Основы профессионального общения: Ошибка 404 | страницы не существует или она была удалена!

Содержание

Понятие, структура, виды профессионального общения | Психология | Студенту | Статьи и обсуждение вопросов образования в Казахстане | Образовательный сайт Казахстана

Понятие, структура, виды профессионального общения

Общение — тонкий, многоплановый процесс установления и развития межличностных контактов, обусловленный совместной жизнью, деятельность людей их отношениями, которые складываются по самым различным поводам.

В структуре общения выделяются три взаимосвязанных сторон:
1. Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информации между общающимися индивидами
2. Интерактивная сторона общения заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами, т.е. в обмене не только знаниями, идеями, но и действиями.
3. Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

В общении выделяются три функции:
1. Информационно — коммуникативная;
2. Регуляционно — коммуникативная;
3. Аффективно — коммуникативная;

Основными функциями языка и речи является:
1. Мыслеобразующая;

2. Коммуникативная;
3. Прагматическая;
4. Регулятивная.

В психологии различают: внутреннюю и внешнюю речь

Виды внешней речи: устная и письменная.

Виды устной речи:
1. аффективная;
2. диалогическая;
3. монологическая: эпическая, драматизирующая
Разновидностью внешней речи — письменная речь.

Существенно дополняют речевое поведение средства невербальной коммуникации

К средствам невербальной коммуникации относятся: жесты, мимика, позы, различные средства вокализации речи, темп речи, паузы, плач, смех, покашливание.

Среди невербальных средств общения особое значение имеет контакт глаз (визуальный контакт). Существенную роль в системе средств невербального общения играют: позы участников диалога, их пространственное положение.

Планируя предстоящую встречу, не следует забывать, что вокруг общающихся людей образуются своеобразные пространственные зоны:
1. Интимная зона составляет пространство вокруг субъекта радиусом 45 см. В это пространство допускаются близкие люди и т.д.
2. Личная или персональная зона образует пространство вокруг субъекта радиусом 45 — 120 см. Оно используется во время общения в официциальной или неофицицинальной обстановке со знакомыми людьми.
3. Социальная зона образует пространство вокруг субъекта радиусом от120 — 400см. Оно чаще всего соблюдается при общении с людьми, которых мы мало знаем, во время деловой встречи, прием поситетелей.

4. Общественная зона составляет пространство вокруг субъекта радиусом от 4м и более, соблюдаемая во время выступлений перед большими группами людей, перед аудиторией и т.д.
Таким образом средства невербальной коммуникации не только существенно дополняют речь, но и значительно усиливают вербальное воздействие.

Виды общения
1. «Контакт масок»;
2. Примитивное общение;
3. Ролевое общение;
4. Деловое общение;
5. Духовное, межличностное общение;
6. Ритуальное общение;
7. Манипулятивное общение;
8. Светское общение;
9. Личностно — ориентированное общение.

Функции общения
1. Познавательная, или информативная;

2. Эмоциональная, или эмотивная;
3. Взаимодействие и восприятие себя через другого
4. Регуляторная;
5. Контактная;
6. Оказание влияния;
7. Установление отношений;
8. Понимание.

Деловое общение понятие, структура, виды и содержание.

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом.

Функции: формирование правил, целесообразность и практичность.

Формы делового общения:


1. Деловая беседа;
2. Деловые переговоры;
3. Деловые совещания;
4. Публичные выступления.

Виды делового общения:
По способу обмена информацией различают: устное и письменное деловое общение

Устные виды делового общения:
1. Устные — монологическая и диалогическая виды делового общения;
2. Письменная

По содержанию общения различают:
1. Материальное;
2. Когнитивное;
3. мотивационное;
4. деятельностное.

По средствам общения различают:
1. Непосредственное;
2. Опосредованное;
3. Прямое;
4. Косвенное.

Уровни общения:
1. Манипулятивный
2. Примитивный
3. Высший

Тактика воздействия в деловом общении.

Тактика общения — реализация в конкретной ситуации коммуникативной стратегии на основе владения техникой и знания правил общения.

Техника общения — совокупность конкретных коммуникативных умений — говорить и слушать.

Убеждение как один из методов воздействия.

Убеждение — это метод воздействия на сознание людей, обращенный к их собственному критическому восприятию. Основу метода убеждения составляют отбор, логическое упорядочение фактов и выводов.

Способы убеждения: прямой и косвенный

Слагаемые убеждения: коммуникатор, сообщение, канал передачи, аудитория.

Основы профессионального общения. Социально — ролевое общение 2, Психология

Пример готового реферата по предмету: Психология

Содержание

Введение

Глава I

1 Сущность профессионального общения

2 Типы общения

3 Понятие социальной роли в социально-ролевом общении

4 Социально-ролевые и профессионально-ролевые типы сотрудников и их особенности.

II Социально-ролевое общение в профессиональной деятельности ведущего тренинга.

1 Основные понятия социально-ролевого общения тренера

2 Методы социально-ролевого общения в профессиональной деятельности ведущего тренинга

3 Возможные социальные роли тренера

Заключение

Список используемой литературы

Выдержка из текста

Основы профессионального общения. Социально — ролевое общение

Список использованной литературы

»

1. Завьялова Е.К. Организационная культура о организационное развитие. СПбю, 1994.

2. Захаров В.П., Хрящева Н.Ю. Социально-психологический тренинг: Учебное пособие.

– Л.: Изд-во ЛГУ,1989

3. Кэрол Ойстер Социальная психология групп.-СПб.: прайм-ЕВРОЗНАК, 2004

4. Мельник С.Н.Теоретические и методические основы социально-психологического тренинга. Вл.: Изд-во ДУ,2004

5. Организационная психология: конспект лекций/ под. С.В. Кошеловой.-М.: АСТ; СПб.: Сова,2005

6. Психологический словарь/Сост. Л.А. Карпенко; Под общ.ред. А.В. Петровского. М.Г.Ярошевского.- М.: Политиздат,1985.

7. Петровская Л.А. Теоретические и методологические проблемы социально-психологического тренинга. – М.: Изд-во МГУ, 1982

8. Петровская Л.А. Компетентность в общении.-М.,1997

9. Рогов Е.И. Психология общения.- М.: Гуманит. изд. центр ВЛАДОС, 2002

10. Рудестам К. Групповая психотерапия. – М.: Прогресс, 1993.

11.Рубенштейн С.Л. Основы общей психологии.-СПб. : Питер, 2002

Психология профессионального общения

Сущность профессионального общения

Успешность любого дела зависит не только от качества товара или услуги, но и в значительной степени от владения искусством профессионального общения.

Определение 1

Общение понимается как процесс взаимодействия людей, идеальной задачей которого выступает принятие друг друга как бесспорной ценности, а прагматическими задачами ‒ обмен информацией, чувствами, действиями, образцами поведения на базе взаимного интереса и душевного расположения между участниками.

Таким образом, общение можно рассматривать как фактор, оптимизирующий любой процесс и тем самым позволяющий качественно решать всевозможные социальные, профессиональные образовательные задачи.

Эффективное общение ‒ это искусство, но есть возможность ему обучаться. Владение искусством профессионального общения считается весомым компонентом профессиональной компетентности сотрудников и руководителей организации, важным и нужным условием эффективности их деятельности в профессиональной сфере.

Определение 2

Профессиональное общение ‒ это социально-важная совместная деятельность на основании профессиональных компетенций, которая подразумевает скоординированность действий, принятие и понимание каждым ее участником специфики, целей и задач данной работы, собственной роли и собственных возможностей по ее осуществлению.

В отличии от обыденного, бытового, общение в профессиональной сфере подкреплено нормативными актами, регламентировано на культурном уровне и зачастую носит вынужденный характер. С соответственной спецификой его применяют предприниматели, политики, педагоги, юристы, медицинские работники и т.д.

К профессиональному общению относят деловое, юридическое, управленческое, педагогическое и ряд других, каждое из которых, в свою очередь, можно подразделить на прямое, которое осуществляется при непосредственном контакте, и косвенное, когда между партнерами имеется пространственно-временная дистанция.

Готовые работы на аналогичную тему

В рамках психологии управления под профессиональным общением рассматривается преимущественно управленческое и деловое общение.

Функции профессионального общения

Выделяют следующие ключевые функции профессионального общения

  1. Контактная функция заключается в установке между партнерами по деловой коммуникации контакта как состояния взаимной готовности к передаче и приему профессиональных сведений, поддержанию взаимосвязи в форме неизменной взаимоориентированности.
  2. Информационная функция имеет место быть в обмене сообщениями, т.е. в передаче-приеме каких-либо сообщений в ответ на запрос, а также обмен суждениями, замыслами, заключениями, предложениями и т.д.
  3. Побудительная функция отображается в ходе стимуляции активности партнера по профессиональному общению, обращенной на исполнение им нужных действий.
  4. Координационная функция проявляется во взаимном согласовании и ориентировании при разработке совместных действий.
  5. Функция понимания имеет задачей не только адекватное понимание и восприятие смысла сообщенной информации, но и понимание партнерами друг друга (установок, целей, переживаний, состояний и т.д.).
  6. Эмотивная функция имеет место быть в переживании человеком своих отношений с людьми, а также в эмоциональной связи с реальностью. Так возникает симпатия-антипатия, любовь-ненависть, дружба-вражда.
  7. Функция установления отношений выражается в фиксировании и осознании собственного места в концепции ролевых, деловых, статусных, межличностных и других связей сообщества, в котором осуществляется профессиональное взаимодействие партнеров.
  8. Функция оказания воздействия отображается в изменении состояния, поведения, смысловых и личностных образований партнера, в том числе его намерений, установок, мнений, решений, представлений, потребностей, действий, активности и т.д.

Необходимо принимать во внимание, что приведенные функции должны рассматриваться не только как процессы, которые составляют поток общения, но и как определенные частные цели взаимодействия с партнером по корпоративной профессиональной деятельности. Если какая-либо функция по тому или другому основанию не осуществится, в ходе общения возникают барьеры, сбои.

Культура и речь в профессиональном общении

Замечание 1

Профессиональная культура включает владение специальными профессиональными навыками и умениями, поведенческой культурой, эмоциональной, корпоративной культурой речи и культурой профессионального общения.

Специальные навыки складываются в ходе профессиональной подготовки. Поведенческая культура формируется в согласовании с этическими нормами принятыми в данном обществе. Эмоциональная культура включает способность регулировать собственное психическое состояние, осознавать состояние собеседника эмоциональном уроне, управлять собственными эмоциями, убирать волнение, одолевать нерешительность, определять эмоциональный контакт.

Общая культура речи предусматривает требования и нормы к речи в любых моментах общения, культура общения на профессиональном уровне определяется перечнем дополнительных по отношению к общей речевой культуре требований.

В культуре общения профессиональной сфере становится в особенности высокой роль психолого-социальных характеристик речи, таких как согласованность речи, эмоциональной отзывчивости собеседника, профессиональная ориентированность речи, согласованность речи с социальными ролями.

Речь считается средством получения, осуществления, формирования и передачи навыков в профессиональной сфере.

Культура профессиональной речи включает:

  • владение терминологией предоставленной специальности;
  • способность выстраивать выступление на профессиональную тему;
  • умение реализовать профессиональный диалог и возможность им управлять;
  • умение общаться с неспециалистами по проблемам профессиональной деятельности.

Замечание 2

Знание терминологии, способность определять связи между известными прежде и новыми терминами, способность применять научные термины и понятия в анализе ситуаций на производстве, знание отличительных черт стиля профессиональной речи составляют лингвистическую компетенцию в общении на профессиональном уровне.

Способность контролировать эмоции, ориентировать диалог в согласовании с нуждами профессиональной деятельности, следование этическим норм и требованиям этикета заключают поведенческую компетенцию. Коммуникативное поведение предполагает такую организацию речи и соответственного ей речевого поведения, которые воздействуют на формирование и поддержание психолого-эмоциональной атмосферы общения с коллегами и клиентами, на характер взаимоотношений участников процесса производства, на стиль их работы.

Общение на профессиональные темы в любой сфере предполагает не только четкое использование понятий и знание стоящих за ними терминов, но и следование общим нормам культуры речи. Адресованность речи специалистам не отменяет потребности следить за её соответствием нормам литературного языка.

Профессионального общения социального работника — Студопедия

Отталкиваясь от психологического определения общения как «информационного и предметного взаимодействия», в целостном процессе профессионального общения можно выделить коммуникативный и предметный ас­пекты. Они органически взаимосвязаны. Предметное взаимо­действие порождает коммуникативное. Последнее в свою оче­редь обеспечивает продуктивность первого.

Подчеркивая детерминированность коммуникативного взаимодействия целью и содержанием предметной деятельно­сти, следует отметить, что в некоторых случаях оно является самоценным. Таковы разговоры специалиста по социальной работе с клиентами по душам, «с глазу на глаз». Социально-педагогический смысл довери­тельного, интимного общения заключается в интенсивном об­мене личностными духовными ценностями. Клиенты социальной работы испы­тывают дефицит именно такого общения.

Несмотря на взаимосвязь, функционирование каждого из названных компонентов профессионального общения социального работника своеобразно.

Коммуникативному взаимодействию в подготовке специалистов по социальной работе все еще не уделяется должного внимания. Эта существенная сторона профессионального общения нуждается в основательном осмыслении.


Профессиональное общение социального работника — широкое понятие, включающее все многообразие коммуникаций специалиста — не только с клиентами, но и с близкими людьми их окружения, коллегами, различными специалистами других сфер, администрацией и др . Объектом нашего изучения является базальное, т.е. основное профессиональное, взаимодействие с клиентами.

На развитие личности, по словам А.А. Бодалева, предмет­ная деятельность и общение влияют «совокупно». Живое общение, «сложнейшее переплетение отношений», т.е. межсубъектные отношения, складывавшиеся в процессе, взаимодействия явно недооценивались. Это приводит к снижению результативности профессиональной деятельности.

Выделение коммуникативного аспекта в целостном процес­се профессионального общения является условным. Оно необхо­димо для теоретического анализа этого феномена, выявления его сущности и определения путей совершенствования.

Прежде всего, важно выяснить его целеполагание. «Всякое общение, — пишет А.А. Леонтьев, — имеет целью то или иное направленное изменение его объекта в смысловом поле реци­пиента». Как известно, предметное, взаимодей­ствие ориентировано в основном на формирование у клиента

определенной системы знаний, умений, навыков. Коммуника­тивное взаимодействие, порождаемое предметным и обслужи­вающее его, не столь прагматично по своей направленности. Однако и оно по своей сути является деловым. Его содержание составляет обмен мыслями, взглядами, интересами, чувствами, настроениями в связи с предметным взаимодействием. Дости­гаемая таким образом личностная перестройка клиента и специалиста призвана обеспечить успешность совместной деятельности.


В предметное взаимодействие специалист и клиент могут вступать в ситуации передачи деловой информации: правового аспекта, в процессе подготовки и проведения какого-либо мероприятия и т.п. Однако эффект этого взаимодействия обусловлен не только характером и способом организации ведущей деятельности — познавательной, художественной, трудовой и т.д., но и уровнем коммуникативного взаимодействия специалиста с клиентами и последних — друг с другом.

Доминирующими функциями коммуникативного взаимодейст­вия являются воспитательные, ибо его смысл — в целенаправ­ленном формировании системы целесообразных межсубъектных отношений.

Рассмотрим эти функции более детально. Прежде всего, по­пытаемся их упорядочить. В основу классификации логично положить, с одной стороны, цели совместной деятельности, с другой — личностные потребности общающихся — специалиста и клиента.

Профессиональное общение позволяет планировать, координировать и оптимизировать со­вместную деятельность, обеспечивая единство целей и средств. По словам Х.Й. Лийметса, чем больше в деятельности кооперативных элементов, тем необходимее хорошо налажен­ное взаимодействие между ее участниками, обеспечивающее продуктивное сотрудничество.


Специалист выступает в процессе взаимодействия не только как организатор различных ви­дов деятельности, но и как руководитель общения. Благопри­ятные межсубъектные отношения позволяют, трудиться синхронно и заинтересованно обеим сторонам с опорой на деятельность друг друга.

Разобщенность, несогласованность деятельности специалиста и клиента, как правило, является следствием недооценки ком­муникативного аспекта профессиональной деятельности.

Включение клиентов в тот или иной вид деятельности, осуществляемое с помощью ди­рективных указаний и команд, не обеспечивает ее эффективность, ибо не стимулирует внутреннюю мотива­цию.

Социально-воспитательная результативность общения зависит от учета rex потребностей, которые побуждают клиентов вступать в актив­ное взаимодействие с профессионалом.

Один из авторитетов социальной психологии А. Маслоу от­носил потребность в контактах, любви, признании, самоактуа­лизации к базовым, т.е. первичным человеческим потребностям

У клиентов социальных служб, прежде всего, проявляется потребность:

· в доброжелательном внимании;

· в сотрудничестве;

· в уважительном отношении;

· во взаимопонимании и сопереживании

· в безопасности

· в защищенности

Повышенную обидчивость, негативизм, агрессивность клиента связывается с неудовлетворенностью по­требности в общении, в реализации личностно значимых при­тязаний.

Коммуникативное взаимодействие призвано удовлетворить ведущие потребности людей. Эмоциональная привлекатель­ность любого вида совместной деятельности обусловлена в зна­чительной мере человечностью делового, формального и не­формального общения. Благоприятные взаимоотношения специалиста и клиента обеспечивают личностную защищенность, переживание эмоционального благополучия каждым из них. Профессиональное общение призвано активизировать операционное напряжение, обеспечивающее успешное выполнение деятельности, а не соз­давать эмоциональную напряженность, дезорганизирующую, изматывающую нервную систему, снижающую работоспособ­ность, порождающую психологический барьер между специалистом и клиентом.

Потребность в эмоциональной поддержке и личностном са­моутверждении не является односторонней. Специалисту как парт­неру необходимо одобрение действий, наглядное признание авторитета со стороны клиента.

Как можно объяснить это, парадоксальное на первый взгляд, утверждение? Дело в том, что непосредственные реакции клиентов на слова и действия специалиста, одобрение или протест активизи­руют его рефлексию, стимулируют формирование адекватной профессиональной самооценки. Явные симпатии, экспрессии приязни, одобрения, радости воодушевляют, утверждают в правильности избранной тактики, способов и стиля общения. Равнодушие или очевидный негативизм заставляют задумы­ваться о допущенных коммуникативных просчетах, искать иной путь к взаимопониманию.

Оценки профессиональной деятельности со стороны адми­нистрации, коллег, несмотря на серьезную личностную значимость, выступают в большей мере внешними, а не внут­ренними мотивами совершенствования профессионального мас­терства.

Наглядным показателем успешного коммуникативного взаимодействия специалиста и клиентов является благоприятный морально-психологический климат в группе ( в условиях групповой работы). Его признаками являются:

· атмосфера творческого поиска, эмоционально-познавательная активность каждого члена группы;

· дух сотрудничества и взаимопомощи;

· культура делового и межличностного взаимодействия;

· взаимная удовлетворенность общением

Суммируя сказанное о ведущих функциях коммуникатив­ного взаимодействия, можно сказать, что оно направлено на:

· Согласование и координирование предметной деятель­ности специалиста и клиентов, стимулирование их мотивации, интеллектуального, эмоционального и волевого развития.

· Создание отношений совместимости, взаимопонимания,
сопереживания.

· Формирование культуры общения.

· Соответственно индикаторами культуры коммуникативного взаимодействия выступают:

· Адекватность реакций клиентов на профессиональные дей­ствия и поступки специалиста, синхронность совместной деятель­ности.

· Эмоционально-познавательная активность, атмосфера
творческого поиска и сотрудничества.

· Соблюдение нравственно-этикетных норм в деловом и
межличностном общении специалиста и клиентов.

Психология профессионального общения юриста учебно-методический комплекс

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Омский государственный университет

им. Ф. М. Достоевского

Юридический факультет

Кафедра уголовного права и криминологии

О.Р.Онищенко

Психология профессионального общения юриста

Учебно-методический комплекс

к следующим образовательным профессиональным программам

подготовки специалистов:

Специальность (направление)

Код специальности

(направления)

Форма обучения

Специальность

«юриспруденция»

021100 (030501)

очная, очно-заочная,

заочная

Направление

«юриспруденция»

521400 (030500)

очная

г. Омск – 2011

  1. 1. Распределение общего объема часов по видам учебной работы

  2. Семестр

    Объем часов (по видам работы)

    Аудиторные занятия

    Самостоятельная работа студентов

    Всего

    В том числе

    Всего

    в том числе

    Лекции

    Практиче­ские заня­тия

    Семинары

    Лабора­торные занятия

    Другие виды за­нятий

    Курсовая работа (проект)

    реферат

    Индиви­дуальные задания

    Другие виды СРС

    очная

    II

    28

    14

    14

    42

    12

    30

    заочн

    II

    6

    6

    64

    20

    30

    14

    Очно-заочн

    II

    12

    12

    58

    20

    8

    30

    Бак

    II

    28

    14

    14

    42

    20

    10

    12

    БУ/З

    II

    4

    2

    2

    68

    20

    34

    14

    БВУ/З

    II

    10

    4

    6

    62

    20

    10

    20

    12

  3. Формы промежуточного и итогового контроля: реферат, промежуточное тестирование, зачет

2. Цели и задачи изучения спецкурса

«Психология профессионального общения юриста»

Профессиональная деятельность юриста предполагает общение с различными категориями граждан. От него требуются умения устанавливать и поддерживать на должном уровне психологический контакт, оказывать управляющее воздействие на развитие коммуникативных процессов. Знание и учет закономерностей, лежащих в основе коммуникативных процессов, свободное владение навыками общения составляют такое профессионально значимое качество личности юриста как коммуникативная компетентность.

Говоря о профессиональном общении юриста, необходимо учитывать не только его процессуальные (допрос, очная ставка и др.), но и непроцессуальные формы, в основе которых лежат принятые в той или иной социальной среде правила речевого поведения, устойчивые этикетные формулы общения, отражающие внешние проявления отношения любого человека к окружающим людям и социальным ценностям.

Необходимо учитывать, что важнейшим инструментом профессионального общения юриста является речь. В речи выражаются социально-психологические особенности человека, особенности его мышления, направленность, отношение к объективной реальности. Юристу постоянно приходится прибегать к различным речевым формам, оценивать особенности речевого поведения других лиц.

Знания о причинах возникновения межличностных конфликтов позволяют выбрать наиболее оптимальную стратегию преодоления конфликтной ситуации, переводя ее в конструктивное русло.

Основной целью указанного спецкурса является формирование теоретической основы и практических навыков профессионального общения. Достижению названной цели будет способствовать решение следующих задач: 1) формирования у обучающихся целостного представления о коммуникативных процессах; 2) освоение категориального аппарата психологической науки; 3) изучение возможностей применения психологических познаний в профессиональной деятельности; 4) формирование умений и навыков эффективного общения.

3. Содержание дисциплины

Программа спецкурса

«Психология профессионального общения юриста»

Тема 1. Предмет, система и содержание психологии общения, ее место в системе наук. Психология общения как раздел социальной психологии.

Представление об общении как многогранном явлении. Соотношение понятий: общение и коммуникация; общение и взаимопонимание; общение и отношения; общение и взаимовлияние; общение и взаимодействие.

Соотношение понятий общение и личность. Влияние общения на личность и личности на результаты общения. Личность как субъект общения. Феномен «неподтвержденной» личности.

Общение и деятельность. Общение и общность. Общение и социальные отношения. Межкультурное общение.

Социально-психологические функции общения: взаимосвязь, взаимопроявление, взаимопознание, согласование, преобразование личности. Гносеологическая формула общения: канал — знак/значение — смысл — отношение — поведение — личность.

Междисциплинарные связи психологии общения с общей, социальной, юридической психологией. Критерии эффективности общения в межличностной коммуникации. Специфика делового общения в профессиональной деятельности юриста, коммуникативная компетентность и ее составляющие.

Тема 2. Социальная перцепция в профессиональном общении юриста.

Понятие о социально-перцептивной стороне общения. Виды социальной перцепции. Основные характеристики социально — перцептивных образов, понятий, представлений, установок, стереотипов: эмоционально-когнитивная нерасчлененность, унифицированность, консерватизм, ригидность. (А.А.Бодалев, Г.М.Андреева, Юревич). Уровни восприятия другого человека. “Первое впечатление” как уровень понимания. Факторы, влияющие на содержание первого впечатления. Эталоны и стереотипы как результат и основа понимания в общении. Характеристики процесса понимания. Атрибутивные компоненты понимания в общении. Оценка и самооценка в структуре социально-перцептивной деятельности личности. Критерии анализа оценок и самооценок (содержание, структура, уровень, сложность и т.д.). Проблема соотношения образа и смысловых, оценочных интерпретаций другого человека.

Механизмы межличностного познания: эмпатия, идентификация и рефлексия (Г.М.Андреева, В.В.Знаков). Функционально-экспрессивные характеристики внешности партнера как пусковой механизм интерпретации личности. Внешнее, экспрессивное «Я» личности и проблема предъявления себя в общении. Компоненты экспрессивного Я личности: устойчивые (физиогномика, индивидно-конституциональные характеристики человека), среднеустойчивые (оформление внешности: прическа, косметика, украшения, одежда) и динамические параметры выражения (экспрессивное, невербальное поведение).

Факторы адекватности межличностного познания. Проблема точности, «истинности» межличностного познания. Понимание и интерпретация в межличностном общении. Особенности интерпретации: «пристрастность», субьективность, редукция содержания понятий к личному опыту, незавершенность формирования знания о человеке (С.Л. Рубинштейн, А.Н.Славская, В.В.Знаков, В.А.Лабунская). Особенности влияния личностных черт на интерпретацию поведения человека.

Специфика социальной перцепции в профессиональном общении юриста. Перцептивная компетентность юриста.

Тема 3. Стили общения (ритуальное, манипулятивное, гуманистическое).

Стили общения, общая характеристика. Социальный ритуал как исторически сложившаяся форма неинстинктивного, предсказуемого и социально санкционированного, символического поведения. Характеристики ритуального поведения. Культурные особенности ритуального поведения в общении. Фатическое общение. Характеристика гуманистического общения. Эмпатия при гуманистическом стиле общения. Обратная связь. Приемы и стадии установления психологического контакта. Личностные особенности и ситуационные условия, препятствующие установлению психологического контакта. Возможности применения ритуального, манипулятивного, гуманистического стиля общения в профессиональной деятельности юриста.

Тема 4. Манипуляция: содержание, диагностика и способы преодоления.

Соотношение феноменов психологического воздействия, влияния, психического насилия и манипуляции в социальном взаимодействии. Манипуляция в различных сферах – социально-политическая манипуляция, манипуляция сознанием в деструктивных культах, манипуляция при межличностном взаимодействии. Диагностические признаки манипулятивного воздействия (перехват инициативы, воздействие через психические автоматизмы, эксплуатация личностных характеристик адресата и др.). Личность манипулятора. Способы противодействия манипулятивному воздействию в профессиональной деятельности юриста. Возможности психологического воздействия в профессиональном общении юриста.

Тема 5. Психотехника речи юриста Обеспечение содержательно-смысловой и композиционной целостности речи.

Психотехника речевого доказывания и опровержения возражений. Композиционно-логический, языковой, экстралингвистический и паралингвистический уровни речи. Теории речевой коммуникации. Целевые установки речи (ритуальная речь, провокационная речь, императивная речь, убеждающая речь). Речевые барьеры (фонетический, семантический, стилистический, логический) и способы их преодоления. Невербальные компоненты воздействия речи юриста. Психологические особенности публичного выступления юриста. Основные этапы работы над публичным выступлением. Коммуникационные особенности выдвижения тезиса, теория аргументации, умозаключения. Способы психологического воздействия на аудиторию. Возможности применения современных технологий при публичном выступлении юриста.

Тема 6 Социально-психологическая характеристика общения в группе.

Понятие малой группы в социальной психологии. Классификация малых социальных групп. Характеристики группы: структура, групповые процессы, система групповых ожиданий. Динамика развития группы. Групповые нормы и ценности. Влияние группы на личность. Конформизм, социальная леность, групповая поляризация, условия их возникновения. Методы изучения групповых процессов, внутригрупповых отношений. Психология принятия решения в группе. Позитивное и негативное воздействие большой группы на личность. Явления массовой агрессии и паники. Психологические приемы предупреждения возникновения массовой паники и агрессии.

Тема 7. Конфликты в профессиональной деятельности юриста: классификация, динамика протекания и способы преодоления.

Понятие конфликта. Природа и социальная роль конфликтов, причины их возникновения. Психологическая и социологическая оценка конфликтного поведения. Классификация конфликтов. Типы поведения людей в конфликтной ситуации. Внутриличностный конфликт в профессиональном становлении юриста: диагностика и преодоление. Межличностные конфликты в профессиональной деятельности юриста. Динамика развития конфликтной ситуации (предконфликтная ситуация, инцидент, эскалация, кульминация, завершение конфликта). Этнические конфликты: классификация, причины возникновения. Стратегии преодоления конфликта. Переговорный процесс как способ разрешения конфликтов, психологические условия успеха на переговорах. Психологические основы деструктивной переговорной тактики и способы ее преодоления.

4. Учебно-методическое обеспечение

Список основной литератур ко всем темам спецкурса:

  1. Андреева Г.М. Социальная психология. М., 2006.

  2. Ильин Е.П. Психология общения и межличностных отношений. М., 2010.

  3. Леонтьев А.Л. Психология общения. М., 2005.

  4. Столяренко А.М. Психологические приемы в профессиональной деятельности юриста. М., 2000;

  5. Психология и этика делового общения / под ред. А.Е. Лавриненко. М., 2003.

Список дополнительной литературы ко всем темам спецкурса:

  1. Андреева Г.М. Психология социального познания. М., 2000;

  2. Бодалев А.А. Психология общения. М., 1988;

  3. Гришина Н.В. Психология конфликта. СПб., 2000;

  4. Доценко Е.Л. Психология манипуляции М., 2000;

  5. Зимбардо Ф., Ляйппе М. Социальное влияние. СПб., 2001.

  6. Куницына В.Н., Казаринова Н.В., Погольша В.М. Межличностное общение. СПб., 2001;

  7. Майерс Д. Социальная психология. СПб., 1997;

  8. Ольшанский Д.В. Психология масс. СПб., 2002;

  9. Стефаненко Т.Г. Этнопсихология. М., 1999; 2006.

Список рекомендуемой литературы ко всем темам спецкурса:

  1. Агеев В.С. Межгрупповое взаимодействие. М., 1990.

  2. Анцупов А.Я., Шипилов А.И. Конфликтология. М., 1999;

  3. Анцупов А.Я. Словарь конфликтолога. М., 2011.

  4. Аронсон Э., Пратканис Э. Эпоха пропаганды: механизмы убеждения, повседневное использование и злоупотребление. СПб., 2002.

  5. Берн Э. Трансакционный анализ и психотерапия. СПб., 1992;

  6. Блэкборн Р. Психология криминального поведения. СПб.: Питер, 2004;

  7. Боброва Е. Ю. Основы исторической психологии. СПб., 1997.

  8. Бодалев А.А. Восприятие и понимание человека человеком. М., 1982.

  9. Большаков В.Ю. Психотренинг. СПб., 1996;

  10. Быкова О.Н. Языковое манипулирование общественным сознанием. Красноярск: Изд-во Красноярского ун-та, 1999.

  11. Вассоевич А.Л. Духовный мир народов классического Востока. СПб., 1998.

  12. Волков Е.Н. Критерии, признаки, определения и классификации вредящего психологического воздействия: психологическое травмирование, психологическая агрессия и психологическое насилие // Журнал практического психолога. 2002 № 6.

  13. Вундт В. Проблемы психологии народов. СПб., 2001.

  14. Галяшина Е.И. Основы судебного речеведения. М., 2003.

  15. Грачев Г.В. Мельник И.К. Манипулирование личностью. Организация, способы технологии информационно-психологического воздействия. М., 2002.

  16. Грачев Г.С., Мельник И.К. Манипулирование личностью. М., 2002;

  17. Гримак Л.П. Тайны гипноза: современный взгляд. СПб., 2004.

  18. Дерябо С. Гроссмейстер общения. М., 2000;

  19. Добрович А.Б. Общение: наука и искусство.

  20. Доценко Е.Л. Психология манипуляции: феномены, механизмы и защита. М.: Изд. МГУ, 2000.

  21. Закатов А.А. Ложь и борьба с нею. Волгоград, 1999.

  22. Зарецкая Е.Н. Деловое общение. М., 2004.

  23. Знаков В.В. Половые различия в понимании неправды, лжи и обмана // Психологический журнал. 1997. № 1.

  24. Знаков В.В. Психология понимания правды. СПб., 1999.

  25. Иванчук Н.В. Технологии зла в манипуляторной деятельности. Екатеринбург, 2000.

  26. Ильин Е.П. Дифференциальная психофизиология мужчины и женщины. СПб., 2002;

  27. Ильин Е.П. Психология общения и межличностных отношений, М., 2010.

  28. Ильин Е.П. Мотивация и мотивы. СПб., 2001;

  29. Информационная и психологическая безопасность в СМИ / Под ред. А.И.Донцова, Я.Н. Засурского, Л.В. Матвеевой, А.И. Подольского. М., 2002.

  30. Исследуем ложь. Теории, практика обнаружения / Под ред. М. Льюиса, К. Спарни. СПб.:, 2004.

  31. История и психология / Под ред. Б.Ф. Поршнева, Л.И.Анцыферовой. М., 1971.

  32. Кабаченко Т.С. Методы психологического воздействия. М., 2000;

  33. Кара-Мурза С.Г. Манипуляция сознанием: 2-е изд., испр. М.: Эксмо, 2003.

  34. Кириченко А.В. Психологические технологии влияния на личность в профессиональных целях. Минск, 2003.

  35. Классическая социальная психология. М., 2011.

  36. Ковалев Г.А. Три парадигмы в психологии – три стратегии психологического воздействия // Вопросы психологии. 1987. № 3.

  37. Ковалев О.Г., Амелин Э.Ю. Диагностика лжи. Рязань, 1996.

  38. Кочетков В.В. Психология межкультурных различий. М., 2001.

  39. Крижанская Ю.С. Грамматика общения. М., 2000;

  40. Кричевский Р.Л., Дубовская Е.М. Психология малой группы. М., 1991.

  41. Крысько В.Г. Этнопсихология и межнациональные отношения. М., 2002.

  42. Лабунская В.А. Невербальное общение (социально-перцептивный подход). Ростов-на-Дону, 1986;

  43. Лабунская В.А. Психология затрудненного общения: теория, методы, диагностика. М., 2001.

  44. Левин З.И. Менталитет диаспоры. М., 2001.

  45. Левин К. Разрешение социальных конфликтов. СПб., 2000.

  46. Леонгард К. Акцентуированные личности. Ростов н/Д: Феникс, 2000.

  47. Леонтьев А.А. Основы психолингвистики. М.: Смысл, 2003.

  48. Лифтон Р. Технология «промывки мозгов». Психология тоталитаризма. СПб., 2005.

  49. Майерс Д. Социальная психология. СПб.: Питер, 1997.

  50. Малиновский А.А., Бурковская В.А. Деятельность религиозных объединений (психологические и юридические аспекты): справочное пособие для сотрудников прокуратуры. М., 1999;

  51. Маркс Д. ЦРУ и контроль над разумом. Тайная история науки управления поведением человека. М.: Международные отношения, 2003.

  52. Милграм С. Эксперимент в социальной психологии. СПб., 2000.

  53. Миссия НЛП. Современные американские психотехнологии. М., 2000.

  54. Мокшанцев Р.И. Психология переговоров. М., 2002.

  55. Морозов В.П. Искусство и наука общения: невербальная коммуникация.

  56. Назаретян А.П. Психология стихийного массового поведения. М., 2001.

  57. Пайнс Э., Маслач К. Практикум по социальной психологии. СПб., 2001.

  58. Панин Э.Х. Этническая психология и межнациональные отношения. СПб., 1992

  59. Панкратов В.Н. Манипуляции в общении и их нейтрализация. М., 2001.

  60. Петин И.А. Механизм преступного насилия. СПб.: Юридический центр Пресс, 2004.

  61. Платонов К.И. Слово как физиологический и лечебный фактор (вопросы теории и практики психотерапии на основе учения И.П. Павлова). М., 1957.

  62. Поршнев Б.Ф. Социальная психология и история. М., 1979.

  63. Прикладная юридическая психология / Под ред. А.М. Столяренко. М., 2001;

  64. Психология общения. Энциклопедический словарь. М. 2011.

  65. Райх В. Психология масс и фашизм. СПб., 1997.

  66. Ратинов А.Р. Судебная психология для следователей. М., 1967, 2000;

  67. Реклама: внушение и манипуляция / Под ред. Д.Я. Райгородского. Самара, 2001.

  68. Ривман Д.В. Криминальная виктимология. СПб.: Питер, 2002.

  69. Романов В.В. Юридическая психология. М., 1999; 2004.

  70. Росс Л., Нисбетт Р. Человек и ситуация. Уроки социальной психологии. М., 2000.

  71. Росс. Л., Нисбет Р. Человек и ситуация: уроки социальной психологии. М., 2000.

  72. Руденский Е.В. Основы психотехнологии общения менеджера. М., 1997;

  73. Свенцицкий А.Л. Социальная психология. М.: Проспект, 2003.

  74. Сергеич П.Р. Искусство речи на суде. М., 1988;

  75. Сидоренко Е.В. Тренинг влияния и противостояния влиянию. СПб.: Речь, 2002.

  76. Соловьева О.В. Обратная связь в межличностном общении. М., 1992.

  77. Спивак Д.Л. Измененные состояния сознания. Психология и лингвистика. СПб., 2000.

  78. Фишер Р., Юри У. Путь к согласию или переговоры без поражения. М, 1990.

  79. Хассен С. Освобождение от психологического насилия. Деструктивные культы, контроль сознания, методы помощи. СПб., 2002.

  80. Цена слова: из практики лингвистических экспертиз текстов СМИ в судебных процессах по защите чести, достоинства и деловой репутации/ Под ред. М.В. Горбаневского. М.: Галерия, 2002.

  81. Чалдини Р. Психология влияния. СПб.: Питер, 2011.

  82. Шерковин Ю.А. Психологические проблемы массовых информационных процессов. М., 1973;

  83. Шерток Л. Гипноз. М.: Медицина, 1992.

  84. Шиллер Г. Манипуляторы сознанием. М., 1980.

  85. Шостром Э. Анти-Карнеги, или человек-манипулятор. Минск: Полифакт, 1992.

  86. Экман П. Психология лжи. СПб., 1999.

  87. Энциклопедия юридической психологии / Под ред. А.М. Столяренко. М., 2003.

  88. Юридическая конфликтология / Под ред. В.Н. Кудрявцева. М., 1995.

Руководство по профессиональному общению для новичков

В этом блоге мы много писали о том, как улучшить свои навыки письма в классе. Будь то то, как писать статьи лучше, как писать статьи более эффективно, или как проводить исследования, лежащие в основе статей, — у нас это есть. Однако одна область, которую мы не затронули, — это письмо, которое вам нужно делать вне класса. И нет, я не говорю о вашем профиле в Tinder или биографии в Twitter. Я говорю о профессиональных коммуникациях.

Если вы учитесь в первые пару лет в колледже, профессиональный мир может показаться далеким, но он будет здесь раньше, чем вы думаете, тем более что вы собираетесь следовать нашим руководствам и получить потрясающую стажировку, летняя работа или работа фрилансером еще до того, как большинство ваших одноклассников напишут свое первое резюме.

И как только вы получите первую работу, вам обязательно понадобятся эти навыки. Итак, сегодня мы разберем все формы общения, с которыми вы можете столкнуться в профессиональной среде.В письменной форме мы рассмотрим:

  • Электронная почта
  • Текстовые сообщения
  • Приложения для чата
  • Приложения для управления проектами

А в устной части мы ответим на ваши вопросы:

  • Телефонные звонки (включая ужасные конференц-звонки)
  • Видеозвонки
  • Личные звонки

Мы разберем конкретные протоколы для каждого из этих методов связи, объясним, как справляться с типичными сценариями, возникающими в каждом из них, и приведем примеры о том, как (и как , а не ) общаться.

По словам мастера банджо Белы Флек, «Общение — единственный путь».

Итак, приступим!

Письменное общение

Начнем с доминирующей формы общения в современном бизнесе: текстового общения. Эта форма становится все более распространенной, поскольку все больше и больше компаний используют удаленную работу.

Если вы откроете типичный учебник делового общения / письма, вы увидите ссылки на устаревшие формы общения, такие как факсы, записки и письма.Хотя они не полностью исчезли из современной деловой среды , они уже уходят. Более того, большинство этих форм коммуникации фактически не исчезли — они просто приняли новые формы в мире электронной почты и других текстовых коммуникаций.

Прежде чем мы начнем, я должен прояснить одну вещь: этот раздел посвящен коротким сообщениям, распространенным в бизнес-среде . Я не буду вдаваться в подробности о том, как составлять предложения клиентов, заявления об увольнении, служебные записки, сопроводительные письма, резюме или что-либо подобное.

Первые две темы выходят за рамки этого блога, а вторые две заслуживают своих собственных специальных руководств (скоро появятся). Теперь, когда мы это прояснили, давайте поговорим о первой (и наиболее неправильно понимаемой) форме письменного профессионального общения: электронной почте .

Электронная почта

Люди продолжают говорить о том, что электронная почта мертва, но спустя 45 лет она по-прежнему остается доминирующей техникой общения в офисах по всему миру. Можно подумать, что с такой долгой историей мы все уже стали бы профессионалами в области электронной почты.Но даже по прошествии всего этого времени человек не умеют обращаться с электронной почтой.

Почему это? Потому что в школе не учат писать деловые письма. По крайней мере, ни в одной школе, в которой я когда-либо ходил.

Конечно, мы узнали, как отправить по электронной почте, но это все равно, что предположить, что кто-то может написать письмо только потому, что он может лизнуть печать. Школа учит нас писать эссе, и мы изучаем протокол обмена текстовыми сообщениями от наших друзей и СМИ, но электронные письма остаются в пыли.

Так почему же большинство писем — отстой? Большинство электронных писем страдают от одной (или нескольких) из следующих проблем:

  • Слишком длинный / слишком короткий
  • Неподходящий тон
  • Отсутствие четкого вопроса
  • Отсутствие действия / следующего шага
  • Отсутствие корректуры

Это не единственные проблемы, но их устранение приведет вас к на вперед. Чтобы показать вам, как это выглядит, я написал электронное письмо, в котором собраны все вышеперечисленные ошибки.Такое электронное письмо редко встречается в реальной жизни, но это не , а далеко от некоторых электронных писем, которые я получил от людей, которые хотят работать со мной.

В вымышленном мире этого письма студент обращается к профессору Фрэнку с просьбой помочь с заданием. Вот письмо:

эй, фрамк,

Мне просто интересно, не могли бы вы помочь мне с моим заданием, которое нужно выполнить завтра. Я ничего не понимаю и очень запутался. Типа, я думаю, что я понял это, но я просто не уверен, понимаешь? Было бы здорово, если бы ты помог мне в этом, потому что, черт возьми, я потерялся.

Так что да, это крайний пример. И я сомневаюсь, что вы когда-нибудь напишете что-нибудь настолько плохое, если будете читателем этого блога. Но давайте поучимся на ошибках нашего вымышленного ученика.

Во-первых, приветствие (это первая строка сообщения) , способ слишком неформальный. Насколько формальным вы должны быть, зависит от ваших отношений с профессором. Когда я отправлял электронное письмо своему консультанту, которого знал с первого года обучения, я мог использовать такие слова, как «Привет» или «Привет».

Но в целом вам следует сохранять более формальный тон.Вам следует всегда использовать «Профессор», если профессор не говорит вам, что это нормально. Что касается того, что использовать в электронном письме, всегда безопасно «Уважаемый профессор [ИМЯ]» или просто «Профессор [ИМЯ]». Общие шутки, такие как «Доброе утро», тоже подойдут.

Продолжая тему тона, электронная почта в целом слишком неформальна. Опять же, это зависит от вашего профессора. Но редко бывает хорошей идеей использовать сленг в профессиональных письмах. Схватки в порядке ( нет, , не может, не будет, и т. Д.)), но убедитесь, что вы пишете их правильно (не используйте , их , когда вы имеете в виду , это, например, ).

Затем вы заметите, что в электронном письме много опечаток. Первая строка даже не пишется с заглавной буквы (обычная черта спама), а есть и другие, которые демонстрируют отсутствие корректуры, наиболее вопиющим из которых является неправильное написание имени профессора. Если вы не можете утруждать себя проверкой своих писем только один раз или использовать такую ​​службу, как Grammarly, чтобы выявлять ошибки за вас, тогда создаст впечатление, что вы ленивы .Это так просто.

Что касается длины, это письмо слишком короткое на . Но более глубокая проблема заключается в том, что он бессвязно набирает несколько предложений, даже не объясняя, с чем ученику нужна помощь. Они ссылаются на неопределенное задание, которое должно быть выполнено на следующий день, но не предоставляют дополнительной информации. Даже если вы ходите в школу с маленькими классами, вашему типичному профессору все равно приходится иметь дело с именами 45-100 студентов одновременно.

А в более крупном университете — забудьте. Если предположить, что профессор даже помнит, кто вы (обратите внимание, что в электронном письме нет подписи или подписи), маловероятно, что он будет знать, о каком задании вы говорите.

Если ваш класс выглядит так, значит, профессор не узнает вас только по электронной почте.

И даже если каким-то чудом они это сделали, студент даже не объяснил, с каким им нужна помощь. Они говорят, что не понимают, , но что именно они не понимают? Если они не могут даже сформулировать основной вопрос, как профессор может им помочь?

Наконец, электронная почта страдает от одного из самых распространенных грехов в среде электронной почты: отсутствие элемента, требующего принятия мер, .Студент говорит, что хочет встретиться, но не говорит, когда и где. Предположительно, они хотят встретиться до истечения срока фантомного задания, но они не дают профессору возможности помочь им организовать встречу.

Что неизбежно последует (при условии, что профессор даже ответит на такой бессвязный беспорядок), так это обмен по крайней мере 5 электронными письмами, чтобы выбрать время, которое будет работать для обеих сторон. Этого студент мог бы легко избежать, если бы он предложил подходящее для него время встреч (или, знаете ли, просто проверил программу, чтобы найти часы работы профессора).

Итак, как бы выглядело вымышленное письмо, если бы мы исправили все вышеупомянутые ошибки? Примерно так:

Professor Frank,

Надеюсь, у вас приятный день. Я работаю над эссе, которое должно быть сдано в среду «Американская литература» в классе 1865 года, и у меня возникли проблемы с написанием тезиса.

Я вижу, что ваш офис работает по четвергам с 10 до полудня, но наш класс собирается в среду в 9 утра. Есть ли время, когда вы сможете встретиться перед нашим следующим занятием, чтобы дать мне несколько советов по формулировке четкого тезиса? У меня уже есть черновик, который я с радостью отправлю вам перед встречей.

Время, которое мне подходит в следующие несколько дней, включает следующее:

  • Понедельник: в любое время до полудня и в любое время после 14:00
  • Вторник: с полудня с до 16:00

Конечно, я Я рад уложиться в ваш график, и я надеюсь, что мы скоро сможем встретиться.

Спасибо,

Рэнсом Паттерсон ’17

Это письмо похоже на десятки, которые я отправил, будучи студентом колледжа. Вот почему это удается:

  • Этого достаточно, чтобы объяснить, почему вам нужно встретиться, и показать, что вы пытались решить проблему самостоятельно.
  • Это должным образом формально, но все же дружелюбно.
  • Это дает некоторые рекомендуемые временные интервалы, но оставляет открытой возможность профессора предложить другое время (если вы думаете, что студенческая жизнь занята, вы никогда не работали на профессора).
  • Наконец, он завершается лучшей из всех отметок «Спасибо», а также включает полное имя студента и год обучения.

Следуйте общим принципам, изложенным в этом разделе, и вы создадите электронные письма, которые сделают дерьмо.В чем, в конце концов, и заключается суть профессионального общения.

Текстовые сообщения

Перейдем к текстовым сообщениям. На некоторых рабочих местах вы можете никогда не отправлять текст, связанный с работой. Но это становится все более распространенным явлением, поэтому вам нужно знать, как с этим бороться.

Применяются почти те же правила электронной почты. Основные отличия заключаются в том, что у вас меньше места (что означает, что краткость еще важнее), а текстовое сообщение имеет тенденцию быть менее формальным, чем электронная почта.

Подумайте о людях, которым вы регулярно пишете: друзьях, родителях, вашей второй половинке и, возможно, парочке странных чат-ботов. Ваше деловое общение должно быть похоже на текстовые сообщения этим людям, , за исключением более формального и связанного с бизнесом.

Действительно, самое важное, что нужно знать о текстовых сообщениях по работе, — это то, что вы должны делать это только в случае необходимости. Когда вы пишете кому-то, это подразумевает одно из следующих действий:

  • Вам нужен быстрый ответ
  • Дело срочное
  • Вам не удалось связаться с человеком с помощью других средств, таких как электронная почта или чат-приложения

Если он не соответствует ни одному из вышеперечисленных критериев, вам, вероятно, не следует отправлять текстовое сообщение.Зарезервируйте текстовые сообщения для ситуаций, в которых вам нужен ответ сейчас . Или когда телефонный звонок будет неуместным или отнимет слишком много времени. И не пишите людям в нерабочее время (если в вашей компании нет странной культуры, где это допустимо).

Ой, и будьте осторожны с смайликами.

Приложения для чата

К счастью, бумажные записки по большей части остались в прошлом. Но они живут в приложениях для чата, потомках ранних приложений для обмена мгновенными сообщениями, которые они всегда говорили нам не использовать, когда мы учились в средней школе (я родился в 1994 году, поэтому прошу прощения, если что-то из этого кажется устаревшим).

Существует множество приложений для чата, но я говорю о тех, которые предназначены для делового общения. Больше всего у меня есть опыт работы со Slack (который мы используем для общения в команде College Info Geek), но есть и другие, которые, я уверен, прекрасны и имеют те же базовые функции.

Эти программы обещают устранить электронную почту. Хотя этого не произошло, они упростили обсуждение вопросов, связанных с работой, с помощью таких функций, как каналы, удобный обмен мультимедиа и вложения файлов и, конечно же, смайлики.

Если вы когда-либо писали или использовали Facebook Messenger или WhatsApp, то вы знаете большую часть того, что вам нужно, чтобы использовать приложение для рабочего чата. Они похожи на комбинацию групповых сообщений и более персонализированного Reddit.

То, как вы в них общаетесь, зависит от личности вашей компании. Возможно, вы разместите мемы и смайлики с ракетными кораблями как часть повседневного общения. Если вы новичок, просто посмотрите, что делают все остальные, чтобы понять, как вам следует писать сообщения.

Ищете лучшее приложение для чата для своего следующего проекта? Ознакомьтесь с этим руководством.

Приложения для управления проектами

Снимок экрана одной из моих досок в приложении для управления проектами Trello.

Последним в нашем обзоре письменных форм общения являются приложения для управления проектами. Эти приложения позволяют выполнять те же действия, что и диспетчер задач, например Todoist, за исключением гораздо большего масштаба. Вы можете использовать их для отслеживания результатов проекта, назначения сроков выполнения и общей координации работы десятков людей над несколькими сложными проектами. Общее программное обеспечение для управления проектами включает:

  • Trello
  • Asana (которое мы используем для управления проектами CIG)
  • Basecamp
  • Как и многие другие, потому что не существует идеального программного обеспечения для управления проектами

Особенности общения в приложениях для управления проектами будет зависеть от вашей компании и программного обеспечения, которое они используют.Но большинство из них позволяет вам оставлять комментарии к задачам или контрольные списки, где обычно происходит любое письменное общение.

Когда дело доходит до этих комментариев, ваш MO должен быть «кратким и ясным». Не пишите эссе — если вам есть что сказать, отправьте сообщение в Slack или электронное письмо. Просто запишите, что вы сделали, а затем либо выполните задание, либо передайте его кому-нибудь другому.

Например, вот комментарий, который я оставил по недавней задаче CIG, которая является частью большого проекта по обновлению содержания сайта.

Устное и личное общение

Хотя большая часть современного бизнеса осуществляется посредством письменного общения, устное общение по-прежнему является его неотъемлемой частью. Все чаще это означает видеочат, такой как Skype или Zoom, но он также включает в себя традиционные телефонные звонки и, конечно же, личные встречи. Начнем с телефонных звонков.

Телефонные звонки

Послушайте, я знаю, в эпоху Snapchat, Kik, iMessage, Messenger, WhatsApp, Zoom, Google Hangouts и Skype телефонные звонки могут показаться устаревшими.Но пока они никуда не денутся.

В профессиональных условиях вы можете столкнуться с несколькими типичными ситуациями телефонных звонков:

  • Общение на рабочем месте
  • Звонки с клиентами и клиентами
  • Конференц-вызовы
  • Телефонные интервью

Во-первых, давайте рассмотрим общее рабочее общение. Именно здесь будет происходить большая часть вашего профессионального телефонного общения. Мне нравится думать об этих сообщениях, как о текстовых сообщениях, но даже более важных.

Если вам кто-то звонит (или вы звоните кому-то другому), значит, тема действительно не может дождаться. Телефонные звонки также обеспечивают более широкий диапазон общения, чем это было бы возможно в тексте, поэтому они подходят для обсуждения сложных или деликатных тем, тонкости которых могут быть потеряны в тексте.

Телефонные звонки также носят более личный характер, что делает их хорошим способом познакомиться с кем-то, с кем вы только начали работать. Вот почему так популярны телефонные интервью: они более личные и интерактивные, чем набор проверочных вопросов, но менее дороги и отнимают много времени, чем личные интервью.

Вот несколько общих принципов, которые следует учитывать при ведении дел по телефону:

  • Слушайте больше, чем говорите. Это хороший совет для любого личного общения (если, конечно, вы не читаете речь или лекцию).
  • Пауза. Это сопровождается прослушиванием. Когда вы разговариваете с кем-то лично, у вас есть визуальные подсказки, которые помогают понять, собирается ли он что-то сказать. По телефону у вас просто версия их голоса в более низком качестве.Когда кто-то отвечает на вопрос или что-то вам говорит, сделайте паузу после этого. Это дает им возможность добавить что-нибудь еще, не прерывая их.
  • Избегайте долгого молчания. С другой стороны, не позволяйте долгому молчанию висеть. Другой человек может подумать, что вы повесили трубку или не обращаете внимания. Это баланс.
  • Не бойтесь спрашивать разъяснений. По телефону детали речи могут быть потеряны. Если вы не понимаете чисел, имени или чего-либо еще, сказанного этим человеком, вежливо попросите его повторить это слово или произнести это по буквам.Лучше спросить один раз, чем получить неверную информацию — это только замедлит всех.
  • Представьтесь, а затем спросите, с кем вы разговариваете. Это общий телефонный этикет. Начинайте каждый деловой телефонный звонок с Здравствуйте, это [ВАШЕ ПОЛНОЕ ИМЯ] из [ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ И / ИЛИ НАЗВАНИЕ]. Это [ИМЯ И НАЗВАНИЕ ЧЕЛОВЕКА]? Если вы не знаете, кто это другой человек, вы можете спросить С кем я говорю? Помимо вежливости, он обеспечивает эффективное начало разговора и позволяет избежать неудобной паузы в начале.
  • Делайте заметки. Когда я разговариваю по телефону, у меня открыты Evernote или Google Docs, чтобы делать заметки о важных деталях разговора. Таким образом, у вас будет информация на тот случай, если вам понадобится связаться с человеком по электронной почте или другим способом.

При обращении к клиентам и покупателям соблюдайте все вышеперечисленные принципы и все, что реализует ваша компания. Если вы собираетесь общаться с клиентами по телефону, у вашей компании будут свои собственные протоколы и программа обучения, поэтому я не буду больше об этом говорить.

Я скажу, что работа в университетском городке, которая требует от вас ответа или телефонных звонков (например, в службу технической поддержки ИТ, RA или в Управление по продвижению), — отличный способ отточить свои телефонные навыки, одновременно зарабатывая немного дополнительных денег.

Что касается конференц-связи, просто постарайтесь избежать ситуации, представленной на видео ниже.

А если серьезно, то большинство общих принципов телефонной связи применимы и к конференц-связи. Вот еще несколько вещей, о которых следует помнить:

  • Представьтесь, когда вы присоединитесь к разговору. Как показано на видео выше, большинство систем конференц-связи предложат вам ввести ваше имя, когда вы присоединитесь.
  • Не монополизируйте разговор. Как и личные встречи, чем короче звонок, тем лучше. Скажите, что вам нужно сказать (при условии, что вам нужно сказать что-нибудь вообще), а затем заткнитесь, чтобы все могли как можно быстрее завершить разговор.
  • Не ешьте во время разговора. Это может быть сложно, особенно если это один из тех трехчасовых звонков, о которых я слышал (но, к счастью, никогда не участвовал).Но в целом есть грубо по телефону. Пить воду можно, если вы не глотаете и не шлепаете губами.
  • Приходите вовремя. Как также показано на видео, худшая часть конференц-связи — это когда кто-то присоединяется поздно, и говорящий должен повторить все, что он уже сказал. Не будь этим человеком. Позвоните на несколько минут раньше, чтобы дать время на устранение любых технических проблем. А если вы пользуетесь мобильным телефоном, убедитесь, что он заряжен.

Для телефонных интервью послушайте эпизод подкаста Томаса и Мартина «Искусство телефонного интервью». Они рассматривают все, что вам нужно знать.

Видеозвонки

Видеозвонки — это странный гибрид телефонного звонка и личной встречи. Вы, вероятно, пользовались одной из многих существующих служб видеосвязи, чтобы поговорить с друзьями или семьей, поэтому я не буду вдаваться в технические подробности. Вместо этого давайте сосредоточимся на некоторых бизнес-аспектах видеозвонков.

Применяются те же правила этикета для телефонных разговоров с некоторыми дополнениями:

  • Выключайте микрофон, когда не говорите. Если это только вы и еще один человек, в этом нет необходимости. Но если вы разговариваете с несколькими людьми, это позволяет избежать какофонии, которая может возникнуть из-за фонового шума семи человек, кашля и прочистки горла.
  • Одевайтесь профессионально. Что это означает, будет зависеть от того, где вы работаете, но вы должны одеваться так же, как при личной встрече.
  • Не делайте других вещей на компьютере во время разговора. Делать заметки можно, но не заходите в Facebook или не просматривайте веб-страницы. Люди могут сказать, и это грубо.
  • Принимайте видеозвонки в уединенном месте. Не пытайтесь войти в Skype в кафе. Я видел, как люди это делали, и хотя меня это не беспокоило, это может отвлекать других людей в заведении. Что еще более важно, это может отвлекать других людей по телефону. Идите куда-нибудь, где можно закрыть дверь и отдохнуть в относительной тишине.
  • Убедитесь, что у вас стабильный интернет. Я был на слишком большом количестве звонков, по которым никто из нас не мог ответить из-за проблем с подключением или скоростью интернета. Это не всегда под вашим контролем (@collegewifi), но найдите лучшее соединение, которое вы можете, чтобы избежать зависания, «роботизированной» речи или потери сигнала.

Теперь, когда мы рассмотрели видеозвонки, перейдем к нашему последнему разделу: личное общение.

Личные встречи

Личные встречи по-прежнему являются важной частью бизнеса.В идеале, большинство из них на самом деле не «встречи», а просто личное общение о бизнесе. Если вы можете вежливо поговорить с человеком, значит, у вас есть большинство навыков, необходимых для общения в деловой обстановке. Тем не менее, вот несколько конкретных вещей, о которых следует помнить:

  • Слушайте активно. Не позволяйте своему разуму блуждать и не повторяйте бездумно то, что говорит другой человек. Задавайте вопросы и общайтесь с ними. Как и по телефону, слушайте больше, чем говорите.Но когда вы все же говорите, делайте это продуманным и взвешенным.
  • Притормозить. Найдите время, чтобы собраться с мыслями, прежде чем что-то сказать. Говорите медленнее, чем вы думаете. Этот классический совет публичных выступлений применим и в повседневной деловой жизни.
  • Уделите все свое внимание. Не играйте на телефоне и не держите ноутбук открытым, когда разговариваете с кем-нибудь. Установите зрительный контакт и используйте «открытый» язык тела. Не скрещивайте руки и не касайтесь лица.Положите руки на стол (если вы сидите) и постарайтесь не перемещаться из стороны в сторону, шагать и не касаться пальцами. Такое поведение заставляет вас выглядеть скучающим или нервным (даже если это не так).

Если ничего не помогает, просто сделайте противоположное тому, что делает Дуайт в видео в начале этого раздела. 🙂

Заключение

У нас два уха и один рот, поэтому мы можем слушать вдвое больше, чем говорить.

— Epictetus

Профессиональное общение — это большая тема, и вы столкнетесь с ней в той или иной форме, где бы вы ни работали.Мы надеемся, что приведенное выше руководство послужило вам отправной точкой для эффективного общения во время стажировки, работы или повседневной академической жизни.

В этом руководстве мы не могли охватить все возможные сценарии. Так что, если у вас есть вопросы об этикете в конкретной ситуации, дайте нам знать в комментариях или начните обсуждение в сообществе компьютерных фанатов информации о колледже.

Кредиты изображений: избранные, письменное общение, лекционный зал, текстовое сообщение, телефонный звонок, скайп

Основы общения с другими людьми

Что такое навыки межличностного общения?

Навыки межличностного общения — это инструменты, которые мы используем, чтобы сообщить другим, что мы думаем, чувствуем, нуждаемся и хотим.И именно так мы даем другим понять, что понимаем, что они думают, чувствуют, нуждаются и хотят.

Каковы преимущества улучшения навыков межличностного общения?

Даже те, кто вносит индивидуальный вклад на рабочем месте, должны иметь возможность эффективно общаться с начальниками и клиентами. У большинства людей есть коллеги, с которыми им необходимо общаться, чтобы добиться успеха в своей работе. У каждого из нас свой предпочтительный стиль общения с другими.Кроме того, учитывая нашу уникальную историю, у нас есть разные стратегии общения в разных ситуациях. В результате существует вполне реальная возможность того, что, когда двое из нас собираются вместе, возникают определенные обстоятельства, при которых мы менее эффективно общаемся друг с другом, чем хотелось бы. Расширяя свой набор навыков межличностного общения, вы можете повысить свою общую эффективность и, возможно, свою удовлетворенность работой.

Существуют ли определенные навыки межличностного общения?

Да.Активное слушание или напористое общение — два примера навыков межличностного общения. Кроме того, существуют приемы для определенных обстоятельств, например, общение в сложных ситуациях или общение наверху, которые могут быть полезны.

Как мне узнать, нужно ли мне улучшить свои навыки межличностного общения, и если да, то какие?

Каждый из нас может извлечь выгоду из улучшения наших навыков межличностного общения. У каждого из нас есть определенные ситуации, которые для нас сложнее, и / или у каждого из нас есть определенные коммуникативные навыки, которые мы хотели бы улучшить.Вы можете оценить свой собственный уровень навыков межличностного общения и / или спросить мнение других.

Один из подходов состоит в том, чтобы подумать о трех или четырех ситуациях, когда взаимодействие с кем-то еще шло не так хорошо, как вам хотелось бы. Возможно, вы сможете организовать свое воспоминание и выявить закономерности, которые помогут вам увидеть области, в которых вы могли бы улучшить.

Как я могу улучшить свои навыки межличностного общения?

Как и при любом развитии навыков, после того, как вы определили необходимость и почувствуете мотивацию для внесения изменений, вам необходимо познакомиться с новыми стратегиями и инструментами, а также искать возможности для практики и получения обратной связи.Попробуйте подойти к этому как к плану проекта. Определите свою цель. Выберите два или три подхода к достижению цели. Может быть, записаться на два семинара и прочитать одну книгу.

Найдите явные возможности для практики и попросите коллегу, которому вы доверяете, высказать свое мнение. Статья «Руководство для гурманов по предоставлению обратной связи» может оказаться полезной, если вы работаете над тем, как дать кому-то конструктивную обратную связь.

Не забывайте: развитие навыков межличностного общения — это задача на всю жизнь. Выберите что-то конкретное, чтобы научиться, практиковаться, ожидать неловких моментов, учиться на них и отмечать свой прогресс.

7 важных коммуникативных навыков на рабочем месте

Вы можете быть сотрудником с упорным трудом, но независимо от вашего стиля работы, вы не можете избежать общения в офисе — на экран или лично.

«В 2019 году мы будем Slack, пинговать, отправлять текстовые сообщения, масштабировать, отправлять электронную почту, звонить и встречаться лицом к лицу», — говорит Джилл Хасинто, эксперт по вопросам карьеры поколения миллениалов. Но она добавляет: «Независимо от того, какой метод вы используете, вам необходимо разработать соответствующий метод взаимодействия со своими [коллегами или] сотрудниками.”

Но помимо необходимости общаться в офисе, оттачивание коммуникативных навыков может повлиять на вашу карьеру — и ваш ежедневный успех на работе. По словам карьерного коуча Халли Кроуфорд: «То, насколько хорошо вы общаетесь, влияет на эффективность, результативность, доверие между сотрудниками, ваш бренд, то, как вы воспринимаете себя как профессионал, и многое другое».

Вот семь основных коммуникативных навыков, которые необходимо отточить каждому сотруднику и начальнику.

1. Проявлять уважение

«Уважительно относиться к пространству и времени других людей, особенно если вам нужно поговорить на щекотливую тему», — говорит Кроуфорд.И хотя мы можем не думать о проявлении уважения как о коммуникативном навыке, это так, потому что уважение сводится к тому, как мы разговариваем и слушаем людей. «Не разговаривайте с кем-то свысока, это не создает позитивной атмосферы на работе. Уважайте чувства, сильные стороны и перспективы другого человека, — говорит Кроуфорд.

2. Активное слушание

«Активное слушание — неотъемлемая часть любой работы», — говорит Хасинто. Плохой слушатель — например, человек, который прерывает или не смотрит в глаза, когда другой человек говорит с вами — может поставить под угрозу ваше положение на работе.Если вы плохо слушаете, «вы можете не понимать полной цели проекта или инструмента, которому вы только что научились», — говорит она.

3. Показывать позитивный язык тела

Вы можете этого не осознавать, но «ваш язык тела передает больше, чем слова», — говорит Кроуфорд. Итак, Кроуфорд призывает вас осознавать общую энергию, которую вы излучаете своими действиями и движениями. Спросите: «Скрестите ли вы руки или избегаете зрительного контакта?» Кроуфорд говорит. Если вы это сделаете, попробуйте исправить такое поведение, не скрещивая руки на груди и глядя в глаза.

4. Будьте готовы задавать вопросы

Когда вы новый сотрудник в компании или если вы недавно закончили колледж, вы можете бояться задавать вопросы коллегам или своим менеджерам. Но способность и готовность задавать вопросы — важнейший коммуникативный навык. Задание вопросов «помогает прояснить ситуацию на работе, говорите ли вы о проекте или о проблеме с коллегой», — говорит Кроуфорд. Если вы являетесь руководителем на работе, это относится и к вам: «Вместо того, чтобы давать указания, попробуйте задавать вопросы, чтобы привести кого-нибудь к правильному выводу», — говорит она.

5. Понимание этикета электронной почты

В 2019 году мы в основном общаемся по электронной почте или через другую онлайн-платформу. «Всегда есть один человек, который слишком подробен и отправляет вам роман», — говорит Хасинто и добавляет, — «не будь этим человеком. Знайте, как разбить электронное письмо, добавить список и быть кратким ». Хасинто рекомендует спросить себя: «Нужна ли получателю вся эта информация?» Перед тем, как нажать «Отправить», или даже: «Может, лучше будет телефонный чат?» — говорит Хасинто.

6. Открытость

Открытость — очень важный коммуникативный навык, особенно для сотрудников начального уровня, — говорит Кроуфорд. «Если сотрудник является новичком или новичком в своей должности, для него важно иметь возможность общаться со своими коллегами и понимать корпоративную культуру организации», — объясняет Кроуфорд. Как ты это делаешь? «Будьте открыты для новых способов решения задач и не прекращайте работу, если у ваших новых членов команды процесс или методика выполнения задачи отличается от того, к чему вы привыкли», — советует Кроуфорд.

7. Готовность давать обратную связь

Этот коммуникативный навык «важен для сотрудников старшего звена, поскольку помогает их сотрудникам и бизнесу расти», — говорит Кроуфорд. «Это не всегда означает исправление ошибок — это может означать похвалу кого-то за хорошо выполненную работу». Но что делать, если вам действительно нужно указать на чью-то ошибку? «Если вам действительно нужно исправить ошибки, не забудьте сначала поблагодарить сотрудника», — говорит Кроуфорд. «Это упрощает принятие любых отрицательных отзывов».


Эта статья изначально была опубликована на Glassdoor и перепечатывается с разрешения.

9 основных навыков общения на любом рабочем месте


15 февраля 2021 — Джини Бекири

Без хороших коммуникативных навыков на рабочем месте любой бизнес просто остановится. Нет ничего хуже, чем недопонимание между отдельными сотрудниками и целыми отделами, которое вызывает полный хаос, разочарование, отсутствие прогресса, пропущенные сроки и, вполне возможно, персонал, который решает уйти.

Почему важны коммуникативные навыки?

Коммуникация — это, по сути, смазка, которая обеспечивает бесперебойную работу любого бизнеса.

Если вы работаете в поддерживающей компании, где все знают, что происходит, к чему стремится бизнес с точки зрения долгосрочных и краткосрочных целей и, что более важно, почему, у вас есть самое лучшее место для работы.

При хорошей коммуникации на рабочем месте сотрудники чувствуют себя вовлеченными и полными энтузиазма, и они чувствуют себя частью чего-то.Они работают без необходимости микроуправления, и они придумывают идеи и решения, потому что знают, что их услышат и что то, что они предлагают, с большой вероятностью будет реализовано.

Преимущества для вашего бизнеса и персонала

  • Увеличение удержания персонала
  • Улучшение навыков решения проблем
  • Лучшее принятие решений
  • Повышенная производительность
  • Более оптимизированные процессы
  • Повышенная эффективность
  • Улучшение отношений между отделами, между персоналом, а также между персоналом и руководством
  • Лучшая деловая репутация, как для высококачественных товаров и услуг, так и для места, где приятно работать для

9 основных навыков общения на любом рабочем месте

Итак, если вы надеетесь убедиться, что ваш бизнес — это место, где все заняты и полны энтузиазма, какие навыки вам нужно иметь и поощрять, чтобы это произошло?

1.Навыки аудирования

Прежде всего, люди должны слушать друг друга. Более того, им нужно слышать друг друга, думать о том, что говорится, признавать это и понимать.

Худшее недопонимание происходит из-за того, что люди не слушают должным образом, а затем уходят делать то, что, по их мнению, было сказано, а не то, что было сказано на самом деле.

Активное слушание — один из самых важных навыков, который может развить любой, начиная с директора.

2. Сочувствие

После прослушивания самое важное, что может сделать каждый, — это понять других людей и посочувствовать им. Если вы можете поставить себя на место других людей, вы сможете понять, что они чувствуют, лучше понять, как вы можете им помочь, понять их разочарования и болевые точки, и вы сможете лучше общаться с ними.

И это касается других сотрудников, руководства И ваших клиентов.

3. Терпение

Наряду с сочувствием, немного терпения может помочь вам спокойно рассказать о своих чувствах, даже когда вы расстроены и раздражены, что улучшает вашу точку зрения и с гораздо меньшей вероятностью поможет кому-то поддержать или вызвать Аргумент.

Курсы повышения квалификации

Ускорьте свою карьеру с отмеченными наградами курсами и реалистичной практикой.

Изучить курсы

4. Позитивное отношение

Позитивный подход делает жизнь намного проще и намного приятнее как для вас, так и для окружающих. Если вы всегда настроены позитивно, вы склонны полагать, что что-то можно сделать, а проблемы решить, а не что это невозможно. Вы чувствуете себя лучше, вы ищете в вещах хорошее и находите его.

Это гораздо лучший способ работать, чем быть тем, кто всегда опровергает каждую идею и предполагает, что что-то всегда пойдет не так.

И когда что-то пойдет не так, вы справитесь с ними намного лучше, если будете позитивно настроены.

5. Честный и открытый

Возвращение к позитиву, непредубежденность и открытость к возможностям продвинут вас гораздо дальше, чем отрицание каждой идеи до того, как она сработает.

Вместе с тем, быть честным просто необходимо. Доверие чрезвычайно важно в любой ситуации, и когда люди работают в команде, им нужно знать, что они могут положиться друг на друга, чтобы делать то, что они обещают, и быть честными в этом.

И да, это относится и к случаям, когда вы сами что-то напутали. Бывает, но это не конец света. Помните, что люди не могут помочь вам исправить это, если не знают об этом.

6. Отправка и получение отзывов

Да, неприятно, если вы не выполнили стандарт или сделали что-то не так, но способность принять искренне благонамеренную обратную связь очень помогает в продвижении вперед после проблемы.

Точно так же способность давать отличные положительные отзывы — это навык, который может заставить любого, с кем вы работаете, чувствовать себя хорошо.

7. Язык тела

Следите за языком своего тела, когда вы общаетесь и когда слушаете. Открытые, расслабленные плечи и наклон вперед показывают, что вы вовлечены, действительно слушаете и открыты для идей, тогда как скрещенные руки и откинувшись назад могут заставить вас казаться отстраненным, не вовлеченным и не открытым для новых способов ведения дел. .

8. Четкость и краткость

Нет необходимости писать эссе или выступать с речью, чтобы выразить идею или донести свою точку зрения. Время ценно в любом деле, и время ваших коллег так же ценно, как и ваше.

Будьте краткими, по делу и включайте только необходимую информацию.

И последуйте письменно, чтобы у вас была копия того, что вы сказали для подтверждения, а у вашей аудитории была копия, на которую они могли бы сослаться, чтобы проверить, что было сказано и что им нужно сделать.

9. Самосовершенствование

Непрерывное совершенствование — это не только для бизнеса. Обучение на протяжении всей жизни полезно для вас, поскольку дает вам новые перспективы и идеи, а также расширяет ваш опыт и вашу точку зрения.

Как улучшить общение на рабочем месте

Любые улучшения в бизнесе должны идти сверху вниз. Если руководство не заинтересовано в улучшении коммуникаций в рамках всего бизнеса, то для того, чтобы это произошло, достаточно далеко зайти персонал.

Генеральный директор и директора должны быть активно вовлечены и поощрять, чтобы все могло случиться, и чтобы к ним относились серьезно.

1. Хорошее руководство и лидерство

В дальнейшем это будет работать только при хорошем руководстве и управлении. Если есть проблема на уровне руководства, то сначала необходимо решить эту проблему, прежде чем что-либо еще можно будет предпринять.

Менеджерам может потребоваться переподготовка и понимание того, что необходимо сделать, прежде чем они смогут передать информацию своим сотрудникам и способствовать лучшему общению.

2. Курсы общения

Полезно, если все в компании работают на одной странице, поэтому лучший способ продвижения — пройти один и тот же курс общения или пригласить инструктора, который освещал бы эту тему в компании.

Коммуникационные курсы

, будь то онлайн или офлайн, прекрасно помогают людям понять, в чем они ошибаются, дают людям новые способы общаться друг с другом и понимать, как им двигаться дальше.

Практикуйте свои коммуникативные навыки в реалистичных веб-симуляторах.

3. Процессы и процедуры

Письменное общение так же важно, как и устное общение, и нигде больше не возникает узких мест и проблем с рабочим процессом, чем в процессах и процедурах компании.

В рамках вашей новой коммуникационной стратегии обязательно, чтобы все процессы и процедуры также были пересмотрены.

Благодаря навыкам работы с новостями, которые каждый приобрел в ходе коммуникационного курса, есть вероятность, что появится гораздо больше идей, энергии и энтузиазма для правильного выполнения ваших процедур.

4. Анализ и оценка эффективности

Регулярная обратная связь помогает сотрудникам совершенствоваться и достигать своих личных целей, если они все делают правильно.Конструктивный, по-настоящему полезный отзыв всегда поможет вам добиться большего, чем резкая критика.

5. Упражнения по командообразованию

Тимбилдинг действительно может сформировать из ваших сотрудников сплоченные группы, которые лучше общаются и искренне получают удовольствие от совместной работы.

Собственный тимбилдинг может быть полезным для начала, но время от времени просто выход из офиса, будь то собрания персонала или упражнения по тимбилдингу, действительно может иметь значение.

Смена обстановки может вызвать новые идеи, которых у вас, возможно, не возникло, глядя на те же четыре стены.

Не только это, но и общественные вечера, на которых единственная цель — повеселиться и немного узнать друг друга, могут помочь вашим сотрудникам сплотиться и почувствовать себя частью команды.

Курсы повышения квалификации

Ускорьте свою карьеру с отмеченными наградами курсами и реалистичной практикой.

Изучить курсы

6. Предложите платформу для анонимной обратной связи

Иногда, независимо от того, насколько вы вдохновляете, сотрудники чувствуют себя более комфортно, если они могут анонимно опубликовать идею или рассказать о проблеме.

Может случиться так, что у них проблемы со своим непосредственным руководителем, или они не хотят причинять неприятности другому сотруднику, но они знают, что что-то не работает, что влияет на бизнес, или просто некоторые люди неудобно говорить в группе.

Какой бы ни была причина, наличие канала для анонимной обратной связи дает вам дополнительную возможность фиксировать все идеи и предложения, которые есть у ваших сотрудников.

7. Используйте отличные каналы связи

В наши дни доступно гораздо больше, чем просто электронная почта. Выбор подходящего приложения или программного обеспечения, чтобы люди могли общаться, делиться информацией и сотрудничать в проектах, может добавить последний штрих в вашу коммуникационную стратегию.

Попробуйте Slack, Asana, Trello, Google Docs или любой из ряда других инструментов, которые помогут вам и вашим сотрудникам общаться.

Slack может улучшить общение на рабочем месте, особенно с удаленными сотрудниками.

Возможно, вам придется попробовать несколько, чтобы найти лучший для своей компании, но вы поймете это, когда найдете, потому что это влияет на вашу продуктивность.

8.Работа с сотрудниками

Поощрение людей с отличными коммуникативными навыками — отличный способ побудить других сотрудников последовать их примеру. И вы получите нового менеджера, который понимает то, что вы пытаетесь достичь, и уже умеет общаться как с вами, так и со своей командой.

И наоборот, даже при наличии с вашей стороны наилучшей воли некоторые люди не будут брать на себя то, чего вы пытаетесь достичь, и отказываются позитивно общаться или вносить свой вклад.Если вы не можете побудить их к участию путем переобучения и разговора с ними, иногда лучше их отпустить. Вы не можете позволить себе иметь одного члена команды, который постоянно утаскивает всех остальных.

Итак, вот оно. Следуйте приведенным выше советам так, как это подходит вашей компании и вашим сотрудникам, и вы можете оказаться на пути к той компании, в которой люди не могут дождаться работы, а клиенты восторгаются.

Четыре базовых навыка общения — Harappa Education

Представьте, что ваш менеджер попросил вас представить новый продукт вашему клиенту.Вы отвечаете за весь проект — от создания презентации до ее доставки и ответа на последующие вопросы. Это может показаться сложной задачей, если разговор перед незнакомыми людьми заставляет вас нервничать. Вы также испытываете стресс, потому что если вы что-то испортите, это может привести к значительным потерям для вашей организации.

Если вы хотите оказать влияние и укрепить свое присутствие в профессиональной среде, ключевым моментом является развитие четырех основных коммуникативных навыков. Эти базовые коммуникативные навыки включают говорение, письмо, аудирование и чтение.

То, как вы общаетесь с другими и излагаете свои идеи, производит неизгладимое впечатление на людей. Сможете ли вы изложить свою точку зрения лаконично? Или вы в конечном итоге пишете длинные отрывки, чтобы передать свое сообщение?

Нелегко писать кратко и ясно, слушать, не отвлекаясь, или говорить увлекательно. Но с практикой и целеустремленностью вы можете стать экспертом во всех из них.

Давайте исследуем основы общения и рассмотрим каждый из этих четырех основных коммуникативных навыков.

Основы общения

Ваши слова обладают силой увлекать, вдохновлять и мотивировать других. Если вы можете ясно и кратко изложить свои идеи, другой человек хорошо сохранит смысл и поймет ваше сообщение.

Часто у нас есть четкое представление о том, что мы хотим передать, но когда приходит время выразить это словами, идея теряется в языке. Это верно, даже когда мы слушаем кого-то, пока он говорит. Мы теряемся в собственных мыслях и в конечном итоге не обращаем внимания.

Продолжительность нашего внимания составляет всего 8 секунд — меньше, чем у золотой рыбки. Это доказательство того, что нам нужно еще усерднее работать, чтобы понять самые элементарные вещи. Развитие базовых коммуникативных навыков поможет вам преодолеть коммуникативные барьеры, такие как сложный язык, разные точки зрения и отвлекающие факторы.

4 основных навыка общения

Основные навыки межличностного общения не сводятся только к эффективному общению. То, как вы пишете, ваши навыки чтения и аудирования одинаково важны.Есть несколько способов выразить свои намерения.

Вот четыре основных коммуникативных навыка, которые вам необходимы, чтобы преуспеть на рабочем месте:

  1. Разговорная речь

Все, от ваших слов, языка тела, тона и высоты тона, может повлиять на вашу речь. Например, когда вы разговариваете с коллегами, вы должны вести себя вежливо и дружелюбно. Говорить — это не просто отбрасывать предложения. Будьте осторожны, когда добавляете интонацию и стрессоры.Например, вы будете использовать разные тона, чтобы задавать вопросы и что-то подчеркивать. Умение эффективно говорить поможет вам передать смысл и намерения, не оставляя места для сомнений.

  1. Письмо

На работе вам, возможно, придется писать каждый день. Это могут быть отчеты, протоколы собрания или памятки для ваших коллег. На рабочем месте трудно просматривать страницы и страницы письма. Лучше включать ключевые идеи в самом начале любого общения.Развитие навыков письма поможет вам писать лаконично, без лишних объяснений. Это не только сэкономит время, но и сразу объяснит вашу цель.

  1. Слушание

Слушание может показаться легким для приобретения навыком, но это один из самых сложных. Сообщение — улица с двусторонним движением; это диалог между двумя или более сторонами. Чтобы быть хорошим коммуникатором, вам нужно дать другим время и место для выражения своих мыслей.Если им есть о чем поговорить, внимательно слушайте их и обрабатывайте сказанное. Не просто слушайте, чтобы слышать, но слушайте с намерением. Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь спрашивать. Это покажет, что вы действительно слушали.

  1. Чтение

Вам не нужно быть заядлым читателем и закончить толстые тома за одну ночь. Но вы должны уметь читать сложные бизнес-отчеты и важные рабочие документы. Это не только беглый просмотр слов, но и чтение между строк и определение намерений автора.Если вам нужно слишком много читать на работе, выработка здоровой привычки к чтению поможет вам оставаться в курсе дел.

Мы живем в конкурентном мире, где каждый человек упорно трудится, чтобы быть лучшими в своем деле. Итак, вы должны создать свой личный бренд, чтобы выделиться из толпы.

Курс Building Presence от Harappa Education научит вас, как найти свой собственный голос, убедительно общаться и четко формулировать свои цели. Основные концепции, такие как создание бренда и навыки TEA (доверие-эмоциональный интеллект-аутентичность), также помогут вам выделиться среди других.Сделайте так, чтобы ваш голос был услышан и не позволяйте внешнему шуму заглушать вас!


Изучите такие темы, как эффективное общение, типы общения, невербальное общение и вербальное общение, в нашем разделе «Дневники Хараппы» и преуспейте на своем рабочем месте.

10 шагов, чтобы улучшить навыки общения на рабочем месте

Коммуникация — это ключ к успеху. В письменной или устной форме, чтении или аудировании эти навыки имеют решающее значение на любом рабочем месте и могут сделать вас лучше, эффективнее и продуктивнее.Вот 10 способов улучшить свои коммуникативные навыки.

1. Не ходить вокруг да около

Будьте осторожны. Прежде всего, убедитесь, что ваша точка зрения передана и ваше сообщение легко понять. Используйте определенный язык, избегайте слишком большого количества сокращений. В случае сомнений представьте, что вы разговариваете с кем-то, кто не знает вашей компании.

2. Слушайте активно

Чем лучше вы слушаете, тем лучше вы общаетесь. Прежде чем отвечать, убедитесь, что вы слышали и переваривали то, что кто-то говорит.Не ждите, пока их рот перестанет шевелиться, чтобы выразить вашу точку зрения.

3. Повторить назад

Это второй этап активного прослушивания. Дайте говорящему понять, во-первых, что вы его поняли, а во-вторых, что вам небезразлично, что он сказал. Для этого повторите то, что они сказали, и включите их слова в свой ответ. Перефразируйте их, чтобы доказать, что вы их четко и ясно расслышали.

4. Используйте свое тело

В случае сомнений или если вам нужно обсудить что-то особенно сложное, попробуйте сделать это лично.Лицом к лицу у вас есть дополнительное преимущество в виде языка тела и невербальных сигналов, таких как жесты и выражения лица, которые помогают избежать путаницы.

5. Show r-e-s-p-e-c-t

Не выполняйте одновременно несколько задач одновременно. Не разговаривайте по телефону и не рисуйте на встрече. Убедитесь, что сказанное вами профессионально и уважительно. Смотрите в глаза и называйте имена людей. В общем, будь человеком.

6. Сопоставьте сообщение со средой

Если вам лучше по электронной почте, не пытайтесь получить это важное сообщение о ходе работы в офисе вашего босса до того, как вы выпьете кофе.Если это непростая ситуация, требующая тонкого подхода, не отправляйте просто однотонное электронное письмо, когда вы можете исправить ситуацию с помощью хорошо организованного личного разговора. Выясните, что вам нужно передать, а затем выберите средство, которое лучше всего подходит для этого сообщения.

7. Знайте свою аудиторию

Не разговаривайте со своим клиентом, как со своим начальником. Или ваш HR-представитель, как если бы вы были вашим лучшим приятелем по работе. Подберите свой тон и время к человеку, с которым вы общаетесь.

8.Text smart

Все больше и больше информации о рабочем месте передается с помощью текстовых сообщений и электронной почты. Это еще один случай, когда лучше всего знать свою аудиторию и выбрать наиболее подходящую среду. Итог: никогда не пишите ничего слишком сложного. Это поможет вам избежать недопонимания и дезинформации. Но не отправляйте большое длинное электронное письмо, чтобы договориться о короткой встрече.

9. Сделайте встречи более важными

Так много встреч оставляют у нас чувство, что мы могли бы лучше провести это время.Требуйте лучшего! Установите повестку дня, соблюдайте запланированное время, не приглашайте ненужных людей. Убедитесь, что каждое собрание достаточно продуктивно, чтобы каждый участник тратил время и ресурсы на свою рабочую нагрузку.

10. Сохраняйте позитивный настрой

Независимо от того, насколько вы напряжены или насколько напряжен разговор, старайтесь оставаться позитивным. Ставьте свою команду на первое место. И никогда не делайте этого личным — сосредоточьтесь на профессионале. Заработайте репутацию и уважение.

Хотите больше такого контента?

Получите последние советы по карьере от TheJobNetwork и
Советы по поиску работы прямо на свой почтовый ящик

Профессиональные коммуникации — Техническое написание

Профессиональное письменное общение требует навыков и опыта.От текстовых сообщений до отчетов — важно то, как вы представляете себя с помощью написанного слова. Написание в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может быть навсегда. От записок до писем, от деловых предложений до пресс-релизов, ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель — сделать его ясным, кратким и профессиональным.

Текстовые сообщения и электронная почта являются частью нашего коммуникационного ландшафта, и опытные бизнес-коммуникаторы считают их ценным инструментом для установления связи.Сетевой этикет относится к этикету или протоколам и нормам общения в Интернете.

Текстовые сообщения

Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в виде коротких сообщений или текстовых сообщений стало обычным способом общения. Это полезно для коротких разговоров, и это удобный способ оставаться на связи с другими, когда разговор по телефону может быть утомительным. Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, поэтому следует внимательно относиться к аудитории.Хотя текстовые сообщения не будут использоваться в этом классе как форма профессионального общения, вы должны знать несколько принципов, которыми вы должны руководствоваться при написании в этом контексте.

При отправке текстовых сообщений всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или сокращения, которые передадут ваше сообщение надлежащим и эффективным образом.

Советы по эффективному обмену текстовыми сообщениями для бизнеса

  • Знайте своего получателя; «? % dsct »может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку можно предложить конкретному покупателю, но если вы пишете текст своему боссу, возможно, будет разумнее написать:« На какую% скидку получает Мюррей. Заказ на 1000 долларов? »
  • Предвидеть непреднамеренное неверное толкование.В текстовых сообщениях часто используются символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций. Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограничениях и не допускайте неправильного толкования с помощью коротких сообщений.
  • Слишком частое общение с кем-либо может граничить с преследованием. Текстовые сообщения — это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
  • Не пишите и не садитесь за руль. Исследования показывают, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель пишет текстовые сообщения за рулем.Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на вашем суждении, а также на вашем работодателе.

Эл. Почта

Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. Его можно использовать как текст или синхронный чат, и его можно доставить на мобильный телефон. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные бумажные копии писем для внешней (вне компании) корреспонденции, и во многих случаях он заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) переписки.Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, которые содержат немного больше, чем текстовое сообщение, но все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей. Вам также может быть поручено «заполнить» форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений, чтобы формулировка подходила для конкретной транзакции.

Электронные письма могут быть неформальными в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваше электронное письмо отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может иметь неформальный вид, помните, что при использовании в деловых целях она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

Как и любое письмо, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут указывать на сильное понимание писателем аудитории и цели.Изложенные здесь принципы применимы также к образовательному контексту; используйте их при общении со своими инструкторами и одноклассниками.

  • Открыть с правильным приветствием . Правильное приветствие демонстрирует уважение и позволяет избежать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс X» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).
  • Включите ясную, краткую и конкретную строку темы . Это помогает получателю понять суть сообщения.Например, «Предложение прилагается» или «Ваш вопрос от 25 октября».
  • Закрыть с подписью . Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
  • Избегайте сокращений . Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFLOL (кататься по полу, громко смеясь).
  • Будьте кратки . Опускайте ненужные слова.
  • Используйте хороший формат .Разделите свое сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заканчиваться не более чем тремя небольшими абзацами.
  • Перечитайте, исправьте и просмотрите . Выявите и исправьте орфографические и грамматические ошибки до того, как нажмете «отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
  • Ответить незамедлительно . Следите за эмоциональной реакцией — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 или 72 часов. .
  • Экономно используйте функцию «Ответить всем» . Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное электронное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.
  • Избегайте использования заглавных букв . Заглавные буквы используются в Интернете для выражения выраженных эмоций или крика и считаются грубыми.
  • Тестовые ссылки . Если вы включаете ссылку, проверьте ее, чтобы убедиться, что она работает.
  • Электронная почта заранее, если вы собираетесь прикрепить большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
  • Оставить отзыв или продолжить . Если вы не получите ответ в течение суток, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

На рис. 1 показан образец электронного письма, демонстрирующий перечисленные выше принципы.

Рисунок 1. Пример электронного письма

 От: Стив Джобс 
Кому: Отдел кадров 
Дата: 12 сентября 2015 г.
Тема: Обучение в безопасной зоне

 

Уважаемые коллеги:

Пожалуйста, рассмотрите возможность записаться на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем.Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением числа добровольцев для безопасной зоны в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас могут присутствовать на следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.

Для получения дополнительной информации о программе Safe Zone посетите http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы примете участие.

Стив Джобс
Генеральный директор Apple Computing
[email protected]

Сетевой этикет

Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий как нормальная часть нашей карьеры, но то, как мы ведем себя, может в буквальном смысле оставить прочный имидж.Фотография, которую вы разместили на своей странице в Facebook или в ленте Twitter, могла быть увидена вашим потенциальным работодателем, или это неприятное замечание в сообщении может вернуться и преследовать вас позже.

Следование нескольким инструкциям по размещению онлайн-сообщений, подробно изложенным ниже, может помочь вам в дальнейшем избежать затруднений.

Знайте свой контекст

Помните человека

  • Помните, что за словами стоит человек. Прежде чем выносить суждение, попросите разъяснений.
  • Проверьте свой тон перед публикацией.
  • Отвечайте людям, используя их имена.
  • Помните, что культура и даже пол могут играть роль в общении людей.
  • Сохраняйте подлинность и ожидайте того же от других.
  • Помните, что люди могут отвечать не сразу. Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.
  • Избегайте шуток и сарказма; они часто плохо переносятся в онлайн-среду.

Признать, что текст постоянный

  • Будьте рассудительны. От того, что вы говорите в Интернете, потом будет сложно отказаться.
  • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой.
  • Согласуйте основные правила текстового общения (формального или неформального; при необходимости обращайтесь за разъяснениями и т. Д.), Если вы работаете совместно.

Избегайте пламени: исследуйте, прежде чем реагировать

  • Принимайте и прощайте ошибки.
  • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой.
  • Обратитесь за разъяснениями, прежде чем реагировать.
  • Обратитесь за советом к своему руководителю. *

С уважением относиться к частной жизни и оригинальным идеям

  • Процитируйте первоначального автора, если вы отвечаете на конкретную мысль, высказанную кем-то другим.
  • Спросите разрешения у автора электронного письма, прежде чем пересылать сообщение.

* Иногда поведение в сети может казаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и последующих действий.В этом случае немедленно сообщите об этом своему руководителю, чтобы можно было позвонить по телефону
нужным ресурсам
.

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (например, массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один.Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками.На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений.Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все.

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме. На рис. 2 представлен образец памятки в формате, описанном выше.

Рис. 2. Образец памятки (щелкните изображение, чтобы открыть PDF-файл со специальными возможностями)


Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Профессиональный, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политики или процедуры, и, например, может ссылаться на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Акцент на тему

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.

Объективность

Записки — это место только для фактов, и они должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют компанию или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня все чаще, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Он может познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать чувства и эмоции. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатели могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования.В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием. Есть много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма. Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.На рисунке 3 показано сопроводительное письмо, которое может представить получателю технический отчет.

Рис. 3. Образец сопроводительного письма (щелкните изображение, чтобы открыть доступный PDF-файл)


Стратегии эффективных писем

Помните, что у буквы есть пять основных областей:

  1. Заголовок, содержащий имя получателя, часто включая адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, в котором формулируется сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

Всегда помните, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, помните, что

  • ваш язык должен быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
  • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
  • каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
  • части письма должны образовывать законченное сообщение;
  • письмо не должно содержать ошибок.

Письма специального назначения

Сопроводительные письма. Когда вы отправляете отчет или другой документ своему руководителю, отправляйте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель отчета и ваши основные выводы.Хотя ваш руководитель мог санкционировать проект и получать от вас периодические обновления, у него / нее, вероятно, есть много других сотрудников и проектов, и ему будет полезно напоминание о вашей работе.

Письма-запросы . Вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они предложения о грантах от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с запросом дополнительной информации.Как и в случае с большинством деловых писем, ваш запрос должен быть кратким, представившись в первом абзаце, а затем четко изложив свою цель и / или просьбу во втором абзаце. Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения запросов в форме списка для ясности. Завершите в дружеской манере, выразив признательность за полученную помощь.

Письма о приеме на работу . Независимо от того, отвечаете ли вы на объявления о вакансиях в Интернете или на бумаге, вы, вероятно, напишете письмо с заявлением о приеме на работу, представив себя и свои навыки потенциальному работодателю.Это письмо часто производит первое впечатление о вас, поэтому продемонстрируйте профессионализм в своем формате, использовании языка и корректуре вашей работы. В зависимости от типа работы, которую вы ищете, письма-заявки будут различаться по длине и содержанию. В бизнесе письма обычно занимают не более одной страницы и просто подчеркивают навыки и квалификацию, которые указаны в сопроводительном резюме. В образовании письма, как правило, разрабатываются более полно и содержат более подробное обсуждение опыта соискателя и того, как этот опыт может принести пользу учебному заведению.Эти письма содержат информацию, которая не обязательно очевидна в прилагаемом резюме или биографической справке.

Дополнительные письма. Каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выразите признательность за время, которое ваш получатель письма потратил на то, чтобы удовлетворить ваши потребности или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, дополнительное письмо с благодарностью интервьюеру за его / ее время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.

Письма в профессиональном контексте могут иметь множество других целей, но эти четыре типа писем являются одними из самых распространенных, с которыми вы можете столкнуться. Дополнительные примеры профессиональных писем можно найти в образцах писем, предоставленных Дэвидом Макмерри в его онлайн-учебнике по техническому письму: https://www.

Написать ответ

Ваш адрес email не будет опубликован.