Методы управления временем: Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Содержание

Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

  1. Перфекционизм
  2. Прокрастинация
  3. Недостаток знаний
  4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

  1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
  2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

  1. Принцип Парето
  2. Матрица Эйзенхауэра
  3. Интеллект-карты или Mind maps
  4. Пирамида Франклина
  5. Метод АБВГД
  6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

ДелаСрочныеНесрочные
Важные

А

Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.

В

Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.

Неважные

С

Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.

D

Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».


Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).

Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов


Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

  1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
  2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
  3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
  4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
  5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный коуч по поиску работы, эксперт по резюме, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
  • Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  • Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  • Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  • SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

15 методов управления временем: сделайте тайм-менеджмент своим оружием

Содержание:

  1. Что такое тайм-менеджмент
  2. 15 способов заставить время работать на вас
  3. Планирование – основа любого тайм-менеджмента
  4. Выделение главного – всегда во главе угла
  5. Последовательность действий
  6. Правильная постановка задач
  7. Поедание слона по частям
  8. Правило лягушки: облегчите свою жизнь
  9. Упорядоченность во всем
  10. Очистите день от «мусора»
  11. Вежливый отказ – действенное оружие
  12. Отдых – это важно!
  13. Ваше тело – важный инструментарий
  14. Мотивация – это важно
  15. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения
  16. Формируйте чувство времени во всех сферах
  17. Будьте в потоке времени постоянно

Каждый из нас сталкивается с проблемой того, что в сутках всего лишь 24 часа, и успеть за этот временной промежуток все запланированные дела становится непосильной задачей. В итоге процессы затягиваются, задачи накапливаются снежным комом – и в итоге эффективность всей деятельности, будь то работа, общественная жизнь или даже банальный быт, оказывается ошеломляюще низкой.

Из-за недостатка времени человек не может полноценно работать и реализовать свой потенциал, раскрыть возможности и совершенствоваться. При этом, достигнуть большего результата вполне реально, как и вместить все свои планы в сравнительно небольшой промежуток времени – те же сутки, к примеру. Для этого и разработана концепция тайм-менеджмента, управления временными ресурсами.

Что такое тайм-менеджмент, как концепция

Идея того, что время – ни что иное, как инструмент для достижения целей, в целом не нова. Но именно в современных условиях и скоростном ритме жизни она стала особенно востребованной, и использовать время теперь можно и нужно наравне со своими интеллектуальными, физическими и материальными ресурсами.

Это касается как рабочего процесса, в ходе которого прокрастинация становится главным врагом эффективности, так и управлением домашних дел, собственного самообразования, досуга и общения с другими людьми. Обращали ли вы внимание на то, как много «мусорных» действий вы производите в течение дня? Те же смолл-толки с коллегами, опоздания на нужный автобус или бессмысленное времяпрепровождение в пробке – все они становятся могущественными «пожирателями времени». А его ведь можно было потратить на более важные задачи!

Как можно выразить концепцию «тайм-менеджмента»? Приведём несколько тезисов, которые помогут вам понять теоретический концепт этого понятия.

·      Время – это главный уравнитель. У каждого человека его изначально задано равное количество, и только от нас зависит, на что этот ресурс будет потрачен.

·      Идея времени, как реки, используется нередко. Оно несёт нас, как поток, и мы сами выбираем, довериться ли течению или освоить навыки навигации – и лавировать в потоке.

·      Управлять этим потоком можно, причём сделать это достаточно просто, используя собственную организованность, разумный подход и точное планирование.

·      Методы тайм-менеджмента вполне доступны и не требуют отдельной подготовки или сверхзнаний. Более того, они могут показаться очевидными, ведь на самом деле отталкивается методика этой концепции сугубо от здравого смысла.

Итак, что же это за методы, и как с их помощью работать, жить, повысить свою личную результативность, и, как следствие, качество своей жизни?

15 способов заставить время работать на вас

Мы подобрали 15 действенных рекомендаций по управлению временем, которые срабатывают не хуже любого тренинга, к тому же следовать им легко и естественно, ведь их выполнение вписывается в общий ритм жизни каждого человека.

1.    Планирование – основа любого тайм-менеджмента

Это вполне логичное правило действует на все 100%: точно составленный план дел всегда помогает систематизировать их и работать с большей эффективностью. При этом планы, построенные в голове, на деле – неэффективны. Мозг человека устроен таким образом, что визуализацию он запоминает и воспринимает гораздо лучше, чем абстракцию. Поэтому планирование осуществлять нужно на бумаге (экране монитора или смартфона). Оформленный визуально перечень задач позволит вам адекватно оценить: хватит ли вам времени на всё? Не забыто ли какое-либо важное дело? И, разумеется, вычёркивание успешно пройденных задач из этого списка, позволит вам видеть, как много осталось, а заодно повысит вашу удовлетворённость от выполнения дел.

2.    Выделение главного – всегда во главе угла

Распределение дел по степени важности позволяет вам правильно расставить их в потоке времени. Для этого можно выбрать один из двух простых способов распределения.

·      Матрица Эйзенхауэра – знаменитый вид графика с двумя осями координат. На оси А (горизонталь) расположен фактор срочности, а на оси Б (вертикаль) – фактор важности. Четыре поля, получившиеся при пересечении, можно назвать «важными срочными делами», «важными несрочными делами», «неважными срочными делами» и «неважными несрочными делами». Распределите свой список задач по этим критериям, и начните, разумеется, с «важных срочных» задач, оставив неважные и несрочные на самый конец.

·      АБВГД-распределение. Назначьте этим буквам статусы, к примеру, А – это наиболее срочные и серьёзные дела, а Д – наименее значимые. При этом под категорию А могут попасть сразу несколько занятий: и их уже вам нужно ранжировать между собой по принципу А1 – самое важное, А2 – следующее по значимости и так далее. Идея в том, что вы должны закончить выполнение всех задач группы А, прежде, чем перейти к любому делу из Б-категории. А уже оставшееся время посвятить делам группы Д.

Обе эти модели вполне удобны, и использовать их вы можете попеременно или выбрать ту, которая вам по душе для планирования и распределения.

3.    Последовательность действий

Несмотря на то, что знаменитый Цезарь славился умением выполнять множество задач одновременно, это ложный путь для человека, который хочет управлять временем. Только последовательное выполнение станет ключом к эффективности: работать, отвлекаясь на сторонние задачи, это снижать результативность в целом, и ни одно из дел не оказывается доведённым до конца вовремя.

4.    Правильная постановка задач

Ещё один шаг – это правильная постановка целей и задач. Простой пример: если вы поставите целью выполнение тезиса «похудеть к лету», эффективность такой постановки будет не менее абстрактной, чем сама цель. Другое дело – постановка задач с точными вводными данными и конечными точками-реперами («снизить вес за точный промежуток времени на точную цифру при помощи определённых методов и отказа от вредных привычек»). Аналогично этот принцип будет работать и с рабочими планами.

5.    Поедание слона по частям

Чтобы человеку съесть слона, его нужно поедать частями. Таков один из главных законов тайм-менеджмента. Это означает, что каждая глобальная цель достигается конкретными шагами. Правильно расписанные и распланированные шаги сделают её достижение эффективным, а процесс – наиболее сбалансированным по ресурсам. Примером может послужить даже банальная школьная учёба: несмотря на то, что основная цель учителя – научить ребёнка своему предмету в целом, достигается она очень подробно расписанными частями-уроками.

6.    Правило лягушки: облегчите свою жизнь

Не все дела, увы, приносят удовольствие. И чем сложнее и неприятнее задача, тем раньше стоит её сделать. Оставленные «на потом» дела, которые вызывают у вас страх или неприятие, накапливаются, а ожидание их исполнения очень сильно повышает напряжённость и провоцирует вас на пребывание в постоянном стрессе. Сделайте такие дела с утра – и ваш день будет открыт и свободен для более приятных занятий. P.S: спросите, почему всё-таки «правило лягушки»? Ответ прост: когда-то Марк Твен сказал знаменитую фразу о том, что, если вам всё-таки необходимо съесть живую лягушку с утра, можете утешить себя тем, что худшего в этот день с вами уже точно не случится.

7.    Упорядоченность во всем

В состоянии хаоса достичь нужного результата, да и просто работать гораздо сложнее, чем в полном порядке. Это относится ко всему, от ваших личных планов до порядка на рабочем столе, в сумке или доме. Чистота и упорядоченность не только радуют глаз и формируют ваш имидж человека успешного – они реально помогают управлять временем, по крайней мере, тем, которое вы не потратите на поиски нужного в беспорядке.

8.    Очистите день от «мусора»

Обращали ли вы внимание на то, сколько времени тратится на исполнение небольших просьб, ответы на вопросы от коллег, помощь им и отвлечение от основного дела на форс-мажоры? Если нет, вы будете впечатлены результатом. Но подобные вредные мелкие поручения порой уходит больше половины рабочего дня! Проверить это просто: заведите планировщик и последовательно вписывайте в него свои действия в течение дня. Причём не забывайте о самых мелких, вроде «попить кофе с коллегой» или «отнести вот эту папку в бухгалтерию». Проведите такой мониторинг своего дня в течение недели – и вы получите наглядную картину.

9.    Вежливый отказ – действенное оружие

Соответственно, выделив несущественные дела, научитесь говорить им «нет». Вежливый отказ позволит вам не только разово сберечь драгоценное время, но и приучит окружающих в перспективе к тому, что отвлекать вас не стоит.

10. Отдых – это важно!

Говорят, что 20% ресурсов дают 80% результата. И это так. Поэтому распределяйте время своей работы так, чтобы оно чередовалось с отдыхом. Чем активнее вы работаете, тем больше вам потребуется период для восстановления сил. Поэтому не стоит стараться объять необъятное, и работать без перерывов. Отдых как физический, так и эмоциональный, позволят вам сделать больше дел и работать эффективнее, чем беспрерывный труд.

11. Ваше тело – важный инструментарий

Забота о своём теле – это необходимость для человека. Именно оно выступает инструментарием для достижения ваших целей. Это значит, что для тайм-менеджмента стоит проявить заботу о себе, и сделать это в следующем виде:

·      Отказ от вредных привычек. Вредны не только алкоголь или курение, но и сёрфинг в соцсетях, посиделки в баре, бессмысленное разглядывание картинок в интернете – всё это вредные враги вашего времени.

·      Забота о физической форме. Без постоянной работы над собой не будет и развития. Поэтому поддержание хорошей формы тела позволяет вам совершенствоваться, а заодно – повышать свою выносливость и устойчивость.

·      Самосовершенствование мозга – ещё одна важная деталь. Время идёт вперёд, и технологии со знаниями – вслед за ним. Невозможно остановиться на одной точке и сохранять успешность. Только постоянное стремление человека вперёд даёт толчок к развитию. Чтение книг, обучающие семинары, курсы или даже хобби – всё это ваш личный тренер.

Комплексный подход к самосовершенствованию – ключ к вашему успеху.

12. Мотивация – это важно

Трудно заставить себя сделать что-либо без мотивации. И в тайм-менеджменте это тоже существенный факт. Поэтому ищите для себя источники вдохновения, ставьте мотивирующие цели, не бойтесь сравнивать себя с успешными кейсами других людей – и стремиться превзойти их.

13. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения

Итак, вы завели планировщик, напичкали его списками, расставили всё в порядке значимости, и приступили к исполнению. Но знакомо ли вам чувство, что в один день вы можете горы свернуть и управлять океанами, а в другой – даже рутинная задача оказывается чуть ли не сверхсложной? Думаем, что да. Поэтому помните, что результативность показывается не по количеству дел, сделанных «на троечку», а по их качеству. Чувствуете себя не в ресурсе? Распределите дела на другие дни, оставьте на этот только то, что действительно срочно. Баланс задач в зависимости от ваших собственных ощущений поможет повысить вашу результативность.

14. Формируйте чувство времени во всех сферах

Несмотря на то, что часть наших примеров связана с работой, использовать управление временем нужно и в остальных сферах жизни человека. Такой гармоничный подход позволит избежать перекоса только в карьерную сторону или напротив – в сторону семейной жизни.

15. Будьте в потоке времени постоянно

Этот тезис исходит из предыдущего. Не забывайте о том, что время не заканчивается с выходом из офиса и не начинается с 18-00 пятницы. Оно непрерывно, и использовать его нужно также без перерыва. Не стоит применять тайм-менеджмент разово, сделайте его частью себя – и вы добьётесь успеха.

Мы представили вам целых 15 способов, как управлять временем и сделать его помощником, а не врагом. При этом помните, что это не ультимативный перечень, и вы сами можете адаптировать его под свою деятельность, ведь именно в этом и состоит смысл управления времвенем – вы регулируете его, исходя из своих данных, а не подстраиваетесь под его ход. Если хотите больше погрузиться в основы тайм-менеджмента — Тренинг «Управление временем» – основа тайм-менеджмента, где вы получите навыки эффективного распределения времени на работу и досуг. Благодаря этим умениям сможете установить баланс между работой и другими жизненными сферами. Технологии тренинга можно успешно использовать не только во время работы, но и в обычной жизни.

лучшие методы по управлению временем

 

Что такое тайм менеджмент

 

Сегодня о тайм менеджменте говорят много. А любое «много» приводит к инфляции понятия. Попробуем разобраться, что такое такое управление временем и почему оно так важно.

Для начала важно понять, что «управление временем» — это фигура речи. Управляет человек собой, материальными предметами, животными, программами, другими людьми, но не временем в физическом смысле этого слова.

По Аристотелю, время — мера движения. Исходя из такого понятия, можно сказать, что тайм менеджмент (time management) — это методология ускорения движения к своим долгосрочным целям. Итого, у нас есть 3 обязательные элементы тайм менеджмента.

Долгосрочная цель. Наша жизнь по умолчанию уже заполнена какими-то действиями и бездействиями. Краткосрочные цели часто можно достигать на автомате, не особо анализируя на что уходит время. Но когда человек ставит долгосрочную цель, он приходит к необходимости оценивать, чем заполнена его деятельность. Необходимость эта возникает из-за понимания ограниченности своего времени.

Движение. Поставив цель, человек разбивает её на какие то элементы и начинает двигаться к ней. У многих людей есть долгосрочные цели. Много людей к ним двигаются. Но лишь небольшая часть трепетно относится к своему времени и ищет методы ускорения своего движения.

Методология ускорения. Правильная методология ускорения движения лежит где то между моделью поведения робота, который всё делает по расписанию и ребенка, который ничего не планирует и живет в постоянном сейчас. Сегодня эта методология усовершенствуется. Наука всё больше уточняет условия, в которых человек продуктивен и какие ограничения тела, мозга мы не можем перепрыгнуть, как бы нам не хотелось. Из этого пространства вариантов и рождаются правила о том, как максимально эффективно двигаться к достижению своих целей, не ослабляя своего здоровья.

Давай посмотрим на некоторые из таких правил. Советы взяты с блога Toggle.

 

Если ты хочешь усовершенствовать свои навыки управленческого планирования, попробуй 2-х месячный курс по тайм менеджменту от Александра Фридмана.

 

Советы по управлению временем

 

1. Проведи аудит времени

Во-первых: начни с выяснения того, куда уходит твое время в течение дня. Часто существует большая разница между твоим субъективным временем и реальностью. Скачай приложение для управления временем и отслеживай всё, что ты делаешь в течение недели. Затем сядь, загрузи отчеты и оцени их.

Используя эти данные, ты можешь легко найти области, которые нуждаются в улучшении. Например, ты можешь проводить слишком много времени сидя на непродуктивных встречах или занимаясь низко приоритетными задачами. Это подводит нас к следующему совету.

 

2. Ставь цели для каждой встречи

Обдумывай и устанавливай четкую цель перед началом встреч. Так, твоя команда будет тратить меньше времени, возвращаясь к работе, как только вы достигнете своей цели.

 

3. Установи временные ограничения на выполнение заданий

Посмотри на распорядок своего рабочего дня и определи задачи, на выполнение которых требуется больше времени, чем ты ожидаешь. Установив временные ограничения для таких пунктов, ты будешь лучше фокусироваться и работать более эффективно.

Если ты всё еще выходишь за эти временные рамки, тогда нужно изучить свой рабочий процесс и устранить небольшие потери времени (незапланированные перерывы).

 

4. Запланируй свою неделю в воскресенье

Начало работы с планом на неделю поможет тебе сконцентрироваться на приоритетах. Ты можешь легко перейти от своего беззаботного образа мыслей выходного дня к продуктивному утреннему «рабочему мозгу» в понедельник. Для этого потрать несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Чтобы избежать прокрастинации, разбивай еженедельные цели на ежедневные задачи. В результате тебе нужно будет только взглянуть на этот список во время работы.

Помни — твоя энергия и уровень креативности колеблются в течение недели. Запланируй низкоприоритетные и легкие задачи на понедельник. Во вторник и среду выполняй творческие и сложные задания. Запланируй встречи на четверг, когда энергия твоего рабочего коллектива начнет падать. Используй пятницу для планирования и общения.

 

5. Составь ежедневный план

Используй первые 30 минут дня для создания ежедневного списка дел, соответствующего твоему недельному плану. Запиши элементы списка так, как будто ты их уже завершил. Вместо «Отправить отчет руководителю проекта» напиши «Отчет руководителю проекта отправлен». Этот маленький трюк даст тебе дополнительный импульс мотивации.

 

6. Добавь «список выполненных заданий» в свой список дел

Иногда в течение дня всплывают неожиданные задачи. Запиши их в отдельный список рядом со своими задачами для дополнительного удовлетворения в конце дня.

В воскресенье пересмотри свои достижения за предыдущую неделю и поздравь себя со своими успехами. Подобные проверки выполненных заданий увеличат твою уверенность в себе и помогут тебе составить расписание на следующую неделю.

 

7. Делай самые важные и сложные задачи в первую очередь

Большинство из нас считают первый час работы наиболее продуктивным — обязательно используй его с умом! Как ни странно, тебе легче сосредоточиться тогда, когда твой мозг еще не полностью проснулся. Загрузка мозга имеет меньше избыточной энергии для мечтаний и заботы о других задачах.

 

8. Заблокируй отвлекающие факторы

Используй функцию компьютера «Не беспокоить» при работе над приоритетными задачами. Сфокусируй свое внимание, работая только на одном мониторе и открывая только одно рабочее окно. Автономный режим тоже может быть вариантом, но давай не будем заходить так далеко.

 

9. Не пытайся сделать всё сразу

Исследователи опровергли миф о многозадачности. Если ты считаешь, что можешь делать много вещей одновременно и качественно, тогда ознакомься с этой статьей.

 

10. Не жди вдохновения — делай всё сейчас

Некоторые художники ждут вдохновения, чтобы произвести впечатление. Некоторые писатели сидят без дела, ожидая, когда придет муза. Бизнесмены не занимаются серьезными делами, если они не в идеальной рабочей обстановке.

Но с осознанностью тебе не обязательно ждать “нужного” момента для начала работы. Обрати внимание на мысли и чувства, которые возникают во время работы, с внешней точки зрения. Не позволяй им управлять твоими действиями.

Признай свои эмоции и мечты и отпусти их. Начни выполнять задания, даже если ты чувствуешь себя неуверенно, доверься своей мотивации и иди к своей цели.

 

11. Не стремись к совершенству

Когда всё должно быть идеально, может ли что-либо быть достаточно хорошо? Наверное, нет.

Чтобы стать непревзойденным, ты должен постоянно терпеть неудачи и учиться на своих ошибках. Рассматривай каждую попытку как эксперимент — ценный шаг в твоем путешествии, независимо от результата.

Вместо того, чтобы предаваться перфекционизму, держи общую картину в уме. Сосредоточься на своих приоритетах, а не на мельчайших деталях твоей работы. Решай самые важные задачи из твоего списка дел и не беспокойся о мелочах.

 

12. Расписание перерывов между задачами

Человеческий мозг может фокусироваться на чем-либо только около 90 минут за раз. Планируй перерыв как минимум каждые 90 минут, чтобы избежать выгорания и поддерживать высокую производительность в течение дня.

 

13. Используй время ожидания с максимальной отдачей

Это происходит со всеми: мы ждем в очередях, залах ожидания, терминалах аэропорта, вокзалах и т. д.

Ответь на электронные письма на своем телефоне, ответь на пропущенные звонки, разомнись / займись спортом, отдохни или помедитируй. Носи с собой книгу и читай. Слушай подкасты на телефоне. Не позволяй неожиданным очередям застать тебя врасплох.

 

14. Приведи в порядок свою электронную почту

Люди с захламленными почтовыми ящиками тратят на электронную почту гораздо больше времени, чем другие.

Лучший способ ускорить общение по электронной почте и тратить меньше времени на излишние сообщения — организовать почтовый ящик.

Gmail предлагает целый ряд функций, которые помогут тебе лучше управлять своей электронной почтой. Если ты используешь другой клиент, подумайте о переходе на Gmail.

Несколько советов, как можно увеличить свою эффективность в работе с почтой:

  • Архивируй электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа.
  • Создавай удобные ярлыки, такие как СРОЧНО, ОЖИДАНИЕ, НУЖНО ОТВЕТИТЬ.
  • Используй фильтры для автоматического назначения меток входящей почте на основе отправителя или другой содержащейся в них информации / ключевого слова.
  • Ты даже можешь пометить все рекламные рассылки ярлыками, выбрав фильтр отписки для каждого письма.
  • Включи функцию “Стандартные ответы” и создавай шаблоны из электронных писем, которые ты отправил более двух раз. Ты можешь настроить их перед отправкой, но наличие общего плана перед началом процесса значительно ускорит его.

 

15. Тренируй разные отделы своего мозга

Занимайся хобби, чтобы задействовать те части своего мозга, которые ты не используешь на работе. Ты будешь решать проблемы быстрее и проявлять больше творческих способностей.

Время, проведенное за пределами зоны комфорта, приводит к успеху. Если ты юрист — учись танцевать. Если ты пианист — займись боевыми искусствами. Если ты разработчик программного обеспечения, выходи на улицу и общайся с людьми.

 

16. Чаще занимайся спортом

Спорт поможет тебе справиться с повседневными стрессами. Исследователи показали, что короткие и интенсивные тренировки могут быть столь же полезны, как и более длительные. Выдели немного времени для коротких тренировок — по крайней мере, раз в два дня.

 

17. Правильно спи

Ученые выяснили, что  если меньше спать, для того, чтобы создать больше времени, ориентированного на решение задач, то это может привести к неприятностям. Уставшие люди начинают прокрастинировать и легко отвлекаются. Спи хотя бы по восемь часов каждые сутки.

 

18. Используй календарь

Календарь может быть полезен для более важных вещей, чем просто планирование встреч. Используй свой календарь, чтобы следить за сроками, выделять время для целенаправленной работы и автоматически добавлять места к событиям. Возьми на себя ответственность за свое время. Если ты считаешь, что запланированная запись не будет способствовать продвижению твоего плана на день, просто отмени её.

 

19. Составь план отдыха

Выберись из колеса хомяка, проведи некоторое время в тишине и выключи свой «рабочий мозг». Ты будешь удивлен тем, насколько положительно тишина может влиять на твои творческие процессы. Медитация поможет тебе по-новому взглянуть на свою работу.

 

20. Научись говорить нет

Твое время драгоценно. Не трать его на людей и проекты, которые не соответствуют твоей миссии и целям. Вместо того, чтобы автоматически принимать приглашения и предложения, скажи: «Я проверю свое расписание и перезвоню вам». Эта простая фраза даст тебе время оценить предложения и принять правильное решение.

 

21. Делай всё заблаговременно

Используй тот же подход и в отношении сроков. Будь готов предоставить свою работу на один день раньше срока.

 

22. Не отвечай на телефонные звонки только потому, что он звонит

Не отвечай на электронные письма автоматически сразу после их получения. Во время перерывов в работе, выдели несколько минут для электронной почты и разговоров по телефону. Избегай перебоев при работе над задачами, которые требуют высокой степени фокусировки.

 

23. Преврати свою систему в привычки

Формируй привычки, вытекающие из вышеперечисленных идей. Практикуй эти советы по управлению временем и постарайся усвоить образ мышления о производительности. Установи разумный график, которого ты сможешь придерживаться длительный срок (не менее месяца). Через некоторое время твои ежедневные и еженедельные привычки станут автоматическими.

 

24. Забудь о вредных привычках

Установи расписание и придерживайся его. Следуя этому плану, ты естественным образом избавишься от своих старых, непродуктивных привычек.

 

25. Хорошо проводи время, несмотря ни на что

Не зацикливайся на том, чтобы вычеркнуть все пункты из своего списка дел. Наслаждайся каждым днем ​​с соответствующим балансом между работой и личной жизнью. Сверхурочная работа сегодня не стоит непродуктивного, сожженного завтрашнего дня. Работай стабильно и оставайся в своем лучшем ритме. Спешка с выполнением задач снижает качество работы и создает стресс.

Онлайн обучение >> курсы по менеджменту, курсы по продакт-менеджменту, курсы по проджект-менеджменту, курсы по тайм-менеджменту, курсы по лидерству, курсы по антикризисному управлению, курсы по бизнесу, курсы по переговорам, курсы по продажам.

Связанные материалы >> типичные ошибки предпринимателя, стили руководства в менеджменте, софт скиллс, деловой этикет, кто такой предприниматель, кто такой HR менеджер, кто такой рекрутер, кто такой продакт менеджер, кто такой проджект менеджер, продуктовая аналитика, продуктовая стратегия, продуктовое мышление, продакт менеджмент, проджект менеджмент, регулярный менеджмент, профессиональный менеджмент, тайм менеджмент.

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.


Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.


Метод  лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.


Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.


Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.


Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову. 


Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем  суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

  • Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
  • Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.  
  • Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
  • Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.


Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

  • «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
  • «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
  • «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
  • «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
  • «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.  

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

  • Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
  • TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
  • Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
  • Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
  • Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Теги

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

  • Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
  • Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
  • Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

  1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
  2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
  3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
  4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
  5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

24.03.2017

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром
20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Книга «Управление временем для руководителей»

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

9 Популярные методы и инструменты тайм-менеджмента

  • Программа по интересам *

    MS — Патология речи и языка Доктор физиотерапииFlex доктор физиотерапииДоктор производственной терапииFlex доктор производственной терапииМастер производственной терапииFlex Master of трудотерапияMSN — семейная медсестра MSN — практикующая семейная медсестра EducatorMSN — Руководитель медсестрыBSN to DNPBSN to DNP — Руководитель медсестрыBSN to DNP — Практикующий семейный медсестраMSN to DNPМастер управления здравоохранения MHA — Медицинская информатикаMHA — ПредпринимательствоМастер здравоохранения MHS — Спортивная подготовка MHS — Обучение и обучениеMHS — Исполнительное руководство Доктор образования — EdD EdD Преподавание и обучениеEdD — Медсестринское образованиеEdD — Спортивная подготовкаПереходный доктор физиотерапииПостпрофессиональный доктор производственной терапии (OTD) Доктор медицинских наукПрограмма ортопедической клинической ординатурыОрганизация ортопедической физиотерапииБез степениПродолжительное обучение ionCertificate — Медсестринский педагог Сертификат — Семейная практикующая медсестра Сертификат — Медсестринский руководитель

  • Предпочтительный кампус *

    Майами, Флорида.Августин, Флорида Остин, Техас Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Майами, Флорида. Августин, Флорида Остин, Техас Даллас, Техас Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Майами, Флорида. Августин, Флорида, Остин, Техас, Даллас, Техас, Сан-Маркос, Калифорния

  • 2-й выбор Кампус

    Майами, Флорида, штат Техас, Сан-Маркос, Калифорния Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в Майами, Флорида, Остине, Техас и Кампусы Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния.Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Остин, Техас, Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Остин, Техас, Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в нашем Остине, Техас, Св.Кампусы Августина, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида, штат Техас, Сан-Маркос, Калифорния Все кампусы

    Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Остине, Техас и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра трудовой терапии (MOT) также доступна в наших городах Остин, Техас, Майами, Флорида и Св.Августин, штат Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Сан-Маркос, Калифорния, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших Сан-Маркос, Калифорния, Остин, Техас и Св.Августин, штат Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас, Сан-Маркос, CASt. Августин, Флорида

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас, Майами, Флорида. Августин, Флорида Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Даллас, Техас

  • Кампус 2-го выбора

    Остин, Техас Майами, Флорида

    Программа Flex Master of Occupational Therapy также доступны в наших кампусах в Остине, Техас и Майами, Флорида.Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы принять участие в дополнительных кампусах.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида. Augustine, FL

    Программа Flex Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида и Сент-Огастин. Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы принять участие в дополнительных кампусах.

  • Скрытый

    Предпочтительный кампус *

    Расстояние

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас Даллас, Техас

  • Скрытый

    Желаемая дата начала *

    9/7/2021

    Желаемое начало

    Дата *

    07.09.2021

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20215/9/20229 / 6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20215/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.2015/9/20229/6/2022

  • Желаемая Дата начала *

    07.09.20211/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9 / 20215/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9/202 11/10/20229/6 / 2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    06.09.20229.05.2023

  • Желаемая дата начала *

    07.09.2011 / 20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9/20211/10/20229/6 / 2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9 / 9/2019

  • Заинтересованы в MOT Flex?

    Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также предлагается в удобном формате Flex (Online + Weekend Labs на территории кампуса).Проверьте здесь, если вы хотите узнать больше о Flex MOT, предлагаемом в настоящее время в Майами, Остине и Сент-Огастине.

  • Заинтересованы в DPT Flex?

    Программа «Доктор физиотерапевт» (DPT) также предлагается в удобном формате Flex (Online + Weekend Labs на территории кампуса). Отметьте здесь, если вы хотите узнать больше о Flex DPT, который в настоящее время предлагается в Остине, Сан-Маркосе и Сент-Огастине.

  • Имя *
  • Фамилия *
  • Телефон *
  • Адрес электронной почты *
  • Почтовый индекс *
  • Без названия * Установив флажок, я даю свое явное письменное согласие Университету Св.Августин из отдела медицинских наук, чтобы связаться со мной по электронной почте, тексту, телефону и заранее записанному сообщению относительно продолжения моего образования. Я понимаю, что звонки могут производиться с использованием автоматизированных технологий. Вы можете отказаться в любой момент. Пожалуйста, просмотрите нашу Политику конфиденциальности или свяжитесь с нами для получения более подробной информации.
  • 5 основных техник тайм-менеджмента

    По сути, тайм-менеджмент — это вовсе не управление временем — это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки, но насколько хорошо мы их используем, полностью зависит от нас.

    Лучшие методы управления временем улучшают ваш стиль работы, помогают контролировать отвлекающие факторы и удерживать концентрацию. Хотя в Интернете их много, вот пять техник тайм-менеджмента и связанные с ними инструменты, которые имеют самое большое значение.

    1. Действуйте намеренно: ведите список дел

    Составление списка дел может показаться не новаторской техникой, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность.Лучшие списки дел включают в себя самые разные задачи: быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены за 10 минут и больше, оперативные задачи, которые еще не завершены.

    Наличие определенного списка задач помогает вам осознанно относиться к тому, над чем вы работаете. В нем эффективно изложено, что вы должны выполнить — все задачи, которые появляются за его пределами, второстепенны — и, если ваш разум действительно блуждает, быстрый взгляд на ваш список напомнит вам о том, что вы должны делать. И, конечно же, ведение списка дел позволяет вам наслаждаться одним из уникальных жизненных удовольствий: визуализировать то, чего вы хотите достичь, а затем проложить себе путь через это.

    Существует масса приложений со списками дел: Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Пользователи Apple могут также попробовать Things , сложное, но минималистичное приложение — простое в организации, но не лишенное функций.

    2. Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

    Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим шагом будет определение приоритетов ваших задач. Он проведет вас через действия дня в порядке важности, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи.При ранжировании задач вы всегда должны отдавать приоритет тому, что для вас наиболее важно. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, которые окажут наиболее положительное влияние на вас, вашу работу и вашу команду.

    Трудно переоценить полезность приоритезации — без нее мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе просто потому, что приближается крайний срок. Приоритезация — ваша самая эффективная защита от соблазна срочными, но несущественными задачами.

    Такие приложения, как MyLifeOrganized , представляют собой списки дел, которые учитывают такие вещи, как крайние сроки и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь вам рассчитать, что должно быть первым в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет вам организовывать, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере их выполнения.

    🏆 Наш выбор лучшего программного обеспечения для управления задачами

    3. Будьте сосредоточены: отвлекайтесь

    Несмотря на наши лучшие намерения, мы все отвлекаемся. От социальных уведомлений до разговорчивых коллег — и самой человеческой проблемы прокрастинации — на самом деле сесть и сделать что-то почти всегда сложнее, чем должно быть.Учитывая, что перефокусировка после перерыва занимает около 23 минут, продуктивные затраты на ежедневные отвлечения быстро возрастают. Таким образом, вам нужно эффективно управлять своими отвлекающими факторами, чтобы защитить свой поток и сосредоточенность.

    Хотя некоторые отвлекающие факторы легко определить, многие люди не осознают многочисленных проблем, которые ломают их жизнь. После того, как вы определили источник, вы можете установить элементы управления, чтобы вы сами решали, когда отправлять уведомления. Распространенными виновниками, такими как электронная почта, собрания и Slack, можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации.

    Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдет приложение для отслеживания активности, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите в каждом рабочем инструменте и на каждом веб-сайте. Если вам просто нужно больше дисциплины, когда ваша концентрация ослабевает, такие приложения, как StayFocusd и Mindful Browsing , могут наложить ограничения на доступ к сайтам, которые тратят время впустую.

    🧠 4 лучших приложения, не отвлекающих внимание

    4. Будьте структурированы: время блокирует вашу работу

    Структурированный график имеет решающее значение для фактического выполнения того, что вы задаете себе.Это помогает вам защитить пространство для вашей работы и создает здоровое давление, чтобы действительно ее завершить. Блокировка времени — один из наиболее продуктивных способов сделать это, поскольку он не позволяет одной задаче обогнать весь день и мешает вам выполнять несколько задач одновременно.

    Многие из нас одновременно выполняют несколько работ, полагая, что сделаем больше, но на самом деле все наоборот; мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Блокировка времени — это, по сути, продуманный подход к разделению внимания на всю вашу работу.Выделяйте небольшие периоды времени для административных задач, таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды для более подробной, углубленной или аналитической работы.

    Вам просто нужен простой инструмент календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать время на неделю. В качестве альтернативы рассмотрите возможность использования приложения-календаря, которое также отслеживает ваши достижения, чтобы вы могли оптимизировать будущие расписания.

    👉 Пошаговое руководство по блокировке времени

    5. Осознавайте себя: отслеживайте свое время

    В конечном счете, вы не можете улучшить то, как вы используете свое время, не понимая, как вы на самом деле его используете.Отслеживание своего времени здесь элементарно — оно дает понимание и самосознание, чтобы вносить эффективные изменения, обнаруживая скрытые утечки времени, выделяя неэффективные процессы и выявляя ваши продуктивные модели.

    К счастью, вам больше не нужно тратить время, чтобы понять время. Приложения автоматического отслеживания теперь могут делать за вас тяжелую работу, записывая, как вы проводите свое время, на личной шкале времени. Нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего записывать — каждая деталь фиксируется в фоновом режиме, пока вы продолжаете свой день.

    ⚡️ Попробуйте бесплатное автоматическое отслеживание времени

    15 наиболее эффективных и проверенных методов управления временем

    Как лучше всего управлять временем?

    Тайм-менеджмент — это то, над чем одни люди борются, в то время как другие борются за продуктивность. В любом случае, чтобы действительно овладеть им, вам нужно знать, как это делать. А в Интернете полно советов, уловок и методов. Но они могут не всегда работать. Вы должны найти те, которые проверены и используются экспертами по тайм-менеджменту.

    Время может быть непростым. Итак, важно знать, как вписать в нее свою работу и повседневные дела. Если вам сложно управлять своей работой или вы хотите поэкспериментировать со своими текущими методами, ознакомьтесь с нашим списком из 15 самых эффективных и проверенных методов управления временем.

    1. Планируйте свой день заранее

    Планирование — это первый, лучший и наиболее проверенный метод управления временем. Во-первых, потому что это помогает правильно организовать вашу работу. Во-вторых, потому что дает вам подробное представление обо всем, что вам нужно сделать .Если вы можете планировать свои ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи, остальное дается легко.

    Есть много способов спланировать и организовать свою работу:

    • Необычные календари и личные органайзеры
    • Приложения и инструменты для управления временем
    • Списки дел
    • Таблички, блокноты, маркированные журналы и другие бумажные формы менеджеров времени

    Вы можете смешивать, комбинировать. и настраивайте различные параметры, чтобы лучше управлять своим временем.

    2. Ограничьте прием электронной почты

    Проверка электронной почты и ответ на нее — обременительная задача.Это никому не нравится, но все это делают. Статистика говорит, что «средний работник тратит около 30 часов в неделю на проверку электронной почты ». Подумайте обо всех задачах, которые вы могли бы выполнить за это время.

    Ограничьте время, которое вы тратите на электронную почту, до минимума, чтобы эти 30 часов оставались для работы. Если вы проверяете его утром, отвечайте только на самые важные, на которые требуется немедленный ответ. Остальное оставьте на перерывы между задачами или пройдите их в конце дня.Также не забудьте пометить эти неважные сообщения как «спам», чтобы они не попали в ваш почтовый ящик.

    Если вы хотите узнать больше об управлении электронной почтой, прочтите о методе «Обнуление входящих сообщений». Это одна из самых популярных стратегий управления временем при управлении электронной почтой.

    3. Найдите свою зону продуктивности

    Некоторые люди — ранние пташки, другие — полуночники. Мы все разные и любим работать в разное время дня… или ночи .

    Вставайте очень рано, если вы наиболее продуктивны по утрам.Или не ложитесь спать поздно ночью, если вы предпочитаете работать в темноте. Но не заставляйте себя менять свои привычки только потому, что говорят, что мы достигаем продуктивности в определенные часы. Какие бы стратегии управления временем ни работали для некоторых людей, они могут не сработать для вас. Период.

    И не забывайте о фазе глубокой работы — периоде вашего рабочего времени, когда вы сосредотачиваетесь исключительно на задачах.

    4. Съешьте лягушку

    Марк Твен сказал: « Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

    Это все о расстановке приоритетов. Сначала выполняйте самые важные дела, а когда закончите, переключитесь на менее важные. Это поможет вам лучше организовать рабочий процесс и вы станете продуктивнее. Это так просто!

    5. Делайте регулярные перерывы

    Работа без перерывов может принести больше вреда, чем пользы. Нам нужны перерывы, чтобы наш мозг мог обновиться. , а затем снова сосредоточиться на работе.

    Вы можете использовать технику Помидора или отправиться на небольшую прогулку. Прочтите главу своей любимой книги или сварите чашку кофе. Или потратьте свое свободное время на изучение чего-то нового во время просмотра документальных фильмов на платформах потокового видео, таких как Netflix, но вы можете столкнуться с проблемами подключения, если эта платформа заблокирована в вашей стране. Вы можете использовать VPN для подключения или прочитать, как использовать VPN для торрент-загрузки, чтобы узнать о дополнительных параметрах. Делайте перерывы, чтобы улучшить свои методы управления временем и почувствовать себя отдохнувшими.Это значительно повысит вашу производительность.

    Конечно, можно работать с длинной цепочкой, когда у вас сверхмощный поток… иногда. Но в долгосрочной перспективе вы почувствуете усталость и снизите свои творческие способности. Перерывы полезны для вашей продуктивности и хорошего самочувствия.

    А для сотрудников помните, что вы имеете право на перерывы. Это ваше право, и работодатель обязан ему подчиняться. Если у вас нет перерывов, обратитесь в соответствующие юридические лица в вашем штате.

    6. Скажите «нет» и делегируйте полномочия

    У каждого есть свои пределы. Мы просто не можем делать все, что хотят от нас люди. Это приведет к выгоранию и тревоге на работе. Вот почему так важно, чтобы был напористым и говорил «нет», когда люди хотят поручить вам дополнительные задачи.

    Помните, нет ничего плохого в том, чтобы отказываться делать то, что вы не можете делать. А также с делегированием задач. Особенно, если есть кто-то, кто сделает работу лучше вас.

    7.Сосредоточьтесь и заблокируйте отвлекающие факторы

    Уведомления, всплывающие сообщения, электронная почта, коллеги постоянно с вами разговаривают. Все это отвлекает ваше внимание от работы.

    Есть много способов оставаться сосредоточенным. Вы можете убрать телефон, отключить уведомления в социальных сетях или заблокировать отвлекающие веб-сайты. Но лучший способ — это сконцентрироваться и делать то, что нужно делать . Стоит ограничить свое присутствие в социальных сетях до минимума, потому что это отнимает у вас много времени и не приносит большой ценности в вашу жизнь.

    8. Ставьте цели

    Ставьте цели, и вы будете точно знать, в каком направлении вы движетесь. Цели являются частью организационного процесса и чрезвычайно важны для управления временем.

    Чтобы воспользоваться преимуществами любого метода тайм-менеджмента, главное — это конкретность при постановке целей. Разбейте большие мечты на ежемесячные цели, чтобы их достичь.

    Например, если вы решили открыть свой онлайн-бутик в этом году и ваша цель на семестр — получить доход в размере 80 тысяч долларов, то в этом месяце вы можете заключить контракт с двумя оптовиками, нанять стажера для помощи с доставкой и найти маркетинговый канал с более низкой стоимостью привлечения, чем ваш текущий.

    Цели определяют ваш путь к успеху. Они ступеньки от лидера к вершине. Цели определяют основные цели, приоритеты и видение вашей организации. Но они также помогают делать дела быстрее и эффективнее.

    9. Прекратите многозадачность

    Я часто вижу предложения о работе, в которых многозадачность является одним из ключевых навыков кандидата. Но лучше выбросить такое предложение прямо в мусорное ведро. На самом деле многозадачность вредит нашему мозгу.

    Кажется, что выполнение нескольких задач одновременно — отличный способ тайм-менеджмента. Фактически, это резко снижает производительность. Исследование, проведенное в Стэнфордском университете, показало, что «, когда они [многозадачны] в ситуациях, когда есть несколько источников информации, поступающих из внешнего мира или возникающих из памяти, они не могут отфильтровать то, что не имеет отношения к их текущая цель. Отсутствие фильтрации означает, что они замедляются из-за нерелевантной информации.”

    Выполняйте одно задание за раз, чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным в свою работу.

    10. Найдите свое время

    Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на определенные задачи? Попался! Вы, вероятно, относитесь к числу большинства людей, которые понятия не имеют, сколько времени они посвящают деятельности каждый день.

    Если вы знаете, сколько времени вы посвящаете задачам, проектам и различным видам деятельности, вы сможете лучше организовать свой рабочий день и рабочий процесс.Самый простой способ сделать это — использовать программу учета рабочего времени . Это поможет вам точно предсказать будущие оценки и лучше распределить свое время.

    Управляйте своим временем с TimeCamp — зарегистрируйтесь бесплатно!

    11. Создайте утренний распорядок дня

    Что вы делаете в первую очередь, когда просыпаетесь? Если вы застилаете постель или занимаетесь спортом, вы на правильном пути. Но если он проверяет социальные сети, вы делаете это неправильно.

    Собственный утренний распорядок, несомненно, зарядит вас энергией на остаток дня. Это первое, что вы делаете утром, и определяет результаты, которых вы добьетесь в течение дня. Попробуйте сделать такую ​​мелочь, как заправить постель, затем съесть здоровый завтрак и оставить социальные сети на конец дня.

    Добрый утренний распорядок поднимет настроение и мотивирует к работе.

    12. Упражнение

    Физические упражнения — отличный способ повысить уровень энергии .Это способ избавиться от напряжения, вызванного стрессом. Это также может помочь очистить ваш разум от ненужных или беспокоящих мыслей, которые только ухудшат вашу работу.

    Наденьте кроссовки и отправляйтесь на пробежку! Вы увидите, насколько регулярные упражнения могут помочь в овладении техникой тайм-менеджмента.

    13. Инструменты, инструменты, инструменты

    В современном высокоразвитом мире инструменты — неотъемлемая часть нашей работы. Если вы хотите в полной мере использовать методы тайм-менеджмента, вам следует внедрить в свою повседневную работу следующее:

    • Программное обеспечение для учета рабочего времени поможет вам отслеживать время вашей работы и следить за всеми проектами и цифрами, включая оплачиваемое время
    • Список дел — позволяет вам составлять график и планировать свою рабочую неделю
    • Программное обеспечение для управления проектами — многие инструменты учета рабочего времени имеют функцию управления проектами.Используйте его, чтобы лучше управлять своими проектами и клиентами
    • Коммуникационные инструменты — Skype, Slack, Zoom или HeySpace — они имеют решающее значение для внутреннего и внешнего общения
    • Приложения, полезные для формирования хороших привычек — это может быть простой календарь но если вы требовательный пользователь, попробуйте Habitica или другие приложения для повышения производительности.

    Используйте TimeCamp — наше программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы повысить вашу продуктивность.

    Хватит терять время — зарегистрируйтесь сейчас!

    14.Награди себя

    Вы выполнили задачу или проект, над которым работали? Хорошо, а теперь сделай перерыв и сделай что-нибудь для себя . Выпейте чашку кофе, послушайте любимую музыку или позвоните другу.

    Стейси Джонна, менеджер проектов Best Reviews List, предполагает: «Маленькие награды — отличный способ мотивировать себя. Это похоже на кролика, который гоняется за привязанной к ушам морковкой. Это может показаться немного странным, но когда вы думаете об удовлетворении и радости, которые вы испытаете после завершения работы, вы обнаружите, что оно того стоит.Так что давай, вздремни, прогуляйся или прочитай главу своей любимой книги! »

    15. Общайтесь

    Правильное общение может сэкономить много времени. Если вы не излагаете ясно свои планы, намерения или требования, люди не поймут свои или ваши задачи. А это приведет к конфликтам и недопониманию.

    Также не забывайте использовать специальные инструменты и приложения для улучшения коммуникации между вами и вашей командой или клиентами. Это простой, быстрый и удобный способ передачи сообщений.

    Какие методы управления временем вы используете?

    Вы правильно распоряжаетесь своим временем? А может быть, вы все еще боретесь с прокрастинацией, ленью или отсутствием мотивации? Попробуйте использовать описанное выше, шаг за шагом, и вы увидите, как ваша жизнь может измениться к лучшему. И не забывайте отслеживать свое время, чтобы понять, как вы работаете и используете свое время!

    Может быть, вы используете другие стратегии тайм-менеджмента, которых нет в списке? Поделитесь своими приемами и советами и сообщите нам, что лучше всего подходит для вас!

    10 вечных методов управления временем

    На самом деле тайм-менеджмент — это управление собой.Вы не можете «управлять» временем, потому что в сутках 24 часа, в часе 60 минут, в минуте — 60 секунд — и это никогда не меняется. Однако вы можете контролировать, где и как вы проводите свое время, и принимать меры по сокращению или устранению потерь времени. Вот десять вечных способов контролировать свое расписание каждый день, чтобы максимально использовать имеющееся у вас время.

    1) Установите приоритетные цели

    Без целей вы можете обнаружить, что склонны преследовать то, что кажется вам наиболее важным или пристально смотрит вам в глаза.Сложно не отвлекаться на блестящие предметы. Чтобы предотвратить это, определите свои истинные приоритеты в жизни и двигайтесь к ним, устанавливая годовые, ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели или желаемые результаты. Оцените каждый из них, используя следующую систему:

    • Важность: (A = высокая, B = средняя, ​​C = низкая)
    • Срочность: (1 = высокая, 2 = средняя, ​​3 = низкая)

    Всегда сначала работайте над самыми неотложными и важными целями и задачами (A1), а затем двигайтесь дальше по списку.

    2) Следуйте Правилу 80/20

    Правило 80/20, также известное как принцип Парето, гласит, что 80 процентов ваших результатов приходят из 20 процентов ваших действий.Это способ узнать, сколько времени у вас потрачено, и расставить приоритеты для выбранных вами задач по сравнению с вашими наиболее важными целями. Вы сосредотачиваетесь на 20 процентах действий, которые приносят 80 процентов желаемых результатов?

    3) Научитесь говорить нет

    Хотя быть командным игроком — это здорово, также важно знать, когда и как проявлять настойчивость и давать людям понять, что вы не можете выполнить их просьбу в данный момент, если она противоречит достижению ваших целей. Если вы согласны взять на себя задачу, договоритесь о сроке, который поможет им достичь своих целей, не жертвуя своими собственными.

    4) Преодолеть промедление с помощью системы 4D

    • Удалите: Каковы последствия невыполнения задания? Рассмотрим правило 80/20; может быть, это вообще не нужно делать.
    • Делегируйте: Если задача важна, спросите себя, действительно ли это то, за что вы в первую очередь отвечаете. Можно ли передать задание кому-нибудь другому?
    • Сделай это сейчас: Откладывание важной задачи, которую необходимо выполнить, только вызывает чувство беспокойства и стресса.Делайте это как можно раньше днем.
    • Отложить: Если задача не может быть выполнена быстро и не имеет высокого приоритета, просто отложите ее.

    5) Ешьте лягушку

    Цитируя Брайана Трейси из его книги «Съешьте эту лягушку»:

    «Если первое, что вы делаете каждое утро, — это съедаете живую лягушку, вы можете прожить день с удовлетворением, зная, что это, вероятно, худшее, что может случиться с вами за весь день.»

    Ваши ежедневные лягушки — это задачи, которые будут иметь наибольшее влияние на достижение ваших целей, и обычно это задачи, с которыми вы, скорее всего, откладываете начало.

    6) Уменьшите количество встреч

    Плохо организованные собрания — это трата времени, умноженная на количество людей на собрании. Убедитесь, что у вас есть повестка дня, и вы собираетесь не просто ради встречи.

    7) Стеклянная банка: камни, галька, песок

    Классифицируйте свою работу таким образом:

    • Скалы: Ваши самые важные стратегические проекты
    • Pebbles: Важные, но не самые важные проекты и задачи
    • Песок: Меньшие, более незначительные задачи

    Сначала возьмитесь за камни.Если вы продолжите заниматься мелкими вещами (песком и галькой), а не важными стратегическими предметами, камнями, то ваша банка быстро заполнится, и больше камней не останется места.

    8) Исключите электронные траты времени

    У всех есть определенные отвлекающие факторы, которые отвлекают их и отвлекают от работы. Ваш Facebook? Твиттер? Проверка электронной почты? Постоянно общаетесь с друзьями и семьей? Прекратите проверять их так часто и начните группировать эти виды деятельности.Установите время, затем проверьте и разберитесь со всеми сразу. Дайте себе 30 минут, а затем вернитесь к задаче.

    9) Организуйтесь

    Чтобы эффективно управлять своим временем и быть продуктивным каждый день, вам необходимо создать правильную среду. Устраните бесполезный беспорядок, настройте эффективную файловую систему, найдите поблизости место для всех часто необходимых рабочих элементов и используйте инструменты управления рабочим процессом, которые помогут вам создать продуктивную среду.

    10) Заботьтесь о своем здоровье

    Хороший ночной сон, здоровое питание и упражнения придадут вам энергии, сосредоточенности и выносливости, которые необходимы, чтобы получить от дня максимум удовольствия.Может показаться, что работа важнее, и вы всегда сможете наверстать упущенное, поспать, поесть и заняться спортом позже. Однако если вы потеряете здоровье, вы не сможете работать или заниматься чем-либо еще, так что не экономьте на уходе за собой.

    13 Техники управления временем безумно продуктивных людей

    Применение хороших методов управления временем в своей жизни — это не значит втиснуть в свой день как можно больше задач.

    Речь идет об упрощении вашей работы, ускорении и улучшении работы.Так у вас будет больше времени для игр, отдыха и занятий любимым делом.

    Речь идет о том, чтобы работать умнее, а не усерднее.

    У всех нас 24 часа в сутки. Это , как мы используем те часы , которые определяют нашу работу.

    Вы не можете хранить время, одалживать его или сохранять для дальнейшего использования. Вы можете только решить, как лучше потратить их на деятельность более высокой, а не низкой ценности.

    Управление временем — это игра из вариантов : проекты, которые нужно реализовать, задачи, которые необходимо выполнить, процедуры, которым нужно следовать.

    «Управление временем — это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

    Ниже вы найдете список моих любимых техник тайм-менеджмента.

    Хотите сосредоточиться на важных делах, сделать больше и повысить свою производительность?

    Применяйте этот набор принципов, правил и навыков, поскольку они изменят ваше отношение к времени.

    1. Отслеживайте свое время

    Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на каждую задачу? Большинство из нас может догадываться, но наши оценки обычно неверны.

    Учет рабочего времени — это метод управления временем, используемый для учета рабочего времени. Это помогает измерить рабочее время и дает информацию о том, сколько времени мы тратим на каждую конкретную задачу.

    Как отследить свое время?

    Чтобы сделать это вручную, используйте электронную таблицу. Каждые 30 минут записывайте, над чем вы работали.

    Или вы можете использовать приложение для учета рабочего времени. Приложения для учета рабочего времени могут помочь вам предоставить реальные данные о вашей производительности.

    RescueTime — бесплатное приложение, которое точно отслеживает, как вы проводите время за компьютером.В конце недели вы получите отчет о том, как вы проводите свое время. Вы также можете проверить другие показатели, например время, затраченное на каждую конкретную задачу.

    Через пару недель вы начнете замечать паттернов и знать, где и как уходит ваше время.

    Зная, как вы используете свое время, вы можете разработать план атаковать ваши утечки и избавиться от них.

    Учет времени — мощный метод управления временем. Имея реальные данные о своей работе, вы получите представление о том, как вы можете повысить свою продуктивность.

    2. Блокировка времени

    Иногда кажется, что ваше расписание контролирует вас. Так много дел и так мало времени.

    Недостаточно составлять списки дел и отчаянно пытаться их закончить. Это не придает вашему распорядку дня или распорядку дня.

    Необходимо внести важный элемент: раз .

    Для этого начните связывать задачи со временем. Определите, когда задача будет выполнена и сколько времени это займет.

    Если это звучит просто, то потому, что это так.

    Блокировка времени — это метод, в котором вы объединяете управление задачами и календарь . Вы создаете «блоки» времени в своих днях и назначаете им задачи, на которых нужно сосредоточиться.

    Каждая задача помещается в свой временной блок. Никаких перерывов.

    С блокировкой времени ваше расписание полностью заполнено. Рабочие задания, общественные мероприятия и отдых. Все распланировано и расставлено по приоритетам.

    Самое замечательное в этой технике тайм-менеджмента то, что она заставляет вас понять, как тратить свое время.

    Это эффективнее и продуктивнее, чем бесконечные списки дел.

    3. Съешьте эту лягушку

    Из «Съешьте эту лягушку» Брайана Трейси:

    « Вы не можете съесть всех головастиков и лягушек в пруду. Но вы можете съесть самую большую и некрасивую, и этого будет достаточно, по крайней мере, на время ».

    Каждый день определяйте наиболее важную задачу для вас . Это твоя лягушка. Это задача, которая оказывает наибольшее влияние на вашу работу.

    Начните свой день с борьбы с этой лягушкой. Дисциплинируйте себя, чтобы приступить к своей самой важной задаче и работать без перерывов.

    Почему это работает?

    Потому что этот простой метод тайм-менеджмента приносит выигрыш в начале дня. И это создает импульс и чувство достижения . Вот как вы достигаете больших целей: небольшие постоянные усилия, каждый день.

    Помните:

    Не поддавайтесь искушению решать самые простые задачи в первую очередь. Всегда начинайте свой день с лягушки.

    Но что происходит, когда у вас много лягушек?

    У Марка Твена есть ответ:

    «Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

    Итак:

    Съешьте лягушку первым делом утром.

    А если у вас больше одной лягушки, сначала съешьте , самую большую .

    4. Техника Помидора

    Мозг может одновременно сосредоточиться только на одной вещи. Переключение между задачами приводит к значительным потерям для вашей работы и производительности.

    Техника Помидора — это простая система управления временем, которая заставляет вас выполнять однозадачу .

    Это один из простейших, но наиболее эффективных методов управления временем.

    Выключите все отвлекающие факторы и установите таймер на 25 минут. В течение этого времени вы можете работать только над одной задачей.

    25 минут звучит не так много. Но это 25 минут полностью непрерывной глубокой работы .

    С этого момента делайте это каждый день, чтобы у вас выработалась привычка работать с Pomodoro Productivity.

    Как техника Помидора экономит время?

    Все просто. Идея заключается в том, чтобы создать ощущение срочности.

    Вместо того чтобы чувствовать, что у вас есть целый день для выполнения своих задач, вы знаете, что у вас есть только 25 минут, чтобы добиться максимального прогресса.

    Также заставляет делать перерывы. Это важно, чтобы вы не теряли свежести в течение рабочего дня. Невозможно часами сидеть за компьютером, не чувствуя усталости.

    5. Матрица Эйзенхауэра

    Знание того, как расставить приоритеты в работе, является важным методом управления временем. Когда все в приоритете, ничего нет.

    Не все задачи одинаковы. Матрица Эйзенхауэра (также известная как Срочно, Важная матрица) поможет вам обнаружить ваши самые важные задачи.

    Задачи можно разделить на 4 квадранта:

    1. Срочные и важные
    2. Несрочные и важные
    3. Срочные и неважные
    4. Несрочные и неважные
    5. Вот как это использовать:

      1. Запишите все свои задачи. Не беспокойтесь о заказе (пока)
      2. Теперь определите, что срочно и важно. Отметьте срочные задачи буквой «U», а важные — буквой «I».Задачи могут иметь одну, обе или ни одной.
      3. Вставьте каждую задачу в квадрант и выполните соответствующее действие. Работайте сразу над задачами Q1; планировать задачи Q2; в третьем квартале — делегат; удалить задачи Q4.

      Чтобы быть более продуктивным, тратит больше времени на деятельность во втором квартале . Это задачи, которые важны для вас и вашей работы, но не являются срочными.

      По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра:

      «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.”

      Используйте Матрицу Эйзенхауэра каждое утро. Это эффективный инструмент тайм-менеджмента, который поможет вам оценить ваши задачи.

      6. Работайте вокруг своего уровня энергии

      Уровни энергии влияют на производительность. Таким образом, должен планировать критически важные работы на периоды максимальной производительности.

      Найдите наиболее продуктивные часы и запланируйте Deep Work на эти периоды.

      Когда у вас мало энергии, работайте над малоценными и низкоэнергетическими задачами (известными как «мелкая работа » ).

      Например:

      Если утром вы наиболее продуктивны, выполняйте в этот период наиболее важную работу.

      После обеда у вас может резко упасть энергия. Это прекрасное время, чтобы очистить свой рабочий стол, проверить электронную почту или обновить таблицы.

      Чтобы определить, когда у вас больше всего энергии, оценивайте вашу энергию от 1 до 10 каждые 30 минут в таблице в течение нескольких недель. Со временем вы сможете определять закономерности.

      Уровни энергии также меняются в зависимости от дня недели.Вторник кажется самым продуктивным днем ​​для большинства людей. Найдите свои шаблоны.

      Вот как вы можете организовать свою неделю в соответствии со своим энергетическим уровнем:

      • Понедельник: Энергия в выходные дни возрастает. Запланируйте малопотребляемые задачи, такие как постановка целей, организация и планирование.
      • Вторник, среда: Пик энергии. Беритесь за самые сложные задачи. Вы можете писать, проводить мозговой штурм, планировать свое время
      • Четверг: Энергия начинает спадать.Планируйте встречи, особенно когда вам нужен консенсус
      • Пятница: Самый низкий уровень энергии. Работайте без ограничений, долгосрочное планирование и построение отношений

      7. Избавьтесь от отвлекающих факторов

      Отвлекающие факторы снижают вашу продуктивность и концентрацию.

      Перефокусировка после прерывания (исследования) занимает около 23 минут.

      В «The ONE Thing» Гэри Келлер проиллюстрировал, что происходит, когда вас прерывают:

      Вот правда:

      Полчаса Полный фокус более продуктивен, чем 2 часа переключения между задачами.Избавьтесь от отвлекающих факторов в своей работе, чтобы избежать затрат на переключение задач

      Чтобы убрать отвлекающие факторы:

      • Отключите все уведомления на телефоне и компьютере
      • Оставьте телефон подальше от рабочего места
      • Используйте наушники с шумоподавлением. Коллеги с меньшей вероятностью будут вас перебивать, если вы выглядите подключенным и выполняете задачу
      • Сохраняйте статьи в Pocket или Instapaper и читайте их позже
      • Выключите Wi-Fi, если он не нужен для выполнения задачи
      • Не используйте социальные сети на работе.Не можете устоять? Запланируйте «время для отвлечения внимания» на весь день
      • Включите свой телефон и приложения (такие как Slack, Hangouts и Messenger) в режим «Не беспокоить»
      • Измените свой почтовый ящик на GTD Gmail, чтобы работать с электронной почтой продуктивно. Вы также можете использовать паузу в папке «Входящие», чтобы не получать новые электронные письма.
      • Если у вас есть офис, закройте дверь

      8. Следуйте правилу 80/20

      Правило 80/20 гласит, что « 80% выходных данных или результатов будут получены из 20% входных данных или действий ».

      Другими словами:

      Именно мелочи составляют большую часть результатов.

      Чтобы более эффективно управлять своим временем, сосредоточьтесь на 20% ваших задач, которые приносят 80% результатов. Используйте эту технику управления временем для выполнения самых важных задач.

      Вот и другие вопросы, которые следует задать себе, используя правило 80/20:

      • Являются ли 20% электронных писем 80% важными разговорами?
      • 80% отвлекающих факторов происходит из 20% источников?
      • Доставляют ли 20% ваших задач 80% удовольствия от работы?
      • 80% проблем связаны с 20% проектов?
      • 80% клиентов используют только 20% функций программного обеспечения?
      • 20% клиентов подают 80% жалоб?

      9.Пакетная обработка

      Пакетная обработка — это , группирующая похожие задачи и выполняющая их вместе . Идея состоит в том, чтобы сосредоточиться на задачах реже и дольше.

      Когда вы обрабатываете все электронные письма за один присест или готовите целую неделю в воскресенье, вы группируете.

      Этот метод управления временем позволяет эффективно работать над многими задачами. Таким образом, вы не потеряете поток, так как занятия требуют схожего мышления (чтобы узнать больше о потоке, прочитайте о канале потока).

      Пакетная обработка заставляет ваш мозг сосредоточиться на одном типе задач за раз. Таким образом, сокращается время запуска и замедления, уменьшается ежедневный беспорядок и улучшается фокусировка.

      Чтобы определить, какие задачи вам следует складывать, начните с записи всех ваших действий на день и неделю. Вы можете объединить те, которые требуют схожего мышления.

      Попробовать и при необходимости можно переставить.

      Вот несколько задач, которые вы можете объединить вместе:

      • Выделение всех ваших сообщений в блоге на предстоящую неделю за один присест
      • Обработка всех сообщений: электронные письма, Slack и телефонные звонки
      • Одновременное обновление нескольких связанных листов time
      • Выполнение всех ваших поручений — покупка продуктов, химчистка, почта — за один раз

      Чтобы обрабатывать партии быстрее, работайте над аналогичными задачами в течение определенного периода времени с помощью техники Pomodoro.

      10. Автоматизация задач

      Вам нужно выполнять одни и те же задачи каждый день (или неделю) снова и снова?

      Если вы не автоматизируете их , вы зря тратите драгоценное время. Тысячи часов в год.

      Использование автопилота для некоторых повседневных задач является ключом к умной работе.

      И хорошая новость: вы можете использовать это дополнительное время для глубокой работы или для перерывов.

      Вот несколько задач, которые вы можете выполнить на автопилоте менее чем за 10 минут:

      • Создавайте шаблоны ответов в Gmail для писем, которые вы продолжаете писать снова и снова
      • Установите напоминания в Google Calendar, чтобы вы ничего не забыли. с помощью Grammarly
      • Используйте Buffer для планирования и автоматизации ваших публикаций в социальных сетях заранее
      • Используйте LastPass для заполнения онлайн-форм и сохранения всех ваших паролей в одном месте
      • Создавайте шаблоны электронных таблиц для задач, которые вы должны выполнять каждую неделю или месяц

      11.Планируйте свой день

      Один из лучших способов улучшить свое время — это спланировать, как вы собираетесь его использовать.

      Ритуал ежедневного планирования защищает вас от хаоса и задает направление вашему дню.

      Планируя свое время, вы лучше подготовитесь к предстоящим вызовам. Таким образом, у вас не останется места для откладывания на потом. Вы будете работать быстрее и плавнее, чем когда-либо прежде.

      Когда следует планировать свой день? У вас есть два варианта: накануне вечером или первым делом утром.

      Потратьте несколько минут на написание всего, что вам нужно сделать.

      Что должно быть в вашем списке дел? Задачи, которые помогут вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям.

      12. Список запретов

      В математике существует метод решения задач, называемый инверсией . Вы начинаете с результата и двигаетесь в обратном направлении, чтобы вычислить причину.

      Инверсия — мощный инструмент. Это заставляет вас раскрыть скрытые убеждения относительно проблемы, которую вы пытаетесь решить.

      Вам нужно подумать о том, как минимизировать негативы, а не максимизировать положительные.

      Допустим, вы хотите повысить производительность.

      Думая вперед, вы бы перечислили все, что вы могли бы сделать, чтобы быть более продуктивным. Но, глядя на проблему через инверсию, вы подумали бы обо всех вещах, которые вы могли бы сделать, чтобы снизить продуктивность.

      Введите список того, чего нельзя делать.

      Создайте свою собственную, записав все привычки, от которых вы хотите отказаться, и действия, которые вы хотите удалить из своей жизни.

      Визуализируйте свой обычный рабочий день — долгие встречи с людьми, которые вам не нравятся, скучные повторяющиеся задачи — и приступайте к работе.

      Составьте список всех привычек, от которых вы хотите избавиться. Используйте его как ориентир того, чего вы не позволяете в своей жизни.

      Вот несколько примеров:

      • Не пишите по электронной почте первым делом утром и последним вечером
      • Никаких утренних встреч
      • Не говорите «да», если не уверены на 100%, что сможете доставить
      • Не пейте кофе днем ​​
      • Не соглашайтесь на встречи или звонки, у которых нет четкой повестки дня или времени окончания

      Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет то, что вы можете делать .

      По словам Стива Джобса:

      «Люди думают, что сосредоточенность означает сказать« да »тому, на чем вы должны сосредоточиться. Но это вовсе не то, что это значит. Это означает отказ от сотен других хороших идей. Инновации говорят «нет» 1000 вещам ».

      13. Установка временных ограничений

      Вы повышаете свою продуктивность, когда выбираете определенное время для выполнения определенной задачи. Вот почему мы устанавливаем дедлайны.

      Закон Паркинсона гласит: «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».

      Итак, если вы сокращаете время, необходимое для выполнения задачи, вы заставляете свой мозг сосредоточиться и завершить ее.

      Устанавливайте сроки, даже если в этом нет необходимости. Планируйте меньше времени на выполнение задач и заставляйте свой мозг сосредоточиться.

      Вот пример:

      Вам нужно просмотреть электронное письмо и ответить на него, что обычно занимает около 20 минут.

      Теперь сократите доступное время до 10 минут, установите таймер обратного отсчета и постарайтесь как можно усерднее его победить.

      Таймер создает ощущение срочности и заставляет сосредоточиться и действовать более эффективно.

      Используйте крайние сроки и ограничения по времени в своих интересах. Даже если у вас нет крайнего срока, установите его. Ваш мозг это признает.

      Зная, что у вас есть только один час на заполнение отчета, вы не потратите 20 минут на Facebook.

      О методах тайм-менеджмента

      Так легко увязнуть в делах, что мы забываем получать удовольствие от того, что делаем. Конечная цель работы — получение удовольствия.Вы хотите проводить больше времени, занимаясь тем, что вам нравится.

      Работа может и должна приносить удовольствие. Это развлечение стимулирует мотивацию, страсть, творчество и продуктивность. Бояться своей работы, и никакие методы тайм-менеджмента вам не помогут.

      Некоторые из лучших методов управления временем очень просты и понятны. Другие немного сложнее, но вы легко можете применить их все в своей повседневной жизни.

      Но помните: все разные .

      Это методы тайм-менеджмента, которые я считаю полезными в своей жизни, но, возможно, нет.Выбирайте те, которые работают для вас, и продолжайте пытаться улучшить свои собственные практики.

      Регулярно переоценивайте и думайте о том, как улучшить свои навыки управления временем.

      Лучшие методы управления временем — Clockify

      Что такое методы управления временем?

      Само управление временем вращается вокруг выбора — вы решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.

      Если вы сделаете приоритетными ценные и целенаправленные задачи, завершите их до установленного срока, но при этом оставите время для того, чтобы вести здоровый образ жизни, вы сможете сказать, что вы успешно распорядились своим временем.Но как это сделать?

      Что ж, используя правильные методы тайм-менеджмента.

      Методы управления временем — это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы более продуктивно и эффективно распоряжаться своим временем, принимать более качественные и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.

      Существует множество методов управления временем, основанных на утвержденных передовых методах управления временем:

      • Запишите, что вам нужно сделать сегодня
      • Сначала работаем над важными и срочными задачами
      • Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, но и перерывы
      • Надлежащее управление стрессом
      • Надлежащее управление командой
      • Отслеживание прогресса проекта и выявление задержек

      Большинство техник управления временем связаны с одним или несколькими из перечисленных пунктов, и вы можете сделать выбор в отношении своих методов управления временем, посмотрев, что вы хотите улучшить в своей повседневной жизни.

      Кроме того, вам также необходимо принять во внимание навыки управления временем, которые вам необходимо улучшить, и ваш личный стиль управления временем.

      Навыки тайм-менеджмента

      Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:

      • Установка целей SMART — убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к срокам.
      • Эффективное планирование — убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
      • Управление стрессом — убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и тактик снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленно во время работы.
      • Правильное делегирование задач — делегирование задач помогает облегчить рабочую нагрузку и поделиться ею с компетентными коллегами и сотрудниками.
      • Избегайте отвлекающих факторов — отвлекающие факторы отнимают время, которое вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вы должны научиться их избегать.
      • Однозадачность — сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает достичь качественных конечных результатов намного лучше, чем при одновременном выполнении нескольких задач.
      • Как сказать «Нет» — это маленькое двухбуквенное слово поможет вам сэкономить больше времени на собственные приоритеты.
      • Установка приоритетов — Вложение времени в правильные задачи потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
      • Как победить промедление — Определите причины вашего промедления и устраните их.

      Чтобы улучшить свои усилия по управлению временем, вам необходимо практиковать эти навыки.

      Стили тайм-менеджмента

      Не все техники тайм-менеджмента подходят всем — мы не все работаем одинаково, поэтому не все сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У всех есть преобладающий метод управления временем в работе, т.е.е. стиль управления временем, который порождает свои собственные проблемы управления временем — если вы задумаетесь над этим, вы можете обнаружить, что вы:

      Время мученика

      Вы заполняете свое расписание запросами от других, вместо того чтобы сосредоточиться на том, что для вас важно. Ваши собственные задачи кажутся вам слишком большой ответственностью, поэтому вы ухватываете шанс взять на себя что-нибудь еще — вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые могут принести вам самоутверждение.

      Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование, пропуск перерывов

      Прокрастинатор

      Мученики времени хотя бы берутся за чужие задачи — Прокрастинаторы откладывают работу над всем, отдаленно важным для всех.Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто сдерживаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.

      Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность

      Дистрактор

      Ваше сердце в нужном месте, но вас легко отвлечь. Случайный запрос коллеги с такой же вероятностью привлечет ваше внимание, как и 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.

      Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

      Заниженная оценка

      По вашим оценкам, выполнение задачи займет у вас гораздо меньше времени, чем на самом деле — вы редко укладываетесь в свои оптимистичные сроки.

      Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование

      Пожарный

      Вы пытаетесь решить все самостоятельно, прямо сейчас — вы постоянно тушите «пожары» направо и налево, и не чувствуете себя удовлетворенным, если не работаете над 10 задачами одновременно и не чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спрашиваете: «Что дальше?» — это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.

      Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов, неэффективное планирование

      Перфекционист

      Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего, но ваша неспособность закончить задачу имеет, по крайней мере, благородную причину — вы хотите, чтобы все было идеально.Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои силы в реализацию высококачественного проекта — но вы часто не знаете, как бросить работу, пока впереди, поэтому вы можете пропустить сроки и рискуете выгореть.

      Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов

      Все проблемы, перечисленные вместе с вашими стилями управления временем, могут быть решены, и все необходимые навыки управления временем могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы управления временем.

      01.

      Помидор

      Обзор

      Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (pomodoros) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов сделайте 20-минутный перерыв.

      Разработанная Франческо Чирилло техника Pomodoro получила свое название в честь кухонного таймера в форме Pomodoro, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, отказ от

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропуск перерывов, многозадачность, пропущенные сроки

      Как это работает

      1. Установите таймер на 25 минут
      2. Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут
      3. Остановить, как только сработает сигнал тревоги
      4. Сделайте перерыв на 5 минут
      5. Возобновить работу еще на 25 минут после перерыва
      6. После четырех 25/5 минутных циклов сделайте 20-минутный перерыв
      7. Повторяйте процесс до тех пор, пока не закончите с задачей или проектом

      Для этой цели вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.


      Преимущества
      • Лучшая оценка времени для вашей работы
      • Фиксированное время работы — у вас больше шансов сосредоточиться
      • Регулярные перерывы помогают устранить выгорание и повысить производительность
      • Помидоры — простой способ отслеживать прибыльность и производительность

      Недостатки

      Вы должны прекратить работу по истечении 25 минут — если у вас все хорошо, это контрпродуктивно.

      С соблюдением установленных интервалов — предписанные сеансы по 25/5 минут могут не сработать для вас

      02.

      Канбан

      Обзор

      Визуальный метод управления временем, который помогает вам следить за ходом выполнения ваших проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными обозначениями.

      Этот метод был разработан в 1940-х годах в Японии Тайити Оно для компании Toyota Automotive с целью повышения производительности и эффективности производства.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, SMART-цели, правильное делегирование задач, однозадачность

      Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

      Как это работает

      Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.

      Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи в проекте по этим этапам:

      • Backlog — вы проводите мозговой штурм и определяете все свои задачи здесь. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец To Do, а какие задачи могут ждать своей очереди.
      • To Do — это задачи, над которыми вы будете работать
      • In Progress — задачи, над которыми вы сейчас работаете
      • Done — задачи, которые вы выполнили

      Преимущества
      • Нет универсального шаблона, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями
      • Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: прямое представление вашего прогресса в проекте
      • Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их прогресс по всем направлениям.
      • Команда, скорее всего, сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы попасть в столбец «Готово»

      Недостатки
      • Не существует универсального шаблона, а это означает, что создание доски Канбан может занять много времени, так как вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать
      • Канбан не помогает напрямую выполнять задачи по заказу с точки зрения важности и срочности
      • Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственный показатель прогресса — движение по столбцам; нет временной составляющей

      03.

      Как все сделано

      Обзор

      Пятиэтапный метод, позволяющий продумать задачи и превратить их в простой список дел.

      Getting Things Done (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

      Как это работает

      1. Захват — отметьте каждую задачу, которая приходит на ум
      2. Уточнение — определите, является ли задача выполнимой и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить.
      3. Организовать — храните задачи под разными ярлыками и снабжайте их контекстом (например,дом, офис, просьба Тома)
      4. Обдумывайте — время от времени пересматривайте свои задачи: каков следующий шаг для выполнения задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
      5. Вовлечение — после того, как вы отметили, определили как требующие действий, правильно зарегистрировали и проанализировали свои задачи, просто начинайте работать над ними

      Преимущества
      • Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе
      • Вы очистите голову, когда выложите перед собой все задачи, которые только можете придумать.
      • Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной производительности

      Недостатки
      • Вы должны использовать свою силу воли, чтобы продвигаться в своей работе — GTD не дает рекомендаций по устранению отвлекающих факторов
      • Организация задач происходит по контексту, а не по проектам, что может быть бесполезным для людей, которые привыкли анализировать задачи по отношению к своему проекту
      • Слишком большое количество пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как у вас будет меньше шансов правильно структурировать свой день

      04.

      Съешь эту лягушку

      Обзор

      Эта техника тайм-менеджмента направлена ​​на приоритезацию задач. Вы выбираете самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и завтра решаете ее первым делом. Закончив со своей «лягушкой», вы можете переходить к другим задачам на день, но не раньше.

      Это может быть задача, требующая всего вашего внимания (из-за ее важности или сложности), которую вы избегали (потому что она скучная, требовательная или трудная).

      Предпосылка «Съешь эту лягушку» была разработана Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать дела на потом и сделать больше за меньшее время».

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность, пропущенные сроки

      Как это работает

      Вы должны идентифицировать задачи в зависимости от их приоритета и соответственно маркировать:

      • Задача A — самая важная задача, которую вы должны решить в первую очередь, иначе вы столкнетесь с последствиями.
      • Задача B — вторая по важности задача, которую вы должны решить после Задачи A. Менее важная, но все же жизненно важная.
      • Задача C — задача, которую вы могли бы выполнить, но вы бы не пострадали от последствий, если бы вы ее не выполнили.
      • Задача D — задача, которую вы в идеале должны делегировать кому-то другому и выделить это время на задачу A.
      • Задача E — задача, которую на самом деле делать не нужно, поэтому вы можете ее устранить.

      Преимущества
      • Выполнение самого важного или худшего дела первым делом утром гарантирует, что остальные пункты вашего ежедневного расписания будет легче выполнить — это будет мотивировать и заряжать вас энергией
      • Упрощает расстановку приоритетов
      • У вас будет остаток дня для более приятных дел

      Недостатки
      • Трудное и деморализующее начало дня
      • Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня

      05.

      Таймбокс

      Обзор

      Вы назначаете периоды времени (временные рамки) действиям; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда истечет установленное время. Timeboxing часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.

      Timeboxing работает как более общий подход к технике Pomodoro — вместо 25-минутных сессий (временных рамок) период времени в пределах timebox не так фиксирован.

      Джеймс Мартин был первым, кто объяснил эту технику более подробно в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов

      Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

      Как это работает

      1. Разместите все свои занятия и задачи в списке
      2. Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач — определите свои цели
      3. Если задача важна и требует особого внимания, выделите ей более длительный период времени (например, 1 или 2 часа)
      4. Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) на ее части, чтобы упростить управление задачей
      5. Начните с первой задачи и постепенно спускайтесь вниз
      6. Когда отведенное для задачи время истекло, прекратить в ней работу
      7. Сделайте перерыв
      8. Просмотрите, чего вам удалось достичь
      9. Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании

      Преимущества
      • Отлично подходит для большого количества небольших задач — будет легче отслеживать их и решать их, если вы разместите их в временных ячейках
      • Крайние сроки являются важным компонентом, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок
      • У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется перейти к следующей задаче в расписании
      • Timeboxing не позволяет выполнять многозадачность, поэтому вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз

      Недостатки
      • Вы должны прекратить работу над задачей, когда истечет время для ее выполнения, что контрпродуктивно, когда вы погружаетесь в задачу
      • Может быть сложно придерживаться строгого графика, определяемого временными рамками, если учесть неизбежные перерывы, такие как телефонные звонки
      • Ваши расчеты тайм-бокса могут быть отключены.Слишком короткие временные рамки — возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные временные рамки — вы можете потерять фокус или начать откладывать время, чтобы скоротать время до конца временного окна

      06.

      Блокировка времени

      Обзор

      Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над этим в течение этого периода времени.

      Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, цели SMART

      Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

      Как это работает

      Блокировка времени делится на 4 этапа:

      1. Этап планирования:
        • Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
      2. Этап блокировки:
        • Назначьте каждой задаче определенный временной блок — количество минут или часов, с определенными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре
        • Временной блок может быть короче, например, 10 минут, или длиннее, например, 90 минут.Это зависит от уровня приоритета задачи
        • Заблокируйте больше времени для приоритетных задач; также распределите эти задачи с тем временем дня, когда вы наиболее продуктивны.
        • Заблокируйте свое менее продуктивное время дня для менее важных задач
        • Отметьте все в календаре: день, время начала и время окончания
      3. Актерская сцена:
        • Начать работу над первой ежедневной задачей (обычно это ваша приоритетная задача)
        • Работайте по графику
        • Делайте перерывы между временными блоками и планируйте эти перерывы
        • Сохраняйте гибкое представление о своем графике блокировки времени: если вы получили срочную задачу, заблокируйте для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее
      4. Этап доработки:
        • Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, измените расписание для других задач, которые вы запланировали на этот день

      Преимущества
      • Комплексный способ отслеживания рабочего дня
      • отлично сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, поскольку вам нужно придерживаться фиксированного графика, когда вы сосредоточитесь на задаче
      • Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку

      Недостатки
      • Неожиданные перерывы могут нарушить ваш график
      • Как и в случае Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены — вы можете откладывать дела на потом, ожидая завершения слишком длительного временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока.
      • Трудоемкое планирование временных интервалов в календаре для всех ваших занятий, каждый день

      07.

      Inbox-Zero

      Обзор

      Подход к управлению почтовым ящиком — вы стремитесь, чтобы почтовый ящик оставался пустым или почти пустым.

      Подход был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, управление стрессом, эффективное планирование

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность

      Как это работает

      Чтобы получить нулевой почтовый ящик, вам необходимо:

      • Определите время суток, в которое вы будете работать над управлением своим почтовым ящиком — придерживайтесь этого времени
      • Отключить уведомления и не оставлять вкладку электронной почты в браузере открытой
      • Расставьте приоритеты для писем:
        • Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма, и на электронные письма, на которые вы можете быстро ответить
        • Переместите электронные письма, ответ на которые у вас займет больше времени, в папку «требуется ответ» (выделите на эти ответы часть своего времени «Управление входящими сообщениями»)
        • Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем отправьте их другим членам команды
        • Удалять и архивировать ненужные или старые сообщения

      Преимущества
      • Отличный метод управления почтовым ящиком с большим объемом трафика
      • Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма
      • Сосредоточен на распределении управления почтовыми ящиками только на определенную часть дня, чтобы вы не отвлекались на электронные письма в течение дня

      Недостатки
      • Занимает много времени, учитывая необходимость пересылки, архивирования и удаления большого количества сообщений
      • занимается только управлением почтовыми ящиками, поэтому его нужно комбинировать с другими методами управления временем, которые ориентированы на управление задачами и проектами
      • Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте — важные электронные письма могут быть потеряны

      08.

      Кто получил обезьяну

      Обзор

      Основное внимание в этом методе уделяется делегированию задач и в основном он нацелен на менеджеров проектов, хотя другие тоже могут его использовать. Обезьяны — это задачи, и вы должны подумать, как с ними справляться.

      Есть 3 типа «обезьян» и управляемое время:

      • Время, назначенное боссом: действия, необходимые боссу
      • Системное время: запросы и вопросы коллег
      • Самостоятельное время: действия, которые вы решили предпринять.Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (свободное время) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, установленное подчиненным)

      Вы стремитесь исключить время, навязанное подчиненными, систему контроля и время, установленное начальником, а также увеличить дискреционное время.

      Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление временем управления: у кого есть обезьяна».

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, правильное делегирование задач, установка приоритетов, SMART-цели, управление стрессом, однозадачность

      Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

      Как это работает

      1. Распознать и описать «обезьяну» — указать, что это за задача, и какие действия необходимы для ее выполнения
      2. Назначьте «обезьяну» — назначьте «обезьяну» человеку
      3. Застрахуйте «обезьяну» — убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
        • Если обезьяна важна и не допускает ошибок, вам следует порекомендовать, что следует делать, и действовать, если необходимо.
        • Если вы уверены, что человек, назначенный с обезьяной, сможет справиться с этим, действуйте, а затем дайте совет
      4. Проверка «обезьяны» — укажите, когда вы будете обеспечивать наблюдение за обезьяной, чтобы убедиться, что все в порядке.

      Преимущества
      • Менеджеры могут эффективно использовать свое время
      • Решать проблемы сотрудников становится проще
      • Дает четкое представление о том, кому и чем назначено
      • Простой способ делегирования задач

      Недостатки
      • Имеет дело только с управлением и делегированием задач — должен сочетаться с другими методами управления временем для повышения производительности в целом

      09.

      Метод действия

      Обзор

      Метод действий основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете и управляете ими соответственно. Таких проектов может быть:

      • Управляйте своими финансами
      • Административная работа
      • Сеть
      • Все, что угодно

      Навыки управления временем, которые он улучшает : УМНЫЕ цели, эффективное планирование

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

      Как это работает

      • Пометьте все свои повседневные дела как проекты и разбейте их на три этапа, чтобы сделать их более управляемыми:
      • Action Steps: задачи в проекте, которые помогут вам продвигаться вперед — переработка предложения, отправка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
      • Ссылки: заметки, список ссылок на соответствующие исследования, очерки. Все, что напрямую не способствует прогрессу, но служит ориентиром.
      • Запасные предметы: все идеи и планы, над которыми вы в настоящее время не работаете, но могут когда-нибудь претвориться в жизнь

      Преимущества
      • Просмотр всех ваших повседневных действий как проектов означает, что у вас будут шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете быстрее и эффективнее

      Недостатки
      • Это отнимает много времени и потенциально утомительно — рассмотрение всего как проекта означает, что вы потратите много времени на планирование
      • Нет расписания для проверки недоработок — нет ясности, когда и нужно ли вам заниматься этими вопросами

      10.

      Матрица Эйзенхауэра

      Обзор

      Техника управления временем, при которой задачи распределяются по приоритетам, известна как матрица Эйзенхауэра — эта методика основана на маркировке каждой задачи как важной / не важной и срочной / несрочной.

      Вы оцениваете задачи по важности и срочности и решаете их в соответствии с этим.

      Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в должности.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, установка приоритетов, однозадачность, отказ от отвлекающих факторов, умные цели, правильное делегирование задач

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки, многозадачность

      Как это работает

      Перечислите все свои задачи и разделите их на 4 квадранта:

      • 1 квадрант — Задачи важные и срочные.Вы должны сделать это немедленно.
      • 2-й квадрант — Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете их решать.
      • 3-й квадрант — Задачи не важные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
      • 4-й квадрант — Задачи не важные и не срочные. Вы должны полностью исключить их из своего расписания.

      Преимущества
      • Простой принцип приоритизации задач
      • Позволяет рассмотреть, какие задачи вы можете делегировать или устранить

      Недостатки
      • Могут возникнуть трудности с определением степени важности и срочности задач
      • Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику — вы почувствуете побуждение сосредоточиться на неотложных задачах, которые не обязательно важны

      11.

      Биологический прайм-тайм

      Обзор

      Ваше биологическое прайм-тайм — это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.

      После того, как вы определите свое биологическое прайм-тайм, вы сможете распределить на это время свои самые важные, приоритетные задачи.

      Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работа с системой»

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, избегание отвлекающих факторов, SMART-цели

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

      Как это работает

      • Вам придется поэкспериментировать с вашей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней
      • Следите за своей концентрацией, энергией, мотивацией и объемом внимания в эти дни
      • Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9:00 до 17:00 каждый день
      • График результатов каждый час и каждый день
      • Через 20 дней проанализируйте свои результаты — вы обязательно заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы могли выполнить больше всего работы
      • После того, как вы определили наиболее продуктивные часы дня за эти 20 дней, начните распределять на это время свои будущие приоритетные задачи
      • Распределите менее важные задачи по периодам времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низкие

      Преимущества
      • Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени
      • Вы определите, когда вы менее продуктивны, и сможете выделить менее важные, но все же жизненно важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки

      Недостатки
      • Вам придется часто настраивать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определить свое биологическое прайм-тайм
      • Если вы кому-то подчинены и должны придерживаться дедлайнов, зная, что ваше пиковое биологическое время бесполезно — вам придется работать в соответствии с запросами и сроками начальства

      12.

      Журнал о производительности

      Обзор

      A 18 Journal чем-то похож на обычный дневник, только вы не делаете в нем никаких личных мыслей, вы в основном отмечаете свои действия — действия, которые вы можете завершить, а затем обдумать.

      Эта техника универсальна в действиях, которые вы отмечаете, поэтому вы можете:

      • Запишите свои идеи и рабочие мысли — вы сможете воплотить их в жизнь позже
      • Запишите все задачи, которые вы завершили в течение дня — действия, которые вы выполнили, и вы можете размышлять о
      • Перечислите все задачи, которые вам предстоит решить на следующий день — действия, которые вас ждут

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, установка приоритетов, SMART-цели

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки

      Как это работает

      1. Каждый день составляйте свой список дел в блокноте или в соответствующем программном обеспечении — делайте задачи простыми, ясными и доступными
      2. Отслеживайте количество времени, которое у вас уходит на выполнение каждого элемента — вы можете использовать Clockify для этой цели и сохранять элементы из вашего списка дел как записи времени
      3. Анализируйте свои временные результаты и соответствующим образом корректируйте свои будущие списки дел
      4. Для получения более подробной информации вы также можете:
        • Самостоятельная оценка производительности для каждого элемента по шкале от 1 до 10
        • Составьте список отвлекающих факторов (социальные сети, YouTube, телефон), чтобы с большей вероятностью их избежать
        • Разбейте каждый пункт в вашем списке дел на более мелкие, более управляемые задачи
        • В дополнение к задачам, установите цели, которые вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач
      5. Размышляйте о своем дне, записывая комментарии к:
        • Какие задачи вы успешно выполнили
        • С какими проблемами вы столкнулись
        • Смогли ли вы их преодолеть

      Преимущества
      • Хранит всю вашу историю производительности — у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте
      • Запишите свои проблемы, чтобы избавиться от стресса

      Недостатки
      • Журнал может стать неструктурированным — многое зависит от вашей способности структурировать журнал, так как для этого
      • нет четких правил.
      • Возможно, слишком подробный отчет о результатах вашей продуктивности — вам, возможно, придется потратить некоторое время на поиск, чтобы найти список прошлых дел, прокомментировать конкретную задачу и аналогичные элементы в журнале

      13.

      Метод Сайнфельда

      Обзор

      Определенная календарная система, как утверждается, была вдохновлена ​​цитатой Джерри Сайнфельда о продуктивности: «Не рвите цепочку».

      Каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным и формируете цепочку «красных» дней. Если вы не работаете день, вы не отмечаете его красным, и вы «разрываете цепочку».

      Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART цели

      Решает : пропущенные сроки

      Как это работает

      Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:

      1. Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни
      2. года.
      3. Каждый день, когда вы кодируете, даже на короткий период времени, вы отмечаете этот день красным маркером
      4. Дни, отмеченные красным, продолжают увеличиваться по мере того, как вы продолжаете кодировать каждый день, и они образуют цепочку
      5. Если вы пропустите день кодирования, вы не помечаете этот день красным и «разрываете цепочку»
      6. Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепочку»
      »
      Преимущества
      • Наблюдая за ростом цепочки дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать ее и каждый день совершенствовать свои навыки
      • Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов откладывать дела на потом, когда вы будете спешить, чтобы выполнить некоторую работу до конца дня

      Недостатки
      • Каждый день вы должны выбирать задачу, которая достаточно актуальна для вашего мастерства, но также достижима, что может быть непросто
      • Иногда вам будет сложно найти время для работы из-за других приоритетов и обязательств, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепочку».

      14.

      Правило 10 минут

      Обзор

      Вы говорите себе, что поработаете над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы определяете, останетесь ли вы или продолжите.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

      Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропуск перерывов

      Как это работает

      1. Выберите задачу
      2. Немедленно приступайте к работе
      3. По прошествии десяти минут подумайте о своей сосредоточенности и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или вы хотите продолжить еще 10 минут?
      4. Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока вы не захотите прекратить работу над этой задачей в течение дня

      Преимущества
      • Разбивка задачи на небольшие отрезки времени поможет вам получить импульс, потому что вы обязаны работать над ней только 10 минут за раз
      • Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении более крупных задач
      • Учитывая, что 10 минут — это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать еще над 10-минутными сетами после первого.
      • Начало работы сразу после выбора задачи означает, что у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы
      • Меньше шансов откладывать дела на потом — у вас появится привычка сразу же приступать к работе
      • С психологической точки зрения, 90-минутную задачу легче решить как 9×10-минутные блоки

      Недостатки
      • Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, не встанете ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы погрузились в задачу

      15.

      Список дел

      Обзор

      Вместо того, чтобы перечислять то, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы выполнили на данный момент за определенный период времени.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

      Как это работает

      1. В конце каждой рабочей недели выделяйте 10-15 минут, чтобы записывать все, что вы сделали
      2. Рядом с каждым элементом укажите то, что вы узнали во время работы над ним
      3. Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты

      Преимущества
      • Дает вам представление об объеме проделанной работы и объеме работы, которую вам осталось выполнить
      • Это мотивирует видеть, сколько вы достигли за определенный период времени
      • Простой способ отслеживать свой прогресс

      Недостатки
      • Знание того, что вы закончили на данный момент, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей — без установленных сроков, без определенного количества задач и проектов

      16.

      Список запретов

      Обзор

      В отличие от классического списка дел — вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

      Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

      Как это работает

      1. Вы составляете список перед каждым рабочим днем ​​
      2. Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ стремитесь выполнять или думать о
      3. Это могут быть отвлекающие факторы, чрезмерно амбициозные идеи, над которыми объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите отказаться.
      4. Включите слово «Не делайте этого» перед каждым элементом в списке.
      5. Перекрещивайте каждый предмет в конце дня, если вам удалось его избежать

      Преимущества
      • Перечислив все виды деятельности, на которых вы больше не сосредотачиваетесь, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел
      • Держит вас под контролем в отношении ваших вредных привычек, таких как времяпрепровождение в социальных сетях, когда вам следует работать
      • Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого следует делегировать

      Недостатки
      • Не дает подробностей о задачах, которые вы должны выполнить

      17.

      Flowtime Technique

      Обзор

      Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментальных временных рамок для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после истечения периода времени, вы продолжаете работать. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

      Эта техника проистекает из техники Помидора, но она менее жесткая с точки зрения времени на рабочие сессии и перерывы. Это также похоже на технику Timeboxing, только вам предлагается подумать о том, продолжите ли вы работать по истечении времени, а не принудительно останавливаться.

      Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моура в 2015 году.

      Навыки управления временем, которые он улучшает : управление стрессом, однозадачность

      Проблемы, которые он решает : многозадачность

      Как это работает

      С предварительно установленным количеством минут для начальной рабочей сессии:

        Выберите задачу
      1. Решите поработать определенное время (например, 30 минут) и установите таймер
      2. Вы работаете до остановки таймера
      3. Затем вы думаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут.Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут
      4. Когда истечут 10 минут, спросите себя, сможете ли вы сосредоточиться на больше времени
      5. В любой момент, по истечении заданного периода времени (после 30 минут или дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв

      Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы узнать, сколько времени вы потратили на этот рабочий сеанс.Когда почувствуете, что вам нужен перерыв, прекратите работу


      Преимущества
      • Вы получаете преимущества рабочих сессий / перерывов Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов
      • Если вы считаете, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком велик, вы можете изменить его в следующий раз.
      • Используя счетчик времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы сможете сосредоточиться на самом долгом

      Недостатки
      • Отсутствие установленного времени для продолжительности рабочих занятий может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете выгорать
      • Задачи синтаксического анализа полностью зависят от вас — вам может не удастся разбить их на управляемые фрагменты
      • Общее отсутствие правил

      18.

      Наибольшая цель

      Обзор

      Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.

      Грег МакКаун разъяснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».

      Навыки управления временем, которые он улучшает : цели SMART, эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

      Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

      Как это работает

      1. Вы выбираете свою наивысшую цель
      2. График работы по 2 часа каждый день
      3. Лучше всего запланировать эти 2 часа на раннее время суток, когда большинство людей спит, чтобы никто не отвлекал вас.
      4. Придерживайтесь графика
      5. Избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов в это время
      6. Работайте только над своей главной целью в течение этих 2 часов
      7. Оставьте остаток дня для других дел

      Преимущества
      • Работая над задачей непрерывно в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе
      • Скорее всего, вы добьетесь большого прогресса в выполнении задач, которые приведут к вашей главной цели, так как вы будете выделять для них время каждый день

      Недостатки
      • Нет инструкций о том, как избегать отвлекающих факторов, которые представляют большую угрозу для вашего 2-часового рабочего пузыря
      • Когда вы только начинаете, 2 часов целенаправленной работы может быть слишком много для выполнения
      • Напротив, опытные специалисты могут посчитать, что 2 часа — это слишком мало времени, но им разрешается работать над своей главной целью только в эти фиксированные временные рамки.

      10 популярных методов тайм-менеджмента

      Сроки.Проекты. Встречи. Предложения. Задания. Мы постоянно работаем на время, чтобы уменьшить нашу, казалось бы, бесконечную рабочую нагрузку. Если бы у нас было 25 часов в сутках! Хотя это и не совсем возможно, возможно, нам нужно не больше времени, а лучшее управление временем.

      Время не хуже золота — важна эффективность, а это означает, что вы сможете добиться максимальных результатов с наименьшими затратами времени. Хороший баланс между работой и игрой требует правильного управления своим временем. В конце концов, вся работа и отсутствие развлечений делают Джека скучным мальчиком.Вот 10 популярных техник тайм-менеджмента, которые помогут вам (и Джеку) найти время для важных дел.

      1. Техника Помидора

      Техника Помидора, разработанная в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, основана на идее, что работа должна быть разбита и завершена через интервалы, разделенные короткими перерывами. То есть вы работаете 25 минут, затем делаете перерыв на пять минут. Каждый из этих 25-минутных периодов называется «Помидор», в честь итальянского слова «помидор».(Чирилло использовал кухонный таймер в форме помидора, отсюда и название.) После 4 Помодори вы делаете более длительный перерыв на 15–20 минут. Конечно, ничто не должно мешать продолжающемуся Помидору.

      Философия, лежащая в основе этой техники, проста — частые перерывы могут улучшить умственную ловкость, позволяя вам почувствовать себя отдохнувшим и заряженным, готовым к новым задачам. Что еще более важно, он сводит к минимуму любые отвлекающие факторы, которые в наши дни приходят в виде сообщения в Facebook или твита. Помидор заставляет эти отвлекающие факторы подождать, чтобы вы могли сосредоточиться на своей задаче.Это также означает более высокую производительность при выполнении работы, и у вас будет больше времени для других дел.

      2. Подготовка к работе (GTD)

      Источник изображения

      Метод GTD, разработанный Дэвидом Алленом, начинается с того, что пользователь записывает все, что ему нужно или что нужно. сделать, а затем разбить их на более мелкие элементы, требующие действий. Более мелкие задачи выполняются немедленно, а более крупные задачи делятся на более мелкие, чтобы начать выполнение сейчас.

      Поскольку задачи записываются извне, этот метод работает в первую очередь, фокусируя внимание на самой задаче, а не на ее повторении. Организация задач, например, группировка похожих задач, позволяет легко управлять ими. Это также снижает тревогу, которая является слишком распространенным чувством, когда мы перегружены сотнями вещей, требующих нашего внимания. Таким образом, GTD позволяет вам лучше управлять своей работой и временем.

      3. Матрица «важно-срочно»

      Популяризованная Стивеном Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», эта матрица 2×2 представляет собой еще один метод, помогающий пользователям более эффективно управлять своим временем.На одной оси пользователи классифицируют важные и неважные задачи. На другой оси идут срочные и несрочные задачи. В результате получается 4 квадранта: важные и срочные задачи, важные, но не срочные, не важные, но срочные, и, наконец, не важные и не срочные.

      Естественно, мы склонны сосредотачиваться на неотложных задачах. Сюда могут входить звонки, прерывания или отвлекающие факторы — трудно не дотянуться до телефона, когда он мигает с новым сообщением. Матрица помогает различать действительно срочные И важные задачи, на которые следует обратить внимание.С другой стороны, мы склонны пренебрегать важными, но не срочными задачами; это может включать планирование занятий и профессии. Кови рекомендует сосредоточиться на этом квадранте для достижения эффективности.

      4. Анализ Парето

      Этот принцип, также называемый правилом 80–20, гласит, что 80% задач могут быть выполнены за 20% времени, а остальные 20% задач займут 80% времени. время. Другими словами, 20% вашей работы составят 80% ваших достижений.Задачи, которые попадают в первую категорию, должны получить более высокий приоритет, и это поможет повысить производительность.

      Этот принцип — полезный инструмент для анализа того, где вы в настоящее время проводите время, и последующего определения того, куда его лучше направить, чтобы обеспечить разумное расходование времени. Анализ также побуждает пользователей искать более простые и легкие методы, которые требуют меньше времени для выполнения каждой задачи.

      5. Метод быстрого планирования (RPM)

      Созданный Энтони Роббинсом, RPM направлен на трансформацию вашего мышления, заставляя вас сосредоточиться на том, что действительно важно, то есть на желаемых результатах.Он также фокусируется на причинах, по которым вы этого хотите. Следующим шагом будет построение гибкого плана для достижения этой цели. Роббинс делает различие между реальным прогрессом и просто отметкой о делах из своего списка дел. Таким образом,

      RPM стремится быть больше, чем просто системой управления временем — она ​​способствует личному удовлетворению благодаря опыту вашего жизненного пути.

      6. 168 часов

      168 часов — это количество часов в неделе. Именно так автор Лаура Вандеркам предлагает нам взглянуть на наше расписание — по одной неделе за раз.Реорганизуя свое время в соответствии с вашими приоритетами, вы можете сократить время, потраченное не по назначению, которое происходит из-за неправильных приоритетов или оправданий.

      Вандеркам считает, что у нас на самом деле больше времени, чем мы думаем, и поэтому мы можем уделять больше времени тому, чем мы всегда хотели заниматься, но никогда не находили для этого времени.

      7. Сделай это сейчас

      Источник изображения

      Стив Павлина, автор самопомощи, мотивационный оратор и предприниматель, выступает за менталитет «сделай это сейчас».Всякий раз, когда вы чувствуете себя ленивым и знаете, что должны что-то делать, повторение мантры «делай это сейчас» и на самом деле это сэкономит вам много времени, потраченного впустую. Если необходимо, установите этот текст в качестве экрана блокировки телефона.

      Павлина объясняет, что откладывание дел требует дополнительных затрат, потому что вы тратите дополнительное время на мысленные размышления о том, что вам нужно сделать, вместо того, чтобы делать это. Павлина также придерживается правила 60 секунд для принятия решений, больших или малых. Не тратьте время на размышления о том, какое задание выполнить — выберите одно и сделайте.Нет смысла откладывать решения.

      8. Сделай это завтра

      Подожди секунду. Разве ты не сказал мне «сделать это сейчас»? Книга Марка Форстера «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента» бросает вызов традиционным представлениям о методах тайм-менеджмента. Форстер рекомендует взять одну задачу и полностью сосредоточиться на ней, а это означает, что все остальное игнорируется. Обоснование этого состоит в том, что мы придерживаемся двух мировоззрений, когда делаем что-то — рационального и реактивного. Ваша рациональная натура проявляется, когда вы сосредоточены на выполнении своей задачи; реагировать, когда вы имеете дело с перебоями.Таким образом, когда вас прерывают (что часто случается, если вы не полностью сосредотачиваетесь на задаче), вы не просто теряете время, когда вас прерывают, вы теряете время, переключаясь между двумя природами.

      Так где же уместно название этого метода? Форстер рекомендует составить список «сделаю», то есть список того, что вы будете делать завтра. С другой стороны, список «сделать» — это список вещей, над которыми вы хотели бы работать. Списки ни в коем случае не являются жесткими — когда вам нужно больше в вашем списке «сделают», используйте список «сделать».

      9. Съешьте эту лягушку

      Источник изображения

      «Ешьте эту лягушку» Брайана Трейси написано Марком Твеном, сказавшим: «Съешьте живую лягушку первым делом утром, и ничего хуже не будет. случится с тобой до конца дня ». Так что это значит? Ваша лягушка — ваша самая сложная и самая важная задача — та, которую вы собираетесь откладывать, если ничего не предпринимаете. Если сначала выполнить эту задачу, а потом избавиться от нее, все остальное будет казаться проще.

      Осознание того, что вы завершили эту самую ужасную вещь, придаст вам импульс продолжать движение и даст вам чувство расширения возможностей.

      10. Caffeine Nap

      Этот последний метод сам по себе не является техникой управления временем, но это полезный совет, чтобы почувствовать себя отдохнувшим, чтобы вы могли продолжать. Как бы оксюморонично это ни звучало, кофеиновый сон на самом деле подтверждается научными данными. Исследования показали, что людям, лишенным сна, достаточно всего лишь чашки кофе и 15 минут сна, чтобы почувствовать себя удивительно отдохнувшим.

      Так как это работает? Выпив чашку кофе, немедленно закройте глаза и расслабьтесь, ограничив сон до 15 минут. Кофеину требуется около 20 минут, чтобы подействовать на ваше тело, поэтому он не только не мешает вам спать, но и начинает действовать примерно в то время, когда вы просыпаетесь.

  • Написать ответ

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *