенствования бизнес-процессов. Эксперты в различных областях знаний обеспечивают доступ к важнейшей информации, касающейся совершенствования бизнес-процессов. Их основная функция — обеспечивать сбор и систематизацию передовых знаний по соответствующей тематике, способствовать распространению и внедрению новых инструментов, находить наиболее авторитетные и надежные источники знаний для удовлетворения информационных потребностей. 
  • Сообщества специалистов. Группы, специализирующиеся на одинаковой проблематике, например в области финансов или совершенствования операционной деятельности, объединяются в официальные сообщества специалистов, которые обмениваются знаниями и при необходимости помогают друг другу в поиске внешних экспертов. 
  • Системы управления знаниями. Передовые знания аккумулируются в доступную базу данных, где хранящаяся информация систематизирована и классифицирована в соответствии с четкими принципами иерархии. Чтобы максимально повысить эффективность таких систем, внедрена процедура оценки, позволяющая фильтровать новые данные с точки зрения их значимости и достоверности. 

В одной из энергетических компаний, реализующей масштабную программу развития операционных навыков, созданы сообщества специалистов для помощи лидерам преобразований на 20 электростанциях, сгруппированных в три региональных кластера.

 

Менеджеры кластеров организовали учебные лагеря, проведение семинаров по обмену знаниями и мероприятий по формированию навыков коллективной работы, а также обеспечили стандартизацию подходов, применяемых на всех электростанциях. Кроме того, была создана постоянно пополняющаяся группа, состоящая из сотрудников, которые уже прошли учебный курс; введены стимулы, побуждающие лидеров преобразований уделять часть времени работе на других производственных объектах с целью ускорения преобразований. В конечном итоге на базе таких сообществ специалистов возник центр совершенствования бизнес-процессов, официально включенный в структуру компании и функционирующий под эгидой центрального отдела технических служб. Указанный центр занимался разработкой корпоративной политики преобразований, созданием операционной системы и подготовкой методических указаний. Кроме того, сотрудники центра оказывали техническую помощь лидерам преобразований на каждой из электростанций.

 

Встроенные учебные программы

Наряду с сообществами специалистов существенное значение для организационного закрепления сформированных навыков имеют учебные программы, встроенные в корпоративную структуру. В качестве показательного примера можно упомянуть корпоративные университеты, которые успешно используются многими крупными организациями для повышения квалификации сотрудников, продвигающихся по внутрикорпоративной служебной лестнице, и предлагают широкий перечень очных, виртуальных и выездных персональных учебных программ с широким выбором модернизированных учебных планов и длительности занятий.

 

Хотя обучение в корпоративных академиях может принимать самые разнообразные формы, лучшие учебные программы разрабатываются с соблюдением пяти основополагающих принципов, обеспечивающих создание условий для наиболее эффективного обучения взрослых.

  • Стратегическая значимость. Цели программ четко соотносятся с корпоративной стратегией. Учебные курсы адаптированы с целью развития именно тех навыков, которые нужны для достижения прямого коммерческого эффекта, а занятия отличаются краткостью и насыщенностью. 
  • Связь с реальной практической деятельностью. Программы предусматривают сочетание очного и дистанционного (с применением раз-личных технических средств) обучения и воссоздание реальных жизненных ситуаций, связанных с решением актуальных практических задач. Кроме того, участники имеют возможность получать советы и отзывы от коллег, инструкторов и наставников. 
  • Расширение горизонтов. Учебные планы постоянно обновляются с учетом передового опыта и новых идей, заимствуемых из других организаций. Разработчики учебных планов стремятся расширять использование внешних источников знаний, например приглашая внештатных инструкторов. Задача состоит в том, чтобы стимулировать поиск и использование новых идей, а также не упустить из виду вопросы, важные для будущего развития компании. 
  • Поддержка со стороны руководства. Эффективная структура управления предполагает контроль и, что особенно важно, ощутимую поддержку со стороны высшего руководства компании. 
  • Оценка результатов. Коммерческий эффект от реализации программ получает четкую оценку с использованием показателей для выявления лидеров и отстающих. 

Новые форматы обучения

Вне зависимости от того, где именно реализуются учебные программы — в официальной корпоративной академии или в какой-либо другой структуре, — их разработчики должны в полной мере использовать возможности, предоставляемые современными технологиями. В области развития и закрепления навыков ряд преимуществ имеют программы дистанционного обучения по интернету. Платформы дистанционного обучения работают круглосуточно, что позволяет сотрудникам выбирать удобное время для занятий. В программах могут одновременно принимать участие сотрудники всех подразделений компании. Учебные курсы легко адаптируются к уровню знаний каждого сотрудника и помогают закрепить навыки, усвоенные с использованием других каналов. Темпы и порядок прохождения учебной программы также можно скорректировать в соответствии с индивидуальными потребностями. В совокупности эти качества позволяют ускорить, расширить, углубить распространение необходимых навыков и знаний внутри организации, сократив при этом затраты на обучение.

 

Программы сертификации

Программы сертификации означают публичное признание успехов сотрудников, прошедших необходимый курс обучения или повышения квалификации. Такие программы хорошо себя зарекомендовали как один из способов повысить энтузиазм персонала и поддержать реализуемые проекты по развитию навыков. Почетные грамоты в рамках, настольные сувениры и другие видимые знаки отличия, означающие успешное прохождение учебных программ, становятся законным предметом гордости для своих владельцев и напоминают их коллегам о том, к чему следует стремиться. Кроме того, адаптированные программы сертификации помогают упрочить положение и репутацию лидеров преобразований и создать эффективное внутрикорпоративное сообщество по проведению преобразований.

 

Непрерывное совершенствование. Наша эпоха отличается беспрецедентными темпами развития знаний, и, чтобы не отставать от прогресса, компании должны постоянно пересматривать и обновлять свои навыки. Чтобы не отстать от конкурентов — и опередить их, — организации должны постоянно обновлять свои корпоративные навыки и прогнозировать будущие потребности, особенно в странах Азии, развивающихся невиданными темпами.

 

На внутрикорпоративном уровне решению этой задачи способствуют сообщества специалистов, но компаниям не следует игнорировать инновационные разработки, появляющиеся в других организациях. Конференции, ассоциации и другие внешние сообщества коллег, занимающихся практической или преподавательской деятельностью в одних и тех же областях либо работающих над решением одинаковых проблем, могут стать ценным источником информации. Они также служат основой для создания компетентных экспертных советов с целью оценки новых идей, а проводимые в их рамках коллективные мероприятия помогают вдохнуть новую жизнь в работу.  

[1] Под функциональными навыками обычно понимается умение сотрудника оперировать концепциями и понятиями, которые ему необходимо знать для выполнения своих функциональных обязанностей, — например, умение читать кривую затрат или каскадную диаграмму цен; технические навыки — это, как правило, знание различных инструментов и технологий и способность применять их на практике.[2] John Whitmore. Coaching for Performance: Growing People, Performance and Purpose. Nicholas Brealey Publishing, 2002.[3] What successful transformations share: McKinsey Global Survey results // McKinsey Quarterly, March 2010.

 

Стивен Беэр (Stephen Bear) — старший партнер McKinsey, Торонто
Томас Кох (Dr. Tomas Koch) — старший партнер McKinsey, Сеул
Надежда Южанникова — младший партнер McKinsey, Москва

Как развивать управленческие качества и навыки

Компетентный лидер команды не просто руководит процессами и людьми, а сочетает в своей работе целый набор профессиональных качеств. Рассказываем, какими управленческими навыками должен обладать успешный руководитель и как их эффективно развивать.

Планирование

Об искусстве все успевать написаны сотни книг, в которых под разным соусом подается одна идея — разбивайте все большие дела на несколько маленьких. Похожая идея по микропланированию есть и у новомодных методик из ИТ — Scrum, Kanban и прочих.

Если смотреть на планирование как на управленческий навык, то все немного усложняется. Работая над планом выполнения любой задачи, нужно обращать внимание на два важных фактора:
  • Действительно ли задача сформулирована под результат, а не под процесс — нужно не наладить систему малярных работ, а покрасить конкретный забор к конкретной дате.
  • Реально ли выполнить задачу имеющимися ресурсами.
Разделяйте виды планирования:
  • Стратегическое — когда нужно понять, куда будет двигаться компания.
  • Тактическое — как будет решаться стратегическая задача.
  • Оперативное, или микроменеджмент — распределение задач разных сотрудников по календарю.

Организация работы

После планирования вам нужно наладить процессы, проявить организационные навыки. Если обобщенно, то важно ответить на вопрос — как лучше решить задачу. В этот блок входит умение определять необходимые функции у каждого подпроцесса, объяснить специалисту задачу, найти ресурсы: время работника, специальные инструменты. Возможно, распределить ответственность между исполнителями или добавить в календарь график отчетов.

Организация работы входит в перечень ключевых профессиональных навыков руководителя. Универсальной формулы нет, каждая задача требует своего подхода. Поэтому вам как менеджеру придется развивать еще и навык быстрого анализа ситуации и умения организовывать работу ограниченными ресурсами.

Делегирование

Если руководителем в компании становится успешный работник, то практически всегда его первая ошибка — стремление сделать все самостоятельно, без привлечения других. Хотя навык делегирования как раз и отличает эффективного менеджера от профессионального исполнителя.

Когда вы планируете передать задачу подчиненному, обращайте внимание на несколько факторов:
  • Достаточно ли квалификации у специалиста для решения задачи?
  • Способен ли он выполнить поручение в установленный срок?
  • Действительно ли передача задачи именно этому исполнителю, а не другому, будет эффективным решением?
  • Ясна ли задача подчиненному, достаточно ли у него ответственности и полномочий для выполнения?

Известный эксперт по менеджменту Брайан Трейси предупреждает: помните, что делегирование это не просто способ передать задачи. Это навык менеджера, двухсторонний процесс, в котором руководитель выступает учителем. Сначала управленец опытным путем выясняет, следует ли развивать исполнителя. Затем вкладывает в него ресурсы, в том числе и свое время. Только потом делегирование не будет требовать внимания менеджера, станет способом экономить время.

Смотрите также на нашем Youtube-канале: Как определить управленческий масштаб

Контроль

Необходимые управленческие знания и навыки руководителя включают в себя такое понятие как контроль. Иногда этот термин ошибочно воспринимают как обязанность руководителя проверять каждый шаг исполнителя. Но подобный подход скорее вредит мотивации сотрудников — они чувствуют недоверие и подсознательно начинают саботировать процессы.

Вместо этого попробуйте воспринимать контроль как способность организовать систему беспроблемного отслеживания результатов. Например, задачу можно разбить на этапы, поставить контрольные точки и объяснить сотрудникам, каких результатов и в какой день вы ждете.

Обучение

Без постоянного повышения квалификации талантливый сотрудник быстро потеряет мотивацию, «середнячки» будут просто отрабатывать положенное количество часов, а новички не смогут разобраться в профессии и не смогут повысить производительность и качество работы.

Важное управленческое качество менеджера — заниматься развитием профессионала. Здесь важно вот что:
  • Кого учить. Обычно отправить на курсы сразу весь отдел невозможно. Подумайте, обучение какого сотрудника принесет максимальный коэффициент полезного действия. Стоит ли вкладывать в «звезду» прямо сейчас, если он станет работать лучше на 1-2%, или лучше заняться подтягиванием среднего уровня, и качество повысится сразу на 20-30%?
  • Чему учить. Так ли важно сейчас для менеджера получить MBA, может быть, у него хуже развиты «мягкие навыки»? Изучайте результаты контроля сотрудников, отмечайте, в какой области каждый из них развивается хуже, и соотнесите это с качеством работы.
  • Как учить. Бесполезно вводить в компании только один формат образования — например, заставлять всех без исключения заниматься деловыми играми. Процесс обучения стоит начинать с анализа: попробовать, выслушать мнения сотрудников, соотнести их с результатами «до и после».

Обучение — постоянный процесс. Но это не только получение новых знаний и отработка их на практических кейсах. Важно закладывать возможность обучения на реальных проектах. Спланируйте работу так, чтобы у людей в новых проектах и задачах была возможность допустить ошибку и самостоятельно исправить ее — это один из самых эффективных педагогических инструментов.

Оптимизация

Когда задачи распланированы, процессы организованы, достижения и ошибки на контроле, а сотрудники развиваются, стоит заняться оптимизацией. Управление — это большой сложный механизм, строя который любой руководитель допускает небольшие ошибки. Проанализируйте все процессы и постарайтесь исправить недочеты.

Главные вопросы, которые стоит задать себе: как улучшить систему работы, сократить время и усилия на единицу результата. Уметь оптимизировать процессы — важнейший управленческий навык, который поднимет вас в любом рейтинге руководителей.

Лучшие способы учиться

Способов обучаться сейчас очень много, и лучше не выбирать какой-то один, а совмещать сразу несколько из перечисленных ниже вариантов. Не забывайте — главное не просто получить знания, но и превратить их в навыки, то есть попробовать все на практике, заметить важные тонкости, применимые к вашей сфере. Только так можно стать управленцем высокого класса.

Найти наставника

Под наставником стоит понимать не человека, который будет руководить вами и вашим обучением, указывать, что и как делать. Скорее, это специалист, которому вы доверяете как профессионалу, на кого вы можете равняться и кто может показать направление развития, вовремя указать на возможную ошибку и посмотреть на ваши проблемы с незаинтересованной стороны.
  • Наставником может стать коуч или бизнес-тренер, если вы знаете такого в своей среде и он пользуется доверием у признанных специалистов отрасли. Тогда обращение к нему может стать неплохим вложением денег. Выбирайте коуча осторожно, перед тем как оплачивать длительный период, закажите тестовый разговор/занятие. И поинтересуйтесь успехами и отзывами не о самом коуче, а о его учениках.
  • Ментором может стать ваш прямой руководитель или топ-менеджер в компании. Попробуйте наладить нужные контакты, оказывайте пользу и взамен учитесь, спрашивайте советы и показывайте свои наработки.
  • Ориентиром для менеджера может стать гуру в профессии из другой компании — изучайте практику топ-менеджеров конкурентов, собирайте инсайты о работе, читайте материалы о человеке в прессе и старайтесь понять, как он принимает решения.

Наставник — это не обязательно человек, который будет вас направлять. Возможен и другой сценарий: вы будете внимательно следить за работой топ-менеджеров, перенимать их практики и постепенно выработаете свой эффективный стиль управления.

Посещать конференции

Для развития навыков руководителя вам могут пригодиться несколько видов событий:

Отраслевые — на которых обсуждаются последние события вашей сферы. Развитие hard skills позволит вам лучше ставить задачи специалистам.

Управленческие — там, где речь идет именно о проблемах менеджеров. Изучайте достижения науки управления персоналом и процессами, общайтесь с топ-менеджерами и заводите полезные знакомства.

Бизнес-встречи — на крупных предпринимательских конференциях можно узнать, как мыслят топы крупнейших компаний, получить инсайдерскую информацию из кулуаров и научиться мышлению предпринимателя, ведь руководитель и бизнесмен во многом схожие «профессии».

Собрать оценку команды и клиентов

Оценить эффективность работы руководителя с точки зрения результата может владелец бизнеса: выполнены ли KPI, решена ли задача. С точки зрения процессов стоит обратиться к непосредственным участникам системы — вашим подчиненным.

Проведите анонимный опрос, насколько высоко сотрудники оценивают ваши профессиональные качества и почему. Анализируйте результаты, направляйте усилия на слабые звенья в цепочке ваших профессиональных навыков.

Самообразование

Процесс обучения и развития никогда не заканчивается — он похож на езду на велосипеде, стоит остановится, как равновесие не удержать. Развивать управленческие качества можно самостоятельно:
  • Проводите в коллективе деловые игры — найдите сценарии в открытом доступе или закажите разработку у специалистов.
  • Подпишитесь на новинки бизнес-издательств.
  • Развивайтесь в смежных областях. Например, если вы занимаетесь продажами, попробуйте разобраться в особенностях маркетинга или центра поддержки клиентов, так вы лучше поймете продукт.

Структурируйте знания

Все вышеперечисленные способы учиться имеют как плюсы, так и минусы. Например, проблема самообразования в том, что знания получаются хаотичными. Найти же наставника иногда очень сложно из-за особенностей компании и соглашений о неразглашении.

Попробуйте структурировать знания и повысить квалификацию в образовательном учреждении. Выбирая курс, ориентируйтесь на свои потребности. Например, по теме нашей статьи — лучше не искать общий курс о руководстве, а попробовать узконаправленный вариант «Как развивать управленческие навыки». Посмотрите программу: в ней каждый навык рассматривается отдельно, есть практическая отработка и полезная теория.

Как и в случае с обучением сотрудников, подходить к выбору курсов лучше основательно. Например, проверить, являются ли преподаватели практиками, или их знания хороши лишь в теории. Почитать отзывы о курсах — много ли «воды», есть ли разбор реальных кейсов.

Еще раз — самое главное

Основные управленческие навыки руководителя:
  • Реальное планирование — что нужно сделать, получится ли это сделать имеющимися ресурсами.
  • Организация работы — как будем делать, что для этого нужно, что мешает или будет мешать.
  • Делегирование — справится ли сотрудник с задачей, достаточно ли ясна задача.
  • Контроль — как отслеживаем эффективность работы, проставлены ли сроки с запасом.
  • Обучение — достаточно ли развиваются сотрудники, не деградируют ли от однообразной работы, не теряется ли мотивация.
  • Оптимизация — можно ли получить тот же результат, вложив меньше усилий или времени.
Чтобы развивать навыки, нужно:
  • Постоянно анализировать результаты работы и улучшать процессы, тестировать идеи.
  • Собирать оценку собственных качеств и навыков от руководителя и подчиненных.
  • Найти топ-менеджера в наставники, по возможности нанять коуча и брать пример с других эффективных топов и владельцев бизнеса.
  • Посещать отраслевые, управленческие и бизнес-конференции.
  • Постоянно заниматься самообразованием.
  • Выбрать эффективные курсы и закончить их, сразу применяя знания на практике.
Присоединяйтесь к нам в Telegram! Канал Русской Школы Управления о вопросах непрерывного развития, повышения квалификации и трендах бизнес-образования @rusuprav

Как можно прокачать организаторские навыки

Все бестселлеры и лонгселлеры по менеджменту отмечают, что любой успешный человек, в первую очередь, самоорганизован и может быть ролевой моделью для окружающих. С этим утверждением сложно не согласиться.

Вряд ли лидер, который не обладает навыком самоорганизации, сможет создать эффективные условия работы в своем коллективе. Не так давно появился термин − «self-made person» (в переводе с английского языка – «человек, который сделал себя сам»). Поэтому, прежде всего, необходимо сфокусироваться на внутренней самоорганизации.

Читайте также: Трансформационное лидерство: лучшие практики

О том, как повысить навыки самоорганизации, написано много публицистических и научных статей. В качестве основных катализаторов развития этого направления стоит выделить следующие приемы:

  • Постоянно включенный режим «реальной объективности». Как только мы начинаем уделять большое внимание самоуспокоению, то быстро снижаем требовательность к себе и начинаем лениться.
  • Обозначение определенных границ в виде дедлайнов, возрастающего количества задач. Именно они стимулируют нас не только на интеллектуальную деятельность, но и создают правильную среду.
  • Работа с менторами, коучами, наставниками. Она повысит мотивацию и поможет избежать регулярной прокрастинации.
  • Общественные обещания. Это тенденция, популярная последние несколько лет – человек прилюдно объявляет о выполнении той или иной задачи, от зарядки по утрам до амбициозного проекта, например, в социальных сетях.

Развитию организаторских навыков у людей, которые не являются линейными руководителями, может помочь любая проектная деятельность. Многие коммерческие и государственные организации давно перешли на такой вид деятельности.

В этой парадигме, помимо традиционных руководителей подразделений, есть функциональные роли − руководители проектов. Они возглавляют и администрируют различные локальные активности, например, корпоративный «День донора», рекомендательный проект в рекрутменте «Приведи друга», электронный информационный дайджест о жизни компании и другие.

В этом случае для развития организаторских навыков нужны поддержка формального руководства (нередко при старте проекта), разумная смелость, внутреннее желание погружаться в детали проекта и особенности проектной команды, базовые знания о групповой динамике, а также умение слышать и организовывать собеседников.

Подобно «снежному кому», чем масштабнее охват проектов, тем больше работающих организационных навыков остается в вашем ежедневном инструментарии успешного человека. Если на работе такой возможности нет, то организация любой совместной досуговой деятельности (поход в кино, празднование дня рождения, организация экскурсии для детей и так далее) также может стать хорошим полигоном для усиления организаторских навыков.

Для их развития у действующего руководителя, будет полезно объективно оценить текущие навыки. Помочь в этом могут:

  • Корпоративные модели компетенций, которые разработаны и утверждены на уровне организации. Например, модель компетенций Ломингера, в которой при рефлексии можно сформировать персональные точки роста.
  • Внешние или внутренние ассессмент-центры (один из методов комплексной оценки персонала), где в индивидуальном заключении экспертов подробно прописываются организационные навыки, которые необходимо усилить для повышения эффективности ежедневного труда.
  • Комплексная обратная связь от сотрудников в полуформальном русле. Более эффективный эффект будет при анонимном опросе, чтобы коллеги могли честно изложить свое виденье происходящего.
  • Взаимодействие с профессиональными и наиболее опытными руководителями. В этом случае происходит не только обмен успешными практиками, но и осознанный/неосознанный сравнительный анализ.

Когда точки роста определены, важно не охватывать все направления одновременно. В проработку лучше взять максимум три вектора развития, усиление которых поможет существенным образом повысить профессиональные результаты. При этом лучше всего развивать эти точки роста системно и последовательно. Обычно для формирования полезной управленческой привычки требуется от двух-трех недель ежедневной тренировки.


Одновременно с этим стоит помнить, что осознание вектора развития – это значимый шаг на пути к положительным изменениям, и они индивидуальны для каждого лидера. Кому-то помогают напоминания про ежедневное использование нового навыка или тренинги, которые способствуют формированию первичных умений в комфортных условиях. Некоторым важна поддерживающая обратная связь от окружающих или прикладные книги по теме и внутреннее желание попробовать что-то новое.

Смотрите также: Без сохи – не пахарь, без молотка – не кузнец: инструменты эмоционального коучинга

При любой траектории персонального развития важно помнить, что часто положительные изменения не требуют особых усилий, особого дня или благоприятного стечения обстоятельств. Нужно просто брать и делать каждый свой день лучше, чем предыдущий.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 11 декабря 2019

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!

ТОП-5 профессиональных навыков, которые ищут работодатели при подборе персонала

FinExecutive Russia FinExecutive.com 2021-08-20

Горячая «пятерка» топ-навыков, которые во время собеседования «выискивает» работодатель в будущем сотруднике

 

1. Многозадачность

Чуть ли не основополагающей характеристикой  претендента на вакантную должность является «многозадачность». И это справедливо. Работодателю нужен не просто квалифицированный сотрудник, ему нужен человек способный решать несколько задач одновременно с минимальными стрессовыми нагрузками.

 

2. Коммуникативность

Умение общаться – одно из главных качеств современных кандидатов. Человек должен не просто слушать, понимать, но и  обязан анализировать ситуацию и давать  необходимые указания. Важным является чувство коллективного интеллекта, когда у  каждого члена команды есть четкое осознание собственного места, положения руководителей, партнеров.

 

3. Энтузиазм

Ценнейшим качеством  сотрудника является его позитивное отношение не только к жизни, своим коллегам, но и к той работе, которую он выполняет. Безусловно, человек работающий с энтузиазмом, или с «огоньком», душой болеющий за общее дело компании оказывает  влияние на общую эффективность работы, принятие верных решений и даже на текучесть кадров.

 

4. Организационные навыки и принятие решений

Умение грамотно управлять своей работой или процессом производства в целом является мощным качеством хорошего сотрудника. Способность быстро, эффективно и главное хладнокровно принимать решения в стрессовых ситуациях делает Вас незаменимым для любого руководителя.

 

5. Честность

«Честность – лучшая политика» — отличный лозунг для компании любого уровня. Сотрудники должны быть честны с другими и перед собой. Каждый осознает долю ответственности, знает свои сильные и слабые стороны.

 

Определение и примеры для вашего резюме

Что именно нужно, чтобы считаться организованным? Вам нужно иметь доску канбан, куда бы вы ни пошли? Или этого достаточно, чтобы застелить постель и выделить время для занятий хобби?

В этой статье мы постараемся найти лучшее определение организационных навыков, показать вам, почему они так важны на работе и как включить их в свое резюме. Вы также найдете список вдохновляющих ресурсов, которые также помогут вам улучшить свои организационные навыки.

Эта статья покажет вам:

  • Лучшее определение организационных навыков.
  • Какие организаторские способности добавить в резюме.
  • Примеры организационных навыков, которые ценят каждый работодатель.
  • Как повысить организаторские способности.

Хотите сэкономить время и подготовить резюме за 5 минут? Попробуйте наш конструктор резюме. Это быстро и легко. Кроме того, вы получите готовый контент, который можно добавить одним щелчком мыши. Посмотрите 20+ шаблонов резюме и создайте свое резюме здесь .

Образец резюме, сделанный с помощью нашего конструктора — Посмотрите больше шаблонов и создайте свое резюме здесь .

Один из наших пользователей, Никос, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety. Мое резюме теперь составляет , одна страница, , а не , три, . То же самое.

Создайте свое резюме прямо сейчас

Узнайте больше о перечислении всех видов навыков в резюме в нашем руководстве: Лучшие рабочие навыки, которые нужно добавить в резюме

1

What Организационные навыки?

Организационные навыки — это способности, которые позволяют вам сосредоточиться на различных задачах и использовать свое время, энергию, силу, умственные способности, физическое пространство и т. Д.эффективно и действенно для достижения желаемого результата.

Сейчас —

Широта определения организационных навыков приводит к определенному парадоксу.

С одной стороны, они очень востребованы работодателями любого типа. Кто бы не хотел, чтобы их сотрудники были эффективными и результативными?

С другой стороны —

Чертовски сложно понять, что это за именно .Достаточно ли содержать ваше рабочее место в чистоте и порядке, иметь список дел и придерживаться крайних сроков, чтобы называться , организованным ?

Не волнуйтесь.

Разберемся!

Хотите узнать больше об управленческих навыках? Направляйтесь прямо к нашему руководству: 10 лучших управленческих навыков: список и полезные советы (не только для менеджеров)

2

Организационные навыки — примеры

Прежде чем мы взглянем на несколько примеров организационных навыков, давайте проясним одну вещь.

Организационные навыки передаются.

Что это значит?

Ну, у нас есть целая статья, объясняющая, что такое передаваемые навыки.

Короче:

Если вы хорошо организованный человек, вы останетесь хорошо организованным, независимо от того, какую работу вы будете выполнять. Это один из навыков межличностного общения, который вы принесете с собой на любую должность. И это считается важным навыком трудоустройства для любого работодателя.

Почему важны организационные навыки?

Хорошо —

Сильные организаторские навыки важны по разным причинам, но все они имеют один общий знаменатель:

Они превращают вас в эффективного и результативного сотрудника.

Именно поэтому работодатели так ценят сильные организаторские способности. У вас есть необходимый набор профессиональных навыков, но без сильных организаторских навыков ваша продуктивность резко падает.Вот почему для того, чтобы быть первоклассным сотрудником, важны как твердые, так и мягкие навыки.

Вот более подробный взгляд на организационные навыки:

Организационные навыки на рабочем месте и для резюме

Сотрудничество

Ваш успех может зависеть от того, насколько эффективно вы можете организовать свое сотрудничество с другими. Кроме того, не менее важно определить , с кем сотрудничать и над какими проектами.

Связь

Неорганизованное и беспокойное общение снизит вашу производительность. Вы должны говорить и писать четко, чтобы ваше сообщение было понято. Это означает, что ваши коммуникативные навыки и навыки активного слушания должны быть на должном уровне, чтобы добиться успеха на рабочем месте.

Работа в команде

Организация работы в группе людей так же важна, как и выбор правильных людей для создания команды. Если ваши организаторские способности на высоте, вы сможете собрать команду исключительных талантов и добиться синергетических результатов, одновременно повышая свои лидерские качества.

Делегирование

Фактически, ваши навыки делегирования связаны с вашими навыками работы в команде. Хорошо организованные люди знают, что они могут делать сами и что им нужно делегировать другим членам команды для достижения наилучших результатов. Это также показывает, что у вас есть сильные навыки межличностного общения.

Планирование

Мы можем легко сказать, что самая важная часть хорошо организованного предприятия происходит раньше, чем что-либо еще происходит.Способность планировать, возможно, является самым важным атрибутом любого человека, который утверждает, что обладает сильными организаторскими способностями.

Расстановка приоритетов

Возможность отдавать приоритет своим задачам гораздо важнее, чем отмечать пункты в списках дел. Если вы можете определить препятствия на пути вперед, разбить сложные проекты на более мелкие компоненты и оценить их влияние на результат, вы укрепите свои навыки управления проектами и выработаете сильные навыки решения проблем, когда что-то идет не так, как планировалось.

Организационные умственные способности

Это выходит далеко за рамки способности мыслить логически и упорядоченно. Ментальные организационные навыки позволяют вам исследовать и анализировать ситуации, готовить документацию или мыслить стратегически, среди прочего. Благодаря своим аналитическим способностям вы можете применять методический подход к решению проблем. Вот список некоторых из наиболее важных умственных организационных навыков:

Физическая организация

Также важно умение поддерживать свое рабочее место в порядке.Если вы не можете найти необходимые документы, офисные утилиты или рабочий стол вашего компьютера настолько загроможден, что вы не помните, как выглядят ваши обои, ваш рабочий процесс застрянет. Вот несколько навыков, которые попадают в эту категорию:

  • Подача документов
  • Управление делами
  • Ведение документации
  • Инвентаризация запасов

Управление временем

Управление временем — чрезвычайно важный организационный навык. Уберскил, если хотите.Способность выполнять свои задачи своевременно, по графику и соблюдать сроки — это Святой Грааль сильных организаторских навыков. Если вы сможете держать себя и свою команду в дисциплине, ваша организация будет извлекать из вас выгоду во всех смыслах.

Баланс между работой и личной жизнью

Да, это определенно жизненно важный организационный навык. Эффективность на работе начинается с хорошего ночного сна и свежего ума. Организуйте свою психическую и физическую гигиену, чтобы было место для работы и развлечений.Помните: вся работа и никакие развлечения делают Джека скучным мальчиком.

3

Организационные навыки — написание резюме

Даже если вы оказались самым организованным человеком в мире, никто вам не поверит.

Если вы этого не докажете.

В вашем резюме организационные навыки могут проявиться по крайней мере двумя способами. Некоторые более, некоторые менее очевидны.

Вот три способа, которыми вы можете выделить свои организационные навыки в резюме:

Организационные навыки в резюме — макет

Прежде чем любой рекрутер прочитает хоть слово на вашем резюме, они бросят поверхностный взгляд на документ.

Доли секунды достаточно, чтобы сформировать первое впечатление.

Поэтому убедитесь, что ваше резюме хорошо организовано и надолго привлечет внимание рекрутера.

Вот как это сделать:

  • Перейти к формату резюме в обратном хронологическом порядке . Он выводит на первый план ваш опыт и ключевые достижения. Если вы меняете карьеру или пишете свое первое резюме, прочтите наше руководство о том, как выбрать формат резюме.
  • Выберите простых и удобочитаемых шрифтов . Они не только хорошо выглядят, но и совместимы с программным обеспечением ATS.
  • Пишите простые заголовки. Они помогут рекрутеру быстро определить различные разделы резюме.
  • Используйте пустое пространство с пользой и не загромождайте свое резюме. Вы хотите выглядеть организованным. Беспорядок — ваш враг.
  • Будьте лаконичны . Если вы можете уместить свое резюме на одной странице, сделайте это. Вы можете поэкспериментировать с размерами шрифта, количеством столбцов и т. Д.Наш конструктор резюме делает это очень просто.
  • Начните свое резюме с резюме или карьерной цели . Прочтите наше руководство о том, как написать резюме резюме или как написать цель резюме.
  • Тогда добавьте опыт и образование. Узнайте, как описать свой опыт работы в резюме и как закрепить раздел образования.
  • Включите раздел ключевых навыков , чтобы убедиться, что они действительно выделяются.

Помните —

Хорошо организованный макет резюме послужит неопровержимым доказательством ваших организаторских способностей.

Но это еще не все.

Хотите, чтобы ваше резюме навсегда привлекло внимание рекрутера? Прочтите одно из наших руководств:

Организационные навыки в резюме — описание работы

В написании резюме есть только одно правило.

Актуальность.

Вот почему недостаточно выбрать лучший шаблон для вашего резюме.

Вы должны определить организационные навыки, которые ищет работодатель, и показать им, что у вас есть то, что им нужно.

Начните с рассмотрения предложения о работе.

Список вакансий может выглядеть примерно так:

Помощник по административным вопросам — организационные навыки (описание должности)

  • Инвентаризация, получение и складирование обычных материалов.
  • Проверяет счета / упаковочные листы, чтобы убедиться в правильности отгрузки.
  • Расписание комнат, встреч и / или экскурсий.
  • Выполняет рутинную простую архивацию и некритическое копирование.Подбирает документы, раздает почту.
  • Отвечает на звонки, приветствует посетителей и предоставляет стандартную информацию в ответ на телефонные или личные запросы.
  • Выполняет простой ввод данных на одном экране.

Это описание должности взято из списка для должности помощника по административным вопросам, который должен обладать отличными организаторскими способностями.

Все навыки планирования и организации, необходимые работодателю, выделены желтым.

Сейчас —

Уловка состоит в том, чтобы подготовить раздел об опыте вашего резюме на основе объявления о вакансии.

Вот как вы могли бы описать свои организационные навыки в описании должности в резюме:

  • Управлял занятым офисом из 50+ сотрудников.
  • Разработал и внедрил систему отслеживания, которая инвентаризовала и отслеживала обычные поставки.
  • Еженедельно проверяется более 100 счетов-фактур и упаковочных листов, чтобы гарантировать правильность всех отправлений.
  • Запланировано более 10 конференц-залов, организованы встречи и корпоративные мероприятия. Введена общая календарная система для координации офисной логистики.

Посмотрите, как это работает?

Описание должности, подобное этой, выполняет три функции:

  • Она нацелена на соответствующих организационных навыков, указанных работодателем.
  • Он описывает ваших организационных навыков с точки зрения достижений.
  • Это дружественный к ATS, потому что он использует фразы из объявления о работе.

Мы можем сделать еще один шаг вперед.

Организационные навыки для возобновления резюме — раздел о ключевых навыках

Если вы еще раз взглянете на описание должности выше и вычеркнете его суть, вы получите список, который выглядит больше или менее примерно так:

  • Внимание к деталям
  • Документирование
  • Управление делами
  • Планирование
  • Ведение учета
  • Запасы запасов

Чтобы выделить эти организационные навыки, выделите их в отдельный раздел ключевых навыков.

Таким образом, они не только действительно выделятся в вашем резюме, но и будут полностью оправданы тем, что вы поместили в разделы опыта.

Подводя итог —

Есть как минимум три способа показать свои сильные организаторские способности в резюме:

  1. Разложив свое резюме в хорошо организованном и удобном для навигации манера.
  2. Определив организационные навыки, указанные работодателем в объявлении о вакансии, и включив их в описание вакансии в своем резюме.
  3. Придавая им особую известность в разделе ключевых навыков.

Вы пишете резюме для помощника администратора? Что ж, у нас есть руководство по написанию резюме специально для вас: Административный помощник Образец резюме и руководство (20+ примеров)

При создании резюме в нашем конструкторе перетаскивайте пункты списка, навыки и авто- заполнить скучную ерунду. Проверка орфографии? Чек . Начните создавать свое резюме здесь .

Когда вы закончите, конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и подскажет точно , как его улучшить.

4

Организационные навыки — вопросы для собеседования

После того, как ваше резюме попадет на долгожданное собеседование при приеме на работу —

Вы должны быть готовы ответить на вопрос собеседования о ваших организационных навыках.

Чего ожидать?

Что ж, вас ждет приятный сюрприз.

Но прежде чем я скажу вам, чего именно ожидать и как получить ответы, давайте подробнее рассмотрим определенную технику собеседования.

Слышали ли вы о так называемых поведенческих вопросах интервью?

Это вопросы, которые относятся к конкретным ситуациям из вашего прошлого опыта работы и направлены на то, чтобы узнать, как вы справлялись или вели себя в этой ситуации.

Например:

  • Расскажите мне о случае, когда вы попали в стрессовую ситуацию на работе и как вы с ней справились.
  • Расскажите о ситуации, когда вам удалось достичь цели.
  • Приведите пример цели, которую вы не достигли.

Сейчас —

Чтобы дать точный ответ, лучше всего придерживаться так называемой структуры STAR. STAR — это аббревиатура, обозначающая:

  • S ituation
  • T ask
  • A ction
  • R esult

Хороший ответ состоит из всех четырех элементов:

Вы описываете ситуацию , где вам было дано конкретное задание , связанное с вопросом интервьюера.Затем вы объясняете действия , которые вы предприняли, чтобы справиться с задачей, и обсуждаете результаты ваших действий.

В случае вопросов на собеседовании для определения ваших организационных навыков вы можете ожидать что-то вроде:

«Расскажите мне о ситуации, когда ваши навыки планирования и внимание к деталям имели значение».

Вот обещанные хорошие новости —

Вопросы собеседования для оценки ваших организационных навыков будут основаны на вашем резюме.

Итак, если вы выполнили шаги, описанные в предыдущем разделе:

, вы точно будете знать, чего ожидать.

Поскольку ваше резюме подчеркивает, среди прочего, ваши навыки планирования и внимание к деталям, что ж, ожидайте, что рекрутера особенно заинтересуют эти организационные навыки.

Сейчас —

Единственное, что вам нужно сделать, это связать эти навыки с достижениями в вашей должностной инструкции и структурировать свой ответ в соответствии с методом STAR.

В вашем ответе можно рассказать о том, как ваше внимание к деталям и сильное внимание помогли вам еженедельно просматривать более 100 счетов и упаковочных листов, чтобы убедиться, что все отгрузки верны.

Вы можете подробно описать свой процесс и сообщить рекрутеру, какие шаги вы предпринимаете для эффективного выполнения задачи. Может быть, был момент, когда это задание было особенно сложно выполнить? Как вам удалось все исправить? Если вы потерпели неудачу, чему вы научились?

Что касается ваших навыков планирования, сосредоточьтесь на том, как внедрение общей календарной системы помогло вам координировать офисную логистику.

Расскажите рекрутеру о проблемах, с которыми вы сталкивались раньше, и о том, как календарь помог вам с ними справиться.

Помните —

Вопросы собеседования для проверки ваших организационных навыков не будут случайными. Они будут основаны на вашем резюме и требованиях к должности.

Если вы все еще не уверены, как справиться с вопросами собеседования об организационных навыках, прочтите наши руководства:

5

Как улучшить организационные навыки

Если кто-то подскажет вы не можете научиться организационным навыкам —

Они либо лгут, либо не понимают, о чем говорят.

В конце концов, мы , а не говорящих талантов.

Мы говорим навыков .

И навыки, которые вы можете изучить .

Первый шаг — осознать, что вам необходимо развивать свои организационные навыки.

Но…

Мы можем с уверенностью предположить, что вы прошли этот этап.

Итак, без лишних слов, вот список ресурсов, которые могут оказаться полезными:

Смотрите выступления TED Talks, посвященные развитию организационных навыков

В уме мастера прокрастинатора

Тим Урбан Когда-то был самопровозглашенным мастером прокрастинации, который понял, что жизнь слишком коротка, чтобы откладывать дела на потом.И придумал блестящий способ организации.

Как контролировать свое свободное время

Лаура Вандеркам — эксперт по тайм-менеджменту. В своем выступлении она научит вас «строить жизнь, которую мы хотим, за то время, которое у нас есть».

Как более эффективно управлять своим временем (в зависимости от машин)

Этот короткий урок TED дает совершенно новый взгляд на планирование. Если вы хотите стать хозяином своего времени, этот фильм как раз для вас.

Как спасти мир (или, по крайней мере, себя) от плохих встреч

Как следует из названия, Дэвид Грэди покажет вам несколько способов, с помощью которых вы можете сделать ваши встречи более эффективными.

Управление временем: как составить список дел и знать, куда уходит ваше время

Джина Трапани, автор книги «Обновите свою жизнь», покажет вам, как использовать простые списки дел с пользой. лучше контролировать свое время.

Забудьте о многозадачности, попробуйте однозадачность

Как продукт-дизайнер, Паоло Кардини должен работать эффективно и результативно.В своем выступлении Паоло ставит под сомнение ценность многозадачности для поощрения однозадачности, то есть выполнения одной задачи за раз.

Прочтите книги по организационным навыкам

Управление временем и организационные навыки для учащихся

Эта книга предназначена не только для улучшения управления временем и организационных навыков старшеклассников, но и для их родителей.

Как добиться успеха: искусство продуктивности без стресса

Эта классическая книга Дэвида Аллена поможет вам организовать работу и избавиться от стресса.

Семь навыков высокоэффективных людей: важные уроки личного изменения

Еще одна классика. Стивен Р. Кови учит, как добиться максимальной эффективности и результативности.

Заправляйте постель: мелочи, которые могут изменить вашу жизнь … и, возможно, мир

Что ж, если вы хотите взять себя в руки и убедиться, что ваши организаторские способности не имеют себе равных, научитесь это делать это от бывшего морского котика. Военный опыт генерала Макрейвена можно универсально применить во многих невоенных контекстах.

Присоединяйтесь к некоторым онлайн-классам

Если вы серьезно серьезно относитесь к оттачиванию своих организационных навыков, вы можете подумать о прохождении одного из онлайн-курсов:

И —

Попробуйте некоторые из этих приложений, которые помогут вам организовать:

Попробуйте приложения для организационных навыков

  • Задачи — это базовое приложение поможет вам создавать списки дел и управлять ими.
  • Календарь Google — Самый простой способ отслеживать свое время
  • Evernote — универсальное приложение для создания заметок.Премиум-версия предлагает несколько мощных функций, таких как интеграция с Chrome или вырезка веб-сайтов.
  • Google Keep — простое приложение для создания заметок.
  • Todoist. Это приложение для управления временем поможет вам контролировать свои ежедневные или еженедельные цели.
  • Trello — Канбан-доска на стероидах с множеством дополнительных функций. Он дает вам обзор того, что было сделано, над чем работает и кто чем занимается

Ключевые выводы

Вот краткий обзор того, что вам нужно знать об организационных навыках:

  • Ваши организаторские способности помогают вам оставаться эффективными как в профессиональном, так и в личном плане.
  • Организационные навыки входят в число наиболее желаемых работодателями навыков.
  • Вы можете отразить свои организаторские способности в резюме разными способами.
  • Если вы составите свое резюме правильно, вы можете легко подготовиться к собеседованию по вопросам организационных навыков и ответить на них.
  • Существует множество ресурсов (в Интернете, книги, приложения и т. Д.), Которые помогут вам улучшить свои организационные навыки.

Есть вопросы по организационным навыкам? Может быть, вы хотите поделиться советами по развитию организационных навыков? Расскажите нам в комментариях ниже! Мы хотели бы услышать от вас!

Высшие организационные навыки, которые ценят работодатели с примерами

Когда работодатели нанимают сотрудников, одним из главных навыков, которые они ищут в кандидатах, является организация.Организационные навыки — одни из самых важных и передаваемых профессиональных навыков, которые может приобрести сотрудник. Они включают в себя набор возможностей, которые помогают человеку планировать, расставлять приоритеты и достигать своих целей, что, в свою очередь, может сэкономить время и деньги компании.

Организационные навыки необходимы для многозадачности и поддержания бесперебойной и успешной работы бизнеса. Работодатели стремятся нанимать кандидатов, которые могут работать для стабильного достижения результатов, даже когда возникают непредвиденные задержки или проблемы.

Что такое организационные навыки?

Организационные навыки связаны с созданием структуры и порядка, повышением производительности и расстановкой приоритетов для задач, которые должны быть выполнены немедленно, по сравнению с теми, которые можно отложить, делегировать другому человеку или полностью исключить.

Поддержание сильных организационных навыков может снизить вероятность развития плохих рабочих привычек, таких как откладывание на потом, беспорядок, недопонимание и неэффективность.

Менеджеры ищут сотрудников, которые могут не только поддерживать порядок на работе и на рабочем месте, но и быстро адаптироваться к организационной структуре компании.

Развивайте эти навыки и подчеркивайте их в заявлениях о приеме на работу, резюме, сопроводительных письмах и собеседованиях. Демонстрация того, что у вас есть навыки, которые ищет компания, поможет вам получить работу и продвинуться по службе.

Внутренние и внешние организационные навыки

Внутренние организационные навыки: Организационные навыки включают в себя нечто большее, чем просто содержание рабочего стола без беспорядка и организованного компьютера. Хотя свободное пространство для работы важно, аккуратность — лишь один из нескольких ключевых организационных навыков.Сотрудники с отличными организаторскими способностями также могут сохранять спокойствие и подготовленность за счет систематического планирования и составления расписания.

Навыки внешней организации: Рабочие проекты обычно сосредоточены вокруг жесткого графика, и разделение работы на более мелкие проекты и цели может быть эффективным способом их выполнения. Работодатели ищут работников, которые могут планировать и делегировать эти более мелкие задачи себе и другим сотрудникам, чтобы не отставать от сроков, сохраняя при этом здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Примеры организационных навыков

Баланс

Физическая организация

Физическая организация включает не только аккуратный стол, но и расположение комнат, этажей и целых зданий, и это выходит далеко за рамки поддержания аккуратного внешнего вида. Плохо организованное пространство приводит к физическому дискомфорту, потере времени, потерянным предметам и даже людям. Пространство, в котором работают люди, во многом зависит от того, насколько хорошо они работают. Кто-то должен спроектировать эти пространства, а все остальные должны поддерживать порядок.

  • Административный
  • Оценка
  • Внимание к деталям
  • Лаконичность
  • Координация
  • Креативное мышление
  • Документация
  • Эффективность
  • Обращение с деталями
  • Выявление проблем
  • Определение ресурсов
  • Управление встречами
  • Уровень владения Microsoft Office
  • Применение политики
  • Приоритизация
  • Производительность
  • Ситуационная оценка
  • Анализ задач
  • Оценка задач
  • Разрешение задачи
  • Анализ рабочего процесса
  • Управление рабочим процессом

Планирование

Без плана цель — это всего лишь желание.Для любого проекта планирование означает прогнозирование того, какие ресурсы потребуются и сколько времени займет проект, затем сбор этих ресурсов и выделение необходимого времени. При необходимости работнику, возможно, даже придется изменить план в зависимости от наличия ресурсов и ограничений по времени.

План может быть таким же простым, как решение, какой конец коридора очистить в первую очередь, или он может излагать корпоративную стратегию на следующие десять лет. Мелкомасштабное планирование может быть проще и быстрее, но это не менее важно.Навыки, связанные с планированием, можно описать с помощью следующих ключевых слов:

  • Анализ
  • Анализ проблем
  • Бюджетирование
  • Бизнес-аналитика
  • Данные
  • Тенденции данных
  • Сроки
  • Принятие решений
  • Типовой проект
  • Развитие
  • Прогнозирование
  • Сбор информации
  • Метрики
  • Планирование развития
  • Прогноз развития
  • Решение проблем
  • Управление программами
  • Управление проектами
  • Исследования
  • Обзор
  • Планирование
  • Стратегическое планирование
  • Стратегия развития
  • Структурное планирование
  • Планирование преемственности
  • Тенденции

Работа в команде

В хорошо организованной команде у каждого члена своя роль, и задачи распределяются соответственно.Создание организационной структуры новой команды — это умелое достижение, равно как и предоставление и принятие соответствующих делегаций, следование указаниям и четкое общение с нужными людьми. Хорошо организованные люди понимают и поддерживают структуру команд, частью которых они являются. Следующие термины используются для описания навыков, связанных с командной работой:

  • Внимательное слушание
  • Сотрудничество
  • Связь
  • Уверенность
  • Делегация
  • Разница Разрешение
  • Режиссура других
  • Оценка
  • Содействие
  • Голы
  • Постановка целей
  • Руководство группы
  • Реализация
  • Решения об исполнении
  • Руководство по обучению
  • Менеджмент
  • Управление конфликтом
  • Сроки
  • Достижение целей
  • Мотивация
  • Многозадачность
  • Переговоры
  • Устное общение
  • Убеждение
  • Презентация
  • Предоставление обратной связи
  • Публичные выступления
  • Ответственность
  • Взять на себя ответственность
  • Обучение
  • Тимбилдинг
  • Работа в команде
  • Управление временем
  • Обучение
  • Работа с другими
  • Письмо

Дополнительные организационные навыки

Вот дополнительные организационные навыки, которые вы можете использовать при составлении резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований.Необходимые навыки будут зависеть от должности, на которую вы претендуете, поэтому также просмотрите наши навыки, перечисленные по должностям и типу навыков.

  • Активное прослушивание
  • Добросовестность
  • Принятие решений
  • Подача
  • Сохранение концентрации
  • Microsoft Excel со знанием дела
  • Проактивность
  • Изобретательность
  • Самомотивация
  • Стратегическое планирование
  • Возьмите инициативу

Как выделить свои навыки

ДОБАВЬТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЕ НАВЫКИ К ВАШЕМУ РЕЗЮМЕ: Включите организационные навыки, наиболее тесно связанные с работой, в ваше резюме, особенно в описание вашей истории работы.

ОСНОВНЫЕ НАВЫКИ В Сопроводительном письме: Включите свои организационные навыки в сопроводительное письмо. Включите один или два навыка и приведите конкретные примеры случаев, когда вы демонстрировали эти качества на работе.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СЛОВА НАВЫКОВ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ: Вы также можете использовать эти слова во время собеседований. Будьте готовы привести примеры того, как вы использовали каждый из этих навыков, когда отвечаете на вопросы организационного собеседования.

5 лучших организационных навыков для рабочего места

Узнайте о некоторых основных организационных навыках на рабочем месте и получите советы по улучшению своих.

1. Физическая организация

Поддержание организованного физического рабочего места может улучшить ваше мышление и продуктивность за счет устранения стресса и потери времени, потраченного на поиск необходимых вещей. Организованное пространство также создает более спокойную атмосферу — вы бы предпочли работать за чистым столом или за столом, заваленным бумагами и папками? Физическая организация может включать поддержание аккуратного и свободного от беспорядка рабочего места, хранение документов в папках с разными пометками, чтобы вы могли легко их найти, возврат предметов на свои места после использования, а также поддержание в порядке всех других физических ресурсов, необходимых для работы.

Чтобы улучшить или оптимизировать вашу физическую организацию, попробуйте «создать и разработать разумные стратегии и физические решения для облегчения рабочего процесса, обеспечения чистоты и эффективности на рабочем месте», — говорит Элизабет Пирсон, карьерный коуч для руководителей. Другими словами, создайте физические организационные системы и придерживайтесь их.

Начните с очистки. Спросите себя, какие предметы вам действительно нужны, а какие просто занимают драгоценное пространство — буквальное пространство на столе и образное пространство для мозга.

Затем определите «дом» для всего, чтобы вы точно знали, где его найти, сэкономив время и нервы в будущем. Основное правило при выборе дома для объекта — убедиться, что все доступно. Если вам приходится изо всех сил пытаться вернуть что-то на место — скажем, в коробку наверху на полке, до которой вы не можете дотянуться, — скорее всего, вы не собираетесь тратить время и усилия, чтобы убрать это и свои физические организационная система рухнет. Чем проще убрать предмет обратно в предназначенный для него дом, тем больше у вас шансов сохранить свою организационную систему.

Вы также можете запланировать от пяти до 10 минут на уборку в своем календаре в конце каждого дня, чтобы привести себя в порядок, чтобы вы начинали каждый день с вещей на своих местах.

2. Цифровая организация

Учитывая, что многие из нас в основном работают на компьютерах, организация нашей цифровой жизни также имеет важное значение. Когда вы не тратите драгоценное время на отслеживание важных файлов или электронных писем, вы можете использовать свое время эффективно и повысить свою продуктивность.Цифровая организация может охватывать как использование вашего компьютера (например, правильную маркировку и хранение файлов и сообщений электронной почты в разных папках, размещение часто используемых приложений по центру рабочего стола или док-станции, а также создание закладок для часто посещаемых вами ссылок), так и общие цифровые ресурсы (для Например, использование инструментов управления цифровыми проектами для управления задачами вашей группы и создание основных документов с ресурсами, к которым ваша команда может регулярно обращаться).

Чтобы улучшить свою цифровую организацию, решите, что где и как будет сохраняться.Если возможно, сообщите об этих новых правилах всем в вашей команде, у которых будет доступ к этим ресурсам. Например, вы можете создать основную таблицу Google с четким обозначением в общей папке, куда ваша команда будет добавлять определенные сведения о клиентах. Для вашего почтового ящика Pearson предлагает создавать ярлыки или папки и использовать фильтры для сортировки писем, что упрощает поиск сообщений и расстановку приоритетов в соответствии с важностью и срочностью.

И, наконец, чтобы оставаться на вершине своей цифровой организации, выделяйте несколько минут в конце каждой недели на резервное копирование важных файлов, их маркировку и правильную организацию.Пирсон также рекомендует регулярно проверять свою цифровую систему организации, чтобы убедиться, что она функционирует в полную силу.

3. Планирование

Планирование требует как долгосрочного, так и краткосрочного мышления, чтобы «организовать задачи и задания таким образом, чтобы это способствовало повышению производительности и производительности», — говорит д-р Брук Вахтлер, лицензированный психолог и основатель BEW Consulting and Training LLC. . Вы можете использовать навыки планирования в работе, чтобы наметить большие проекты, разбить их на более мелкие задачи, а затем решить , когда должна быть выполнена каждая задача, и , как они будут выполнены, с учетом того, какие ресурсы необходимы.Эти навыки планирования также пригодятся для управления проектом, когда в него вовлечены другие, чтобы определить, кто будет отвечать за какие части проекта и как элементы, выполненные разными людьми или командами, будут объединяться. Планирование — это, по сути, создание дорожной карты с четкими указаниями и инструкциями для всех участников по достижению желаемого результата наиболее эффективным способом.

Чтобы улучшить свои навыки планирования, начните с обратной инженерии того, что вы пытаетесь планировать.Например, если вы планируете новый большой проект, четко обозначьте конечную цель, а затем продумайте все возможные шаги, которые потребуются для ее достижения. Задачи могут меняться, но их полезно обозначить с самого начала. Затем расположите различные шаги в логическом порядке и установите сроки и крайние сроки для каждого из них. Если другие участвуют в проекте, вы можете принять решение о том, кто что будет делать и как они должны выполнять каждую задачу. По словам Вахтлера, планируйте проверки вместе с вашей командой, чтобы как долгосрочные, так и краткосрочные ожидания всегда были ясны.

Самое главное, положитесь на свою интуицию. Не всегда будет кристально ясно, какое решение будет правильным, но интуиция позволит вам начать работу вместо того, чтобы тратить время на повторные догадки, и вы всегда сможете скорректировать свое планирование по мере получения дополнительной информации.

4. Управление временем

В то время как планирование — это составление схемы задач, навыки управления временем больше связаны с планированием вашего времени изо дня в день, что в конечном итоге влияет на то, насколько эффективно вы можете придерживаться созданных вами планов.«Правильное управление временем позволяет расставить приоритеты в проектах, которые окажут наибольшее влияние», — говорит Пирсон. «Это также предотвращает прокрастинацию, потому что вы хорошо понимаете свой план действий и то, когда задачи должны быть выполнены».

Если ваши навыки тайм-менеджмента могут быть полезны для улучшения, два ключевых момента, на которых нужно сосредоточиться, — это расстановка приоритетов и планирование, говорит Вахтлер. «Начните с написания списка дел. Затем расставьте приоритеты задач в списке дел, исходя из сроков и ожиданий.«Как только вы узнаете, что наиболее важно сделать и когда это нужно сделать,« Создайте расписание на день, указав, когда вы будете работать над каждым элементом, начиная с элементов с высоким приоритетом и заканчивая элементами с низким приоритетом », — говорит Вахтлер. Она также предлагает выделить в календаре временные промежутки, чтобы вы точно знали, когда собираетесь работать над каждой задачей. Вы должны учитывать непредвиденные обстоятельства, оставляя в своем расписании место для маневра для запросов или требований, которые могут возникнуть.

Совет для профессионалов: Используйте приложение для отслеживания времени или подобное.Отслеживание своего времени позволяет лучше предсказать, сколько времени у вас займет задача, когда вы планируете свои дни.

Не существует универсального подхода к управлению временем. Стиль продуктивности каждого уникален и зависит от разных факторов, таких как их энергия и окружающая среда. Начните обращать внимание на то, в какое время дня вы работаете лучше всего, и используйте эту информацию для соответствующего планирования своего времени. Это может потребовать некоторых экспериментов, но оно того стоит. Например, предположим, вы обнаруживаете, что ваш ум становится наиболее острым утром, а ваша энергия падает после обеда.Зная это, вы можете блокировать свое утро, чтобы поработать над своими самыми важными задачами по перемещению иглы, не отвлекаясь, а после обеда зарезервировать время для других задач, связанных с администрированием, таких как встречи и ответы на электронные письма.

Подробнее: Эти навыки управления временем могут сделать вас лучшим сотрудником и улучшить ваш баланс между работой и личной жизнью

5. Коммуникация

Хотя общение может не быть вашей первой мыслью при перечислении организационных навыков «Многие проблемы возникают из-за недопонимания», — говорит Вахтлер.«Чтобы эффективно работать с нашими коллегами, мы хотим иметь возможность выражать нашу точку зрения, четко задавать вопросы и эффективно обмениваться отзывами». Другими словами, сильные коммуникативные навыки гарантируют, что все останутся организованными. Они помогают другим понять и следовать вашим планам и организационным системам, а также помогают понять, чего от вас ждут в отношении всего, что вы пытаетесь организовать на работе.

Имейте в виду, что общение — это не только вербальное выражение, но и невербальное общение, такое как поза, зрительный контакт и язык тела, а также ваша способность слушать, говорит Вахтлер.

Фактически, улучшение коммуникативных навыков начинается с укрепления навыков активного слушания. «Когда мы слушаем ответ, мы можем упустить то, что на самом деле говорит другой человек, поскольку мы сосредоточены на себе», — говорит Вахтлер. «Слушая, как понимают , мы действительно понимаем точку зрения другого человека и реагируем более эффективно». Попытайтесь подвести итог сказанному, чтобы убедиться, что вы правильно их поняли (например, «Я слышу…» ), попросив привести примеры (т.е. «Можете ли вы назвать конкретное время, которое произошло?» ) или задавая открытые уточняющие вопросы (например, «Что вы имели в виду, когда сказали…?» ), прежде чем предлагать ответ. Чем больше информации вы сможете собрать из каждого разговора на рабочем месте, тем лучше вы сможете организовать себя и решить проблемы с помощью того, что вы запланировали.

Когда вы пытаетесь что-то сказать, Вахтлер рекомендует уделить время тому, чтобы подумать о том, что вы хотите сказать в первую очередь, и быть как можно более прямым.«Когда мы беспокоимся о реакции другого человека, мы можем стараться не говорить то, что мы на самом деле имеем в виду, но это может привести к плохому общению», — говорит Вахтлер. Поэтому, если вы пытаетесь делегировать задачи согласно составленному вами плану или оставляете отзыв, который поможет придерживаться этого плана: «Для другого человека гораздо полезнее четко общаться и быть уверенным, что вы говорите то, что имеете в виду. сказать.»

В целом, четкое и прямое общение сэкономит вам и вашим коллегам время, пытаясь понять друг друга, и, в свою очередь, поможет оптимизировать рабочий процесс.

Учитывая, насколько важны организационные навыки на рабочем месте, важно рассказать о них потенциальным работодателям, когда вы подаете заявление о приеме на работу. Вот как это сделать:

В вашем резюме

Пирсон рекомендует включать в себя организационные навыки, такие как способность создавать и соблюдать дедлайны, делегирование, постановка целей, принятие решений, управление командой, управление проектами, координация мероприятий, руководство командой , и реализация стратегии — в вашем резюме и профиле LinkedIn.

Важно, как вы продемонстрируете эти навыки в своем резюме. Вместо того, чтобы просто перечислять их в разделе навыков, включите их в свой опыт работы и дайте им контекст, используя сильные маркеры. Выдающийся список, демонстрирующий ваши навыки цифровой организации, может выглядеть следующим образом:

  • Создана система цифровой организации, включающая основные документы и базы данных ресурсов, которые оптимизировали рабочий процесс команды и повысили производительность

Во время вашего собеседования

Ключевым моментом является не просто сказать вашему интервьюеру, что у вас отличные организаторские способности, а, скорее, показать это, а доказать это, поделившись конкретными историями, которые подчеркивают эти навыки.«Подготовьте конкретные примеры для каждого навыка, который вы [перечислите в своем резюме], и будьте готовы рассказать о результатах, полученных каждым навыком», — говорит Пирсон.

Не ждите, пока работодатель прямо спросит вас о ваших организационных навыках (скорее всего, они не спросят). Используйте каждый вопрос как возможность продемонстрировать их конкретными примерами. Часто задаваемые вопросы на собеседовании, такие как «В чем ваши сильные стороны?» или «Что делает вас подходящим для этой роли?» даст вам возможность немного рассказать о своих организационных навыках и о том, как вы их повысите.Например, если ваша самая сильная сторона заключается в планировании и управлении проектами, вы можете рассказать своему интервьюеру о времени, в течение которого вы наметили график выпуска большого продукта, установить крайние сроки, делегировать задачи своей команде и разработать системы для оптимизации рабочего процесса. Все это привело к успешному запуску.

Пирсон также предлагает потренироваться с другом или профессиональным тренером, разыграть интервью и рассказать, как вы сейчас поделитесь своими примерами.

11 организационных навыков, которые необходимы каждому умному лидеру

Если вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы делать все, что вы хотите, возможно, пришло время проверить свои навыки управления временем.

Никто не рожден для того, чтобы хорошо управлять своим временем, так что ничего страшного, если вы думаете, что у вас это плохо получается. Но каждый может научиться повышать свою продуктивность и добиваться большего!

Вот 50 способов повысить продуктивность и увеличить продолжительность рабочего дня.

1. Установите таймер

Оцените время, необходимое вам для решения различных задач, и установите таймер для каждой из ваших задач. Как вы это сделаете, зависит от вас, так как есть много разных способов. Есть техника Помидора, когда вы сосредотачиваетесь на задаче в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв.

Если у вас есть задача, которая займет гораздо больше времени, вы можете рассмотреть одно из многих приложений на основе таймера. На ум приходит Clockify. Его используют как фрилансеры, так и предприниматели, однако это хороший способ установить себе таймер. Он предоставляет отчеты, и вы также можете служить своего рода менеджером проекта. Лучше всего то, что это бесплатно.

2. Устранение всех отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы включают телефон, уведомления по электронной почте и открытие нескольких веб-браузеров на рабочем столе.Так же, как важно быть организованным в автономном режиме, важно также организовать работу в Интернете. Это бесплатное руководство «Избавьтесь от отвлекающих факторов и найдите свое внимание» — хороший инструмент, который может вам помочь. Из этого руководства вы узнаете, как избавиться от отвлекающих факторов и повысить продуктивность. Возьмите бесплатный путеводитель здесь.

Вы также можете узнать больше о том, как избавиться от всех отвлекающих факторов в этом руководстве: Как сосредоточить и максимизировать свою продуктивность (Полное руководство)

3. Слушайте музыку, которая повышает производительность

Следует избегать отвлекающих факторов, но иногда немного музыки в фоновом режиме поможет вам сосредоточиться.

Конечно, это не обязательно должна быть тяжелая рок-музыка, но немного Бетховена может вам помочь.

Вот полное руководство, которое поможет вам выбрать правильную музыку для повышения продуктивности: Как максимизировать вашу продуктивность с помощью музыки: полное руководство

4. Найдите смысл в том, что вы делаете (и любите то, что вы делаете)

Наслаждайтесь тем, что вы делаете do — лучший способ повысить вашу продуктивность.

Если вы еще не уверены, что вам нравится делать, не волнуйтесь. У Льва Бабауты есть несколько уникальных способов помочь вам: Как найти свою страсть

5.Заблаговременно расставьте приоритеты в своих задачах.

Перечислив задачи в порядке важности, вы можете быть уверены, что выполнили все свои самые важные задачи в течение дня.

Изучите уникальную технику, позволяющую расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее.

6. Объедините похожие задачи в один пакет.

Такие задачи, как написание блога, телефонные звонки, электронная почта и поручения, можно сгруппировать в один пакет. Вы сэкономите время, выполняя похожие задачи за одно занятие. Один из способов помочь вам в организации всего этого — приложение Todoist.Это простой и легкий способ распланировать свой день, установить напоминания и сгруппировать все самые важные задачи в удобном месте.

7. Выполняйте самые страшные задачи в первую очередь с утра.

Какое бы занятие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно выполнить в первую очередь утром.

Многие люди склонны проверять электронную почту по утрам, потому что после проверки списка писем они чувствуют себя удовлетворенными. Но это всего лишь иллюзия того, что мы достигли большего.

Выполнение простых задач, таких как проверка электронной почты в первую очередь утром, вредно для вас. Вместо этого выполняйте сложные задачи, потому что утром у вас будет больше энергии для их выполнения!

8. Вознаграждайте себя за выполнение большого задания

Чтобы сохранять мотивацию в том, что вы делаете, время от времени награждайте себя.

Следите за своими маленькими победами и вехами и празднуйте их. Поэтому всякий раз, когда вы боретесь за свой прогресс, вы видите, как далеко вы продвинулись!

Узнайте больше об этом двухэтапном подходе к самомотивации: отслеживайте небольшие победы и вознаграждайте себя.

9. Не используйте многозадачность

Исследования показали, что многозадачность непродуктивна. Если вы думаете, что можете выполнять несколько задач одновременно, подумайте еще раз.

Для оптимальной производительности сосредотачивайтесь на чем-то одном.

10. Отойдите от компьютера

Интернет стал одним из отвлекающих факторов номер один. Чтобы повысить свою продуктивность, старайтесь как можно больше работать в автономном режиме.

Я часто так делаю, когда пытаюсь придумывать новые идеи и считаю очень полезным просто отключиться от сети.

11. Используйте Focus Tools

Используйте приложения и технологии, которые помогут вам избавиться от отвлекающих факторов.

Вот 18 лучших приложений и инструментов для управления временем, которые помогут вам сосредоточиться. Таким образом, вы не будете отвлекаться на Интернет, электронную почту или мгновенные сообщения.

12. Просто начните

Часто запуск — самая сложная часть. Люди склонны ждать идеального момента, чтобы начать работу в идеальном состоянии. Но идеального состояния не бывает.

Как только вы начнете, вы быстро войдете в ритм, который может длиться часами.

13. Определите свое продуктивное время

У каждого есть определенное время дня, в которое он более продуктивен, чем другие. Для меня это утро.

Узнайте, когда у вас самое лучшее время для продуктивности, и соответствующим образом оптимизируйте свой рабочий график.

14. Всегда держите под рукой блокнот и ручку

Таким образом, вы можете записывать свои мысли, задачи и идеи в любое время. Главное — выбросить все из головы на бумагу. Ваше подсознание не будет напоминать вам об этом каждую секунду.Еще одно соображение — приобрести приложение Evernote. Это не только экономит ваши чернила и бумагу, Evernote — это удобное место, где вы можете записывать заметки и мысли, а затем делиться ими с командой. В определенных обстоятельствах это может оказаться полезным, если вы относитесь к тому типу людей, у которых есть много идей, которыми вы хотите поделиться.

15. Напишите блог, чтобы вести хронику своего личного развития и достижений

Блог держит вас подотчетным и постоянно работает над самосовершенствованием и личностным ростом.

Когда вы записываете все свои небольшие достижения, у вас появляется больше мотивации двигаться вперед.

И знаете что, именно так я и начал Лайфхак! В запуске Lifehack мне также помог WordPress, который позволяет людям создавать веб-сайты бесплатно. WordPress упростил процесс создания сайта до такой степени, что практически любой может создать сайт сейчас.

16. Выпишите список дел на каждый день

Мне нравится планировать свой день накануне вечером.Таким образом, я могу приступить к своим самым важным делам, как только проснусь. Full Life Planner — отличный инструмент, который поможет вам организовать свои дни и выполнить важные дела. Ознакомьтесь с планировщиком здесь и начните легко планировать свой день вперед!

Убедитесь, что вы не совершаете ни одной из этих распространенных ошибок при составлении списка дел!

17. Записывайте в календаре свои самые важные задачи и дела.

Ключ к правильному управлению временем — это знать, где быть и чем заниматься в любой момент времени.Эффективное управление календарем идет рука об руку с хорошим управлением списком задач.

Узнайте здесь Как использовать календарь для создания времени и пространства .

18. Постоянно размышляйте о своей продуктивности

В течение дня постоянно спрашивайте себя:

«Я использую свое время наилучшим образом в настоящее время?»

Этот простой вопрос может значительно повысить вашу продуктивность.

19. Вставайте рано раньше всех

Я знаю, что некоторым может быть трудно проснуться рано утром, но ничто не сравнится с тихим домом!

Вот как начать свой день в 5:00 утра и некоторые простые вещи, которые делают рано встающие, чтобы облегчить раннее пробуждение.

20. Высыпайтесь много

Когда вы работаете в сети, сон может стать давно утерянным воспоминанием. Однако важно много спать, чтобы ваше рабочее время было максимально продуктивным.

Попробуйте этот ночной распорядок, который я настоятельно рекомендую для продуктивности: The Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better and Wake Up Productive

21. Exercise

Исследования показали, что полуденные упражнения повышают продуктивность и моральный дух на рабочем месте.

Совершите короткую прогулку во время обеда или сделайте простую растяжку во время перерыва, чтобы максимизировать свою продуктивность.

Вот несколько рекомендаций по упражнениям:

22. Аутсорсинг как можно больше

Если вы хотите достичь большего за меньшее время, научитесь делегировать или отдавать работу на аутсорсинг. Вот лишь несколько компаний, которые помогут вам передать ваши повседневные задачи на аутсорсинг:

Кроме того, прочтите это руководство, чтобы узнать, как эффективно делегировать полномочия: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных лидеров)

23.Ставьте несколько захватывающих целей

Без достойных целей у вас никогда не будет мотивации добиваться результатов.

Ставьте перед собой сложные и достижимые цели. Лучшая структура для постановки целей — это УМНАЯ цель. Тем не менее, есть и другие инструменты, которые также могут вам помочь. Например, Руководство для мечтателей по достижению цели — отличное руководство, которое поможет вам эффективно ставить цели и достигать их. Возьмите бесплатное руководство и узнайте, как достичь своих целей в этом году!

24. Расскажите другим о своих целях

Когда вы расскажете другим о своих целях, вы сразу же понесете ответственность.

25. Слушайте подкасты

Слушайте образовательные подкасты или аудиокниги, пока вы едете на работу, убираетесь в доме, занимаетесь спортом или готовите ужин.

Аудиообучение может добавить часы к вашему дню. Не говоря уже о том, что ваш череп обязательно поблагодарит вас за это.

Несколько рекомендаций для вас: 11 подкастов, которые вдохновят вас

26. Прочтите бестселлер Дэвида Аллена «

Getting Things Done»

Это одна из самых важных книг по продуктивности, которые вы когда-либо читали.Прочтите его, применяйте советы в своей повседневной жизни и добивайтесь большего.

Вот и другие замечательные книги о производительности: 35 книг по производительности и организационным навыкам для эффективной жизни

27. Научитесь ускорять чтение

Когда вы научитесь читать быстрее, вы будете читать и узнавать больше! Ознакомьтесь с этими 10 способами увеличить скорость чтения.

Вы также можете использовать приложение OutRead, чтобы ускорить чтение!

28. Учитесь пропускать при чтении

Когда вы читаете книгу, просто прочтите те части, которые вам нужны, и пропустите остальные.Но читать нужно с определенной целью.

Узнайте, как заставить его работать здесь: Как читать в 10 раз быстрее и удерживать больше

29. Сосредоточьтесь на деятельности, ориентированной на результат

Закон Парето (также известный как правило 80 20) гласит, что 80% результатов являются результатом 20% входов. Это означает, что 20% наших действий приводят к 80% результатов.

Мы должны найти те 20%, которые создают 80% наших желаемых результатов, и сосредоточиться исключительно на этих действиях.

30. Сделайте перерыв

Вы не всегда можете работать с оптимальной производительностью.Вместо этого вам следует стремиться к работе короткими очередями в наиболее продуктивное время.

31. Начните график полифазного сна

Что такое полифазный сон?

Полифазный сон — это спецификация режима сна, предназначенная для сокращения времени сна до 2-5 часов в день. Это достигается за счет того, что сон состоит из коротких (около 20-45 минут) дремоты в течение дня. Это позволяет проводить больше часов бодрствования при относительно высокой бдительности.

Хотя вы можете узнать об этом подробнее здесь, вам также рекомендуется немного вздремнуть в течение дня, чтобы зарядиться энергией.

32. Научитесь говорить «нет».

Мы не можем делать все, поэтому мы должны научиться говорить «нет», чтобы сохранить рассудок.

Изучите тонкое искусство говорить «нет» у Лео Бабауты.

33. Сядьте на информационную диету

Большая часть мира живет за счет информационной перегрузки. Мы должны избавиться от бездумного серфинга в Интернете.

Прекратите читать три разные газеты в день и проверять свои RSS-каналы по несколько раз в день. Иначе ничего не добьешься.

Главное — ограничиться только информацией, в отношении которой вы можете немедленно принять меры. Вот несколько простых советов, которые вы можете попробовать: 10 простых приемов повышения производительности для управления перегруженной информацией

34. Организуйте свой офис

Груды бумаги вокруг вашего стола могут стать огромным препятствием для вашей продуктивности. Оптимизируйте свое время, организуя свой офис, настраивая систему и избавляясь от хлама.

Ознакомьтесь с этими 21 советом по организации вашего офиса и достижением большего, и 20 простыми идеями по организации домашнего офиса для повышения вашей производительности.

35. Найдите наставника

Моделируя тех, кто уже добился успеха, вы сэкономите много времени и энергии.

Трудно найти хорошего наставника, поэтому вот руководство, которое поможет вам: что искать в наставнике

36. Изучите сочетания клавиш

С помощью технологий вы можете удвоить эффективность своей работы. Более того, вы изучите все сочетания клавиш при использовании технологий, например сочетания клавиш.

Используя сочетание клавиш, вы получаете 64 часа каждый год!

Не знаете, какие ярлыки для обучения? Ознакомьтесь с этими 22 хитростями, которые могут превратить любого в клавишного ниндзя.

Помимо изучения сочетаний клавиш, вы также можете создавать сочетания клавиш с помощью AutoHotKey.

37. Повысьте скорость набора текста, чтобы сэкономить время

Знаете ли вы, что можно сэкономить 21 день в году, просто печатая быстро?

Вам не обязательно проходить серьезные курсы, чтобы печатать быстрее, попробуйте эти онлайн-игры с набором текста:

38. Работайте из дома и избегайте ежедневных поездок на работу

Если ваша работа гибкая, подумайте о работе из дома. Это сэкономит вам время на дорогу, и вы почувствуете себя более энергичным в течение дня, сэкономив время на долгую поездку.

Ознакомьтесь с этими советами, которые помогут вам оставаться продуктивными, работая из дома:

Как работать дома и оставаться сверхпродуктивным

39. Избавьтесь от траты времени

Распространенные траты времени включают Instant Messenger, видеоигры , Flickr, проверка вашей статистики 10 раз в день, телевидение и посторонний интернет-серфинг.

Не полагайтесь на свою силу воли, воспользуйтесь некоторыми из этих полезных инструментов, которые помогут вам сосредоточиться: 10 онлайн-приложений для лучшей концентрации

40.Планируйте питание заранее

Распланируйте все приемы пищи на неделю вперед и соответственно составьте список покупок. Это позволяет сосредоточиться на самом необходимом — экономя время и деньги. Вы также можете сэкономить еще больше времени с помощью множества приложений. Одно приложение, которое я считаю полезным, — это Mealime. Это приложение, которое предоставляет вам широкий выбор рецептов, а также удобное место для вашего списка покупок.

Учитывая тот факт, что это приложение установлено более 4 миллионов пользователей, это говорит о том, что существует хороший выбор планов питания, которым вы можете следовать, и что приложение удобно в использовании.

41. Готовьте еду оптом

Когда вы готовите еду оптом, у вас будет много остатков. Так вам не придется готовить каждый день.

Узнайте больше о том, как готовить в больших количествах: Готовка раз в месяц: взлом производительности или переоценка времени — отстой?

42. Защитите себя от ненужного телефонного разговора с помощью идентификатора вызывающего абонента

Минуты, которые вы тратите на ответ на ненужные телефонные звонки, тратятся впустую. Вы можете предотвратить это.

Ознакомьтесь с этим подробным руководством, как справиться с ненужными телефонными звонками: Как избавиться от ненужных вещей, отягощающих ваш день — звонки по мобильному телефону

43.Возьмите более короткий душ

Это может показаться глупым, но на самом деле это то, с чем я борюсь. Я провожу в душе до 30 минут. Подумайте о времени, которое я мог бы сэкономить, просто немного ускорившись.

44. Сохраните поездки в банк, взяв прямой депозит

Многие работодатели теперь предлагают прямой депозит. Если у вас есть, то обязательно воспользуйтесь им и избавьте себя от множества походов в банк.

45. Автоматическая оплата счетов

Сколько раз вы беспокоились о том, не пропустили ли вы срок оплаты счетов?

Автоматическая оплата счетов сэкономит ваше время, избавит от штрафов за просрочку платежа и повышения процентных ставок.

46. Интернет-магазин

По возможности избегайте походов в магазин. Делая покупки в Интернете, вы можете больше сосредоточиться на том, что покупаете.

47. Ускорьте свой Интернет с помощью широкополосного соединения

Многие люди знают о медленной скорости Интернета, но ничего не делают с этим. Фактически, это средство экономии времени в Интернете номер один!

Если вам необходимо использовать коммутируемое соединение, вы можете использовать ускорители, такие как Propel и SlipStream, чтобы удвоить или даже утроить вашу скорость.

48. Поддерживайте скорость вашего компьютера

Если вы пользователь Windows, используйте функцию гибернации Windows, чтобы избежать замедления при выходе и перезапуске Windows.

Или, может быть, подумайте о переходе на Mac, поскольку у перехода на Mac с ПК есть множество преимуществ, о которых вы, вероятно, не знали.

49. Выключите телевизор

Средний американец смотрит телевизор более 4 часов в день. За 65 лет жизни это 9 лет, приклеенных к трубке.

Для улучшения здоровья и продуктивности выключите телевизор.Вот еще 11 причин, чтобы посоветовать вам перестать так часто смотреть телевизор.

Выключите телевизор, и вы обязательно получите от жизни больше.

50. Используйте Tivo или DVR.

Это поможет вам сократить часовой телешоу до 40 минут. Вы можете сэкономить время, не упуская при этом веселья.

Итак, вот окончательный список приемов, которые вам следует изучить для повышения производительности. Выберите техники, которые вам подходят, и сделайте их своей повседневной привычкой. Со временем вы станете намного продуктивнее.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

Изображение предоставлено: Pexels через pexels.com

примеров организационных навыков | Малый бизнес

Нил Кокемюллер Обновлено 4 марта 2019 г.

Организационные навыки считаются ценными для любого сотрудника, но есть несколько более специфических навыков, которые вместе дают человеку «сильные организаторские навыки». Обычно считается, что человек с сильными организаторскими способностями способен управлять своими обязанностями посредством мудрого планирования, оптимизации времени, ориентации на детали и расстановки приоритетов.Ваша способность беспрепятственно осуществлять проект от раннего планирования до окончательного завершения обязательно будет замечена в вашей организации.

Создание важного планирования

Сильные организаторские навыки тесно связаны с хорошими способностями к планированию. Они подразумевают, что кто-то с сильными организаторскими способностями придает большое значение планированию. Человек с хорошими организаторскими способностями ставит конкретные задачи для выполнения или завершения и подходит к ним намеренно. Это сильно отличается от людей, которым не хватает организационных навыков и которые действуют без конкретных планов, действуя более спонтанно.Таким образом, умение планировать важно для наличия сильных организаторских навыков.

Чтобы улучшить планирование, выделите основные шаги, которые потребуются для завершения задачи. Они будут отличаться в зависимости от выполняемой вами работы, но могут включать в себя составление бюджета, укомплектование персоналом, работу с подрядчиками, исследования и другие шаги, необходимые для выполнения работы. Затем определите подзадачи, необходимые для каждого этапа вашего проекта.

Расставьте приоритеты для всех своих задач

Приоритезация является неотъемлемой частью организационных навыков.Организовывать свою деятельность относительно бессмысленно, если вы не расставляете приоритеты так, чтобы вы в первую очередь выполняли самые важные задачи. Расставляя приоритеты, организованные люди сначала выполняют свои самые важные задачи, чтобы оптимизировать свое производство. Установление приоритетов также поможет в распределении затрат по проекту, поскольку первоочередными задачами являются те, которые должны получить надежное финансирование.

В качестве простого примера: организация корпоративной вечеринки для повышения морального духа персонала может быть стоящим делом, но вряд ли будет иметь такой же приоритет, как обновление высшего руководства путем своевременного получения отчета о проделанной работе.Четко расставляйте приоритеты.

Тайм-менеджмент важен

Тайм-менеджмент — еще один важный элемент организационных навыков. В контексте организации важно максимально эффективно использовать свое время. Фактически, организация обычно предназначена для того, чтобы помочь вам добиться максимальных результатов в течение определенного периода времени.

Правильное управление временем обычно включает использование планировщика или планировщика для определения встреч или важных действий, которые должны происходить в каждый день.Определение использования своего времени поможет вам извлечь из него максимальную пользу. Планирование можно делать на бумаге, но есть также отличные онлайн-инструменты и программные инструменты, которые могут помочь вам в управлении временем. Для крупных проектов, в которых задействован персонал во многих местах, может потребоваться некоторая форма программного обеспечения для управления временем и проектами.

Следите за деталями

Организация и ориентация деталей обычно связаны. Ориентация на детали — это сосредоточение внимания на мелочах, которые делают проект завершенным или выполняют каждый аспект конкретной задачи.Ориентация на детали часто помогает организованным сотрудникам избегать упущений в важных проектах и ​​мелких ошибок, которые могут выступить против хорошо выполненного в остальном проекта. Одна из миссий НАСА на Марс провалилась, потому что инженеры использовали в расчетах английские, а не метрические единицы. Детали важны для успеха проекта!

Бухгалтеры и менеджеры проектов относятся к числу сотрудников, которые часто обладают сильной способностью ориентироваться в деталях, потому что мелкие ошибки являются серьезными проблемами в их работе.

10 ключевых организационных навыков, которые вам понадобятся на работе

Организованность — это не только аккуратный стол. Организационные навыки включают использование тайм-менеджмента, логики и структуры для управления своей жизнью и повышения эффективности как дома, так и на рабочем месте.

Хорошие организаторские способности на рабочем месте позволяют:

  • Поможет эффективно расставить приоритеты в работе
  • Улучшение управления рабочим процессом
  • Сэкономьте время
  • Снижение стресса
  • Обеспечить структуру
  • Предотвратить конфликт с членами команды
  • Сэкономьте
  • Повышение эффективности
  • Повышение производительности

Работодатели высоко ценят организационные навыки, поскольку они часто указывают на то, что кандидат может управлять собой и достаточно гибок, чтобы адаптироваться к потребностям компании.

Некоторые из характеристик, описанных в этой статье, являются ключевыми передаваемыми навыками, которые ищут работодатели.

10 ключевых организационных навыков, необходимых на работе

1. Быть аккуратным и опрятным

Быть аккуратным и аккуратным не всем свойственно, но это навык, который можно развивать, как и любой другой.

Приобретение хороших привычек немедленного хранения вещей, наличия места для всего и недопущения накопления беспорядка, предотвратит обострение ситуации.Это позволяет избежать стресса от необходимости решать проблему, когда она становится слишком большой.

Лучший способ справиться с беспорядком на рабочем месте — сосредоточиться на одной области за раз, возможно, выделяя определенное количество времени каждый день на работу над ней.

Даже если вы откладываете 10 минут в день, это окажет влияние, и как только вы наберете обороты, вы можете обнаружить, что хотите продолжать.

Чистая и хорошо организованная среда для работы открывает путь для творчества и продуктивности.

2. Эффективное хранение и учет

Возможно, на вашем рабочем месте уже есть действующая файловая система, поэтому изучение того, как она работает, и ее использование по назначению в конечном итоге сэкономит вам время, а также предотвратит трения в вашей команде.

Некорректное оформление документов и документов отрицательно сказывается на вашей эффективности и эффективности ваших коллег.

Если вы не уверены, правильно ли используете систему, попросите пояснений.

Лучший способ подойти к хранению — это обрабатывать каждый документ немедленно, , вместо того, чтобы позволять кучу разрастаться на вашем столе, что часто может стать неуправляемым и подавляющим.

3. Организация почтового ящика

Управление почтовым ящиком действительно может проверить ваши организаторские способности. Большая часть задачи состоит в том, чтобы определить, какие электронные письма имеют высокий приоритет , а какие могут подождать.

Если задача электронной почты займет пять минут или меньше, приступайте к делу немедленно.

Для электронных писем, на которые уйдет больше времени, выделите время — может быть, один раз утром и еще раз во второй половине дня — когда вы сможете работать с ними, очистив свой почтовый ящик, чтобы вы могли сосредоточиться на других задачах, не отвлекаясь.

4. Приоритет

Приоритет вашей рабочей нагрузки означает, что упорядочивает ваши задачи в соответствии с срочностью .

Первым шагом является определение и отслеживание всех невыполненных задач, которые вы должны выполнить.Возможность видеть более широкую картину означает, что вы можете оценить, какие из задач являются срочными, важными или менее важными.

Убедитесь, что вы помните о своей конечной цели и что ваш руководитель согласен с вашими оценками.

Хорошее практическое правило заключается в том, что работа, которая должна иметь наибольшее влияние, должна быть завершена в первую очередь — например, работа с клиентом должна выполняться до того, как убирать ящик вашего стола.

Поддержание хороших организационных навыков на работе также позволит вам проявлять гибкость и соответственно менять приоритеты и перемещаться между задачами.

5. Списки дел

Список дел — это именно то, как он звучит — письменный (или напечатанный) список задач, которые необходимо выполнить.

Одно из преимуществ списка дел — это удовлетворение от выполнения одной работы за другой. Их выписывание также может запустить мыслительный процесс определения приоритетов рабочей нагрузки.

После того, как вы перечислили все свои задачи в основном списке , определите наиболее срочные задания и создайте второй список. Это будет ваш ежедневный список, и вам следует добавлять только то, что вы стремитесь выполнить в этот день.

После этого вы сможете увидеть свой прогресс, не обращая внимания только на более длинный главный список.

Также может быть полезно выделить в вашем списке небольшие работы, которые занимают 10 минут или меньше, и попытаться выделить их в свой день, когда вы делаете перерывы в более крупном проекте.

6. Делегация

Люди, демонстрирующие отличные организаторские способности на работе, часто достигают эффективности благодаря эффективному делегированию.

Делегирование работы не означает поиск кого-то, кому можно передать грязную или трудную работу — это верный способ вызвать неприязнь и негодование в команде.Он включает в себя определение доверенных и способных коллег (часто младше вас), которые могут поддержать вас в рамках своей роли.

Если вы решите делегировать работу, ответственность за результат остается за вами, поэтому поддержка и руководство для вашего делегата будут полезны для вас, а также будут способствовать его профессиональному развитию.

Будьте осторожны, не путайте делегирование с микроуправлением — важное различие заключается в том, что вы делегируете коллеге, которому доверяете, выполнение работы в соответствии с удовлетворительными стандартами.Вы должны дать им возможность сделать это, не оглядываясь через плечо на каждом этапе процесса.

7. Постановка целей

Способность ставить цели, работать над ними и достигать их зависит от твердых организаторских навыков.

Использование целенаправленного метода работы позволяет вам назначать уровни приоритета для ваших задач, методично работая над каждой из них, пока она не будет завершена.

Может быть полезно сначала установить вашу долгосрочную цель — результат, к которому вы стремитесь, — а затем разбить ее на более мелкие, достижимые задачи, которые вы можете решать по одной.

Если вам, например, было поручено обновить внутреннее руководство по обучению, будет проще и проще разбить его на разделы, уделяя особое внимание одному за раз.

8. Навыки управления проектами

Управление проектом включает в себя использование процессов, планов, методов и инструментов оценки , чтобы вести проект от концепции до реализации, оставаясь в рамках бюджета и в установленные сроки.

Часто связанные с крупномасштабными высокобюджетными проектами, навыки управления проектами также применимы для небольших проектов, которыми ваш работодатель может ожидать, что вы будете управлять ими.

Несмотря на то, что вы можете получить формальную квалификацию, чтобы специализироваться в этой области, они не всегда необходимы, поскольку вы также можете получить доступ к полезным ресурсам в Интернете.

Диаграмма Ганта — это легко доступный и эффективный способ визуализировать этапы проекта, отображая временной интервал каждой фазы в соответствии с общей шкалой времени.

В качестве альтернативы, метод Канбан (использование небольших кусочков бумаги или стикеров для записи каждой задачи на доске и перемещения их между столбцами, такими как «Дела» или «Выполняется») может создать эффективный инструмент визуального управления проектами.

9. Фокус

Разделение вашего внимания между несколькими задачами и немедленная реакция на отвлекающие факторы могут привести к тому, что задачи будут выполнены на некачественном уровне. Сосредоточение внимания на на одной задаче за раз поможет вам развить лучшие рабочие привычки и поддержать ваши усилия по улучшению вашей организации на рабочем месте.

Если коллеги часто отвлекают вас от работы, попробуйте попросить их прислать вам подробные сведения по электронной почте, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на их просьбе, когда закончите то, на чем вы сосредоточены в данный момент.Таким образом, вы выражаете признательность своим коллегам без ущерба для вашего внимания.

10. Тайм-менеджмент

Управление временем включает в себя сочетание таких навыков, как определение приоритетов , планирование и самодисциплина — все ключевые навыки ценятся работодателями.

Хорошее владение методами управления временем позволяет работать с максимальной производительностью, выделяя часть времени на выполнение каждой задачи.

Эффективный способ спланировать свое время — продумать цели и сроки, чтобы сформулировать долгосрочный план, а затем разбить их на еженедельные задачи, а затем — на ежедневные.

Принятие подходящей для вас техники тайм-менеджмента позволит вам не переключаться с одной задачи на другую и упростит ваши усилия для достижения максимальной отдачи.

Последние мысли

Ключевые навыки, необходимые для хорошей организации, — это сочетание жестких навыков, таких как тщательное ведение и ведение документации, и мягких навыков, таких как справедливое делегирование.

Хотя вы можете знать, являетесь ли вы естественно организованным человеком или нет, время, потраченное на работу над этими индивидуальными навыками, может создать хорошие привычки и существенно повлиять на вашу продуктивность.

Хорошие организаторские способности помогут вам выделиться на рабочем месте как сотруднику, который ценит свою работу и придерживается высоких стандартов.

Организаторские навыки | SkillsYouNeed

Как часто вы говорите себе : «Мне действительно нужно организоваться? ’, а затем не удалось этого сделать? Это обычная проблема.

Плохая организация обычно означает меньшую продуктивность и упущенные возможности, а также может привести к увеличению прокрастинации и стрессу.

К счастью, вы можете сделать несколько простых вещей, которые помогут вам стать организованным и оставаться таким же. И что еще лучше, эти навыки можно использовать дома или на работе, и они одинаково полезны в обоих случаях.

Организаторские навыки — это действительно сочетание тайм-менеджмента и самомотивации. Но если это звучит немного пугающе, вероятно, лучше рассматривать организацию с точки зрения ряда шагов, которые вы можете предпринять.


Эффективные организационные навыки: семь шагов

1.Четко сформулируйте, что вам нужно делать.

Если вы один из тех людей, которые, как и большинство из нас, не могут вспомнить, что именно вы согласились сделать или что вы хотели сделать, если у вас было достаточно времени, то составьте список.

Если одного списка недостаточно, оставьте несколько. Некоторые люди считают, что лучше всего работают с одним списком, но у других есть долгосрочный список дел, дополненный ежедневным списком задач. У других также есть список вакансий на неделю. Использование бумажных или электронных списков — это вопрос предпочтений.

2. Решите, когда вы собираетесь это сделать.

Исследования показывают, что наш мозг запрограммирован на то, чтобы беспокоиться о вещах, которых мы не делали.

Вот почему вы просыпаетесь ночью в панике из-за того, что забыли. Интересно, однако, что занесение работы в список дел и, что особенно важно, решение, когда вы собираетесь ее выполнять, кажется достаточно, чтобы выключить ту часть вашего мозга, которая беспокоит, по крайней мере, до тех пор, пока вы не пропустите слот, который вы определили.

3.Дайте себе время и место.

Организованность не случается. Вы должны дать себе время сделать это.

Выделяйте каждый день немного времени, чтобы подумать о том, что вам нужно сделать в этот день, и спланировать, когда вы собираетесь это сделать. Лучше делать это либо в начале дня, либо в конце следующего дня. Если вы добираетесь до работы на поезде, вы можете обнаружить, что ваша поездка — идеальное время для этого, но если нет, просто потратьте 10 минут, когда вы впервые приступите к работе, желательно подальше от рабочего места, чтобы не отвлекаться.

Если вам сложно найти это время, запишите его в свой дневник. Если ваш электронный календарь является общедоступным, убедитесь, что вы описываете его так, чтобы коллеги не сразу идентифицировали его как «время, которое можно использовать, чтобы прийти и поговорить с вами». Например, используйте инициалы, чтобы выглядело так, будто у вас назначена встреча, например «DSW» или «Do some work», и «PMD» или «Plan my day». Вы знаете, что это значит, но никто другой не узнает. И ВЫЙДИТЕ С СТОЛА. Пойдите и посидите в столовой или в тихом уголке конференц-зала, чтобы никто не разговаривал с вами или соблазн «просто проверить свою электронную почту».

См. Нашу страницу: Как не отвлекаться для получения советов и дополнительной информации.

4. Решите, что важно, а что срочно.

Это тонкое различие, но все можно разделить на срочное или несрочное, важное или нет.

Некоторые вещи одновременно важны и срочны. Другие нет. Взгляните на раздел «Приоритезация» на нашей странице Time Management , чтобы получить больше идей о том, как это управлять.

5.Разбивайте и делегируйте задачи.

Разбейте задачи на составные части и подумайте, можете ли вы делегировать какую-либо из них.

Вам действительно нужно сразу выполнить всю задачу? И действительно ли вам нужно делать их части? Иногда на делегирование может уйти столько же времени, сколько на выполнение задачи, особенно если она выполняется относительно быстро, но на объяснение может потребоваться время. Но если это относительно просто объяснить и просто, но сложно выполнить, это идеальная задача для делегирования.

Взгляните на нашу страницу Навыки делегирования , чтобы узнать, как делегировать, не теряя контроля. И, не откладывая без надобности, подумайте, действительно ли вам нужно сделать это сегодня, или есть что-то еще более важное или срочное, что было бы более эффективным использованием вашего времени.

6. Не расстраивайтесь из-за лишних задач.

Мы все знаем, каково это …

Вы только что потратили 10 минут на самоорганизацию и, вернувшись к своему столу, обнаруживаете электронное письмо от начальника, в котором вам предлагается бросить все и просто закончить отчет, который внезапно стал самой важной и неотложной проблемой в мире.

Не сердитесь и не расстраивайтесь. По крайней мере, теперь вы знаете, есть ли в вашем списке что-нибудь еще, чего нельзя ждать, и можете договориться о продленных сроках для другой работы с осознанной точки зрения!

7. Будьте в курсе событий.

Особенно, когда вы очень заняты, легко упустить ежедневную организационную сессию.

Вы просто хотите домой или вам действительно нужно заняться чем-то другим. Но важно следить за своим расписанием и организацией, иначе все будет в беспорядке, и на распутывание уйдут часы.

Вы знаете, что это имеет смысл!


Когда вы думаете об общей уборке, принцип «быть в курсе дел» действительно имеет смысл. Например, если вы настаиваете, чтобы ваши дети убрали каждый набор игрушек, прежде чем достать следующую: железную дорогу до выхода Lego, чайный сервиз для кукол, прежде чем можно будет открыть головоломку и т. Д., Тогда уборка в доме конец дня занимает гораздо меньше времени.

Однако, если вы оставите всю уборку до конца дня, это может занять очень много времени, а тем временем могут быть игрушки или кусочки игрушек, которые стояли и ломались, пинали под мебелью, теряли. или заметили в другой игре.

Те же правила применимы и к общей организации: будь в курсе, и это легко изменить. Пусть это возьмет верх над вами, и это займет много времени, чтобы разобраться.



Дополнительная литература по навыкам, которые вам нужны


Руководство по навыкам, которые вам нужны, электронные книги по лидерству

Узнайте больше о навыках, необходимых для эффективного лидера.

Наши электронные книги идеально подходят для начинающих и опытных лидеров и полны простой и понятной практической информации, которая поможет вам развить свои лидерские навыки.


Самостоятельная организация или организация проектов?

Большая часть того, что здесь описано, посвящена самоорганизации и контролю над работой или жизнью.

Написать ответ

Ваш адрес email не будет опубликован.