Законы и приёмы делового общения.(интернет)
Эффективные приемы делового общения.Большинству соискателей известно, что многие кадровики выбирают достойный персонал исходя не только из опыта работы, образования, навыков, но и из стиля делового общения. Достаточно немного пообщаться с человеком, чтобы сказать, впишется ли он в трудовой коллектив или нет.
Для того чтобы произвести достойное впечатление на директора по персоналу, и на будущее руководство компании, достаточно использовать приемы делового общения. Для этого обязательны знания в сфере этики и этикета.Основным из приемов делового общения, является то, чтобы свести к минимуму возможность возникновения конфликта, в случае несогласия с каким-то высказыванием. Кроме того, не стоит спорить с сотрудником, который не готов менять свою точку зрения, такого рода дебаты обязательно приведут к ссоре. Для того чтобы убедить человека в чем-то, нужно соблюдать следующие ступени в разговоре:
установить контакт с собеседником;
обсудить проблемы или задачи;
произвести поиск возможных путей устранения проблемы;
завершить контакт.
Наиболее сложной ступенью, является установка контакта. Для этого нужно приложить максимум усилий. В первую очередь необходимо заинтересовать собеседника, избегая монотонности в голосе, после следует выразить главную мысль. Только после этого производится поиск решения проблем.Самые эффективные приемы делового общения, это те которые работают на подсознательном уровне, то есть, необходимо войти в подсознание собеседника.
Законы и приемы делового общения, как нельзя лучше работают при соблюдении следующих правил:
достижение понимания;
преодоление барьеров общения;
четкое следование информации;
показать выгоду;
избегать споров.
В процессе делового общения, необходимо проявлять интерес к собеседнику, запомнить или записать имя человека, не перебивать, и до конца выслушивать мысль, проявлять уважение к коллеге, улыбаться. Кроме этого, если руководитель является другом, следует соблюдать субординацию, и в присутствии других коллег, называть по имени и отчеству.Также, важно не спорить с руководством в присутствии остального персонала, это подставит под угрозу авторитет начальника. Таким образом, никто из сотрудников не будет чувствовать себя обиженным, или менее значимым. Следуя этим не сложным законам и приемам, можно добиться значительных успехов в работе.
31. Анализ внутренней среды организации.
Внутренняя среда организации — та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.
Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.
Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели.Организация это — группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Можно сказать, что цели- это конкретное конечное состояние, ожидаемый результат, который стремится достичь организация .
Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Прибыль это ключевой показатель организации. Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения.
Структура. СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Существует 2 концепции структуры:
1)Специализированное разделение труда— закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.
Бывает горизонтальным (Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. ) и вертикальным(Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления — низового, среднего и высшего. )
2)Сфера контроля-бывает широкой( одному рук-лю достаточно большое кол-во подчиненных) и узкой( многоуровневая структура ,т.е. каждому рук-лю подчиняется мало людей)
Задачи. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности ,но рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации .
Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией.
Технологии. Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис «Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях». Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
Люди.Люди являются основой любой организации, создают ее продукт, формируют культуру организации .
Существует 3основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: *поведение отдельных людей
*поведение людей в группах
*характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.
На индивидуальное поведение и успешность деятельности оказ влияние: физ и умственные способности,ожидания,потребности,восприятие информации, ценности,производительность, взгляды.
studfiles.net
Законы и приёмы делового общения.(интернет)
Для того чтобы произвести достойное впечатление на директора по персоналу, и на будущее руководство компании, достаточно использовать приемы делового общения. Для этого обязательны знания в сфере этики и этикета.Основным из приемов делового общения, является то, чтобы свести к минимуму возможность возникновения конфликта, в случае несогласия с каким-то высказыванием. Кроме того, не стоит спорить с сотрудником, который не готов менять свою точку зрения, такого рода дебаты обязательно приведут к ссоре. Для того чтобы убедить человека в чем-то, нужно соблюдать следующие ступени в разговоре:
установить контакт с собеседником;
обсудить проблемы или задачи;
произвести поиск возможных путей устранения проблемы;
завершить контакт.
Наиболее сложной ступенью, является установка контакта. Для этого нужно приложить максимум усилий. В первую очередь необходимо заинтересовать собеседника, избегая монотонности в голосе, после следует выразить главную мысль. Только после этого производится поиск решения проблем.
Законы и приемы делового общения, как нельзя лучше работают при соблюдении следующих правил:
достижение понимания;
преодоление барьеров общения;
показать выгоду;
избегать споров.
В процессе делового общения, необходимо проявлять интерес к собеседнику, запомнить или записать имя человека, не перебивать, и до конца выслушивать мысль, проявлять уважение к коллеге, улыбаться. Кроме этого, если руководитель является другом, следует соблюдать субординацию, и в присутствии других коллег, называть по имени и отчеству.Также, важно не спорить с руководством в присутствии остального персонала, это подставит под угрозу авторитет начальника. Таким образом, никто из сотрудников не будет чувствовать себя обиженным, или менее значимым. Следуя этим не сложным законам и приемам, можно добиться значительных успехов в работе.
31. Анализ внутренней среды организации.
Внутренняя среда организации — та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.
Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.
Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели.Организация это — группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Можно сказать, что цели- это конкретное конечное состояние, ожидаемый результат, который стремится достичь организация .
Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Прибыль это ключевой показатель организации. Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения.
Структура. СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Существует 2 концепции структуры:
1)Специализированное разделение труда— закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.
Бывает горизонтальным (Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. ) и вертикальным(Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления — низового, среднего и высшего. )
2)Сфера контроля-бывает широкой( одному рук-лю достаточно большое кол-во подчиненных) и узкой( многоуровневая структура ,т.е. каждому рук-лю подчиняется мало людей)
Задачи. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности ,но рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации .
Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией.
Технологии. Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис «Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях». Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
Люди.Люди являются основой любой организации, создают ее продукт, формируют культуру организации .
Существует 3основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: *поведение отдельных людей
*поведение людей в группах
*характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.
На индивидуальное поведение и успешность деятельности оказ влияние: физ и умственные способности,ожидания,потребности,восприятие информации, ценности,производительность, взгляды.
studfiles.net
6, 8. Законы, правила и приемы общения
Общение людей осуществляется по определенным законам. Законы общения (коммуникативные законы) – это особые законы. Во-первых, большинство из законов общения – нежесткие, вероятностные. Во-вторых, коммуникативные законы не передаются человеку при рождении, не достаются ему «по наследству» – они усваиваются человеком в ходе общения, из опыта, из коммуникативной практики. В-третьих, законы общения могут со временем видоизменяться. В-четвертых, законы общения частично различаются у разных народов, т.е. имеют определенную национальную окраску, хотя во многом они носят общечеловеческий характер. Необходимо разграничивать общие законы общения и правила общения. Общие законы общения(коммуникативные законы)описывают процессы, которые происходят в ходе общения. Коммуникативные законы отвечают на вопрос «что происходит в процессе общения?». Коммуникативные законы реализуются в общении независимо от того, кто говорит, о чем, с какой целью, в какой ситуации и т. д.Правила общения– это сложившиеся в обществе рекомендации по общению. Многие из них отражены в национальных пословицах, поговорках, афоризмах (Знай боле, да говори мене; Слово серебро, молчание золото; Шумом праву не быть, Умей пошутить, умей и перестать и др.). Правила общения отражают сложившиеся в обществе представления о том, как надо вести общение в той или иной коммуникативной ситуации. Правила общения вырабатываются обществом и поддерживаются социально-культурными традициями этого общества. Правила общения усваиваются людьми путем наблюдения и подражания окружающим, а также путем целенаправленного обучения. Различают нормативные правила общения и правила речевого воздействия. Подречевым воздействием понимается воздействие человека на других людей с помощью речи и сопровождающих речь невербальных (жесты, мимика и др.) средств. Нормативные правила общения отвечают на вопрос «как надо?”, “как принято?» и описывают принятые в обществе нормы и правила вежливого, культурного общения, то есть правила речевого этикета. Правила речевого воздействия описывают способы воздействия на собеседника и отвечают на вопрос «как лучше? как эффективней?» (как лучше убеждать? как эффективней просить? и т.д.). Они характеризуют способы эффективного воздействия на собеседника в различных коммуникативных ситуациях. Выделяют также приемы общения.Приемы общения— это конкретные фразы, выражения или действия говорящего, с помощью которых он выполняет те или иные правила. Это то, что человек делает, чтобы выполнить правило. Существует много правил и еще больше приемов эффективного общения. Они еще не все изучены и систематизированы, но очень важно уметь находить приемы, которыми можно реализовать в практике общения известные вам коммуникативные правила – в этом заключается коммуникативная грамотность человека, именно в этом и заключается искусство речевого воздействия.
7. Виды общения
Общение– это процесс обмена информацией между людьми при помощи языка. Разграничивают деловое, развлекательное и светское общение.Развлекательное общение– это общение за игрой, во время праздничного застолья, рассказывание анекдотов и занимательных историй и т.д. Цель развлекательного общения – получить удовольствие от встречи и разговора друг с другом.Светское общение– это разговор на «общие темы» для взаимного проведения времени. В современной лингвистике это общение также называютфатическим– (букв. контактоустанвливающим). Этот вид общения используется, когда людям надо просто поддержать контакт друг с другом, пообщаться «со своими», подтвердить дружеские отношения, провести время в беседе. Типичный пример фатического (светского) общения – разговоры в салоне А.П.Шерер в начале «Войны и мира» Л.Н.Толстого. «Контакт масок»— формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника.Примитивное общение, когда оценивают другого человека как нужный или мешающий объект.
Формально-ролевое общение, когда регламентированы и- содержание, и средства общения и вместо знания личности собеседника обходятся знанием его социальной роли.Деловое общение– это общение, обеспечивающее успех какого-либо общего дела и создающее условия для сотрудничества людей. В этом виде общения необходимо учитывать индивидуальные особенности собеседника, настроение, возраст и т.п.Духовное, межличностное общениедрузей, когда можно затронуть любую тему и не обязательно прибегать к помощи слов.Манипулятивное общениенаправлено на извлечение выгоды от собеседника.
studfiles.net
Тема 10. Этико-психологические приемы делового общения.
Мы будем исходить из того, что по характеру и содержанию общение бывает формальным (деловое) и неформальным (светское, обыденное, бытовое).
Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели»
Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).
Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы, о которых мы говорили ранее.
В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.
Деловое общение реализуется в различных формах:
деловая беседа;
деловые переговоры;
деловые совещания;
публичные выступления.
Мы не рассматриваем подробно технологию и этические принципы реализации этих форм делового общения. Нас прежде всего интересуют психологические особенности непосредственных участников делового общения, их умение и возможность влиять на партнера, способность добиваться эффективных результатов.
§ 1. Деловая беседа как основная форма делового общения
От плохого начала и конец бывает плохим.
Еврипид
Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.
Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.
Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.
Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.
Напомним некоторые аспекты деловой беседы. Она выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:
взаимное общение работников из одной деловой сферы;
совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
поддержание деловых контактов;
стимулирование деловой активности.
Основными этапами деловой беседы являются:
начало беседы;
информирование партнеров;
аргументирование выдвигаемых положений;
принятие решения;
завершение беседы.
Мы не ставим своей целью рассмотреть этические особенности и правила проведения деловой беседы. О том, как правильно проводить деловые беседы, какие принципы и правила следует соблюдать, написано достаточно много. Нас интересуют психологические особенности деловой беседы. К психологическим особенностям относятся, в первую очередь, те элементы, которые связаны с личностью участников деловой беседы, — их характер, темперамент, настроение, настроенность, умения, навыки — одним словом, все то, что лежит в контексте деловой беседы .или сопровождает ее на невербальном уровне.
Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. Но практически всегда появляется «внутренний тормоз», когда речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие фразы более всего подходят? Некоторые партнеры допускают ошибку, игнорируя этот этап, переходят сразу к сути проблемы. Можно, образно говоря, сказать, что они переходят к началу поражения.
На первой фазе беседы мы ставим следующие задачи:
установить контакт с собеседником;
создать благоприятную атмосферу для беседы;
привлечь внимание к теме разговора;
пробудить интерес собеседника.
Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заключается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком незначительными. Следует иметь в виду, что именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства или ожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.
Приведем несколько типичных примеров так называемого самоубийственного начала беседы и проанализируем их.
Так, следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: «Извините, если я помешал…»; «Я бы хотел еще раз услышать… «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…».
Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, о которых говорят следующие фразы: «Давайте с вами быстренько рассмотрим…»; «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам…»; «А у меня на этот счет другое мнение…».
Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.
Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд «правильных дебютов». Вот некоторые из них.
1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.
2. Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является «холодным» и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.
Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «вы-подхода». «Вы-подход» — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: «Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?»; «Как бы мы реагировали на его месте?». Это уже первые шаги в направлении «вы-подхода». Мы даем собеседнику почувствовать, что уважаем и ценим его как специалиста.
Конечно, трудностей в начале беседы не избежать.
Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которых лежит личное впечатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает.
Это может оказать позитивное, нейтральное или даже негативное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением. Таким образом, возникают предубеждения и предрассудки. В подобных случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь.
studfiles.net
Законы, правила и приемы общения — Деловое общение
Общение людей осуществляется по определенным законам. Законы общения (коммуникативные законы) – это особые законы.
Во-первых, большинство из законов общения – нежесткие, вероятностные. Во-вторых, коммуникативные законы не передаются человеку при рождении, не достаются ему «по наследству» – они усваиваются человеком в ходе общения, из опыта, из коммуникативной практики. В-третьих, законы общения могут со временем видоизменяться. В-четвертых, законы общения частично различаются у разных народов, т.е. имеют определенную национальную окраску, хотя во многом они носят общечеловеческий характер.Необходимо разграничивать общие законы общения и правила общения.
Общие законы общения (коммуникативные законы) описывают процессы, которые происходят в ходе общения. Коммуникативные законы отвечают на вопрос «что происходит в процессе общения?». Коммуникативные законы реализуются в общении независимо от того, кто говорит, о чем, с какой целью, в какой ситуации и т. д.
Правила общения – это сложившиеся в обществе рекомендации по общению. Многие из них отражены в национальных пословицах, поговорках, афоризмах (Знай боле, да говори мене; Слово серебро, молчание золото; Шумом праву не быть, Умей пошутить, умей и перестать и др.). Правила общения отражают сложившиеся в обществе представления о том, как надо вести общение в той или иной коммуникативной ситуации. Правила общения вырабатываются обществом и поддерживаются социально-культурными традициями этого общества. Правила общения усваиваются людьми путем наблюдения и подражания окружающим, а также путем целенаправленного обучения.Различают нормативные правила общения и правила речевого воздействия.
Под речевым воздействием понимается воздействие человека на других людей с помощью речи и сопровождающих речь невербальных (жесты, мимика и др.) средств. Нормативные правила общения отвечают на вопрос «как надо?”, “как принято?» и описывают принятые в обществе нормы и правила вежливого, культурного общения, то есть правила речевого этикета. Правила речевого воздействия описывают способы воздействия на собеседника и отвечают на вопрос «как лучше? как эффективней?» (как лучше убеждать? как эффективней просить? и т.д.). Они характеризуют способы эффективного воздействия на собеседника в различных коммуникативных ситуациях. Выделяют также приемы общения.
Приемы общения — это конкретные фразы, выражения или действия говорящего, с помощью которых он выполняет те или иные правила. Это то, что человек делает, чтобы выполнить правило. Существует много правил и еще больше приемов эффективного общения. Они еще не все изучены и систематизированы, но очень важно уметь находить приемы, которыми можно реализовать в практике общения известные вам коммуникативные правила – в этом заключается коммуникативная грамотность человека, именно в этом и заключается искусство речевого воздействия.
ifreestore.net
Приемы, повышающие эффективность делового общения. Деловое общение. Курс лекций
Приемы, повышающие эффективность делового общения
Эффективность делового общения зависит от глубокого знания предмета разговора, создания атмосферы взаимного доверия, умения обосновать свою позицию, взгляды, идеи и аргументированно доказать ошибочность мнения и доводов оппонентов. При подготовке к беседе определите: что необходимо и уместно сказать, что обязательно вызовет интерес партнера. Ваше поведение на встрече должно нести отпечаток вашей личности.
При ведении деловых бесед придерживайтесь следующих правил.
Соблюдайте срок договоренности с точностью до минуты. Дайте понять партнеру, что вы – человек надежный. Постарайтесь установить хорошие отношения с сотрудниками вашего партнера. Узнайте имена всех участников беседы. Запомните или запишите их и обращайтесь к каждому по имени. Тщательно готовьтесь к началу беседы; продумайте, какие вопросы может поставить вам партнер в начальной части; попытайтесь устранить факторы, мешающие ходу беседы.
Будьте интересным собеседником. Если вы создадите непринужденную обстановку, партнеру доставит удовольствие иметь с вами дело. Не будьте назойливым, не проявляйте ни чрезмерного рвения, ни суетливости. Внесите немного юмора в разговор, но не плоские шутки или банальные высказывания. Придерживайтесь дружелюбного тона. Чаще улыбайтесь, если обстоятельства беседы позволяют.
Говорите спокойно, внятно и убедительно. Держитесь независимо. Не показывайте нервозного, беспокойного или рассеянного настроения, если оно возникло у вас до беседы. Не позволяйте партнеру довести вас до раздраженного состояния или сбить с толку. Сдерживайте эмоции и волнение, спокойнее реагируйте на его высказывания,
Не избегайте обсуждения сложных и щекотливых вопросов – обязательной части деловых бесед. Будьте непреклонны, но сохраняйте при этом хладнокровие. Проявляйте уважение к мнению партнера. Не говорите ему прямо, что он неправ. Если он делает заявление, с которым вы не согласны, лучше начинать со слов: «Я считал иначе, но, возможно, я ошибаюсь. Давайте проверим факты». Эти слова могут обезоружить собеседника, который ожидал возражений.
Деловая беседа – это открытый диалог. Побуждайте партнера больше высказываться. Внимательно слушайте его. Если в беседе участвуют несколько человек, поощряйте каждого высказать свое мнение, оставляя за собой право выступить последним. Не перебивайте говорящего. Тем самым вы можете уточнить, развить и интерпретировать его мысли в выгодном для вас направлении.
Выражайтесь конкретно, а не отвлеченно. Излагайте подробности, факты, цифровые данные. Не просто говорите, а подкрепляйте сказанное записями или схемами. Подключайте визуальные средства. Вручите некоторые материалы партнеру. Во время беседы у вас под рукой должны быть в распоряжении все необходимые материалы. Их следует держать в полном порядке.
Ведите беседу настойчиво, энергично и конкретно. Не пытайтесь подавить партнера «бурным потоком» речей и большим числом аргументов, не давая ему вставить слово. На вопросы партнера давайте прямые, деловые ответы. Применяйте те специальные термины, которыми пользуется партнер. Не употребляйте слов, смысл которых понятен только вам. Излагая какую-либо информацию, делайте паузы, чтобы дать возможность собеседнику усвоить ваши слова.
Больше оперируйте вопросами, особенно такими, которые заставляют партнера согласиться с вами. Задавая вопросы, вы имеете возможность:
• получить информацию;
• проанализировать условия, выдвигаемые партнером;
• установить новые обстоятельства, влияющие на вашу позицию:
• проверить воздействие вашего высказывания;
• выслушать мнение, противоположное вашему.
Помните, что ваш партнер не только логично рассуждает, но имеет эмоции и предрассудки, он может быть тщеславен и честолюбив. Используйте эти обстоятельства в своих целях. Старайтесь целенаправленно затронуть мотивы, которые движут партнером. Представьте список преимуществ, которые он получит, согласившись с вашими предложениями. Приведите ему доказательства в пользу этих преимуществ:
• он стремится к безопасности – покажите ему программу, обеспечивающую безопасность;
• стремится к признанию – покажите, что вы его сторонник;
• стремится к экономической выгоде – покажите ему расчеты, доказывающие, что он может выиграть, снизить расходы или избежать их вовсе, повысить эффективность;
• стремится к удобствам – покажите в деталях, что может обеспечить ему удобства.
Наблюдайте за тем, как партнер воспринимает происходящее. Предоставьте ему возможность сохранить свою репутацию и удовлетворить тщеславие. Сопровождайте положительными комментариями некоторые его высказывания. Скажите, что его идеи производят на вас большое впечатление. Идите на уступки, которые важны для поддержания престижа партнера и принципиально не меняют желаемого вами результата. Попытайтесь, делая запланированную уступку, побудить этим партнера к положительному ответу. Иногда бывает полезно позволить ему дать вам совет или оказать помощь.
Подводя предварительные итоги, выявите, по скольким вопросам достигнуто согласие и сколько вопросов осталось открытыми. С учетом проведенной беседы составьте план дальнейшей работы с партнером.
Поделитесь на страничкеСледующая глава >
psy.wikireading.ru
8.4. Правила делового общения
Общение является сложным многоплановым процессом установления и развития контактов между людьми. По характеру и содержанию оно бывает формальным (деловым) и неформальным (светским, обыденным, бытовым).
Деловое общение представляет собой процесс речевого взаимодействия людей по обмену информацией (например, о совместной деятельности, об опыте работы и т.п.) с целью достижения определённого результата.
Деловое общение может реализовываться в виде письменных или устных коммуникаций, путём установления между людьми непосредственного (прямого) речевого контакта, а также дистанционно. При этом могут использоваться различные формы делового общения: деловые беседы, переговоры, совещания, приёмы и презентации, публичные выступления, ведение телефонных разговоров, письменное деловое общение (письма, поздравления, обмен деловой информацией) и др.
Рассмотрим особенности некоторых форм делового общения.
8.4.1. Деловая беседа
Деловая беседа, как форма вербального делового общения в менеджменте, представляет собой целенаправленную с заранее планируемым результатом коммуникацию, осуществляемую для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.
В рамках деловой беседы могут реализовываться:
прием руководителем сотрудников по организационно-хозяйственным и личным вопросам;
собеседования по приёму сотрудников на работу или их увольнению;
разбор различных конфликтных ситуаций;
контакты с деловыми партнёрами по различным вопросам и т.п.
Деловая беседа является наиболее благоприятной, а иногда и единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности своей позиции и принятии им конкретных предложений.
Особенность деловой беседы заключается в том, что она, благодаря эффекту обратной связи, позволяет руководителю реагировать на конкретные высказывания собеседника, его поведение с учётом вербальных и невербальных (мимика, жесты, манеры) средств коммуникации.
Деловая беседа может вестись с людьми, различающимися по возрасту, должностному положению, психологическому типу и другим характеристикам.
Для собеседников максимальную трудность обычно представляет начало беседы. Партнёры хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, чётко представляют результаты, которые они хотят получить. Однако практически всегда возникают проблемы, связанные с тем, как начать разговор, и какие фразы для этого более уместны. Некоторые специалисты считают, что начало беседы определяют обстоятельства, другие полагают, что беседу следует начинать с конкретного вопроса. В любом случае на данном этапе необходимо оценить психологическое состояние собеседника, выработать правильное и корректное отношение к нему. При этом в начале беседы решаются следующие основные задачи:
установление контакта с собеседником;
создание благоприятной атмосферы для беседы;
привлечение внимания к теме разговора;
пробуждение интереса собеседника.
Необходимо учитывать, что разные люди ведут себя во время беседы неодинаково: некоторые идут на беседу уже в состоянии стресса, другие могут оказаться слишком разговорчивыми, искажают факты в выгодном для себя свете, третьи – бестактны, могут «идти напролом». Поэтому менеджер, вступая в отношения с другими людьми, обязан с самого начала сформировать благоприятную обстановку и поддерживать позитивный эмоциональный контакт на протяжении всей беседы.
Тон деловой беседы со стороны руководителя должен быть нейтральным. Собеседнику по возможности нужно смотреть в глаза (хотя около 40% людей достаточно застенчивы и не выносят прямого взгляда), стараться не перебивать его речь, не заниматься посторонними делами, не отвлекаться на телефонные звонки. Но если собеседник слишком взволнован, пауза, вызванная телефонным разговором, поможет ему успокоиться и собраться с мыслями.
Нельзя начинать беседу с возражений, отказа или констатации невозможности разрешения проблемы. Это, как правило, вызывает обратную реакцию и может привести к возникновению конфликтной ситуации. Поэтому в начале беседы собеседнику следует дать возможность высказаться. Умение слушать является важным качеством при деловом общении, так как ни один ретивый говорун не сможет устоять перед терпеливым слушателем.
В коммуникативном поведении мужчин и женщин имеются определённые различия, которые следует учитывать в ходе беседы. Исследования показывают, что в разговоре мужчины перебивают женщин почти в два раза чаще. Мужчины чаще сосредоточиваются на содержании разговора, а женщины больше внимания уделяют самому процессу общения. Мужчины любят слушать самих себя. Они склонны слишком быстро давать советы и готовые ответы, не выслушивая собеседника до конца и не задавая ему никаких вопросов.
Когда речь идёт об эффективном слушании, то целесообразно обращать внимание и на позу собеседника, так как она может выражать желание либо нежелание слушать оппонента. Если у собеседника естественная, непринуждённая поза, если он слегка наклонился в вашу сторону, это означает, что он готов к общению. Если же собеседник откинулся назад, отвернулся, малоподвижен, то он, скорее всего, совершенно не заинтересован в общении.
Эффективные приёмы общения формируются практикой. Это необходимо учитывать, если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми людьми. Даже у опытных собеседников спонтанно возникают симпатии или антипатии, в основе которых лежит личное впечатление, вызванное тем, что собеседник кого-то напоминает. В результате этого возникают предубеждения и предрассудки, которые могут привести к негативным моментам в ходе беседы.
Типичными ошибками менеджеров в начале беседы являются:
проявление неуверенности в себе и в целесообразности встречи;
критика собеседника, вынуждающая его занимать оборонительную позицию, выражать несогласие и замыкаться в себе;
закрытость, нежелание говорить о себе;
проявление неуважения к собеседнику.
При изложении собеседником своего вопроса необходимо быть предельно внимательным, чтобы потом не уточнять уже сказанное. Если всё-таки возникает необходимость в уточнении, целесообразно в удобный момент задать уточняющий вопрос или повторить последние слова собеседника. Этим подчёркивается внимание и интерес к разговору, повышается результативность беседы.
Во время деловой беседы важно стараться с самого начала придерживаться выбранного направления путём постепенного, но настойчивого проведения собственных идей и последовательной постановки вопросов. Своё мнение необходимо навязывать, используя убедительные аргументы.
Аргументация должна быть не только правильной по существу, но и точной. При выражении своей точки зрения не рекомендуется приводить слишком много доводов в её защиту (достаточно трёх-четырёх).
Нежелательно в беседе употреблять слишком сухие формулировки, высокомерные фразы, пользоваться слухами и домыслами, конфиденциальными сведениями. Условием успешной аргументации считается достаточно эмоциональная, экспрессивная (выразительная, яркая), умеренно громкая и быстрая речь. Начинать убеждение следует с нахождения близости и подчёркивания общих позиций. Не нужно делать вид, что вы знаете больше, чем можете сказать на самом деле. Залог успеха заключается, прежде всего, в простоте и деловитости общения.
Не следует также резко критиковать мнение собеседника, поскольку оно может быть близко к истине. Следует помнить, что любой спор увеличивает трудности в понимании. Если собеседник проявляет самомнение, склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упрёки, необходимо набраться терпения, не перебивать его, заражая агрессией. Однако в подходящий момент можно дать понять собеседнику, что он ведёт себя несправедливо и некорректно.
Если продолжительность беседы специально не регламентировалась, то сигналом для её завершения может служить подведение итогов инициатором или хозяином беседы. Однако существуют и специальные приёмы, позволяющие без нарушения правил вежливости дать понять участникам беседы, что её время истекло. Например, руководителю позволительно с выражением искреннего сожаления указать собеседнику на свою занятость и необходимость заняться другими вопросами (подпись документов, переговоры, обход подразделений и т.п.). Можно также сослаться на плохое самочувствие.
После проведения беседы целесообразно провести её критическиё разбор с целью определения того:
всё ли было высказано и на сколько чётко в ходе беседы формулировались мысли?;
всегда ли удавалось получить удовлетворительные ответы и не инспирировались ли эти ответы желанием кому-то угодить?;
могли ли собеседники быть более откровенными, не оказывалось ли на них психологическое давление?;
можно ли считать результаты беседы удовлетворительными?;
необходимо ли, а если да, то когда, продолжить дальнейшее обсуждение затронутых вопросов?
Таким образом, важнейшими этическими требованиями, предъявляемыми к менеджерам в повседневных деловых контактах с подчинёнными, партнёрами и клиентами, являются: владение чувством такта, вежливость, добропорядочность, чувство собственного достоинства.
studfiles.net