Деловой диалог и его особенности
Какие бывают диалоги
Как начать диалог
Что такое деловой диалог
Требования этикета
Диалог является простым обменом реплик. Однако ведется он по определенным правилам. Общие моменты знают многие, но стоит повторить их. Важно помнить, что на вопрос всегда нужно отвечать, при просьбе следует согласиться и выполнить то, что просят, либо отказаться, но при этом обосновать причины отказа. Кроме того, если человек о чем-то рассказывает, особенно если делится чем-то наболевшим, то следует внимательно его слушать.
Какие бывают диалоги?
- Бытовыми, которые ведутся в семейном кругу, с друзьями либо на улице и т.д. Их цели могут быть различными, начиная от желания получить ответ на какой-то вопрос, заканчивая разговорами на отвлеченные темы;
- Деловыми – диалоги, цель которых связана с ведением бизнеса, заключением договоров, выполнением должностных обязанностей и пр.
Как начать диалог? Общие правила
- Наличие обоюдного желания поговорить на определенную тему, а также наличие времени на обмен репликами;
- Тема должна вызывать интерес у обоих. Польза и содержательность разговора напрямую зависят от того, интересна ли его тема тому, кто вступает в диалог, а также от степени владения выбранной темой;
- Важно говорить на одном языке, то есть с учетом возраста, пола, образования участников разговора;
- Необходимо быть дружелюбным, объективным, искренним, уверенным, а также увлеченным.
Что такое деловой диалог?
Диалог деловой беседы отличается от бытового. Одно из основных отличий заключается в том, что нередко приходится общаться независимо от наличия желания. Пример – диалог, одним из участников которого является занимающий руководящий пост. От чего же зависит успех небытового разговора? От знания, грамотного применения регламента, правил, протокола.
Протокол представляет собой совокупность общепринятых традиций, правил, условностей, которые соблюдаются на правительственном, государственном, официальном уровне, а также между партнерами по бизнесу и в международном общении. Протокол дает возможность должностным лицам выполнять свои обязанности. Необходимо знать о протокольных нормах, иметь полномасштабное представление о служебной этике, уметь применять соответствующие правила, так как все это является частью профессиональной квалификации современного делового человека.
Курсы деловой риторики дают возможность узнать о требованиях, которые следует учитывать при ведении диалогов делового общения. Это максимы:
- Полноты информации, т.е. ее исчерпанности;
- Качества, что предполагает правдивость реплик, которыми обмениваются стороны;
- Релевантности, т.е. без отклонения от темы разговора;
- Стиля, т.е. ведение ясного, последовательного диалога без лишних деталей.
Существуют еще и требования этикета. В данном случае речь идет о максимах:
- Такта – с соблюдением интересов другой стороны;
- Великодушия – без осложнения жизни оппонентов;
- Одобрения – лучше промолчать, чем необоснованно обругать;
- Скромности, что понятно любому воспитанному человеку;
- Согласия — без выражения открытого возражения.
ВАЖНО! Не следует вести чрезмерно вежливый диалог. Однако недопустимо и нарушение установленных правил вежливости.
Любой пример делового диалога, как и бытового, который ведется воспитанными людьми, подразумевает отсутствие обмана, клеветы, злословия, хвастовства, оскорблений, сплетен. Подобное недопустимо в общении, тем более, если говорить о деловом характере разговора.
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:
Статьи по теме:
Поделиться в соц. сетях
Диалог на деловую тему «Собеседование»
Цитата дняВеличайшее богатство народа – его язык! Тысячелетиями накапливаются и вечно живут в слове несметные сокровища человеческой мысли и опыта (М. А. Шолохов). |
— Здравствуйте! Вы насчет работы торговым представителем?
— Да, вот мое резюме.
— Ваш опыт работы составляет год, не так ли?
— Да.
— Почему вы оставили предыдущее место работы?
— Со временем меня перестала устраивать зарплата. Хочу повысить уровень доходов.
— А с какими товарами вы работали?
— С товарами для бритья. С бритвенными станочками разных видов.
— В нашей компании ассортимент товаров, с которыми вам придется работать, будет намного шире. Это кондитерские изделия: торты, пирожные, рулетики, конфеты. На какую зарплату вы рассчитываете?
— На пятьсот долларов, как указано в вашем объявлении. Еще я рассчитываю, что если буду хорошо справляться со своими обязанностями, моя зарплата вырастет.
— Наша компания всегда поощряет сотрудников за успехи в труде. Скажите, почему вы выбрали для работы именно нашу компанию?
— У нее хорошая репутация, она успешно развивается. Поэтому я вижу в ней перспективы для дальнейшей карьеры. К тому же, как торговый представитель, я хочу совершенствовать свои умения работать с широким ассортиментом товаров. Здесь как раз есть для этого возможности.
— Спасибо, приятно было побеседовать с вами. У вас еще есть вопросы о компании?
— Сейчас нет, все достаточно ясно.
— Тогда в течение трех дней я свяжусь с вами по телефону и сообщу, приняты ли вы к нам на работу. До свидания!
— Жду звонка, до свидания!
Tweet
Інші діалоги з української мови
Диалог на тему «Работа»
Примеры готовых диалогов по русскому языку на тему «Покупки», «В магазине»
Диалог на тему «Книги»
Диалог на тему «Спорт» по русскому языку
Диалог на тему «Фильм»
готовые речевые заготовки и подсказки
Автор:
Понятие «деловая беседа» весьма широко: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями. Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем.
Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций:
- взаимное общение работников из одной деловой сферы;
- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка идей и замыслов;
- контроль и координирование уже начатых мероприятий;
- поддержание деловых контактов;
- стимулирование деловой активности.
Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам значительное преимущество. При этом чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидный факт на практике часто игнорируется. Предлагаемые ниже вопросы позволят вам подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени.
- Четко ли вы представляете цели беседы? Видите ли конкретный результат?
- Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
- Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
- Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
- Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
- Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
- Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
- С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
- Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
- Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
- Если собеседник вам неприятен, как вы настроите себя на терпимость к нему?
- Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
- Какую аргументацию предложите собеседнику?
- Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
- Как обеспечите согласование мнений?
- Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
- Как вы будете управлять атмосферой разговора?
- Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
- Каковы интересы вашего партнера?
- Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе?
При подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Однако если вы ответите хотя бы на некоторые из них, это обеспечит вам значительное психологическое преимущество:
Очень важно помнить о личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «вы-подхода». «Вы-подход» — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: «Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?»; «Как бы мы реагировали на его месте?» Это уже первые шаги в направлении «вы-подхода». Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.
Начало беседы
- Полагаю, что нашу беседу лучше всего начать с обсуждения …
- Сегодня я предлагаю обсудить …
- Думаю, вам хорошо известны причины, побудившие меня встретиться с вами, и поэтому мне хотелось сразу перейти к обсуждению …
- Мне хотелось бы начать нашу беседу с …
- Полагаю, что нам прежде всего следует обсудить …
- Думаю, что мы можем начать наш разговор с …
- Нашу беседу в соответствии с ранее достигнутой договоренностью целесообразно, на мой взгляд, начать с …
Выражение одобрения и согласия
- Ваши условия нас вполне устраивают.
- Думаю, что мы можем договориться и о …
- Я вполне разделяю вашу точку зрения на …
- Мы ничего не имеем против …
- Это, на наш взгляд, очень хорошая идея.
- Я полностью согласен(а) с вашим мнением о …
- Мое представление … полностью совпадает с вашим.
- Ваши условия в целом для нас(меня) приемлемы.
- Можно считать, что в основном мы договорились.
Выражение желания отстаивать свою точку зрения
- Предлагаю вернуться к обсуждению этого пункта с несколько иных позиций.
- Давайте рассмотрим и другие стороны этого решения.
- Мне бы хотелось получить от вас дополнительную информацию по этому вопросу.
- Мне кажется, что мы несколько отклонились от темы нашего разговора. Поэтому предлагаю вернуться к обсуждению предыдущего пункта нашего соглашения.
- Я вижу решение этого вопроса по-другому. В связи с этим я хотел(а) бы пояснить …
- Полагаю, что вы согласитесь с наличием и другого варианта решения этого вопроса, который мне хотелось бы сейчас с вами обсудить.
- Хотелось бы, чтобы вы уточнили вопрос о …
- Думаю, что следует обсудить и другие стороны этого вопроса.
- Мне хотелось бы еще раз вернуться к обсуждению вопроса о …
- Может быть, вам будет интересно узнать заключение экспертов по этому вопросу.
Выражение просьбы
- Вы нас очень обяжете, если согласитесь …
- Могли ли бы вы …
- Мы хотим обратиться к вам с просьбой о …
- Если вас не обременит (затруднит) …
- Я буду очень признателен(а) (благодарен(а)) вам, если …
- Мы очень рассчитываем на вашу помощь в …
- Я хотел(а) бы просить вас о …
- С вашей стороны будет очень любезно, если …
Выражение извинения
- Приносим наши извинения за …
- Еще раз прошу извинить меня за …
- Примите наши извинения за …
- Мы искренне сожалеем, что …
- Я должен(а) извиниться перед вами за …
Выражение сомнения и неопределенности
- У меня пока не сложилось окончательного мнения по этому поводу.
- Меня несколько смущает наличие …
- Я бы очень просил(а) вас уточнить … поскольку по этому факту у меня есть противоположная информация.
- Мне не совсем понятно ваше желание, связанное с …
- У меня возникают сомнения в необходимости …
- Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен.
- Я бы предпочел(а) другое решение этого вопроса.
Выражение неодобрения, несогласия и отказа
- В целом ваше предложение приемлемо, но …
- Наша точка зрения несколько расходится с вашей.
- Здесь мы исходим из несколько иного понимания ситуации …
- Мы придерживаемся иной точки зрения.
- В принципе мы согласны с большинством ваших предложений, но у нас есть ряд возражений и замечаний.
- Согласиться с вашим вариантом трудно, поскольку его реализация может вызвать определенные затруднения.
- Нас не вполне устраивают предложенные вами условия.
- Мы видим решение этой проблемы в несколько ином свете.
- К сожалению, наше финансовое положение не позволяет удовлетворить вашу просьбу.
- К сожалению, принять ваши условия мы не можем.
- Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, вынуждены ответить отказом.
Выражение желания уйти от ответа
- На ваш вопрос трудно дать однозначный ответ. Дело в том, что …
- На это можно ответить только в самом общем виде.
- Я вижу это только в самых общих чертах.
- Мне трудно судить об этом.
- Я затрудняюсь дать вам сейчас точный ответ.
- К сожалению, точной информацией об этом мы не располагаем.
- Нам об этом неизвестно, поэтому ничего определенного сказать мы не можем.
Фразы, которыми завершается беседа
- Итак, мы подходим к концу нашей беседы.
- Давайте подведем итоги наших договоренностей.
- В заключение беседы я хотел(а) бы …
- Я полагаю, что сегодня мы обсудили все наши вопросы.
- Я считаю, что проблему/задачу … можно считать решенной.
- Позвольте мне от имени нашей организации поблагодарить вас за участие в сегодняшнем обсуждении и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество с вами.
- Я хочу выразить искреннюю благодарность за то, что вы нашли время принять участие в нашем обсуждении.
Научитесь говорить с кем угодно, получив нужные вам для этого знания и навыки при обучении по абонементу, со скидкой.
Деловой диалог на английском — Wall Street English
Диалог с коллегами по работе — это неотъемлемая часть рабочего дня. Неважно, защищаете ли вы презентацию, созваниваетесь с клиентом или просто общаетесь с партнерами в офисе, знание основных фраз делового английского может сделать вашу жизнь гораздо легче.
В данной статье мы собрали самые распространенные моменты рабочих будней и дополнили их примерами диалогов.
Защита презентацийЕсли в вашем календаре стоит защита презентации перед иностранными коллегами, постарайтесь хорошо подготовить и отрепетировать вступительную часть. Это позволит вам сформировать хорошее первое впечатление.
Начать защиту презентации можно следующим образом:
«Welcome everyone, please be seated. I am Ekaterina Ivanova, Senior brand manager at Wall Street English. These are my colleagues Julia Filonova and Andrey Kovalev. We are here today to tell you about our marketing strategy for 2019»./«Добрый день. Пожалуйста, присаживайтесь. Меня зовут Екатерина Иванова, я старший бренд менеджер в компании Wall Street English. Со мной мои коллеги Юлия Филонова И Андрей Ковалев. Сегодня мы обсудим маркетинговую стратегию на 2019 год».
Таким образом, вы быстро представляете всех присутствующих на встрече, а также задаете тему обсуждения.
Также вы сразу можете обозначить формат общения:
«Please hold your questions until the end of the presentation». / «Пожалуйста, записывайте возникающие во время презентации вопросы, чтобы задать их в конце встречи».
или
«Please ask questions at any point during our presentation». / «Пожалуйста, задавайте вопросы прямо во время презентации.
Выражение своей точки зренияПоказать свою заинтересованность обсуждаемой темой можно, используя некоторые из ниже перечисленных фраз:
Manager: What do you think about our plans for this product launch? / Менеджер: Что вы думаете по поводу запуска нового продукта?
Creative Group Head: It looks to me like you have a lot planned before your deadline. I would suggest you push your deadline back so you have time to run a successful advertising campaign. / Глава креативного отдела: Мне кажется, что перед вами стоит слишком много задач в столь короткий срок. Я бы советовал вам отодвинуть сроки сдачи проекта, чтобы запустить по-настоящему успешную рекламную кампанию.
Manager: I respectfully disagree with you there. The priority is to launch before the holidays, so we do not want to move this deadline. / Менеджер: Пожалуй, я не соглашусь с вами в этом вопросе. Наша основная задача — запустить проект перед праздниками, поэтому мы не хотим отодвигать сроки.
Creative Group Head: I would suggest you discuss this further with the advertising team. / Глава креативного отдела: Я бы посоветовал вам обсудить этот вопрос с командой по рекламе.
Озвучивание возникших вопросовЕсли во время встречи вам что-то непонятно, задавайте вопросы. Это позволит избежать ошибок и недопониманий в будущем.
Ниже приведен диалог с примером того, как можно это сделать:
Presenter: Did anyone have any questions before we move on? / Выступающий: Есть ли у кого-нибудь вопросы, которые вы хотите задать, прежде чем я перейду к следующей части презентации.
Colleague: Your third point was a bit unclear to me. Could you elaborate on that? / Коллега: Мне не очень понятна ваша идея из третьего пункта. Не могли бы вы ее прояснить?
Если же вы нашли ошибку в презентации, можно сообщить об этом следующим образом:
Presenter: I would love to hear any suggestions or feedback you have. / Выступающий: Я бы хотел услышать ваши предположения или мнение по поводу услышанного.
Colleague: I noticed [issue]. How would you go about resolving that? / Коллега: Я заметил (замечание). Как вы собираетесь ее разрешить?
Проведение групповых звонковЕще одной неотъемлемой частью рабочего процесса является общение с иностранными коллегами по конференц-связи. Правильно начать разговор помогут следующие выражения:
Call leader: Hi everyone, this is Victor Belyaev. I am an account manager at Mobile System. I am calling in with Olga Frolova. Please introduce yourself and state your position. / Организатор звонка: Добрый день. Это Виктор Беляев, эккаунт менеджер в компании «Mobile System». Со мной моя коллега Ольга Фролова. Пожалуйста, представьтесь и обозначьте свои должности.
Partner: Hi, this is Dmitry Kovalev. I am a sales manager at Wolf Communication Group./ Партнер: Здравствуйте. На связи Дмитрий Ковалев, менеджер по продажам в «Wolf Communication Group».
Call leader: It sounds like everyone is on the line, so we will get started. / Организатор звонка: Кажется, что все участники звонка на линии, можем начать обсуждение.
Просьба повторить или уточнить произнесенноеКонференц-связь не всегда бывает четкой. Попросить повторить неслыханную часть разговора можно, дождавшись окончания высказываемой мысли:
Sorry Dmitry, I did not catch that last part. Would you mind repeating yourself for me? / Извините, Дмитрий. Я плохо расслышал последнюю часть нашего разговора. Не могли бы вы, пожалуйста, повторить ее для меня.
Завершение звонкаЗавершить разговор по конференц-связи можно, использовав следующие фразы:
- Thank you for setting up this call. / Спасибо за организацию звонка
- Discussing [conversation topic] was very helpful. / Обсуждение /тема встречи/ было очень полезным.
- I look forward to being in touch on this topic again soon. / Буду с нетерпением ждать дальнейшего обсуждения темы.
- Bye, everyone. / До свидания.
Непринужденное общение с коллегами также существенная часть делового общения. Начать рабочий день можно с приветствия:
Daniel: Hey, Kate! / Даниэль: Привет, Кейт!
Kate: Hi Daniel, how are you? / Кейт: Привет, Даниэль! Как ты?
Daniel: I’m doing well, thanks for asking. How about yourself? / Даниэль: У меня все хорошо, спасибо. Как ты?
Kate: I’m great! / Кейт: У меня все великолепно!
ПредставлениеЕсли к вам на работу вышел новый сотрудник, познакомиться с ним можно следующим образом:
Daniel: Hi, I’m Daniel. I’m not sure we’ve met—what’s your name? / Даниэль: Привет. Меня зовут Даниэль. Не уверен, что видел тебя раньше. Как тебя зовут?
Stacy: I’m Stacy. / Стейси: Меня зовут Стейси.
Daniel: It’s nice to meet you. I work in the marketing department, how about you? / Даниэль: Очень приятно. Я работаю в департаменте маркетинга, что насчет тебя?
Stacy: It’s nice to meet you, too. I’m in accounting. / Стейси: Очень приятно познакомиться. Я работаю в бухгалтерии.
Повседневное общениеИногда общение в офисе не подразумевает обсуждения серьезных тем. В такие моменты вы просто можете обсудить с коллегами нерабочие моменты.
Olga: What time is it? / Ольга: Который час?
Liam: 15:30. / Лиам: 15:30
Olga: Great, thanks. When does our afternoon meeting start? / Ольга: Отлично, спасибо. Во сколько начинается наша встреча?
Liam: You have some time. It starts at 16:00. / Лиам: У тебя есть немного времени. Она начинается ровно в 16:00.
Вы также можете обсудить погоду:
Chris: Crazy weather we’ve been having! / Крис: Сумасшедшая погода в последнее время.
Olga: I know! I can’t believe how rainy it has been. / Ольга: Да уж. Я до их пор не верю, насколько сильный дождь.
Chris: On top of everything, I forgot my umbrella today. / Крис: В добавок ко всему, я забыл свой зонт.
Olga: Oh, no! So you had to swim into the office! / Ольга: Ничего себе. Тебе видимо пришлось плыть до офиса.
Иногда вы можете обсудить с коллегой общие увлечения:
Olga: Did you see “Wonder Woman” this weekend? / Ольга: Ты смотрел «Чудо Женщина» на выходных?
Daniel: I did! How about you? / Даниэль: Смотрел, а ты?
Olga: I did, too. What did you think of it? / Ольга: Я тоже. Как тебе фильм?
Daniel: I really enjoyed it. / Даниэль: Мне очень понравился.
Olga: So did I. What was your favorite part? / Ольга: мне тоже. Какая у тебя любимая часть?
ПрощаниеУходя с работы, не забудьте попрощаться с коллегами:
Dmitry: It’s been great chatting with you. Catch you later. / Дмитрий: Было приятно пообщаться. Увидимся
Maria: See you soon, Dmitry! / Мария: До встречи, Дмитрий!
Business English dialogues can help you navigate life at work with ease. Knowing what to say for each situation you encounter helps you maintain a professional appearance regardless of what is thrown your way.
Приведенные выше примеры помогут вам с легкостью ориентироваться в рабочей среде. Используя их в различных офисных ситуациях, вы быстро получите расположение со стороны своих коллег. Выучить еще больше полезных слов для делового общения можно, пройдя курс обучения в Wall Street English.
Различия бытового и делового диалога
В жизни каждого из нас преобладают ситуации, когда мы общаемся на бытовом уровне: в кругу семьи, с друзьями и знакомыми, на улице, в городском транспорте и т.д. Цели и тематика бытовых бесед очень разнообразны: что-то спросить и получить ответ, поприветствовать, поздравить или извиниться, поговорить об общих делах, посоветоваться, развлечься и прочее. Мы много общаемся неформально и на работе. Во всех этих случаях используется так называемый разговорный стиль речи, который не скован рамками жестких правил.
Возьмем для примера диалог двух знакомых молодых людей, случайно встретившихся на улице. Назовем их Аскар (А) и Борис (Б).
А. Привет!
Б. Салют!
А. Я тебе вчера звонил.
Б. Я у Юрки был.
А. А! Он уже приехал?
Б. Заболел в дороге.
А. Да, грипп сейчас вовсю. У нас уже топят. А у вас?
Б. Завтра, говорят, что-то у них там…Через два дня придет. Детектив? Ух
ты! Интересно? Где взял? Дашь почитать? Я — быстро.
А. Не могу, сегодня отдаю. Ну, пока!
Б. Пока!
Приведенный короткий диалог обладает, тем не менее, всеми признаками целостности, завершенности. Этические формулы приветствия и прощания обозначают рамки этого диалога. Содержание диалога развертывается по ассоциативному принципу: участники встречи говорят о телефонном звонке, об отсутствии общего знакомого, о его болезни, о причинах гриппа, об отоплении и детективе. Разговор постоянно соскальзывает на другую тему. Реплики неразвернуты, даны как легко понимаемый намек. И, тем не менее, подспудно существующая цель — обмен новостями — реализована, разговор тематически исчерпан.
Диалог тесно привязан к ситуации. В ходе встречи ситуативные детали меняют тематику речи (Детектив? Ух ты!). Тематика и стиль диалога предопределены более общей ситуацией (контекстом): его участники хорошо знают друг друга, имеют общие интересы и общих знакомых, находятся в неофициальных отношениях, то есть общаются не по необходимости, а по взаимному желанию.
Стиль словесного выражения диалога отличается эмоциональностью, что проявляется в быстрой смене вопросов-ответов, восклицаниях, особенностях лексики и синтаксиса.
Деловой диалог существенно отличается от бытового по многим позициям: он заранее планируется по количеству участников, по месту и времени встречи, по тематике, по стилю общения, так как участники деловой встречи находятся в официальных отношениях.
Приведем пример делового диалога между директором юридической фирмы Павловым (П) и Коно (К), представителем японской авиакомпании.
К. Можно войти?
П. Да, пожалуйста, входите!
К. Здравствуйте!
П. Добрый день!
К. Разрешите представиться: Токаси Коно, коммерческий директор японской компании «Авиасервис».
П.Очень приятно. (Протягивает руку.). Виктор Сергеевич Павлов, генеральный директор фирмы «Поиск». (Обмениваются визитными карточками.) Вот моя визитная карточка.
К. Спасибо. А вот моя.
П. Благодарю вас. О, да мы с вами соседи!
К. Да, представительство нашей компании тоже находится на улице Абая.
П. Проходите, пожалуйста, сюда, господин Коно.
К. Благодарю вас.
П. Что вы будете пить, господин Коно. Чай? Кофе? Сок?
К. Пожалуйста, чай. Я знаю, что у вас в Казахстане очень любят и умеют готовить прекрасный чай.
П. Да, это так. По-русски говорят: «Чай пить – долго жить». Мы наслышаны и о японской чайной церемонии. Это замечательная традиция. А вы впервые в Алматы?
К. Да, в первый раз. Прекрасный город. Я приехадл по делам фирмы.
П. Когда создана ваша компания, мы о ней слышали.
К. В августе 1992 года.
П. Если не секрет, чем занимается ваше предприятие?
К. Не секрет. Оно оказывает сервисные услуги авиапоссажирам.
П. О! Это благородное занятие!
К. Да, мы обслуживаем около полумиллиона пассажиров в год.
П. Какова численность сотрудниов вашей компании?.
К. Пока 70 человек.
П. А каков ваш годовой оборот?
К. Около трех миллионов долларов. Но у нас иногда возникают юридические проблемы там, где мы недавно работаем. Это и привело меня к вам.
П. Мы вам с удовольствием поможем, чем можем. Наш юрисконсульт по работе с иностранными компаниями вас сейчас примет. Его кабинет на втором этаже. Мой помощник вас туда проводит.
К. Прекрасно! Большое спасибо! С вами приятно иметь дело, господин Павлов.
П. Я также очень рад знакомству с вами, господин Коно. Всего вам наилучшего!
К. До свиданья!
Встреча между деловыми людьми заранее оговорена по телефону, спланирована, и ее условия устраивают обоих собеседников. Значительная часть диалога — обмен необходимыми в таких случаях любезностями. Так предписывает деловой этикет. Таким образом, и условия общения, и его процесс в этом случае подчиняются общепринятым правилам (протоколу).
Главная цель визита японского бизнесмена названа в ходе диалога. Эта цель достигнута быстро и эффективно. Информация, касающаяся цели визита, предельно конкретна, изложена ясно и правильно воспринята.
Стиль общения, при всей его официальности, свободный, дружественный, как это и принято в деловых контактах демократической среды.
Теперь сопоставим диалог бытовой и деловой. Различия между ними можно показать в следующей таблице:
Параметры | Бытовая беседа | Деловая беседа |
1. Социальные роли | Отношения равноправия, дружеские или интимные | Отношения равноправия или субордина- ции: служащий-клиент, начальник – подчинённый, учитель — ученик и под.) |
2. Предсказуемость | Случайна, заранее не подготовлена | Планируется на всех стадиях: подготовка, проведение, решение, действие. |
3. Цель | Не нацелена на осознанный или провозглашённый результат | Целенаправленна, имеет конкретный результат |
4. Тема | Не выдерживается един- ство темы. Затрагивается несколько тем. | Сохраняет тематическое единство |
5. Композиция | Строится по принципу ассоциации, неупорядочена | Стремится к композиционной стройности (введение - обсуждение — заключение) |
6. Стиль | Разговорно-бытовой, дружеский | Официально – деловой, дружественный |
Из приведенного сравнения бытового и делового общения видно, что разговорный и деловой диалоги различаются по характеру ситуаций, целям, по изложению (стилю), то есть по всем риторическим направлениям: организация, цели, стиль (этос, пафос, логос).
Обсудим еще одну важную сторону речевой деятельности — слушание.
Эффективное слушание
На первый взгляд, нам кажется странным само сочетание слов «умение слушать» и тем более сочетание «эффективное слушание». Ведь все люди, у которых нормальный слух, слушают друг друга, общаются между собой. Но слушать и слышать — не одно и то же.
Хорошо слушать означает — не только воспринимать слухом сказанное, но и правильно понимать намерения собеседника, вырабатывать свое отношение к нему. Это требует серьезных интеллектуальных усилий, внимания и воли. Вспомните, много ли среди ваших собеседников тех, которые выслушивают вас до конца? Надо полагать, что немного. А вы сами? Припомните случай, когда вы не перебивали собеседника, не навязывали ему свою точку зрения, стремились сначала понять до конца позицию партнера, а уже потом самому высказываться, соглашаться или критиковать. Объективно оценив свое умение слушать и слышать, вы можете признать, что бываете плохим слушателем. Нам кажется более важным именно наше понимание ситуации. Так что же значит хорошее слушание?
Эффективно слушать, понимать — значит уметь уловить действительные цели вашего собеседника, уметь оценить его аргументацию, общую логику изложения, достоверность информации, которую он вам сообщает, понять его чувства. В ходе слушания вы также вырабатываете свое собственное отношение к предмету разговора, внутренне готовитесь возражать или соглашаться, если доказательства собеседника вас вполне убедили. У вас по ходу дела могут возникать вопросы и неясности, которые вы должны оставить для выяснения после речи партнера. Коротко говоря, слушание — серьезная интеллектуальная работа, которую надо научится выполнять с наилучшими результатами для взаимопонимания. Именно от степени звимопонимания зависит и эффективность слушания.
Проблемой понимания и истолкования занимаются и философы, и логики, и психологи, и лингвисты. Сформировалась даже целая наука о понимании и истолковании чужой речи — герменевтика. Здесь же мы ограничимся лишь самыми общими рекомендациями по эффективному слушанию, которые дает английский психолог И. Атватер. Вот его советы:
— Не принимайте молчание за внимание. Если собеседник молчит, то это не значит, что он слушает. Он может быть погружён в собственные мысли.
— Будьте физически внимательными. Повернитесь лицом к говорящему. Поддерживайте с ним визуальный контакт. Убедитесь в том, что ваша поза и жесты говорят о том, что вы слушаете.
— Не притворяйтесь, что вы слушаете. Это бесполезно, как бы вы ни притворялись, отсутствие интереса и скука неминуемо проявятся в выражении лица и жестах.
— Дайте собеседнику время высказаться. Сосредоточьтесь на том, что он говорит. Старайтесь понять не только смысл слов, но и выводы собеседника.
— Не перебивайте без надобности. Большинство из нас в социальном общении перебивают друг друга, делая это подчас неосознанно.
— Если вам необходимо перебить кого-нибудь в серьёзной беседе, помогите затем восстановить прерванный вами ход мыслей собеседника.
— Не делайте поспешных выводов, это один из главных барьеров эффективного общения. Воздерживайтесь от оценок и постарайтесь понять точку зрения собеседника или ход его мыслей до конца.
— Не будьте излишне чувствительны к эмоциональным словам. Слушая сильно взволнованного собеседника, будьте осторожны и не поддавайтесь воздействию его чувств, иначе можно упустить смысл сообщения.
— Если собеседник уже высказался, повторите главные пункты его монолога своими словами и поинтересуйтесь, то ли он имел в виду. Это гарантирует вас от любых неясностей и недопонимания.
— Не заостряйте внимания на разговорных особенностях собеседника.
Эти рекомендации полезно осознать, запомнить и, самое главное, применять их в повседневной практике общения. Естественно, что навык приходит не сразу, для его выработки нужны время и терпение. Но это впоследствии окупится сторицей. Внимательный собеседник — культурный человек, которому сопутствует успех в делах, так как он добивается взаимопонимания как основы полезного взаимодействия.
Общение по телефону
Чтобы убедиться в том, что и в диалоге существуют устойчивые правила (этос), перейдем к характеристике отдельных жанров диалога: служебные телефонные переговоры, личная деловая бесседа, совещания, «мозговая атака», переговоры.
Современную жизнь, особенно деловую, очень трудно представить без телефона. Благодаря телефону оперативно решается множество вопросов, особенно если есть мобильная связь. Не нужно тратить время на утомительную, долгую переписку, на поездки, не нужно на это тратить деньги. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии.
По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, наводятся справки, даются консультации, проводятся оповещения о предстоящих встречах и многое другое. Словом, телефон в современной жизни незаменим.
Однако в общении по телефону есть и свои минусы. Например, не всякой информацией можно обмениваться по телефону. Разговор может быть подслушан и использован против вас. Длительные телефонные разговоры поглощают массу времени и мешают непосредственному общению. Иногда телефонное сообщение принимается с искажениями, что может стоить довольно дорого. К тому же телефонный разговор не может вместить объемную, логически сложную, наглядную информацию (таблицы, схемы и т.д). То есть, количество и качество телефонной информации имеют свои ограничения. Много вреда приносит и незнание телефонного этикета и рациональных правил ведения телефонных переговоров. Рассмотрим важнейшие из них.
Если ваша работа напрямую связана с повседневными телефонными переговорами, то вам стоит каждый раз как следует готовиться к «телефонному дню»:
— подготовить нужные справочники, сводные данные, тарифы, полные (с именами, отчествами) списки должностных лиц, ваших партнеров, номера их телефонов и средств связи, другую оперативную информацию;
— подумать о том, кто вам может звонить: потребители, клиенты, начальники (подчиненные), сослуживцы, представители власти и подобное;
— спрогнозировать возможные темы: справки, договоренности о встречах, разъяснения, приветствия, извинения, благодарности и т.д. Все это надо спланировать по времени и по важности, записать;
— «проиграть» в сознании возможные сценарии важных переговоров: вхождение в контакт, выяснение цели разговоров, обсуждение вопроса, подведение итогов беседы, заключительные этикетные фразы;
— настроиться на внимательный, доброжелательный и результативный разговор с вашими абонентами.
Хорошая подготовка к «телефонному дню» обязательно поможет вам в эффективной работе. Внутренняя готовность к каждому разговору — понимание своей роли в ситуации, четкая цель и стремление ее достигнуть, а также отработанная технология поведения — сослужат вам и вашей фирме хорошую службу.
Примерные временные рамки разных этапов телефонных переговоров таковы:
1. Установление контакта, приветствия и представление 20 + 5 сек.
2. Введение собеседника в суть дела 40 + 5 сек.
3. Обсуждение вопроса 100 + 5 сек.
4. Подведение итогов, прощание 20 + 5 сек.
Как видно, основное время трехминутного разговора отводится именно обсуждению, которое строится по этическим и логическим правилам.
Чтобы установить устойчивый контакт, если звонят вам, трубку поднимите не позже третьего звонка. Надо ценить свои первые фразы («У вас никогда не будет второго раза, чтобы произвести первое впечатление«). С первых же слов дайте почувствовать собеседнику, что вы настроены доброжелательно, искренне и результативно вести разговор.
Обязательным элементом начала беседы является взаимное представление: это избавит вас от догадок и недоразумений. Вы должны ясно понимать свою роль в ситуации. Например: «Фирма «Сигма», добрый день!» Или: «Предприятие «Алма», отдел сбыта, доброе утро«. Или: «Диспетчер завода «Прогресс» Сакова». Если абонент не представился, все-таки необходимо узнать данные о собеседнике, например: Будьте добры, назовите свое имя! Простите, с кем я говорю? Представьтесь, пожалуйста!».
Постарайтесь запомнить (а лучше записать), как зовут собеседника. Почаще называйте его именно так, как он представился. Знаменитый американский специалист по деловому общению Дейл Карнеги говорил: «Помните, что имя человека — это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке«.
Если абонент «не туда попал», ему следует извиниться: «Простите, я ошибся номером». А вам не нужно «читать ему мораль».
Как правило, инициатор разговора кратко излагает цель своего телефонного обращения. Конечно, он сам должен иметь четкий перечень главных и второстепенных вопросов, требующих конкретного ответа.
При обсуждении темы собеседникам надо придерживаться определенных норм речи. Стилистически грамотная речь должна быть:
— лаконичной;
— логически последовательной и непротиворечивой;
— информативно насыщенной;
— правильной, то есть отвечающей нормам произношения, словоупотребления и грамматики;
— чистой, без вульгарных и жаргонных слов, без намеков и фамильярностей;
— простой и ясной, исключающей необщепринятые термины, иноязычные или многозначные слова, недомолвки и т.д.;
— живой, эмоционально окрашенной, что как раз и подразумевает дружелюбную шутку и личностное отношение к теме обсуждения;
— лишенной агрессии («Вы что, не понимаете! Я вам покажу!») и категорического несогласия («Нет, не согласен! Этого никогда не будет!»).
Все это должно быть направлено на положительный результат беседы.
Особые требования предъявляются к голосу и дикции собеседников. Ведь при телефонном общении отсутствует зрительная связь, которая помогает взаимопониманию при непосредственном контакте. В разговоре по телефону вся логическая и эмоциональная информация передается словами и интонационно. Интонация как раз и создает «климат» разговора: доверие или настороженность, искренность или подозрительность, дружелюбие или враждебность.
Хорошо поставленный, звучный голос тонизирует самого говорящего и собеседника. При этом все-таки не надо переходить на крик или впадать в искусственный оптимизм. Всякая фальшь, апатия или наигранность тоже передается через голос. Словом, голосом надо передать вашу хорошую эмоциональную форму. Владение голосом предполагает такие умения:
— говорить размеренно, четко разделяя слова, в одинаковом темпе;
— ясно произносить звуки, не «проглатывать» окончания;
— говорить голосом нормальной высоты, не впадая в нервозность;
— изменять тон там, где этого требует смысл или эмоциональное содержание, «улыбаться по телефону»;
— делать логические ударения на важных словах, повторять их, чтобы они были ясно осознаны и хорошо запомнились.
Очень полезно во время беседы подтверждать, что вы внимательно слушаете, вполне понимаете мысли собеседника (не обязательно соглашаясь с ним). При этом уместны фразы типа: «Так, так! Хорошо! Понятно!» или «Так ли я вас понял? Секундочку, я запишу» и подобное.
Можно также использовать уточняющие вопросы, например, такие: «Простите, вы сказали в 16.00? Извините, значит, в 15.00 у Аэровокзала?”.
Надо позаботиться также о том, чтобы и ваша информация была понята правильно и в полном объеме.
Таким образом, результатом обсуждения должно быть полное взаимопонимание по предмету общения.
На заключительном этапе разговора должен быть подведен его итог: повторены главные моменты обмена информацией или принято решение по обсуждавшейся теме с четкими, однозначными формулировками. Например, такими: «Итак, мы договорились встретиться и обсудить подробности контракта. Увидимся завтра в 11.00 в нашем офисе, будем вас ждать. — Все правильно, договорились«.
Цель финальной части телефонной беседы сводится к тому, чтобы у вашего собеседника осталось благоприятное впечатление от общения с вами и желание снова поговорить или встретиться. Прощаясь, можно использовать такие, например, фразы: «Рад был с вами поговорить», «Вы хороший собеседник, с вами приятно иметь дело».
Этикетные формулы прощания могут содержать пожелания успехов, здоровья, благополучия.
Таким образом, короткий телефонный разговор должен проходить в доброжелательном тоне и иметь полезные для обеих сторон результаты.
Закончив телефонные переговоры или весь «телефонный день», кратко проанализируйте, что вам удалось хорошо, что следует исправить или чего надо избегать в будущем. Можно сделать записи для памяти, спланировать дальнейшее.
Деловая беседа
Наша повседневная практика неофициального общения, его автоматизм создают иллюзию того, что грамотно провести деловую беседу ничего не стоит. Это распространенное заблуждение. Обыденная и деловая беседы имеют, как мы видели, существенные отличия. Они различаются и по социальным ролям участников общения, и по степени организованности, и по целям, и по тематике, и по процедурным правилам (построению), и по стилистике. Специфический набор норм и правил как раз и создает своеобразие жанра деловой беседы.
Личная деловая беседа может использоваться в управленческих действиях внутри фирмы: прием на работу, дисциплинарная беседа, разбор производственного конфликта, служебное поручение и др. Используется она и во внешних связях фирмы: встреча с клиентом, представление продукта, приглашение к совместной работе, ответ на претензию и мн. др.
Личная деловая беседа следует общему принципу деловой коммуникации: разумная целесообразность. Это предполагает планирование встречи, управляемость на всех стадиях проведения, оценку результатов и выполнение принятых договоренностей. В этой связи выделяются три стадии: подготовка, проведение и анализ результатов, для того, чтобы использовать положительный опыт и не допускать ошибок в будущем.
Подготовительный этап предполагает подготовку по существу дела и по организации встречи или беседы. Планируя предстоящую встречу, мы должны:
— собрать и осмыслить актуальную, полную и достоверную информацию о том деле, которое будет предметом нашего разговора;
— собрать все данные о предполагаемом партнере, его профессиональной квалификации и личных качествах.
Надо подобрать, конечно, удобное для обоих участников встречи место и время. В предварительном разговоре по телефону это и нужно сделать. Чем меньше знаком вам человек, с которым предстоит встреча, тем тщательней надо подготовиться.
Обозначив для себя цель беседы, вы набрасываете ее план, например, в виде ответов на вопросы:
— Каков повод для беседы с конкретным партнером и каковы ее тема и цель?
— Какие вопросы, связанные с темой беседы, будут наиболее важными?
— В чем заключаются особенности психологического портрета вашего собеседника и как лучше себя вести с ним?
— Какие возражения и встречные предложения может выдвинуть партнер по встрече? Как лучше на них реагировать?
— Какие варианты решения вопроса, который вы собираетесь обсуждать, вы можете предложить? Что делать, если партнер 1) согласится, 2) выдвинет свой вариант решения или 3) откажется от всего?
— Кто из ваших сотрудников был бы полезен при встрече?
Проведение беседы как основной ее этап может быть, в свою очередь, также разбит на три стадии: начало беседы, обсуждение вопроса (основная часть) и завершение беседы.
Начало беседы — очень важный этап, поэтому им не следует пренебрегать. «Сразу перейдем к делу!» — не самое лучшее начало. В это время происходит как бы психологическая «притирка», приспособление собеседников друг к другу. Люди по внешности, по тону, манере вести беседу пытаются определиться, кто же перед ними сидит. Эффект «первого впечатления» запоминается очень надолго. Неплохо, если вы улыбаетесь, держитесь уверенно и в то же время непринужденно. Собеседник должен почувствовать, что вы пришли говорить о деле, уважая своего коллегу.
Чтобы создать атмосферу доверия и конструктивного сотрудничества, чтобы дать друг другу освоиться и совместно выработать стиль общения, в начале обсуждаются второстепенные, взаимно интересные темы. Важно, однако, правильно представиться, обменяться визитными карточками, чтобы запомнить полное имя собеседника и его должность. Последнее, кстати сказать, даст возможность определить, какие вопросы имеет право решать ваш партнер, а какие нет.
В начале беседы надо уточнить, о чем пойдет речь, чего она должна достигнуть в результате. Затем собеседники поочередно излагают свою позицию. Как лучше это сделать?
Здесь уместно обратиться к сравнению. Возьмите сегодняшнюю газету. Выберите на первой же странице заинтересовавшую вас статью. Первая страница — раздел главных новостей и сенсаций. Если вы выбрали статью, обратите внимание на то, как в ней даны ответы на следующие вопросы (топика статьи):
— О ком сенсационная новость?
— Что совершил этот человек?
— Где это произошло?
— Когда случилась эта история?
— Почему такое могло произойти?
Информация, данная в первых абзацах, постепенно снижает свою остроту к концу статьи. Таков газетный стиль.
И если вы будете использовать его в своей практике, вы не ошибетесь.
Запомните: информация, которую вы сообщаете вашему слушателю, служит для того, чтобы вы сумели достичь своей цели. Постройте ваше деловое предложение по принципу и структуре газетной сенсации: кто именно будет выполнять какую-то работу, что конкретно надо сделать, где и когда это надо делать, почему это надо делать в сложившейся ситуации.
Половина успеха в собеседовании зависит от способности каждой стороны ясно и точно изложить свою точку зрения по обсуждаемой проблеме.
После того как вы высказались, дайте возможность вашему партнеру сделать то же самое. Далее может последовать уточняющий вопросно-ответный диалог, который не должен оставить сомнения, что вы правильно поняли друг друга. В завершении этой стадии беседы вы можете суммировать то, что сказал ваш собеседник: «Если я вас правильно понял, вы считаете, что мы должны…»
Теперь надо переходить к обсуждению деталей, если вы согласны в главном. И здесь вам надо быть убедительным и кратким. Убедительность вашей речи придадут сравнения, примеры (примеры-факты, примеры-предположения, шуточные примеры), а также ссылки на закон, на объективную статистику, авторитеты, наглядные материалы (схемы, таблицы и т.д.).
Последний этап беседы — ее завершение. К этому можно перейти, например, так:
«Давайте подведем итоги», «Итак, мы договорились по всем основным позициям и можем принимать решение».
Стороны могут взять «тайм-аут» для обдумывания взаимных предложений, уточнения или проверки фактов. Могут подписать также заранее подготовленное соглашение, если его текст устраивает обе стороны. Могут продолжить переговоры в другой обстановке и в другом составе и т.д. В любом случае, даже если вы эмоционально готовы к заключению сделки, не стоит спешить. Но не стоит также и слишком долго тянуть с принятием решения. «Даже гениальное решение будет ошибочным, если оно принято не вовремя», — сказал кто-то из видных бизнесменов.
В самом конце беседы надо подчеркнуть, что независимо от ее результатов, вы удовлетворены встречей. Вы надеетесь на продолжение взаимодействия. Вы полны решимости выполнить намеченные договоренности.
Этические формулы прощания должны подчеркнуть ваше уважение к собеседнику и то, что вы высоко цените сотрудничество с ним.
Закончив встречу, надо с холодной головой проанализировать, удалось ли вам достигнуть поставленной цели, что мешало или помогало беседе и т.д. Такой анализ поможет вам в будущем проводить работу более эффективно.
Итак, деловая беседа используется во внутрислужебных ситуациях, а также во внешних индивидуальных связях. Она должна быть целесообразно спланирована и проведена с соблюдением риторических правил убеждения и этики. Эффективность встречи определяется тем, насколько четко будут организованы и проведены последующие совместные действия.
Перейдем теперь к обсуждению некоторых жанров совещательной речи, которые также строятся с соблюдением принципов деловой коммуникации. [kgl]
[gl]Тема 4. Совещания [:]
План лекции
1. Определение и типология совещаний. Цели и ожидаемые результаты инструктивного, диспетчерского и проблемного совещаний. Характеристика инструктивного и диспетчерского совещаний.
2. Подготовка проблемного совещания по существу темы и по организационным моментам.
3. Управление проблемным совещанием. Оформление хода и результатов.
4. «Мозговая атака» и «круглый стол» как совещательные жанры.
Служебные совещания
Совещание как форма интеллектуального сотрудничества и выработки общей линии поведения – одна из древнейших и эффективных форм человеческого общения.
Философия и филология давно обратили свой взор на эту форму речевого взаимодействия. Аристотель в своем знаменитом трактате «Риторика» выделял «…три рода риторических речей: совещательные, судебные и эпидейктические (хвалебные или порицающие)». Он говорил также: «Риторика есть искусство, соответствующее диалектике». Под диалектикой здесь имелся в виду метод беседы и рассуждения, снимающий противоречия и устремленный к согласию, к поиску истины.
Современная демократия как власть большинства (и защита интересов меньшинства) вообще основана не на диктатуре, а на борьбе мнений и выработке коллегиальных решений, затем обязательных для исполнения всеми членами данного сообщества, формальной или неформальной группы. Но у корпоративной демократии должен вырабатываться эффективный механизм распределения и осуществления прав, обязанностей и ответственности, вырабатываться этика и, если угодно, привычки корпоративного самоуправления. Одним из инструментов такого управления и являются совещания.
Выделяют следующие основные внутрикорпоративные типы совещаний: инструктивное, диспетчерское (оперативное) и проблемное. Основной же разновидностью совещаний являются проблемные совещания. Совместное обсуждение ситуации имеет свои плюсы для сторон. Управляющий, обобщая мнения, суждения и оценивая их интересы, использует знания и опыт сотрудников для принятия верного решения по ситуации. У сотрудников появляется дополнительный стимул для качественной работы при исполнении решения, в выработке которого они сами участвовали.
Теперь поговорим о том, какова последовательность и приемы (технология)проведения делового совещания. Обычно при этом выделяются три этапа: подготовка, проведение и анализ эффективности. При этом каждый из этапов имеет свою внутреннюю логику действий.
При подготовке совещания важны два момента: 1) подготовка по существу проблемы для обсуждения, сбор, уяснение основной информации и принятие предварительного решения, а также 2) подготовка организационная: определение персонального состава участников совещания, места и время проведения, тема (повестка дня), подготовка документов, техническое обеспечение.
Содержательная подготовка предполагает сбор и обработку информации по конкретным вопросам, принятие предварительного решения. Причем делают это все участники совещания (в основном в рамках своей компетенции). Особенно тщательно должен подготовиться руководитель. Ему необходимо при этом прежде всего четко поставить цель совещания, выделить ключевые моменты, наметить способы достижения цели. Доклад по основному вопросу может готовить он сам. Он может также поручить это компетентному сотруднику или комиссии, которая не только излагает в специальном докладе суть проблемы, аргументированные предложения по ее решению, все объективные данные, но и готовит проект решения по вопросу. Комиссия или приглашенный специалист проводит проверку состояния дел и также готовит содержательный доклад (справку) и рекомендации. Каждый из участников совещания готовит и представляет коллегам свою информацию и предложения по решению проблемы или ее части.
Под организацией совещания имеется в виду, во-первых, определение необходимого и достаточного количества сотрудников и их персональный состав. Эти люди должны не только качественно исполнять будущие решения, но и быть практически полезными при их выработке. В деловом совещании (как рекомендуют специалисты) могут участвовать 7-9, максимум 12 человек. Большее количество участников уже может снизить эффективность работы. Персонально это могут быть люди, занимающиеся каким-либо направлением деятельности предприятия, например, руководители служб и отделов, опытные профессионалы. При решении важных вопросов могут приглашаться сторонние, независимые специалисты (ученые, консультанты, аудиторы) в качестве докладчиков по общим проблемным вопросам.
Во-вторых, тема обсуждения (повестка дня) должна быть обязательно определена заранее. Это нужно для того, чтобы участники (при необходимости) могли подготовиться (например, в рамках своей компетенции), продумать свои предложения, даже подготовить краткие доклады. О проблеме обсуждения лучше письменно оповестить (иногда под расписку) всех участников совещания.
В-третьих, имеет значение удачный выбор места и времени проведения, рассадка участников в совещательной комнате (специальном зале). Рассадка по принципу «президиум – зал» создает психологическую дистанцию между руководством и рядовыми участниками дискуссии. Рассадка в форме «круглого стола» создает благоприятную, более демократическую атмосферу для совещательного взаимодействия. Это нужно и для того, чтобы все могли хорошо видеть и слышать каждого выступающего. При необходимости надо обеспечить выступающим свободный доступ к микрофону.
Что касается времени, то оно должно определяться либо общим регламентом деятельности предприятия, либо выбирается в утренние часы, скажем, с 10 до 12 дня. Это время, когда мозг работает активно, когда не мешают мысли об обеде или конце рабочего дня.
Для эффективности служебной дискуссии каждый участник должен иметь под рукой всю необходимую информацию. Речь идет о содержательной стороне проблемы. Это могут быть: повестка дня с указанием докладчиков, отчеты, графики, схемы, статистика, списки, проекты решений и т.д. Технические средства (оргтехника) в виде, например, ноутбуков, мониторов, слайдпроекторов или другая наглядность улучшают содержательную сторону и производительность служебного общения. На столе должна быть напитки. Должно быть также устранено все, что мешает спокойной и конструктивной работе совещания. Надо подумать и о том, кто и в какой форме будет вести протокол.
Выделяются три основных этапа в ходе совещания: 1) вводная часть, 2) обсуждение вопроса и 3) принятие решения. Обсудим в деталях эти этапы и посмотрим, какова роль руководителя в каждый момент совещательного взаимодействия.
1. Старший по должности или инициаторы совещания предлагают избрать председателя и секретаря. Собрание может проводить (при согласии участников) руководитель организации или старший по должности в отделе, если проводится совещание его сотрудников. Ведение протокола плановых совещаний поручается одному человеку, который занимается также оповещением, раздачей информации, техническим оснащением и др.
Ведущий начинает совещание с приветствия и обращения к участни-
кам. Это первый шанс установить доброжелательный и конструктивный контакт с аудиторией, который председательствующий поддерживает в течение всего совещания. Начиная совещание, Вы можете сказать, например, так:
- «Добрый день, дорогие сотрудники» или
- «Дорогие коллеги! Я рад вас приветствовать» или
- «Добрый день, дорогие члены совета».
Обращение «Уважаемые дамы и господа» звучит несколько отстраненно, но всегда корректно. Если на вашем совещании присутствуют высокопоставленные лица, то к ним нужно обращаться отдельно, с указанием имени или титула: «Многоуважаемый господин аким, дамы и господа». Стоит сказать и о том, кто пригашен на совещание, чтобы участники прочувствовали важность темы и направление ее обсуждения.
После приветствия и обращения к участникам следует ввести их в тему. Сегодня мы обсуждаем с вами весьма серьезные вопросы. Повестка дня и фамилии докладчиков у вас имеется. Есть ли возражения или дополнения? Если нет, то прошу проголосовать. После голосования утверждается регламент: время на доклады, выступления и справки, перерывы в работе и т.д. На доклад отводится 7-10 минут. Выступления не могут продолжаться более 3 минут.Утвержденный регламент как волю собрания председательствующий должен неукоснительно соблюдать, побуждая участников делать то же самое.
Очень важно также с самого начала попросить докладчиков и выступающих говорить по существу, убеди
ДИАЛОГ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ. УСЛОВИЯ ИНФОРМАТИВНОСТИ ДИАЛОГА, Русский язык
Пример готового реферата по предмету: Русский язык
Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ДИАЛОГ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ. УСЛОВИЯ ИНФОРМАТИВНОСТИ ДИАЛОГА 5
2. ТИПЫ ДИАЛОГОВ 7
3. ДЕЛОВОЙ СПОР КАК ВАРИАНТ ДИАЛОГА 9
4. ДИАЛОГ КАК СПОР В ЛИТЕРАТУРЕ 13
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 17
Выдержка из текста
Актуальность работы состоит в том, что общение в деловой среде предполагает множество различных видов коммуникации, как письменных, так и устных. Одним из видов устного делового общения является диалог, который предполагает общение двух людей. В основе диалога лежит устных контакт собеседников, который направлен на достижение желаемого результата.
В деловой среде диалог может проявляться в следующих формах устного общения: деловые переговоры, деловая беседа, интервью. Совещание.
Наиболее часто в деловом общение используется такой формат диалога как деловые переговоры, преимущество которых состоит в том, что все участники переговоров могут достаточно активно и эффективно взаимодействовать между собой.
Список использованной литературы
1. Гавра Д. П. Основы теории коммуникации. 1-е изд. — СПб.: Питер, 2011. — 288 с.
2. Коноваленко М. Ю., Коноваленко В. А. Теория коммуникации: учебник для бакалавров. — М.: Издательство Юрайт, 2012. — 415 с.
3. Кузин, Ф.А. Культура делового общения: практ. пособие для бизнесменов / Ф.А. Кузин ; М. : Ось-89, 2009. — 256 с.
4. Назарчук А. В. Теория коммуникации в современной философии. — М.: Прогресс-Традиция, 2009. — 320 с.
5. Психология и этика делового общения / под ред. В.Н. Лавриненко; М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 340 с.
6. Шарков Ф. И. Коммуникология: Энциклопедический словарь-справочник. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2010. — 768 с.
7. Руденко А.М. Деловые коммуникации. М.: высшее образование. — 2013 — 350 с.
Деловая переписка
Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.
Адресность
Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.
Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.
Структурность
Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.
Аббревиатуры, сокращения и смайлики
Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.
Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).
Оперативность
Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.
Менталитет
За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.
Финал
Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!
English Conversation at Work — First Business Meeting
Boss Спасибо всем, что пришли сегодня. Прежде всего, я хотел бы, чтобы вы все познакомились с мистером Марком Джонсоном. Он наш новый продавец в компании.
Сьюзен: Я думаю, Марк встречался со всеми, кроме Энн.
Энн: Привет, Марк. Я Энн. Приятно познакомиться. Я тоже продавец.
Марк: Приятно познакомиться, Энн. Может, ты поможешь мне научить меня моей новой работе.
Энн: Конечно.Мы можем быть командой. Помогите мне, я помогу вам.
Босс: Мне тоже это нравится. А теперь поговорим о бизнесе. Линда, не могли бы вы записать для нас нашу встречу?
Линда: Конечно, у меня есть ручка и бумага.
Босс: Отлично. Пожалуйста, прочтите для нас записи нашей последней встречи.
Линда: Хорошо. Сначала мы говорили о бюджете на следующий год.
Сьюзен: Бюджет становится меньше с каждым годом.
Линда: Во-вторых, мы говорили о новых продуктах, которые собираемся продавать.
Марк: Она имеет в виду новые продукты, которые мы с вами будем продавать.
Линда: Хорошо. В-третьих, мы говорили о прибыли, которую получили в прошлом месяце. И, в-четвертых, мы говорили о счетах, которые нам приходилось платить.
Босс: У нас всегда больше счетов, чем прибыли.
Линда: Наконец, мы поговорили о повышении стоимости наших новых продуктов.
Сьюзен: Боюсь, наши покупатели сочтут наш продукт слишком дорогим.
Линда: Почему все шепчутся?
Босс: Извини, Линда.OK. Нам есть о чем поговорить сегодня. Сьюзан, не могли бы вы дать свой отчет.
Сьюзен: Да, спасибо. У меня есть график продаж, который я хочу показать всем. Это показывает, насколько хорошо мы продаем нашу продукцию в этом году.
Сьюзен: Это линия продаж нашей продукции. И эта линия — продажи продукции наших конкурентов.
Энн: Итак, если эта линия поднимется, хорошо ли я работаю?
Сьюзен: Совершенно верно.
Ann: O.K. И если эта строка поднимется, повысится ли моя зарплата?
Сьюзен: Хороший вопрос, Энн.Об этом поговорим после встречи.
Марк: Сьюзан, у нас много конкурентов?
Сьюзен: Нет, не совсем, но достаточно, чтобы занять нас. В любом случае, хорошая работа, Энн. Я уверен, что в следующем месяце вы с Марком станете еще лучше!
Босс: Спасибо, Сьюзан. Очень хороший. Том, тебе есть что сказать всем?
Том: Да. Не забывайте, если вы хотите, чтобы я купил что-нибудь для вашего офиса, крайний срок — завтра.
Сьюзен: Ой !! Мне нужна новая машинка. Моя сломана.
Tom: O.K. Без проблем. Если кто-то хочет, чтобы я что-то купил, сообщите мне до истечения срока.
Босс: O.K. Это все? OK. Думаю, это все. Теперь можешь идти.
Сьюзен: Ой, подожди !! У Марка есть презентация о своей новой работе, которую он хотел бы провести.
Марк: Ага, хорошо.
Как вести светский разговор для бизнеса — с примерами тем
Чем отличается светский разговор для бизнеса?
Умение вести светскую беседу с клиентами — ключевой деловой навык.
Деловая светская беседа — это светская беседа, которая проводится в деловой обстановке, например, в пустые моменты перед встречей. Это отличается от светской беседы тем, что за болтовней часто стоит повестки дня, — это может быть нетворкинг или узнать больше о ваших клиентах.
Это также отличается, поскольку у вас часто будет возможность подготовить перед посещением светского мероприятия. Например, вы можете исследовать ключевых участников с помощью социальных сетей, таких как LinkedIn.Это позволит вам определять темы разговора на основе интересов или увлечений, упомянутых в их профиле.
Не забывайте проявлять осторожность и проявлять заинтересованность, но не выглядеть пугающе — не делайте слишком очевидным, что вы знаете информацию о клиентах, с которыми вы, возможно, только что встретились.
Почему так важны навыки светской беседы?
Светская беседа позволяет людям общаться в дружеской манере, не обижая никого и не переходя на личные темы.
Наличие сильных навыков светской беседы может помочь вам познакомиться с новыми людьми , наладить позитивных деловых отношений и открыть новых карьерных возможностей .
Большинство предприятий ожидают от своих сотрудников навыков, необходимых для правильного ведения светской беседы. Подобные «мягкие» навыки часто оцениваются на этапе собеседования, и их не демонстрация может привести к тому, что работу предложат кому-то другому.
Что можно и нельзя
Многие предприятия и организации имеют четкие инструкции по предмету, который не считается уместным или не рекомендуется для обсуждения на рабочем месте. Может быть сложно понять, каких тем следует избегать, и существует множество других неписаных правил делового общения.
Если вы работаете в сети, чтобы продать продукт или услугу, не начинайте разговор с жесткой продажи. У вас будет больше шансов наладить хорошие отношения, если вы потратите время на то, чтобы узнать о человеке, прежде чем приступить к делу.
Многие люди находят всю концепцию светской беседы сбивающей с толку и довольно нервной. Чтобы помочь вам почувствовать себя уверенно и подготовиться, вот список тем, которые лучше всего подходят, а которых следует избегать.
Говорите о:
Погода — Это клише, но люди обычно с удовольствием говорят о погоде, даже если это может показаться довольно приземленным.К тому же это совершенно безобидно и позволяет каждому что-то сказать. Идеально подвести вопрос, так как он естественным образом начинает разговор.
Работа — Вы можете начать с вопроса, долго ли они занимают свое нынешнее положение или как они попали в свою работу. Всегда проявляйте интерес к другому человеку, задавайте вопросы, а не говорите о себе, и не начинайте с делового запроса или жесткой продажи.
Путешествие — Люди любят рассказывать о своих планах на отпуск, где они были и куда планируют поехать.Проявите интерес, и разговор будет продолжаться.
Мелочи о знаменитостях — Ссылка на последнюю драму или реалити-шоу, которую обязательно нужно посмотреть, — хороший способ начать разговаривать с людьми. Эти темы для разговора иногда называют «темами о кулерах для воды», поскольку именно о них люди склонны говорить в офисе, собираясь вокруг кулера для воды.
Ближайшие рестораны — Еда — это тема для разговоров без сбоев. Попросить порекомендовать близлежащие рестораны, бары или уличную еду — отличный способ сломать лед.
Местные новости — Будьте в курсе того, что происходит в вашем районе — группы сообществ в социальных сетях — отличный способ оставаться в курсе. Попробуйте что-то вроде: «Что вы думаете о закрытии школ из-за снега?» или «Вы слышали о новой загородной застройке?» Преимущество этой конкретной темы в том, что она заставляет вас выглядеть хорошо осведомленным и вовлеченным в местные дела.
То, что только что произошло — Недавнее мероприятие всегда является хорошим началом разговора, например, выступление, на котором вы оба недавно присутствовали.Не забывайте больше слушать, чем говорить.
Не упоминать:
Деньги или что-нибудь финансовое — Лучше избегать разговоров о зарплатах, бонусах или о чем-либо финансовом. Возможным исключением из правила является собственность: в некоторых кругах люди с удовольствием обсуждают рынок недвижимости и то, сколько они заплатили за свой недавний дом.
Политика — Это может быть исключительно спорная тема. Держитесь подальше, иначе вы рискуете расстроить или оттолкнуть хотя бы одного человека в комнате.
Религия — Лучше избегать, так как это личное дело, по поводу которого многие люди придерживаются сильных взглядов.
Секс — Обычно неприемлемо в большинстве бизнес-ситуаций — вы не хотите, чтобы на вас подала жалоба в HR.
Жизнь и смерть — Любые недавние тяжелые утраты, проблемы со здоровьем или хронические проблемы не являются подходящими темами для светской беседы, хотя они могут быть в центре вашего внимания.Когда вы находитесь в компании незнакомцев, избегайте тем, которые могут вас расстроить.
Внешний вид и / или возраст — Никогда не делайте личных комментариев о чьей-либо внешности. Даже если вы думаете, что делаете комплимент, это может заставить их чувствовать себя некомфортно, и успешная светская беседа — это создание непринужденной атмосферы. Возраст тоже не спрашивайте — это может быть очень щекотливая тема.
Личные комментарии — Не ругайте других, особенно в деловом контексте.Это может заставить вас выглядеть ненадежным и может испортить отношения в будущем.
Советы, которые помогут сделать светскую беседу более плавной
1. Открытые вопросы
Они побуждают респондента делиться информацией и поддерживают разговор. Примером может быть: «Что вы думаете о предлагаемом слиянии?»
2. Люди льстивые
Небольшой комплимент может помочь вам произвести хорошее впечатление и смазать колеса социальных контактов.Не говорите ничего личного об их внешности и говорите профессионально. Может быть, они были основными докладчиками на конференции, и вам действительно понравилось их выступление?
3. Обратите внимание на язык своего тела
Поддерживайте зрительный контакт во время разговора, улыбайтесь и смотрите заинтересованно. Отражайте язык тела собеседника, но не делайте его слишком очевидным. Старайтесь не ерзать и не нервничать. Если вы стоите, постарайтесь поставить обе ноги на пол.
4. Подготовьтесь к событию
Если вы знаете, что приближается важная встреча, и хотите произвести хорошее впечатление, вам поможет небольшая подготовка. Перед мероприятием подумайте о начале разговора. Возможно, вы могли бы изучить некоторых из ключевых людей и выяснить их интересы и увлечения.
Вам не нужно притворяться кем-то, кем вы не являетесь — это было бы катастрофой, — но прагматично поднимать темы, которые, как вы уверены, вызовут хороший отклик, — всегда хитрый ход.
5. Приветствуйте людей надлежащим образом
Поцелуй в щеку? Или поцелуй обоих? Это универсальная дилемма. В бизнесе крепкое рукопожатие — беспроигрышный вариант, если вы не встречаетесь с международными клиентами. Если вы не уверены, позвольте другому человеку сделать первый шаг, а затем ответьте соответствующим образом.
6. Запомни имена
Легко пропустить чье-то имя во время представления, особенно если вы нервничаете.
Иногда именные теги используются, чтобы помочь людям общаться, с указанием роли и компании этого человека.Если они не используются, попробуйте несколько раз произнести чье-то имя в разговоре вскоре после того, как вас представили, чтобы лучше его запомнить.
Если у кого-то необычное имя, которое, по вашему мнению, вы могли ослышать, не пренебрегайте им — проверьте, правильно ли вы его расслышали.
7. Работа с тишиной
Не все молчания плохи; Иногда затишье в разговоре просто указывает на то, что человек обдумывает, что сказать дальше, или думает о том, что вы ему сказали.
Разговоры ради этого не произведут хорошего впечатления. Если вам кажется, что молчание затягивается, попробуйте сменить тему разговора или задать несколько вопросов.
8. Завершение разговора
Если разговор, естественно, иссякает и у вас заканчиваются вышеупомянутые темы, завершите его. Совершенно приемлемо общаться с несколькими людьми в течение ночи, и большинство людей поймут, что вы идете дальше. Помните, никогда не заставляйте кого-то чувствовать себя неинтересным или что у вас есть более важные дела в другом месте.
Чтобы аккуратно завершить беседу, вежливо извинитесь. Например, вы можете сказать: «Мне нужно взять немного еды из буфета, пока все не исчезло». Завершите беседу вежливо, упомянув то, что показывает, что вы слушали и оценили чат, например: «Мне очень понравилось слышать о вашем отпуске на Барбадосе, особенно потому, что мы планируем скоро туда поехать».
Последние мысли
Не забывайте, что весь смысл светской беседы в деловом контексте состоит в том, чтобы облегчить путь для более глубокого и значимого разговора в более позднее время.Светская беседа может быть первой ступенькой на лестнице, но это абсолютно необходимый первый шаг.
Следуйте нашим советам — придерживайтесь безобидных и безопасных тем, слушайте ответы другого человека и запоминайте его имя и вежливо завершайте разговор.
Устное общение и беседа — Общение на работе
Цели обучения
1. Объясните, как эффективно использовать свой голос в профессиональных ситуациях.
2. Определите пять этапов разговора и общие стратегии улучшения навыков разговора.
3. Эффективно и профессионально общайтесь по телефону.
4. ENL1813. Требования к обучению по курсу 2 : Планирование и предоставление коротких, организованных устных сообщений и устных отчетов, адаптированных к конкретной аудитории и целям. (A2, B2, h3, I2, M2, S2, T2)
и. Используйте эффективную и увлекательную речь и невербальное поведение (A2.2)
ii. Используйте вербальные и невербальные методы для улучшения речевых сообщений (I2.4, M2.4, R6.2, S2.4, T2.4)
iii. Общайтесь с помощью голосовых сообщений (B2.3)
Ваш профессиональный успех зависит от наличия у продвинутых людей (также известных как «мягкие») навыков, потому что большинство профессий требует, чтобы вы разговаривали с людьми. Ключевым среди них является умение разговаривать и разговаривать с другими людьми лично. Розничные продажи, например, требуют умения внимательно слушать, что покупатель говорит, что он хочет, и «читать» его невербальные слова, чтобы определить, что именно сказать и как это сказать, чтобы заключить сделку с покупкой. Помимо нескольких должностей с минимальным участием человека (Gillett, 2016), подавляющему большинству требуются продвинутые мягкие навыки для эффективного взаимодействия с клиентами или клиентами, коллегами, менеджерами и другими заинтересованными сторонами.Хотя мы не рождены с ними, у каждого есть способность учиться, развиваться, практиковаться и применять вербальные и невербальные навыки, чтобы принести пользу этой аудитории, своей компании в целом и им самим.
Вы, безусловно, участвовали в бесчисленных беседах на протяжении своей жизни, и процесс ведения беседы может показаться настолько очевидным, что не требует объяснений. Тем не менее, вы можете сказать, что одни лучше других умеют разговаривать, а некоторые утверждают, что технологии не позволяют многим развить эти навыки, поэтому стоит разобраться, как эффективный коммуникатор подходит к искусству разговора.Опытный профессионал знает, когда говорить, когда молчать и слушать, а также когда перестает говорить, прежде чем аудитория перестает слушать. Кроме того, понимание разговора обеспечивает прочную основу для важнейших советов этого руководства по собеседованию при приеме на работу (см. §10.3 ниже), которые следуют схожим ритуальным шаблонам и имеют свой собственный набор ожиданий. Хотя эти ожидания могут различаться в зависимости от области, уровня, знаний и опыта, они обычно следуют пяти шагам базового разговора, обсуждаемого в этом разделе.Однако сначала стоит изучить голос как основной канал связи, как улучшить наши навыки межличностного общения перед лицом замедляющих эффектов, связанных с использованием проблемных технологий, и как эффективно использовать голосовые технологии.
Темы вербального общения и разговора
Однако, прежде чем углубляться в эти темы, давайте рассмотрим, что такое личные встречи, согласно приведенному выше руководству по выбору каналов в Таблице 2.3.
Таблица 2.3 (отрывок): Краткий обзор личных встреч
Канал | Преимущества | Недостатки | Ожидания | Использование по назначению |
---|---|---|---|---|
Личный разговор |
|
|
|
|
У нас были сотни тысяч лет, чтобы развить голос как средство коммуникации, пока мы не добавили запись в микс каналов относительно недавно, около 5000 лет назад.Ваш голос продолжает занимать привилегированное место в вашем арсенале средств общения, будучи первым голосом, который вы используете в младенчестве, когда плачете о еде и внимании в момент своего рождения. С тех пор вы развили в себе ярко выраженные словесные навыки, которые делают ваш голос самым важным средством общения.
У вашего голоса есть качества, которые нельзя передать в письменной форме, и вы используете их в своих интересах при общении с коллегами. Если вы отправляете общее информативное сообщение всем сотрудникам, электронное письмо может сослужить вам хорошую службу, но если вы чествуете сотрудника за получение отраслевой награды, ваш голос передает ваши сердечные поздравления намного лучше, чем письменное слово ( Business Communication для успеха , 2015, 16.5). Когда вы пытаетесь очень четко и решительно изложить свою мысль, замедляя темп, чтобы слушатель сосредотачивался на каждом слове, увеличивая громкость, чтобы заставить слушателя обратить более пристальное внимание, и понижая высоту звука, чтобы звучать более авторитетно, — все это имеет преимущества перед использованием всего. — заглавные буквы, полужирный шрифт, курсив и / или подчеркивание в электронном письме, что в целом может выглядеть скорее сердитым, чем подчеркнутым. Ваш голос — это ваш идеальный инструмент для общения, благодаря своей выразительности и точности в передаче смысла.
То, как качество вашего голоса, громкость и высота тона влияют на понимание слушателем содержания сообщения, особенно важно для убедительных сообщений. Сообщение счастливым и восторженным тоном будет иметь совершенно иное воздействие, чем серьезное или грустное. В большинстве деловых ситуаций уместно говорить с некоторой степенью формальности, но не показаться высокопарным или высокомерным. Громкость вашего голоса должна быть нормальной, но убедитесь, что ваши слушатели вас слышат. Если ваша аудитория состоит из изучающих английский язык, громкие разговоры и крики не помогают им понять вас лучше, чем доступные варианты слов, произносимые обычным тоном (см. §4.5.1.2 выше). Используйте простые слова и короткие предложения с активным голосом из 10–20 слов, а также избегайте идиом (фигур речи), которые не переводятся буквально (§2.2.1). Высота звука — это частота вашего голоса, которую вы можете повысить или понизить для эффекта. Приятный, естественный голос будет иметь некоторые вариации по высоте (повышенный для беззаботных шуток и более низкий для серьезных заявлений), чтобы передавать нюансы значения и удерживать слушателя. Громкоговоритель с ровным монотонным голосом, звучащим как робот, имеет тенденцию утомлять своих слушателей, потому что им самим кажется скучно ( Business Communication for Success, 2015 , 15.2). Регулировка громкости и высоты тона помогает передать эмоциональную окраску ваших сообщений, делая канал разговорной коммуникации невероятно насыщенным.
Почему же тогда голос выходит из употребления? Почему так много людей боятся использовать свой голос для публичных выступлений и даже избегают общения один на один? Хотя вы, вероятно, признаете важность грамотности и умения считать для вашего академического и профессионального успеха, ваше школьное образование, вероятно, не убедило вас в важности ораторского искусства, и ваша зависимость от письменных технологий, таких как текстовые сообщения на смартфоне, тоже не помогла.Если вы впервые сталкиваетесь с этим словом, oracy — это умение говорить и рассуждать вслух, например использовать доказательства для создания убедительных аргументов, а также совместную командную работу через беседу. Это то, что работодатели ожидают от сотрудников, но в школьной программе этому уделяется мало внимания, и, следовательно, существует некоторая обеспокоенность по поводу группового выступления в старшей школе и в колледже (Mercer, Ahmed, & Warwick, 2014; McKenna, 2017). Итак, ради вашего будущего трудоустройства давайте сосредоточимся на разговоре 101, разбив, как мы достигаем целей с помощью диалога.
Вернуться в меню тем устного общения и разговора
Разговор — один из основных способов нашего взаимодействия в деловой среде, но при этом он очень подвержен недопониманию и недопониманию. Наше повседневное знакомство с разговорами часто заставляет нас не замечать тонких изменений, которые происходят в ходе разговора. Изучение этого поможет вам рассмотреть его компоненты, спрогнозировать следующий поворот, предвидеть открытие или закрытие и сделает вас лучшим собеседником.Стивен Биб, Сьюзан Биб и Марк Редмонд (2002) разбивают разговор на пять этапов, которые мы адаптируем здесь для нашего обсуждения.
10.1.2.1: Инициирование
В качестве первой стадии разговора инициация требует, чтобы вы были открыты для взаимодействия и, возможно, использовали светскую беседу, чтобы подготовиться к намеченной теме. Вы можете сообщать об открытости невербальными сигналами, такими как приближение к кому-то, остановка в четырех футах от вас, лицом к лицу, зрительный контакт и улыбка. Когда между двумя ораторами возникает некоторая степень незнания, светская беседа помогает «сломать лед», чтобы расчистить путь к обсуждаемой теме.Чтобы спросить, как у них дела, случайная ссылка на погоду («Хороший день, а?») Или краткая беседа о выходных требует, чтобы кто-то начал разговор. У очень застенчивых это может вызвать некоторую тревогу, тогда как экстраверты на этом этапе получают удовольствие, а «амбиверты» (например, естественные интроверты, которые научились играть в экстравертную игру) делают это, осознавая ее необходимость (Bradberry, 2016). Если статус и иерархические отношения являются фактором, культурные нормы могут определять, кто и когда говорит. Однако обычно для инициации требуется лишь готовность к разговору и цель — то, о чем можно поговорить после преодоления препятствия для светской беседы.
10.1.2.2: Предварительная версия
Предварительный просмотр (также известный как «прямая связь») вербально или невербально указывает на тему разговора. Одно или два слова в строке темы электронного письма выполняют ту же работу, но в разговоре это можно сделать так же легко, как просто резюмировать тему в нескольких словах (например, Могу я спросить вас, как я могу минимизировать свои налоговые обязательства? ? или Давайте поговорим о некоторых основных правилах безопасности тяжелого оборудования, прежде чем мы начнем (). Люди от природы любопытны и стремятся к определенности, поэтому предварительный просмотр удобно снижает неопределенность, используя прямой подход (см.1.1 о прямом обращении в письменной форме), чтобы обозначить намерения говорящего.
Общая ссылка на тему может также относиться к теме косвенно, позволяя получателю либо уловить тему и участвовать в обсуждении, либо перенаправить разговор с темы, о которой он не готов говорить. Например, менеджер, которому нужно поговорить с сотрудником о том, что он слишком часто опаздывает на работу, может начать со слов: «Сегодня утром на шоссе было какое-то кошмарное движение, а?» В зависимости от ответа сотрудника менеджер мог бы сказать, что он делает, чтобы приступить к работе вовремя, предлагая сотруднику сделать то же самое.Чтобы подкрепить свою точку зрения, менеджер может наконец объяснить, что дальнейшее опоздание повлияет на безопасность работы сотрудника. Сообразительный коммуникатор сможет сделать вывод из первоначального вопроса о трафике, куда направляется менеджер, с этой цепочкой вопросов и может даже начать предлагать убедительное оправдание того, почему они опаздывают, и предлагать компромисс, например, план остаться позже. или восполните потерянные часы, работая по выходным из дома.
10.1.2.3: Бизнес
Вы приступаете к делу, когда укрепляете целевую направленность разговора.В общении на рабочем месте у нас часто есть конкретная цель или ряд вопросов, которые нужно решить, но мы не можем упускать из виду сообщения о взаимоотношениях в ходе обсуждения контента. Вы можете сигнализировать собеседнику, что у вас есть три вопроса, которые вам нужно осветить, это очень похоже на составление повестки дня встречи. Сначала это может показаться формальным, но, слушая случайные разговоры, вы часто обнаруживаете естественный, но непризнанный список подтем, ведущих к центральной точке, куда прибывают собеседники.Однако, четко формулируя основные моменты, вы очерчиваете параметры разговора, чтобы эффективно держать его в русле, а не отклоняться от основного.
10.1.2.4: обратная связь
Подобно этапу предварительного просмотра, эта обратная связь позволяет выступающим уточнить, переформулировать или обсудить темы для обсуждения, чтобы прийти к взаимопониманию. В некоторых культурах пункты и их отзывы могут повторяться несколько раз, что может показаться повторяющимся на Западе, где ораторы обычно предпочитают переходить к сути и быстро переходить к заключению после того, как они достигли понимания.Если да, то простой вопрос: «У нас все хорошо?» может быть всем, что нужно на этапе обратной связи. С другой стороны, коммуникация между культурами может потребовать дополнительных циклов утверждения и повторения, чтобы обеспечить понимание, а также укрепить отношения говорящих. В некоторых культурах время может быть деньгами, но в культурах с жесткой социальной иерархией время является признаком уважения (подробнее о межкультурном общении см. § 10.4 ниже). Этап обратной связи дает возможность убедиться, что обмен информацией был успешным с первого раза.Несоблюдение этого этапа может привести к необходимости дополнительных взаимодействий, что со временем снизит эффективность.
10.1.2.5: закрытие
Принятие обратной связи с обеих сторон разговора часто сигнализирует о переходе к завершению разговора. Закрытия отражают стадию инициации в том смысле, что о них можно сигнализировать устно (например, «Хорошо, спасибо! Пока») или невербально, например, сделать шаг назад и повернуть ступни и тело в том направлении, куда вы собираетесь идти дальше в процессе подготовки. выйти из зацепления, все еще глядя друг другу в глаза и разговаривая с другим.
Иногда докладчик вводит новую информацию в заключение, что может запустить процесс заново. Если используются такие слова, как «в заключение» или «хорошо, последнее слово», это означает, что сейчас в игру вступает набор ожиданий, и слушатель ожидает заключения в самом ближайшем будущем. Если говорящий на этом этапе продолжает повторять, терпение слушателя будет растянутым, и наступит разочарование. Они мысленно перейдут к следующему порядку ведения дел, поэтому этот переход должен быть успешно согласован, чтобы поддерживать хорошие отношения между говорящими.Упоминание времени, даты или места для будущего общения явно сигнализирует о том, что разговор, хотя и завершенный в настоящее время, продолжится позже. «Я просто собираюсь на встречу прямо сейчас, но я поймаю тебя завтра днем на пятом этаже, К?» например, позволяет вам уважительно отключиться ( Деловое общение для успеха , 2015, 16.5).
Вернуться в меню тем устного общения и разговора
Если вы предпочитаете писать текстовые сообщения, а не разговаривать с людьми большую часть времени, потому что именно так вы (и все остальные) делали это на протяжении всей старшей школы и даже в колледже, вы, вероятно, окажетесь в невыгодном положении, когда войдете в рабочая сила.Причина двоякая: (1) Когда вы входите в рабочий мир, вы присоединяетесь к нескольким поколениям взрослых, которые выросли без смартфонов и, следовательно, предпочитают говорить текстовым сообщениям, потому что это испытанный, проверенный и верный способ эффективно передать понимание. Руководители, коллеги, клиенты и другие заинтересованные стороны возлагают большие надежды на качество разговорных навыков людей, с которыми они взаимодействуют, и мало терпят тех, кто на годы отстает от того, что им следовало бы получить в базовой орате (см. §10.1.1 для получения дополнительной информации о oracy). (2) Вы можете быть зависимыми от технологий, что негативно влияет на вашу способность общаться с людьми лично, согласно растущему количеству исследований (Andrew-Gee, 2018; Smith, Robinson, & Segal, 2018; Brandon, 2018). Зачем разговаривать с людьми, когда отправлять текстовые сообщения так просто и удобно?
В своей книге Reclaiming Conversation: The Power of Talk in the Digital Age (2015) психолог Шерри Теркл опирается на клинические исследования, чтобы показать, насколько сильно нас недовольны собой и друг другом технологии.Смартфоны и приложения для социальных сетей обещают нам больше связи, но эффективно изолируют. После десяти лет использования смартфонов подростки, у которых 10-часовая ежедневная зависимость от экранов, предпочтение текстовых сообщений вместо разговоров и привычка заполнять каждый свободный момент просмотром мультимедиа, поступают в колледж с недостаточно развитыми навыками общения, сочувствия и терпения. , и саморефлексия. Когда подростки используют технологии, чтобы оградить себя от бесчисленных неловких, смущающих и достойных сожаления личных взаимодействий, которые в результате медленного процесса обучения в конечном итоге приводят к социальной компетентности и уверенности, они входят в рабочую силу в состоянии задержки развития.«Взрослый» становится устрашающей перспективой по сравнению с защитной зоной комфорта экрана. Путеводитель Тюркла предлагает противоядие от воздействия технологий, замедляющего рост общества.
Мотивационный спикер Саймон Синек дает аналогичные советы миллениалам, сочувствуя им за «плохую руку», с которой они столкнулись из-за «неудачной стратегии воспитания», которая породила нереалистичные ожидания удовлетворения у целого поколения. Он также обвиняет мобильные устройства в кратковременных удовольствиях с обратной связью с микро-вознаграждением, которые они приносят в ущерб долгосрочному развитию навыков межличностного общения.Очарование социальных сетей заключается в том, что они предлагают пользователям легкий выход из трудного опыта обучения, который развивает социальные механизмы выживания, помогающие им пройти через испытания подросткового возраста. Устройства зацепляют вас мгновенным удовлетворением: «Все, что вы хотите, вы можете получить мгновенно», — говорит он,
, за исключением удовлетворенности работой и прочностью отношений. Для этого нет приложения. Это медленные, извилистые, неудобные, запутанные процессы. . . . Этому молодому поколению необходимо научиться терпению — тому, что для некоторых действительно важных вещей, таких как любовь или выполнение работы, радость, жизнелюбие, уверенность в себе, набор навыков, — все это требует времени.. . . Общий путь трудный, долгий и трудный. (8:08 — 9:25)
Sinek выступает за лучшее лидерство в бизнесе и промышленности, чтобы научить миллениалов социальным навыкам, которых они были лишены постоянным доступом к вызывающим привыкание технологиям.
Одно из практических решений, которое предлагает Синек, — запретить использование мобильных телефонов в конференц-залах, чтобы избавиться от соблазна пользоваться ими вместо разговора с коллегами. Он утверждает, что отношения и доверие строятся, особенно, через светские разговоры о работе и жизни до и после встреч.Кроме того, инновации происходят в моменты праздности, когда вы замечаете возможности в мире — возможности, которые вы не видите, когда ваше внимание поглощается маленьким экраном. «Мы должны создать механизмы, позволяющие происходить этим маленьким безобидным взаимодействиям» (12:00 — 13:05). Вместо быстрого решения проблемы необходима постоянная последовательность в развитии социальных навыков, чтобы довести миллениалов до уровня оратора.
Если что-то в вышеприведенных абзацах звучит правдоподобно, ответственность за улучшение навыков разговора с помощью всех советов, которые доступны (по иронии судьбы) для тех самых устройств, о которых идет речь, в значительной степени лежит на вас.Например, мы можем использовать очень доступный TEDtalk Селесты Хедли, ведущей радиовещания и автора книги «Нам нужно говорить: как вести важные разговоры» (2017). Мы адаптируем ее хорошо просматриваемую речь «10 способов улучшить разговор» (2016) для наших собственных целей ниже и опираемся на них, добавляя несколько собственных соображений.
- Присутствовать : Сосредоточьте все свое внимание на человеке, с которым разговариваете, и не выполняйте одновременно несколько задач. Вам не нужно притворяться, что вы обращаете внимание, кивая и смотря в глаза, если вы все равно делаете это, действительно обращая внимание.Худшие нарушители — это те, кто вынимает свой телефон и общается с ним, а не с людьми вокруг них, что называется «phubbing» («пренебрежение телефоном») (Ducharme, 2018). Хотя вам может показаться, что на уроках в колледже вам сойдет с рук фаббинг, незаметно спрятав мобильный телефон под столом, ваш инструктор точно знает, что вы делаете, когда все ваше внимание сосредоточено на ваших коленях. За грубость вы, скорее всего, попадете в черный список — или полностью попадете в черный список, если вы будете делать это слишком много.
- Будьте готовы изучить : беседа — это диалог, а не монолог, в котором вы просто выгружаете свое мнение на кого-то и ничего не получаете взамен, кроме удовлетворения от доминирования над ним.В определенных ситуациях, таких как сам TEDtalk, вы отказываетесь от права выступать из-за веры в то, что вы узнаете гораздо больше, слушая мудрого оратора, которому нужно время, чтобы изложить свою точку зрения.
- Задавайте открытые вопросы : Чем более расплывчаты ваши вопросы (начиная с 5 Ws + H), тем больше свободы вы даете своему собеседнику отвечать на его собственных условиях, в то время как очень конкретные вопросы ограничивают возможные ответы. Если вы спросите: «Что вы при этом почувствовали?» например, вы получите более выразительный ответ, чем если бы вы ограничили своего говорящего ответом «да» или «нет» вопросом типа «Это вас порадовало?»
- Идите по потоку : Отвечайте на основные моменты вашего собеседника, а не на какую-нибудь отвлекающую историю, о которой вам напомнил один из второстепенных моментов.Когда вы отвечаете таким образом, это показывает, что вы не слушали дальше той части, которая вдохновила на то, что, по вашему мнению, едва ли имеет отношение к разговору, хотя на самом деле это не столько продвигает разговор, сколько мешает ему.
- Признайтесь в незнании : Сделайте свое признание в незнании возможностью узнать, а не заявлять, что знаете что-то, чего вы не знаете.
- Уважайте уникальность их опыта. : Когда говорящий рассказывает о том, что с ним случилось, не поддавайтесь желанию рассказать об этом вам, приравняв его опыт к вашему.Например, если они говорят о том, чтобы скорбеть о смерти в семье, не позорьте эту информацию, отвечая тем, что вы чувствовали, когда умерла ваша собака. Это не одно и то же.
- Отрежьте себя, прежде чем повторять себя : Если у вас есть только одна точка, «ударь и брось», вместо того, чтобы крутить колеса, повторяя одно и то же снова и снова, даже если вы меняете слова.
- Держитесь подальше от сорняков : Вместо того, чтобы пытаться раскрыть все детали (имена, места, даты и т. Д.)) и отвлечемся от мелочей, сосредоточимся на ваших основных моментах.
- Слушайте : Разговор — это диалог, а не монолог, и поэтому вам необходимо активно обращать внимание на то, что говорит говорящий, чтобы понять это, а не просто отвечать на него (см. §1.5 выше, чтобы узнать больше об активном слушании. ).
- Будьте кратки : Люди заняты и у них есть дела, поэтому, если ваш разговор задерживает их дольше, чем у них есть время, вы потратите их терпение.Как говорит Хедли: «Хорошая беседа похожа на мини-юбку: достаточно короткая, чтобы вызвать интерес, но достаточно долго, чтобы затронуть тему».
Хедли заключает, что все эти советы представляют собой вариации интереса к тому, чему люди могут вас научить (TED, 2016). Если вы добавите следующее к совету Хедли, у вас есть хорошие шансы улучшить свои разговорные навыки.
10.1.3.1: Зеркало динамика
Вы могли иногда ловить себя на том, что автоматически имитируете позу, выражение лица и манеру разговора вашего собеседника.Когда они выглядят расслабленными или наклоняются, говорят медленно, потому что они спокойны, или быстро, потому что спешат, или широко раскрывают глаза от волнения, вы в любом случае следуете его примеру. Придуманный психологами «эффект хамелеона», зеркальное отображение — это бессознательное физическое поведение, мотивированное нашим желанием вписаться в него, чтобы наш собеседник отождествлял себя с нами и нравился нам (Chartrand & Bargh, 1999). Он поддерживает клише о том, что подражание — это высшая форма лести и применяется не только к романтическим партнерам, но и к хорошим друзьям и даже коллегам по работе.
Хотя это происходит неосознанно, преднамеренное зеркальное отображение оказалось особенно эффективным в качестве метода продаж и при собеседовании при приеме на работу, хотя только в том случае, если человек, которому имитируют, не замечает, что имитатор делает это. Если вы можете говорить об этом незаметно и естественно, намеренное отзеркаливание заставляет вас внимательно читать вербальные и невербальные сообщения вашего собеседника. Выполненное эффективно, зеркальное отображение приносит пользу обоим выступающим, так как выстраивает доверие и взаимопонимание, необходимые для эффективного сотрудничества или заключения сделки (Shellenbarger, 2016).
10.1.3.2: правильно произносить слова и имена
Хотя изучающим английский язык сложно понять его, старайтесь произносить слова осторожно. Укажите, как говорят на них носители английского языка, особенно те, чья работа — говорить, например, радиоведущие и актеры. Отличная стратегия — смотреть фильмы с субтитрами, чтобы связать написанные слова с услышанными, а затем имитировать произношение. Когда вы ближе познакомитесь с языком, вы можете перейти к прослушиванию радио, например, CBC, и продолжить работу над акцентом в обычном темпе разговора без субтитров.
Даже носители английского языка должны быть осторожны с произношением, особенно со словами, которые они редко слышат, если вообще слышат. Неправильное произношение может негативно повлиять на вашу репутацию или предполагаемое доверие. Вместо использования сложных слов, которые могут сбить вас с толку, выберите простую фразу, если можете, или научитесь правильно произносить слово, прежде чем использовать его в формальной интерактивной обстановке ( Business Communication for Success , 2015, 19.4). Если вы думаете, что наткнетесь на такое слово, как, например, архипелаг, просто используйте синонимичную фразу, например, , цепь островов .
Важность произношения важнее, чем имена людей. Некоторые обижаются из-за неправильного произношения своего имени, особенно из-за того, что их путают с другим, но похожим именем. Если на бумаге чье-то имя кажется труднопроизносимым, лучше просто спросить, как они предпочитают произносить свое имя, чем уверенно произносить его неправильно.
Также будьте осторожны с ударением при произнесении слов. Каждое слово, состоящее из более чем одного слога, имеет ударные и безударные слоги.Мы произносим слово , слог , например, подчеркивая первый слог ( SIH ) — т.е., немного увеличивая громкость и тратя немного больше времени на его произнесение по сравнению с двумя последующими безударными слогами ( lah-bul ), которые мы произносим быстрее и тише. Ударение на средний слог ( sih-LAH-bul ) звучит странно.
Будьте особенно осторожны, произнося слова, которые вы видели только в письменной форме. Если вы, например, только читали причудливое слово , лишнее , но никогда не слышали, чтобы кто-нибудь произносил его вслух, вы будете звучать немного глупо, произнося его в разговоре с ударением на первом слоге ( SOO-per-FLOO-us ) как обычно при произнесении слова super .Многие онлайн-словари, такие как Dictionary.com, содержат звуковую кнопку, на которую вы можете нажать, чтобы услышать правильное произношение слова. В случае лишних , вы можете услышать, как оно произносится правильно с ударением на пер, а остальные три слога безударные (soo-PER-floo-us ).
10.1.3.3: Относитесь к разговорам как к волейболу
Разговор — это не монолог, когда вы стреляете словами в стену, пока вам нечего сказать.Это больше похоже на игру в волейбол, теннис или пинг-понг, где владение речью передается взад и вперед. Если это дружеская игра, цель состоит в том, чтобы произносить слова, пока это весело или продуктивно. Это может означать, что вы зададите хороший вопрос, который переведет речь вашего собеседника по сети. Они отвечают и могут либо задать вам вопрос обратной связи, либо вы можете ответить на их ответ утверждением. Каждый раз, когда вы говорите, вы должны настроить своего собеседника так, чтобы он мог отвечать либо утверждением, либо вопросом, и ожидать от них того же.Разговоры были бы неприятными, если бы все, что делал другой человек, — это либо несколько раз ударял по мячу, чтобы набрать очки против вас, чтобы вы никогда не могли его коснуться (т. мяч выходит за пределы игровой площадки каждый раз, когда вы бросаете его прямо им, т. е. отвечая таким образом, что разговор зашел в тупик, например, односложными ответами на ваши вопросы или странными заявлениями, на которые вы не знаете, как отвечать. Разговор должен быть динамичным процессом, в котором обе стороны прилагают решительные согласованные усилия, чтобы поддерживать его, пока цель не будет достигнута или пока не истекут часы.
Вернуться в меню тем устного общения и разговора
Простейшая форма разговора только по звуку, т. Е. Разговор без невербальных слов, — это телефонный звонок. Телефонный звонок полезен, когда вам нужен живой залп разговора с кем-то, чтобы своевременно разобраться в деталях, но вы слишком далеки от него физически, чтобы сделать это лично. Некоторые совершают ошибку, выбирая письменные каналы, такие как электронная почта или текст, растягивая процесс общения на часы или дни, чтобы обсудить по телефону вопросы, которые займут считанные секунды или минуты.Если вам не нужно постоянно записывать подробности, телефон — удобный канал для обсуждения деталей для любого занятого профессионала.
Хотя вы, вероятно, разговаривали по телефону бесчисленное количество раз на протяжении своей жизни, возможно, у вас еще не было возможности сделать это профессионально, когда ожидания от компетентности намного выше, чем в социальном или семейном контексте — настолько, что некоторые руководители нанимают профессиональных голосовых тренеров, которые помогут им повысить эффективность телефонного общения.Важность аудиосвязи в бизнесе и промышленности возросла с появлением конференц-связи, передачи голоса по интернет-протоколу (VoIP), голосовых электронных меню и программного обеспечения для преобразования голоса в текст, такого как Gboard (клавиатура Google). приложение для смартфонов. Ниже мы рассмотрим, как улучшить вашу телефонную игру в эпоху, когда многие предпочитают писать текстовые сообщения, а не звонить. Однако сначала давайте рассмотрим, что такое телефон и его современные приспособления, согласно руководству по выбору каналов, которое мы видели в таблице 2.3 выше.
Таблица 2.3 (отрывок): Телефон и его адаптация вкратце
Канал | Преимущества | Недостатки | Ожидания | Использование по назначению |
---|---|---|---|---|
Телефон, VoIP, голосовая почта и конференц-связь |
|
|
|
|
10.1.4.1: Ваш голос по телефону
Если вам не хватает невербального контекста вашего собеседника, который может видеть, как вы говорите то, что вы говорите, постарайтесь убедиться, что ваш голос точно передает ваше сообщение. Без невербальных слов ваш выбор слов и то, как вы их произносите, включая интервалы или паузы, темп, ритм, артикуляцию и произношение, более важны, чем когда вы разговариваете лично. Рассмотрим эти пять пунктов:
- Говорите медленно и четко формулируйте слова .Вам не нужно сильно замедлять свой обычный образ речи, но каждое слово требует времени и пространства для понимания, иначе слушатель может услышать, как слова сливаются друг с другом, теряя смысл и создавая возможности для недопонимания. Например, такие числа, как «18», могут звучать как «80» и наоборот, если вы говорите слишком быстро и говорите с акцентом, что может привести к катастрофе, если вы, скажем, обсуждаете цену в шестизначном реальном выражении. сделка с недвижимостью.
- Используйте ярких терминов , чтобы вызвать интерес и передать описания.Как мы кратко обсуждали ранее по теме использования телефона для передачи плохих новостей (см. §10.3.6 выше), при разговоре по телефону или создании аудиозаписи отсутствует межличностный контекст с сопутствующими невербальными сообщениями. Если вы не используете яркий язык и четкие, ясные описания, вашей аудитории придется разобраться во всем самостоятельно. Они могут создавать мысленные образы, которые не отражают вашего предполагаемого значения и приводят к недопониманию.
- Быть специфическим . Не думайте, что они поймут вашу конкретную информацию с первого раза. При необходимости повторите , особенно адреса и номера телефонов.
- Проявляйте уважение к другим, сохраняя конфиденциальность телефонных разговоров . Например, избегайте звонков в переполненный лифт.
- Отключение звука сотовых телефонов и других устройств во время встречи или обеда с коллегами. Вспомните объяснение Саймона Синека, почему это важно (Crossman, 2016, 12:00 — 13:05).
Как ответ получателя отправителю, обратная связь также является важным элементом телефонных разговоров.Иногда бывает неловко по очереди в разговоре, когда вы не видите, когда собеседник собирается заговорить. Со временем и практикой появится «естественный, удобный, выразительный репертуар каждого говорящего»
(Mayer, 1980, стр. 21).
10.1.4.2: Организация телефонного разговора
Вспомните из §10.1.2 выше, что разговоры следуют предсказуемой схеме из пяти частей:
- Открытие
- Предварительный просмотр
- Business (а.к.а. тезисы для разговора)
- Обратная связь
- Закрытие
В таблице 10.1.4.2 ниже показано, как это будет звучать при телефонном разговоре.
Таблица 10.1.4.2: Пятиэтапный телефонный разговор
Этап | Субевенты | Пример |
---|---|---|
1. Открытие |
|
|
2. Предпросмотр |
|
|
3. Бизнес |
|
|
4. Обратная связь |
|
|
5. Закрытие |
|
10.1.4.3: Отправка и получение голосовой почты
Когда вы звоните кому-то, но вас отправляют на голосовую почту, потому что они не отвечают, переключение в режим монолога означает, что вы можете дойти только до стадии предварительного просмотра структуры разговора, описанной выше.Вы все равно открываете, сказав «привет», свое полное имя и компанию. Однако ограничение на время записи (30 секунд? 60? — вы можете не знать) и отсутствие обратной связи от слушателя означает, что вы действительно можете сказать, о чем идет речь, только кратко и ясно. Длинное бессвязное сообщение голосовой почты может быть прервано, а вы можете даже не знать об этом, а также увеличивает вероятность недопонимания без присутствия для пояснения на основе ответов вашего слушателя. Все, что требует обсуждения, должно быть сохранено для реального разговора, особенно что-либо деликатного характера.Запись конфиденциальной информации потенциально опасна для вас и окружающих.
Добавьте свою контактную информацию, даже если вы думаете, что человек уже знает ваш номер телефона, и медленно произнесите это дважды, чтобы у слушателя было дополнительное время, чтобы достать ручку и бумагу, если они все еще ищут их, когда вы говорите это в первый раз. . Представление, что вы записываете свой номер телефона, когда вы его произносите, поможет вам доставить его с удобной для слушателя скоростью ( Business Communication for Success , 2015, 15.2). Точное произношение имеет решающее значение, потому что «60» и «16» или «90» и «19» могут звучать одинаково с сильным акцентом.
Будьте готовы к получению голосовой почты, записав профессионально звучащее сообщение обратного вызова, которое начинается примерно после 4-5 звонков. Лучшие профессионалы записывают новое каждое утро, когда приступают к работе, и включают в него дату. Таким образом, они могут заявить о своей доступности в течение дня и заверить слушателя, как быстро можно ожидать обратного звонка. Получив голосовое сообщение, как можно скорее перезвоните.Правило 24 часов электронной почты не применяется к голосовой почте, потому что человек, который звонил вам, выбрал этот канал, сознательно ожидая, что обсудить с вами что-то «вживую» своевременно. При таком большом количестве доступных каналов (см. Таблицу 2.3 выше) использование телефона подразумевает срочность.
Вернуться в меню тем устного общения и разговора
Ключевые вынос
Успех на рабочем месте зависит от вашей способности эффективно вовлекать коллег, клиентов, менеджеров и других заинтересованных лиц в личную беседу и по телефону.
Упражнения
1. Подумайте о своем личном использовании технологий после прочтения §10.1.3 и просмотра видео по ссылкам. Считаете ли вы свои отношения со смартфоном зависимостью? Считаете ли вы, что это подрывает ваши навыки работы с людьми и способность конструктивного взаимодействия с другими людьми? Напишите ответ на одной странице и отстаивайте свою позицию доказательствами.
2. Насколько вам комфортно разговаривать по телефону? Вы с большей вероятностью напишете кому-то SMS, чем позвоните ему, даже если бы звонок был быстрее, вы оба доступны, и нет причин, по которым кто-то из вас не мог просто поговорить? Честно подумайте, почему вы предпочитаете писать, а не говорить (если это так).Затем обменяйтесь номерами телефонов с одноклассником, с которым вы раньше не разговаривали, и поговорите на эту тему. Следуйте советам по разговорам, приведенным в §10.1.2 и §10.1.3, а также по телефонным разговорам в §10.1.4.
Список литературы
Биб, С. [Стивен]., Биб, С. [Сьюзан], и Редмонд, М. (2002). Межличностное общение с другими людьми (3-е изд.). Бостон: Аллин и Бэкон.
Брэдберри, Т. (26 апреля 2016 г.). 9 признаков того, что вы амбиверт. Forbes. Получено с https://www.forbes.com/sites/travisbradberry/2016/04/26/9-signs-that-youre-an-ambivert/#3fb7b9753145
Брэндон Дж. (21 апреля 2018 г.). Забудьте о зависимости от мобильного телефона. Вот что действительно беспокоит экспертов. Инк . Получено с https://www.inc.com/john-brandon/forget-smartphone-adicing-heres-what-experts-are-really-worried-about.html
.Чартранд, Т. Л., и Барг, Дж. А. (1999). Эффект хамелеона: связь между восприятием и поведением и социальное взаимодействие. Журнал личности и социальной психологии , 76 (6), 893-910. Получено с https://faculty.fuqua.duke.edu/~tlc10/bio/TLC_articles/1999/Chartrand_Bargh_1999.pdf
.Кроссман, Д. (29 октября 2016 г.). Саймон Синек о миллениалах на рабочем месте [видеофайл]. Получено с https://www.youtube.com/watch?v=hER0Qp6QJNU&t=488s
.Де Вито, Дж. (2003). Сообщения: развитие навыков межличностного общения . Бостон: Аллин и Бэкон.
Дюшарм Дж. (29 марта 2018 г.).«Фаббинг» вредит вашим отношениям. Вот что это такое. Время. Получено с http://time.com/5216853/what-is-phubbing/
.Эндрю-Джи, Э. (10 апреля 2018 г.). Ваш смартфон делает вас глупым, антиобщественным и нездоровым. Так почему бы тебе не положить его? The Globe and Mail . Получено с https://www.theglobeandmail.com/technology/your-smartphone-is-making-you-stupid/article37511900/
.Gillett, R. (2016, 14 октября). 18 лучших вакансий для ненавидящих людей. Business Insider . Получено с https://www.businessinsider.com/best-jobs-for-antisocial-people-2016-10
.Майер, К. Р. (1980). Развитие навыков устного делового общения. Business Communication Quarterly , 43 (3), 21-24. Получено с http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.856.2828&rep=rep1&type=pdf
.Маккенна, Дж. (8 сентября 2017 г.). Вашему ребенку может понадобиться этот навык так же, как грамотность и счет. Всемирный экономический форум .Получено с https://www.weforum.org/agenda/2017/09/oracy-literacy-skill-every-child-needs/
.Мерсер Н., Ахмед А. и Уорвик П. (2014 г., 3 октября). Объяснитель: что такое ораство и почему каждому ребенку нужно обучать этому? Разговор . Получено с https://theconversation.com/explainer-what-is-oracy-and-why-should-every-child-be-taught-it-31817
Шелленбаргер, С. (20 сентября 2016 г.). Используйте зеркалирование, чтобы общаться с другими. Уолл Стрит Джорнэл .Получено с https://www.wsj.com/articles/use-mirroring-to-connect-with-others-1474394329
.Смит, М., Робинсон, Л., и Сигал, Дж. (2018, июль). Зависимость от смартфона: советы по избавлению от компульсивного использования смартфона. Получено с https://www.helpguide.org/articles/addictions/smartphone-adдикт.htm
.TED. (2016, 8 марта). 10 способов лучше поговорить | Селеста Хедли [видеофайл]. Получено с https://www.youtube.com/watch?v=R1vskiVDwl4
.Тюркле, С.(2015). Восстановление разговора: сила разговора в эпоху цифровых технологий. Получено с http://www.reclaimingconversationbook.com/books/reclaiming-conversation-tr/reclaiming-conversation-hc
.Секрет общения с сотрудниками: начало диалога
Подумайте о лучших разговорах, которые у вас были в жизни, будь то с друзьями, любимыми или совершенно незнакомыми людьми. Держу пари, вы чувствовали, что люди действительно слушали друг друга, активно обращали внимание, и между ними было настоящее взаимопонимание.С вами не разговаривали — вы были участником, идеи которого ценились.
Общение с сотрудниками также должно быть взаимным. Не думайте о внутреннем общении как о «мне нужно рассказать вам, что происходит» или «вы должны предоставить обратную связь через этот опрос». Если вы действительно хотите общаться с сотрудниками, это должен быть диалог.
Так почему государственные коммуникаторы должны заботиться о том, создают ли агентства диалог с сотрудниками? Потому что вы никогда не добьетесь полного успеха в общении с внешним миром, если сотрудники не будут вовлечены и не будут поощряться.Четкое формулирование миссии агентства и получение отзывов от сотрудников укрепляет всю организацию и в конечном итоге приносит пользу вашим клиентам. (Помните, сотрудники тоже клиенты!)
Конечно, диалог возможен только тогда, когда сотрудники чувствуют себя комфортно, выражая свое мнение и опасения руководству, лично или онлайн, конфиденциально или нет. И они должны верить, что их вклад будет серьезно воспринят.
Эффективная обратная связь с сотрудниками — это не одно и то же.Вы не можете полагаться на ежегодный опрос или мэрию, чтобы выполнить эту работу. Климат на рабочем месте и моральный дух сотрудников могут измениться, как и руководство организации и ее приоритеты. И эти изменения необходимо обсуждать, требуя, чтобы сотрудники по связям с общественностью имели постоянные точки соприкосновения с сотрудниками и поддерживали обратную связь между ними и руководителями агентства.
Вот несколько советов, как начать подлинный диалог с федеральными служащими и поддерживать его:
Используйте время один на один. Простые разговоры — это мощно. Я общаюсь с максимально возможным количеством сотрудников каждый день, даже если просто хочу сказать «доброе утро».
Будьте там. Выйди из офиса. Разговор с людьми на работе или в нейтральных местах, таких как кафетерий или коридор, снижает уровень давления и облегчает общение. Я всегда узнаю больше всего от людей в самые неожиданные моменты и в самых неожиданных местах.
Не уворачивайся. Вы не всегда можете предложить сотрудникам немедленную обратную связь или решения, но вы можете дать им любезный ответ.Если предложение вряд ли будет реализовано, я говорю об этом и стараюсь порекомендовать другое решение. Или, если я не знаю ответа, я так и говорю. Я надеюсь, что даже если им не понравится ответ, они будут помнить, что я относился к ним и их проблеме с уважением.
Предоставлять и получать информацию онлайн. Центр внутренней коммуникации Бюро переписи, Future On, — это место, где мы информируем сотрудников об инициативах, внутренней работе наших отделов и важных обновлениях.Самое главное, что предоставляемый нами контент основан на их отзывах. Мы знаем, что сотрудники испытывают сильную гордость за Бюро переписи населения и хотят знать, что происходит. Только в этом месяце у нас было более 12 000 просмотров страниц, и сотрудники тратят от шести до семи минут на одно посещение, что по любым меркам является большим успехом.
Вы также можете упростить онлайн-обратную связь для сотрудников. Короткие онлайн-опросы просты в составлении и могут быть конфиденциальными. Вы также можете настроить специальный адрес электронной почты для предложений сотрудников.Но опять же, сотрудники должны верить, что вы на самом деле читаете их предложения и серьезно относитесь к ним. Поэтому важно регулярно отчитываться о том, как их предложения реализуются или нет.
Учитесь на разговорах, которые уже ведутся сотрудниками. Как я уже много раз говорил, не делайте предположений о том, что волнует ваших клиентов, спросите их. То же самое и с сотрудниками. О чем ваши коллеги говорят в кулере для воды или в системах группового обмена сообщениями, таких как Yammer? О чем они говорят в группах по интересам, если они есть в вашем агентстве? В Бюро переписи у нас есть группы по интересам, представляющие несколько интересов и идентичностей, а исполнительные спонсоры работают в паре с группой в качестве консультантов.Например, я спонсирую нашу группу NextGen для молодых сотрудников. Члены NextGen выразили свою открытость к удаленной работе и совместному использованию рабочего стола, поэтому мы проводим экспериментальную программу совместного использования рабочего стола, основанную на их открытости к изучению более современной организации рабочего места.
Приложите дополнительные усилия, чтобы сообщить о больших изменениях. Иногда бывают особые ситуации, когда вам нужно расширить линии связи слишком широко. Когда Бюро экономического анализа присоединилось к переписи в Федеральном центре Сьютленда в Мэриленде, мы знали, что этот шаг затронет всех.В течение всего процесса мы общались с персоналом разными способами, проводя муниципальные собрания, собирая и отвечая на вопросы, опрашивая сотрудников, оставаясь открытыми и прозрачными. Мы постоянно доставляли информацию сотрудникам и получали от них обратную связь. Этот процесс не сработал бы, если бы это был односторонний разговор. Это было огромным изменением в жизни тысяч сотрудников, и мы приложили все усилия, чтобы собирать их отзывы и действовать в соответствии с ними.
Мы искренне верим в конструктивный диалог сотрудников Бюро переписи населения.Итак, когда менеджеры подчеркивают важность общения с общественностью и служения ей, наши сотрудники знают, что мы имеем в виду это.
Джинни Шиффер — заместитель директора по коммуникациям Бюро переписи населения США. Это сообщение в блоге изначально было опубликовано на GovLoop.com.
Начать разговор | Документы разработчика Business Messages
Выберите, следует ли управлять агентами с помощью Business Communications Разработчик Консоль или API.Консоль разработчика API
Начало беседы задает тон для взаимодействия и задает ожидания относительно того, что будет обсуждаться.В разговорах с бизнесом Агенты сообщений, начало разговора также позволяет пользователям узнать, какие типы вещей, которые может сделать агент, что формирует их вопросы и уточняет их ожидания.
Когда пользователь открывает диалог с агентом, агент начинает беседы с приветственным сообщением и может отображать начало беседы, чтобы помогают направлять вопросы пользователей по известным или часто используемым путям. Если пользователь пытается запустить разговор вне рабочего времени агента, агент отображает офлайн-сообщение, которое вы можете использовать, чтобы поделиться альтернативными каналами или предложить дальнейшие действия.Используя эти инструменты, вы можете повысить надежность своего агента и юзабилити.
Настройки на уровне агента и местоположения
Вы можете указать приветственные сообщения и начало разговора на двух уровнях:
Параметры разговора на уровне агента применяются ко всем разговорам с агент, независимо от точки входа.
Приветственное сообщение на уровне агента может начинаться с фразы «Спасибо за обращение в Growing». Tree Bank … «. Начинающие разговор на уровне агента могут сосредоточиться на всей компании. действия или информация.
Параметры разговора на уровне местоположения имеют приоритет над параметрами на уровне агента и применяется только к разговорам с этим местоположением через
МЕСТОРОЖДЕНИЕ
иMAPS
запись точки.Приветственное сообщение, зависящее от местоположения, может начинаться с «Спасибо за обращение Растущее дерево на амфитеатре Пкви … «. Начинающие разговор могут сосредоточиться о действиях или информации на основе местоположения. В офлайн-сообщении может упоминаться когда локация будет открыта в следующий раз.
Регион
Агенты и филиалы могут указывать отдельные настройки для любых локалей. служба поддержки.Например, агент может указать приветственное сообщение на английском языке для языковой стандарт «en» и такое же сообщение на испанском языке для языкового стандарта «es».
Business Messages обрабатывает и определяет соответствие между пользовательскими устройствами сообщенный языковой стандарт и языковые стандарты, которые есть у агента или местоположения. диалоговые настройки для. Business Messages использует этот разрешенный языковой стандарт для отображать приветственные сообщения, офлайн-сообщения и начало беседы по мере их доступны.
Примечание. Business Messages отображает только указанные вами диалоговые настройки. для разрешенного языкового стандарта.Например, если разрешенный языковой стандарт — «es», но вы не указано автономное сообщение для языкового стандарта «es», Деловые сообщения не отображает офлайн-сообщение, когда оно может появиться, даже если вы указали автономные сообщения для других языков. Это совпадение языкового стандарта отображается в поле resolvedLocale
каждого сообщения, и вы
может указать агент или местоположение defaultLocale
, весовые коэффициенты которого разрешены
соответствие языкового стандарта. См. Раздел «Локализация» и
локации.
Приветственное сообщение
Первое сообщение в разговоре между агентом и пользователем — это сообщение агента. приветствие.Приветственное сообщение автоматически появляется после того, как пользователь запускает новый разговор. Хорошее приветственное сообщение
- устанавливает тон (формальный или неформальный)
- указывает основные функции (такие как проверка часов или просмотр бронирований)
- расширяет открытое приглашение на другие вопросы («Чем я могу вам помочь?»)
- — разговорный (читается так, как будто сообщение написал человек)
- стоит сам по себе (не полагается на начало разговора)
Неверное приветственное сообщение
"Здравствуйте.Как вы сегодня?"
Хорошее приветственное сообщение
"Спасибо, что связались с Growing Tree Bank. Я могу предоставить вам информацию об этом.
местонахождение и о компании в целом. Чем я могу помочь сегодня? "
Чтобы изменить приветственное сообщение, см. Обновление настроек разговора.
Начало разговора
Хотя хорошее приветственное сообщение описывает функции агента на высоком уровне и является открытым, начало разговора направляет пользователей к частым вопросам или известным функциональность.Хотя начало разговора направляет пользователей по определенным путям, они должны быть разговорными и соответствовать тону приветственного сообщения.
Плохие начала разговора
"Это место"
"Учетные записи"
"Больше информации"
Хорошее начало разговора
"Сколько у вас сегодня часов?"
"Вы открыты завтра?"
"У вас есть вакансии сегодня?"
Предлагаемые начала разговора отображаются как вертикально расположенные ответы и сразу следовать за приветственным сообщением.Когда пользователь нажимает на разговор starter агент получает предварительно заданный контент и данные обратной передачи, которые вы установили. при указании стартера.
Если агент поддерживает автоматические функции для определенных запросов, участники разговора могут соответствовать этим запросам, позволяя вам полагаться на известные входы для автоматизации и отправлять вопросы пользователей в произвольной форме действующим агентам, готовым к отвечать.
Внимание: Агенты не должны полагаться только на начало разговора. автоматические ответы.Если у пользователя установлена устаревшая версия клиента, этот клиент может начать разговор с агентом, но не сможет отображать разговор закуски. Убедитесь, что пользовательский ввод произвольной формы может вызывать автоматические ответы, и составьте хорошее приветственное сообщение, охватывающее функциональность.У агента может быть максимум 5 участников разговора, и каждый из них может иметь максимум 35 символов.
Чтобы добавить или изменить начало разговора, см. Обновление разговорного настройки.
Offline сообщения
Когда пользователь начинает разговор с агентом, не входящим в операционную
часов (как определено MessagingAvailability
),
пользователь получает автономное сообщение агента.Хорошее оффлайн сообщение
- рассказывает, почему агент недоступен
- инструктирует пользователя о соответствующих следующих шагах или альтернативных каналах связи
- соответствует тону приветственного сообщения и начала разговора
Неверное офлайн-сообщение
«Извините, мы закрыты».
Хорошее офлайн-сообщение
«Мы закрыты прямо сейчас, но мы снова будем доступны завтра в 8:00. Если вы
нужна срочная помощь, обратитесь в службу поддержки по телефону +12223334444 или в службу поддержки @ gtb.com.
Чтобы отредактировать автономное сообщение, см. Обновление диалоговых настроек.
Сообщение об отрицательной обратной связи с ботом
Когда пользователи получают сообщения от представителей BOT
, они могут предоставить
положительный или отрицательный отзыв о сообщении. Ваш агент получает отзыв от бота
ответы как
События. Если
пользователь дает отрицательный отзыв, агент отвечает автоматическим сообщением
и предложения позвонить или запросить живого агента. Чтобы настроить негатив
ответное сообщение обратной связи см. в разделе «Обновление диалоговых настроек».
Обновить настройки разговора
Чтобы обновить диалоговые настройки агента для локали по умолчанию,
- Открыть разработчика бизнес-коммуникаций Консоль и войдите в свою учетную запись Google для бизнес-сообщений.
- Выберите своего агента.
- На левой панели навигации щелкните Информация об агенте .
При необходимости обновите поля под следующими заголовками:
- Конфиденциальность и номер телефона
- Приветственное сообщение
- Offline сообщение
- Начало разговора
- Отрицательное сообщение обратной связи от бота
Нажмите Сохранить .
Что такое неформальное общение на рабочем месте?
Хорошие примеры неформального общения на рабочем месте можно увидеть, когда один сотрудник взаимодействует с другим в непринужденной и разговорной манере. Они могут рассказать об игре, которая была проведена вчера вечером, или даже об изменении политики компании.
Один из замечательных примеров неформального общения — думать об этом как о разговоре между семьей за обеденным столом. Любой ребенок может обратиться к маме или папе семьи (или к начальнику компании) и небрежно задать им вопросы о том, что они подняли на семейном собрании.Это спокойный и беззаботный сценарий для обсуждения вещей.
В следующих разделах мы обсудим различные типы неформального общения на рабочем месте и рассмотрим некоторые преимущества и недостатки такого общения.
Существует четыре различных типа неформального общения:
Однонитевой: один человек общается с одним человеком, а затем они идут и общаются с другим одним человеком. Общение передается от одного человека к другому.
Цепочка сплетен: групповая беседа, во время которой все разговаривают друг с другом в неформальной обстановке.
Цепочка вероятностей: Каждый человек случайным образом сообщает другому человеку то же самое сообщение.
Цепочка кластеров: один человек делится информацией с группой выбранных лиц, а каждый, в свою очередь, делится этой информацией с другими.
Все эти различные типы неформального общения связаны с тем, как информация передается между сотрудниками за пределами профессионального и официального сценария встречи.
Неформальное общение носит случайный и беззаботный характер, в то время как формальное общение может показаться холодным и отстраненным. Оба эти типа общения важны для рабочего места, но неформальное общение полезно, потому что оно может заполнить пробелы между отделами и создать чувство принадлежности. Неформальное общение является дружелюбным и привлекательным и является отличным признаком того, что у кого-то есть друг в компании.
Неформальное общение является преимуществом для бизнеса, потому что, если у сотрудников есть друзья, с которыми можно общаться, они будут получать больше удовольствия от своей работы, что может повысить производительность.Недостаток неформального общения в том, что оно неформальное. Неофициальная или неподтвержденная информация может распространяться среди сотрудников, что ведет к массовой дезинформации. Большое преимущество неформального общения заключается в том, что сотрудникам есть к кому обратиться, если они не понимают какой-либо аспект бизнеса. Это отличный способ для сотрудников почувствовать связь и быть в курсе того, как работает бизнес.
(PDF) Аналитический подход к деловому общению через диалог Пример лидерства
218 ЖУРНАЛ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
3.Выгодно видеть личность лидера и говорить как рефлексивно связанные и, таким образом, взаимно усиливающие друг друга. Это позволяет избежать попадания в ловушку отношения к языку и идентичности как к софизму «курица и яйцо», при котором задается (не имеющий ответа) вопрос о том, что было первым, идентичность или разговор.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Alvesson, M. (1992). Лидерство как социальное интегративное действие: исследование компьютерной консалтинговой компании
pany. Исследования организации, 13 (2), 185-209.
Альвессон, М. (1996). Изучение лидерства: от процедуры и абстракции до рефлексии и ситуации.
Leadership Quarterly, 7 (4), 455-485.
Альвессон, М., и Свенингссон, С. (2003). Великий акт исчезновения: трудности в руководстве.
Leadership Quarterly, 14 (3), 359-381.
Аткинсон, Дж. М. (1982). Понимание формальности: категоризация и производство «формального» взаимодействия
. Британский журнал социологии, 33, 86-117.
Бич, W. (1993). Переходные закономерности для «случайного» нормального использования. Журнал прагматики, 19 (4),
325-352.
Бергер П. и Лакманн Т. (1967). Социальное конструирование реальности. Лондон: Пингвин.
Боден Д. (1994). Деловые разговоры: организации в действии. Кембридж, Великобритания: Polity.
Баттон, Г. (1991). Беседа в серии. В Д. Боден и Д. Циммерман (ред.), Разговор и социальная структура —
История: Исследования по этнометодологии и анализу разговоров (стр.251-277). Кембридж, Великобритания: Polity.
Чиа, Р. (2000). Дискурс-анализ как организационный анализ. Организация, 7 (3), 513-518.
Конгер, Дж. (1998). Качественное исследование как краеугольный метод понимания лидерства.
Leadership Quarterly, 9 (1), 107-121.
Курен, Ф. (2004). Коммуникативное достижение коллективного разума: Анализ
заседаний совета директоровотрывков. Management Communication Quarterly, 17 (4), 517-551.
Cooren, F.(2006). Аргументы в пользу углубленного изучения организационных взаимодействий: ответ на
Макфи, Майерс и Третуэй. Management Communication Quarterly, 19 (3), 327-340.
Канлифф, А. (2001). Менеджеры как авторы практических занятий: реконструкция нашего понимания практики менеджмента
. Журнал исследований в области управления, 38 (3), 351-372.
Дрю П. (2003). Сравнительный анализ разговора во взаимодействии в различных институциональных условиях:
Очерк.В P. Glenn, C. LeBaron, & J. Mandelbaum (Eds.), Studies in language and social inter-
action: In honor of Robert Hopper (pp. 293-308). Махва, Нью-Джерси: Лоуренс Эрлбаум.
Гафаранга Дж. И Бриттен Н. (2004). Составы в консультациях общей практики. Текст, 24 (2),
147-170.
Гарфинкель Х. и Сакс Х. (1970). О формальных структурах практических действий. В J. McKinney &
E. Tiryakian (Eds.), Теоретическая социология: перспективы и разработки (стр.338-366).
Нью-Йорк: Appleton-Century-Crofts.
Гудвин, К., и Гудвин, М. Х. (1992). Контекстная активность и участие. В П. Ауэр и А. ди Луцио
(ред.), Контекстуализация языка (стр. 77-99). Амстердам, Нидерланды: Беньямин.
Хит, К. (1992). Сдержанные задачи жеста: множественная релевантность в визуальном контексте и контекстуализация языка. В P. Auer & A. di Luzio (Eds.), Контекстуализация языка
(стр.101-128) Амстердам, Нидерланды: Беньямин.
Наследие, Дж. И Уотсон, Д. (1979). Формулировки как разговорные объекты. В G. Psathas (Ed.),
Повседневный язык: Исследования по этнометодологии (стр. 123-162). Нью-Йорк: Ирвингтон.
Холмс, Дж. (2005). Обсуждение лидерства: как лидеры «наставляют» и актуален ли гендер? Журнал
прагматики, 37 (11), 1779-1800.
Хоскинг Д.