Правильно расставлять приоритеты: Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты – шикарная жизнь вам обеспечена. Сейчас мы опишем главные методы расстановки приоритетов.

Одна из самых больших проблем на работе и личной жизни – неправильно расставленные приоритеты. Рабочие нагрузки стремительно растут, и всё кажется важным. Однако истина в том, что часть работы, которую мы выполняем каждый день на деле выполнять не нужно, по крайней мере сразу.

Научиться расставлять приоритеты – значит иметь больше времени каждый день, которое так ограничено. Это один из краеугольных камней производительности, и правильно расставленные приоритеты могут помочь по всем – от тайм менеджмента до баланса между работой и личной жизнью.

Сама суть приоритизации проста (нужно просто знать, какие дела необходимо выполнить, как их ранжировать), на самом деле это далеко не простой навык.

Чтобы упростить задачу, мы собрали в один список несколько лучших стратегий о том, как расставить приоритеты на работе и личной жизни.

❶

1. Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка

или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

❷

2. Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные дела – это вещи, на которые, по вашему мнению, вы должны реагировать сразу, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной личной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

1. Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
2. Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
3. Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

❸

3. Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

1. В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
2. Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.
3. Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.

❹

4. Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

• Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).
• Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
• Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

❺

5. Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения

.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

6. Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Теперь обведите свои пять наиболее желанных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, сначала обведите, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания. Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

❼

7. Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь.

Выполняя эти упражнения по определению приоритетов, важно помнить, что нужно проявлять гибкость. Никто не знает будущего, а расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто гадание.

Иногда вы можете расставить приоритеты только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В таком случае трудно не разочароваться.

Люди особенно восприимчивы к «невозвратным затратам» – психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже вложили в это время и усилия.

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите своё время, вы никогда не сможете вернуть это время назад. И любое время, потраченное на работу в направлении неправильного приоритета, является просто потраченным временем.

Приоритеты – великая вещь. Но, иногда, наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.

Приоритеты – великая вещь. Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, вам гарантирован хороший день. Удивительное чувство, когда в конце рабочего дня ты осознаешь, сколько важного успел сделать. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Вмешиваются различные обстоятельства. А наши дни наполняются встречами и разговорами.

Поэтому, хоть и важно знать о том, как расставить приоритеты в вашей работе, но помните, что нужно быть реалистом относительно объёма работы, который вы действительно можете делать каждый день.

«Начни с главного»: Как правильно расставлять приоритеты

Гэри КЕЛЛЕР

Предприниматель

Откажитесь от длинных списков дел

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Небольшая доля причин вызывает львиную долю последствий. Парето однозначно указывает: максимум того, что вы хотите, будет являться результатом минимума того, что вы делаете. Некоторые вещи важнее остальных, и очень намного. Я хочу, чтобы вы учитывали этот принцип при составлении списка дел — сначала определите 20% самого главного, затем выделите из них ещё 20% и продолжайте в том же ключе до тех пор, пока не получите единственную, самую важную вещь. Начинать можно с перечня любой длины, но с установкой на то, что вы должны расчистить себе путь к одной самой важной вещи.  

 

Сфокусируйтесь

Чтобы приступить к новой задаче и вернуться к тому, что вы делали до того, как вас прервали, всегда нужно какое-то время, и не факт, что у вас получится продолжить именно с того места, где вы отвлеклись. Исследования показывают, что около 28% рабочего времени составляют потери, связанные с переключениями в режиме многозадачности. Мультитаскеры сильнее подвержены стрессу, совершают больше ошибок и теряют способность правильно оценивать время, необходимое для работы над задачей, — им почти всегда кажется, что времени потребуется больше, чем это есть на самом деле. Каждый раз, пытаясь заняться двумя и более вещами одновременно, мы просто делим своё внимание и снижаем требовательность к результатам каждого из процессов. 

 

Формируйте привычки

Вопреки устоявшемуся мнению, успех не является результатом марафона дисциплинированных действий. На самом деле успех — спринт, в котором дисциплина нужна ровно до того момента, пока образуется привычка. Заставляя себя, вы приучаете себя к определённому образу действий, и с какого-то момента это перерастает в привычку. Смиритесь с тем, что жестокая дисциплина потребуется, только чтобы сделать новый вид поведения привычным, и всё станет намного иначе. В среднем на формирование привычки требуется 66 дней. Формируйте навыки поочерёдно. Успех приходит последовательно, а не одновременно. Никому не удаётся приобретать больше одной сильной привычки в один период времени. 

 

Задайте себе главный вопрос

Чтобы выстроить задачи согласно их значимости, задайте себе Фокусирующий вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?» Это приводит к конкретике — выбрать можно только один вариант. Слова «могу сделать» содержат встроенную команду, указывающую на то, что следует предпринимать то, что возможно. Люди часто заменяют это на «должен» и «хотел бы», но все эти варианты некорректны. То, что вы можете сделать, всегда важнее благих намерений. Часть «чтобы в результате этого» говорит о критериях, которым должен соответствовать ответ. Это мостик между просто делать и делать целенаправленно. Последняя часть фразы — окончательная проверка силы воздействия. Речь о том, что, когда вы сделаете эту одну вещь, всё остальное на пути к вашей цели станет достижимо ценой меньших усилий или вообще ненужным.  

 

Свяжите сегодняшний день с будущим 

Чем отдалённее по времени будущее вознаграждение, тем меньше мотивация к его получению — это явление называется «гиперболическое дисконтирование». Оно служит объяснением того факта, что большинство предпочитают $100 прямо сейчас сумме вдвое большей в будущем. Их «текущее искажение» перевешивает логику. Есть простой образ мысли, который позволит преодолеть это.

Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?

 

Вы должны представить, как из одной маленькой вещи постепенно вырастает большая. Это немного похоже на матрёшку: ваша главная вещь «прямо сейчас» находится внутри вашей главной вещи сегодняшнего дня, которая сидит внутри вашей главной вещи на эту неделю, и так далее. Приучайте своё сознание увязывать между собой цели во времени. Свяжите своё сегодня со всеми вашими завтра. Так вы научитесь мыслить масштабно, но целенаправленно. 

 

Планируйте важное 

Успешные люди начинают с того, что планируют своё свободное от работы время. Почему? Они знают, что оно им потребуется. Для правильного функционирования всё нуждается в паузах, и вы не исключение. Спланировав время отдыха, приступайте к выделению временного блока для вашей главной вещи. По возможности он должен быть в самом начале дня. Оставьте себе час на то, чтобы разобраться с неотложными утренними делами, а затем принимайтесь за главное. Я рекомендую один четырёхчасовой временной блок в день. Сможете больше — вперёд. Следующий этап в выделении временных блоков — само планирование. Это время, когда вы размышляете о том, где вы сейчас и куда хотите попасть. Выделите один час еженедельно на обзор своих годовых и месячных задач. Спросите себя, что должно произойти в этом месяце и на этой неделе, чтобы вы оставались в рамках своих годовых целей. 

 

Защищайте своё время

Выделить время несложно — защищать трудно. Лучший способ — установка на то, что эти временные блоки несдвигаемы. Поэтому, если кто-то пытается вас занять в это время, просто извинитесь, скажите, что вы уже заняты, и предложите другой вариант взамен. Если это правда нечто неотложное, вспомните правило «утратил — заменил» и сразу же перепланируйте свой временной блок. Если вы чувствуете, что в момент работы в голове всплывают побочные мысли, просто запишите их и продолжайте заниматься тем, чем занимались. Найдите себе место для работы в стороне от троп, которыми ходят отвлекатели. Держите под рукой все материалы, закуски и напитки, которые вам могут понадобиться, и не покидайте свой «бункер» ни при каких условиях, кроме похода в туалет. Отключите телефон, закройте электронную почту. Сообщите тем, кто может вас искать, чем вы заняты и когда освободитесь.  

 

Учитесь отказывать 

Чтобы защитить то, чему вы сказали «да», и оставаться продуктивным, следует говорить «нет» всем и всему, что может подорвать ваши усилия. Никто не умел говорить «нет» лучше Стива Джобса. Спустя два года после его возвращения в компанию в 1997 году количество товаров в продуктовой линейке Apple сократилось с 350 до 10. Он объяснил это, сказав: «Сфокусироваться — значит сказать «нет»». Каждый раз, говоря «да», вы отщипываете кусочек эффективности ваших усилий во всех областях. Поэтому чем больше вещей вы стараетесь делать, тем менее успешны в каждом из них. Вы не можете угодить всем, не стоит и пытаться. 

 

Как научиться правильно расставлять приоритеты в жизни

В жизни каждого человека есть четыре основные составляющие, которые в случае их оптимального состояния делают человека счастливым. Это жизненные приоритеты.  Умение правильно расставлять приоритеты в жизни подобно таланту. Оно позволяет человеку чувствовать гармонию. Жизненные приоритеты можно сравнить с ножками стола. На четырех равных ножках стол наиболее устойчив.

 

Первой и, пожалуй, самой важной составляющей является физическое состояние, в основе которого здоровье, внешняя привлекательность, жизненная энергия. Все три компонента находятся в тесной зависимости друг от друга. Слабое здоровье, низкая привлекательность, недостаток жизненной энергии ограничивают возможности реализовать другие составляющие счастливой жизни. Но это не единственная причина ставить физическое состояние организма на первое место. Рождаясь, человек в первую очередь учится осознанно управлять своим телом (скоординировано работать руками и ногами, держать голову, сидеть, ползать, ходить). Работа с телом всегда самая понятная (очевидность взаимосвязи действия – результат). Человек, который не умеет работать со своим телом, не умеет управлять собой! Из халатного отношения к своему организму вырастает внутренняя распущенность, лень, неорганизованность!

Как правило, природа авансирует нас, наделяя хорошим физическим состоянием в юном возрасте. Если в приоритетах человека нет должной работы по поддержанию тела в форме, и он относится к нему исключительно как к ресурсу, со временем источник начинает иссякать. Первые признаки проблемы проявляются в недостатке жизненной энергии, когда появляется лень, апатия, нежелание действовать. Снижаются шансы полноценно реализовать собственные таланты.

Самореализация — это «вторая ножка стола». Когда человек реализует свои способности и таланты он счастлив. Нереализованный потенциал делает человека злобным, завистливым, жалостливым к себе и критичным по отношению к другим! Самореализация напрямую влияет, насколько самодостаточным чувствует себя человек. Несамодостаточный всегда полагает, что весь мир ему должен. Самодостаточный человек выстраивает партнерские отношения с миром и другими людьми.

Отношения – третий компонент счастливой жизни (третья ножка стола).
Отношения, выстраиваемые человеком, зависят от гармонии или дисгармонии его внутреннего мира, его внутренней организации.

Самодостаточный человек не реагирует на происходящее (не злится, не гневается), а действует в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Осознавая, что каждый из нас руководствуется собственными интересам, мы понимаем и принимаем поступки других людей. Это помогает не испытывать по отношению к окружающим злости, а по отношению к себе – жалости, что мир несправедлив.

Четвертым компонентом (четвертой ножкой стола) является финансовая независимость. Потому что, во-первых, в современном мире деньги самый ликвидный товар, позволяющий удовлетворять потребности каждого в том, к чему нет собственных талантов. Во-вторых, финансовая независимость – возможность замахнуться на что-то большее.

Итак, четыре ножки условного стола — физическое состояние, отношения, самореализация, финансовая независимость.

Нужна ли столу пятая ножка? На мой взгляд, нет.

А что если надломится одна из четырех ножек? Стол будет стоять. Стол может стоять и на двух ножках, но будет очень неустойчивым! Бывают столы и на одной ножке. И в жизни тоже бывают случаи, когда человек развивается только в одном или двух направлениях. К примеру, человек большую часть своей жизни строил собственный успешный бизнес. Он реализовал свои таланты, приобрел финансовую независимость, но не построил семью, нет друзей (отношения), физическое состояние тоже оставляет желать лучшего. Или другой пример, женщина выбрала семейные отношения в качестве единственного направления собственного развития. Единственная ножка стола развивалась и крепла, становясь центром и источником счастья. Прошли годы, дети выросли, муж оставил…

При всем многообразии столов самыми устойчивыми являются, те, что держатся на четырех ножках.

Почему при всей очевидности тех ценностей, которые описаны выше, большинство людей недовольны собой и собственными жизненными результатами? Есть простой тест. Те, кто не поленится взять бумагу и ручку или карандаш, чтобы его пройти, смогут сделать для себя очень интересные выводы.

1. Напишите в столбик 4-5 ваших ценностей (областей жизни), которые для вас важнее всего. Можете предлагать свои формулировки, к примеру, бизнес, любимый человек, друзья, семья, деньги и прочее/
2. Присвойте место каждому направлению по значимости для вас в порядке убывания.
3. Теперь честно присвойте место в порядке убывания по времени, которое вы затрачиваете на каждое из направлений.
4. Давайте усложним тест! Для этого в столбик ваших приоритетов снизу допишите еще одну строчку «Другое».
5. А теперь распределите приблизительно, сколько своего времени в процентах вы тратите на каждое направление.

Ценности (приоритеты)    Затрачиваемое время,%
___________________        ___________________
___________________        ___________________
___________________        ___________________
___________________        ___________________
_____Другое ______        ___________________

 

Постарайтесь быть объективными. Если одним из своих приоритетов вы написали «Деньги», скорее всего вы предполагаете немаленькую сумму. При этом вы зарабатываете в несколько раз меньше, и реально ничего не делаете, чтобы изменить ситуацию (не открыли параллельно свой бизнес, не отсылаете регулярно свои резюме в те компании, где вам будут платить, ту сумму, о которой вы размышляли в своих приоритетах). Значит, вы ничего не тратите для достижения результата, можете поставить 0% . Если в ваших приоритетах семья, то подумайте, сколько времени вы уделяете своей второй половинке, детям, родителям. Сюда не входит время, когда вы лежите перед телевизором, проводите в интернете, даже если в этот момент ваши домочадцы кружатся вокруг вас!

6.  Окиньте взглядом, что у вас получилось.

Если ценность для вас и затрачиваемое время отличаются, не стоит ждать желаемых результатов.

Надеюсь, что тест помог вам понять, почему ожидания и реальность не совпадают. Если вы увидели перспективные для развития направления, значит, пора выстраивать стратегию достижения результатов и начинать действовать!

Думаю, какие бы собственные приоритеты вы не назвали, они вписываются в те направления, которые выше указаны в данном материале (физическое состояние, отношения, самореализация, финансовая независимость).

Если вы сознательно упускаете из собственных приоритетов какое-то направление, помните, что столы бывают разные, но на четырех ножках стол самый устойчивый!

Елена Ветштейн.

 

P.S. Научиться работать с собственными приоритетами вам помогут авторские материалы:

«Планирование в личностном росте или как создать план саморазвития»;

«Стратегия и тактика. Кто главнокомандующий в вашей жизни?»;

«7 шагов в новую жизнь».

А также авторские планировщики.

 

Узнать подробнее о марафонах и обучающих программах можно здесь

 

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Елена Ветштейн

Как расставлять приоритеты: 8 НЕТ в планировании

Неизменная часть системы управления собственным временем — умение расставлять приоритеты. Как выбрать, какие задачи решать в первую очередь, а что отложить «на потом», рассказали эксперты.

1. «Нет» длинным спискам

Составление списков дел или To-Do List помогает визуализировать необходимые задачи — касается ли то работы, домашних дел или личной жизни. Однако если список «надо сделать сегодня» растягивается на полметра, пора пересматривать свои желания.

Принцип Парето говорит, что 20% усилий отвечают за 80% результата. Соответственно, львиная доля последствий зависит от малого (в общем масштабе) количества причин.
Гэри Келлер, предприниматель, автор книг по тайм-менеджменту, советует руководствоваться этим принципом при составлении традиционного списка дел: «Запишите все, что вы хотите успеть и выделите 20% самых важных дел. Теперь из выделенного нужно выбрать еще 20%, и так до тех пор, пока в вашем списке не останется один пункт. Это и будет ваше самая важная, приоритетная вещь». Отказ от длинных списков и приведение всего To-Do листа «к единому знаменателю» — едва ли не основополагающая часть расставления приоритетов по Келлеру.

Ольга Артюшкина, директор офиса внедрения и сопровождения компании «1С-Рарус»: «Умение расставлять приоритеты основано на базовых принципах тайм-менеджмента. Наличие конкретного плана задач на день — так называемого ToDo-листа — не является жесткой необходимостью. Cовет тем, кто только собирается заняться планированием: главное, чтобы оно не занимало слишком много времени. Иногда лучше сделать примерный план и приступить непосредственно к работе, чем часами распределять задачи в календаре, не успевая потом сделать и самого важного. Само по себе планирование приоритетом не является».

2. «НЕТ» мультизадачности

Гай Юлий Цезарь мог делать шесть дел одновременно: читать, диктовать письма, обсуждать законопроект и так далее. Однако в современном мире мультизадачность становится непреодолимым препятствием к успешному выполнению работы.

Как показывают исследования, до 30% потерь рабочего времени приходится на переключения с одной задачи на другую. Большая подверженность стрессу, большее количество допускаемых ошибок, пробелы в «чувстве времени» и увеличение временного отрезка, требуемого на выполнение задачи — вот самые распространенные недостатки режима мультизадачности. Пытаясь делать несколько дел одновременно, мы распыляем внимание и снижаем работоспособность.

Сергей Варт, head of B2B marketing, Masterzen: «Приоритеты каждый расставляет для себя сам на основе своих ценностей и представлений о жизни. Я при расстановке приоритетов стараюсь пользоваться рациональным подходом, составляю таблицу, в которой отвечаю сам себе на следующие вопросы:

1) Какие возможности несет это решение краткосрочно?

2) Какие угрозы несет это решение краткосрочно?

3) Какие возможности несет это решение долгосрочно?

4) Какие риски несет это решение долгосрочно?

Оцениваю плюсы и минусы и принимаю решение о приоритетности. Это работает как в бизнесе, так и в жизни. Приоритеты помогают осознанно подходить к делам и другим сферам жизни и не „распыляться“».

3. «НЕТ» отсутствию дисциплины

Достижение успеха во зависит от самодисциплины — этот постулат принят за аксиому многими апологетами тайм-менеджмента. На самом деле жесткая дисциплина нужна только до того момента, пока ваши осознанные действия не перерастут в привычку.

Как показывают исследования американского Института развития человека, на формирование привычки, в зависимости от сложности действий, требуется от 32 до 66 дней. То есть вам надо будет заставлять себя, допустим, рано вставать, чтобы успеть сделать все запланированное, только месяц-два, а дальше ранние подъемы перерастут в привычку и не будут причинять ни малейшего дискомфорта ни в психологическом, ни в физическом плане.

Юлия Бойко, бизнес-тренер компании BogushTime: «Поставив цели, человек всегда должен держать на них фокус. Другими словами нужно научиться планировать и связывать цели с ежедневными действиями. Так проще не просто определять приоритеты, но и придерживаться их».

4. «НЕТ» лишним действиям

В вопросе расставления приоритетов вопрос последовательности играет большую роль. Но еще важнее, считает Гэри Келлер, внести конкретику: «Задайте себе Фокусирующий Вопрос: «Какую единственную вещь я могу сделать, чтобы остальные вещи стали простыми или вовсе ненужными?»

Таким образом вы определяете направленность цели. Сумев выделить важное, все остальные дела из вашего списка вы сделаете простыми или вовсе не требующими исполнения.
Дмитрий Гусенко, бизнес-тренер, управляющий партнера BogushTime Россия: «Расставлять приоритеты — это важное качество или способность человека, но она не врожденная, эта способность приобретенная — этому надо просто научиться. Для расстановки приоритетов необходимо посмотреть на области жизни и выбрать то, что оказывает максимальную пользу на максимальное количество жизненных областей. Самый главный секрет в расстановке приоритетов — это то, что достижение одной цели с наибольшим приоритетом, оказывает влияние на другие цели, и они тоже достигаются с наименьшими усилиями. Это происходит автоматически. Только цели должны быть созидательными, а не разрушительными».

5. «НЕТ» отсутствию планов

Успех начинается с его планирования. Люди, сумевшие достигнуть успеха, планируют не только рабочее время, но и время отдыха. Первую часть дня лучше посвятить главной цели, выделенной из списка дел. Для нее рекомендуется выделять единый неделимый временной блок — до четырех часов, затем обязательно сделать паузу. Далее — время на рассмотрение обдумывание следующих этапов и пунктов To-Do списка. Согласно Келлеру, планировать время на планирование — признак умения распоряжаться временем.

Инна Иголкина, генеральный директор, тренинговая компания Timesaver: «Расстановка приоритетов помогает в случае возникновения цейтнота не принимать скоропалительных решений, а заранее точно знать, что именно надо делать и почему. Вряд ли вам удастся делать именно то, что вы заранее запланировали, ведь жизнь любит преподносить сюрпризы, но их станет значительно меньше, и количество стресса тоже сократится, если вы начнете пользоваться системой планирования».

6. «НЕТ» отсутствую вознаграждения

Связь между желанием работать и конечным результатом пытались вывести неоднократно. Результат эксперимента, проведенного Институтом развития человека, можно назвать парадоксальным: 75% людей предпочитают получить $100 вознаграждения за проделанную работу немедленно, чем $200 — через неделю. Ученые сделали выводы: чем дальше во времени отодвигается вознаграждение, тем ниже мотивация к работе. Говоря проще, никому не хочется работать за обещания оплаты в отдаленном будущем, большинство предпочитают «здесь и сейчас».

Этот психологически момент стал «краеугольным камнем» принципа расставления приоритетов: каждое важное действие из списка дел должно быть вознаграждено. Не обязательно в финансовом плане, но связь «сделал нечто важное — получил награду» должна четко отпечататься в подсознании.

7. «НЕТ» неумению мыслить масштабно

«Любой ваш список должен быть наполнен связью между сегодняшними делами и будущим, — говорит Келлер. — Принцип расставления приоритетов похож на матрешку: главное дело сегодняшнего дня сидит в главном деле дня завтрашнего, которое находится в главном деле всей недели и так далее». Так вы приучите себя к долговременному планированию приоритетных целей, а не бездумному составлению списков «на будущее». Мыслить масштабно, но при этом целенаправленно — вот главный вывод из слов Келлера.

Ольга Артюшкина: «Нужно разработать стратегию в разрезе двух-трех лет: как будет развиваться за это время компания, какие задачи ставит перед собой. Нужно помнить, что для гармоничного развития необходим и личный рост, поэтому верный путь — разработка, а том числе стратегии собственного развития, не только в контексте профессионального успеха. На основе стратегии я разрабатываю тактический план, а потом декомпозирую его: на квартал, на год, на месяц. Такой подход помогает определить фокус деятельности в каждую конкретную неделю — и вплоть до приоритетных задач на день».

8. «НЕТ» всему лишнему

Говорить «НЕТ» можно поучиться у Стива Джобса. С период с 1997 по 1999 год, за два года с его возвращения в Apple, Джобс сказал «нет» 340 товарам компании из 350. Да, у Apple осталось всего 10 позиций в линейке выпускаемой продукции, однако эти единицы и принесли компании всемирную славу и прибыль. «Умение фокусироваться, — считал Джобс, — это умение говорить „нет“ всеми лишнему».

Этот принцип распространяется на все, что может отвлекать вас от приоритетной цели, вплоть до мелких дел из To-Do списка. Чем больше дел вы пытаетесь сделать, тем менее успешным будет каждое из них.

Юлия Бойко: «Есть еще один уровень приоритезации задач — ежедневное планирование. Планируя день, очень важно понимать, что он не резиновый, и человек не сможет сделать больше, чем позволяет время. Ведь задач, даже направленных на достижение цели, может быть слишком много. Поэтому изначально нужно быть готовым к тому, чтобы осознанно от чего-то отказаться. В таком случае самым простым решением станет техника АВС. Где, А — задачи, которые обязательно нужно выполнить именно сегодня и это можете сделать только вы. В — задачи, которые важно выполнить сегодня, но это может сделать кто-то другой, это задачи, которые нужно делегировать. С — задачи, которые могут подождать или не нужны. И самое главное правило определения приоритетов — что бы вы ни выбрали, это должно давать результат, а выполнение приоритетной задачи должно заставлять вас гордиться своими успехами, даже если это единственное из длинного списка, с чем вы справились».

Читать на dailymoneyexpert

Как правильно расставить приоритеты дня

Почта, телефон, документы, встречи, совещания, собрания, контроль, наконец. Как все выполнить, ничего не упустить, и при этом остаться нормальным человеком?

В наш век скоростных коммуникаций приходиться ускоряться и на работе, но времени все равно катастрофически не хватает. И руководители страдают от этого в первую очередь, ведь от них зависит ни много ни мало – останется ли бизнес на плаву. Не удивительно, что тема приоритетов актуальна.

Если  неправильно расставить приоритеты, то это грозит тем, что вы будете топтаться на месте, выполняя задачи, которые сваливаются вам «как снег на голову», и вы всегда будете заняты «тушением пожаров». Вы будете  заниматься всякой ерундой, считая, что выполняете важные дела или  погрязнете  в рутине, которая не позволит вам заняться стратегически важным проектом, от которого возможно будет зависеть не только ваше будущее.

Повседневные обязанности – это настолько эффективный способ губить великие проекты, что многие так и не решаются ставить перед собой масштабные цели, аргументируя это отсутствием времени. А времени действительно не остается.

Итак, что же делать? Начните с того, что определитесь: вы хотите достичь определенного результата или просто хотите выполнить много дел. В первом случае вам необходимо подумать об эффективности, т.е. делать не много, а то, что приводит к результату. А во втором быть продуктивным, т.е. найти способы выполнить все, все, все.

Если вы руководитель, то о втором варианте можете забыть. Ваша ключевая компетенция на рабочем месте – это достижение результата. Поэтому именно вам придется выбирать, что же делать в первую очередь вам и каждому из ваших подчиненных.

Эффективные люди делают в первую очередь главные вещи, а неэффективные — срочные. Не стоит забывать и о принципе Парето: только 20% обеспечивают 80% результата. И Вам придется научиться их определять.

Так как же отличить главные вещи от неглавных? Существует масса методик расстановки приоритетов, но я хочу рассказать вам о методике, которая позволяет концентрировать свое внимание и направлять свои силы на достижение глобальных, жизненно важных целей и задач.

«Правило трех дел»

Эта методика, разработанная для людей, которые хотят многого добиться в жизни. Вам не обязательно каждый день работать по 24 часа в сутки и все время куда-то спешить.

Нет. Достаточно делать три дела в день, максимум пять. Единственное условие – эти дела должны быть по-настоящему важными. И не в масштабе одного дня, а в масштабе минимум месяца. 

Главное здесь – это понять, какого результата вам необходимо достичь, а потом уже думать, что для этого нужно делать. И если вы будете делать три важных дела каждый день – ваши цели и результаты будут достигнуты.

У всех только 60 секунд в минуте, 60 минут в часе и 24 часа в сутках. Поэтому вы не сможете выполнить больше дел, чем можно выполнить за отведенное время.

Техника определения приоритета проста в использовании:

1. Выпишите в столбик все ваши дела на сегодня – всё, что пришло в голову, должно оказаться на бумаге.

2. Рядом с каждым пунктом отметьте, сколько времени уйдет на каждую задачу. Если вы подсчитаете все это время, то могу поспорить, что и двух полных суток может оказаться мало. Поэтому придется от чего-то отказываться.

3. Расставьте приоритеты:

• приоритет А – самое важное и могу выполнить только я
• приоритет В – важно, но может выполнить кто-то другой
• приоритет С – это может подождать

Хочу здесь отметить, что руководители часто грешат тем, что не отдают выполнение задач кому-то другому. При этом, на самом деле, отсутствие приоритета В – это такая «сладкая ложь» самому себе в том, что я «единственный и неповторимый».

У каждого руководителя есть подчиненные, ассистенты, секретари, замы и подрядчики. Не лишайте их работы. Каждый руководитель в своей работе должен придерживаться двух  главных правил.

Все что могут делать подчиненные – должны делать подчиненные!

Даже если вы видите, что сотрудники делают что-то не так хорошо, как сделали бы вы — не берите их работу на себя!

Запомните! 70% рабочего времени руководителя должен занимать КОНТРОЛЬ. Это и есть ваша работа.

4. И последний пункт. Из всех задач приоритетности А выберите максимум пять. Выбирайте по принципу «Если я выполню только эти пять задач, я все равно буду считать, что день прожит не зря, это приблизит меня к результату, которым я буду гордиться».

5. Если выполните больше задач – отлично! Не выполните – вам все равно будет, чем гордиться и требуемый результат будет достигнут!

24 часа было у Вавилова, Мечникова, Антонова, Калашникова и Королева, список можете продолжить сами. Почему эти люди смогли достичь таких высот? Они знали к какому результату хотели прийти, и не разменивались по мелочам.  

Жизненные приоритеты: как правильно расставить приоритеты в жизни

Автор Юлия На чтение 15 мин. Просмотров 23 Опубликовано 20.10.2020

Значение понятия

Человеческая жизнь имеет много граней, она сложна, непредсказуема и индивидуальна. Каждый человек имеет свой характер, поэтому к одинаковым событиям в жизни люди относятся по-разному.

Взгляды на происходящие события и их восприятие отличает одного человека от другого. Каждый ассоциирует слово «приоритет» с разными вещами. Студент видит перед собой долгожданный диплом, спортсмен – победу в соревновании, молодой специалист – карьерный рост. Понятие, что такое жизненные приоритеты, можно охарактеризовать следующей фразой:

«Приоритеты – это занятия, которые смогут через определенное время оправдать силы и время, которое на них потратили».

Основные ценности в жизни человека

Трудно встретить двух людей, имеющих абсолютно идентичные приоритеты. Однако существуют личностные ценности, характерные для всех разумных женщин и мужчин. Что может быть главным в человеческой жизни? Базовые ценности человека составляют небольшой список.

1. Любовь к себе. Ее не стоит путать с эгоизмом и самовлюбленностью. Это чувство собственного достоинства, желание развиваться как личность, стремление к достижению счастья и внутренней гармонии. Без здоровой доли любви к себе, человек не сможет жить полноценной жизнью.
2. Семья. Для подавляющего большинства людей жизненные приоритеты заключаются в достижении семейного счастья. Жена или муж, дети, внуки, уютный домашний очаг – это огромное богатство.
3. Карьера. Какие бывают жизненные ценности? Многие люди первостепенное значение придают своей профессиональной деятельности. Для активных леди и джентльменов карьерный рост иногда значит больше, чем семья, поэтому они все силы направляют на достижение успехов на рабочем месте.
4. Общественная жизнь. Альтруисты главным приоритетом считают труд на благо общества. Собственные потребности такие люди обычно ставят на второй план.
5. Самодисциплина. Жизненные ценности – что это такое? Это умение направлять личную деятельность на достижение каких-либо результатов таким образом, чтобы предпринимаемые поступки не противоречили моральным принципам. Для личности чрезвычайно важна дисциплина – умение выполнять обязанности и обещания, данные себе или окружающим. Самодисциплина требует огромной силы воли и характера, однако она невероятно полезна для личностного роста.

Ценности в жизни человека могут быть и другими, индивидуальными и совершенно неожиданными. Они отражаются на поставленных целях и способах их достижения. Если говорить о не основных ценностях в жизни, какие они бывают:

• честность;
• здоровье;
• оптимизм;
• терпение;
• толерантность;
• духовное развитие;
• уважение;
• надежда;
• творческая реализация;
• благодарность;
• вера в людей.

Список можно продолжать достаточно долго. Все эти приоритеты представляют собой сложную структуру. Благодаря им человек может предвидеть негативный исход ситуации и всевозможные неудачи. Ими руководствуются в течение всей жизни, однако допускается, что со временем моральные установки могут кардинально изменяться.

Классификация приоритетов

Ценности в жизни можно сравнить с ориентирами. На них в нужный момент человек может опереться, сверить по ним правильность выбранного направления. Это личностные качества, человеческие убеждения, идеалы и ощущение правильности того, что индивид в жизни делает. Когда приоритеты в жизни расплывчаты, может наступить потеря смысла существования и, как следствие, состояние отчаяния.

Если, к примеру, существуют проблемы с положением финансового плана, или человеку подчас не слишком просто принять решение в каком-то вопросе, это означает, что мир внутри него не соответствует окружающей действительности.

Важно! Приоритеты, которые также можно назвать установками, являются хорошими попутчиками для жизни полной, яркой и продуктивной.

Приоритеты – дело сугубо индивидуальное и разное для каждого человека, мужчины и женщины. Они могут зависеть от воспитания в семье, что говорилось и прививалось ребенку с детства (как его воспитывали и учили в школе). Залог личности гармоничной закладывается с раннего возраста посредством привития нравственных качеств и других неоспоримых достоинств.

Выбор приоритетов

Список приоритетов может быть очень большим. Однако из всего существующего многообразия ценностей выделяют три основных:

• Все, что касается профессиональной деятельности: бизнес, карьера, работа, ее поиск, составление резюме и все, что связано с выбранной стезей трудового направления;
• Все, что относится к делам личного характера: личные отношения и личная жизнь;
• Все, что можно причислить к личностному развитию: рост духовный, познание себя и жизни.

Факторы влияния на приоритеты в жизни человека

Привычки успешных людей — что делать ежедневно для успеха в жизни

Для того чтобы расставить в жизни приоритеты, необходимо учитывать влияние некоторых факторов, которые могут показаться малозначительными и простыми, но это только на первый взгляд. На самом деле они оказывают воздействие на позицию в жизни и конкретные взгляды человека:

• На первое место среди всех таких факторов можно ставить время. Многие люди в молодости нечасто думают о сохранении здоровья или семейной жизни. Большее предпочтение они отдают карьере или веселью. В возрасте более зрелом они начинают расставлять ценности в порядке, совершенно обратном первому.
• Следующим фактором являются те события, которые в жизни каждого происходили. Тут немаловажную роль играет то, какими они были: плохими или хорошими, грустными или радостными. От этих событий зависит то, как человек смотрит на ту или иную ситуацию в жизни, имея в своем арсенале опыт подобного в прошлом.
• Самым главным и даже ключевым считается фактор пережитых жизненных трудностей в какой-либо одной или сразу нескольких сферах. Здесь вариантов, по которым события станут развиваться, может быть два. Если происходят какие-то неудачи в работе или ее поиске, человек может еще больше стремиться к лучшему результату или, боясь прошлых проигрышей, вовсе потерять всякую надежду и поставить данный приоритет на место последнее.

Как определить свои приоритеты

Чтобы суметь правильно располагать приоритеты в жизни, необходимо определиться со своим желаниями, для этого проанализировать собственные мысли, потратив на это некоторую часть времени. Нужно задать себе, к примеру, вопросы такого характера:

• Чего в действительности мне хочется?
• Мои цели, какие они?
• Для того чтобы их достичь, на что я готов пойти?
• От чего способен отказаться на ближайшее время?

Вопросы такого плана кажутся при первом рассмотрении весьма обычными, но именно они при должном к ним внимании смогут помочь раскрыть всю важность и возможность осуществления желаемого, главное – подтолкнут в определении приоритетов.

Важно! При ответе на эти вопросы человек, сам того не зная, уже может хотя бы частично понять, как приоритеты в своей жизни расставить.

Определение приоритетов

Мужские приоритеты

Жизненные приоритеты – это еще и признак принадлежности к полу. Мужчина по праву является защитником своей семьи и дома, он – опора и руководитель для близких людей. Самореализация для него – не пустой звук, очень важна. Именно в подобном статусе мужчина чувствует себя хорошо и уверенно.

Независимость в финансах – это важный мужской приоритет. Наиболее распространенными целями мужчин называют:

• Обеспечение финансами;
• Карьера, трудовая деятельность;
• Здоровье;
• Полноценный отдых.

Мужские приоритеты

Женские приоритеты

Устремления женщин в корне отличаются от ценностей мужчин. Гораздо больше внимания прекрасная половина склонна уделять заботам семейным, отношениям со своей половинкой, детям. Для них важен уют в доме, чтобы все живущие в нем чувствовали себя хорошо и комфортно. Они заботятся о здоровье каждого члена семьи и соблюдают традиции.

С некоторыми исключениями, чаще всего женщины отводят работе более скромное место в списке своих ценностей. Приоритетные ценностные направления для женщин:

• Дом и семья;
• Состояние здоровья;
• Развитие и духовность;
• Качественный отдых.

Женские приоритеты

Советы по расставлению приоритетов

1. Изучите свою жизнь за последний год, месяц, две недели, чтобы разобраться, чему уделяете максимальное количество усилий и времени.

2. Пропишите ценности в порядке уменьшения значимости – это поможет понять, к чему вы стремитесь в долгосрочной перспективе. Когда приоритеты расставлены, можно формулировать конкретные цели с обязательным указанием сроков их достижения.

3. Обзаведитесь ежедневником и заведите привычку планировать дела на ближайшие дни и недели.

4. Разделите объемные цели на совокупность мелких задач, чтобы определить порядок действий и избавиться от опасений по поводу неудач.

5. Избавьтесь от тех занятий, которые не приносят никакой пользы, заменив их теми, что приводят к поставленной цели.

6. Ни в коем случае не оставляйте недоделанных дел, переходя к новой задаче только по выполнению предыдущей.

7. Анализируйте свои поступки и определяйте их эффективность.

1. Пойми, что список приоритетов не может быть безразмерным

 

Нельзя растрачивать себя на всё, что только придет тебе в голову. Другими словами, список твоих приоритетов не сможет вместить неограниченное число позиций. И тебе остается только смириться с этим.

Попробуем привести пример. Представь, что список твоих приоритетов состоит из пяти пунктов. Если ты уже заполнил их, то внести новый пункт окажется невозможным. Единственное, что ты в силах сделать, — вычеркнуть один из прописанных приоритетов и поместить новый на его место.

Резюмируем: чтобы добавить новый жизненный приоритет, нередко приходится отказываться от какого-то старого. Невозможно же совмещать одновременно такие вещи, как здоровье и курение, комфорт и карьеру, высокий заработок и вечные развлечения где-нибудь на Лазурном берегу.

Отказаться от чего-нибудь подобного поможет прежде всего правильно поставленная цель. Но для того чтобы верно сформулировать ее, задумайся вот над чем: как ты хочешь себя чувствовать? Быть может, ты не готов проводить большую часть жизни в гонке за успехом, а хочешь спокойной и размеренной жизни? Или, наоборот, пребывание в гармонии быстро тебе надоедает? Главное — ответить на эти вопросы максимально честно, ведь от них зависит, насколько ты будешь доволен качеством своей жизни. Формируй цели, которые позволят тебе обрести желаемое состояние.

2. Осознай, как твои приоритеты расставлены сегодня

Даже если ты никогда раньше не задумывался, как расставить приоритеты, они всё равно есть у тебя. Всё, что ты сейчас имеешь, — это их результат их расстановки. И неважно, осознанно ты это сделал или нет.

Неосознанно ты нередко выставляешь приоритеты, основываясь не на том, что будет нужно и полезно, а на том, что важно для тебя в настоящий момент. Когда ты бесцельно лежишь на диване, для тебя важно лежать.

Когда ты поднимаешься рано, для того чтобы совершить утреннюю пробежку, — тебе важно бегать по утрам. В том же случае, когда ты лежишь на диване и думаешь о том, как бы хорошо пойти на пробежку, тебе важно лежать на диване, изображая глубокую озабоченность состоянием своего здоровья.

Научись признавать расставленные тобою же приоритеты — это один из важнейших шагов для того, чтобы построить честный диалог с самим собой. Честно опиши всё, чем владеешь сейчас: семья, друзья, работа, заработок, здоровье, вредные и полезные привычки. Пусть это будет твоей отправной точкой.

3. Проверь, насколько твои приоритеты соответствуют твоим внутренним ценностям

Ценности — это наши желания, которые идут изнутри. Приоритеты же часто оказываются навязанными лишь снаружи. И это действительно важная проблема. Когда твои ценности идут вразрез с приоритетами — как ты думаешь, что происходит? Правильно, ничего хорошего. Ты просто разрываешься между понятиями «это важно для меня» и «это должно быть важно для меня». Как итог — плохое настроение, повышенная тревожность, а в некоторых случаях даже депрессия.

Хочешь узнать свои настоящие ценности — посмотри, на что ты тратишь свое свободное время. Если ты во всеуслышание говоришь о том, как важно читать, подстегиваешь своих знакомых и друзей на занятия спортом, делаешь многочисленные репосты мастер-классов в социальных сетях, но сам предпочитаешь тратить свое время на занятия, не несущие никакой пользы, — вывод очевиден.

Второй вариант проверки ценностей — это твоя энергия. Когда твои приоритеты идут бок о бок с твоими ценностями, происходит то, что многие называют белой полосой в жизни человека. Ты движешься в правильном направлении, поэтому тебе легко добиваться поставленных целей. Если же свою энергию тебе приходится подстегивать различными способами, например при помощи кофеина или обещания развлечений, то стоит проанализировать, действительно ты занимаешься тем, чем хочешь, или ты взялся за дело только потому, что должен этого хотеть.

4. Живи не ради характеристики или резюме

Мы часто рассуждаем о жизни так, будто бы находимся на собеседовании, а напротив нас сидит строгий кадровик. Мы отвыкли говорить простыми словами, совершать простые поступки, помогать окружающим людям. Наша сосредоточенность направлена на достижение качеств, которые можно записать в резюме.

Да, они помогают нам завоевывать хорошую репутацию, получать работу мечты и выделяться среди сотни тысяч таких же специалистов, как и мы, но вот только людьми они нас не делают. А ведь именно то, как ты строишь семью, поддерживаешь отношения с друзьями и в общем-то живешь вне рабочего пространства, куда важнее.

Счастье — это не всегда свершения в карьере. Иногда это обыкновенная жизнь с возможностью включения в нее самых близких людей и поддержанием достатка, необходимого для нашего комфорта. Конечно, такой сценарий жизни подходит не всем, но он приземляет нас, для того чтобы мы еще раз оценили свои приоритеты.

5. Включи в список приоритетов отдых и хобби

Обычно в список своих приоритетов мы вписываем хобби в последнюю строчку. Но ведь именно хобби позволяет нам чувствовать себя счастливыми. Хочешь получать удовольствие от жизни — оставь немного времени для того, чтобы иметь возможность заниматься любимым делом каждый день.

Не стоит относиться к хобби как к тому занятию, которое обязательно выбирается один раз и на всю жизнь. Да, бывает и так, но в большинстве случаев с течением времени наши хобби претерпевают изменения. Также не стоит настраивать себя на то, что на хобби обязательно нужно зарабатывать. Если ты неплохо поешь, играешь на музыкальном инструменте или даже можешь совмещать эти два дела вместе, иногда лучше заниматься этим просто для своего удовольствия.

Методы

У каждого человека свой алгоритм, нужно подобрать способ, входящий в резонанс с жизненными ритмами и тогда результат от усилий увеличится в несколько раз. Можно испытать их на практике или довериться интуиции.

Матрица Эйзенхауера

Для его реализации приоритеты распределяются по двум критериям — срочность и важность. Они выписываются по принципу системы координат, где задачи выстраиваются наискосок с левого верхнего угла к правому нижнему.

Таблица наглядна и позволяет оценить как общий масштаб, так и количество промежуточных этапов. Она подстраховывает от выпадения из поля зрения дел, попадающих в категорию неотложных. Такая система не только удобна в применении, но и дисциплинирует, координирует.

Составление списков

Некоторые не понимают, как важно умение правильно расставить приоритеты в работе и жизни и что это значит для качественного выполнения намеченных целей. Хватаясь сразу за все, они рискуют все и упустить, как песок сквозь пальцы. Основной принцип списка — от важного к более незначительному. Желательно составить 2 перечня, ориентируясь по важности и срочности, а затем сверить их на предмет совпадений.

Правило Парето

Еще один оригинальный и действенный метод заключается в выделении с 20% самых необходимых дел и сосредоточить усилия именно на них, оставив остальные на постепенное выполнение по мере возможности. Получается, что первоочередное решение основных задач высвобождает массу времени и энергии для других занятий, ускоряя продвижение к финишной прямой.

Метод АВС

Исключает потерю значимых дел в суматохе повседневности. Для его реализации достаточно распределить все задачи на 3 колонки:

• важно;
• не слишком;
• можно обойтись.

Несмотря на кажущуюся простоту способ работает великолепно, при планомерном применении дисциплинируя мысли и тренируя память.

Квадрат Декарта

В каком бы веке ни жил человек, но знание о том, что такое правильно расставленные приоритеты, будет экономить ему внутренние ресурсы. Он прост, как все гениальное, требует сосредоточенности, но дает очень точный результат. Применим для удаленных целей на несколько лет или всю жизнь. Каждая рассматривается с 4 сторон, где учитывается:

• следствия отказа;
• что исчезнет или не свершится при осуществлении задуманного;
• чего можно лишиться, если не предпринять ничего.

Трудоемкость процесса компенсируется быстрой расстановкой заданий по мере важности.

Воспитание

Вопрос формирования жизненных целей и приоритетов преимущественно актуален для новоиспеченных родителей и тех, чье воспитание по каким-то причинам находится только в собственных руках. Большинство людей хотят вырастить сына или дочь или быть самим счастливыми и правильно развитыми. Собственное понимание родителями правильности приоритетов – это ключевой фактор при выборе системы ценностей, которую хочется привить детям.

Если жизнь ребенка обойдется без травм и сильных потрясений, выработанные в детском возрасте представления (о любви, семье, материальном обогащении, образовании, саморазвитии и карьерном росте) закрепятся в подсознании на всю жизнь. Как правило, в семье трудоголиков и карьеристов вырастают трудящиеся и амбициозные личности, которые активно стремятся к определенному статусу. Когда в приоритете семьи любовь и близкие люди, то вырастает ребенок, который ценит чувства и взаимоотношения.

Ваши приоритеты во многом зависят от жизненного опыта, того, с чем приходится ежедневно сталкиваться. Бессмысленно убеждать подрастающее поколение в значимости семейных ценностей, если, например, отец не бывает дома из-за работы, а мать все внимание уделяет подругам. Родители должны показывать то, что считают правильным и уместным, на собственном примере.

Дополнительные советы

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Заключение

Людям, не владеющим способностью расстановки приоритетов, трудно сразу сориентироваться в обилии информации, перевести теоретические выкладки в практические действия. Часто нужно показать направление и помочь сделать первые шаги, поддерживая и ободряя.

Я давно работаю с проблемой нехватки времени и помогаю тем, кто не в состоянии вырваться из повседневной трясины мелких дел. Силы на достижение мечты есть у каждого человека, для этого требуется раскрыть его внутренний потенциал.

Источники

• https://cosmeton.ru/karera/zhiznennye-prioritety.html
• https://srazu.pro/vospriyatie/prioritety-v-zhizni.html
• https://BroDude.ru/5-shagov-kotorye-pozvolyat-pravilno-rasstavit-prioritety-v-tvoej-zhizni/
• https://damienmilay.com/basis/kak-pravilno-rasstavit-glavnyie-zhiznennyie-prioritetyi/

(Visited 787 times, 3 visits today)

Как правильно расставить приоритеты вместе с командой за 7 шагов

Вы нашли первых клиентов и заключили сделки. Отлично! Но приходит время, когда необходимо усовершенствовать бизнес-модель, прежде чем совершать следующий прыжок. И правда: все идет не так, как ожидалось – и это здорово.

Обратите внимание на эти вопросы:

Есть ли у меня все еще цели? Соответствует ли бизнес моим личным ценностям? Расставила ли основная команда правильные приоритеты на следующие месяцы? 

Как удостовериться в том, что вы двигаетесь в правильном направлении?

Фото: Unsplash

Я столкнулась с этой ситуацией, когда работала с компанией, предоставляющей услуги в области технологий.

Мы с CEO часто обсуждали стратегию. Он придумал устроить таймаут, день отдыха, который можно посвятить обсуждению дел с группой менеджеров. Время убедиться в том, что горизонт открыт для свершений, запланированных на год. Конечно, нужно было обсудить слишком многое за несколько часов, поэтому мы решили следовать следующим семи шагам.

1. Установите рамки

Попросите всех высказать свое мнение по поводу основной деятельности компании (по несколько предложений). Запишите интересные слова, сравните идеи. Посмотрите, как отличаются идеи друг от друга. Это поможет установить рамки и четко понять, чем именно занимается компания.

Говорите о конкурентах. Что изменилось в вашей компании за прошлый год? Подчеркните ваши недостатки и преимущества по сравнению с другими предприятиями. Обратите внимание на то, как изменился конкурентный ландшафт. Это обеспечит понимание различных рыночных сил. Используйте информацию, предоставленную отделом продаж, чтобы выделить самые главные недостатки. Перечислите их. Если вы все еще этого не сделали, вам необходимо будет создать маркетинговые материалы для их исправления.

Фото: Unsplash

Запишите сильные и слабые стороны вашей компании по сравнению с конкурентами. Это поможет определить цели продаж и маркетинга на следующий год.

2. Проверьте, достигли ли вы целей, поставленных в предыдущем году

Вы могли не достичь своих целей в прошлом году, и это нормально: вы тогда просто начинали. Вы многому научились, вывели продукт на рынок, выросли… Достигли своих целей? Здорово. Ставьте более серьезные задачи на следующий год.

Если у вас что-то не получилось, все хорошо. Просто поймите, в чем была проблема. Были ли ваши цели специфичными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени? Что вы можете изменить, чтобы добиться лучших результатов в следующем году?

3 . Выясните, откуда пришли деньги

Разбейте доходы на бизнес-линии и попытайтесь определить специфику каждой. Например, некоторые бизнес-линии имеют высокую прибыль, но длительные циклы продаж. Другие позволяют дешево и быстро получить клиента, который даст среднюю прибыль.

Очень распространенная ошибка – оценивать важность бизнес-линии, основываясь на ее влиянии на доход компании.

Когда речь заходит об установлении приоритетов, лучшими метриками являются длина циклов продаж и прибыль. Особенно в B2B.

Кто ваши клиенты? Кого бы вы хотели видеть чаще? С кем вы не хотите больше работать? Ответьте на эти вопросы. Примите это во внимание. Возможно, вам придется попрощаться с одним из ваших маркетинговых персонажей. Кроме того, если средства поступают исключительно из внешних источников, подумайте о том, что можно получить деньги от клиентов.

4. Заново определите брендинг

Брендинг связан с основными ценностями вашей компании. Но в какой-то момент, особенно в начале, вы можете почувствовать, что ваши ценности не отражают деятельность компании. Чего-то не хватает. Соберитесь с группой менеджеров и попросите всех ответить на этот вопрос:

Что побуждает вас идти на работу и что вам нравится?

Попросите кого-то делать заметки и извлекать ключевые идеи/слова. Например, фразу «мне нравится разрабатывать эффективные программы, чтобы решать проблемы клиентов» можно записать как «инновации» и «обслуживание клиентов».

Фото: Unsplash

Зафиксируйте все концепции на доске, и пусть каждый нарисует три звезды рядом с ключевыми словами, которые им больше всего нравятся. Обсудите оставшиеся фразы. Сузьте выбор до самых сильных концепций.

Поздравляем! Вы только что заново определили ценности компании.

5 . Уточните ваши цели, миссию и видение

Пересмотрите свои ценности, видение и миссию за прошлый год. Что вы думаете по этому поводу? Они могут быть вам все еще знакомыми. Но также вероятно, что первоначальные концепции сильно изменились. Кроме того, видение и миссия часто смешиваются.

Помните, что видение – это то, чего вы хотите достичь. Миссия – это то, как вы планируете этого достичь.

Фото: Unsplash

Попросите всех сотрудников немного помечтать и ответить на этот вопрос:

Представьте, что сейчас 2023 год. Один журнал написал о нашей компании статью. О чем она?

Запишите, о чем мечтает каждый, и попросите кого-то выбрать ключевые слова и сгруппировать их: что, кто, почему, глаголы, прилагательные…

Пусть каждый член команды скомбинирует слова, чтобы построить предложение, отражающее видение. Найдите понравившиеся утверждения и перемешайте их. Идея заключается в том, чтобы переработать эти слова так, чтобы каждое из них было полезным и осмысленным.

6. Определите стратегические приоритеты

Теперь, когда вы вспомнили историю компании, время определить приоритеты на следующий год. Эта часть немножко сложная, потому что у каждой компании они отличаются. Тем не менее, есть один универсальный приоритет для всех компаний: это продажа продукта или услуги. Помните это: вам нужно продавать.

7 . Планируйте с учетом ресурсов

Конечно, нельзя решить все проблемы за один день. Кроме того, вы только что поставили правильные цели и расставили приоритеты на следующие 12 месяцев. Прежде всего, вы нашли общий язык с командой. Вы проявили лидерство, построив общее видение, чтобы поддерживать продуктивность вашей компании.

Вы готовы начать новый год, полный амбиций и решительности? Вперед!

Дафни Люсене. Фото: https://medium.com/@Dash_Luce

Источник.

---

Материалы по теме:

От IBM до Uber: история крупнейших компаний — в 33 книгах

Инвестор рассказал об уроках, которые ему преподнес 2017 год

Чем онлайн-игры могут быть полезны руководителям

Как работать по 12 недель в году и успевать делать задуманное

Как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки, когда все в порядке # 1

Знание того, как расставить приоритеты в работе, влияет на успех вашего проекта, вовлеченность вашей команды и вашу роль лидера. Всем проектам, особенно крупным и сложным, нужны четкие приоритеты. Легче сказать, чем сделать. Вы можете рассчитывать на технические проекты, независимо от того, насколько хорошо они спланированы, включая заказы на изменение, изменение приоритетов и регулярное появление сюрпризов. Это естественный порядок вещей.

Одна из самых больших проблем для менеджеров и руководителей проектов — это точное определение приоритетов в повседневной работе.Даже если у вас лучшее программное обеспечение для управления проектами на планете, вы тот, кто вводит информацию в инструмент. И вы не хотите попадать в роль крика «высший приоритет» для любого другого проекта, который упадет.

Так же, как вы должны быть усердными и правильно разбираться в проекте, чтобы убедиться, что никто не работает над вчерашними приоритетами. Чтобы понять это, нужно много практики.

Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и уложиться в сроки, вот 6 шагов, которые помогут определить приоритеты для проектов, в которых много движущихся частей.

1. Соберите список всех ваших задач.

Соберите все, что вы могли бы подумать о том, чтобы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве товаров.

2. Определите срочное и важное.

Следующий шаг — проверить, есть ли у вас какие-либо задачи, требующие немедленного внимания. Мы говорим о работе, которая, если не будет завершена к концу дня или в течение следующих нескольких часов, будет иметь серьезные негативные последствия (пропущенный срок для клиента, пропущенные сроки публикации или выпуска и т.). Проверьте, есть ли какие-либо высокоприоритетные зависимости, которые полагаются на то, что вы завершаете часть работы сейчас.

3. Оцените стоимость.

Затем посмотрите на свою важную работу и определите, что имеет наибольшую ценность для вашего бизнеса и организации. Как правило, вы хотите точно распознавать, какие типы задач имеют более высокий приоритет над другими.

Например, сосредоточьтесь на проектах клиентов перед внутренней работой; настройка компьютера нового генерального директора перед изменением конфигурации базы данных; отвечать на заявки в службу поддержки до написания учебных материалов и т. д.Еще один способ оценить ценность — это посмотреть, на скольких людей влияет ваша работа. В целом, чем больше людей вовлечено или затронуто, тем выше ставки.

4. Упорядочить задачи по оценкам трудозатрат.

Если у вас есть задачи, которые кажутся связанными с точки зрения приоритета, проверьте их оценки и начните с того, которое, по вашему мнению, потребует больше всего усилий для выполнения. Эксперты по продуктивности предлагают тактику: сначала приступайте к более длительной задаче. Но если вы чувствуете, что не можете сосредоточиться на своих более содержательных проектах, пока не закончите более короткое задание, тогда действуйте интуитивно и сделайте это.Это может быть мотивацией вычеркнуть небольшую задачу из списка, прежде чем погрузиться в более глубокие воды.

5. Будьте гибкими и адаптируемыми.

Неопределенность и изменение даны. Знайте, что ваши приоритеты будут меняться, и часто тогда, когда вы меньше всего этого ожидаете. Но — и вот в чем хитрость — вам также нужно сосредоточиться на задачах, которые вы обязуетесь выполнить.

6. Знайте, когда резать.

Вы, вероятно, не сможете добраться до всего из вашего списка. После того, как вы расставите приоритеты для своих задач и посмотрите на свои оценки, вырежьте оставшиеся задачи из своего списка и сосредоточьтесь на приоритетах, которые, как вы знаете, должны и можете выполнить в течение дня.Затем сделайте глубокий вдох, нырните и будьте готовы ко всему.

Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знают только сотрудники высшего звена — они хотят ставить, отслеживать и измерять цели для всей компании. Загрузите нашу новую электронную книгу, чтобы узнать, как ваша команда может использовать OKR.

9 практических методов, когда «все важно»

Одна из старейших проблем на рабочем месте — знать, как расставить приоритеты в работе .

Из-за большего количества задач, непрерывных электронных писем и более высоких ожиданий решение о том, что заслуживает вашего внимания, может быстро стать непосильным.

Однако умение расставлять приоритеты может изменить вашу жизнь. Знание ваших приоритетов снижает стресс, помогает сосредоточиться и игнорировать FOMO, может улучшить продуктивность и управление временем и даже помочь сбалансировать работу и личную жизнь, поскольку вы устанавливаете более четкие границы для своего рабочего дня.

Как только вы узнаете, как расставить приоритеты для своих задач и времени, вы поймете, что большая часть работы, которую считал срочной , на самом деле не требует вашего внимания. По крайней мере, не сразу.

Но хотя элементы расстановки приоритетов в вашей работе просты (т.е. Знайте, какие задачи необходимо выполнить, и ранжируйте их по важности), это далеко не простое упражнение.

Когда приоритеты накапливаются, вам нужна четкая система, которая поможет вам перейти от подавленности к контролю. В этом руководстве мы собрали лучшие стратегии по , как расставить приоритеты для ежедневных задач , оптимизировать свое время и сосредоточиться на работе, которая имеет наибольшее значение.

Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)

1. Захватите все в главный список, а затем разбейте его по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям
2. Отделите срочные задачи от важных с помощью матрицы Эйзенхауэра
3. Оцените свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
4. Разделяйте задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE
5. Задайте продуктивный тон дня, «съев лягушку».
6. Вырезайте «достаточно хорошие» цели с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков
7. Помните об ошибке невозвратных затрат при выборе того, что заслуживает вашего времени (т.е. быть достаточно гибким, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)
8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои ежедневные часы
9. Расставьте приоритеты для вашей самой важной работы в самые продуктивные часы

1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его по целям на месяц, неделю и день.

Невозможно расставить приоритеты задач, если они все крутятся у вас в голове.

Вместо этого начните с того, что запишите все и систематизируйте в основной список .

Считайте это свалкой мозгов. Вы хотите получить все возможные вещи , которые привлекают ваше внимание из вашей головы и превращаются в документ.

Отличный способ сделать это — методика Дэвида Аллена Get Things Done (GTD) — пятиэтапный процесс, для которого мы написали подробное руководство.

Инструмент, который вы используете для хранения этих задач, не имеет значения (он может быть таким же простым, как лист бумаги или сложным, как инструмент управления проектами), если он легко доступен и легко обновляется при появлении новых приоритетов.

Как только вы создадите свой Главный список, вы быстро заметите, что разные задачи заслуживают разного уровня внимания. У вас есть задачи, которые нужно выполнить сегодня. Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или в месяце. И долгосрочные цели, которые заставят вас почувствовать себя выполненным и уполномоченным.

Работая со своим основным списком, начните расставлять приоритеты задач по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям.

Как объясняет консультант по продуктивности Брайан Трейси, ваш ежемесячный список берется из вашего основного списка.Ваш еженедельный список берется из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, ваши ежедневные приоритеты всегда совпадают с вашими более крупными целями.

Этот метод расстановки приоритетов также помогает бороться с предвзятым отношением к завершению — нашей склонностью сосредотачиваться на завершении небольших задач, а не на работе над более крупными и сложными.

Когда ваши ежедневные задачи выбираются из большого списка, вы можете быть уверены, что всегда работаете над значимыми вещами. Не только срочные.

2.Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра

Ваш основной список поможет вам понять, как расставить приоритеты для всех ваших задач. Но все еще может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов приоритизации, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.

Во-первых, существует так называемый принцип Парето или правило 80/20, согласно которому 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов.Ищите те задачи, которые не просто проверяются, но которые приносят вам реальные результаты.

Принцип Парето основан на опыте. Но что, если вы работаете на новой работе или просто не знаете, какие задачи должны быть приоритетными? В этом случае вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра .

Матрица, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, представляет собой простую четырехквадрантную рамку с ответами, которая помогает отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные задачи — это вещи, на которые вы чувствуете, что вам нужно немедленно реагировать, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости.Хотя важные задачи — это те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.

Выбирая, как лучше всего расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят:

• Срочно и важно: Выполняйте эти задачи как можно скорее
• Важно, но не срочно: Решите, когда вы это сделаете, и запланируйте его
• Срочно, но не важно: Передайте эти задачи кому-нибудь else
• Ни срочно, ни важно: Удалите их из своего расписания как можно скорее

Одна из самых сложных задач здесь — исключить срочные, но не важные задачи из вашего списка приоритетов.Здесь в игру вступает умное делегирование .

Делегирование начинается с поиска нужного человека и правильного объяснения задачи. Но это также включает в себя предоставление этому человеку достаточно времени и указаний, чтобы полностью снять задачу с вашей тарелки (и вашего ума).

В этом случае следуйте правилу 30X — бюджет 30X столько времени, сколько обычно требуется для выполнения задачи для обучения.

Например, если у вас есть задача, выполнение которой занимает 5 минут, вы должны выделить 150 минут на делегирование и обучение кого-то нового.Может показаться, что это много времени, но за год вы сэкономите 1100 минут в год. (5 минут в день X 250 рабочих дней в год = 1250 минут, потраченных на выполнение этой задачи.)

3. Распределите ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые нам нужно выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копнуть глубже и понять их истинную важность.

Один из лучших способов сделать это был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности по имени Айви Ли.Так называемый метод Айви Ли заставляет вас расставлять приоритеты в течение дня, следуя простому набору правил:

1. В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра. Не записывайте более шести задач.
2. Расставьте приоритеты для этих шести пунктов в порядке их истинной важности.
3. Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте, пока не будет выполнено первое задание, прежде чем переходить к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом.В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
5. Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Ограничение себя шестью (или менее) задачами в день создает ограничение, которое заставляет вас правильно расставлять приоритеты, а затем сосредоточиться, выполняя одну задачу по своему списку.

4. Разделите задачи со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетов ежедневных задач, есть еще одна неясная часть: Как узнать «истинную важность» задачи?

Самое большое неизвестное, когда дело доходит до расстановки приоритетов, — это различать задачи, которые кажутся находящимися на одном уровне важности.Когда вы работаете над сложными задачами или совмещаете несколько ролей, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не решают полностью.

Вот где творит чудеса метод ABCDE Брайана Трейси. Вместо того, чтобы держать все задачи на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровней для каждой задачи.

Вот как это работает:

• Просмотрите свой список и дайте каждой задаче буквы от A до E (A — высший приоритет)
• Для каждой задачи, имеющей A, дайте ей номер, который определяет порядок, в котором вы ее будете выполнять в
• Повторите пока все задачи не будут содержать буквы и цифры

Опять же, это обманчиво простая стратегия приоритизации.Хотя в большинстве случаев почти невозможно отличить задачу B1 от задачи A3, если дать каждой задаче несколько уровней приоритетов, их истинная важность внезапно становится намного яснее.

5. Задайте продуктивный тон в течение дня, «Ешьте лягушку» (т.е. сделайте в первую очередь свою самую важную работу).

После того, как вы расставили приоритеты для своей самой важной работы (каким бы методом вы ни выбрали), самое время выбрать, как атаковать день.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному.И зачастую устранение большой, непростой, но важной задачи первым делом дает вам импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают ежедневно уделять время самой важной задаче (MIT). Или, как написал Марк Твен:

«Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит сидеть и смотреть на нее очень долго!»

Когда вы думаете о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало вашего списка.

Когда вы думаете о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало вашего списка. Это не только избавит вас от этой задачи, но также может побудить вас продолжить работу над остальной частью вашего списка.

На самом деле, когда профессор Гарварда Тереза ​​Амабиле изучила дневники сотен работников умственного труда, она обнаружила, что:

«Из всего, что может повысить эмоции, мотивацию и восприятие в течение рабочего дня, наиболее важным является достижение прогресса в осмысленной работе.”

Сделайте небольшой выигрыш приоритетом в начале дня, и вы будете мотивированы до конца дня.

6. Избегайте «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков

Неважно, насколько вы эффективны и результативны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему рекомендуется периодически пересматривать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути.

Вот отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

(Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.)

Первый шаг — записать 25 ваших главных целей. Это могут быть жизненные, карьерные, образовательные цели или что-то еще, на что вы хотите потратить свое время.

Теперь обведите пять своих главных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, закончите обводить, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «Избегать любой ценой».

Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вам следует их активно избегать. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслужить вашего внимания, но на самом деле они не продвигают вас к вашим долгосрочным приоритетам.

7. Помните об ошибке невозвратных затрат (т.е. будьте достаточно гибкими, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)

Выполняя эти упражнения по расстановке приоритетов, важно помнить о гибкости.Никто не знает, что нас ждет в будущем. И, в конечном итоге, расстановка приоритетов и планирование — это просто догадки.

Иногда вы можете расставить приоритеты задачи только для того, чтобы ваши ожидания или результаты изменились. На этом этапе трудно не разочароваться. Но вы не можете допустить, чтобы это исказило ваше суждение.

Люди особенно подвержены «ошибке невозвратных затрат» — психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже потратили на это время и усилия .

Но реальность такова, что , чем бы вы ни занимались, вы никогда не вернете это время назад . И любое время, потраченное на то, чтобы работать над неправильным приоритетом, — просто потраченное время.

Иногда наши усилия лучше использовать для смены лодки, чем пытаться устранить утечку.

8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои дневные часы

Приоритезация — это не только задачи. Пора тоже.

Работа над правильными задачами может дать вам больше времени в будущем или отнять его у вас.Когда вы научитесь расставлять приоритеты, четко осознавайте, какое влияние ваш выбор окажет на ваши будущие обязательства.

Лучшее, что вы можете здесь сделать, — это сосредоточиться на множителях времени .

Как мы писали в другом посте, множители времени — это стратегии или инструменты, которые создают для вас дополнительных времени в будущем. Как объясняет в блоге TED консультант по лидерству Рори Ваден:

«Вместо того, чтобы спрашивать:« Что самое важное я могу сделать сегодня? », Множители времени спрашивают:« Что самое важное, что я могу сделать сегодня, чтобы сделать завтра лучше? »

«Другими словами, , размышляя о том, как мы используем наше время сегодня, мы можем освободить наши часы в будущем. .”

Стратегии расстановки приоритетов, описанные выше, являются частью этого. Но то же самое с вашей рабочей средой и привычками. Ставя во главу угла правильные привычки и создавая рабочую среду без отвлекающих факторов, вы даете себе дополнительное время в будущем.

9. Расставьте приоритеты для самой важной работы в наиболее продуктивные часы

Наконец, вы можете повысить свою продуктивность, объединив приоритеты задач и времени.

Мы все проходим через естественные подъемы и спад энергии и сосредоточенности в течение дня (мы называем это кривой продуктивности , и вы можете узнать, как ее найти здесь).

Другими словами, в течение дня есть определенные периоды времени, когда вы, естественно, на более продуктивны.

Если вы можете определить время максимальной продуктивности, а затем запланировать на него свои самые высокие приоритеты, вы настроите себя на самый лучший день из возможных.

Вот где может помочь такой инструмент, как RescueTime.

RescueTime автоматически наблюдает за вашей работой в течение дня и предоставляет подробные отчеты о вашей производительности. По прошествии нескольких дней вы можете начать определять тенденции, когда вы наиболее продуктивны.

В приведенном выше примере вы можете увидеть четкую суточную тенденцию продуктивности с часами пик с 10 утра до полудня.

С этими данными вы можете начать создавать ежедневное расписание с блокировкой по времени, которое соответствует вашей работе с наивысшим приоритетом и вашим часам максимальной продуктивности.

Вот как это может выглядеть:

Приоритеты большие. Но не забывайте реалистично оценивать, сколько работы вы на самом деле можете делать каждый день

Если вы правильно расставите приоритеты в работе, у вас гарантированно будет хороший день.

В конце дня увидеть, что вы выполнили какую-то важную работу, — это потрясающее чувство. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Возникают прерывания. А наши дни наполняются встречами и беседами. Поэтому, хотя знать, как расставить приоритеты для самой ценной работы, полезно, вы также должны реалистично оценивать, сколько на самом деле можно сделать.

Таким образом, вы закончите день с чувством удовлетворения от достигнутого вами прогресса в и , как будто вы можете отойти и сделать заслуженный перерыв.

Что вам больше всего подходит? Сообщите нам, как вы расставляете приоритеты в своей работе, в комментариях ниже или в Twitter.

Как безжалостно расставлять приоритеты для выполнения большего количества задач

Вычеркивать элементы из списка дел — прекрасная вещь, но это также легче сказать, чем сделать. Я нашел лучший способ убедиться, что вы выполняете свои задачи, — это безжалостная расстановка приоритетов. Это означает решение не делать того, что вам действительно хотелось бы делать. Это также означает решение самой важной задачи, даже если все в вашем списке кажется важным.

Но если вы можете расставить приоритеты до тех пор, пока у вас не останется только одна вещь, на которой нужно сосредоточиться прямо сейчас, вы не сможете не приступить к работе. Используйте приведенные ниже советы и приемы, чтобы расставить приоритеты для ваших задач.

Во-первых, объедините все свои задачи в одном источнике

Задачи поступают из различных источников. Ваш босс отправляет вам электронное письмо, вы получаете сообщение Slack от ИТ-отдела, счет приходит по почте или коллега просит об одолжении в коридоре. Чтобы эффективно расставить приоритеты в списке задач, вам нужен главный список дел, который содержит всех задач, которые вам нужно расставить по приоритетам и выполнить из всех этих источников.

Прежде чем вы начнете расставлять приоритеты, выберите место для вашего главного списка дел. Этим местом может быть приложение со списком дел, ваш почтовый ящик, Slack, бумажный блокнот или даже приложение для заметок на вашем телефоне. Неважно, где вы храните свой список, если он содержит все задачи, которые вам нужно выполнить.

Если вы все же решите использовать свой почтовый ящик, Slack или другое приложение в качестве главного списка задач, вы можете использовать Zapier для автоматического перемещения входящих задач из других источников в ваш главный список.Вот несколько примеров рабочих процессов, которые вы можете использовать, или вы можете создать свой собственный автоматизированный Zap, чтобы выполнить свою работу.

Когда все ваши задачи внесены в единый список, вы можете начать анализировать и готовиться к их расстановке приоритетов.

Во-вторых, проанализируйте свой список задач

Теперь пришло время просмотреть свой список, просмотреть каждую задачу и решить, что вы хотите с ней делать. У вас есть четыре варианта:

• Сделать: завершить задачу сейчас

• Отложить: завершить позже

• Делегировать: назначить кому-то другому

• Удалить: удалить это из вашего списка

Продолжайте и выполните любую задачу, выполнение которой займет менее двух минут.Это быстрый способ сузить список до тех задач, которые труднее выполнить и которые имеют более высокий приоритет.

Делегирование — еще один отличный способ быстро сократить список задач. Назначайте делегируемые задачи другим, и если есть что-то, чего вы ждете от других, вычеркните это из своего списка. Создайте напоминание в календаре, чтобы следить за ним позже, или добавьте его в общий проект: удаление его из списка задач облегчит необходимость постоянно видеть его там.

Затем удалите все, что вам действительно не нужно делать.Вещи, которые стоит удалить, включают в себя задачи, которые были в вашем списке навсегда, к которым вы никогда не дойдете, или вещи, которые имеют небольшую ценность по сравнению с усилиями, затраченными на их выполнение.

Например, предположим, что у вас есть задача в вашем списке дел: пройтись по картотеке, отсканировать все ваши документы и сохранить их в облаке. Вы изучали задачу годами и никогда не находили для нее времени. Вы, вероятно, никогда не будете. Поэтому вместо того, чтобы продолжать смотреть на эту задачу и чувствовать себя виноватым из-за того, что не справились с ней, удалите ее.

Если вы не хотите забывать задачу, которую удаляете, переместите ее в отдельный «когда-нибудь» список вещей, которые вы хотите сделать, если когда-нибудь обнаружите, что у вас есть время, но нечем его заполнить.

Когда вы закончите выполнение, делегирование и удаление задач, то, что у вас осталось, — это отложенные задачи. Это все, что вам нужно сделать, на выполнение которых уйдет больше двух минут. Имея в руках основной список отложенных задач, вы готовы приступить к расстановке приоритетов.

Шесть методов определения приоритетов задач

Существует множество способов определения приоритетов задач, и некоторые из них могут работать для вас лучше, чем другие.Просмотрите приведенную ниже тактику, выберите ту, которая кажется вам правильной, и затем приступайте к расстановке приоритетов.

1. Используйте матрицу приоритетов

Возьмите все свои задачи и назначьте каждой приоритет на основе этой матрицы приоритетов от Стивена Кови:

Все, что должно быть выполнено в ближайшее время (или просрочено), считается срочным. Что касается того, что действительно важно, а что еще более «приятно сделать» — решать вам, но постарайтесь быть максимально честным.

Этот инструмент особенно полезен в тех случаях, когда вы тонете из-за миллиона дел, поскольку он помогает вам визуализировать, что действительно важно, а что может подождать.

После того, как вы изложили свои задачи, постарайтесь сначала выполнить срочных и важных задач, чтобы не сбиться с дедлайном. Тогда вы можете сосредоточиться на наиболее продуктивном квадранте: несрочный и важный . Это задачи, которые легко отложить, но они имеют большую ценность, когда они все же выполнены.

И что бы вы ни делали, по возможности избегайте занятой работы и расточителей времени, которые попадают в несрочный и не важный квадрант .

2. Используйте относительную приоритизацию

Категоризация ваших задач с помощью матрицы приоритетов помогает, но что, если у вас все еще есть десятки задач в вашей очереди срочных и важных ? Как узнать, с чего начать?

Следующий полезный шаг — присвоить каждой задаче номер приоритета. Если у вас десять задач, каждая задача получает номер от 1 до 10. Не может быть двух номер один. Упражнение здесь состоит в том, чтобы сопоставить каждую задачу с другими, чтобы определить, с чего начать в первую очередь. Например, предположим, что ваш список состоит из трех пунктов:

Если посмотреть на все три задачи, очевидно, что подача налоговой декларации должна быть вашим приоритетом номер один: это самая срочная и важная задача в вашем списке.

Для двух других задач это зависит от контекста, и сравнение ваших дел друг с другом часто помогает определить этот контекст. Возможно, презентация состоится не раньше, чем на следующей неделе, но вам нужно получить некоторую информацию от своего начальника, прежде чем вы сможете приступить к составлению презентации. Это может сделать его более приоритетным, чем выполнение задания, которое должно быть завтра.

В этих случаях также полезно разбить задачи на более мелкие, чтобы лучше назначить относительные приоритеты.Таким образом, вместо:

1. Файловые налоги

2. Завершить задание

3. Составить презентацию

У вас есть:

1. Файловые налоги

2. Запросить показатели для презентации

3. Выполнить задание

4. Составить презентацию

Приложения со списком дел и приложения Канбан, которые позволяют устанавливать приоритеты перетаскиванием, могут быть действительно полезны при использовании метода относительной приоритезации.Вместо того, чтобы нумеровать список, вы можете перетаскивать задачи в порядке приоритета.

3. Составьте список приоритетных задач на сегодня

Назначение относительных приоритетов хорошо работает, если ваш список задач довольно статичен, но если вы добавляете несколько дел в свой список каждый день, изменение приоритетов в вашем списке становится другой задачей. самого себя. Если вам нужно управлять большим количеством входящих дел, полезно каждое утро составлять список приоритетных задач для того, что вы планируете сделать в этот день.

Посмотрите в свой календарь и посмотрите, сколько времени, по вашему мнению, вам придется посвятить элементам из вашего списка задач сегодня.Затем выберите из своего списка столько задач с наивысшим приоритетом, которые, по вашему мнению, вы можете выполнить сегодня. Не обращайте внимания на все остальное, чем вы могли бы заниматься (пока вы не будете готовы составить список на завтра).

Мне нравится включать любые события календаря в свой список «Сегодня», чтобы я мог видеть обзор всего своего дня и соответственно устанавливать свои ожидания. Это также мешает мне планировать слишком много задач в те дни, когда я часами нахожусь на собраниях.

Приложения для ограничения времени, такие как Plan (бесплатно для 1-4 участников), отлично подходят для этого упражнения, потому что они позволяют вам создать основной список дел, а затем перетащить их в свой календарь, чтобы запланировать их на свой день.

Хорошее эмпирическое правило при планировании дня — недооценивать, сколько вы можете сделать, и переоценивать, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Несомненно, у вас есть много вещей, которые вы можете сделать, если случайно отметите все из своего списка на сегодня, что намного лучше, чем всегда переносить незавершенные задачи на завтра.

Не можете оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение задач? Используйте эти методы оценки, чтобы получить более реалистичные оценки для ваших задач.

4. Сосредоточьтесь на своих самых важных задачах (MIT)

Это очень просто: ваш MIT — это задача, которую вы больше всего хотите или должны выполнить сегодня. — Лео Бабаута, Zen Habits

Если вы каждый день расставляете приоритеты для своих задач и все еще не можете их выполнить, попробуйте использовать метод наиболее важных задач (или MIT). Выберите несколько (обычно три) задачи, которые нужно выполнять каждый день; они становятся вашими MIT.

При использовании MIT в вашем списке дел будет 1-3 из них, а все остальное в списке станет бонусными задачами, которые «приятно сделать, если у вас есть время».Вы работаете над бонусными задачами только в том случае, если все ваши MIT выполнены — и если все, что вы прошли, — это ваши MIT, у вас все еще был успешный день.

5. Выберите одну вещь, чтобы сосредоточиться на

Теперь мы вступаем на безжалостную территорию. Когда вы действительно пытаетесь что-то сделать, вам следует попробовать этот метод, пусть даже временно.

Когда вы посмотрите на свой список задач, выберите одну вещь , чтобы сосредоточиться на этом дне. Это может быть одна большая задача, которую вы действительно хотите выполнить, или тема, которая связана с несколькими вашими задачами, например «увеличение продаж».»Выбор одной задачи или идеи, на которой нужно сосредоточиться, может быть хорошим способом напомнить себе, что нужно не сбиваться с пути, когда вы обнаружите, что отвлекаетесь.

Расширение Chrome, такое как Momentum (бесплатно), отлично подходит для этого метода, потому что оно показывает вам, что вы каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера, основное внимание уделяется дню. Или, если вы действительно хотите не сбиться с пути, используйте StayFocusd (бесплатно), чтобы ограничить количество времени, которое вы можете тратить на сайты, которые тратят время впустую, или полностью заблокируйте их.

Вам трудно сосредоточиться на работе? Вернитесь к нужному ритму с одним из этих 10 приложений, которые помогут вам сосредоточиться и не отвлекаться.

6. Найдите свою задачу на 20%

Принцип Парето гласит: вы, как правило, получаете 80% результатов от 20% своей работы.

Что действительно сложно, так это выяснить, какие 20% приносят результаты. Но как только вы это сделаете, вы сможете безжалостно расставить приоритеты в своем рабочем дне: сделайте эти 20% работы своим приоритетом — и ориентиром для продуктивного дня.

Лучший способ определить мои 20% работы — это простое упражнение: во-первых, спросите себя, над чем бы вы работали, если бы вы могли сделать сегодня только три дела.Будьте безжалостны; выберите только три. Затем сократите это число до двух. И наконец, всего один. Если бы вам абсолютно пришлось прекратить работу после выполнения только одной задачи, что бы вы сделали?

Это действительно сложный вопрос, потому что у всех нас есть так много вещей, через которые нужно проходить каждый день, но я обнаружил, что это хороший способ понять, какая из ваших задач приносит наибольшую пользу, когда она завершена.

Для меня написание нового сообщения в блоге почти всегда составляло 20% моей работы, так как я получаю отдачу от написания разными способами — будущего SEO-трафика, репостов в социальных сетях, входящего трафика, большей видимости моего личного бренда и сайта, на котором я писать для и так далее.

---

По мере того, как вы практикуете безжалостность со своими задачами, вы обнаружите, что это станет легче, и вы сможете выбрать правильный метод в нужное время. И, надеюсь, вы обнаружите, что безжалостная расстановка приоритетов на самом деле может быть довольно раскрепощающей.

Первоначально опубликованный в июне 2017 года, этот пост был обновлен Джессикой Грин с добавлением некоторых дополнительных методов определения приоритетов, а также нескольких новых инструментов, которые помогают с различными методами.

Как расставить приоритеты для ваших задач, когда все важно

Искусство расстановки приоритетов — это навык, который является ценным активом для любого сотрудника, независимо от того, является ли он корпоративным, внештатным или самозанятым.Даже в школьные годы у нас было небольшое предварительное представление о том, какой будет рабочая жизнь: на следующей неделе у вас будет 3 теста — на какой вы будете учиться в первую очередь и сколько?

Умножьте это чувство на сотню, и вы получите старый добрый стресс от того, как расставлять приоритеты или управлять отслеживанием времени.

Ниже приведены главные полезные советы по управлению задачами и временем, которые вы можете использовать, чтобы снять напряжение, которое вы чувствуете в следующий раз, когда у вас будут десятки задач.

Запишите полный список задач 🔠

Вам просто нужно начать с того, что все записать.Если вы позволите лавине задач свободно плыть в вашей голове, стресс и замешательство будут продолжать накапливаться. Как только вы запишете свои задачи, вы сразу почувствуете облегчение и увидите, что это не так страшно, как было в вашей голове.

Подавляющее большинство людей (83%) предпочитают списки дел, составленные от руки, в основном потому, что они вызывают чувство «ох уж очень приятно», когда они могут поставить галочку ✔ над задачей после того, как вы закончили.

Назначьте значения приоритета каждой задаче 🔝

Теперь пора перейти на следующий уровень и определить, какие задачи являются вашими приоритетными, а какие — менее важными.Когда все задачи в вашем списке важны, примите во внимание некоторые из следующих факторов:

• Какие задачи укладываются в самые сжатые сроки?
• Есть ли задачи, которые можно отложить хотя бы на завтра?
• Сколько стоит каждая задача?

Эксперты рекомендуют рассматривать ценность каждой задачи как преимущества, которые вы получите, когда закончите ее. Это повысит вероятность того, что вы действительно правильно расставите приоритеты.

Разбивайте большие задачи на более мелкие 1️⃣2️⃣3️⃣

В книгах по продуктивности всегда подчеркивается важность не ставить слишком большие цели.Что касается вашего списка дел, это означает, что вы не должны добавлять важные задачи, для выполнения которых потребуются огромные усилия. Скорее разбейте большую задачу на атомы — наименьшие возможные задачи, составляющие финиш.

Используйте силу элементарных привычек и незначительных улучшений, чтобы добиться многого с помощью небольших действий. Когда вы разделите огромную и сложную задачу на кучу более мелких, с ней будет намного легче справиться.

Делегируйте то, что вы можете ⏭

Вы не должны бояться или колебаться делегировать часть работы, которая вас отбивает, но которую может легко выполнить кто-то другой.Когда дело доходит до управления приоритетами, вы также должны понимать, какие задачи требуют вашего конкретного набора навыков и опыта, а какие можно делегировать.

Вот некоторые из платформ, на которых вы можете найти надежных партнеров, которым вы можете передать часть своей работы на аутсорсинг:

Это база данных писателей, которая может помочь вам с эссе, сообщениями в блогах, отчетами, техническими документами и всеми другими типами письменных материалов. материал.

Это идеальное решение, если вам нужно найти экспертов в своих областях для беспроблемного делегирования.

Вы можете передать работу профессиональным писателям и быстро получить высококачественные результаты.

Используйте приложения для организации и планирования 🔛

В отличие от ваших предков, у вас есть огромное преимущество в работе и производительности — технологии! Это не только позволяет нам автоматизировать рутинные задачи, не требующие творчества или сложных навыков, но и позволяет нам отслеживать сам процесс работы.

Установив цели, расставив приоритеты задач и отметив их в приложении, вы получите четкое представление о своих рабочих привычках и эффективности.Это также отличный способ выработать привычку составлять списки дел и развивать их.

Приложения и инструменты для повышения производительности, планирования работы и управления временем могут помочь вам создавать динамические и интерактивные списки дел, отслеживать время, необходимое вам для выполнения каждой задачи, отмечать приоритетные задачи по порядку и многое другое.

Выделите часть времени для каждой задачи 🕐🕑🕒

Успех вашего списка дел будет напрямую зависеть от ваших навыков управления временем. Следовательно, важно не только правильно расставить приоритеты, но и иметь представление о том, сколько времени должно занять выполнение каждой задачи.

Недооценка времени, необходимого для выполнения задачи, очевидно, является наиболее опасной ловушкой при организации и расстановке приоритетов, но переоценка также может нанести ущерб. Сравните свои задачи с предыдущим опытом, отвлекающими факторами и ожидаемым временем перерыва, а также с возможными препятствиями.

Чем точнее вы будете, тем легче вы начнете переходить от одной задачи к другой. Один из наиболее эффективных способов справиться с проблемами расчета рабочего времени — это использовать надежный счетчик рабочего времени.

К счастью, рынок предлагает разнообразные программы для учета рабочего времени, поэтому вы можете прочитать их характеристики и выбрать инструмент, наилучшим образом соответствующий вашим потребностям.

Переключение между задачами 🔀

Когда у вас есть несколько важных задач, и вы решаете выполнить их одну за другой, для некоторых людей это может быть неэффективным подходом. Если вы один из тех, кто предпочитает многозадачность и переключение внимания с одного дела на другое, вы также можете попробовать это со своим списком задач.

Как только вы почувствуете утомление от задания, переходите к следующему, пока не будете готовы вернуться к своей первоначальной задаче. Люди обычно уходят от задач, делая «перерыв», но этот перерыв обычно совсем не расслабляет, если ваши задачи все еще находятся в глубине души.

Заключение 🆗🆒

Если кто-то говорит вам, что расставить приоритеты легко, это просто означает, что у него еще не было прекрасного шанса погрузиться в несколько задач равной важности. Не волнуйтесь, стресс и замешательство, которые вы испытываете, — это нормально, вам просто нужно иметь план действий, чтобы с ними справиться.

Начните с простого списка дел и переходите к нему — все становится проще, когда он становится черным по белому.

Об авторе

Николь Гариссон — профессиональный писатель, сотрудничающий с одними из лучших веб-сайтов по написанию эссе, такими как GrabMyEssay. В настоящее время она посещает университетский курс цифрового маркетинга, где расширяет свои знания о социальных сетях и написании контента.

Расставить приоритеты по сравнению с расстановкой приоритетов — Правильное написание — Грамматика

Расставить приоритеты означает расположить элементы в порядке их важности, обозначить что-то более важное, чем другие вещи. Приоритет может быть переходным или непереходным глаголом. Prioritize — это североамериканское написание, связанные слова: приоритеты, приоритеты, приоритеты, приоритеты и приоритеты .

Prioritize — это общепринятое британское написание. Связанные слова: приоритеты, приоритеты, приоритеты, приоритеты и приоритеты . Американское написание с приоритетом также считается правильным и получает признание во всем мире.

Prioritize и Prioritize — это примеры группы слов, которые пишутся с буквой «z» в американском английском и буквой «s» в британском английском. Приоритет происходит от слова приоритет, происходит от латинского до , означающего места или времени, более важного.

Примеры

Школы часто отдают предпочтение проектам освещения, потому что они хорошо работают с формулой Комиссии по энергетике, которая требует от школ сэкономить не менее 1 доллара.05 о затратах на электроэнергию на каждый потраченный доллар. (The Albuquerque Journal)

Комитет рекомендует штату «пересмотреть стандарты или написать новые стандарты», в которых ставятся приоритетные цели, которые могут быть достигнуты за 180 дней, соответствующие с точки зрения развития, более четкие и подробные. (The Winston-Salem Journal)

Группа Вайнхаймера предназначена для разработки показателей, которые можно периодически оценивать для измерения улучшений в цепочке создания стоимости говядины в США, используя многоуровневый или поэтапный подход для определения приоритетности показателей для всего U.Цепочка добавленной стоимости говядины. (The High Plains Journal)

Индонезии следует уделять приоритетное внимание партнерским отношениям с высокой стоимостью в Азии, которые могут предложить дополнительные стратегические преимущества по сравнению с неустойчивыми торговыми отношениями с низкой стоимостью и неустойчивостью. (Jakarta Post)

Компания Asean должна уделять первоочередное внимание снижению риска бедствий — Джонатан А. Ласса (The Malaysian Insider)

Студенты из Канберры вынуждены отдавать приоритет зарабатыванию денег, а не обучению (Canberra Times) Guardian)

Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее

Многие из нас имели несчастье работать в токсичной рабочей среде, где атмосфера на рабочем месте наполнена негативом и политикой.Это неприятно и может вызвать стресс, беспокойство и более негативное отношение к жизни.

Много лет назад я обнаружил, что работаю в небольшом загородном отеле и ресторане с командой отличных парадных, которые хорошо работали вместе, но с недавно созданной бригадой поваров, которая считала служащих на фасаде враг. Они хотели создать конфликт там, где его раньше не было.

Команду поваров возглавлял уважаемый шеф-повар, который был второстепенным телевизионным шеф-поваром, и когда он присоединился к нашему отелю, он настоял на том, чтобы пригласить свою команду.Это означало, что существующую бригаду поваров уволили почти без предупреждения, и в одночасье мы столкнулись с командой незнакомцев.

Поначалу управлять этой негативной культурой труда было легко; мы просто как можно дольше не ходили на кухню. Но однажды генеральный менеджер отеля уехал, и его заменил шеф-повар. С тех пор это было похоже на открытую войну.

Менее чем за неделю рабочее место, на которое было приятно ходить, превратилось в кошмар. Я помню, как ехал на работу с чувством страха, граничащего со страхом.Я плохо спал, я курил намного больше, и у меня постоянно возникало ужасное ощущение внизу живота, даже в те дни, когда я не работал.

Я помню, как однажды вечером после того, как мы закончили смену, все клиенты и повара ушли домой и сели с коллегой, чтобы обсудить ситуацию. Мне повезло, так как мой коллега был немного старше и мудрее меня, и у него было дальновидное философское отношение к жизни. Он научил меня, что независимо от среды, в которой вы работаете, если вы сосредоточитесь на том, чтобы делать свою лучшую работу каждый день и не увлекаться политикой, вы можете подняться над ней.

Оглядываясь назад, я рад, что познакомился с этой культурой. Я многое узнал о том, как бороться с негативом в токсичной рабочей среде, и уроки, которые я извлек тогда, по-прежнему помогают мне сегодня.

Что вызывает токсичную рабочую среду?

Токсичная рабочая среда может возникать по-разному, но в основе этого часто лежит плохое общение. Это может включать в себя отсутствие связи между начальником и сотрудниками относительно ролей и ожиданий или отсутствие связи между коллегами, что приводит к недопониманию и негодованию.

Другой распространенный виновник — плохое руководство. Если на рабочем месте не хватает хорошего руководителя, это может привести к хаосу на рабочем месте или к тому, что все заботятся только о себе, а не работают вместе. В моем случае шеф-повар отдавал предпочтение одной группе сотрудников, что мешало другой группе получать удовольствие от своей работы.

Если на рабочем месте мало возможностей для роста или обучения, оно также может стать токсичным. Когда работники чувствуют застой, они могут испытывать последствия выгорания и скуки, из-за чего другие коллеги могут чувствовать себя менее мотивированными, чтобы хорошо выполнять свою работу.

К счастью, есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы управлять своим мышлением в токсичной рабочей среде.

Как сконцентрироваться в токсичной рабочей среде

Вот семь уроков, которые я извлек из двух лет работы в высокотоксичной рабочей среде.

1. Не впадайте в ловушку

В токсичной рабочей среде мы сталкиваемся с выбором. Вы можете отреагировать на негатив и стать частью проблемы, а можете подняться над ней. Чтобы подняться над ним, вас не провоцируют.Позвольте негативу пройти через вас.

Вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы делать работу как можно лучше. Когда вы приедете на работу, начните свой день.

Если вы занимаетесь продажами, сосредоточьтесь на том, чтобы быть лучшим продавцом. Если вы являетесь администратором, сосредоточьтесь на том, чтобы делать свою работу точно и своевременно. Если вы работаете в баре (как и я), убедитесь, что ваш бар чистый, укомплектованный и открыт для бизнеса, когда заходит первый клиент.

Не давайте негативному влиянию и пассивно-агрессивным коллегам повод напасть на вас. .Когда вы видите, что к вам приближается негативная энергия, сделайте паузу, определите всплывающие эмоции и позвольте им пройти.

Это, конечно, легче сказать, чем сделать. Чтобы получить небольшую дополнительную помощь, ознакомьтесь с бесплатным руководством Lifehack: Прекратите отвлекаться и найдите свое внимание .

2. Станьте маяком позитива

Часто отравляющая рабочая среда возникает из-за издевательств на рабочем месте. Когда вы видите, что это происходит, станьте опорой для человека или людей, испытывающих эти атаки, чтобы помочь им чувствовать себя в безопасности и быть услышанными.Будьте любезны, внимательны и понимают. Если вы видите, что ваш коллега допустил ошибку, тихо исправьте ошибку или осторожно укажите на нее.

Никогда не нападайте и не ведите себя отрицательно. Вместо этого будьте хорошим слушателем, предложите поддержку, пригласите своего атакованного коллегу на обед и дайте ему возможность обсудить вещи.

Если есть признаки токсичного рабочего места, наличие непредвзятого коллеги, который предлагает поддержку, ухо, чтобы выслушать, и доброта — это противоядие от стресса, расстройства и страха.

3. Имейте план

Лучший способ держаться подальше от негатива — это иметь план на день. Как ты начнешь день? Какие задачи вы решите к концу дня?

Наличие плана на день отвлекает вас от токсичности, которая вас окружает, и сосредотачивается на выполнении своей работы.

Что касается меня, я убедился, что первое, что я сделал, когда пришел на работу, — это очистить бар и убедиться, что мои холодильники заполнены. Я не хотел давать повод неприятным членам команды, чтобы напасть на меня.Моей целью каждое утро было подавать пример, быть готовым к приходу посетителей. А когда посетители действительно приходили, я уделял им все свое, безраздельное внимание.

Это сосредоточение на моем плане на день удерживало меня от политики. Это дало мне позитивную цель и позволило мне оставаться выше того, что происходило вокруг меня.

Если вы потеряли мотивацию во время работы в токсичной среде, вы можете пройти этот курс ускоренного обучения Lifehack, чтобы вернуться на правильный путь: Активизируйте свою мотивацию

4.Держитесь подальше от токсичных людей

Часто легче сказать, чем сделать. Иногда токсичные люди в вашей организации становятся вашими начальниками, и их невозможно избежать. Однако сегодня на большинстве рабочих мест есть тихие уголки, где вы можете продолжить работу, увидев красные флажки враждебного рабочего места.

Работа в офисе с открытой планировкой может оставить нас во власти подрывных коллег и начальников, но если вы найдете себе тихий уголок, где вы можете расслабиться и работать, вы, по большей части, будете держитесь подальше от негативных сил, работающих вокруг вас.

Когда вы «общаетесь» с токсичными людьми, они втягивают вас в свою токсичность. Тихо и спокойно объясняя, что у вас много работы, и переезд в другое место делает вас менее уязвимыми для их негативного влияния.

5. Поговорите со своим отделом кадров

Здесь вам нужно быть осторожным. Вы не хотите выдвигать обвинения или ввязываться в игру с обвинениями, когда вы находитесь в токсичной рабочей среде. Вместо этого вы хотите объяснить своему отделу кадров, что вам сложно работать с конкретным человеком или командой, и что это начинает негативно влиять на вашу личную жизнь.

По возможности, сделайте так, чтобы это была ваша вина, а не их — вы не хотите ухудшать себе положение. Объясните: чтобы вы могли выполнять свою работу, вам нужно переехать в другое место, чтобы вы могли сконцентрироваться и быть более сосредоточенными.

В токсичной рабочей среде вы обнаружите, что ваша команда по персоналу, вероятно, полностью осведомлена о проблеме, поймет ваш запрос и сделает все возможное, чтобы удовлетворить вас.

Худшее, что вы можете сделать, — это проигнорировать проблему. Если ситуация мешает вам выполнять свою работу, вам необходимо поговорить об этом с HR, или, если у вас нет отдела кадров, с вашим начальником.

Здесь вы можете узнать больше о том, когда обратиться в отдел кадров или к своему начальнику.

6. Слушайте музыку

Купите себе наушники, а не наушники. Это уловка, которую я использую в самолетах. Иногда мне хочется, чтобы меня оставили в покое, чтобы подумать, прочитать или просто оставить свои мысли. В наушниках мои попутчики не перебивают меня вопросами о том, что я делаю, откуда я и куда иду.

В токсичной рабочей среде использование наушников дает тот же результат.Когда мы видим кого-то в наушниках, мы автоматически оставляем его в покое, если только нам не нужно срочно что-то спросить.

Слушаете ли вы музыку на самом деле или нет, это не так важно. Ношение наушников предотвращает перерывы и позволяет спокойно продолжать работу.

7. Работа из дома

В условиях нынешней глобальной пандемии возможность работать из дома стала более доступной, чем когда-либо прежде. Возможность оставаться за пределами токсичной рабочей среды позволит вам сосредоточиться на работе, а не на том, что происходит вокруг.

Если у вас есть возможность работать из дома, сделайте это для своего психического и физического здоровья. Я узнал одну вещь: люди, создающие токсичную среду, недолго остаются в компании, а текучесть кадров довольно высока. Они либо уходят по собственному желанию, либо их увольняют, либо переводят на другое место, где они могут причинить меньше вреда.

Последние мысли

Я намеренно не предлагал вам бросить работу, но если вы действительно чувствуете стресс и страх, лучший совет — найти другую компанию.Никто не должен работать в токсичной рабочей среде, и если вы предприняли все необходимые шаги для решения проблемы с вашей компанией, и ничего не изменилось, вам следует принять меры, чтобы уйти.

Я понимаю, что это может быть очень сложно, особенно с учетом сложной рабочей среды и токсичных сотрудников вокруг вас, но вред вашему здоровью и благополучию того не стоит. Если вам нужен доход, то начните искать новую работу и трудовую жизнь. Хорошая новость заключается в том, что в большинстве компаний нет токсичной рабочей культуры, и, приложив немного усилий, вы сможете найти новую работу.

Подробнее о работе с негативным рабочим местом

Изображение предоставлено: Сиаваш Ганбари через unsplash.com

Как расставлять приоритеты задач и управлять временем на работе • Asana

Если вы похожи на большинство людей, вы обычно начинаете работу с намерением быть максимально продуктивным. Тем не менее, по прошествии дня вы обнаруживаете, что отправляете несколько срочных запросов и наблюдаете, как растет ваш список задач. То, что вы изначально намеревались достичь, всегда, кажется, отодвигается в сторону.

Если это звучит знакомо, вы не одиноки. У многих из нас нет процесса определения приоритетов задач на работе, и мы всегда чувствуем, что играем в догонялки. Мы рискуем пропустить ключевые сроки и постоянно беспокоимся о том, чтобы не сбиться с пути или потерять фокус. Но хватит. Вы можете опередить игру и не отставать от дедлайнов с помощью простых методов, позволяющих устанавливать приоритеты и управлять своей рабочей нагрузкой.

Работайте откуда угодно с Asana

Когда вы принимаете меры по расстановке приоритетов в своей работе, вы можете действовать проактивно, а не реагировать — и в конечном итоге повысите свою продуктивность, уложитесь в сроки и лучше распорядитесь своим временем на работе.Ознакомьтесь с приведенными ниже советами и найдите процесс, который поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на работе:

Начните со сбора ваших дел и создайте список задач

Вы не можете решить, как расставить приоритеты для задач, если у вас нет единого представления обо всем, что вам нужно сделать в первую очередь. Это может показаться элементарным, но это то, что часто пропускают в спешке, чтобы погрузиться в проекты. Вместо этого найдите время, чтобы перечислить, над чем вам нужно работать во всех ваших проектах. Обязательно разбейте большие задачи на подзадачи, чтобы не перегружать их.

После того, как ваши задачи будут собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, такую ​​как время, необходимое для выполнения, уровень важности или срочности и срок выполнения. Собрав все свои задачи в одном месте, вы сможете увидеть общее представление о том, что нужно сделать, получить представление о том, сколько работы вы выполняете в целях управления временем, и что, скорее всего, требует вашего внимания. сейчас же. Пока не беспокойтесь об организации ваших задач; для начала просто соберите их всех в одном месте.Собирать все вместе — важный первый шаг, потому что, если вы можете организовать себя в начале проекта или квартала, гораздо легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.

[Загрузить электронную книгу: Что такое управление работой и зачем это нужно вашей команде]

Совет по Asana: Мои задачи — это функция Asana, которая автоматически объединяет все назначенные вам задачи в одном окне. Он служит основным контрольным списком, который позволяет вам сосредоточиться на правильных частях работы и позволяет вам организовывать и определять приоритеты задач в зависимости от срока выполнения.

Используйте метод приоритизации задач, чтобы упорядочить свой рабочий список

То, как вы в конечном итоге расставите приоритеты для своих задач, будет зависеть от характера вашей работы и вашего личного стиля работы, но есть несколько общих методов приоритизации задач, которые могут сработать для вас. Давайте рассмотрим несколько методов приоритизации задач:

1. Съешьте лягушку

Метод «Съесть лягушку» — это не буквальное предложение, а система, основанная на цитате из мудрого Марка Твена.Он сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра». В мире управления работой это означает сначала решать большие или сложные задачи, а затем переходить к менее важным или чувствительным ко времени задачам.

Важные задачи, которые служат высшей цели и связаны с целями верхнего уровня или OKR, должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы начинаете свой день. После того, как вы съели свою лягушку в течение дня, вы можете распределить другие задачи в зависимости от таких факторов, как дедлайны, и чувствовать меньше стресса, поскольку самая важная работа уже сделана.

[Загрузить электронную книгу: Как правильно установить OKR]

Съешьте лягушку в действии: Завершите большую презентацию, которую вы будете делать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на электронные письма, работать над формой обзора, звонить клиентам или согласовывать изменения в контракте. Погрузившись в большой проект, прежде чем заняться чем-либо еще, вы не потеряете концентрацию и не отвлечетесь на случайные задачи или вопросы, и вам будет легче выполнить большую часть работы.

2. Матрица решений Эйзенхауэра

Другой метод, Матрица решений Эйзенхауэра или Матрица срочно-важных, начинается с распределения задач по четырем квадрантам, в зависимости от того, являются ли они важными, срочными, и тем, и другим, или нет. Будучи пятизвездным генералом во время Второй мировой войны, а затем президентом Соединенных Штатов, Дуайт Д. Эйзенхауэр умел быстро принимать важные решения и придумал этот метод, чтобы помочь ему.

Этот подход помогает вам решить, что делать сейчас (важно и срочно), что вам нужно запланировать (важно, но не срочно), что вы можете делегировать (не важно, но срочно) и что вы можете удалить ( не важно и не срочно).Это отличный инструмент для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и поддержания организованности.

Матрица решений Эйзенхауэра в действии: Коллега только что отправил вам электронное письмо с просьбой помочь с презентацией продаж. Этот запрос срочен, потому что он должен быть выполнен сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Измеряйте важность и срочность каждой задачи в своем ежедневном списке, чтобы решить, можете ли вы перенести задачи, чтобы помочь коллеге, или же отложить ее на потом.Знание своих обязательств также поможет вам сказать «нет», когда вам нужно.

3. Метод ABCDE

Используя метод ABCDE, вы берете созданный вами список задач, присваиваете каждой задаче буквенное значение в соответствии с ее уровнем важности, а затем принимаете соответствующие задачи. Это способ быстро оценить важность задачи, чтобы помочь вам расставить приоритеты и распределять время. Это сравнимо с выставлением оценок за ваши задачи от A (очень важно) до E (по возможности исключите). Убедитесь, что вы всегда в первую очередь работаете над задачами А и Б, потому что именно они будут способствовать успеху на работе или мешать ему.

Метод ABCDE также хорошо работает в сочетании с Eat the Frog. Если вы начинаете свой день с задач A и B, то вы можете потратить остаток дня на задачи меньшей важности, такие как C, D и E.

ABCDE в действии: Сегодня у вас восемь рабочих часов, но в вашем списке есть задачи на пятнадцать часов. Однако, когда вы даете каждой задаче букву, только две квалифицируются как задачи A, и большинство из них относятся к задачам D, которые вы можете делегировать или перенести. Теперь вы знаете, что нужно сосредоточиться только на задачах A, а задачи D отложить на потом или передать другому товарищу по команде.Вы только что перешли от перегруженности к списку приоритетных задач, в котором основное внимание уделяется тем, что нужно сделать в течение дня.

4. Разделение на части

Для метода фрагментов фрагмент определяется как целенаправленная рабочая деятельность. Он может быть самодостаточным (очистка вашего почтового ящика), частью более крупного проекта (завершение первого черновика документа) или набором небольших, не связанных между собой задач. Ваш ключ здесь — сделать эти фрагменты сфокусированными, непрерывными отрезками времени.

Отключите отвлекающие факторы и сообщите другим о том, что вы недоступны, воспользовавшись инструментами для совместной работы с такими функциями, как «Не беспокоить».Кроме того, вы можете использовать свой календарь, чтобы выделить время для более глубокого сосредоточения, а также сигнализировать людям, что им не следует планировать эти важные блоки времени для сосредоточения. Если вы находите этот метод полезным, подумайте о том, чтобы установить для себя и своей команды политику «Не встречаться в среду», если у вас есть такая возможность. Тем не менее, делать перерывы между перерывами также важно, чтобы расслабиться и освежиться.

[Читать: Как найти фокус и уменьшить цифровое отвлечение]

В действии: Вы можете начать свой день с часа работы над дизайном, за которым следует перерыв на кофе.Затем два часа запланированных встреч, обед и тридцать минут ответа по электронной почте. Затем вы переходите к часу исследования нового клиента. Вы отмечаете все свои действия в своем календаре, чтобы держать себя в руках и гарантировать, что никто не нарушит ваш план. Вы заканчиваете свой день коротким перерывом в социальных сетях, отправляетесь на собрание команды, а затем заканчиваете последним часом дизайнерской работы.

Совет по Asana: Если вы используете Asana для управления своими задачами, вы можете создавать настраиваемые поля для добавления дополнительной информации, такой как буквенная оценка (если вы используете метод ABCDE), срочность и важность (если вы ‘ re using Матрица решений Эйзенхауэра), уровень приоритета (если вы собираетесь с Eat the Frog) или оценки того, сколько времени потребуется для завершения.

Используйте календарь для планирования задач

Независимо от того, занимает ли задача у вас минуты или недели, у нее всегда есть начало и конец. Итак, когда у вас есть список, добавьте дату начала и дату окончания для каждой задачи. Это гарантирует, что ничего не пропадет, когда появятся новые вещи и придется сменить приоритеты.

Если задача назначена вам без четких дат начала и окончания, обязательно запросите эту информацию, чтобы вы могли запланировать время для работы над ней и установить ожидания.Зная эти даты, вы можете даже установить свою личную дату окончания раньше, чем фактический крайний срок, чтобы учесть неожиданные проблемы или сдать работу раньше. Думайте о своей работе как о головоломке: вам нужно знать, что части будут соответствовать друг другу, а даты начала и окончания — это края этих частей.

[Читать: 4 способа управления рабочим процессом с помощью Asana]

Продолжая метафору, если задачи представляют собой кусочки головоломки, края которой отмечены датами начала и окончания, то ваш календарь — это доска головоломки, на которой вы собираете большую картину.Используйте его, чтобы составлять график работы, балансировать между трудоемкими и высокоприоритетными задачами таким образом, чтобы это не перегружало вас, и убедитесь, что вы соблюдаете сроки. Если вы применяете один из вышеперечисленных методов приоритезации или комбинацию ваших любимых, используйте эту структуру, чтобы заполнить свое расписание и управлять временем.

Совет по Asana: Используя представление календаря в Asana, вы сможете определять дни, когда вы можете быть перегружены, а также видеть открытые отрезки времени. Воспользуйтесь этим представлением, чтобы перераспределить задачи и распределить свою работу более равномерно.Когда вы активно управляете своим календарем, вы можете оставаться организованным и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи необходимо выполнить.

Сообщайте о ходе выполнения задачи своим товарищам по команде

И, наконец, не забывайте зацикливаться на товарищах по команде, которые могут ждать от вас выполнения задания или соперничают за ваше время. Проактивно сообщая товарищам по команде обновления статуса о ходе выполнения задачи, о том, когда вы планируете ее завершить, или о любых задержках или блокировщиках, которые возникают, вы можете сократить количество получаемых запросов на обновление.Вместо того, чтобы постоянно отвечать на эти запросы, вы можете продолжать работать продуктивно и эффективно.

[Читать: Как создавать эффективные отчеты о статусе проекта и делиться ими]

Совет Asana: Функция комментариев к задачам Asana позволяет делиться обновлениями и задавать дополнительные вопросы непосредственно по задаче, чтобы поддерживать связь с реальной работой, которую вы выполняете. Или вы можете использовать обновления статуса в проекте, чтобы уведомить всех заинтересованных лиц о вашем прогрессе в конкретном проекте, а не только о задаче.

Приоритетным трудом является производительный труд

Когда вы четко расставляете приоритеты в своей работе, вы можете повысить продуктивность, лучше управлять своим временем и быть уверенным, что каждый раз уложитесь в срок.