Правила делового общения в коллективе: правила, нормы и основные принципы

Содержание

«Главное — не бесить людей»: правила делового этикета

Можно ли писать в рабочие чаты поздно ночью, нужно ли поздравлять коллег с 8 марта и обязательно ли обращаться к начальнику на «Вы»? Поговорили об основных правилах делового этикета в рабочем коллективе с Анной Чаплыгиной, специалистом по этикету и моделированию поведения.

Анна Чаплыгина

Зачем вообще нужны правила делового этикета? Вовсе не для того, чтобы демонстрировать всем, как хорошо вы воспитаны, а чтобы помогать людям работать эффективнее.

Если с вами неприятно общаться, вы раздражаете других людей и мешаете им делать свою работу, вас будут терпеть, только когда вы единственный в мире обладаете эликсиром бессмертия или знаете, какой провод нужно перерезать в экстренной ситуации — синий или красный.

Хороший человек — это не профессия. Но приятный в общении профессионал — это конкурентное преимущество.

В целом деловой этикет — это о соблюдении личных границ и правил субординации ради комфортного и эффективного взаимодействия.

Правила делового этикета в общении с коллегами

1. Правила должны быть

Поскольку главная цель делового этикета — эффективность, то это не набор универсальных законов и правил, которые работают для всех и всегда. У каждой компании могут быть свои правила, важно лишь, чтобы они были сформулированы — прописаны или проартикулированы.

Особенности делового общения в трудовом коллективе — Мегаобучалка

Стадии развития коллектива. Групповые конфликты: причины, виды, этапы, варианты выхода и т.д. Моббинг и буллинг в деловом общении. Стрессы и пути их преодоления. Этические требования к критике. Этикет в отношениях с коллегами и начальством. Рабочее место. Этикет общения с «трудным руководителем» или «подчиненным». Этика служебных взаимоотношений между мужчиной и женщиной.

Роль юмора в деловом общении.

Юмор как средство разрешения конфликтных ситуация и снятия напряжения. Юмор и стресс. Типы юмора и правила его применения в деловом общении. Уместность юмора в определенных ситуациях.

Стиль и имидж делового человека.

Цветотип внешности человека, особенности подбора стиля делового костюма с учетом физиологических особенностей человека. Деловой костюм мужчины. Деловой костюм женщины. Дресс-код и имидж делового человека. Имидж и стиль в общении. Составляющие имиджа. Правила формирования позитивного имиджа. Повседневный, деловой и вечерний стиль. Имидж делового человека: одежда, обувь, аксессуары, парфюмерия, макияж. Выбор персонального имиджа. Особенности внешнего вида женщины. Особенности внешнего вида мужчины.

Виды деловых приемов.

Особенности деловых приемов. Виды приемов: обед, фондю, завтрак, ланч, бранч, ужин, фуршет, коктейль, чашка чая, обед-фуршет или шведский стол, единственное блюдо, пикник, и т.д.

Этикет дистанционного делового общения.

Деловые письма: содержание и оформление. Деловые и служебные

бумаги. Телефонные разговоры и переговоры. Основные правила ведения

делового общения через средства коммуникации. Правила деловой беседы по

телефону. Этикет в работе с мобильным телефоном, заказными и ценными

письмами, экспресс-почтой, факсом и электронной почтой, почтовыми открытками, письмами, телеграммами. Визитная карточка.

2.9. Подарки, сувениры и «взятки» в деловом общении.

Элитные подарки и их отличие. Поводы и случаи преподнесения подарков. Перечень предметов, которые не следует дарить. Порядок преподнесения и принятия подарков. В каких случаях допустимо отказаться от подарка. Отличие подарка от взятки в международном этикете. Основные принципы подбора подарка руководителю организации, партнерам по бизнесу, коллегам по работе и т.д. Умение дарить и получать подарки. Поздравления руководства, коллег и деловых партнеров. Поводы и виды поздравлений. Тексты поздравления. Оформление поздравлений. Формулировки праздничных пожеланий.

Международный этикет и правила протокола.

Понятие протокола. Протокольный отдел как подразделение, отвечающее за соответствие мероприятий, проводимых компанией, требованиям этикета и протокола. Положение о протокольном отделе. Виды протокольных мероприятий.

Организация и проведение совещаний высшего руководства. Подготовка и подача материалов. Подготовка помещения. Рассадка участников. Правила проведения совещаний высшего руководства.

Подготовка и проведение переговоров. Содержательная и организационная подготовка переговоров. Поведение при первой встрече с партнерами. Порядок представлений и приветствий. Визитная карточка. Правила пользования. Поведение во время переговоров. Порядок подписания итогового документа.

Протокольные требования к приему делегаций. Программа пребывания гостей в вашем городе. Факторы, которые необходимо учитывать. Порядок встреч и проводов. Рассадка гостей в автомобиле. Организация досуга гостей.

Подготовка командировки руководителя. Подготовка необходимых материалов. Приобретение билетов. Бронирование мест в гостинице.

Содержание практической работы

Практическая работа предполагает выполнение групповых заданий под руководством преподавателя.

Практическая работа №1: Ролевая игра с использованием видеокамеры и мультимедийного оборудования по теме: «Приветствия и представления»

Практическая работа №2: Ролевая игра с использованием видеокамеры и мультимедийного оборудования «Телефонный этикет».

Практическая работа №3: «Застольный этикет». На практическом занятии накрывается стол. Слушатели на практике учатся пользоваться столовыми приборами и получают навыки застольного этикета.

Практическая работа №4: «Поздравления и подарочный этикет в деловом общении». Ролевая игра.

Практическая работа №5: «Невербальные коммуникации в деловом общении». Групповой тренинг с целью отработки приемов невербального общения.

Практическая работа №6: «Конфликты в коллективе». Деловая игра: «Сделка». Имитируется процесс создания конфликтной ситуации в трудовом коллективе».

Практическая работа №7: «Роль юмора в деловом общении». Деловая игра.

Практическая работа №8: «Стиль и имидж делового человека». Мастер-класс профессионального стилиста Павла Рябинина.

Содержание самостоятельной работы

Самостоятельная работа предполагает выполнение индивидуальных заданий.

Самостоятельная работа №1: «Правила приветствий и представлений». Изготовление своей визитной карточки и защита ее перед однокурсниками. Написание персонального резюме и моделирование ситуации, в ходе деловой игры, прохождения собеседования при трудоустройстве на работу.

Самостоятельная работа №2: Речевой этикет. Выполнение контрольной работы.

Методические рекомендации по реализации учебной программы:

Для успешного освоения всей дисциплины рекомендуется сочетать коллективную и самостоятельную формы работы: выполнять задания вместе с преподавателем, затем выполнять аналогичные задания самостоятельно.

Вопросы для подготовки к зачету

1. Этикет и культура общения. Социокультурная роль этикета в обществе.

2. Этика как наука о нравственности. Основные проблемы теории морали. Предмет, сущность и основные понятия этики.

3. История этических учений и культура общества: этика античности, средневековья, Нового времени.

4. Понятия: «культурный человек», «нравственный человек», «нравственная культура».

5. Истории этикета. Виды этикета.

6. Представления: в гостях, после того, как вас представили. Приветствие на улице, в помещение, как отвечать на приветствие.

7. Употребление титулов и званий при обращении. Официальные и протокольные формы представления.

8. Прощание с деловыми партнерами.

9. Визитные карточки как инструмент делового общения. Виды визитных карточек и правила пользования ими.

10. Правила поведения на улице, в транспорте и в общественных местах (учреждениях, учебных заведениях, театрах, музеях, столовых, кафе и т.п.). В дороге.

11. Подарки. Выбор и вручение подарков, цветы. Как принимать подарки. Подарки в деловых отношениях.

12. Основные виды приемов. Неформальные приемы. Организация и проведение приемов.

13. Протокольные аспекты произнесения тостов.

14. Застольный этикет. Прием, встреча гостей, рассадка за столом.

15. Тосты и беседы за столом. Уход с приема и проводы гостей. Современные виды застолья.

16. Предметы, последовательность и правила сервировки стола. Правила подачи и употребления блюд и напитков.

17. Правила поведения во время застолья.

18. Правила пользования столовыми приборами. Как разливать и пить алкогольные напитки. Обязанности гостя и хозяина. Окончание застолья.

19. Имидж и стиль в общении. Составляющие имиджа. Правила формирования позитивного имиджа.

20. Повседневный, деловой и вечерний стиль. Имидж делового человека: одежда, обувь, аксессуары, парфюмерия, макияж.

21. Особенности внешнего вида женщины.

22. Особенности внешнего вида мужчины.

23. Современные правила речевой коммуникации. Стиль речи. Культура речи. Речевой этикет.

24. Формулы речевого этикета: выражение просьбы, извинения, неодобрения, приглашения. Этикетные нормы приветствия, представления, обращения.

25. Формулы вежливости как специальные речевые этикетные средства. Выступления, тосты, беседы.

26. Планирование и ведение переговоров.

27. Техника ведения переговоров. Протокольные правила рассадки за столом. Запись деловой беседы.

28. Этикет телефонного общения.

29. Этикет в сетевом общении (e-mail, internet-общение). Мобилэтикет.

30. Деловая Переписка. Виды деловых писем и сообщений. Письменные формы отношения человека к людям.

31. Сущность служебного этикета. Этикетные нормы взаимоотношений.

32. Невербальные средства общения. Дистанция, рукопожатия, значение жестов и поз, мимика.

33. Этикет деловых подарков и сувениров. Корпоративные праздники

Правила общения в женском коллективе — 2021 портал делового мира koordynator.info

Особенности женского коллектива

Про суть женских коллективов было сказано довольно много. Некоторые говорят о нем, как о настоящем фильме ужасов, другие сравнивают со змеиным клубком. Отношения в женском коллективе всегда достаточно трудные. Что же следует делать и как себя вести, чтобы не только наладить отношения с коллегами, но и успешно трудиться?

Особенности отношений, которые складываются в женском коллективе, его преимущества и недостатки имеют прямое отношение к природе представительниц прекрасного пола. Что бы ни случилось, женщина всегда останется женщиной. В коллективе дамы могут оставаться превосходными работниками и профессионалами своего дела. Однако они никогда не изменят своей сущности во всем, что касается межличностных отношений.

Женщины всегда считались отличными специалистами в выстраивании отношений и в жизни и в бизнесе. Излишняя эмоциональность представительниц прекрасного пола может создавать атмосферу излишней напряженности в коллективе, что нередко пугает не только прекрасных дам, но даже мужчин.

Правила эффективного общения

Никто и никогда не сможет сравниться с женщиной в умении вести беседы. Простые разговоры во время обеденного перерыва или просто в качестве передышки могут создать благоприятную атмосферу в коллективе на весь день или же перессорить всех сотрудников. Работая в таком коллективе стоит научиться правильно вести беседы, а также вовремя их заканчивать, чтобы не взболтнуть чего-нибудь лишнего.

Необходимо избегать разговоров о семейных драмах и личных отношениях. Не нужно также хвастать перед коллегами успехами. Женщины всегда будут оставаться соперницами друг для друга. И если на любовном поприще у нее складывается все как нельзя лучше, то это может вызвать зависть ее коллег. Не нужно также жаловаться на жизнь, так как такие жалобы вскоре станут любимыми темами для разговоров и обсуждений, что не очень приятно.

Однако даме не стоит избегать простых и легких разговоров со своими коллегами. Тем не менее, обсуждать жизнь остальных членов коллектива лучше не стоит. Нередко внутри коллектива существуют мелкие группировки, которые находятся в постоянной борьбе друг с другом. Необходимо приложить максимум усилий, чтобы не оказаться ни в одной из таких группировок. Следует постараться быть вежливой со всеми коллегами.

Время от времени следует одаривать коллег комплиментами. Несомненно, в женском коллективе им всегда будут рады. Можно обратить внимание на новую прическу или шикарное платье, элегантные туфли или просто свежий вид. Это поможет создать приятную атмосферу в коллективе. Похвалы в стороны коллег приведут к тому, что очень скоро дама и сама станет объектом для комплиментов.

Придерживаясь правил общения в коллективе, необходимо всячески избегать разговоров о детях и мужьях своих коллег. Даже если женщина постоянно жалуется на своего супруга и ребенка, не нужно давать ей советы или критиковать поведение ее родных. Это может стать причиной обиды. Как бы женщина не жаловалась, она все равно считает свою семью самой лучшей, а себя идеальной матерью и супругой. В такой ситуации даму нужно просто выслушать и постараться перевести разговор на новую, более безопасную тему.

Строить деловые, дружеские отношения в новом коллективе всегда непросто. Однако правильное поведение, вежливость, тактичность и доброжелательный тон помогут подружиться с новыми коллегами.

Основные правила современного делового этикета. Деловой этикет рабочего места

У каждого сотрудника есть представление о том, как он должен вести себя в команде. Это касается общения с начальником и с коллегами.

Без выполнения правил здоровый климат в коллективе невозможен. Поэтому руководителям и подчинённым важно найти общий язык, и поможет в этом этика делового общения.

Задачи этикета

Поведение на работе подразумевает моменты, касающиеся сотрудников в команде, и внешние контакты (между коллективами и общение с клиентами).

Речевой этикет в деловом общении выполняет следующие задачи:

создаёт здоровую атмосферу;
повышает производительность;
побуждает к выполнению обязанностей.

Когда соблюдаются нормы делового общения, в коллективе постоянно ощущается приятная, располагающая атмосфера. Важно, чтобы каждый сотрудник получал удовольствие от проделанной работы, стремился выполнить её как можно лучше.

Этика делового общения разработана для применения на практике и для урегулирования рабочих ситуаций. Команду, в которой этикет делового общения стоит на первом месте, отличает уважение руководства к работникам, умение найти выход из конфликтной ситуации, принятие правильных решений в рабочих моментах.

Речевой этикет в деловом общении включает в себя несколько составляющих:

беседы;
переговоры с представителями других компаний;
презентации;
переписку;
собрания;
конференции;
разговоры по телефону;
консультации;
интервью;
собеседования.

В этих вариантах устанавливаются рабочие контакты, принимаются решения, происходит обмен информацией. Этика делового общения помогает установить чёткие границы, в пределах которых решаются деловые проблемы. При соблюдении правил поведения в мире бизнеса отдаются и принимаются распоряжения, сохраняется дружеская, профессиональная атмосфера.

Мудрый руководитель, применяя на практике этикет делового общения, добивается высокой производительности в компании. У сотрудников появляется мотивация, они готовы выполнять поставленные цели. Культура делового общения и грамотное применение её принципов создаёт позитивное настроение в команде.

Виды поведений в команде

Известно три варианта рабочего общения в коллективе:

сверху вниз;
снизу вверх;
по горизонтали.

Варианты рабочих контактов содержат общие правила. Каждый работник должен чувствовать уважение, независимо от занимаемой должности. Мудрый начальник стремится создать в команде дружелюбную атмосферу, придерживается корректного обращения с сотрудниками. Но в то же время не исключается субординация.

Культура делового общения включает в себя разговоры по телефону:

Находясь на рабочем месте, недопустимо приветствовать человека обыкновенным «алло» или «да». Подняв трубку, нужно представиться, назвав компанию и занимаемую должность. В некоторых организациях к приветствию сотрудник добавляет своё имя.
В процессе разговора следует быть как можно внимательнее. Клиенту приятно, когда к нему обращаются по имени.
Ответы должны быть чёткими и по существу.
В случае невозможности вести разговор, нужно обязательно извиниться, предложив перенести его на другое время.

Контакты руководителя с подчинённым

Если начальник хочет, чтобы в коллективе соблюдались нормы делового общения, то он должен на личном примере показать, как это работает. Отдать распоряжение можно несколькими способами. Сделать это можно в строгой форме или в виде просьбы. Как прозвучит распоряжение, зависит от того, насколько грамотно руководитель владеет этикетом при деловом общении.

Мудрый руководитель знает и ценит своих работников, прислушивается к их мнению и советам, готов пойти на компромиссы (не в ущерб работе).

Хороший начальник справедлив — этого требует этика делового общения. Если подчинённый допустил промах или неточность при исполнении обязанностей, то штрафы должны соответствовать размеру упущения. Так же и с поощрениями — выполненная работа требует вознаграждения.

Речевой этикет в деловом общении подразумевает сам разговор, и то, каким тоном произносятся фразы. Одно и то же распоряжение можно отдать разным тембром голоса, и в результате меняется его восприятие. Поэтому важны первые фразы, произнесённые для привлечения внимания собеседника. Культура делового общения предписывает приветствия, которые выбираются в зависимости от статуса, возраста и пола сотрудника.

Контакт подчинённого с руководителем

Одно из главных правил, которые предписывает этикет делового общения — уважение подчинёнными руководителя. Это не означает, что ему нужно льстить или во всём соглашаться.

Сотрудник со своим взглядом и мнением на вопросы, касающиеся рабочих моментов, и умеющий преподнести это в корректной форме — хороший сотрудник. Такие подчинённые преданы своей компании и не пренебрегают речевым этикетом в деловом общении.

При разговоре с начальником не рекомендуется указывать в резкой форме на обнаруженные недочёты. Культура делового общения при таком контакте сводится к умению подчинённого без лести, лжи и хитрости донести до руководителя нужную информацию. При спокойной и доброжелательной обстановке в коллективе сделать это несложно. Отношения подчинённых и руководителя, построенные на , это применение правил этики в деловом общении.

Если подчинённый хочет внести предложения для улучшения работы компании, то не следует сразу идти к высшему руководителю компании. Сначала нужно обратиться к ближайшему начальнику, иначе нарушится субординация. В дальнейшем такое поведение подчинённого внесёт разлад в коллективе.

Правила делового общения

У каждого сотрудника есть права и обязанности. Хороший начальник равномерно распределяет нагрузку между подчинёнными. Хотя каждый сотрудник выполняет свою работу, он обязательно сталкивается и контактирует с другими коллегами.

Чтобы не возникало конфликтных ситуаций, мешающих рабочему процессу, важна культура делового общения:

На презентациях или митингах в компании иногда возникают непредвиденные ситуации. Чтобы избежать конфликта и перехода на личности, соблюдают этикет делового общения. Руководствуясь правилами, недопустимо перебивать коллег, а если возникнут вопросы или замечания, то задавать их можно только в корректной форме.
В погоне за похвалой начальника, некоторые подчинённые допускают ошибки. Это проявляется в виде пустых обещаний, либо работник берёт на себя больше обязанностей, с которыми впоследствии не справляется.
Многие не умеют выслушать собеседника. Но в рабочие моменты без этого навыка не обойтись. Речевой этикет в деловом общении помогает правильно распорядиться рабочим временем, слушать и правильно понимать собеседника.
Некоторые компании принимают у себя иностранных представителей стран, устраивают в их честь фуршеты. На таких переговорах важно соблюдать этикет делового общения. Зная правила и грамотно их применяя, можно добиться желаемого результата на переговорах. Располагающая атмосфера, умение заинтересовать собеседника приводит к достижению желаемой цели.
Правила рабочих контактов во время переговоров или другого делового процесса запрещают прикосновения к собеседнику. Но для каждого правила есть исключения, и здесь это — рукопожатие. Такой жест должен быть кратким и деловым, а рука — сухой и не холодной. На переговорах избегают лишних жестов и мимики. Если человек неуверенный, суетится, прячет взгляд, то вряд ли он добьётся доверия у собеседника.

Важно как сотрудники приветствуют друг друга. Этика делового общения позволяет использовать следующие приёмы:

приветливый взгляд;
улыбка;
уместные комплименты;
проявление заинтересованности;
уважение;
подчёркивание значимости работника;
тёплые слова.

Такие варианты помогают создать спокойную, рабочую обстановку в коллективе.

Командные правила

В компании каждый сотрудник наделён обязанностями, которые он исполняет и несёт за них ответственность. Знающий руководитель знает, когда назначить поощрение работнику, и в то же время замечает упущения. За некачественное исполнение рабочих моментов назначается соответствующее взыскание.

В команде рабочий процесс состоит из положительных и отрицательных моментов. Культура делового общения регулирует возникающие вопросы. Если грамотно применять правила коммуникации, то критика воспринимается без обид и отрицательных эмоций.

Чтобы в коллективе сохранялась спокойная, рабочая обстановка, руководитель исключает любое психологическое давление. Этика делового общения исключает угрозы, давление со стороны руководителя или других сотрудников, унижение. Сотрудники понимают, что работают в одной команде, а компания — вторая семья. Только так добиваются впечатляющих результатов.

Некоторым сотрудникам трудно влиться в коллектив. Неуверенные действия, заниженная самооценка, опасения приводят к тревожному состоянию и неспособности справляться с рабочими обязанностями. Но если в коллективе здоровая атмосфера и сотрудники настроены доброжелательно, то проблема разрешится. Правила общения в рабочей обстановке, соблюдаемые коллективом, избавят от ненужных опасений.

Команда, в которой применяются правила коммуникации, отличается здоровой атмосферой. Уважение присутствует по отношению к руководителю, между работниками, и при контактах с клиентами. В таком коллективе нет места сплетням, соблюдается коммерческая тайна, и на работу люди приходят с удовольствием.

Несоблюдение правил поведения в рабочей обстановке приводит к негативному эффекту. Грамотный руководитель, желающий успеха компании, поддерживает в коллективе здоровую обстановку и , соответствующее общепринятым нормам.

Под этикой понимается совокупность норм человеческого поведения, а если распространить это определение на профессиональную область, то деловой этикет будет состоять из принципов поведения людей, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Что такое деловой этикет?

От того, как человек соблюдает правила и условности делового этикета, зависит его имидж как бизнесмена. Благодаря этому складывается положительный образ в глазах партнеров, приобретающий окраску личного обаяния. Принципы делового этикета включают:

Честность и порядочность . К бизнесмену, обманувшему один раз, доверия больше не будет, а репутация испортится навсегда.
Свободу . В дела своих конкурентов и партнеров вмешиваться не принято.
Терпимость . В отношениях с партнерами не избежать шероховатостей и конфликтов, но если вести себя тактично и деликатно, то можно сгладить острые углы и прийти к консенсусу.
Справедливость . Этот принцип делового этикета строится на признании индивидуальности человека, объективной оценки его личностных и .
Культуру бизнеса . То есть каждый бизнесмен обязан быть культурным человеком.

Правила делового этикета

Нормам поведения и взаимоотношений людей на рабочем месте придается громадное значение, ведь деловой этикет – это тот же светский, но с элементами воинского. Здесь на первый план выходит субординация, тогда как возрастным и придается меньшее значение. Вот некоторые из непреложных правил:

«Время – деньги» – так любят говорить опытные бизнесмены, больше всего ценящие в партнерах пунктуальность. Если человек не может организовать свое собственное время, то как с ним можно строить сотрудничество?
Соблюдение коммерческой тайны. Сотруднику, претендующему на место в новой компании и разглашающему конфиденциальную информацию, полученную на старом месте работы, просто дадут отворот поворот.
Делать дело. По карьерной лестнице продвигаются те, кто работает, пока другие занимаются своими делами.
Основные правила делового этикета включают прием делегаций по протоколу. Необходимо знать, как правильно встретить, представить и разместить людей, учитывая и особенности национальных традиций.

Деловой этикет рабочего места

Человек может быть неряшливым в быту и даже в хаосе видеть какую-то свою организацию, но на работе он этого позволить себе не может. Деловой этикет в профессиональной деятельности строится на порядке на рабочем месте, ведь он является отражением порядка в голове. Не возбраняется иметь какие-то свои личные вещи, например, фотографию семьи в рамке, но у каждого предмета должно быть свое определенное место, а в целом все они должны содержаться в порядке и чистоте, ведь это залог продуктивности труда и личного комфорта.

Этикет деловой переписки

Этикет делового телефонного разговора

Разговор по телефону – это целое искусство и порой одним телефонным звонком можно решить то, чего не получилось добиться в ходе предварительных встреч или переговоров. Телефонный этикет предусматривает снятие трубки после второго-третьего звонка. При этом звонящий начинает разговор с приветствия, представляется и вводит собеседника в курс проблемы, уделяя этому 45 секунд. На обсуждение самой ситуации может уйти от 1 до 2 минут, а на вывод отводится 20–25 секунд. Если окончательного решения принято не было, то стоит договориться о повторном звонке в определенное время.

Этикет подарков в деловой сфере

У каждого человека случаются дни рождения, юбилеи, другие торжественные даты и его поздравляют не только близкие, но и коллеги. Этикет делового человека накладывает свои ограничения на этот процесс, а ведь еще нужно суметь выбрать презент для партнеров по бизнесу, который позволит продемонстрировать внимание и уважение, благодарность и заинтересованность в сотрудничестве. Деловой этикет предусматривает разделение корпоративных подарков по следующим категориям:

Корпоративные сувениры – вещицы со слоганом или логотипом компании.
Продукция полиграфического характера – блокноты, органайзеры, ручки, постеры и т.п.
VIP-подарки. Такие изделия выполняются на заказ с учетом характера, увлечений и других пристрастий конкретного человека.

Деловой этикет для женщин

Гендерные различия пусть и не выходят на первый план, но тоже учитываются. Основы делового этикета таковы, что первым с женщиной здоровается мужчина, но если она идет в компании мужчин, то первой приветствует коллегу, идущую в одиночестве или в компании другой женщины. Первой руку мужчине подает представительница слабого пола и не стоит ожидать, что кто-то откроет перед ней дверь, пропуская вперед – это всегда делает тот, кто стоит к ней ближе, да и стул она пододвигает себе сама.

Этикет в одежде для женщин

Внешний облик женщины отождествляют с ее способностями, поэтому неопрятность и неухоженность недопустимы. Не приветствуется и яркий кричащий образ как вызов обществу. Идеальный выбор – лаконичного цвета. На многое накладывает свои ограничения деловой этикет, длина юбки должна достигать коленей, а еще женщина обязана даже в сильную жару надевать колготки или чулки. Обувь приветствуется на каблуке как минимум с закрытым носом и пяткой. Волосы должны быть убраны в аккуратную прическу, аксессуары использованы по минимуму и подобраны в гармонии с одеждой.

Шляпный этикет для женщин

Изначально ее использовали для проявления уважения и почитания, а в дальнейшем функции шляпы пересмотрели. Правила этикета для женщин менее строгие по сравнению с этикетом мужчин. На работе дама может заниматься своими прямыми обязанностями, не снимая головной убор, если это часть профессионального . Этикет делового общения предусматривает присутствие в шляпе на мероприятиях общественного характера – чаепитии, обеде, во время исполнения гимна и поднятия флага. А вот если головной убор предназначен для холодного времени года, то в помещении его снимают.

Деловой этикет – маникюр

Ухоженные руки – часть образа, не придавать значение которому нельзя. Женский этикет предусматривает регулярное посещение мастера по маникюру. Облупленный лак может испортить все впечатление, поэтому если нет возможности его обновить, то покрытие нужно стереть. Дизайн ногтей следует выбирать лаконичный неброских цветов. Исключен всевозможный декор в виде страз, лепнины и пр. Идеальный вариант – , который может быть и обратным. Допускается смешение не более трех неброских оттенков.

Этикет – женщина в машине

Автомобиль уже не является средством роскоши, а передвижения и в 21 веке с его быстрым темпом жизни является неплохим подспорьем. Этикет для женщин не обошел своим внимание и этот аспект. Автомобиль обязательно должен соответствовать социальному статусу. Быть рядовым сотрудником и ездить на работу на роскошном кабриолете не принято, как и пользоваться недорогим авто успешной бизнес-леди. Не принято садиться в элитное авто, будучи одетой в спортивную одежду, да и управлять внедорожником в вечернем платье тоже неуместно.

Для женщины большое значение имеет способ посадки в автомобиль. Первым в кресло нужно опустить таз, а уже после перенести в авто обе ноги. Выходить из авто следует в обратном порядке: первыми на асфальт ставят ноги. Если женщина планирует ехать в служебном автомобиле с водителем, то рекомендуется занять место на заднем сиденье по диагонали с ним. Если она совершает поездку не одна, то нельзя выяснять отношения, ругаться и ссориться, поднимать «тяжелые» темы и это касается и разговоров по телефону. Отвлекать водителя от управления авто тоже нельзя.

Каждому человеку в ходе его профессиональной деятельности всегда приходится общаться со своими коллегами, начальниками, подчиненными, клиентами, подрядчиками и другими людьми. Кроме того, нередко нам приходится сталкиваться с проведением деловых встреч, переговоров или конференций. Причем от того, насколько правильно мы выстроим общение, во многом будет зависеть наша профессиональная карьера.

Поэтому самое время разобраться в том, что собой представляет деловая этика. Ведь даже сотрудники, занимающие руководящие должности, должны правильно общаться с подчиненными, чтобы заслужить их уважение и приобрести авторитет. Также важно правильно вести себя с начальством, чтобы добиваться успеха в профессиональной деятельности и уверенно шагать вверх по карьерной лестнице.

Основные типы делового общения

Для того чтобы понять, в чем заключается деловая этика, следует разобрать основные типы делового общения. Их имеется три:

«Сверху вниз» (начальник и подчиненный).
«Снизу верх» (Подчиненный и начальник).
«По горизонтали» (коллега с коллегой).

Но запомните важное правило. Какую бы вы должность не занимали, деловая этика, в первую очередь, предполагает уважение к любому сотруднику. Если вы начальник, то уважайте своих подчиненных, если вы подчиненный — относитесь с уважением к начальнику и коллегам. Это правило также должно распространяться и на работников других фирм, с которыми вы сотрудничаете.

Не забывайте, что деловая этика общения должна присутствовать и в коммуникации посредством телефона. Приветливо отвечайте на звонки, дружелюбно разговаривайте. Обязательно представьтесь, отвечайте на все вопросы, интересующие вашего собеседника, корректно и грамотно. Тогда и дела вашей компании, а вместе с ними и ваша карьера, пойдут вверх.

Общение начальника с подчиненными

Какая деловая этика и деловой этикет необходимы в этом случае? Начальник или директор — это личность, которая руководит деятельностью компании. Существует несколько форм осуществления руководства: приказ, просьба, вопрос. Вне зависимости от того, какой именно формой пользуетесь вы, главное в руководстве — это справедливое и лояльное отношение ко всем своим подчиненным. За хорошую работу — награда, за промах — адекватное наказание. Только не переусердствуйте! Не заводите себе любимчиков, если не хотите стать свидетелем различных интриг и косых взглядов.

Общение подчиненного с начальником

Деловая этика служащего или работника по отношению к его шефу тоже имеет свои нюансы. Главный принцип здесь заключается в так называемом разумном подчинении. Не стоит пытаться управлять своим начальником, также воздержитесь от постоянных споров с руководством. Вы, разумеется, можете высказывать свое мнение и свою точку зрения, но в очень корректной форме. Деловая этика и деловой этикет должны соблюдаться абсолютно всеми подчиненными. Тогда вы заслужите уважение вашего руководителя и, возможно, в скором будущем вас будет ожидать хорошее повышение. И запомните: никогда не лгите! Ложь — это высшая форма проявления неуважения и халатности.

Общение коллег между собой

Этика и этикет делового общения должны соблюдаться служащими и в общении между собой. Главным принципом такого взаимодействия является уважение. Помните, что каждый занимается своим делом, а любая работа достойна уважения. Не стоить спорить, лучше в корректной форме выскажите свое мнение. Это пойдет вам только на пользу: и нервы сохраните, и заслужите уважение коллег.

Во время встреч, конференций и презентаций не перебивайте выступающих. Дайте им высказать свою точку зрения, после чего выражайте свою.

Правильно поставленная цель — путь к успеху

Для того чтобы та или иная деятельность была успешной, необходимо поставить цель, которой нужно достичь на финише. Очень хорошо, если в коллективе имеется модель делового общения, тогда каждый сотрудник будет понимать, к чему он идет. Таким образом, можно избежать многих споров и ссор, а работа коллектива станет продуктивной и слаженной. Результат превзойдет все ваши ожидания. Каждый человек хочет знать, что он получит на финише, а поставленная цель — это самый прямой путь к успеху!

Принципы этики делового общения

Деловая этика, принципы которой очень грамотно сформулировал американский социолог Л. Хосмер, — это основа любого взаимодействия в коллективе. Рассмотрим, соблюдение каких пунктов она предполагает:

Если человек знает, как следует себя вести на работе, на переговорах, деловых встречах, конференциях и презентациях, он обязательно добьется успеха. Но не стоит забывать о том, что вы — личность. Главное ваше оружие в профессиональной деятельности — это ваша индивидуальность. Не секрет, что сотрудников в компаниях очень много, а вот самодостаточных личностей всегда не хватает. Так почему бы не занять эту нишу?

Этика и этикет делового общения имеют свои специальные принципы, которые должен знать любой уважающий себя человек:

Честность и порядочность.
Ответственность и коллегиальность.
Надежность.
Профессионализм и компетентность.
Справедливость.
Уважение к себе и коллегам.
Бесконфликтность.
Собственное мнение.

В заключение

Большую часть своей жизни человек проводит на работе, поэтому крайне важно создать там здоровую атмосферу. Работники должны знать о том, какая деловая этика общения будет уместна внутри трудового коллектива. Ведь только эти простые принципы и правила призваны регулировать отношения между людьми. Этические нормы оказывают немалое влияние на эффективность всего трудового процесса.

Каждый человек может воспитать эти качества в себе и применять их в жизненных ситуациях. Главное — упорство и усердие. Не бойтесь работы, выполняйте задачи с удовольствием и чтите нормы делового этикета. Существует основное правило, которое подразумевает деловая этика: темы бесед должны быть нейтральными, и ни в коем случае нельзя лгать. Будьте честны с окружающими, а самое главное — с самим собой.

Сотрудники вне зависимости от занимаемой позиции не должны бояться проявлять инициативу, высказывать свое мнение и свою точку зрения. Именно такие работники нужны любому руководителю. Будьте сильными и уверенными в себе, покажите весь свой потенциал, выполняйте работу качественно и поразите всех своей активностью и настойчивостью. Ведь только такие люди добиваются успеха и могут смело заявить о себе на весь мир. Помните, что идти к цели нужно своими силами. Поэтому не используйте других людей в своих интересах, не самоутверждайтесь за их счет, не унижайте их, а уважайте окружающих и себя.

Основы делового общения Сорокина Алла Викторовна

1. Основы этикета делового общения

Умение вести себя с людьми надлежащим образом является важнейшим фактором, определяющим шансы добиться успехов, облегчает установление контактов, способствует достижению взаимопонимания, создает хорошие, устойчивые взаимоотношения и т. д.

Каждый культурный человек должен не только знать и соблюдать основные нормы этикета, но и понимать необходимость определенных правил и взаимоотношений. Овладение этикетом способно помочь преуспеть в деле и наоборот, пренебрежение им вполне может разрушить карьеру.

Этикет представляет собой «условный язык», имеющий характер неписаного соглашения о том, что в поведении людей является общепринятым, а что нет, с помощью которого можно оценивать человека, судить об уровне его внутренней культуры, его нравственных и интеллектуальных качествах уже по тому, как он входит, как здоровается, каким тоном говорит, какие первые слова произносит.

Этикет (от фр. – etiquette – ярлык, церемониал, норма обхождения) – это совокупность норм и обычаев, регулирующих внешние формы поведения человека в обществе. В понятие этикета входит совокупность правил, связанных с умением держать себя в обществе, внешней опрятностью, правильностью построения беседы и ведения переписки, грамотностью и ясностью изложения своих мыслей, культурой поведения за столом и в иных ситуациях делового и светского общения.

Основную функцию делового этикета можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения.

Деловой этикет основывается на тех же нравственных нормах, что и светский:

1) обязательным условием делового общения является вежливость, которая является выражением уважительного отношения к человеку. Проявлять вежливость – означает проявлять доброжелательность. В деловом мире вежливость рассматривается как экономическая категория, содействующая достижению деловых успехов в партнерстве;

2) тактичность – это чувство меры, соблюдаемое в разговоре, в личных и служебных отношениях, умение чувствовать границу, за которой в результате наших слов и поступков у человека возникает обида, огорчение, а иногда и раздражение. Тактичный человек всегда учитывает конкретные обстоятельства: разницу возраста, пола, общественного положения, место разговора, наличие или отсутствие посторонних. Уважение к другим – обязательное условие тактичности даже между хорошими товарищами;

3) скромность – сдержанность в оценке своих достоинств, знаний и положения в обществе. Скромный человек никогда не стремится показать себя лучше, способнее, умнее других, не подчеркивает свое превосходство, свои качества, не требует для себя никаких привилегий, особых удобств, услуг. Вместе с тем скромность не должна ассоциироваться ни с робостью, ни с застенчивостью, т. к. это различные категории;

4) корректность – это нейтральная, официальная, сдержанная, сухая вежливость. Умение вести себя с ориентацией на общепринятые правила приличия в любых обстоятельствах, в т. ч. в конфликтных;

5) благородство – способность совершать бескорыстные поступки, не допускать унижения ради материальной или иной выгоды;

6) точность – соответствие слова делу, пунктуальность и ответственность при выполнении взятых обязательств в деловом и светском общении.

В современном обществе хорошими манерами считаются вежливость, скромность и сдержанность человека, умение контролировать свои поступки, внимательно и тактично общаться с другими людьми.

Манеры – это способ держать и преподносить себя, внешняя форма поведения, обращения с другими людьми, употребляемые в речи выражения, тон, интонация, характерные для человека походка, жестикуляция и даже мимика.

К плохим манерам можно отнести привычку громко говорить, не стесняясь в выражениях, развязность в жестикуляции и поведении, неряшливость в одежде, грубость, проявление недоброжелательности к окружающим, пренебрежение к чужим интересам и запросам, навязывание другим людям своей воли и желаний, бестактность, неумение сдерживать свое раздражение и т. д.

Этикет делового общения подразумевает уважительное и учтивое отношение к людям; определенные формы знакомства, обращения и приветствия; правила ведения разговора, беседы и переговоров и т. д.

Из книги Практическая психология для менеджера автора Альтшуллер А А

Разнообразие делового этикета во всем мире Российский деловой мир с конца двадцатого века активно контактирует с остальным деловым миром. Но для того, чтобы великолепно ориентироваться в смешении культур, необходимо изучать основы поведения, принятые в разных странах

Из книги Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов автора Кузнецов И Н

Глава 2 ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ 2.1. Невербальные средства общения Средства человеческого общения делятся на две группы: вербальные и невербальные. Подробно о вербальных средствах и культуре общения рассказывается в гл. 7.Эффективность общения определяется не только

Из книги Мастерство продажи автора Завадский Мишель

Из книги Управление маркетингом. Деловое общение маркетолога автора Мельников Илья
Основы невербального общения (Язык телодвижений) В этой главе мы рассмотрим очень важный аспект человеческого общения. Аспект, на который большинство людей, работающих в продаже, по-моему, не обращают внимания и многое на этом теряют.Хочу сразу вас предупредить, к
Из книги Основы делового общения автора Сорокина Алла Викторовна
Законы делового общения по телефону 1. Следите за интонацией своего голоса. Помните, в главе «Основы невербального общения» мы выяснили, что при общении люди передают друг другу информацию с помощью трех каналов: «языка жестов» (55%), интонации (38%) и слов (7%)?По телефону мы
Из книги Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях автора Белоусова Татьяна
Факторы успеха делового общения маркетолога Маркетинг начинается с общения – исключительно важного компонента в маркетинговой деятельности предприятия. Он основывается на общении, им пронизана вся работа специалистов-маркетологов. Деловое общение в маркетинге
Из книги Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту автора Никерсон Пэт
Средства делового общения маркетолога Средства общения маркетолога подразделяются на вербальные (речевые) и невербальные (неречевые). К вербальным относятся устная и письменная речь. Невербальные средства представляют собой своеобразный фон общения, то есть
Из книги автора
А. В. Сорокина Ответы на экзаменационные вопросы по основам делового
Из книги автора
7. Понятие и формы делового общения Деловое общение – это двусторонний процесс, взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или
Из книги автора
11. Формы группового делового общения Формы группового делового общения:1) совещания;2) конференции;3) выставки-презентации;4) приемы.Основной формой группового делового общения являются деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного
Из книги автора
22. Национальные особенности делового общения Деловое международное общение предусматривает необходимость понимания и учета особенностей характера и отличительных черт поведения народов, представителей разных стран.В последние годы многие предприятия и организации
Этикет является одной из составляющих вашего делового образа, и опытные деловые партнеры обращают внимание также и на этот аспект вашего поведения. Рассмотрим основные правила делового этикета:
Первое правило — будьте пунктуальны.
Очень важно в бизнесе правильно организовать и рассчитать время. Планирование и пунктуальное выполнение всех запланированных дел является ключом к успеху.Опоздание является некорректным относительно человека, который вас ожидал. И даже самые искренние извинения и заверения о невозможности прийти своевременно неспособны полностью загладить вину, поскольку даже на уровне подсознания останется определенный неприятный осадок, что будет означать несколько негативное обращение по отношению к вам.
Второе правило — не говорите лишнего другим.
У каждого миллионера есть определенные секреты для достижения успеха, но ни один не расскажет их вам. Не стоит говорить о делах в собственном бизнесе, поскольку иногда даже наименьший намек может повлиять на деятельность конкурента.
Третье правило — не будьте эгоистом.
Нельзя успешно вести дела, не учитывая мыслей и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто именно эгоизм препятствует достижению успеха. Очень важно терпимо относиться к своему оппоненту или партнеру, научиться выслушать и объяснить свою точку зрения.
Четвертое правило — одевайтесь так, как заведено в обществе.
Одежда является демонстрацией вашего вкуса и статуса в обществе. Не стоит легкомысленно относиться к этому правилу. Внешний вид является первым аспектом, на который обращает внимание человек и это сразу настраивает его на соответствующий лад.
Пятое правило — следите за чистотой речи.
Все, что вы говорите и пишете, должно быть изложено красивым языком, правильно. Умение общаться, грамотно вести дискуссию и убеждать оппонента является очень важным для ведения переговоров. Следите за своим произношением, дикцией и интонацией. Никогда не употребляйте нецензурной лексики и оскорбительных выражений. Однако не забывайте, что умение слушать собеседника является не менее важным аспектом общения.
Перечисленные выше правила этикета раскрывают основные его положения, соблюдение которых поможет в бизнесе, однако существует еще много других правил, которые так же необходимо соблюдать:
● Речевые и психологические правила.В речевом этикете деловых людей также немаловажное значение имеют комплименты. Комплимент удовлетворяет важнейшую психологическую потребность человека в положительных эмоциях. Пользу от комплимента получают все. Но следует помнить, что в комплименте не должно содержаться двусмысленных оборотов, поучений, он должен быть по возможности кратким, строиться на фактической основе, быть искренним и конкретным.
● Профессиональное слушание и эмоциональный интеллект.Профессиональное слушание – это особый талант, который проявляется в способности находить в услышанном от партнера ценную информацию, а значит вызывать у него доверительное отношение к себе.Главный прием слушания – отвечать не на свои собственные мысли, а на мысли и высказывания партнера, находится полностью в его вербальном поле. Слушать – это больше, чем только понимать слова, это также способ улавливать интонационный строй речи. Наличие этой способности может обеспечить успех в деловом общении.
Деловой этикет требует особого поведения в общении с клиентами. Здесь требуются хорошие психологические знания, опыт и определенный эмоциональный интеллект, который включает не только понимание самого себя и управление собственными эмоциями, но и умение распознавать эмоции других людей.
● Внешний вид и одежда.Среди каналов, по которым человек посылает информацию о себе, немалое значение имеет его внешний вид и одежда. Одежда – своеобразная визитная карточка и оказывает психологическое воздействие на партнеров по общению. Очень важна манера ношения одежды. Самой подходящей формой деловой одежды для мужчин и женщин был и остается костюм.
● Этикетные церемонии:
○ Приветствие.Оно представляет собой форму взаимного уважения, и в любой ситуации должно показывать не только нашу вежливость, но и искреннюю расположенность, доброжелательность к партнеру. Здесь уместно пользоваться не только речевыми средствами, но и невербальными жестами: кивком, поклоном, улыбкой. Обращение по имени и отчеству – это обращение к личности, тем самым вы подчеркиваете уважение к человеку, такое приветствие говорит о вашей культуре.
○ Рукопожатие.Выражает взаимное расположение людей друг к другу и требует особого такта. Все чаще при взаимном приветствии мужчины и женщины инициаторам рукопожатия является она. Исключением из правила является ситуация, когда мужчина намного старше женщины по возрасту или служебному положению, в этом случае он подает руку первым. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол, через какую-либо преграду.
○ Представление.Посредством представления можно установить нужные и полезные связи. Принято представлять младшего по возрасту старшему, холостого – женатому, низшего по статусу – высшему, мужчину – женщине, более молодую женщину – старшей и т.д. Когда мужчину представляют женщине, он встает и слегка кланяется, женщина остается сидеть. Только что прибывшие на встречу не представляются лицам, которые уже покидают его. Не следует представляться в лифтах.
○ Приемы.В обществе издавна сложились определенные правила организации и проведения различного рода приемов – от дипломатических приемов до домашних вечеринок. Приемы проводятся как в ознаменование важных событий, так и в честь проведения каких-либо официальных мероприятий. Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом.
○ Презентация.Главная цель презентации – представление: фирмы, товара, услуг, книги и т.д. Презентация дает хорошую возможность пригласить нужных людей, установить деловые контакты. Тщательно продумывается список лиц, которых желательно видеть на этом мероприятии, и заблаговременно рассылаются приглашения. Объявить о презентации можно в средствах массовой информации.
○ Правила общения по телефону.При эффективном использовании телефон становится важнейшим компонентом имиджа фирмы, а умение сотрудников фирмы вести телефонные переговоры определяет ее репутацию и размах ее деловых операций.
Очень важна корректировка общения по телефону. Анализ показывает, что в телефонном разговоре около 40% занимают повторения слов, паузы. Лишняя информация, поэтому к телефонному разговору надо заранее готовиться, подбирать нужный материал, документы, предложения, адреса.
Следует составить план беседы, если телефонный разговор для вас важен, записать вопросы, спрогнозировать вероятные ответы и предложения делового партнера, держать в памяти или на бумаге даты и номера документов, материалов, имеющих отношение к делу.
Какой бы номер телефона вы ни набрали, кто бы ни подошел, нужно обязательно поздороваться, если звоните в учреждение, нужно тут же представиться.
Появившиеся автоответчики предназначены для того, чтобы повысить производительность разного рода служб. Однако ими надо правильно пользоваться. Следует включать автоответчик только тогда, когда необходимо уйти с рабочего места. Вернувшись, сразу прослушать запись. Отвечать на звонки следует, не откладывая. Если вы перезваниваете, и вам отвечает автоответчик, нужно назвать себя, задать свой вопрос или что-то сообщить, потом, напомнив свой номер телефона, попросить позвонить вам.
● Правила деловой коммуникации:
○ Правила делового письма. Деловое письмо составляет элемент творчества, т.к. каждое деловое письмо индивидуально. Оно строго зависит от личности адресата, конкретности ситуации, должности и общей культуры пишущего. Деловые письма выполняют две функции: обеспечивают связь между деловыми партнерами и сохраняют информацию об этой связи.
Главные требования к деловому письму – его краткость, ясность и корректность.Лаконично должны быть сформулированы основные мысли и предложения автора письма. Письмо составляется только по одному вопросу, текст должен быть убедительным с достаточной аргументацией. Тон изложения – нейтральным, не допускающим эмоциональных проявлений.
○ Факс.Особая роль в этом виде электронной системы связи принадлежит оформлению первой страницы. Она оформляется на бланке фирмы, где в верхней части размещается ее эмблема, а внизу страницы по всей длине строки – адреса, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Текст печатается на принтере, подписывается от руки. Всегда отвечайте на сообщения, даже если вы затрудняетесь решить какую-то задачу. В деловом мире тот, кто не отвечает на корреспонденцию, считается безответственным партнером и ему не доверяют.
○ Визитная карточкапредставляет собой лист не слишком плотного картона небольшого формата, отпечатанную типографским способом. Цвет варьируется, хотя согласно протоколу, они должны быть белыми. Текст набирается черным цветом, но никак ни «серебряным» или «золотым». Обратная сторона карточки должна быть чистой, чтобы делать пометки. Иногда на обратной стороне текст дублируется на иностранном языке.
Что такое деловой этикет и зачем он нужен — ROMI center
Французский термин «этикет» появился три столетия назад, но и сегодня его значение осталось неизменным. Правила поведения являются важнейшей составляющей общественной жизни. Они меняются с течением времени, но всегда будут оставаться признаком хорошего тона и воспитания. В этом материале рассмотрим понятие «деловой этикет»: что это такое, и из каких основных правил и нюансов он состоит.
Предназначение делового этикета
Если раньше под деловым этикетом понимали правила поведения на светских мероприятиях – балах, приемах, раутах, то сегодня он представляет собой нормы коммуникации с коллегами, деловыми партнерами, подчиненными, начальниками. Распространяются они как на разговоры – непосредственно или с помощью средств связи, так и на нормы одежды, которые уместны в офисе или на деловых мероприятиях.
Человек, не только знающий, но и соблюдающий этикет делового общения, выгодно выделяется среди общей массы людей. Он обладает следующими преимуществами:
выглядит более образованным и воспитанным;
экономит собственное время и время второй стороны, проявляет уважение к собеседнику;
показывает себя профессионалом в работе;
облегчает взаимодействие и отношения с другими людьми, они становятся намного проще и эффективнее.
Бонусы от соблюдения правил этикета весьма внушительны, поэтому стоит подробнее углубиться в их изучение. Соблюдая хотя бы часть из них можно значительно упростить жизнь себе и своим партнёрам по работе.
Правила делового общения
Очевидной нормой вежливой офлайн-коммуникации является чистая и понятная речь без слов «паразитов» и с чёткой структурой. Помимо этого, деловой диалог должен строиться на:
аргументированных фактах;
лаконичном содержании, без «воды» и запутанных фраз;
уважении к собеседнику или группе лиц, с которыми строится диалог.
Однако правила этикета формализованы не только для словесной формы коммуникации. Во время простого общения или в ходе деловой беседы большая часть информации воспринимается вербально, то есть с помощью жестов и мимики. Поэтому данному аспекту также следует уделить внимание. Формируя у себя деловой стиль общения, важно уметь увидеть себя со стороны и уделять внимание общей картине в целом, а не только отдельным деталям.
Для тренировки делового поведения психологи советуют делать репетиции перед зеркалом: одеться в рабочий костюм и начать речь, наблюдая за собой. Особенно тщательно следует изучить следующее:
осанку;
положение головы и её движения;
положение стоп и ног;
уверенность и плавность движений;
положение рук в спокойном состоянии и во время беседы.
Если вживую вам сложно уловить все эти нюансы, попробуйте записать свою речь на камеру, а при просмотре представьте, что перед вами выступает посторонний человек. Так будет легче оценить собственный внешний вид, поведение, движения, мимику и жесты.
Положение в пространстве играет существенную роль не только для восприятия собеседником, но и для ощущения уверенности в себе. Речь человека, который занял правильную позу, будет заметно отличаться в лучшую сторону.
Попробуйте сказать фразу: «Наша компания является лучшей в своём деле. Мы счастливы выпускать такой продукт и гордимся им!», – и всё это со сгорбленной спиной, опущенной головой и сидя на стуле. Получается не очень убедительно, не так ли?
Существуют общие советы по использованию жестов и мимики, которых следует придерживаться деловому человеку:
1. Во время общения нужно держаться ровно, смотреть прямо перед собой.
2. Во время рукопожатий следует слегка наклонять голову вперед, тем самым выражая собеседнику почтение. Кстати, эти нормы уместны и в дружеском разговоре.
3. Не нужно напрягать плечи, наоборот, их следует расслабить и слегка опустить, тем самым выравнивая спину.
4. Слушая собеседника, стоит кивать время от времени – это признак уважения и заинтересованности.
5. Совершая во время разговора движения, не делать их слишком резкими, не суетиться и сохранять спокойствие.
6. Свою речь можно дополнять жестами, однако руки в это время должны быть перед вами, чтобы они оставались в поле зрения собеседника.
7. Во время разговора нужно смотреть в глаза собеседнику, но не делать этого чересчур пристально, чтобы не быть неправильно понятым.
8. На протяжении разговора выражение лица должно быть расслабленным и спокойным, хорошо сохранять легкую улыбку, чтобы сделать обстановку доброжелательной и непринужденной.
К нежелательным жестам относятся те, которые могут быть интерпретированы собеседником как негативные. Такое восприятие обусловлено бессознательными рефлексами. Существует даже целая наука — физиогномика, которая изучает влияние положения тела человека в пространстве на его мимику и на эмоции.
Изучение азов этой науки поможет не только распознать намерения собеседника, но и скорректировать своё поведение так, чтобы расположить к себе оппонента. Ниже приведём жесты, которые с наибольшей вероятностью вызовут отрицательные эмоции. Если вы хотите произвести положительное впечатление и соблюсти основные рамки этикета, то во время официальных встреч их лучше избегать:
скрещенные на груди руки – такой жест является закрытой позой и признаком нежелания общаться;
пожимание плечами – покажет непрофессионализм, неуверенность и замкнутость;
потирание частей лица – свидетельствует о неискренности и лжи собеседника;
если человек подпирает голову рукой, это означает, что ему неинтересна тема разговора.
Этикет рабочего места
Одним из разделов, которые включены в правила этикета на работе, является этикет рабочего места. Состояние рабочего стола отражает личность и характер его владельца. Порядок, систематизация, простор – вот те качества, которые отличают целеустремленного и организованного делового человека.
Перед вами несколько советов для организации удобного рабочего пространства:
1. На рабочем столе не должно быть посторонних предметов, которые только отвлекают его владельца: уберите не относящиеся к работе счета, журналы, сувениры, салфетки и так далее.
2. Рабочие бумаги и документы следует систематизировать по определенным папкам или стопкам для удобства дальнейшего использования.
3. Что касается ящиков и полок в столе, то каждый элемент должен выполнять определенную роль, а не быть «мусорным ведром».
4. Многие деловые люди любят поставить на рабочий стол фото семьи. Это допустимо, но только в одном экземпляре. Основные принципы организации рабочего пространства подразумевают использование лишь одного сентиментального элемента.
5. Получая новое письмо или документ, сразу же определяйте его в соответствующую папку, стопку или ящик, не загромождайте пространство.
Общение по телефону и переписка
В век современных технологий обмен большими объемами информации происходит посредством телефонных разговоров, а также переписки с помощью почты и мессенджеров. Во время такого общения собеседники не видят друг друга, поэтому очень важно преподнести себя и свою речь в правильном ключе.
Для наиболее успешной коммуникации к звонку стоит подготовиться. Общие правила деловых звонков следующие:
перед звонком нужно собрать информацию о собеседнике, чтобы иметь представление о его личности;
знание делового этикета подразумевает, что если после пяти гудков собеседник не взял трубку, следует нажать на «отбой»;
если контрагент говорит с кем-то по телефону, нужно положить трубку и не пробиваться по второй линии;
если телефонная беседа не была запланирована, то ее длительность не должна превышать пяти минут;
перед незапланированным звонком стоит уточнить в письменной форме об уместности телефонной коммуникации в текущий момент времени;
психологи советуют улыбаться во время разговора – так можно поменять дикцию и расположить к себе собеседника;
также попробуйте проводить беседу стоя с расправленной спиной – уверенность голоса можно будет ощутить даже на другом конце провода;
оптимальное время для делового звонка – с 9 до 19 часов. Звонок в нерабочее время после 19:00 возможен только по предварительной договорённости;
общаться следует в тихом месте;
если звонок оборвался, перезвоните как можно скорее;
во время беседы держите наготове ручку и бумагу или компьютер, чтобы фиксировать важные моменты беседы.
После официального звонка принято отправлять в письменной форме краткое резюме беседы и список договорённостей. При обсуждении рутинных рабочих моментов и встреч такой фидбек не требуется.
Переписка также имеет свои нюансы. Например, начиная переписку или отвечая на письмо, в шапке следует указать название и контактные данные вашей организации. По правилам хорошего тона на письмо следует ответить в течение двух часов.
Не забывайте прописать тему письма. Одно письмо должно содержать ответную информацию лишь относительно вопросов, предложений или пожеланий контрагента.
Конечно, живя в 21 веке нельзя обойти негласные правила этикета в мессенджерах. Это пункт, на котором стоит заострить внимание ещё и потому, что обмен быстрыми сообщениями считается менее формальным. Так что часто чувства собеседника при данном типе общения часто игнорируются.
Правила в общения в мессенджерах очень просты, но, соблюдая их, можно зарекомендовать себя как приятный собеседник. Основные правила переписки следующие:
если к вам пришла гениальная мысль в 2 часа ночи, не стоит ею немедленно делиться, подождите наступления рабочего времени;
не «мельчите», отправляя несколько коротких сообщений поряд, лучше уложить все свои мысли в одно сообщение;
не стоит также грешить аудиосообщениями, в деловом общении они или вообще не уместны, или уместны редко по обоюдной договорённости и необходимости;
оставьте рабочие чаты для работы, не загромождая их мемами и смешными видео.
Коммуникация с коллегами: принципы делового общения в коллективе
Основная ошибка в корпоративной этике – это соблюдение норм делового общения с клиентами и партнёрами, но при этом полное их игнорирование во время работы внутри коллектива. Общение между людьми на одном предприятии составляет основу, которая является универсальной для всех сфер работы. При правильном «фундаменте» общения становится легче соблюдать внешний этикет и упростить внутреннее общение в команде.
Стоит соблюдать с коллегами все правила деловой коммуникации – они такие же, как с клиентами и партнёрами, а именно:
Уважительная и доброжелательная коммуникация.
Спокойное и аргументированное изложение информации по всем рабочим вопросам.
Коммуникация только в рабочее время. Исключением могут стать экстренные ситуации.
Коммуникация с коллегами должна быть позитивной, но и перегибать палку не стоит. Например, не нужно посвящать в коммерческие тайны лиц, не имеющих нужного уровня допуска. Нежелательным поведением для любого сотрудника считается распространение сплетен. Лучший способ избежать таких дискуссий – попросту не принимать в них участия.
При общении с подчиненными ни в коем случае не следует повышать голос. Следует дать возможность высказать точку зрения и не перебивать собеседника неуместными комментариями. Если человек допустил ошибку, стоит тактично сказать ему об этом наедине, а вот хвалить сотрудника уместно и прилюдно.
Особое внимание стоит уделять новым членам коллектива. Необходимо познакомить сотрудника со всеми правилами и регламентами. Наладить коммуникацию с коллегами, с которыми предстоит работать над общими задачами. Если у новичка на первых порах что-либо не получается, предложить ему свою помощь и поддержку.
Дурным тоном считаются служебные романы. В России это является лишь пунктом из свода правил делового этикета, а вот в других странах можно серьёзно пострадать от любви в рабочее время. Так, в США за это можно получить обвинение в домогательстве и потерять работу. А в Чехии – безнаказанным могут считаться только два приглашения на свидание. Третье уже будет являться поводом для иска.
«Встречают по одёжке»: дресс-код и этикет
Во все времена человека принимали, принимают и будут принимать по “одежке”, то есть по его внешнему виду. Даже самый востребованный профессионал своего дела вряд ли будет воспринят всерьез, если явится на встречу в спортивном костюме или пляжных шортах. Одежда должна соответствовать случаю, времени и месту.
Правильно одеться и не выделяться из толпы коллег помогут основные принципы делового дресс-кода.
Для мужчин
1. На деловую встречу или приём мужчине следует явиться в костюме черного, угольно-серого или темно-синего цвета.
2. Одежда должна сидеть хорошо, поэтому многие бизнесмены предпочитают шить костюмы на заказ.
3. В некоторых случаях допустим стиль кэжуал. Хороший пример – джинсы, рубашка или поло, пиджак.
4. В качестве украшений допустимы запонки и часы.
5. У мужчин должно быть гладко выбритое лицо или стильная борода, усы.
6. Обувь должна быть чистой. Если мужчина шел пешком, он должен позаботиться о том, чтобы очистить туфли до того, как войдет в зал для переговоров.
7. Если на теле есть пирсинг или татуировки, они не должны быть видны из-под одежды.
8. Одежда – поло или рубашка, должна быть нейтральных цветов, не содержать принты и яркие узоры.
Для женщин
1. Женщина на деловой встрече должна быть одета в строгий костюм черного, серого или темно-синего цвета.
2. На женщине может быть юбка ниже колен или брюки.
3. В качестве украшений женщина может надеть кольца, сережки, цепочку. Не должно быть более двух украшений.
4. Макияж должен быть спокойным, содержащим нейтральные оттенки.
5. Маникюр не должен быть броским – нейтральный цвет или аккуратные ногти без лака.
6. При наличии татуировок и пирсинга они не должны быть видны.
7. Обувь должна быть чистой, каблук допустим средней высоты.
8. Короткие юбки и декольте на деловых встречах считаются моветоном.
Одевшись соответствующим образом и зная основные правила делового этикета, можно добиться уважения коллег, руководства и партнеров, а также продвинуться по службе.
Степень соблюдения дресс-кода зависит от уровня серьезности мероприятия, его значения для дальнейшей работы. Так, для обеда с коллегами вполне подойдет обычный свитшот, а вот для презентации нового продукта партнёрам уже стоит выбрать деловой костюм.
Заключение
Кратко обозначить основные аспекты делового этикета можно следующими пунктами:
Навык коммуникации: личной, телефонной, письменной.
Внешний вид.
Вид рабочего места.
Отношения внутри коллектива.
Культура общения с партнёрами и клиентами.
Следуя описанным в этой статье правилам, можно улучшить свой авторитет, повысить производительность и ускорить продвижение по карьерной лестнице. Важно смотреть на соблюдение этикета комплексно, а также учесть особенности применения этих рекомендаций в той или иной рабочей ситуации.
Некоторые правила общения в коллективе
Устанавливая этику делового общения, руководитель определяет приемлемое поведение сотрудников в офисе, устанавливая трудовую дисциплину. Правила поведения позволяют регулировать общение начальник – подчиненный (сверху вниз).
Отдавая распоряжение, руководитель ожидает точного и быстрого выполнения порученной работы. При отсутствии же отработанной системы общения не всегда можно получить желаемый эффект, и как следствие появляется не сделанная или сделанная не вовремя работа.
Существует несколько принципов формирования эталонов делового общения
Во-первых, необходимо четко и грамотно ставить перед подчиненными цели и задачи, а так же объяснить каков должен получиться желаемый результат. В случае же, когда сотрудник не выполняет поручение или выполняет его не в полном объеме или не в оговоренные сроки, ему необходимо дать понять, что руководство недовольно его действиями. Руководитель, не владеющий ситуацией, как следствие теряет уважение окружающих.
Во-вторых, критикуя сотрудника, не следует переходить на личности. Конструктивная критика всегда должна касаться только действий и поступков, одновременно избегая вмешательства в частную жизнь своих подчиненных. При этом, важно не забывать защищать их перед вышестоящим руководством и оберегать от нападков извне.
В-третьих, следует поощрять качественно и в срок выполненную работу, при этом, чем больше заслуг, тем выше вознаграждение. Материальный аспект, повышает уважение к начальнику и дает толчок к повышению производительности.
Выбирая форму распоряжения, следует так же учитывать личность сотрудника и внешние факторы. Приказ, как правило, отдается в тех случаях когда ситуация выходит за рамки принятых в организации норм, либо же если подчиненный был уличен в недобросовестном выполнении своих обязанностей. Распоряжение же в форме просьбы способствует установлению в коллективе доброжелательных, доверительных отношений.
Однако деловое общение предполагает не только общение сверху – вниз (начальник – подчиненный), но и снизу – вверх (сотрудник – руководитель). Эта форма делового общения не менее важна, ведь именно сотрудник, выбирая ту или иную тактику поведения, может либо расположить руководителя к себе, либо настроить против.
Здесь так же существуют основополагающие принципы общения, заключающиеся в следующем.
Во-первых, нет необходимости думать о руководителе как о враге, лучше помочь создать в коллективе доброжелательную атмосферу, не навязывая, однако свою точку зрения. Высказывая же пожелания, не стоит делать этого в резкой агрессивной форме, лучше выбирать гибкую, но не льстивую линию поведения.
Во-вторых, имея свой взгляд на те, или иные события, отстаивайте свою точку зрения, соблюдая при этом интересы организации. В тех же случаях, когда сотруднику поручают ответственное задание, не лишним будет уточнить права и обязанности, которыми следует руководствоваться.
В-третьих, уважая решения и мнение руководства, не следует за помощью и разъяснениями идти к более высокому руководству, снижая уважение и ставя под сомнения его профессиональные качества в глазах начальства.
Еще одним важным фактором делового общения в любой организации является общения по горизонтали, взаимодействие между коллегами. Умение найти правильный тон в общении с «соперником» в стремлении добиться наибольших результатов, благодаря которым можно взойти на еще одну ступеньку карьерной лестницы, необходимо.
Так же как и в первых двух случаях, здесь применяются свои правила, помогающие сохранить дух сотрудничества и взаимопонимания в коллективе.
Первое, на что следует обратить внимание, четкие разграничения прав и обязанностей при выполнении профессиональных обязанностей. Нужно избегать переоценки своих сил, набрав обязанностей больше, чем в состоянии выполнить.
Второй, немаловажный факт, которого стоит придерживаться, не переносить служебные отношения в частную жизнь, сводя решение личных проблем сослуживцев к минимуму. В то же время, нужно относиться к коллеге как к личности равной по уровню знаний, уважая его профессиональные и личностные качества.
Основополагающей целью выработки правил и принципов поведения в коллективе является желание создать рабочую атмосферу, способную сохранить доброжелательность и взаимопомощь.
Этика делового общения – что это
Деловое общение представляет собой способ коммуникации между людьми в процессе осуществления ими предпринимательской деятельности или выполнении трудовых обязанностей. То есть это такой тип общения, который связан с процессом производства какого-либо продукта или оказанием какой-либо услуги и не связан с личными или социальными отношениями между людьми.
Цивилизованные деловые коммуникации строятся на соблюдении ее участниками определенных неписанных правил и норм, которые способствуют достижению поставленных сторонами целей и поддержанию между ними хороших деловых отношений, необходимых для дальнейшего взаимовыгодного взаимодействия.
Главным отличием деловых отношений от каких-либо других является их регламентированность. Под этим подразумевается наличие определенных границ в отношениях, определяемых традициями культуры, общечеловеческими моральными принципами и требованиями профессиональной этики.
Этика делового общения – это один из компонентов общей этики, обладающий всеми характеристиками последней. В общем смысле это понятие можно рассматривать как некий портфель представлений о нравственности, ее норм и правил, которыми руководствуются люди в отношениях друг с другом в процессе производственной деятельности.
Основой деловой этики является уважение интересов как той компании, которую представляет человек, так и ее клиентов, партнеров, конкурентов, а также в целом всего социума.
Основные принципы деловой этики это:
получение выгоды максимальным числом участников деловых отношений;
обеспечение одинакового для всех участников отношений доступа к предмету деловых отношений.
В деловом общении всегда очень остро проявляется противоречие между этическими нормами и самой сутью предпринимательской деятельности, которое деловые люди решают по-разному. В любом случае это решение сводится к одной из основных позиций:
Суть прагматической позиции или принципа утилитаризма состоит в том, что этика и бизнес – понятия несовместимые. Главное – достичь максимальных показателей прибыли любыми способами. Разговоров о морали, социальных обязанностях и этических нормах предприниматели, придерживающиеся данной точки зрения, стараются избегать.
Цивилизованная позиция или принцип нравственного императива основывается на том, что именно этика может помочь максимизировать прибыль, расширить или укрепить деловые контакты, внедрить и укрепить этические правила поведения в обществе в целом, что не может не способствовать дальнейшему процветанию бизнеса.
Деловая этика сегодня использует знания из различных областей (этики, психологии, научной организации труда).
Необходимость изучения деловой коммуникативной этики связана с постоянно меняющимися потребностями современного мира и является основой успешности коммуникаций как в деловой сфере, так и во всем обществе.
Выделяют несколько основных задач этикета:
Наличие определенных установленных нормативов поведения и необходимость их соблюдения упрощают процедуру коммуникаций как с другими организациями, так и внутри трудового коллектива, поскольку работать в соответствии с общепринятыми моделями гораздо быстрее и проще. При соблюдении делового этикета участники коммуникаций точно представляют себе, чего можно ждать друг от друга.
Этикет способствует поддержанию нормальных взаимоотношений с представителями внешней среды организации, а также созданию рабочей обстановки в коллективе.
Поддерживает он и моральный комфорт каждого участника коммуникации. В жизни человека душевная стабильность зачастую имеет большее значение, чем физический комфорт. Наличие правил профессиональных отношений способствует получению человеком удовлетворения от работы.
Чем более удобные моральные условия будут созданы, тем выше будет производительность труда и, соответственно, лучше будут результаты. Также сотрудник будет проявлять большую степень лояльности к компании.
Основные принципы делового этикета основываются на том, что при принятии решения следует делать так, чтобы пределы действий совмещались с моральными ценностями других участников коммуникаций и могли быть скоординированы с их интересами. При этом координация должна иметь нравственно оправданную цель, для достижения которой должны быть использованы только этически уместные инструменты.
Выделяют несколько основных принципов:
Межличностность. Любое общение, включая деловое, происходит между людьми с их личностными особенностями. И несмотря на то что общение между ними имеет профессиональную направленность, межличностное отношение все равно будет оказывать влияние на процесс взаимодействия.
Непрерывность. Суть этого принципа заключается в инициировании постоянного контакта участниками коммуникации, если они оказываются в поле зрения друг друга. Исходя из того, что люди общаются как вербальными, так и невербальными средствами, они постоянно делятся друг с другом определенной информацией, которой каждый участник коммуникации придает свой смысл и делает свои собственные выводы.
Целенаправленность. Любое взаимодействие имеет конкретную цель или несколько целей. При этом они могут быть явными и неявными. Выступая перед аудиторией, докладчик имеет явную цель донести до слушателей определенный материал, и неявную – например, продемонстрировать аудитории свой недюжинный интеллект и красноречие.
Многомерность. Этот принцип предполагает, что в деловых отношениях происходит не только обмен информацией, но и регулирование взаимоотношений между сторонами. То есть в профессиональном взаимодействии его участники транслируют друг другу свое эмоциональное отношение, которое и выступает регулятором их деловых связей.
Главный постулат культуры и этики профессионального общения сводится к общеизвестному нравственному принципу: не делай другим того, чего не желаешь, чтобы сделали тебе. Это касается любых типов деловых отношений как внутри организации (по вертикали и горизонтали), так и при ведении переговоров с представителями других компаний или общении с клиентами.
Исходя из вышеназванных задач и принципов этики деловых отношений, можно сформулировать профессиональные этические правила, которые одинаково необходимы для соблюдения как рядовыми сотрудниками в коллективе, так руководителем или собственником предприятия.
Именно они являются одним из ключевых инструментов успеха в профессии или ведении бизнеса:
Точность и пунктуальность. Будучи участником профессиональных или коммерческих взаимоотношений, следует стараться никогда не опаздывать на работу, на совещание или на деловую встречу. Ведь степень уважения и доверия к человеку, который все время заставляет себя ждать и при этом тратит время других людей, быстро уменьшается. Такое качество со стороны других говорит о неумении приспособиться к современному ритму жизни, ненадежности. Важно также ценить время окружающих и не отнимать его на ненужные разговоры без их разрешения.
Эффективная организация рабочего пространства. Рабочее место может красноречиво рассказать о его владельце. Понятно, что если оно содержится в порядке, то же самое можно сказать и о мыслях человека. К тому же это существенно экономит рабочее время. Ведь на то, чтобы найти на загроможденном бумагами рабочем столе нужный документ, может понадобиться немало времени.
Вежливое общение и уважение к окружающим. В деловых отношениях важно уважать и стремиться понять собеседника, суметь поставить себя на его место и посмотреть на ситуацию его глазами. Оскорбления и унижения в профессиональной сфере недопустимы, равно как и крик, «крепкие» выражения и хамство. Нужно уметь действовать не только в своих интересах. При этом не стоит проявлять и излишний альтруизм. Такой тип поведения может говорить об излишней мягкотелости.
Внешний вид, соответствующий ситуации. Всегда нужно помнить о том, что внешний вид – немаловажная составляющая делового общения. Главное в образе – не наличие дорогих атрибутов, а опрятность и аккуратность. Если в офисе принят определенный стиль одежды, то его лучше придерживаться, чтобы не вызывать к себе негативного отношения как со стороны руководства, так и со стороны коллег.
Рабочий настрой. Если сотрудник нацелен на результат, то это положительно отражается и на его карьере, и на эффективности работы компании. Отношение же «спустя рукава» никогда не вызывает доверия. С такими работниками компания вряд ли может надеяться на достижение поставленных перед ней целей.
Сдержанная жестикуляция. Не стоит забывать о личном пространстве. Деловой этикет не приемлет тактильных контактов между участниками коммуникаций. Поцелуи и прикосновения недопустимы. Единственное, что может иметь место – это рукопожатие. Также стоит свести к минимуму различные жесты и мимику, ведь по ним легко можно определить недосказанность или неуверенность. Спину нужно держать прямо, взгляд должен быть твердым, а движения четкими.
Правила для всех. Деловой этикет един для всех, как для мужского пола, так и для женского. Деловая женщина также может жать руку собеседнику. При этом она не может кокетничать, бросать недвусмысленные взгляды или жеманничать. Особенности характера участника деловых отношений не должны выноситься на всеобщее обозрение. Строгость и сдержанность – вот основные правила, которых следует придерживаться в рабочей обстановке.
Соблюдение иерархии. В деловом общении на первый план выходит не гендерный признак, а принцип иерархии. То есть статус сотрудника определяется его местом на служебной лестнице. Соблюдение субординации – одно из важнейших правил в деловых отношениях.
Взаимоотношения внутри коллектива. Достижение поставленных компанией целей невозможно без эффективной команды. А хорошая команда строится на правильном взаимодействии между ее членами (ровные отношения, отсутствие «любимчиков» и «жертв», недопустимость личных отношений).
Конфиденциальность. Сотрудники должны уметь хранить конфиденциальную информацию, служебную тайну, не распространяться о положении дел в компании, следить за защитой персональных данных.
Деловой тон в письмах. В корреспонденции, направляемой от имени компании, или являющейся ответом на какой-либо документ, необходимо придерживаться правил деловой переписки.
В традиционном обществе по отношению к ценностям и нормам делового этикета в организации выделяют несколько типов поведения людей:
«Дисциплинированный» – преданный организации сотрудник, который всецело приемлет принятые в ней нормы поведения и ведет себя так, чтобы не создавать конфликта интересов (своих и компании).
«Приспосабливающийся» – сотрудник, который ведет себя в соответствии с общепринятыми в компании нормами, но при этом не принимает ее ценностей. Несмотря на то что такой сотрудник соблюдает правила, преданным и лояльным к компании его назвать нельзя. В экстремальных для него условиях он вполне может совершить поступок, идущий вразрез с ценностями фирмы.
«Оригинал» – тип сотрудника, который разделяет ценности компании, но нормы поведения, установленные в ней, для него неприемлемы. В связи с этим у такого человека могут возникать конфликты с руководством и коллегами. Успешное приспособление такого сотрудника возможно лишь в том случае, если компания в порядке исключения разрешит ему не следовать общим нормам.
«Бунтарь» – сотрудник, для которого чужды и ценности, и установленные в организации правила. Невзирая на предупреждения, он нарушает барьеры и постоянно конфликтует с другими на всех уровнях иерархии. Необходимость придерживаться определенных паттернов воспринимается им негативно. Причиной этого может быть и нежелание понять значимость фирменных норм и ценностей, и отсутствие необходимых для этого навыков.
Особенности общения, обусловленного профессиональными обязанностями или деловой необходимостью, зависят от того, на каком уровне или между какими уровнями управленческой иерархии оно происходит. Рассмотрим каждый тип взаимодействия отдельно.
Основное содержание этических правил в общении между подчиненным и руководителем сводится к некоторым основным моментам:
Подчиненный своим поведением должен способствовать поддержанию комфортной психологической атмосферы в коллективе и помогать в этом своему начальнику.
Попытка подчиненного руководить начальником будет считаться проявлением несоблюдения иерархического принципа и неуважения. Подчиненный имеет право высказать свое мнение руководителю, но в корректной форме и с учетом своей должности.
Категорический тон при общении с руководством не допускается.
Обращение к руководителю руководителя считается недопустимым.
Особенности категории отношений по вертикали сверху вниз определяются правилом: с подчиненными нужно строить отношения так, как хотелось бы, чтобы выглядели отношения с руководителем.
Характер морально-психологического климата в коллективе определяется именно отношением руководителя к своим подчиненным.
Руководитель должен:
стремиться к созданию сплоченного коллектива, стремящегося к достижению общих целей;
выяснять причины возникающих в процессе профессиональной деятельности трудностей;
обращать внимание подчиненных на невыполненные ими распоряжения руководства;
оценивать по достоинству заслуги своих подчиненных;
доверять своим подчиненным;
признавать свои ошибки;
одинаково относиться ко всем сотрудникам.
Руководителю нельзя:
критиковать личность сотрудника;
делать замечания при остальных подчиненных;
показывать сотрудникам, что руководитель не владеет ситуацией.
Сущность правил этикета, касающихся направления отношений по горизонтали, заключается в соблюдении принципа эмпатии, то есть представлении себя в роли своего коллеги.
По определению общение между коллегами должно носить дружеский, взаимовыгодный и равноправный характер.
Вот некоторые примеры правил этикета на уровне «сотрудник-сотрудник»:
называть коллег по имени, ведь путь к налаживанию дружеских отношений лежит через имя человека;
улыбаться и проявлять дружелюбное отношение к коллегам;
стараться слушать коллег, а не только себя;
рассматривать каждого сотрудника как личность;
относиться к коллегам по возможности непредвзято;
стараться разделить обязанности при выполнении общих заданий;
не давать невыполнимых обещаний.
Еще больше о самых важных навыках делового общения вы узнаете из следующего видео.
Источник: https://vplate.ru/obshchenie/delovoe/etika/
Этика делового общения: необходимые навыки для современного человека
В основе работы успешного коллектива всегда лежат законы и принципы профессионального общения. Только отношения, построенные на законах делового ведения диалога, создадут в организации атмосферу комфорта, позитива, доверия, доброжелательности и высокой работоспособности. Знать и применять главные законы делового общения необходимо всем участникам делового диалога.
Этика определяется как наука, изучающая принципиальные позиции, нормы и сущность нравственности в обществе. Специалисты выделяют следующие принципы этического поведения:
ставить и выполнять только долгосрочные задачи и цели;
решать задачи только честно, открыто и добросовестно;
поддерживать и развивать взаимопомощь в коллективе;
не нарушать закон, который содержит минимальные этические нормы;
не нарушать права членов коллектива;
увеличивать прибыль, только основываясь на знаниях законных норм;
не нарушать права подчиненный;
не препятствовать интеллектуальному и творческому развитию окружающих.
Деловое общение – это такое понятие, сущность которого заключается в преобладании интересов дела над личностными расхождениями. Этика делового общения – это набор норм, правил и принципов как для руководителей, так и для подчиненных, связанных профессиональной и деловой деятельностью.
Основная задача – это сотрудничество и взаимодействие разных людей для достижения результата по решению одной задачи. Специалисты выделяют несколько видов этических стандартов руководящих поведением людей, а именно:
честность;
целостность;
справедливость;
уважение;
ответственность.
Основные принципы делового общения:
принцип личности;
принцип профессионализма;
принцип гражданина.
Неотъемлемой частью делового общения является этикет. Этикет – это совокупность негласных и специфических правил поведения членов коллектива в традиционном обществе, при котором изначально учитывается должностной статус собеседника.
Среди основных правил можно выделить следующие:
культуру обращения;
соблюдение субординации;
применение норм приветствия;
правила представления коллеги;
наличие обязательного атрибута – визитной карточки;
использование подарков как механизма отражения доброжелательного отношения к собеседнику;
корректное ведение переговоров по телефону.
Этика деловых отношений состоит из обязательных элементов направления, а именно:
философия организации;
служебные взаимоотношения;
стиль руководства;
решение конфликтов.
Этапы содержания этики общения в коллективе:
установка контакта;
изучение ситуации;
обсуждение вопроса;
выбор правильного решения;
окончание контакта.
Процесс общения включает в себя следующие стадии контакта:
потребность в получении информации;
понимание ситуации и целей ведения диалога;
определение личностных качеств собеседника;
планирование, построение диалога и линии поведения;
выбор речевых оборотов и фраз;
оценка достижения результатов диалога;
выбор метода общения.
При ведении делового общения выделяют следующие типы:
доброжелательный;
враждебный;
нейтральный;
доминантный;
общение по горизонтали;
подчиненный.
Нравственные принципы руководителя в отношениях сверху вниз представлены следующими:
стремление сплотить коллектив и привить моральные нормы поведения;
умение разобраться в причинах конфликта и принять объективное решение;
предупреждение появления конфликтов и разногласий;
повышение значимости распоряжений среди подчиненных и контроль их выполнения;
строгое соблюдение этических норм при вынесении выговоров и замечаний;
осуществление оценки только профессиональных качеств без перехода на критику личности;
умение закончить любой разговор с положительными эмоциями;
отстраненное отношение к личной жизни подчиненных;
одинаковое отношение ко всем работникам учреждения;
ориентирование в любой ситуации повысит уважение в коллективе;
справедливое распределение вознаграждений, которое повысит работоспособность и моральное состояние коллектива;
утаивание собственных ошибок – это признак слабости и непорядочности;
умение отстаивать не только свои интересы, но и подчиненных;
выбирать форму распоряжения в соответствии с поставленными задачами, ситуацией и личностью подчиненного.
Нравственные принципы подчиненных в отношениях сверху вниз представлены следующими:
помощь в создании доброжелательных отношений;
высказывание собственного мнения и замечаний тактично и с уважением;
предлагать свою помощь при решении сложных ситуаций даже в экстремальных условиях;
выбирать уместный тон общения;
быть надежным и преданным членом коллектива.
Существуют следующие виды этики ведения диалога:
открытый – полное выражение своей идеи с учетом мнения оппонента;
закрытый – неумение вести разговор с четким выражением своих мыслей;
монологический – одностороннее высказывание задач и требований;
ролевой – с учетом социального значения личности.
Для реализации целей делового общения специалисты, работающие в сфере психологии, вывели основные принципы и категории морали деловой этики.
Конфиденциальность. Информация о деятельности учреждения, функциональных обязанностях и личной жизни сотрудников не должна передаваться посторонним лицам. Утечка информации может навредить и принести ущерб организации, а также должностным лицам.
Внимательность. Внимание к коллегам, подчиненным и руководителям поможет создать дружный и сплоченный коллектив. Понимание проблем других, способность объективно разобраться в сложившейся ситуации даже в экстремальных ситуациях, восприятие критики и советов поможет избежать и предупредить ссоры и конфликты в коллективе.
Доброжелательность. Вежливое, приветливое отношение в коллективе – это залог спокойной и гармоничной работы организации. Выход из стрессовых и проблемных ситуации необходимо находить без повышения голоса и оскорблений, с желанием вести конструктивный диалог.
Внешний вид. Соответствие внешнего вида и занимаемой должности поможет гармонично вписаться в структуру нового коллектива. Опрятный вид и грамотный подбор одежды, аксессуаров и цветовой гаммы поможет создать доверительные отношения с коллегами.
Грамотность. Умение правильно составить документы и четко выразить свои мысли, не применять в разговорной речи бранных слов поможет в выполнении профессиональных обязанностей и общественной жизни в коллективе. Каждая личность имеет свои уникальные особенности, черты – интеллектуальные, моральные, нравственные, которые сформировались под влиянием коллектива, семьи, культуры.
Пунктуальность. Задержки и опоздания свидетельствую о ненадежности человека, о невозможности возложить на него выполнение ответственных заданий и поручений. Выполнение всех служебных заданий в строго оговоренный срок – это основной принцип служебных отношений.
Процесс общения с собеседником станет более приятным и понятным, если знать типичные черты поведения людей и свойства их характера. Базой для делового общения должны стать честность, ответственность, совесть, долг, доброжелательность, которые придадут отношениям нравственный оттенок.
Для этического решения профессиональных конфликтов существует четкий алгоритм, следуя которому появится возможность решить проблему в моральном и правовом поле. Он включает следующие инструкции:
поиск моральной и этической базы;
согласование на соответствие действий с нормами профессионального кодекса;
сопоставление и сравнение с этическими правилами;
приведение к соответствию правилам нравственности и порядочности;
проверка на общественное мнение и отзывы окружающих.
Современное общество установило правила и нормы этического поведения, позволяющие честно и добросовестно осуществлять профессиональную деятельность. Реальная жизнь очень часто показывает другие примеры поведения людей, которые имеют свои особенности и нарушают принципы делового общения. К их числу принадлежат:
уклонение от уплаты налогов и честного ведения предпринимательской деятельности;
совершения правонарушений с ощущением безнаказанности;
приписывание профессиональных качеств несоответствующих действительности;
нарушения авторских прав и плагиат;
утаивание правдивых данных с целью получения материальной прибыли;
разглашение корпоративной информации или предоставление ее конкурирующим структурам.
Достижения собственных интересов с нарушением прав других людей – это основа неэтического поведения. Ощущение безнаказанности и утаивание отрицательных поступков в современном мире стало нормой поведения и не осуждается обществом. Среди основных причин неэтического поведения можно выделить следующие:
получение материальной компенсации и прибыли;
ошибочное понимание конечных целей;
стремление к карьерному росту и завышенные личные амбиции;
безнаказанность;
низкий этический уровень руководящего состава;
незнание этических норм и правил делового поведения.
Нарушение этики делового общения обязательно приведет к таким проблемам в коллективе, как:
этические – неравенство, несправедливость, возникновение конкуренции, обмана, сокрытие информации;
управленческие – недоверие к руководству, отсутствие мотиваций, неконтролируемое решение проблем и конфликтов;
экономические – текучесть кадром, отсутствие материальной заинтересованности, нежелание квалифицированно выполнять должностные обязанности.
Деловой этикет – это нормы, диктующие стиль ведения деловых отношений. Этика деловых отношений прошла сложный процесс формирования. Существуют следующие факторы, повлиявшие на этот процесс:
экономическая и политическая свобода;
исполнительная власть;
стойкость законодательной системы.
Этика деловых отношений – это посредник, способствующий быстрому поиску правильных решений, уменьшающий количество конфликтов, барьеров и взаимных претензий. Главным инструментом является деловая риторика. Риторика – это умение четко и правильно выражать свои мысли и желания.
Успешным предпринимателям для достижения поставленных задач необходимо знать и владеть риторическими способностями.
В современном обществе нет единой точки зрения по поводу роли этики делового общения в профессиональной деятельности. Неоднозначное отношение к этому понятию, привело к возникновению нескольких теорий.
Отказ от использования этических норм и правил при ведении профессиональной деятельности, соблюдение экономических законов при ведении предпринимательской деятельности с целью достижения результата и получения прибыли.
Применения законов этики делового общения только в диалоге с вышестоящими руководителями и полное их отрицание в общении по горизонтали.
Убежденность в деструктивной роли этических норм на экономику учреждения и гармонические отношения в коллективе.
Использование корпоративной этики в качестве инструмента для сбалансированного развития организации и только как механизм получения прибыли, в общении коллектива ее применение не целесообразно.
Прагматичный мир бизнеса и его жесткие правила ведения дел, борьба за лидирующие позиции не принимают нормы этики деловых отношений в связи с тем, что основной задачей предпринимательства является получение прибыли, а не формирование гармоничных отношений в коллективе.
Для полноценной реализации всех правил и норм этики делового общения в коллективе, руководящему составу необходимо позаботиться о создании специальной программы по развитию этики в учреждении.
Создание этического кодекса с включением принципов и правил применяемых в учреждении с обязательным внесением санкций и наказаний за его несоблюдение и нарушение.
Внесение специальных штатных единиц в структуру учреждения с должностными обязанностями по ведению этической политики, моральной оценки деятельности сотрудников и объективным расследованием конфликтных ситуаций с вынесением соответствующих наказаний.
Внедрение телефонов доверия, дающих возможность работникам сообщать о нарушения деловой этики и о неэтическом поведении в коллективе.
Проведение обучающих курсов для сотрудников с изучением норм этики делового общения и правильного выхода из конфликтной ситуации.
Памятка для ежедневного применения включает следующие этические нормы:
обращаться к коллегам по имени;
быть доброжелательным и отзывчивым к окружающим;
не браться за непосильные дела;
кратко и содержательно выражать свои мысли;
при общении не переходить на личность;
прислушиваться к мнению собеседника;
открыто вести беседу;
соблюдать речевой этикет;
грамотно подбирать гардероб и его цветовую гамму;
соблюдать правила конфиденциальности;
сохранять чувства собственного достоинства.
В современном мире для того, что бы стать успешным и востребованным специалистов, необходимо знать и применять правила и нормы этики делового общения, которые станут незаменимыми помощниками на пути к достижению поставленных задач и успеху.
В следующем видео смотрите лекцию на тему «Психология и этика делового общения».
Источник: http://wlooks.ru/obshchenie/delovoe/kratko-o-ponyatii-i-principah/
Этика делового общения: основные принципы и правила
В основе любого успешного коллектива лежит соблюдение основных принципов и правил делового общения.
Отношения, которые строятся на профессиональной этике и взаимном уважении создают комфортную рабочую атмосферу, препятствуют возникновению конфликтов.
Значение имеют абсолютно все деловые нормы — от этики делового общения по телефону до речевой культуры в беседе начальника и подчиненного.
От правильно поведения в деловом общении зависит как личный успех так и результаты работы всей команды
Этика делового общения — основные правила
Этикет является самой важной и значимой частью переговорных процессов, вне зависимости от их уровня. В его основе находятся негласные принципы общения в коллективе, объединенные общими профессиональными целями.
Правила делового общения и этика профессионального поведения на практике необходимы для того, чтобы:
упорядочить обмен информацией между сотрудниками;
развить понимание, стоящих перед ними целей и действий для их достижения;
создать правильную трудовую атмосферу, направленную на производство;
наладить производительность труда, создав комфортную моральную обстановку;
избежать конфликтных ситуаций и недоразумений.
Основные принципы и правила делового общения
У каждой компании есть своя корпоративная культура, регламентирующая взаимоотношения в коллективе. Вне зависимости от нее действуют основные принципы и правила делового общения, к которым относятся:
справедливое распределение ресурсов между сотрудниками;
отсутствие недоброжелательного отношения к клиентам, коллегам, младшим по званию и начальству, критики в сторону конкурентов;
развитие этической стороны поведения организации и лояльность служащих к ее традициям;
одинаковое профессиональное признание коллективных и индивидуальных действий;
оправданные отсылки к личному опыту в решении рабочих вопросов;
проявление доверия к работникам с целью повышения ощущения их собственной ответственности;
общая мотивация следовать установленным нормам для всех на личном примере;
отсутствие насильственных мер по отношению к служащим и ограничений свободы одного сотрудника другим, бесконфликтность.
Сегодня есть много информации о том, как следует вести себя в различных беседах и переговорах
Недостаточно выпустить приказ о соблюдении всех перечисленных установок, они должны стать традицией для вашей фирмы. Необходимо соблюдать правила делового этикета и нормы делового общения, которые строятся на таких качествах, как:
имидж и официальность;
вежливость и приветливость;
грамотность, пунктуальность;
добропорядочность;
конфиденциальность;
внушительность и убежденность.
Все они невозможны без определенного набора нравственных ценностей, взаимоуважения и корректности ведения рабочих диалогов. Каковые основные коммуникативно речевые правила делового общения вам в этом помогут:
держите себя в рамках приличия, вне зависимости от сложившейся ситуации;
научитесь управлять эмоциями и ставить запрет на их внешнее проявление;
следите за ходом своих мыслей и внимательно слушайте собеседника;
выработайте правильную манеру речи.
Вам может быть интересно: Как выучить бухгалтерский учет самостоятельно
Среди основных форм и правил делового общения, есть ряд факторов, влияющих на переговорный процесс, которые надо учитывать в любой беседе:
влияние или фактор власти — неравная позиция, когда одна сторона имеет преимущество над другой, поймите какой у нее источник и продумайте, что ему можно противопоставить;
ограничение сроков или временные условия — в лучшем положении стоит быть терпеливым, ваш собеседник или же оппонент также ограничен во времени, как и вы;
информационный ресурс — информацией никогда не стоит пренебрегать, научитесь ее считывать и слушать из речи и жестов;
интрига, фактор неожиданности — у другой стороны могут быть козыри в запасе, будь-то новая идея, предложения сотрудничества, надо быть готовым к резкому сопротивлению вашей концепции или непредвиденной ситуации, в корне меняющей общие планы.
В современном обществе большая часть решения рабочих вопросов сводится к электронной переписке, но и здесь действуют основные коммуникативно речевые правила делового общения:
уважение и внимательность к рабочим целям друг друга;
безопасность и сохранность информации без ее свободного распространения;
грамотность и пунктуальность.
Остановимся внимательней на каждом из аспектов деловой этике.
Не говорите лишнего
В залоге успеха не только грамотно поставленная речь, но и её содержание
Здесь действует принцип конфиденциальности. Если вам доверили какую-то информацию в рамках переговоров, не старайтесь делать ее общеизвестной. Следите за тем, что, когда и кому вы говорите.
Безопасность компании во многом зависит от разговорчивости ее сотрудников — не стоит выдавать корпоративные секреты в дружеском или семейном кругу, выводить их за рамки личной переписки и своего отдела. То же касается и переговоров с конкурентами — им не обязательно знать, как и над чем работает ваша организация.
Соблюдайте пунктуальность
Этот пункт имеет отношение не только к банальному приходу на работу без опозданий, но и своевременным ответам на приходящие письма по работе, ведение документации и корреспонденции. Грамотно распоряжайтесь своим рабочим временем и тогда о вас сложится репутация пунктуального человека.
Общепринятые нормы этикета лежат в основе всего
Выполняйте данные вами обещания — будь-то назначенное время для телефонной беседы, выполнение каких-то обязанностей или организация намеченного мероприятия.
Забудьте что такое обращение на «Ты»
Чувство такта и уважения к собеседнику заложено в правильном обращении к нему. К своим коллегам, начальству и подчиненным действует только одна форма обращения — на Вы. Даже при учете неформальной обстановки, обращаться на Ты к руководителю не рекомендуется.
Вежливая форма разговора с клиентами и конкурентом — тоже обращение на Вы.
Телефонный этикет
Телефонная беседа придерживается жестких рамок, обусловленных своим ограниченным форматом. Эта культура предусматривает четкий свод рекомендаций:
не звоните на домашний номер партнерам и коллегам без предварительного согласования;
временной интервал совершения звонков — не ранее 8 часов утра и не позднее 11 вечера;
если нет ответа на звонок — не бросайте сразу трубку;
если связь прервалась — ее возобновляет инициатор;
не говорите слишком громко, если вас об этом не просят из-за плохой слышимости;
разговор ведите кратко и по существу;
отвечайте на звонки оперативно и без задержек;
не отходите во время разговора от телефона — если это надо, предупредите собеседника;
не забывайте о позитивном приветствии и завершении беседы с подведением итогов.
Взаимоотношения начальник-подчиненный
Для конструктивного диалога с подчиненными, руководитель должен придерживаться этих советов:
поощряйте коллектив, даже в случаях, когда успех достигнут действиями руководства;
адресуйте критику не конкретно человеку, а его профессиональным поступкам;
делайте замечания, даже при несущественном невыполнении обязанностей;
не давайте личных советов сотрудникам, не имеющих отношения к работе;
показывайте, что власть и принятие решение сосредоточены у начальства;
хвалите работников за хорошее выполнение задач не только материально, но и на словах;
награждайте рабочих по справедливости — размер премии равен профессиональным заслугам;
защищайте своих подопечных перед конкурентами и посторонними.
Вам может быть интересно: Два высших образования: плюсы и минусы
Всегда дослушайте собеседника до конца
Чтобы сформировать хорошее мнение о компании и себе у окружающих, надо следовать определенным приемам поведенческой культуры, основанным на психологии. Здесь за основу берутся внимательность и пунктуальность, чувство такта.
Кроме того, что нельзя перебивать своего оппонента, необходимо внимательно выслушать, что он вам говорит.
Это даст вам возможность понять его мотивы и определить его внутреннее состояние по манере и голосу, тому, как строит свои вопросы и предложения. Определение внутреннего состояния партнера (по манерам и голосу).
Нейтрализация замечаний в процессе разговора. Способы защиты от некорректного поведения. Техника ведения бесконфликтного разговора. Техника самоуспокоения.
Спокойно реагируйте на критику
Умение управлять эмоциями и самообладание добавят большой плюс
Все мы остро и болезненно воспринимаем критику в свой адрес. Но в деловом общении стоит научиться брать под контроль свои эмоции. Для этого следуйте схеме:
выслушать собеседника — определить его мотивы — понять его настроение;
нейтрализовать замечания в процессе беседы, акцентировав внимание на успехах;
защититься от некорректного поведения, сославшись на выполнение неотложных рабочих задач;
использовать техники бесконфликтного разговора и самоуспокоения — сдержанность, вежливость, ведения отсчета про себя, параллельно занимаясь поиском путей урегулирования спорной ситуации.
Никаких сплетен
Всем хорошо известно, что сплетничать — это плохо. Особенно нехорошо негативно отзываться о своих сотрудниках и коллегах, руководстве, тем более заниматься распространением слухов об их трудовой деятельности и личной жизни.
Никогда не используйте непроверенную информацию и исключите все личные разговоры во время работы, пресекайте любые сплетни, сославшись на то, что они вам неинтересны.
Если вы совсем не можете устоять от обсуждений чьих-то вредных привычек и неудач — записывайте свои недостатки и работайте над ними.
Правила делового общения по телефону
корректное обращение к оппоненту, правильная постановка вопросов;
перед их озвучиванием — представьтесь, назовите свою должность, название компании и отдел, в котором работаете, спросите полное имя своего собеседника;
четко формулируйте предложения — если нужно прервать разговор, извинитесь и пообещайте перезвонить в другое время.
Эти представления делового этикета должны быть у всех сотрудников фирм. Они являются действующим инструментом коммуникации в профессиональной сфере, облегчают понимание в коллективе, помогают установить контакт между руководством и его клиентами, делают общение продуктивным.
И еще — не будь жадиной и поделись в социальных сетях! Это лучшая благодарность для нас…
Источник: https://33devici.ru/pravila-delovogo-obshheniya-i-ehtika-professionalnogo-povedeniya.html
Этика делового общения: правила, нормы и основные принципы
Соблюдение этики делового общения – основа успешного коллектива. Отношения, построенные на правилах профессиональной этики и взаимном уважении, создают комфортную рабочую атмосферу, поддерживают мотивацию в коллективе.
В статье представлены основные принципы этики делового общения, советы и правила, которые будут полезны как сотрудникам, так и руководителям.
Этика делового общения: правила, нормы и основные принципы
Владеть собой настолько, чтобы уважать других, как самого себя, и поступать с ними так, как мы желаем, чтобы с нами поступали, — вот что можно назвать человеколюбием.Конфуций
ИЗ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ: [скрыть]
ДОПОЛНИТЕЛЬНО
↑Деловое общение, как любое другое, нуждается в регламентации. Этикет делового общения – свод гласных и негласных правил для тех, кому приходится работать вместе каждый будний день.Без регламентированных норм деловое общение превращается в беспорядочный обмен информацией. Каждый человек по-своему воспринимает окружающий мир, своих коллег, руководителей и подчинённых.Чтобы различное мировосприятие не мешало работе и не заставляло всех говорить на разных языках, важно соблюдать этикет и культуру делового общения. Это касается как отношений внутри одного коллектива, так и внешних контактов (между сотрудниками разных отделов или филиалов, между сотрудником и клиентом).
↑
Этика делового общения имеет в первую очередь практическую цель. Её соблюдение сильно упрощает работу всего коллектива в целом и каждого сотрудника в частности, так как действовать согласно общепринятым паттернам проще и быстрее. При этом сотрудники будут знать, чего ожидать друг от друга. Такой шаг помогает поднять общую производительность, избавляя сотрудников от мыслей вроде «А что же он имел в виду?».
Вторая задача деловой этики – создать в коллективе рабочую атмосферу, в которой делу посвящается все время, а потехе отводится положенный час. Моральный комфорт играет в жизни большую роль, чем физический, а благодаря соблюдению деловой этики сотрудники в плане удовлетворения работой всегда будут чувствовать себя комфортно.
Более того, моральная сторона действия деловой этики также влияет на производительность: сотрудник, который чувствует себя комфортно на рабочем месте, будет более предан компании, будет стремиться сделать свою работу лучше.
Приятная атмосфера, достигнутая благодаря соблюдению этических принципов делового общения, заставляет работников стремиться к совершенству в работе.
Предлагаем к просмотру видео-обзор 5 основных правил этикета в деловом общении по Д.
Карнеги:
↑
Существует три основных типа делового общения, они основываются на общепринятой иерархии внутри коллектива.
Так, деловое общение может происходить:
«Сверху вниз»;
«Снизу вверх»;
«По горизонтали».
Для этих трёх категорий существуют различные этические нормы делового общения, хотя есть и общие принципы. В первую очередь, к общим принципам относится уважение к сотруднику, в независимости от роли последнего в компании.Важно быть корректным по отношению к сотрудникам, коллегам из других компаний и клиентам, с которыми вы работаете. Это, например, подразумевает, что неэтично будет расспрашивать собеседника о его личных делах, тем более о проблемах, только потому, что это вам интересно.
Общие для всех правила касаются и этикета делового общения по телефону. «Алло» или «да» — неподходящее приветствие для делового человека. Следует вежливо представляться, называть свою должность, название компании, отдела.
При телефонном разговоре нужно быть внимательным, если вы впервые говорите с человеком – обязательно запомните его имя и отчество и обращайтесь по ним. Свои мысли всегда нужно излагать ясно, лаконично. Если же по уважительным причинам вы не можете поддерживать разговор, необходимо извиниться перед собеседником и предложить связаться с ним позже.
↑
Начальник «выше» подчиненногоИли «сверху вниз». Любой хороший руководитель должен стараться создать в коллективе комфортную атмосферу. Именно самодисциплина руководителя является самым мощным мотиватором и примером для подчинённых.Поэтому людям, занимающим руководящие должности в первую очередь важно соблюдать этические правила делового общения.
Совет: С самодисциплины руководителя начинается эффективная работа всей компании. Только научившись управлять собой, можно управлять другими людьми. Из привычек должны исчезнуть фамильярность, опоздание, откладывание решений «на потом». Все это поможет укрепить ваш авторитет, завоевать расположение сотрудников – всем хочется стремиться к светлому будущему за идеальным руководителем.
Руководитель – это тот, кто управляет рабочим процессом и отдаёт распоряжения.
Можно это делать несколькими способами, среди которых:
Приказ;
Просьба;
Вопрос или запрос;
Вызов добровольца.
Приказ – строгая форма распоряжения. Приказами не стоит злоупотреблять, а по-хорошему – их вообще стоит избегать. Чаще всего прямые приказы применяют по отношению к недобросовестным сотрудникам в критических ситуациях. Но если дело дошло до проблем и приказов – задумайтесь, что хорошего может принести компании такой, явно конфликтный сотрудник?
Просьба – наиболее распространённая форма распоряжения, особенно если в коллективе уже сложились достаточно доверительные рабочие отношения. В ответ на просьбу сотрудник при необходимости может дать свой комментарий. Руководитель также может преподнести просьбу таким образом, что она будет равнозначна приказу, при этом тон останется доброжелательным.
Вопрос обычно задаётся тем сотрудникам, которые показали себя как люди компетентные и инициативные, то же касается вызова добровольца.
Совет руководителю: совсем нелишним будет изучить своих подчинённых, чтобы выяснить, кто из них адекватно воспринимает вопросы.
Например, квалифицированный подчинённый, с энтузиазмом выполняющий свою работу и заслуживший доверие руководителя, может дать дельные советы по вопросу того, как решить ту или иную задачу.
Сотрудник же неинициативный и недобросовестный скорее увидит в вопросе слабость руководителя и повод отлынивать от работы.
Также подчинённые всегда ценят справедливость. Так что награда всегда должна быть адекватна заслуге, точно так же как наказание – адекватно промаху.
При этом нельзя оставлять промахи сотрудников совсем без внимания – такое поведение может показать руководителя как невнимательного или же говорить сотруднику о том, что он может работать спустя рукава, отлынивать и оставаться безнаказанным.
Помимо прочего, начальник должен показывать подчинённым, что он уважает и ценит их мнение и вклад в общее дело, и в этом случае он добьётся ответной преданности.
↑
Подчиненный и начальникРазумеется, правила делового общения должны соблюдать и все подчинённые. Хороший сотрудник, как и руководитель, заинтересован в том, чтобы в коллективе установилась и сохранялась комфортная атмосфера, поэтому в рамках этики делового общения одна из задач подчинённого – помогать руководителю поддерживать её.Подчинённый ни в коем случае не должен пытаться управлять своим руководителем, это проявление неуважения, несоблюдение иерархии и, соответственно, нарушение норм этики делового общения. Субординация всегда должна иметь место: вы можете в корректной форме высказать своё мнение, но указывать начальнику нельзя. Кстати, в этом случае этика сетевого общения не является исключением. Может показаться, что в интернет-переписке какими-то из правил этики можно пренебречь, но это не так. По ту сторону экрана все ещё находится начальник, и вести себя с ним нужно соответственно.Не рекомендуется быть категоричным с начальником. Необязательно всегда с ним соглашаться, иначе можно показаться льстецом. Но и постоянно спорить с руководством не стоит. Здесь важно нащупать тонкую грань и показать, что подчинённый уважает руководителя, имеет внутренний стержень, сильный характер. Такие сотрудники ценятся, им доверяют как людям преданным и надёжным.Я всегда прошу помощников делиться своими трудностями; всегда стараюсь их поддерживать, конечно, если они готовы признать, что у них есть проблемы.
Дж. Сорос
Если в компании существует высшее руководство, то обращаться к нему, минуя непосредственного начальника, не стоит.
Это прямая демонстрация неуважения к руководителю, так можно поставить под сомнение компетентность руководителя, что может негативно повлиять на отношения внутри всего коллектива.
Было бы опрометчиво не упомянуть про главное оружие некоторых сотрудников – ложь.
Если сотрудник позволяет себе лгать на рабочем месте, обещать выполнение всех задач (с последующим провалом), рассказывать о том, как он сделал то, чего на самом деле не делал – редкий руководитель откажет себе в удовольствии избавиться от такого помощника.
Честность и доверие – основа делового общения. Придерживаясь этих принципов, сотрудник может пойти даже дальше, чем планировал, но если пытаться хитрить – винить потом стоит только себя.
↑
Офисные сотрудники всегда учтивыВ этом случае в первую очередь нужно обратить внимание на то, что, по сути, определяет отношения между сотрудниками: на их права и обязанности. Они должны быть чётко распределены между коллегами, так как иначе неминуемо возникнет конфликт. Каждый должен заниматься своим делом, даже если по работе он пересекается с остальными сотрудниками.Нередко между сотрудниками происходит деловое соперничество или соревнование, во время которого они стараются добиться, к примеру, повышения. Здесь необходимо понимать, что переход на личности неприемлем. Уважение должно цениться превыше всего. Этикет делового общения при презентации, в частности, предполагает, что коллегу нельзя прерывать, перебивать. Все вопросы и возражения можно высказать в корректной форме после презентации или во время специально отведённого для вопросов.
Также не следует брать на себя больше, чем возможно выполнить, не нужно давать обещаний, которые не будут сдержаны. Нужно адекватно оценивать себя, свои возможности, а также возможности сотрудников.
Ремизова Лиана · 19 апр, 2019
Источник: https://PsyMod.ru/psikhologiya-obshcheniya/delovoe-obshcheniye/113-jetika-delovogo-obshhenija-v-kompanii.html
9 простых (но важных) правил общения для достижения успеха
Эффективное общение чрезвычайно важно в бизнесе. Мы не только хотим посылать четкие маркетинговые сообщения нашим клиентам — и покупателям, которыми они будут, — но мы должны убедиться, что мы выстраиваем и поддерживаем четкие линии связи с членами нашей команды.
Хотя почти каждый лидер знает важность коммуникации для успеха своей организации, своих людей и самих себя, удивительное количество лидеров терпят неудачу в этом жизненно важном навыке.Согласно недавнему опросу, проведенному Manpower и DDI, только 10 процентов руководителей передового уровня эффективно выражают ожидания в отношении результатов деятельности и способствуют достижению четкого соглашения о следующих шагах.
По словам доктора Лоретты Маландро, основателя и генерального директора The Malandro Consulting Group и автора книги Говори, показывайся и выделяйся , стать мощным коммуникатором можно, следуя 9 здравым, но важным правилам.
Правило 1: Будьте на 100% подотчетны — поднимитесь над обстоятельствами
Определите свои плохие коммуникативные привычки (да, у всех они есть!), Признайте, что вы ими пользуетесь, а затем замените их привычками, которые являются эффективными.Например, если у вас есть привычка играть со своим смартфоном, когда члены вашей команды приходят к вам с вопросами, узнайте свое поведение, а затем измените его — убрав смартфон, когда вы разговариваете с другими в своем бизнесе.
Правило 2: Проверьте свою интерпретацию — сопоставьте свои предположения
Легко думать, что мы работаем продуктивно, хотя на самом деле это не так. Слишком много встреч — это большая трата времени, а постоянный поток электронных писем может быстро похоронить нас.Поймите, что более длительные встречи не обязательно лучше, что мгновенный ответ на кучу сообщений электронной почты не обязательно лучший ответ и что ваш предпочтительный способ общения может не работать для других.
Правило 3. Четко выражайте ожидания — не ждите, что другие читают ваши мысли.
Ни у кого из моих знакомых нет работающего хрустального шара. Ваши люди не могут читать ваши мысли, и вы не можете ожидать, что они будут знать, каковы ваши ожидания, если вы не общаетесь с ними четко и часто.Сделайте именно это, и ваши сотрудники будут намного эффективнее и продуктивнее.
Правило 4: Создавайте позитивные партнерские отношения — прекращайте негативные разговоры
Вместо того, чтобы срывать людей, укрепляйте их. Когда вы слышите, как сотрудники и клиенты жалуются на что-то, вероятно, для этого есть причина. Проверьте это, создайте позитивные партнерские отношения со своими людьми и клиентами, а затем работайте вместе, чтобы разработать долгосрочные решения.
Правило 5: Говорите — перестаньте сдерживать себя
Когда вы говорите, вы укрепляете свою уверенность, что позволит вам стать более эффективным и мощным проводником перемен.Когда вы перестанете сдерживаться, вы станете более влиятельным и окажете реальное влияние на организацию, а также на своих людей и клиентов.
Правило 6: Делайте или не принимайте на себя обязательства — не хеджируйте
Будьте известны как человек, который общается откровенно, честно и прямо. Хотя вы не хотите быть жестоким, вы будете гораздо эффективнее, когда «расскажете все как есть», вместо того, чтобы метаться вокруг да около и увиливать.
Правило 7. Сосредоточьтесь на поиске решений, вместо того чтобы искать виноватых в ошибках или проблемах.
Правило 8: Быстро выздоравливай и становись сильнее — перестань защищать себя
Мы все делаем ошибки — это данность в жизни и в бизнесе. Однако, когда мы начинаем защищаться от них, мы не продвигаемся вперед. Признавайте ошибки, учитесь на них, затем возвращайтесь в норму и попробуйте снова.
Правило 9: Будьте точны — избегайте словесных ловушек, которые сбивают вас с толку
То, как вы говорите, часто так же важно, как и то, что вы говорите. Использование обобщений («ВСЕ наши клиенты ненавидят эту идею.»), обезличивая ваше сообщение (используя» Мы «вместо» Я «или» Вы «.), смягчая ваше сообщение (говоря» Я предполагаю «или» Я хочу «.), и другие словесные ловушки, перечисленные в книге Маландро, могут помешать общению. Избегайте их.
Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.
Эффективное общение в команде | Малый бизнес
Многие малые предприятия используют команды как средство достигать целей на рабочем месте. Несколько человек, работающих вместе для достижения одной цели, могут облегчить ее достижение, если в команде будут правильные люди.Объединив людей с разными качествами, которые дополняют друг друга, цель может быть легче достигнута, что приведет к большей мотивации сотрудников, а также к продуктивности и удовлетворенности на рабочем месте. Когда все это улучшается на рабочем месте, обычно следует повышение прибыльности.
Правила
При создании команды важно установить правила или руководящие принципы того, чего члены команды должны ожидать от команды. Это могут быть очень простые вещи, например, когда и как часто будет встречаться команда.Он также может охватывать общение вне командных собраний, например, когда члены команды отправляют друг другу электронные письма, все члены команды включаются в электронное письмо, чтобы гарантировать, что все остаются на той же странице. Все правила должны быть согласованы с членами команды.
Роли участников
Каждый член команды должен понимать свою роль в процессе встречи команды. Члены команды должны согласиться с правилами, включая те, которые будут способствовать эффективному общению внутри команды. Эти правила могут включать: не перебивать, когда говорят другие, перефразировать другим сказанное, чтобы обеспечить понимание, и не выносить суждения об идеях других во время фаз мозгового штурма на собраниях.Члены должны стремиться не только быть понятыми, но и понимать других в команде.
Роли лидера
Роль лидера состоит в том, чтобы держать команду в правильном направлении и удерживать команду в правильном направлении. Когда возникают проблемы с коммуникацией, лидеру может потребоваться вмешаться в качестве посредника для решения имеющихся коммуникационных проблем. Лидер всегда должен быть уверен, что согласованные правила встречи соблюдаются всеми членами команды. Лидер также попытается определить, что мотивирует каждого члена команды способствовать созданию эффективной структуры команды.
Устранение проблем
Проблемы со связью внутри группы всегда следует решать как можно скорее. Первым шагом будет обзор согласованных правил, чтобы увидеть, не нарушены ли какие-либо из них. Если так, это легко исправить, поскольку в правилах должно быть четко указано, что происходит при нарушении правил. Если это выходит за рамки правил, группа должна встретиться для обсуждения проблем и может рассмотреть вопрос о привлечении посторонней стороны, такой как персонал, для посредничества, особенно если лидер участвует в проблеме коммуникации.
Соображения
Проблемы со связью внутри группы не могут быть решены или решены, если они игнорируются. Очень важно иметь в команде политику открытых дверей, при которой вопросы могут обсуждаться по мере их возникновения. При установлении правил члены команды могут подумать о добавлении правила, согласно которому члены группы должны говорить напрямую с членом, с которым у них возникла проблема, а не вовлекать другие стороны, если только это не помощник по управлению, например, отдел кадров.
Источники
Writer Bio
Ли Энтони с 2004 года предоставляет посторонний контент для различных сайтов малого бизнеса.Ее работы появляются на eHow и Chron.com. Ее области знаний включают маркетинг, человеческие ресурсы, финансы и лидерство. Она имеет степень магистра делового администрирования Университета Джорджии.
Почему всем командам нужен этикет делового общения
Язык и каналы, которые мы используем для обмена мыслями и идеями, со временем претерпели значительные изменения, и темпы изменений ускорились за последние несколько десятилетий. По мере того, как меняются наши методы общения, меняются и правила правильного этикета.
Влияние соблюдения надлежащего делового этикета

Надлежащий этикет в бизнесе — это больше, чем просто «приличное поведение». Это включает в себя оттачивание вашего эмоционального интеллекта, чтобы он был более внимательным и уважительным по отношению к окружающим вас людям.

Соблюдение этикета делового общения означает следующее:

Способствует лояльности сотрудников и положительному восприятию бренда
Повышает корпоративную культуру и командный дух
Поощряет внутреннее взаимодействие
Предотвращает разочарование, замешательство и неудачи из-за недопонимания
Способствует продуктивности и гармоничному сотрудничеству
Помогает строить и поддерживать позитивные деловые отношения и устанавливать полезные связи

Обучение вашей команды правильному этикету делового общения может улучшить удержание сотрудников до 50% [ссылка на инфографику Grammarly] и потенциально сэкономить вашему бизнесу миллионы долларов на задержках или сбоях, обычно вызванных плохим общением.

Что такое этикет делового общения?
Определение точных правил, которым должны следовать вы и ваша команда, может оказаться сложным процессом, поскольку определенные ожидания могут варьироваться в зависимости от местоположения и культуры. Это особенно верно, если ваша компания работает по всему миру или если в вашей команде есть удаленные члены, работающие из разных мест.
Например, исследование Grammarly показало, что пользователи в Коста-Рике, Индии, Ирландии, Малайзии, Мексике и Вьетнаме с большей вероятностью будут поддерживать правильный тон в своих письменных сообщениях, чем пользователи в других странах.Техническая корректность является более приоритетной, но правила, регулирующие корректность, различаются в зависимости от языка и страны. Даже похожие страны, которые используют один язык, например, США и Великобритания, могут различаться в тонкостях лексики, орфографии и грамматики.
Важным элементом хорошего этикета является признание и уважение этих различий и соответствующая адаптация. Навыки активного слушания являются ключом к пониманию того, что ожидается от вас и вашей команды в различных географических и культурных контекстах.
Чтобы изучить эти нюансы, потребуется время и терпение. А пока есть несколько широко применимых правил этикета делового общения, которые вы и ваша команда можете принять сейчас, чтобы двигаться в правильном направлении:
Будьте пунктуальны. Приходите на встречи вовремя (установите будильник на часах или телефоне, если вам нужно напоминание) и будьте готовы совершать и принимать заранее запланированные телефонные и видеозвонки. Это показывает, что вы уважаете время и графики других участников. Планируя встречу с коллегами по всему миру, помните о различиях часовых поясов и выберите время соответственно.
Избегайте путаницы и касательных. Краткость помогает поддерживать ход событий и предотвращает ненужные задержки и разочарования. Рассматривая деловое общение в глобальном масштабе, можно также избежать недоразумений при использовании разговорной речи на региональном уровне. При написании Grammarly может быстро сканировать контент и давать предложения по улучшению ясности и краткости.
Поддерживайте профессиональное общение. Быть уважительным и профессиональным коммуникатором — это не просто умно — это жизненно важно для вашего бизнеса.Избегайте пошлостей, выражений, которые могут быть оскорбительными для окружающих, а также излишне личных или прямых комментариев или жестов. По возможности сохраняйте дружелюбное и вежливое отношение. Всегда возвращайтесь к руководству по стилю бренда, а если его нет, подумайте о его создании. С помощью Grammarly Business менеджеры могут создавать встроенное руководство по индивидуальному стилю, на которое инструмент затем может ссылаться при сканировании корпоративного контента, повышая согласованность и обучая пользователей лучшим практикам компании.
Избегайте и препятствуйте сплетням. Как и в любой другой социальной среде, сплетни на рабочем месте могут быстро подорвать моральный дух и разрушить позитивную командную динамику. Подавайте примером и избегайте этого и (вежливо) отговаривайте других от этого, если это поднимется в разговоре.
Поощряйте беседу. Сообщение должно быть улицей с двусторонним движением. Призывайте членов команды задавать вопросы, когда это необходимо, давать отзывы и добровольно высказывать свои мысли и идеи. Обращайте особое внимание, когда они это делают, внимательно обдумывая их ответы, прежде чем давать свои собственные.
Знайте свою аудиторию. По возможности адаптируйте то, что вы хотите сказать к человеку (или людям), которым вы это говорите. Чем ближе ваше сообщение соответствует их интересам и приоритетам, тем эффективнее оно приведет к желаемому результату.
Выберите правильный канал связи. Может быть сложно определить, какой канал связи лучше всего подходит для какого сообщения. В некоторых случаях это будет очевидно; например, личный разговор не должен быть предметом презентации в масштабе всей компании.Но распознавание того, когда разговор требует электронного письма, а не видеозвонка, например, может помочь обеспечить положительный прием вашего сообщения.
Соблюдение профессионального этикета в каналах связи
При личном общении дайте другому человеку знать, что вы слушаете и занимаетесь, поддерживая зрительный контакт и избегая одновременного выполнения нескольких задач во время разговора. Если вы ожидаете, что ваша беседа займет больше пары минут, подумайте о том, чтобы запланировать встречу заранее, чтобы дать вашей аудитории время соответствующим образом скорректировать свой рабочий процесс.
Если вы готовитесь к презентации, может быть полезно заранее записать свои идеи или даже написать черновик.
При общении по телефону или видеозвонкам будьте особенно внимательны и при видеозвонках старайтесь смотреть в камеру, а не на экран. При получении звонка отвечайте как можно скорее, и убедитесь, что ваш мобильный телефон отключен или вибрирует во время встреч, чтобы вас не прерывали.
По возможности полезно заранее «потренироваться» в разговоре.Обдумывание или написание того, что вы хотите сказать перед встречей, может помочь закрепить вашу основную мысль и избежать ненужных касательных.
При письменном общении , пишете ли вы быстрое электронное письмо коллеге или составляете официальный отчет, которым хотите поделиться на предстоящей встрече, обратите особое внимание на тон. Тон может быть сложнее уловить — и передать — в письменной форме, поэтому обязательно перечитывайте свою работу и оценивайте, соответствует ли ваш тон ситуации.
Все эти советы помогут вам и вашей команде улучшить деловой этикет на индивидуальном уровне. Но как вы подойдете к реализации этих изменений?
Как улучшить этикет делового общения в вашей команде
Первое и самое важное, что вы можете сделать, чтобы помочь своей команде стать лучше, — это подать пример. Взаимодействие с вами и наблюдение за тем, как хорошо вы ведете себя на рабочем месте, поможет членам вашей команды уловить более тонкие моменты этикета делового общения и соответствующим образом скорректировать свое поведение.
Вот еще несколько способов помочь вашей команде двигаться вперед вместе:
Планирование нескольких тренировок для ознакомления с принципами надлежащего этикета
Совместное использование образовательных материалов, таких как видео (или даже статьи, подобные этой), чтобы члены команды могли просматривать их в свободное время
Соблюдение политики открытых дверей и информирование вашей команды о том, что они могут обратиться к вам с любыми вопросами или проблемами, которые могут у них возникнуть
Использование отзывов сотрудников и клиентов о коммуникациях для определения областей, требующих улучшения, и разработки соответствующей стратегии
Внедрение инструмента делового общения , такого как Grammarly, который может мгновенно проверять орфографию, грамматику, выбор слов и тон в письменных документах и при необходимости вносить предложения по улучшению
Может быть трудно ориентироваться в меняющемся ландшафте языка и этикета в мире, который постоянно — и все более стремительно — развивается.Но, сделав несколько шагов в правильном направлении сегодня, вы и ваша команда сможете достичь своих коммуникационных целей раньше, чем позже.
Помощник по цифровому общению Grammarly — идеальный инструмент для помощи командам в улучшении этикета письменного делового общения. Чтобы узнать больше, обратитесь к нашей команде сегодня или начните с Grammarly Business прямо сейчас.
Командное общение на рабочем месте
Что вы научитесь делать: обсуждать роль и типы команд в коммуникации на рабочем месте
Мы входим на рабочее место индивидуально, а затем быстро взаимодействуем с коллегами, рабочими группами и группами клиентов.Продвигаясь по карьерной лестнице, мы видим, что работа лучше всего выполняется силой других. Изучение эффективных навыков группового и командного общения способствует вашему успеху и успеху вашей организации.
Создание группы или команды — полезный подход к выполнению задачи. Когда команда разработана и работает эффективно, ее можно использовать для объединения идей и опыта ее членов в поисках коллективного результата. Организации любого типа могут получить выгоду от работы команд.Эффективная команда должна иметь возможность делиться опытом и предоставлять участникам обратную связь. Обмениваясь опытом, команды могут генерировать понимание и эффективно решать проблемы благодаря совместным усилиям. Создание успешной команды требует понимания динамики группы и того, как адаптироваться к сильным сторонам и особенностям членов команды.
Этот модуль дает навыки, связанные с общением на рабочем месте в этих ценных группах и командах. Он исследует типы команд, роли членов команды и способы общения внутри команд.
Результаты обучения
Обсудите значение команд в деловом общении
Обсудить типы команд в организациях
Объясните преимущества и недостатки команд и командную динамику
Обсудить влияние размера группы на общение
Опишите различные способы интерпретации и реагирования на конфликт в межличностном общении
Значение команд в деловом общении
Каждый день вы много слышите о командах — спортивных командах, командах спасателей и бедствий, а также командах медицинской поддержки.Команды существуют потому, что они эффективны в достижении целей, особенно когда цель четко определена. В бизнес-среде в последние несколько десятилетий растет зависимость от команд, поскольку организации становятся все более виртуальными (работают на расстоянии) и становятся более сложными в структурном отношении. Компании полагаются на команды для выполнения задач, которые не подходят для более традиционных организационных структур. В этом разделе обсуждаются наиболее распространенные типы команд.
В бизнес-организациях есть как группы, так и команды.Группа формируется вокруг общих интересов или целей с целью обмена информацией, но коллективной ответственности не существует. Группы сотрудников могут состоять из социальных клубов или волонтеров. В центре внимания команды — коллективная работа с индивидуальной и взаимной ответственностью. Например, все люди, которые работают в бухгалтерском учете, составляют группу, но люди из каждого функционального отдела, которые регулярно встречаются для стандартизации финансовых процедур, составляют команду.
Команды
объединяют членов организации с самыми разными навыками для достижения общей цели.Организации достигают этих целей, тщательно выбирая тип используемых ими команд.
Типы команд
Рисунок 1. Компании создают разные типы команд для разных целей.
Команда хороша настолько, насколько хороши ее участники и способы, которыми они взаимодействуют друг с другом. Вот несколько типов команд, которые можно использовать на рабочем месте. Читая их, обдумывайте их цель и возможные проблемы с общением.
Межфункциональные команды
Межфункциональная команда — это то, на что это похоже — команда, которая объединяет своих членов из разных функциональных областей организации.Эти команды обычно бывают постоянными или долгосрочными. Например, кросс-функциональные группы могут состоять из представителей производства, продаж, маркетинга, финансов и юриспруденции. Сила этого типа команды заключается в том, что ее члены имеют разное функциональное образование, образование и опыт. Разнообразный опыт способствует инновационному решению проблем и принятию решений.
Межфункциональные команды могут использоваться для внедрения новых решений на рабочем месте. Простой пример — группа инструкторов, которые хотят использовать грантовые деньги для покупки компьютеров для всех четырех классов.Чтобы избежать неожиданных трудностей и ловушек, инструкторы приглашают представителей Campus Engineering и IT Security присоединиться к своей команде. Без этой многофункциональной команды учителя могли бы упустить из виду особые электрические аспекты установки в стойку зарядных станций для ПК или специального программного обеспечения для обеспечения безопасности кампуса, которое необходимо установить. Включение других отделов ведет к большему успеху проекта за счет использования опыта из многих областей.
К сожалению, те самые факторы, которые придают силу кросс-функциональным командам, также могут вести к слабым.Без сильного лидера и очень конкретных целей может быть трудно укрепить социальную сплоченность в межфункциональных командах и создать систему подотчетности.
Оперативные группы
Целевая группа — это группа или комитет, обычно состоящий из экспертов или специалистов, сформированный для анализа, исследования или решения конкретной проблемы. Довольно часто целевая группа формируется в ответ на проблему или конкретное событие, и после того, как работа выполнена, целевая группа распускается. Цель рабочей группы — предложить решения, поддержку и, если возможно, принять превентивные меры против будущих проблем.
Целевая группа может использоваться, например, для оценки причин снижения покупательского трафика в магазине. Могут быть члены команды из отдела маркетинга, которые анализируют конкурентов в сферах и изменениях в предпочтениях клиентов. Могут быть операционные члены, которые проверяют внутренние процедуры, связанные с управлением запасами и взаимодействием с клиентами.
Типы проблем, которые могут породить целевые группы на рабочем месте, включают запугивание, здоровье и благополучие, обучение сотрудников, увеличение продаж клиентов или повышение удовлетворенности сотрудников работой.Команда проекта похожа на рабочую группу, но команда проекта часто действует и охватывает более широкий круг задач.
Виртуальные команды
Виртуальные команды — это группы людей, работающих вместе с общей целью, но в разных местах. Виртуальные команды по определению могут совпадать с типами команд, перечисленными выше. Люди могут находиться в разных часовых поясах или даже в разных организациях. Очевидное преимущество виртуальной команды — это невысокие затраты времени и денег на ее содержание.Встречи в виртуальном пространстве повышают гибкость для членов команды (люди могут присутствовать, где бы они ни находились) и позволяют организации использовать таланты сотрудников по всему миру.
Идея виртуальных команд относительно нова; однако использование виртуальных команд выросло на 140 процентов с 2005 по 2018 год. Виртуальные группы стали возможны благодаря достижениям в коммуникационных технологиях, таких как электронная почта, Интернет, видеоконференции, платформы для совместной работы и другие продукты.
При рассмотрении виртуальных команд помните, что работа в разных культурах может быть такой же сложной задачей, как и кросс-функциональная работа.Работа с членами команды из разных культур означает работу с потенциально разными стилями лидерства и процессами принятия решений. В Соединенных Штатах менеджеры, как правило, собирают данные, быстро принимают решения и двигаются вперед, внося исправления по мере необходимости. Северные европейцы предпочитают медленно достигать консенсуса, в то время как французов учат спорить и противостоять еще в начальной школе. Некоторые бизнес-консультанты скажут вам, что решения в Японии принимаются в небольших неформальных беседах до того, как состоится официальная встреча.Все команды должны внимательно относиться к этим вопросам, которые могут быть гораздо более распространенными среди членов виртуальных команд.
Несмотря на эти препятствия, многие компании внедряют виртуальные команды. SAP — крупнейшая в мире межкорпоративная компания-производитель программного обеспечения, в которой работает более 30 000 сотрудников в шестидесяти странах. Чтобы выжить, ему нужны виртуальные команды. У него пять штаб-квартир по всему миру, каждый из которых специализируется в определенной области, и делится опытом посредством виртуальных встреч. IBM и General Electric — корпорации, которые также зависят от стратегий виртуальных команд.
Самоуправляемые команды
Самоуправляемая команда — это группа сотрудников, которые несут ответственность за все или большинство аспектов создания продукта или предоставления услуги. Это можно рассматривать как мини-компанию в более крупной организации. Традиционные организации ставят задачи перед сотрудниками в зависимости от их навыков или функционального подразделения (продажи, финансы, производство). Самоуправляемая команда также выполняет вспомогательные задачи, такие как планирование и составление графика технического рабочего процесса, а также задачи управления персоналом, такие как управление отпусками и отсутствиями.Члены команды могут по очереди руководить и брать на себя технические обязанности.
Примером самоуправляемой команды является удаленная группа инженеров, которая перепроверяет и настраивает технические данные о продажах, которые загружаются ежедневно. Вместо того, чтобы ждать, пока руководитель назначит задачи группе, группа управляет назначениями на основе доступности и навыков. Затем группа работает с менеджерами проектов над внедрением решений, опять же на основе решения команды, а не решения руководителя. Завершается работа с командой биллинга.Когда возникают трудности или разногласия, команда решает их сама.
Из-за автономии, предоставляемой самоуправляемым командам, эти команды больше владеют выполняемой ими работой. Некоторые преимущества самоуправляемых команд заключаются в том, что члены команды разделяют ответственность за свои достижения, что может быть отличным мотиватором; люди более привержены задаче, потому что они несут прямую ответственность за ее результаты; и члены команды берут на себя часть работы своего менеджера, чтобы он или она могли работать над другими задачами.
Однако самоуправляемые команды не лишены проблем. Групповое мышление чаще встречается в этих командах. Члены могут столкнуться с трудностями при переходе от руководства к самоуправлению, возможно, из-за отсутствия навыков межличностного общения или плохой реализации со стороны компании. Неудивительно, что наиболее эффективные самоуправляющиеся команды находятся в компаниях, где корпоративная культура поддерживает демократическое принятие решений, а сотрудники, как правило, хорошо образованы.
Независимо от того, как группы и команды собираются вместе, есть преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, например, непреднамеренное принятие ролей по полу или возрасту, а не по опыту или знаниям.
Команды и командная динамика
Это может показаться очевидным, но группы состоят из людей, и люди проявляют поведение, которое одновременно и полезно, и пагубно сказывается на функциях их команд. Люди, которые чувствуют себя частью команды, часто поддерживают друг друга и сообщают о большем удовлетворении от работы. Однако не все команды добиваются успеха. Согласно одному опросу, только 14 процентов компаний оценили свои команды как высокоэффективные, около 50 процентов оценили их как несколько эффективные, а 15 процентов оценили их как неэффективные вообще.В этом модуле мы рассмотрим команды и то, как создаются эффективные команды. Мы начинаем с рассмотрения общих моделей поведения, которые могут помочь или навредить усилиям по достижению целей организации.
Преимущества
Команды объединяют людей с разными навыками для создания того, что ни один человек не может сделать в одиночку. Хорошо спланированная команда повышает мотивацию . Коммуникация выше в командах, а разнообразный набор навыков означает, что команды могут открывать новые подходы. Поскольку у команд есть определенные общие цели, члены команды обычно пользуются большей автономией, разнообразием, идентичностью задач, значимостью задач и обратной связью.Команды часто пользуются социальной поддержкой для решения сложных задач, повышения морального духа и мотивации.
Еще одно преимущество команд — это улучшение качества продуктов и услуг. Каждый продуктовый магазин Whole Foods работает в среднем с десятью «самоуправляемыми» командами, занимающимися производством, готовой едой, бакалейными товарами и т. Д. В каждом магазине также есть команда, состоящая только из руководителей каждой команды для облегчения общения и обмена информацией. Каждая команда несет ответственность за качество продуктов и услуг в своей области.
Эффективность разработки продуктов — еще одно преимущество для построения команд в рамках традиционной иерархии. Команды могут анализировать и определять зависимые задачи в нелинейном процессе, иногда добиваясь поразительных улучшений.
Сотрудникам также выгодно участие в командах. Они развивают отношения с людьми из других сфер бизнеса и узнают больше о том, что происходит в функциональных подразделениях (, перекрестное обучение, ). Кроме того, 69% людей, которые имеют личные отношения или дружеские отношения со своими коллегами, сообщают об удовлетворении работой и о том, что они вовлечены в работу, по сравнению с менее чем одной третью людей, которые этого не делают.
Это может быть нелегко: ваши сотрудники не лояльны к вашей компании, но они лояльны к людям, которые ее создали, и тем, кто поддерживает ее работу. Сотрудники с сильными узами товарищества с большей вероятностью останутся верными своей команде и в результате останутся дольше.
Согласно ЛаФасто и Ларсону в книге «Когда команды работают лучше всего», есть четыре аспекта хороших отношений: конструктивные, продуктивные, взаимопонимание и самокоррекция. Эти четыре аспекта лежат в основе модели «Connect» Лафасто и Ларсона (таблица 1), которую можно использовать для развития хороших отношений.
Конструктивные отношения также могут быть между человеком и командой. «Хорошие отношения конструктивны для обоих». Для конструктивных отношений между обеими сторонами должны быть доверие и взаимопонимание. Конструктивные отношения не возникают в одночасье, требуется время, чтобы развить доверие и быть открытыми с другими.
Продуктивные отношения важны, потому что, если отношения между двумя людьми в команде не продуктивны, команда может быть непродуктивной.Продуктивные отношения также «позволяют нам сосредоточиться на реальных проблемах — тех, которые имеют значение, — и делать это таким образом, чтобы иметь значение».
Взаимопонимание имеет решающее значение, потому что «[оно побуждает] нас сосредоточиться и понимать точку зрения другого человека и [дает] нам удовлетворение от того, что нас понимают». Важно не только подтвердить точку зрения другого человека, но и для нас. Это возвращается к доверию и построению конструктивных отношений; чтобы быть понятым, вы должны уметь понимать других.
Хорошие отношения — это самокоррекция, — как хороший брак, в котором каждый партнер стремится улучшить отношения. Продолжая работать над улучшением отношений, вы развиваете доверие и взаимопонимание между сторонами.
Социальная сплоченность определяется как готовность членов общества сотрудничать друг с другом для выживания и процветания. В рабочих командах социальная сплоченность означает, что участники хотят быть частью команды и вносить свой вклад в ее успех.Члены сплоченных команд имеют социальные и эмоциональные связи друг с другом и с командой в целом, что мотивирует их более высокую приверженность и производительность. Southwest Airlines, например, упорно работает над развитием сплоченности своей организации. В результате каждый желает работать ради успеха организации. Вот почему нет ничего необычного в том, что люди берутся за задачу, даже если это не является частью их работы. Например, пилоты могут помочь загружать багаж, если это помогает поддерживать работоспособность вовремя.
Основными факторами, влияющими на сплоченность, являются размер группы, сходство между ее членами и успех команды. Маленькие группы, как правило, более сплочены, чем большие, потому что люди могут больше взаимодействовать друг с другом. Сходство среди членов группы способствует сплоченности команды, потому что люди с похожим опытом с большей вероятностью будут иметь меньше коммуникативных барьеров и обмениваться мнениями о том, что составляет надлежащее поведение. Люди обычно больше доверяют другим, когда делятся каким-то важным опытом.Например, в группах выздоровления от наркозависимости члены знают, что все страдали одним и тем же недугом и сталкиваются с похожими переживаниями. Когда команда добивается успеха на раннем этапе своего развития, ее участники получают подтверждение того, что их усилия могут принести результаты. Они с большей вероятностью будут мотивированы продолжать вносить свой вклад. Успех также вызывает чувство гордости, которое способствует чувству принадлежности и взаимного притяжения в команде.
Коллективная эффективность — это вера команды в то, что ее члены способны организовываться и работать вместе для достижения поставленных целей.Создание коллективной эффективности — это своего рода балансирующий акт. Если цели воспринимаются как слишком легкие для достижения, участники могут чувствовать, что не должны прикладывать все свои усилия. С другой стороны, если цели кажутся слишком сложными, участники могут почувствовать, что их усилия не имеют значения, потому что цель не может быть достигнута независимо от того, насколько усердно они работают. В любом случае результатом может стать социальное безделье. Но когда цель «правильная», трудная, но не невыполнимая, команда будет полагать, что сможет достичь ее, только если будет усердно работать вместе.
Психолог Альберт Бандура исследовал взаимосвязь между эффективностью и производительностью труда и обнаружил, что одно влияет на другое. Когда команда достигает определенного успеха, она может укрепить уверенность в себе и веру в то, что она может достичь большего. В результате коллективная эффективность, в свою очередь, повышает вероятность успеха команды. Но нисходящая спираль может произойти, когда производительность и коллективная эффективность низки. Низкая производительность заставляет членов команды сомневаться в своих способностях, а снижение коллективной эффективности приводит к еще более низкой производительности.
Рис. 1. На взаимосвязь между успехом и коллективной эффективностью влияют уверенность в себе и производительность.
Хорошее планирование и хорошее руководство могут повысить коллективную эффективность. Когда задачи, необходимые для достижения целей команды, планируются, начальные действия должны привести к очевидным достижениям команды. Когда команды достигают успеха на раннем этапе своего развития, они с большей вероятностью добьются коллективной эффективности. Хорошее руководство дает четкое видение команды и формулирует важность целей.Лидер обеспечивает руководство, обратную связь и поддержку. Когда команды получают своевременную обратную связь, они с большей вероятностью поймут взаимосвязь между своими усилиями и своей производительностью.
По мере того, как вы работаете над развитием хороших взаимоотношений, еще одним способом развития хорошей групповой динамики является определение сильных и слабых сторон и распределение групповых ролей. Для новой команды, которая не работала вместе, распределение ролей также может помочь выявить индивидуальные сильные и слабые стороны. Просто назначив роли в начале проекта, команда может быстро сосредоточиться на конкретных задачах.Каждый должен нести ответственность за мозговой штурм, решение проблем и предлагать свой опыт и знания, но некоторые роли носят более общий характер и могут различаться в зависимости от задачи. Вот четыре роли, без которых не может быть ни одна команда:
A Лидер: В случае отсутствия четкой цепочки подчинения команда должна быть готова назначить роль лидера. Лидер может поддерживать сосредоточенность команды, урегулировать конфликты и обеспечивать подотчетность отдельных лиц.
Ведущий или писарь: Опять же, простая идея, но документирование каждой встречи — важный шаг в развитии продуктивной команды.Писец может быстро познакомить команду с прошлыми заметками, поэтому мало времени тратится на то, чтобы запоминать, где остановился разговор. Документируя и распространяя заметки о каждой встрече, писец может одинаково информировать всех членов команды.
Отслеживание извлеченных уроков: Определите одного человека для отслеживания как положительных, так и отрицательных результатов встреч и проектов. Этот человек может запрашивать мнение других участников. Документирование того, что, по мнению всех, прошло хорошо и почему, а что не получилось и почему, может повысить продуктивность команды, не повторяя прошлых ошибок.
Адвокат дьявола: Команды должны принимать конфликты и разные точки зрения. Защитник дьявола — это человек, который выдвигает альтернативы или возражения против идей других. Назначение такой роли может сделать команду более объективной и уменьшить такие проблемы, как групповое мышление. Поскольку роль этого человека может спровоцировать конфликт, может быть полезно поменять местами, кто выступает защитником дьявола для команды.
Думайте о сплоченности как о моральном духе. Логично, что группа, которая любит общество друг друга, с большей вероятностью объединится для достижения общей цели.Как только все будут стремиться к успеху, на этом пути будут небольшие успехи. Этот успех помогает поднять боевой дух команды. Команды перестают быть сосредоточенными исключительно на задаче или работе. Они становятся друзьями по работе, может быть, даже социальными друзьями. Такая близость взаимоотношений повышает продуктивность команды, поскольку участники с большей вероятностью будут говорить напрямую даже при возникновении сложных вопросов.
Недостатки
Есть также много проблем, которые мешают хорошей групповой динамике. Обычно мы не можем позволить себе роскошь выбирать, с кем будем работать в команде; Работа с разными личностями и личными повестками дня — обычная проблема при работе в команде.Другие общие проблемы включают плохое лидерство, недостаток внимания, доминирующие личности, плохое общение, групповое мышление и социальное безделье. Ключом к борьбе с этими проблемами является способность определять, когда они происходят.
Плохое руководство
Первая проблема, которая мешает хорошей групповой динамике, — это плохое руководство. Есть несколько вещей, которые может сделать человек, если плохой руководитель команды — ваш начальник или кто-то с авторитетной властью. Во-первых, проявите поддержку. Если начальник доверяет вам и вы его поддерживаете, вы можете повлиять на решения, предлагая альтернативы.Если плохой лидер не назначил адвоката дьявола, предложите это на собрании команды и объясните, почему, по вашему мнению, это будет полезно. Как только адвокат дьявола окажется на месте, научите его или ее предлагать альтернативы. Когда альтернативы открыты и обсуждаются, слабый лидер может увидеть, что есть более сильные идеи.
Отсутствие фокуса
Недостаток внимания может сделать команду просто группой людей. Чтобы команда была сосредоточена, требуются постоянные усилия. Хороший лидер может удерживать команды сосредоточенными и на задаче, распределяя роли и обеспечивая подотчетность.Хороший способ сохранить сосредоточенность команд — использовать повестку дня и распространять ее до собраний. Повестка дня может объединить людей и побудить их подготовиться на основе обсуждаемых тем. Даже у функциональной и зрелой команды должны быть планы встреч и документы по планированию, чтобы быть уверенным, что никто не делает предположений о направлении группы или не реализует план, который не получил консенсуса.
Доминирующие личности
С доминирующими личностями трудно иметь дело; самый громкий голос не всегда дает лучшие идеи.Придерживание повестки дня, установление протоколов во время встреч и наличие эффективного лидера могут использоваться для борьбы с сильными личностями.
Плохая связь
Плохое общение — это быстрый способ сделать команду непродуктивной и неэффективной. Используя писец и трекер извлеченных уроков для документирования встреч и мероприятий команды, можно держать команду в курсе последних событий. Эффективный руководитель группы может назначать задачи и привлекать людей к ответственности за их вклад, что может предотвратить социальное безделье и способствовать хорошему общению.
Групповое мышление
Groupthink просто соглашается с командой в принятии решения, потому что кажется, что это консенсус, и они хотят избежать конфликта. Это также может быть результатом того, что группа уговорила себя принять решение, не соответствующее фактам. Наличие сильного защитника дьявола поможет снизить вероятность группового мышления.
Социальное безделье
Социальная лентяйка — это когда один или несколько членов группы не выполняют свою долю работы в группе. Возможно, вы воочию наблюдали такое поведение в командном или школьном проекте.Есть два основных последствия социального бездельничанья: эффект безбилетника — это когда один или несколько членов команды не выполняют свою долю работы, предполагая, что другие будут покрывать их недостаток. Другой — эффект присоски, когда другие члены команды сокращают свои усилия в ответ на поведение безбилетника.
Существует несколько причин социальной лености. Член может не быть мотивирован какой-либо целью и может не захотеть работать для ее достижения. Или член может чувствовать, что его или ее вклад в команду не будет признан, поэтому у члена нет мотивации вносить свой вклад.Обе эти причины более выражены в больших командах. Социальное безделье также более вероятно, когда нет индивидуальной системы оценки, в которой производительность и вклад членов регулярно проверяются. Наконец, если компенсация будет неравной и члены команды сочтут компенсацию несправедливой, они с большей вероятностью уменьшат свои усилия.
Хороший менеджер должен следить за сотрудниками, чтобы не упустить этих социальных бездельников или «бездельников». Менеджер несет ответственность за то, чтобы все члены команды выполняли свою справедливую долю работы, которую им поручили.Если руководитель не обращает внимания на случаи социальной лености, он может создать стрессовую рабочую среду, которая может перерасти в конфликты между коллегами.
Групповые сети связи
В организациях существуют иерархии структур отчетности. Эти официальные связи власти и ответственности влияют на общение между отдельными людьми и группами. Вот некоторые из этих сетей связи. Рассматривая эти шаблоны, рассмотрите линии, соединяющие конечные точки с другими точками, как пути связи.
Рис. 1. Существует широкий спектр стилей коммуникационных сетей в компаниях
Важность этих паттернов для командной динамики заключается в направлении информационных потоков, установленной структуре власти и количестве уровней в иерархии. Подумайте о потребностях вашей организации, чтобы найти ответы на вопросы и решить проблемы. Коммуникация протекает во многих направлениях, но без структуры и планирования она может подавить продуктивность и реальное общение, как показано в третьей модели на Рисунке 1.
Каналы связи, опоры этих сетей, множатся быстрее, чем люди. Если все получают каждое сообщение, может произойти «информационная перегрузка», поскольку сотрудники забрасываются сообщениями неструктурированным образом. Чтобы поддерживать эффективность и наиболее эффективное использование людей в вашей команде, позаботьтесь о том, чтобы определить, как и когда будет передаваться информация. Например, некоторые крупные организации используют информационные бюллетени или внутренние блоги в качестве структурированных способов распространения регулярных обновлений.При структурировании пути коммуникации для вашей команды подумайте, какие члены команды должны знать, что и когда, а также какие инструменты являются наиболее эффективными для доставки какой информации.
Разрешение конфликтов
Межличностный конфликт возникает на рабочем месте между людьми. Конфликт также может возникать внутри рабочих групп и иногда усиливается в такой обстановке. Когда мы слышим слово «конфликт», мы обычно думаем обо всех отрицаниях, связанных с этим словом.Большинство из нас хотели бы полностью избежать конфликта; однако конфликт также может быть продуктивным.
Позитивный конфликт возникает из признания разногласий как части здорового процесса. Это обмен страстными идеями. Этот обмен помогает нам находить творческие решения, а также проверять слабые места текущих решений. Трудность поддерживать позитивный конфликт заключается в наличии норм в отношении того, как идеи выражаются и обсуждаются.
Допустимое количество конфликтов жизненно важно для успеха группы, чтобы избежать группового мышления и генерировать более инновационные идеи среди членов группы, которые могут иметь различные мнения и точки зрения.Кроме того, позитивный конфликт порождает поддержку и предлагает элементы сопричастности, чувства сотрудничества и расширенного членства для всех членов группы. Когда члены группы чувствуют себя в безопасности, выражая противоречивые убеждения и мнения, группы становятся более продуктивными и менее склонными к конформизму.
Конфликт необходим для хороших результатов. При работе в организациях очень важно научиться понимать конфликты и управлять ими. Давайте исследуем конфликт более глубоко, чтобы понять его широкое влияние и его прямое влияние на общение на рабочем месте.
Источники командного конфликта
Давайте рассмотрим несколько примеров конфликтов внутри команд.
Распределение средств
Команда разработчиков нового продукта может разделиться между выделением средств на вторую версию устройства или выводом на рынок нового продукта. Команда может обнаружить, что около половины ее членов предпочитают один путь, а другая половина — другой.
В этом случае команда может разделиться на две фракции — или больше, если есть дополнительные разногласия внутри каждой группы.Даже если деловые соображения сильнее поддерживают позицию одной группы, влиятельные личности, межличностная сложность и история группы могут вступить в игру, чтобы подавить эти практические факторы.
Различия с менеджментом
Сотрудники могут подумать: «Почему начальник просто не спрашивает нас? Мы делаем это каждый день, и это никогда не сработает ». Начальник может подумать: «Эти сотрудники не понимают, чего это будет стоить. Это вдвое сократит бюджет всего отдела ».
Разрывы в общении между лидерами и командами, которые они возглавляют, могут вызвать особенно острые конфликты.Может возникнуть конфликт с руководством, потому что руководство не поставило перед командой четких целей или может не поддерживать команду. В организации может быть культура, которая не позволяет командам работать эффективно. В экстремальных ситуациях это может привести к отказу команды следовать указаниям своего лидера.
Продажи против обслуживания
Компания организационно отделяет своих сотрудников по продажам от сотрудников по обслуживанию (установке и обслуживанию). Неоднократно продавцы спрашивали: «О чем думают эти люди, работающие в сфере обслуживания? Мы не можем взимать с клиента плату за каждую мелочь.Столь же часто служба спрашивает: «О чем думают эти продавцы? Они отдают компанию? Мы не можем установить его за это немного «.
Когда разные команды не находят времени, чтобы понять роли и задачи людей в разных командах, между различными функциональными группами внутри организации может возникнуть конфликт.
Следует избегать непродуктивного негативного конфликта, и его необходимо быстро устранять и разрешать, когда он действительно возникает. Из-за опасного характера негативного конфликта и ущерба, который он наносит производительности и морали, он потенциально может привести к проблемам с управлением человеческими ресурсами или даже к судебному процессу.
Каковы симптомы командного конфликта?
Признаки конфликта видны в общении участников. Они проявляют себя по-разному. Как только мы распознаем симптом, мы сможем найти решение.
Почти каждый пережил опыт работы в команде, охваченной конфликтом. Будь то большая группа, которая вспыхивает от гнева и не может закончить встречу, или небольшая группа из двух или трех человек, которые прибегают к злословию и сплетням, чтобы выразить разочарование по поводу конфликта, каждый был частью команды, в которой конфликт возник. вышел из-под контроля.Имея это в виду, можно выделить несколько симптомов конфликта в группах, которые могут помочь им распознать конфликт и справиться с ним до того, как он разлучит их. Выявив следующие симптомы, связанные с общением, доверием и противоположными планами, руководитель группы может определить конфликт до того, как он вспыхнет. Читая эти симптомы, думайте о командах, частью которых вы являетесь, и ищите симптомы, существующие в вашей команде.
Один из распространенных симптомов конфликта — это отсутствие общения или уважительное общение.Чаще всего это наблюдается, когда командам не удается провести содержательные встречи. Чаще всего собрания без общения характеризуются тем, что члены команды сидят и слушают то, что говорит начальник. Часто среди таких команд преобладает треп или молчание. Отсутствие общения также можно отметить, когда члены команды не ладят и поэтому отказываются разговаривать друг с другом. Эти вражды создают барьеры внутри команд и мешают общению. Отсутствие общения или неуважительное общение приводит к недоверию, что является еще одним признаком командного конфликта.Команды, которые не могут достичь желаемых результатов, часто не доверяют друг другу как членам команды, что необходимо для достижения успеха. Без доверия к команде вербальный или невербальный конфликт становится нормой для команды. Члены команды тратят больше энергии на защиту своих позиций и рабочих мест, чем на создание того, что требуется для успеха команды. Когда доверие в команде подрывается, привычка обвинять других становится нормой, поскольку люди пытаются защитить себя. Члены команды становятся врагами, которые соревнуются друг с другом, а не союзниками, которые помогают друг другу в достижении общей цели.Команды, которым не хватает доверия, часто сплетничают о других членах или часто проводят сторонние беседы после встреч, чтобы обсудить противоположные мнения. Такая деятельность высасывает силы из коллектива и его цели.
Еще один симптом командного конфликта можно увидеть, когда члены команды имеют противоположные цели. Это не следует путать с членами, у которых разные мнения. Наличие разных мнений в группе может быть очень полезным при правильном управлении, потому что это может создать лучшие идеи и способы выполнения работы.Однако, когда члены команды имеют противоположные цели, на карту поставлено нечто большее, чем разные мнения; два человека яростно привержены прямо противоположному подходу. Противоположные программы могут вызвать замешательство у членов команды и привести к тому, что они упустят из виду свою роль в команде и конечную цель команды. Команды должны работать для достижения общей цели, чтобы добиться успеха. Необходимо приложить огромные усилия, чтобы примирить разногласия, иначе такая команда может рассчитывать на провал.
Как избежать разрушительного конфликта
В большинстве случаев командного конфликта избегание — худшее решение, чем участие в конфликтной ситуации.Более того, предотвращение конфликта приведет к менее оптимальным решениям и даже может помешать команде завершить проект. Таким образом, с точки зрения менеджера, это простое уравнение анализа затрат / выгод, в котором затраты для организации выше, когда команды избегают конфликта, чем когда они участвуют в нем.
Поддержка, доверие и открытое общение также необходимы для уменьшения и быстрого разрешения конфликтов во взаимоотношениях. Открытое общение может быть установлено:
Установите основные правила. Некоторые правила могут включать следующее: Говорите по очереди и не перебивайте. Убедитесь, что каждый член команды уделяет одинаковое время для изложения своей точки зрения. Слушайте что-нибудь новое и вносите что-то новое в обсуждение. Избегайте повторения фактов и «разговоров по кругу». Избегайте силовых игр и исключите статус или титулы из обсуждения.
Слушайте активно и сочувственно. Не думайте о контраргументе, пока говорит собеседник. Слушайте точку зрения другого человека, а не свои мысли.Не пытайтесь запоминать пункты только для того, чтобы опровергнуть их одно за другим.
Укажите на преимущества разрешения конфликта. «Я знаю, вы считаете, что сейчас это слишком много для нас, но мы должны придумать, как решить эту проблему. Тогда мы сможем решить, когда потратить эти деньги ».
Сохраняйте нейтральную позицию и будьте готовы к тому, чтобы вас убедили. «Вы можете помочь мне понять, почему…»
Избегайте утверждений типа «все или ничего», таких как «всегда» и «никогда», и указывайте на исключения, когда используются эти операторы. Вместо того, чтобы говорить: «мы никогда не делали этого таким образом», попробуйте «у нас были веские причины не делать этого в прошлом, но давайте поговорим об этом, чтобы увидеть, изменились ли условия».
Ставьте перед собой цель открытия, а не победы или убеждения. «Давайте отложим окончательное решение до следующей встречи. На этой встрече давайте проведем мозговой штурм и постараемся оценить каждое из них ».
Будьте внимательны к общим целям и пересекающимся целям, поскольку каждая сторона выражает свою точку зрения. «Я не уверен, что пришел к тому же выводу, что и вы, но снижение на 5% — это то, что мы все очень ценим».
Используйте поясняющие высказывания, чтобы другая сторона чувствовала, что ее понимают и выслушивают. «Я слышал, что вы сказали, что чувствуете себя недооцененным и что вам не хватает жизненно важной обратной связи, которая могла бы помочь вам в работе, это правильно?»
Помогите членам команды отделить проблему от человека. «Я знаю, что ваша задача — напоминать нам о правилах, но можем ли мы попробовать подойти к этому по-другому?»
Используйте такие приемы, как ролевые игры, ставьте себя на место конкурента или ведите военные игры.Такие методы открывают новые перспективы и вовлекают членов команды. «Позвольте мне попробовать быть адвокатом дьявола. Вы скажете мне свое решение, и я буду техником, пытающимся найти дыры в этой идее ».
Члены команды должны узнавать друг друга за то, что они выразили свое мнение и чувства. «Я рада слышать вашу сторону до конца. Спасибо.»
Помогите каждому члену команды понять все другие точки зрения и помогите им переосмыслить ситуацию. «Итак, если я вас правильно расслышал, вас беспокоит x. Возможно ли, что мы могли бы решить эту проблему, попробовав y? »
Решения конфликтов
Конфликт — естественный и необходимый элемент здорового командного опыта. Это произойдет даже в лучших командах. Может быть конструктивным.
Команда, которая никогда не сталкивается с конфликтом, вероятно, будет менее продуктивной, чем команда, которая столкнулась с конфликтом. Это особенно верно, если задача, которую пытается выполнить команда, является сложной по своему характеру или очень подробной.Если участники не ставят под сомнение конкретные действия, конкретные решения или особенности предлагаемого решения, команде может показаться, что существует только один способ решить проблему или выполнить задачу.
При выборе членов команды подумайте о том, чтобы сделать выбор, который будет способствовать здоровому конфликту. Вам нужно избегать развития группового мышления, избегая людей, которые уже конфликтуют друг с другом. Люди, которые хотят мира любой ценой и пытаются подавить даже продуктивный позитивный конфликт, также не особенно полезны.Хотя вы можете выбирать людей по их личностным качествам, приверженность не менее важна. Если члены команды индивидуально или коллективно безразличны к общей цели, они, вероятно, не будут работать хорошо. Отсутствие приверженности также может привести к отсутствию конфликта. Если команда привержена общей цели и члены хорошо подобраны, может возникнуть здоровая доза конфликта в процессе выполнения задачи.
Когда возникает конфликт, важно немедленно его решить.Хотя разработка решения конфликта может занять время, признание этого поможет обеспечить его продуктивность для команды. «Какой бы ни была проблема, эффективные команды выявляют, поднимают и решают ее. Если это мешает им достичь своей цели, эффективные команды пытаются что-то с этим сделать. Они не игнорируют это и надеются, что он уйдет ». Не обращая внимания на конфликт, лидер рискует послать сигнал о том, что конфликт неуправляем, что может привести к тому, что влиятельные члены станут самодовольными или почувствуют, что их вклад не ценится.В худшем случае неразрешенный конфликт может превратиться из целевого в личный.
Как команды предотвращают разрушительный конфликт?
Чтобы предотвратить разрушительный конфликт, руководитель группы должен заложить дружественный к конфликту фундамент для команды. Следующий подход поможет руководителю группы подготовить почву для творческого и продуктивного конфликта:
Поставьте перед командой четкую цель.
Четко выражайте ожидания членов команды.
Соберите разнородную команду, включая людей разного возраста, пола, профессионального опыта и опыта работы в отрасли.
Регулярно и часто собирайтесь вместе как одна команда. Члены команды, которые плохо знают друг друга, не знают позиций друг друга по вопросам, что снижает их способность эффективно спорить. Частое взаимодействие укрепляет взаимное доверие и близость, которые необходимы членам команды для выражения несогласия.
Распределите роли, например, защитника дьявола и провидца, взирающего на небо, и меняйте эти роли от встречи к встрече.Это важно для обеспечения рассмотрения всех сторон вопроса.
Используйте такие приемы, как ролевые игры, ставьте себя на место конкурента или ведите военные игры. Такие методы открывают новые перспективы и вовлекают членов команды.
Активно управляйте конфликтами. Не позволяйте команде соглашаться слишком рано или слишком легко. Выявляйте апатию и лечите ее на раннем этапе и не путайте отсутствие конфликта с соглашением.
Разрешение конфликта
Межличностный конфликт следует контролировать и разрешать до того, как он перерастет в словесное нападение и непоправимый ущерб команде.Урегулирование межличностного конфликта может быть трудным и неудобным процессом. Обычно, как члены команды, мы используем тщательно сформулированные заявления, чтобы избежать трений при столкновении с конфликтом.
Первый шаг к разрешению межличностного конфликта заключается в признании существования межличностного конфликта. Признание конфликта позволяет членам команды найти общий язык, поместив конфликт в контекст более широкой цели команды и организации. Более того, более крупная цель может помочь, дав членам команды мотив для разрешения конфликта.
Как члены команды, мы все понимаем неизбежность межличностных конфликтов. Открытое и поддерживающее общение жизненно важно для высокопроизводительной команды. Один из способов добиться этого — отделить проблему от человека. Проблемы можно обсуждать без ущерба для рабочих отношений. Когда возникает межличностный конфликт, следует признать все стороны проблемы, не указывая пальцем и не обвиняя. Прежде всего, когда на члена команды кричат или обвиняют в чем-то, это заставляет замолчать всю команду.Это дает сигнал всем, что несогласие недопустимо, и, как мы знаем, несогласие является одним из самых плодородных источников новых идей.
Столкнувшись с конфликтом, члены команды должны занять оборонительную позицию. Однако защитная позиция обычно затрудняет разрешение конфликта. Дружественная к конфликтам командная среда должна поощрять эффективное слушание. Эффективное слушание включает в себя внимательное, непрерывное слушание друг друга (в том числе отсутствие сторонних разговоров, рисования или пустых взглядов).Основы разрешения командных конфликтов включают в себя следующие элементы:
Прежде чем изложить свою точку зрения, говорящий должен попытаться понять, что сказали другие. Это можно сделать несколькими уточняющими предложениями.
Стремитесь ясно показать, что общего у противоборствующих сторон. Это помогает укрепить то, что разделяют спорящие стороны.
Независимо от того, достигнуто ли соглашение, члены команды должны благодарить друг друга за то, что они выразили свои взгляды и чувства.Выражение благодарности другому означает признание личного риска, который человек взял на себя, отказавшись от группового мышления, и его следует рассматривать как выражение доверия и приверженности команде.
7 правил этикета делового чата, которые ваша команда точно нарушает
Живой чат на рабочем месте был введен в начале 1960-х годов, когда сотрудники вычислительного центра Массачусетского технологического института могли общаться одновременно с 30 коллегами через общую компьютерную систему лаборатории.
С момента появления интерактивного чата на рабочем месте инструменты бизнес-чата эволюционировали, позволяя командам общаться друг с другом без необходимости поднимать телефонную трубку, ходить по офису или составлять электронное письмо.Но они также позволили этим же командам в течение всего дня приставать к коллегам непрекращающимися вопросами и нежелательными обновлениями, сплетничать о коллегах и наводнять каналы смайликами и гифками.
Так не должно быть.
Преимущества и проблемы удаленного сотрудничества
В 2020 году инструменты групповой совместной работы стали важнее, чем когда-либо, поскольку команды перешли к удаленной работе. Хотя эти инструменты были полезны в прошлом, COVID-19 сделал их необходимыми для поддержания связи между командами.
Руководители бизнеса согласны с важностью инструментов живого чата. Прошлой весной наш опрос покупателей программного обеспечения, в котором приняли участие более 5000 респондентов (методология приведена ниже), показало, что покупатели программного обеспечения в подавляющем большинстве назвали программное обеспечение для веб-конференций (51%), обмена мгновенными сообщениями и чата (25%) как два наиболее важных инструмента во время COVID-19.
Но хотя никто не обсуждает, насколько важными стали эти инструменты практически для всех, удаленные команды могут следовать нескольким простым правилам, чтобы максимизировать свою эффективность, сводя к минимуму свой потенциал отвлекать и отвлекать внимание.
В этой статье мы рассмотрим семь правил этикета делового чата, которым должны следовать команды, чтобы максимально эффективно использовать инструменты совместной работы на рабочем месте, снижая стресс сотрудников и улучшая условия труда. (И не волнуйтесь: смайлы и гифки допустимы в умеренных количествах).
Правило № 1: Отправляйте сводные сообщения
Многие люди воспринимают чат как устную беседу в письменной форме. Это может сделать общение в чате более непринужденным и расслабленным, чем формально составленное электронное письмо, но также может сделать чаты более разрозненными и разорванными.Серия отдельных сообщений в чате может отвлекать и раздражать.
Посмотрите на этот пример разговора в чате, чтобы понять, что мы имеем в виду:
В то время как последовательность сообщений слева, скорее всего, вызовет стресс и отвлечет получателя, одно сообщение справа с гораздо меньшей вероятностью вызовет беспокойство.
Как отправитель, вы, возможно, захотите получить быстрый ответ от получателя. Но даже послание «Привет!» сообщение, за которым следует остальная часть вашего запроса, является значительным улучшением по сравнению с цепочкой из шести сообщений, отправляемых по почтовому ящику вашего коллеги.
Правило № 2: Поощряйте и уважайте использование статуса «Не беспокоить»
Когда вы видите закрытую дверь, вы должны постучать; вы не вмешиваетесь и не начинаете задавать вопросы. Вы должны соблюдать тот же этикет на рабочем месте в отношении виртуальных дверей. Если кто-то из вашей команды имеет статус «не беспокоить», относитесь к нему как к закрытой двери офиса. Они могут быть на встрече, в перерыве или плохо себя чувствуют.
Либо подождите, пока их статус не изменится на «Доступен», прежде чем отправлять им сообщения, либо — если это может подождать — отправьте электронное письмо.Представьте, что вы находитесь на работе и вам нужно полежать несколько минут, потому что вы плохо себя чувствуете. Затем ваш телефон начинает гудеть от уведомлений о работе. Вы, вероятно, почувствуете стресс из-за уведомлений, не сможете отдыхать и будете вынуждены ответить.
Таким образом, вам всегда следует избегать отправки мгновенных сообщений, связанных с работой, коллегам в нерабочее время или в выходные дни, если только это не является реальной чрезвычайной ситуацией и у вас нет другого способа связаться с ними.
Бонусный совет: Многие инструменты для совместной работы включают функцию откладывания или скрытия уведомлений на определенный период времени.Как менеджер, вы можете поощрять использование этой функции в разумных пределах (откладывание уведомлений на семь часов в день, вероятно, является чрезмерным).
Приостановка уведомлений в инструменте совместной работы Slack (Источник)
Правило № 3: Отправляйте чаты только соответствующим людям
Любой, кто регулярно использовал корпоративную электронную почту, скорее всего, получил ответ, который должен был быть просто ответом. Эта ошибка может иметь сложный эффект, когда другие накапливаются и начинают отвечать всем на предыдущий ответ.
Нечто подобное может случиться с инструментами совместной работы в команде, когда разговор один на один начинается в середине канала или группового чата. Это может сильно отвлекать всех в группе, кто не участвует в личном общении.
Может показаться, что создание нового разговора кажется лишней работой, но именно для этого предназначены инструменты совместной работы, и для этого достаточно щелчка или двух, чтобы не отвлекать многочисленных коллег.
В то время как групповой текстовый чат с вашими старыми друзьями из колледжа может быть постоянным, но в основном желанным отвлечением вне работы, этикет в деловом чате требует другого подхода.Каждый небольшой разговор, который вы отправляете через инструмент чата получателям, которым не нужно его видеть, — это лишь дополнительное отвлечение, поэтому всегда дважды подумайте, прежде чем нажимать «Отправить».
Правило №4: используйте разные каналы связи для того, что они предназначены.
Инструменты для совместной работы имеют много преимуществ по сравнению с электронной почтой, но есть причина, по которой электронная почта по-прежнему остается одной из самых популярных форм общения в мире.
Всегда старайтесь учитывать срочность, конфиденциальность и ведение записей при принятии решения о том, как доставить сообщение.Например, личный разговор или телефонный звонок идеальны в экстренных или деликатных ситуациях, но обычно не оставляют записи для справки. Электронная почта отлично подходит для несрочных объявлений, на которые, возможно, потребуется ссылаться позже, но не только для деликатных или срочных ситуаций. Наконец, онлайн-чат и обмен сообщениями идеально подходят для повседневного постоянного сотрудничества и обсуждения проектов, но их можно упустить в срочной ситуации или показаться холодным при обсуждении деликатных вопросов.
Вот список возможных сценариев и подходящих методов общения, чтобы справиться с ними:
Правило № 5: Развлекайтесь с гифками и смайликами, но не переусердствуйте
Даже в рабочей среде мы все еще люди и имеет право повеселиться.Это может включать использование дерзких смайликов и гифок в рабочих чатах. Фактически, эти разговорные техники могут добавить эмоциональной сложности и тональности текстовому разговору, где в противном случае это было бы невозможно.
Однако можно зайти слишком далеко.
Бесконечная вереница мерцающих гифок и смайликов скорее отвлечет и рассердит ваших коллег, чем заставит их расслабиться.
Хорошее практическое правило — читать по комнате. Если вы постоянно публикуете гифки, и никто не отвечает, вероятно, лучше пока дать ему отдохнуть.И не забывайте использовать слова. Если вы постоянно отвечаете на сообщения и электронные письма с помощью смайликов и чрезмерных сокращений (вы едете по пути?), Возможно, вы отправляете неправильное сообщение (то есть, что вы школьник средней школы, застрявший в теле работающего взрослого).
Хотя гифки и смайлики могут быть забавными для празднования дня рождения или достижения, обычно не следует использовать их для ответа на вопросы о работе. И никогда не используйте неподходящие GIF-файлы. Если это кажется рискованным, лучше не использовать.
Может показаться, что это нужно помнить — особенно если вы принадлежите к поколению, у которого не было смартфона в руках с 12 лет, — но просто помня о том, чтобы общаться четко и уважительно, вы будете на правильном пути. .
Правило № 6: Будьте дружелюбны и вежливы
Очевидно, что успех удаленной работы требует инструментов живого чата, упрощающих общение, но не забывайте о психическом здоровье ваших сотрудников. Не забывайте быть дружелюбным и вежливым, особенно при удаленной работе.
Согласно нашему опросу HR in the New Era (методология ниже), удаленные сотрудники работают в нерабочее время (70%) и сразу же отвечают на мгновенные сообщения, связанные с работой, даже в нерабочее время (71%) хотя бы в течение полутора часов. -постоянная основа.
Треть этих удаленных сотрудников (33%) испытывают больший стресс, чем когда они были в офисе, при этом 77% чувствуют некоторую степень выгорания, при этом регулярно испытывая такие симптомы, как головные боли (32%), трудности с концентрацией внимания и проблемы со сном ( 31%) и чувство изоляции (26%).
Для вежливого приветствия требуется всего мгновение, и это хороший способ привлечь чье-то внимание, прежде чем приступить к вопросу или просьбе. Кроме того, позитивные отношения, которые вы строите с коллегой, в конечном итоге гораздо ценнее, чем минуты или две, сэкономленные на нетерпеливой просьбе. Начните любой разговор в чате с дружеского «Привет!» или «Как твой день?», даже если вы спешите или нуждаетесь в немедленном ответе.
При удаленной работе гораздо труднее уловить визуальные признаки того, что у кого-то из ваших коллег может быть плохой день или что-то переживает.Поэтому помните, что грубое или нетерпеливое сообщение может усилить у кого-то чувство стресса и безнадежности, а дружелюбное и вежливое сообщение может стать лучом позитива, который кому-то нужен, чтобы украсить свой день.
Правило № 7: помните о культурном контексте
Если вы работаете в многонациональной компании, у вас в конечном итоге появится возможность сотрудничать с коллегами из разных культур. По этой причине при светской беседе важно избегать чрезмерного использования сленга и региональных ссылок.
Представьте, что вы находитесь в групповом видеочате для проекта, и двое ваших коллег представляются, рассказывая о местном ресторане, в котором они заказали обед, используя жаргонные термины, такие как «бомбовый» соус и «хлопанье» цыпленка. Вы можете чувствовать себя обделенным. Эта динамика может привести к непреднамеренным группам и ощущению изоляции среди удаленных команд.
Хороший способ избежать этого — использовать недвусмысленный язык и общеупотребительные термины, а также задавать вопросы в дополнение к разговору о себе.
Перечисленные выше правила могут помочь вам создать позитивную культуру общения в вашей компании, а также уменьшить отвлекающие факторы и выгорание из-за «постоянной» атмосферы удаленной работы.
Но использование правильных инструментов также может помочь вашим удаленным командам эффективно сотрудничать.
Вот несколько инструментов для удаленной совместной работы, которые вы можете изучить, чтобы начать работу. Для каждой категории мы также связались с нашим Руководством для покупателей и нашим каталогом лучших продуктов для лидеров категорий на основе достоверных отзывов клиентов:
Лидеры категорий GetApp в удаленной работе (источник)
Программное обеспечение для удаленной работы включает такие функции, как веб-конференции, совместная работа. , и управление задачами, чтобы помочь объединить команды в режиме реального времени из любой точки мира.
Программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями и чата включает такие функции, как мобильный чат, видеочат и совместное использование файлов, чтобы сотрудники могли оставаться на связи, независимо от того, находятся ли они в офисе или по всей стране.
Программное обеспечение для вебинаров включает в себя такие функции, как управление событиями, чат и совместное использование экрана, чтобы помочь компаниям проводить виртуальные мероприятия и семинары в Интернете.
Эндрю Конрад
Старший автор контента
Привет, я Эндрю. Я старший автор контента в GetApp. Я рассказываю вам о розничной торговле, электронной коммерции и маркетинге.Я учился в Университете Лойолы в Мэриленде, и у меня более десяти лет профессионального писательского опыта. Домашняя база: Остин. 2 вещи обо мне: я пожизненный поклонник Baltimore Orioles, и я люблю прогулки в лесу. Я думаю, вам стоит следить за технологической тенденцией: смешанная реальность в розничной торговле. Примерка одежды никогда не будет прежней.
Посетите страницу автора
5 Золотых правил эффективного общения в удаленных командах
В условиях изоляции, вызванной пандемией, удаленная работа стала безопасным и жизнеспособным вариантом.Это обеспечило непрерывность бизнеса. По данным Global Workplace Analytics, доля удаленных сотрудников увеличилась на 150%. Кроме того, по данным Upwork, к концу 2028 года 73% от общего числа команд в глобальной рабочей силе будут включать удаленных сотрудников. Многие организации планируют предложить своим сотрудникам возможность постоянной работы на дому.
Хотя удаленная работа может быть беспроигрышной ситуацией для всех, она также порождает некоторые проблемы. Одна из самых больших проблем — эффективное командное общение.Коммуникация — это ключ — факт, в котором все мы хорошо разбираемся. Но, по данным Workforce, 60% организаций не имеют длительных стратегий для внутренней коммуникации. Чтобы добавить, по данным GoVitru, не более 6% компаний ежедневно сообщают о целях сотрудников. Этих уязвимостей эффективного общения еще больше в виртуальных командах.
Следовательно, каждому сотруднику жизненно важно усвоить золотые правила общения в виртуальных командах.
В этом блоге мы рассмотрим наиболее продуктивные стратегии виртуального командного общения.Все больше предприятий сейчас вкладывают средства в средства удаленной связи. Технологии открывают перед бизнесом широкие возможности во всех сферах. Главное — максимально использовать эти возможности.
Проверьте свой почтовый ящик! Ваш шаблон политики времени ответа уже готов!
Стратегии удаленного командного взаимодействия
1. Установите сроки и проясните ожидания
Когда сотрудники не уверены в целях, сроках и ожиданиях, это сказывается на их производительности.Следовательно, как руководитель группы или менеджер, важно, чтобы вы все сообщали точно. Вы должны установить сроки для каждой цели и донести до сотрудников, чего от них ждут.
Вы можете использовать несколько режимов внутренней коммуникации, чтобы передавать важную информацию членам вашей команды. Например, в дополнение к групповым встречам на виртуальных платформах вы должны отправить список задач и сроки каждому члену команды индивидуально. Может случиться так, что член команды упускает часть важной информации во время удаленных встреч.Отправляя задачи и контрольный список ожиданий по электронной почте, вы устраняете пробелы в общении.
Ключевым моментом является тщательное планирование проектов и обмен деталями с командой. Вам следует все задокументировать и больше полагаться на письменное общение, чем на устное общение. Таким образом вы предотвратите вероятность недопонимания. Ясная и прозрачная коммуникация — главное условие высокой вовлеченности сотрудников.
2. Предварительно определите правила коммуникации
Как руководитель группы или руководитель проекта вы должны работать над правилами коммуникации.После работы над рекомендациями по обрамлению вы должны поделиться ими со своей командой. Это поможет вам создать структурированную основу для общения.
Основное внимание в рекомендациях будет уделяться каналам связи. Например, вы можете использовать Google Hangouts для командных обсуждений и обмена информацией. Однако вы решаете, что решения и предложения по вопросам политики должны быть отправлены по электронной почте или по телефону Zoom.
Четкие инструкции относительно установленных вами руководящих принципов должны быть сообщены заранее. Важно, чтобы члены вашей команды знали о лучших каналах для различных форм делового общения. Это станет возможным, когда вы создадите нормы и поделитесь ими со своей командой.
Также должен быть план на случай непредвиденных обстоятельств для связи. Что делать, если Slack или Google Hangouts не работают в определенный день? Руководства по коммуникации должны также определять альтернативные каналы в беспрецедентных ситуациях. Когда у всех будет единый набор руководящих принципов, которым нужно следовать, сотрудничество и согласованность улучшатся. Вы сможете улучшить взаимодействие в команде и повысить его результаты.
3. Используйте технологические инновации
Как бизнес-лидер, вам необходимо определить лучшие коммуникационные технологии для инвестиций. Использование правильного инструмента или программного обеспечения для внутренних коммуникаций имеет первостепенное значение для эффективности команды.
Вы можете получить значительные выгоды, вложив средства в программное обеспечение для совместной работы, программное обеспечение для совместного использования и т. Д. Технологии и искусственный интеллект прошли большой путь. Существуют современные средства коммуникации, отвечающие всем требованиям, предъявляемым командами.
Сотрудничество может быть таким же эффективным, как и в физических офисах, если вы инвестируете в правильную технологию. Есть несколько фантастических решений для улучшения взаимодействия в команде. Вы должны выбрать наиболее подходящие для вашего бизнеса и команд.
Инвестирование в правильное программное обеспечение может помочь вам координировать кампании вашей команды по электронной почте. Кроме того, это может позволить членам вашей команды получить доступ к общим презентациям и документам. Но какие бы процессы совместной работы вы ни выбрали для своего гибридного офиса, команда должна знать о них.Если ваша команда не знает, как максимально эффективно использовать программное обеспечение, проблемы со связью будут сохраняться. Вам необходимо донести до них все тонкости выбранного программного обеспечения и инструментов.
4. Используйте диаграммы и визуальные эффекты
В традиционном офисе вы используете презентации, инфографику и блок-схемы для объяснения вещей. Это потому, что это доказанный факт, что диаграммы и визуальные элементы способствуют эффективному общению. Они позволяют уделять внимание каждой мельчайшей детали, упорядочивают данные в презентабельном виде и представляют собой пошаговый процесс всего.Они всегда играли активную роль в повышении ценности коммуникаций. Вам следует попытаться воспроизвести ту же мантру успеха и на виртуальном рабочем месте.
Таким образом, важные коммуникации можно оптимизировать с помощью визуальных элементов и диаграмм. Они будут лучше вовлекать членов вашей команды и внесут ясность в обмен информацией. Конечно, это немного увеличит вашу рабочую нагрузку, но повысит эффективность общения.
Вы можете легко делиться визуальными элементами и диаграммами со своей командой с помощью программного обеспечения для совместной работы.Использование инфографики и блок-схем сделает обмен данными более простым и целесообразным. Помните, что цель этих диаграмм — упростить общение. Если диаграммы и блок-схемы слишком сложны, это может иметь обратный эффект. Сохранение простоты и выразительности может иметь решающее значение.
5. Избегайте микроменеджмента
Когда дело доходит до удаленной связи, вы не должны испытывать постоянного недоверия к членам вашей команды. Вы должны проявлять доверие к членам своей команды и избегать микроменеджмента.Например, неотзывные и повторяющиеся повторные звонки с вашего конца могут повлиять на их мотивацию. Вы должны быть уверены в их эффективности в получении информации и в обращении к вам в случае, если им понадобится помощь. Но микроменеджмент и попытки контролировать каждую мелочь, которую они делают, могут быть токсичными.
Микроменеджмент снижает продуктивность и творческий потенциал сотрудников. Кроме того, это может сильно повлиять на их уверенность в себе. Экстремальные случаи микроменеджмента также могут привести к высокому уровню стресса у сотрудников.Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды чувствовали чрезмерное давление, не так ли? Лучше делиться с ними регулярными отзывами, а не заниматься микроменеджментом. Они уже справляются с пандемической тревогой. Вы должны помочь им справиться со стрессом, а не усугубить его.
После того, как вы объяснили цели и рекомендации, позвольте им делать свою работу самостоятельно. Скажите им, что вы готовы развеять любые их сомнения. Предложите им дополнительную поддержку и сотрудничество. Проблема удаленной работы в том, что усилия членов команды неосязаемы.Но это не значит, что они не работают, если вы не видите, как они работают. Дайте им свою долю гибкости, пространства и, конечно же, поощрения к самодостаточности.
Для закрытия каждой компании теперь нужна усовершенствованная среда удаленной связи. Кроме того, каждому менеджеру и бизнес-лидеру необходимо обучать удаленные команды эффективному виртуальному общению. Это обучение, конечно же, будет основано на заранее определенных инструкциях, идентификации каналов связи и выборе программного обеспечения для совместной работы.
Проверьте свой почтовый ящик! Ваш шаблон политики времени ответа уже готов!
10 Основные правила обмена бизнес-сообщениями, которые необходимо реализовать руководителям
Рабочее место постоянно развивается. Нельзя отрицать, что рабочие привычки и предпочтения людей меняются вместе с этой эволюцией. Все больше предприятий поощряют работников полностью посвятить себя работе. Точно так же бизнес-инструменты теперь больше похожи на социальные инструменты потребительского уровня.
Отрасль программного обеспечения меняется …
2009: интерфейс корпоративного уровня + серверная часть корпоративного масштаба
2019: интерфейсная часть потребительского уровня + серверная часть корпоративного масштаба
— Брайан Халлиган (@bhalligan) 15 апреля 2019 г.
По мере того, как все больше людей могут свободно использовать приложения для обмена сообщениями на работе, руководители предприятий и отделы кадров могут оказаться в сложных ситуациях. Многие из нас слышали о сбоях в цепочках бесед или о жалобах сверстников на нечеткие сообщения.
В Flock мы считаем, что предприятиям следует стремиться к прозрачности и обеспечивать прямое сотрудничество между командами и сотрудниками. Вознаграждение за улучшение совместной работы весьма ощутимо. По данным Salesforce, 86% сотрудников говорят, что отсутствие общения является причиной сбоев на рабочем месте. Но когда люди начинают болтать о проектах, хобби или даже политике на работе, неизбежно возникает напряженность. Руководителям важно установить основные правила обмена сообщениями, чтобы команды могли эффективно работать вместе и не допускать сбоев в работе.
Немного подумав, вы можете убедиться, что ваша команда использует инструменты обмена сообщениями в полной мере — будь то беседы о конкретной работе над проектом или общие связи. В Flock есть свои «10 заповедей» для уважительного общения на рабочем месте.
Вот 10 правил, которые, по нашему мнению, должна устанавливать каждая компания для внутреннего обмена сообщениями:
Стремитесь к прозрачности и общению, но четко говорите о приемлемом и неприемлемом поведении
Попросите сотрудников присылать сообщения, которые они сказали бы лично
Попросите всех проявить добрые намерения
Избегайте отправки сообщений или @ товарищам по команде в нерабочее время
Попросите коллег и команды поделиться своими предпочтениями по обмену сообщениями
Укажите, является ли сообщение срочным или может подождать
Поощрять сотрудников использовать каналы «Не беспокоить» и отключать звук
Установите основные правила работы тематических каналов
Дайте понять, что разговоры не на 100% конфиденциальны
Имейте четкие пути передачи сообщений о ненадлежащем поведении
1.Стремитесь к прозрачности и общению, но четко указывайте на приемлемое и неприемлемое поведение.
Установите основные правила того, как вы ожидаете, что сотрудники будут общаться друг с другом. Наличие систематизированного набора ожиданий, доступного каждому, гарантирует, что каждый понимает правила взаимодействия. Убедитесь, что вы четко указываете на недопустимое поведение. Опубликуйте свои правила взаимодействия в канале объявлений вашей компании, закрепите их так, чтобы они были легко доступны, и добавьте их в процессы адаптации новых сотрудников.
2. Попросите сотрудников присылать сообщения, которые они сказали бы лично
Напряжение может возникнуть каждый раз, когда группе людей приходится проводить большую часть своих дней вместе. Точно так же, как вы хотите, чтобы сотрудники уважали друг друга лично, они должны делать то же самое виртуально. Осознайте феномен, заключающийся в том, что люди иногда отправляют вещи под защиту экрана, которые в противном случае они никогда бы не сказали лично. Затем установите ожидание, что коммуникационное программное обеспечение используется на работе, чтобы обеспечить продуктивное сотрудничество, и что все должны уважать друг друга.
3. Попросите всех проявить добрые намерения
Иногда бывает сложно определить тон при обмене сообщениями и электронной почтой. Спустя мгновение безобидная строка текста может рассматриваться как жалоба или критика. Попросите ваших сотрудников учитывать две вещи при обмене сообщениями:
Убедитесь, что отправляемое сообщение соответствует тональному сигналу, который они надеются установить.
Сделайте шаг назад после получения сообщения и предположите добрые намерения отправителя, а не худший сценарий
Это не отменяет действительно деструктивного или неприемлемого поведения при обмене сообщениями, о котором мы поговорим позже в этом посте.Предположение о хороших намерениях — это отличная общая практика для формирования культуры понимания и предотвращения непреднамеренного недопонимания, но это не должно быть поводом для решения более серьезных проблем с поведением.
4. Избегайте отправки сообщений или прямого упоминания товарищей по команде в нерабочее время
Многие работники борются с надеждой на то, что всегда будут работать. Программное обеспечение для обмена сообщениями обеспечивает быстрое сотрудничество и гибкую работу, а также может усугубить постоянный настрой при неправильном использовании. Задача руководства — создать культуру, которая поощряет поддержание хорошего баланса между работой и личной жизнью.Руководители могут сначала подать пример, избегая отправки сообщений в нерабочее время. Поощряйте людей, которые предпочитают работать в нерабочее время, не @ прямо упоминать коллег, которые могут быть с семьей или у которых есть заслуженный отпуск. Если сообщения необходимо отправлять в нерабочее время, попросите отправителя сообщения указать, действительно ли что-то срочно или нужно подождать, чтобы люди не чувствовали давления, чтобы ответить немедленно.
5. Попросите коллег и команды поделиться своими предпочтениями по обмену сообщениями
Поощряйте сотрудников спрашивать друг друга, как они предпочитают общаться.Многие люди любят использовать обмен сообщениями для быстрых вопросов, но предпочитают электронную почту для тем, которые требуют большего обдумывания или внимания. Просьба к сотрудникам подумать о предпочтениях коллег в обмене сообщениями развивает сочувствие, а также взаимное уважение к стилям работы друг друга.
6. Укажите, является ли сообщение срочным или может ждать
При отправке запроса через обмен сообщениями лучше всего сообщить человеку, когда ему нужно ответить. Как и в примере в нерабочее время, явно звоните, если вам нужен немедленный ответ.Если запрос менее срочен, укажите дату выполнения. Если вы просто предупреждаете товарища по команде, дайте ему понять, что сообщение носит информационный характер и не требует ответа.
7. Поощряйте сотрудников использовать «Не беспокоить» и отключать звук на каналах
У инструментов обмена сообщениями
, таких как Flock, есть функции, призванные помочь людям отключиться по уважительной причине. Мы работаем лучше, когда нас постоянно не отвлекают. Поощряйте людей заранее включать «Не беспокоить», чтобы коллеги знали, что они недоступны, и отключать активные каналы, чтобы уменьшить количество получаемых уведомлений.
8. Установите основные правила работы тематических каналов
Одна из лучших особенностей программного обеспечения для обмена бизнес-сообщениями — это возможность создавать индивидуальные каналы для особых интересов, таких как спорт, фильмы или книги. Программное обеспечение для обмена сообщениями позволяет общаться и создавать команды, чего в противном случае никогда бы не произошло. Например, команда Flock любит болтать по нашим многочисленным каналам для общих интересов, и я могу лично сказать, что они помогли нам всем лучше общаться как коллеги.Однако важно, чтобы руководство давало некоторые рекомендации по приемлемому поведению и давало возможность сотрудникам следить за тем, чтобы беседы оставались уважительными (за исключением нашего канала #sportstalk, где в основном требуется пустая болтовня).
9. Дайте понять, что разговоры не на 100% конфиденциальны
Программное обеспечение для обмена бизнес-сообщениями
содержит более надежные средства контроля безопасности и соответствия, чем приложения для обмена сообщениями потребительского уровня, такие как WhatsApp или Facebook Messenger. Для предприятий записи хранятся в целях соблюдения нормативных требований, управления персоналом или по юридическим причинам.Инструменты бизнес-класса, такие как Flock, позволяют администраторам компании экспортировать все записи сообщений, поэтому рекомендуется сообщить вашим сотрудникам, что то, что они обсуждают, не является 100% конфиденциальным.
10. Имейте четкие пути передачи сообщений о ненадлежащем поведении
Наконец, укажите четкие пути эскалации, если кто-то чувствует себя некомфортно из-за разговора или цепочки сообщений. Это может быть анонимная форма обратной связи или адрес электронной почты отдела кадров. Если вы установили четкие основные правила общения, каждый в вашей компании должен уметь понимать, что есть, а что нет.
No related posts.

«Главное — не бесить людей»: правила делового этикета

Читайте также

3 типа «сложных» коллег и как найти к ним подход

Читайте также

Буллинг на работе: как бороться, если вы жертва, свидетель или руководитель

Читайте также

Як розмовляти з керівником: поради з книги «Ask a manager»

Читайте также

Как прокачать навык позитивного мышления и что это даст

Читайте также

Психовампіри: як захиститися від людей, які крадуть вашу енергію

Читайте также

30 правил удаленной работы для команд, лидеров и дебютантов

Особенности делового общения в трудовом коллективе — Мегаобучалка

Правила общения в женском коллективе — 2021 портал делового мира koordynator.info

Особенности женского коллектива

Правила эффективного общения

Основные правила современного делового этикета. Деловой этикет рабочего места

Задачи этикета

Виды поведений в команде

Контакты руководителя с подчинённым

Контакт подчинённого с руководителем

Правила делового общения

Командные правила

Что такое деловой этикет?

Правила делового этикета

Деловой этикет рабочего места

Этикет деловой переписки

Этикет делового телефонного разговора

Этикет подарков в деловой сфере

Деловой этикет для женщин

Этикет в одежде для женщин

Шляпный этикет для женщин

Деловой этикет – маникюр

Этикет – женщина в машине

Основные типы делового общения

Общение начальника с подчиненными

Общение подчиненного с начальником

Общение коллег между собой

Правильно поставленная цель — путь к успеху

Принципы этики делового общения

В заключение

Из книги Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов автора Кузнецов И Н

Из книги Мастерство продажи автора Завадский Мишель

Из книги Основы делового общения автора Сорокина Алла Викторовна

Из книги Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях автора Белоусова Татьяна

Из книги Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту автора Никерсон Пэт

Из книги автора

Из книги автора

Из книги автора

Из книги автора

Что такое деловой этикет и зачем он нужен — ROMI center

Предназначение делового этикета

Правила делового общения

Этикет рабочего места

Общение по телефону и переписка

Коммуникация с коллегами: принципы делового общения в коллективе

«Встречают по одёжке»: дресс-код и этикет

Для мужчин

Для женщин

Заключение

Некоторые правила общения в коллективе

Этика делового общения – что это

Этика делового общения: необходимые навыки для современного человека

Этика делового общения: основные принципы и правила

Этика делового общения — основные правила

Основные принципы и правила делового общения

Не говорите лишнего

Соблюдайте пунктуальность

Забудьте что такое обращение на «Ты»

Телефонный этикет

Взаимоотношения начальник-подчиненный

Всегда дослушайте собеседника до конца

Спокойно реагируйте на критику

Никаких сплетен

Правила делового общения по телефону

Этика делового общения: правила, нормы и основные принципы

9 простых (но важных) правил общения для достижения успеха

Эффективное общение в команде | Малый бизнес

Правила