Тайм менеджмент это что: Nothing found for Tajm Menedzhment Kak Upravlyat Vremenem %23Content Link1

Содержание

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента. Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь и «съедайте лягушку».

Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент

Два тысячелетия назад один древнеримский философ, размышляя над вопросом «Как оценить эффективность своих прожитых лет?», заложил основы известного нам тайм-менеджмента. Это был Сенека со своей знаменитой идеей делить прожитое время на плохое и хорошее (нашим языком — на потраченное в никуда и эффективно использованное). Вместе с этим, по его мнению, стоило бы вести учет прошедшего времени и минимум раз в год подводить итоги прожитого жизненного периода. Мысли философа, казалось бы, хорошие, но позабылись почти на 19 столетий. И только в 19 веке эпоха индустриализации с новой силой почувствовала нехватку системы контроля затраченного на работу времени. Главным образом, этот вопрос коснулся владельцев крупных компаний и мануфактур, которым необходимо было отслеживать время и эффективность работы сотрудников. В этот же период появилась новая идея — принцип «80/20», который выдвинул Вильфредо Парето. Если он вам не знаком, вот в чем краткая суть: 20% эффективных действий приносят 80% результата, и наоборот: 80% малоэффективных усилий дают только 20% результата.

Что же представляет собой тайм-менеджмент в наше время? Это система действий, цель которой — правильное планирование задач с грамотным распределением времени на выполнение каждой. Главная цель тайм-менеджмента — делать как можно больше, снизив временные затраты и понизив уровень стресса человека.

То есть, тайм-менеджмент — это не только модное слово из круга управленцев, которым они описывают условия достижения своего успеха. Но при этом, это далеко не секретная технология и не панацея от бесполезного расходования времени. Тайм-менеджмент, как система — это эффективный инструмент, который может помочь каждому работающему человеку сделать время его работы максимально эффективным, оставив силы и свободные часы на отдых и занятия хобби.

Идея эффективного тайм-менеджмента настолько увлекает многих современных людей, что в мире даже начали создавать кафедры тайм-менеджмента при университетах. О большом количестве книг, вебинаров, курсов и пособий можно даже не говорить. Советов, на счет того, как управлять своим временем с помощью тайм-менеджмента, настолько много, что, кажется, у человека не осталось ни единого шанса на прокрастинацию. Осталось лишь научиться внедрять это все в собственную жизнь. Заинтриговали? Давайте вместе выясним, как это возможно.

Тайм-менеджмент: основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

задача слишком сложная;
непонятно, с чего начинать;
мы перегрузили себя, не можем работать;
мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять.

Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

Важная ли она?
Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
Отвечать на письма и звонки.
Делать тестовые задания.
Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Профессия Тайм-менеджер — описание, обязанности, навыки и знания, обучение

Подробности: Обновлено: 06.03.2021 09:19; Автор: Сергей Краковский

Поделитесь в сети:

Тайм-менеджером принято считать специалиста по методикам планирования времени.

Содержание:

История профессии

История развития тайм-менеджмента уходит своими истоками в далекие времена. В письме поэту Люцелию римский мыслитель Сенека указал, что необходимо разделять свое время на потраченное с пользой, плохо и впустую. Также он видел необходимость ведения постоянного учета времени в письменном виде. Мыслитель считал уместным оценивать с точки зрения заполненности прожитый определенный период.

Итальянский ученый и писатель Альберти в XV веке утверждал, что люди, которые умеют рационально распределять свое время, добьются успеха в любом деле.

Обязательным условием было соблюдение следующих правил:

ежедневно составлять список дел;
упорядочивать дела в порядке уменьшения значимости.

Официально термин «тайм-менеджмент» появился в 70-х годах XX столетия. В то время начали активно проводить тренинги, возникли обучающие программы, а ежедневники приобрели небывалый спрос. Первыми, кто ощутил на себе эффект от рационального распределения рабочего времени стали сотрудники крупных авиакомпаний.

Профессия тайм-менеджер претерпела существенные изменения вследствие появления промышленности. Потребность управлять слаженной работой множества людей заставила внедрять методы управления временем. В результате на производствах ввели строгий график, появились смены и расписания.

Особенности профессии

Тайм-менеджмент являет собой отрасль в сфере персонального делового консультирования. Огромное внимание уделяют подготовке квалифицированных сотрудников с навыками тайм-менеджмента на уровне предприятий.

Сфера компетенции этих профессионалов включает в себя анализ показателей производительности коллектива в зависимости от распределения временных ресурсов. Разработка стратегических мер на основе полученных данных затронет рабочие графики, систему распределения выходных и отпусков, а также ― поможет оперативно выявить факторы нерационального расхода времени.

Обязанности

Тайм-менеджер ― это специалист, основной задачей которого является оптимизация распределения времени с учетом доступных технологических возможностей, потребностей конкретной личности или всего коллектива.

Должностные обязанности включают в себя:

планирование и фиксацию занятости сотрудников в проектах фирмы;
контроль сроков исполнения задач по проекту;
участие во внутренних совещаниях вверенного подразделения;
коммуникация со смежными подразделениями по вопросам реализации проектов.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать Тайм-менеджер:

организованность;
ответственность;
точность;
внимательность;
хорошая память;
аналитический склад ума;
коммуникабельность;
стрессоустойчивость.

Навыки и знания

Профессия тайм-менеджер требует умения расставлять приоритеты. Это позволяет делать лишь нужную работу, не отвлекаясь на мелочи. С целью правильного распределения рабочей активности уместно использовать закон Парето.

Он гласит, что 80% результата получается лишь из 20% усилий, которые необходимо направить на реализацию приоритетных задач. Залогом продуктивной деятельности является умение считать время. Каждый час должен быть потрачен с пользой.

Специалист должен знать основные методики тайм-менеджмента, и грамотно донести их суть широкой аудитории. Знание иностранного языка и азов психологи открывает более широкие перспективы для трудоустройства.

Перспективы и карьера

Тайм-менеджер ― это специалист, спрос на услуги которого неуклонно возрастает в бизнес-среде. Он проводит мастер-классы, показные занятия, занимается разработкой методических рекомендаций, примерных графиков работ, хронометража трудовых операций. Дополнительно, специалист может выступать в роли эксперта, сотрудничая с определенной организацией.

Данная профессия предусматривает возможность трудоустройства в консалтинговые компании, центры профессиональной подготовки, бизнес-школы, фирмы с особо крупным штатом сотрудников.

Обучение

Претендент на должность тайм-менеджера должен получить высшее образование в сфере менеджмента. Дополнительно, необходимо наличия опыта в управлении персоналом. Совершенствовать навыки можно путем посещения тренингов, где обучают азам искусства управления собственным временем.

Поделитесь в сети:

Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен, обзоры популярных техник Time Management

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

4D

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.

GTD

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

Сортировка данных в разделе «Входящие».
Быстрая обработка поступающих сообщений.
Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
Предварительное ежедневное планирование.
Концентрация на одной задаче.
Создание простых, коротких и понятных списков дел.
Ежедневное соблюдение режима.

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

Записываете все, что намечается.
Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
Марк Форстер «Сделай это завтра».

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

срочные, важные;
важные, несрочные;
срочные, неважные;
неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

Harvard Business Review Россия

В 2019 году я поняла, что зашла в тупик. Со стороны моя карьера казалась успешной, семья — счастливой, а я — живущей в сказке. Однако никто не знал, что я кое-как питалась и мучилась от хронической бессонницы, болей из-за защемления шейного нерва и гормонального дисбаланса. Позже я обнаружила, что по иронии судьбы виноват в этом был тайм-менеджмент.

Всю свою жизнь я была сторонницей правильного распределения времени, стремилась к эффективности и экономила каждую минуту, где это только было возможно. Свои личные поездки по делам я планировала так, чтобы, управляя машиной, поворачивать только направо. Я купила дом с кухней с оптимальным расположением рабочих зон для самых быстрых перемещений между ними в процессе приготовления пищи или уборки. Я даже ежедневно ела одно и то же на завтрак и обед (часто поспешно, не садясь за стол), чтобы тратить на это как можно меньше времени.

На работе я занималась исследованиями тайм-менеджмента и пыталась разобраться, как работает время. Я изучала все, что могла, на тему времени и его планирования. Опираясь на исследования, демонстрирующие преимущества тайм-менеджмента, я выбирала рекомендуемые методы — например, начинать день с самой важной работы. Я выделяла время для различных задач, планировала написание текстов на утро, а встречи — на середину дня. Я использовала «Метод помидора», чередуя 25 минут сосредоточенной работы и пять минут отдыха. И я часто применяла аудит времени и оценивала, что у меня получается на деле в сравнении с моими планами. Все мои дни были расписаны до минуты, без малейших потерь.

По складу характера я активный, высокомотивированный человек и всегда стремилась к высоким результатам и требовала от себя эффективности, потому что хотела достичь карьерного успеха. Однако мне было важно еще и успевать жить. Исследования ясно демонстрируют, как важно для эмоционального благополучия делать перерывы и поддерживать социальные связи. Чтобы найти для этого свободное время в своем графике, я изо всех сил трудилась в течение недели и старалась освободить вечера и выходные. Я заставляла себя ежегодно брать отпуск, чтобы не заработать сердечный приступ, риски которого возрастают при отсутствии полноценного отдыха. К сожалению, мой мозг никогда полностью не переключался, ни по вечерам, ни в выходные, ни в отпуске, а во время работы я всегда была крайне сосредоточена. Благодаря тщательному управлению каждой минутой своего рабочего и личного времени я стала по-настоящему эффективной.

Но под этой внешней оболочкой скрывалась темная тайна. Здоровье все больше подводило меня. Множество врачей призывали меня снизить темп, отмечая, что список моих заболеваний указывает на стресс и чрезмерные нагрузки. На что я отвечала: «Но я работаю не так много, как другие. Я по-настоящему эффективна!» Затем в январе 2019 года во мне что-то сломалось. Я больше не могла писать. Не могла думать. Я смотрела пустым взглядом на экран компьютера и боялась, что не смогу выполнять работу. Работа, которую я любила, которой я занималась годами, казалась слишком сложной. Хуже того, она казалась бессмысленной, как серия запланированных задач, идущих одна за другой и повторяющихся до бесконечности. Просмотреть текст перед сдачей, встретиться с комитетом, подготовиться к занятию, провести занятие, ответить на электронную почту, повторить. В погоне за эффективностью и продуктивностью я сломалась.

Но в тот момент, когда я сидела, уставившись в экран, произошла любопытная вещь. Текст, который я пыталась написать, отозвался во мне на личном уровне. Я прислушалась. Этот текст, написанный в соавторстве с профессором Карен Дженсен, представлял собой обзор организационных исследований на тему субъективного времени: восприятия отдельными людьми или группами прошлого, настоящего и будущего. В то время, как объективное время является внешним по отношению к людям и измеряется с помощью часов и календаря, субъективное время связано с внутренним, личным его ощущением. Таким образом, субъективное время определяется индивидуальным восприятием, интерпретацией и мысленным проживанием последовательности событий, в которой воспоминания о прошлом и прогнозы о будущем влияют на понимание настоящего. Это исследование показало мне, что одержимость управлением объективным временем заслоняет три важных урока, которым учит субъективное время.

Не существует объективного времени без его субъективной интерпретации

Во-первых, объективный характер времени полностью взаимосвязан с субъективным временем, однако мы не признаем этого факта. Большинство людей уверены, что совещания следует назначать ровно в начале часа или в получасовые интервалы, что рабочий день длится с 8 до 17 часов. Однако эти социальные конструкции в некоторых ситуациях можно ослабить. Если для совещания вам достаточно 20 минут, то зачем занимать 30? Или если вам нужен более длинный перерыв в середине дня, так ли страшно, что он не совпадает с типичным перерывом на обед? Эти вопросы поставили под сомнение мои довольно ограниченные взгляды на тайм-менеджмент и побудили избавиться от временных шаблонов или «правил времени» — фиксированных взглядов на то, когда должны происходить те или иные события или сколько они должны длиться.

Дедлайны — еще один пример субъективной интерпретации объективного времени. Многие дедлайны, которые мы считаем «настоящими», в действительности не являются ими. Дедлайны — социально сконструированные даты, предназначенные для планирования своей работы и ее синхронизации с другими. Как я обнаружила, завершение задачи к определенной дате или ответ на запрос в течение определенного промежутка времени часто мотивированы произвольными сроками. Вспоминая классическую метафору о том, что жизнь — это жонглирование стеклянными и резиновыми шариками (имеется в виду высказывание бывшего CEO Coca Cola Брайана Дайсона о том, что работа — это резиновый шар, и если его уронить, он может отскочить обратно, а вот семья, друзья, здоровья и душевное состояние — это стеклянные шары, которые деформируются или разобьются, если жонглировать ими неаккуратно — прим. ред.), я начала отодвигать или даже отменять некоторые сроки, не отказываясь от других, что мгновенно повысило уровень моей заинтересованности.

Главная мысль этого урока: время не настолько объективно, как мы привыкли думать. В первую очередь это субъективное восприятие, а потому тайм-менеджмент будет неполным, если не обращать внимания на субъективные конструкции времени, в которых мы живем и которые создаем.

Субъективные события не менее важны, чем объективные часы

Еще один важный урок, вынесенный из исследования субъективного времени, заключается в том, что время может опираться на события, а не часы или календарь. Рабочие задачи или встречи обычно планируются на конкретное время — например, сделать перерыв на обед в полдень. С другой стороны, более эффективным методом работы является ее выстраивание в соответствии с ритмом событий, а не времени на часах (например, начать работу в 8 утра и сделать перерыв на обед в середине дня). Работая согласно времени, определяемому событиями, а не графиком, вы ставите работу выше графика (например, начинаете работу, когда готовы, и останавливаете, когда вам нужен перерыв). Рассматривая рабочие задачи как естественные события, вы не только придаете больше значения качественной эффективности по сравнению с количественной, но и усиливаете чувство контроля и получаете больше удовольствия от их выполнения.

Отход от фиксированного графика выполнения задач избавил меня от внутренней установки, что нужно тратить на работу определенное количество часов. Я начала испытывать чувство удовлетворения от завершения задачи, потом переходить к следующей, это помогало полностью погрузиться в процесс и не смотреть на часы — входить в так называемое состояние потока. Поток обеспечивает не только более продуктивную работу, но и чувство удовлетворения, так как вы в полной мере проживаете настоящий момент и пользуетесь преимуществами осознанного внимания.

Кроме того, хотя осознанный подход считается эффективным, работа согласно «времени, определяемому событиями» также дает преимущества рассеянного внимания. Рассеянное внимание может быть полезным для поиска новых, творческих решений, которые приобретают все большее значение в интеллектуальном труде. Учитывая, что время, определяемое событиями, дает свободу думать нестандартно и без ограничений, в таком режиме чаще возникают внезапные озарения, которым не способствует слишком жесткий график, навязываемый правилами тайм-менеджмента.

Субъективное значение важнее объективного графика

И, наконец, исследование ясно демонстрирует, что, когда люди воспринимают, интерпретируют и мысленно проживают субъективное время, они, по сути, ищут смысл. Люди часто прокручивают в сознании прошлые события или «заранее проживают» будущие и ищут истории, объясняющие этот опыт в настоящем. Например, нарратив о том, как вы «соответствуете» своей работе, помогает вам понять траекторию вашей карьеры, так как вы размышляете об уроках, полученных на прошлой должности, и размышляете о шагах, которые предпримите на будущей. Подобный смысл невозможно найти в объективном времени, где время является постоянным и неизменным. Если все периоды времени эквивалентны, то один значит не более или не менее другого.

С другой стороны, содержание субъективного времени определяют часы и дни, посвящаемые осмысленной и значимой деятельности. Когда вы занимаетесь тем, что для вас важно — например, написанием статьи о своем прошлом, которая пойдет на пользу будущим читателям, вы получаете больше преимуществ, чем если бы потратили время на менее содержательную задачу — например, составление отчета о расходах. Понятно, что обе задачи необходимо выполнить. Но важно понимать, что менее содержательные задачи расходуют нашу энергию, а более значимые ее подпитывают. В результате я планирую менее значимые дела на периоды низкого уровня энергии или в перерывах, когда у меня есть несколько минут между встречами, а приоритет отдаю самым важным и значимым задачам.

Но есть и еще один нюанс. Когда люди выбирают, как потратить время, они часто упускают из виду это смысловое наполнение и думают об экономической ценности. Акцентируя внимание на времени как на товаре, люди начинают воспринимать его как дефицит и отказываются от значимой деятельности (например, волонтерской). Тайм-менеджмент ставит во главу угла рабочие задачи и управление ими, и в итоге приоритетом становится результат и количественно измеримые выгоды работы. Хуже того, большинство успешных людей призывают именно к такому выбору. Однако время оказывает наибольшее влияние и придает энергию, когда мы рассматриваем его как символический выбор между значимым и бессмысленным.

Постоянный путь к субъективному управлению своим временем

Главный вывод, который я сделала из исследования, посвященного субъективному времени, заключается в том, что тайм-менеджмент больше мне не друг. Временами он мой враг. Вместо усиленного фокуса на эффективность в объективном времени мне был необходим более субъективный взгляд с позиции целостного восприятия времени. Не теряя преимуществ тайм-менеджмента, я заставила себя рассматривать объективное время через призму субъективности. Я начала смотреть на работу как на серию значимых событий, а не фиксированный почасовой график. И в каждой рабочей задаче я искала в первую очередь смысл, а не эффективность: как эта задача соответствует моим целям и ценностям? Эти изменения в образе мыслей помогли мне перестать стремиться к идеально эффективному календарю, и я стала испытывать больше удовлетворения от работы.

Конечно, изменения в моем графике не произошли в одночасье. Несмотря на то, что я сохраняла достаточную долю контроля над своим расписанием в преподавательской работе и могла применить на практике эти уроки, у меня по-прежнему оставался ряд обязательств, связанных с графиком сдачи статей, долгосрочными исследовательскими проектами, преподаванием и предложением занять должность заведующей кафедрой. Что касается личной жизни, то у меня по-прежнему есть семья и многочисленные визиты к врачам для лечения хронических заболеваний. Но мое восприятие и интерпретация этих событий изменилось. Я начала смотреть на нераспределенное время и неструктурированную деятельность как на источник креативности в моей работе, что придавало мне сил и помогало не забывать, почему я выбрала эту профессию. Я начала замечать, что, составляя менее эффективное расписание (по крайней мере, для объективного времени), я добиваюсь большего, и у меня больше энергии на работе и дома. Я даже изменила отношение к визитам к врачу и теперь считаю их не напрасной тратой времени, а возможностью сделать перерыв в работе за компьютером. Через несколько месяцев я снова почувствовала радость от работы и жизни, и здоровье начало улучшаться.

В нашем обществе легко усвоить мысль, что время — ограниченный ресурс, товар, которым следует управлять, а не безрассудно разбрасываться. И, конечно, разнообразные полезные советы по более эффективному управлению временем необходимы, если вам требуется больше дисциплины и структуры. Но для некоторых людей тайм-менеджмент становится барьером к истинной эффективности и продуктивности. Так случилось со мной. Тайм-менеджмент оказал отрицательное влияние на мое здоровье, но субъективное восприятие времени стало отправной точкой на пути к исцелению.

Об авторе

Эбби Шипп (Abbie J. Shipp) — профессор и заведующая кафедрой управления и лидерства Техасского христианского университета, заместитель редактора Academy of Management Review. Получила степень Ph.D. в области организационного поведения в Университете Северной Каролины.

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, называемый аналитиком Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точное M, , возможное , , R , и T , точно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

Важные и срочные: Выполняйте эти задачи прямо сейчас.
Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свои проблемы со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им будет труднее вписать задачу в свой день.

4. Делайте перерыв между задачами

Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте заранее

Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четким представлением о том, что вам нужно делать — что нужно сделать в ТОТ ДЕНЬ. Сделайте привычкой в конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задачи в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
Персональный бренд Персональный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они нас видят, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он раскрывает

советов по повышению производительности

6 мин. Прочитать

Ступица
Производительность
Важность управления временем: советы по повышению производительности

Малые предприятия и фрилансеры должны максимально использовать время, которое у них есть, чтобы развивать свой бизнес, и правильные навыки управления временем могут помочь в этом.Управление временем важно для занятых компаний, чтобы они могли расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей. Когда вы лучше распорядитесь своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес.

В этих темах исследуется важность тайм-менеджмента и предлагаются советы по повышению вашей продуктивности на работе:

Что такое тайм-менеджмент?

Почему так важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно.Одним людям эффективное управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого управления временем ваша работа и благополучие могут пострадать, и это может привести к:

Производство некачественной работы
Несоблюдение сроков
Повышение уровня стресса
Нарушение баланса между работой и личной жизнью
Нанесение вреда профессиональной репутации

Почему важен тайм-менеджмент?

Управление временем важно, потому что оно помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес, не ставя под угрозу баланс между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного управления временем:

Повысьте эффективность своей работы

Когда вы научитесь выделять время для всех важных задач, у вас будет лучшее представление обо всем, что вам нужно выполнить, и о том, сколько времени должно занять каждая задача. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение, над чем работать, или откладывая на потом, и больше времени уделяете важной работе. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и избежать отвлекающих факторов, отнимающих много времени.

Производите лучшую работу

Когда вы не спешите постоянно, чтобы уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и внимания к своей работе. Управление временем помогает вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, если вы не торопитесь завершить ее раньше быстро приближающегося срока.

Выполнить работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя назначение каждой задачи в вашем списке на определенные отрезки времени.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы позволить себе несколько дней на завершение проекта, или завершить его раньше установленного срока, чтобы обеспечить буфер на случай любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распределяете время, необходимое для завершения работы, вы всегда сможете уложиться в сроки.

Снизьте уровень стресса

Легко забеспокоиться, когда у вас есть полный список задач, которые нужно выполнить как по работе, так и в личной жизни. Грамотный тайм-менеджмент может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для ваших самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Расстановка приоритетов для ваших задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшение карьерных возможностей

Тайм-менеджмент может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет качественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и повысит вашу профессиональную репутацию, что поможет вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность в себе

Когда вы правильно распоряжаетесь своим временем и успешно соблюдаете установленные сроки, вы почувствуете удовлетворение своего долга и уверенность в своих силах.Последовательное завершение ежедневного списка дел — это мощный мотиватор, который может побудить людей еще больше улучшать свои навыки управления временем и открывать новые возможности для работы.

Повышение эффективности

Когда вы поймете, как эффективно распоряжаться своим временем, вы станете более сосредоточенным на работе, что позволит вам достигать большего с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед встречей, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больше умственных способностей, на тот случай, когда у вас есть большой блок свободное время.Вы сможете работать более эффективно, добиваясь большего с меньшими затратами времени.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение ваших навыков управления временем может сделать вас более продуктивным и менее напряженным. Вот пять простых шагов, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

План впереди

Заблаговременное планирование времени — самый важный элемент хорошего тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бодрствуете утром в первую очередь, или, может быть, вы делаете большой шаг ночью.Сохраните свои самые важные и сложные задачи на время максимальной продуктивности. Запланируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее внимательны. Прежде чем начинать каждый день, хорошо представляйте, сколько времени вы будете тратить на работу над всем, что входит в ваш список задач.

Расставить приоритеты задач

Оцените каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из самых серьезных убийц производительности. Сайты социальных сетей, смартфоны и непослушные коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и сорвать ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекается на целых три часа рабочего дня. Если вы считаете, что определенные отвлекающие факторы слишком соблазнительны, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые больше всего вас отвлекают.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не завершаете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Вознаграждай себя за хорошую работу

Награды могут стать отличным мотиватором для хорошего тайм-менеджмента.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, выйдя на улицу за 15 минут. Вознаграждения сохраняют мотивацию к работе и помогают достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в области тайм-менеджмента.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Тайм-менеджмент — значение и важность

Правильно сказано: «Время и прилив никого не ждут».Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни. Люди, которые зря тратят время, не могут создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем относится к эффективному управлению временем, так что правильное время выделяется для правильной деятельности.
Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
Управление временем означает максимальное использование времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени на нее следует отвести? Знайте, какие работы нужно сделать раньше, а какие — немного позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.

Time Management включает:

Эффективное планирование
Постановка целей и задач
Установка сроков
Делегирование обязанностей
Приоритезация мероприятий по их важности
Уделять нужное время правильным занятиям

Эффективное планирование
Планируйте свой день заранее.Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено на каждое действие. Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, а за ней должны следовать те, которые в данный момент не требуют особого внимания. Выполняйте незавершенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не выполнили предыдущую задачу. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполнили задачи в установленные сроки.
Постановка целей и задач
Работа без целей и задач в организации аналогична ситуации, когда капитан корабля теряется в море.Да, вы бы потерялись. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.
Установка сроков
Устанавливайте для себя сроки и изо всех сил старайтесь выполнять задачи раньше срока. Не ждите, пока начальство будет спрашивать вас каждый раз. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Один человек, который может лучше всего установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить конкретной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты относительно установленных сроков.
Делегирование обязанностей
Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте. Не делайте все в одиночку. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него сложно. Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, который ничего не знает, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо разбирается в работе.
Приоритезация задач
Расставьте задачи по приоритетам в соответствии с их важностью и срочностью.Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи нужно выполнить в течение дня, все — в течение месяца и так далее. Самые важные задачи следует выполнять раньше.
Тратить нужное время на правильную деятельность
Развивайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, сделанная в неподходящее время, бесполезна. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделите время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter.В конце концов, человек — это не машина.

Для эффективного управления временем необходимо:

Организовано — Избегайте хранения стопок файлов и куч бумаги на рабочем месте. Бросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками наверху каждого файла. Это экономит время на ненужные поиски.

Не тратьте время зря — Не убивайте время бездельничанием или сплетнями.Сосредоточьтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в компьютерные игры или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку использовать планировщики, органайзеры и настольные календари для лучшего управления временем. Устанавливайте напоминания на телефонах или персональных компьютерах.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Управление временем — это больше, чем лайфхаки

Затягивание проекта, смещение сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. Наступает сезон новогодних разрешений, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на том, что важно.«Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков рабочей силы, но в то же время среди самых редких навыков.

Так как же нам лучше распоряжаться своим временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для ускорения управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают.Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие управления временем, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения. Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам в отношении управления временем.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента.Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды. Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:

Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
Схема : разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
Адаптация : отслеживание использования времени при выполнении действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков, организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием. Однако нет такого широкого признания навыков осознания и адаптации. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем.Участникам была предоставлена роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем.Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация являются не только более редкими навыками, но и сложнее развить естественным путем без прямого вмешательства.Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем.То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, были кристально ясны свидетельства того, что люди совсем не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем.Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями отсутствия у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала нужно выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Это может быть достигнуто с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от других, таких как коллеги или начальство, или установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с управлением временем, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам.Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность усилий по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это кажется очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования, которое «на дюйм глубиной, но на милю шириной», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в том, чтобы делать что-то быстро.Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы проводите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете прямо сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи проекта повлияют на задачи следующей недели?).
Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на занятие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. Д.).

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

Определите приоритеты деятельности и обязательств. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь следует выполнить как срочные, так и важные задачи.
Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
Расписание защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас было время посвятить самым важным проектам.
Уменьшить ошибки недооценки. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые, естественно, связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

Попробуйте «сложить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например,g., отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь за обедом).
Используйте короткие усилия. Когда задачи кажутся непосильными, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать затраты при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
Не будь «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем и наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония заключается в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время. Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть такая же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. С этими данными вы легко сможете найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете составить точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планируете.

Это подводит нас к следующему совету.

Совет № 2: Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое время не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете задачи в одну из 4 групп:

Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
Отложить: важные, но несрочные задачи.
Делегат: Срочные, но не важные задачи.
Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

Совет № 3: Составьте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.

Совет №4: Планируйте неделю на воскресенье.

Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.

Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. В активном мозге остается меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получают только 20% его исходных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на электронные письма потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.

Советы и уловки по тайм-менеджменту

Мы все время от времени можем использовать небольшой импульс.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу продуктивности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите смещения объема работ: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли вам уделять больше времени этим задачам в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовлетворение в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

Совет №11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что они лучше всего работают в условиях жесткого крайнего срока, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.

Совет № 12: Не отвечайте сразу.

Не отвечать автоматически на электронные письма или сообщения Slack сразу же после их получения. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки во время простоя. Закройте приложения для электронной почты или обмена сообщениями, чтобы не отвлекаться от работы над важными задачами.

Узнайте о важности управления временем на рабочем месте

Время — одна из тех вещей, от которых работающие профессионалы не могут насытиться.

Независимо от того, новичок вы или ветеран, вам всегда нужен еще час, чтобы вычеркнуть задачи из своего списка дел.

Трудно контролировать каждую минуту своего дня, особенно когда вокруг слишком много отвлекающих факторов. С детства родители и учителя советуют нам с умом тратить время и деньги.В этой статье мы вернем вас к важности тайм-менеджмента, но с небольшими дополнительными результатами. Сегодня мы будем говорить о важности управления временем на рабочем месте .

Прежде чем перейти непосредственно к его важности, давайте сначала посмотрим, что на самом деле представляет собой тайм-менеджмент:

Что такое тайм-менеджмент?
Управление временем — это процесс планирования и осознанного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, чтобы работать умнее, чем усерднее.Это сочетание различных вещей, которые помогают повысить эффективность и достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.
Улучшение управления временем на работе позволяет повысить производительность и достичь желаемых целей с меньшими усилиями и более эффективными стратегиями. Однако неспособность управлять временем или плохие навыки управления временем на работе могут привести к:
Пропущенным срокам и встречам
Промедлению и недостатку внимания
Отсутствию профессионализма
Неэффективному рабочему процессу и низкому качеству работы
Нежелательному стрессу
Плохая профессиональная репутация
Напряженные отношения на рабочем месте
Финансовые штрафы
Несбалансированность работы и жизни
P.S. Время — незаменимый актив. Это более ценно, чем деньги, особенно в сегодняшнем быстро меняющемся, чрезмерно конкурентном деловом мире. Вы можете получить больше денег, но не можете получить больше времени. Убедитесь, что вы проводите время там, где оно для вас наиболее важно.
Преимущества управления временем на рабочем месте
Правильное управление временем дает множество преимуществ. В вашей профессиональной жизни управление временем может принести вам следующие выгоды:
Выполнять работу вовремя

Выделение задачам ограниченного периода времени поможет вам выполнить их вовремя.Это также поможет вам наиболее эффективно управлять своей рабочей нагрузкой. Когда у вас есть задачи с ограниченными по времени временными рамками, ваш мозг настраивается, чтобы следовать структуре и выполнять эти действия в желаемые временные рамки. Таким образом, вы можете легко выполнить работу вовремя, если хорошо распорядитесь своим временем.
Обеспечьте лучшее качество работы

Как преданный сотрудник, вы должны выполнять работу определенного качества и стандартов. При правильном использовании времени и расстановке приоритетов в деятельности можно легко обеспечить лучшее качество работы.Приоритизация помогает вам сосредоточиться на важных задачах, удерживая их наивысший приоритет, что позволяет вам работать над ними с полным вниманием и сосредоточенностью. Следовательно, качество работы улучшается.
Повышение производительности и эффективности

Не секрет, что навыки эффективного управления временем делают вас более продуктивными и эффективными как работающего профессионала. Эти навыки помогают выполнять задачи как можно раньше без ущерба для качества работы.Ваша общая продуктивность часто падает, когда вы работаете над несущественными задачами, но эффективные навыки управления временем позволяют вам вовремя отмечать важные и срочные задачи.
Намного меньше промедлений
«Я сделаю это позже » — это оправдание, которое мы все когда-то использовали. Смысл управления временем заключается не только в том, чтобы делать больше за меньшее время, но и в том, чтобы уменьшить желание откладывать и откладывать важные дела.Применение хороших приемов тайм-менеджмента позволит вам как основателю, руководителю или сотруднику работать умнее, а не усерднее. Это мгновенно устраняет промедление, гарантируя, что вы знакомы с задачами, добавленными в ваш список дел, и с тем, когда они должны быть выполнены.
Меньше стресса и беспокойства

Бывают случаи, когда сотрудники чувствуют себя перегруженными из-за слишком большой работы на своих тарелках. Это может не только снизить вашу продуктивность, но и сказаться на вашем здоровье в целом.Чрезмерный стресс и гипертония могут привести к сердечным заболеваниям, депрессии, ожирению и многому другому. Зная, что делать, мы можем уменьшить ненужный стресс и напряжение в вашей жизни.
Повышение качества жизни

Навыки эффективного тайм-менеджмента не только улучшают вашу профессиональную жизнь, но и могут улучшить вашу жизнь вне офиса. Если вы будете держать все под контролем на профессиональном уровне, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на личной жизни и отношениях.Знание того факта, что задачи и действия выполняются, принесет ощущение спокойствия в вашу личную жизнь. Когда вы чувствуете себя спокойнее и меньше подвержены стрессу, качество вашей жизни улучшается автоматически.
Больше возможностей и карьерный рост

Пунктуальность в работе не только повысит вашу эффективность, но и поможет вам заработать хорошую репутацию на работе. Когда менеджеры и старшие сотрудники знают, что вы всегда выполняете свои задачи вовремя, это может открыть путь к большему количеству возможностей продвижения на работе.
Больше времени для досуга и отдыха

Когда в последний раз у вас было время для себя, делая то, что вам действительно нравится? Не могу вспомнить, да? К счастью, при правильном распределении времени у вас появляется больше свободного времени в течение дня, чтобы заниматься досугом и развлекательными мероприятиями, которые делают вас счастливыми. В конечном итоге это поможет вам достичь идеального баланса, работая с умом весь день и получая взамен вознаграждение по вашему выбору.
5 шагов для лучшего управления временем на работе
Управление временем — это не ракетостроение.Откровенно говоря, каждый может научиться этому искусству, немного попрактиковавшись и обучившись. Итак, вот несколько шагов, которые расскажут вам, как стать экспертом по тайм-менеджменту:
Plan

Источник: https://media.giphy.com/
Планирование играет важную роль в тайм-менеджменте, поскольку оба идут рука об руку друг с другом. Вы можете максимально использовать свое время только тогда, когда оно тщательно спланировано. Когда мы говорим о планировании, вам необязательно следовать строгому распорядку, вместо этого это означает принятие более разумных решений, зная, когда нужно знать подходящее время для выполнения задачи или действия.Идея тайм-менеджмента заключается в том, чтобы работать умнее, чем усерднее, и находить время для других дел. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы эффективно планировать задачи и экономить время. Автор бестселлеров Брайан Трейси однажды сказал: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на исполнении; это дает вам 1000-процентный возврат энергии ».

Расставьте приоритеты

Источник: https://media.giphy.com/
Расстановка приоритетов для повседневных задач — ключ к успешному управлению временем.Тем не менее, многие сотрудники начинают свой день с неважных задач или с чего-то, что можно легко сделать позже. Расстановка приоритетов помогает понять, что не все, что вы делаете, важно. Чтобы добиться успеха в работе, важно сосредоточиться на своих приоритетах. Определите самые важные задачи и те, которые являются неотложными. Эта категоризация поможет вам сосредоточиться на том, что на самом деле нужно сделать. Вы можете использовать различные инструменты управления проектами, которые помогут вам расставить приоритеты прямо с момента запуска проекта.
Не выполняйте одновременно несколько задач

Источник: https://media0.giphy.com/
Многозадачность — одна из самых больших трат времени. Вместо того, чтобы делать слишком много вещей, вы в конечном итоге ничего не добиваетесь. Лучший способ использовать свое время — заниматься одним делом за раз и выполнять его, прежде чем переходить к следующему. Составьте список задач, которые необходимо выполнить, с точки зрения их приоритетности. Вы не только сможете лучше сосредоточиться, но и будете меньше отвлекаться.И отсутствие отвлекающих факторов означает меньшую вероятность ошибок.
Отключите отвлекающие факторы

Источник: https://media1.giphy.com/
В повседневной жизни отвлечение внимания стоит нам много ценных часов в день. Мобильные телефоны, болтливые коллеги, социальные сети — вот некоторые из обычных отвлекающих факторов на работе, которые почти стоят нам три часа в день. Чтобы эти отвлекающие факторы не отнимали ваше время, лучше полностью исключить их из своего расписания.Найдите минутку, чтобы узнать о вещах, которые вас отвлекают. Если социальные сети и мобильные телефоны снижают вашу продуктивность, установите фиксированное время в день, когда вы можете проверить свои социальные сети.
Также прочтите: Как избежать отвлекающих факторов на рабочем месте
Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени

Источник: https://media3.giphy.com/
Никто не понимает важность управления временем на рабочем месте лучше, чем у менеджера проекта, особенно когда вам приходится обрабатывать слишком много задач и членов команды одновременно.Многие эффективные менеджеры проектов используют программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы быть в курсе всего. Такие инструменты помогают управлять временем, затрачиваемым на выполнение каждой задачи, и отслеживать его. Если вы ищете такой инструмент, вы можете попробовать ProofHub. Это помогает вам вести учет каждой минуты, чтобы вы могли эффективно управлять своим временем на работе.
Составьте график перерыва

Источник: https://media1.giphy.com/
Регулярные перерывы во время работы — эффективный способ оставаться продуктивным в течение всего дня.Но его эффективность зависит от управленческого риска, особенно когда вы начинаете делать слишком много перерывов. Очевидно, что вы не можете выполнить большой проект или задачу за один раз, вам нужен перерыв. Что еще лучше, так это хорошо спланированный перерыв. Совершите прогулку, поэтому сделайте небольшую растяжку или подключите наушники и послушайте любимую музыку, сделайте все, что поможет вам расслабиться, а потом вернитесь к работе с энергией, но не более 10 минут.
Найдите наиболее продуктивные часы

Источник: https: // media.giphy.com/
Следующий способ управления временем состоит в том, чтобы сопоставить вашу работу с наивысшим приоритетом с часами максимальной продуктивности. Основная идея здесь — часто проверять себя, чтобы отслеживать, когда, где и как вы наиболее продуктивны. Исследования ясно показывают, что наш день управляется циклами, которые влияют на то, насколько мы внимательны и мотивированы. Например, у вас может быть самая высокая способность мозга, ваша сосредоточенность и внимание до обеда, а к вечеру вы значительно замедляетесь.Итак, если у вас есть проект, требующий критических решений и сложных мыслей, лучший вариант — управлять им в «золотые часы».
Примите свои ограничения

Источник: https://media.giphy.com/
Даже приложив 110% усилий, будут случаи, когда вы просто не сможете выполнить задачи в течение указанного времени Рамка. Это момент, когда вы соглашаетесь с тем, что есть пределы того, насколько продуктивно и эффективно вы можете управлять своим временем.Например, если у вас вдвое больше обычной рабочей нагрузки в день, лучше всего использовать аутсорсинг и делегирование. Не думайте, что вы можете сделать все, что хотели, в любой конкретный период времени. Помните, что это только усложнит эффективное управление своим временем.
Хотите знать, куда уходит ваше время? Отслеживайте и управляйте им более эффективно с ProofHub !
В заключение…
Навыки эффективного тайм-менеджмента могут положительно повлиять на вашу работу и жизнь в целом.Когда вы научитесь контролировать свое время на ежедневной основе, вы улучшите свою способность добиваться результатов, принимать более обоснованные решения и, что наиболее важно, обретаете полный контроль над своими ключевыми приоритетами.
Я надеюсь, что этот пост поможет узнать о важности тайм-менеджмента на рабочем месте.
Сандип Кашьяп
Сандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один человек, который всегда ищет новаторские идеи о том, как заполнить коммуникационный пробел между группами, командами и организациями.Вы обнаружите, что он говорит: «Поехали!» вместо «Вперед!» много раз в день. Это то, что заставляет его писать о лидерстве таким образом, чтобы люди вдохновлялись больше мечтать, узнавать больше, делать больше и становиться больше.
Подпишитесь на ProofHub
Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.

Управление временем 101 — Как управлять временем для победы
Ваш список дел вышел из-под контроля? Может быть, вы спрашиваете: «Как я могу улучшить свои навыки тайм-менеджмента ?» Вы попали в нужное место.Мы составили пошаговый процесс, который поможет вам понять , как разумно управлять временем, а также 5 ключевых стратегий, которые помогут вам не сбиться с пути.
По мере того, как вы поднимаетесь по лестнице успеха, ваше время сокращается. Чем больше вы добьетесь успеха, тем меньше у вас будет времени. Приведенная ниже информация поможет вам лучше управлять своим временем, чтобы вы могли быть более эффективными и быстрее достигать своих целей. Мы также предлагаем отличные цитаты по тайм-менеджменту, чтобы вдохновить вас.
Управление временем
По мере того, как вы изучаете, как разумно управлять своим временем, важно понимать определение хорошего управления временем.Если вы хотите добиться успеха в чем-либо, вы должны четко понимать, к чему стремитесь.
Предупреждение: работа над тем, чтобы лучше использовать свое время, может показаться пустой тратой времени. Иногда планирование не кажется продуктивным, но оно абсолютно необходимо, чтобы с пользой использовать свое время. Это усилия, которые окупятся с лихвой.
Определение управления временем
Начнем с определения тайм-менеджмента. Вот как мы определяем хорошее управление временем.
Управление временем — это процесс намеренного структурирования вашего расписания для наилучшего достижения ваших целей. Это требует стратегической организации задач для максимальной производительности. Хорошее управление временем означает намеренную организацию своего времени и расстановку приоритетов в деятельности, которая наиболее эффективно продвигает вас к вашим целям и уважает ваши ценности.
Этот пост содержит партнерские ссылки. Мы зарабатываем комиссионные для поддержки нуждающейся молодежи, если вы делаете покупки по ссылкам на этой странице.Ознакомьтесь с нашей партнерской информацией здесь,
Ниже вы найдете пошаговое руководство по более разумному управлению своим временем, а также несколько отличных советов и инструментов, которые помогут вам на этом пути, а также мы предлагаем невероятный набор инструментов управления временем на Esty, которые помогут вам на самом деле следовать с помощью приведенных ниже инструкций.
Управление временем также обозначается как продуктивность . Вы, наверное, слышали о некоторых ведущих специалистах в этой области, таких как Тим Феррис, Крейг Джарроу или Дэвид Аллен.Эти ребята — высокопроизводительные советники нового уровня для самых успешных людей в мире бизнеса, но немного напряженные для новичков.
Преимущества тайм-менеджмента
Вы можете спросить: «Как я могу повысить свою продуктивность?» Это помогает иметь прочную мотивацию — понять, почему стоит стремиться к практике управления временем.
Зачем тратить время на то, чтобы научиться тайм-менеджменту? Хорошее управление временем — залог успеха. И это не ограничивается успехом на рабочем месте.Успех в качестве друга, родителя, супруга, фитнеса, чего угодно… требует хороших навыков управления временем.
Чтобы добиться успеха в любом начинании, нужно уделять ему должное количество времени в нужное время. Время — один из самых ценных товаров, которые у вас есть. Потратьте время на то, чтобы научиться управлять своим временем, — это очень хорошее его использование.
Легко позволить, чтобы кажущиеся неотложными жизненные задачи вытеснили более ценные и устойчивые приоритеты, такие как вера и семья.
Реализация своих приоритетов и достижение целей требует целеустремленности и дисциплины.
Управление временем — это особая проблема для молодых людей, которые только начинают заниматься самостоятельно. Согласно этой статье, около половины опрошенных студентов колледжей считают, что у них невысокая успеваемость из-за плохих организационных навыков, а 88 процентов студентов колледжей заявили, что хотят улучшить свои способности управлять своим временем.
«Пока мы не сможем управлять временем, мы не сможем управлять ничем другим.”
Питер Ф. Друкер
Для большинства молодых людей расписание и приоритеты составлены за них. Независимость означает беспрецедентную свободу и ответственность. Незнание того, как управлять своим временем, приводит к пропуску дедлайнов, усилению стресса и снижению успеваемости в школе или на рабочем месте. Это особая борьба за молодежь, которая выходит из системы патронатного воспитания.
«Время — деньги», — говорят они. Но, может быть, время на дороже на , чем деньги.
Как основатель и генеральный директор Life Hack Леон Хо назвал
«Если вы потеряете деньги, у вас может быть шанс вернуть их; но потраченный впустую час незаменим ».
Леон Хо
Наш совет номер один для руководителей
Наш совет номер один по управлению временем заключается в том, чтобы тратить время на расстановку приоритетов и решение того, что является наиболее важным, является наиболее эффективным использованием вашего времени. В противном случае вы почти гарантированно будете плохо использовать свое время — даже если останетесь очень заняты.
Если вы заняты, это не значит, что вы продуктивны . Вы можете быть очень заняты, не отстаивая свои приоритеты и не приближаясь к своим целям. Это неприятное и неутешительное место, и вы не можете эффективно использовать свое время. Вы должны узнать, какие ваши самые важные задачи и как расставить приоритеты.
Как вы, наверное, знаете, мы живем в век беспрецедентной скорости и объема информации. Это привело к тому, что многие из нас почувствовали, что имеем дело с информационной перегрузкой.Но, по словам Дэвида Аллена, создателя метода GTD (сделать все, что нужно), когда мы застреваем, это происходит не из-за проблемы информационной перегрузки, а из-за перегрузки, связанной с принятием решений.
Это незапланированное, сиюминутное принятие решений, которое чаще всего убивает продуктивность.
Это может быть особой проблемой для молодых людей, испытывающих трудности, которые часто настроены «пережить этот момент». Навыки тайм-менеджмента — это не то, в чем большинство людей преуспевают без целенаправленного руководства.
У старения приемных молодых людей есть дополнительная проблема — травма, которая препятствует исполнительным функциям мозга (где вы планируете, расставляете приоритеты и выполняете другие задачи, необходимые для управления временем). Без обучения навыкам управления временем эти молодые люди часто терпят неудачу на работе и в школе.
Пять шагов к лучшему управлению временем
Иногда действительно трудно понять, где быть, когда что-то организовано. Время ничем не отличается — может быть, даже сложнее организовать, поскольку оно нематериально.Итак, мы собрали эти пять шагов, чтобы помочь вам понять, с чего начать и продолжать двигаться вперед по мере того, как вы учитесь управлять временем с умом.
Шаг 1. Определите свои цели.
Если вы не уверены в своих целях, ценностях и приоритетах, сложно составить план и сложно сразу принять правильное решение. Будьте конкретны, запишите их. Может быть, найдешь планировщик.
Хорошее управление временем требует планирования и осознанного принятия решений. Это требует определения ваших приоритетов и выбора их в первую очередь.Это требует осознания того, как вы проводите свое время.
Если ваши друзья приглашают вас на вечеринку в ночь перед большим экзаменом, и вы не определились с тем, что хотите получить пятерку по химии, вы, вероятно, не будете уделять первоочередное внимание тому, чтобы оставаться дома и учиться.
Шаг 2. Загрузите полный список ваших занятий
Составьте список всего, что вам нужно сделать, и добавьте все, что вы обычно делаете. Хотя это может показаться обременительным, но это важнее, чем кажется, потому что:
Снижает вашу умственную нагрузку
Выявляет непродуктивную деятельность
Помогает вам получить представление о вашей текущей рабочей нагрузке
Разъясняет, какие задачи вам, возможно, понадобятся в вашем расписании
Могут быть цели, которые вы поддерживаете, но не выполняете Не понимаю, к лучшему или к худшему.Например, возможно, вы понимаете, что проводите время, мыть посуду, стирать белье и принимать душ.
По отдельности они могут не попасть в ваш список целей, но они раскрывают то, что вы, вероятно, цените, — чистоту. Эти действия необходимо учитывать, если вы не хотите остаться без чистого нижнего белья.
Важно записывать свой список дел, потому что ваш мозг не может работать наилучшим образом, когда вы пытаетесь отслеживать все свои дела в своей голове.
Вместо того, чтобы решать проблемы, он повторяет ваш список дел.
Как мама / руководитель дома, эта статья действительно говорит о том, как умственная нагрузка влияет на мам.
Этот метод управления временем улучшает вашу производительность
Приведу еще один пример.
Допустим, ваш мозг — это смартфон. Вы делаете снимки, и память вашего телефона заполнена. Он работает медленно и отказывается делать больше фотографий.Что вы делаете? Загрузить.
Вы снимаете эти фотографии со своего телефона, чтобы он мог продолжать работать как телефон, а не как фотохранилище.
Эффективный ум работает так же. В какой-то момент вы можете быть перегружены делами. Чтобы освободить какое-то рабочее пространство, вам необходимо загрузить его, чтобы у вашего мозга было пространство для размышлений и творчества, а не просто для хранения повторяющейся бессмысленной информации: «Мне нужно убрать этот шкаф».
Выгружайте из своего мозга все, что касается всего, что вам нужно сделать в течение нескольких часов.Не беспокойтесь о том, чтобы забыть что-то важное, вы всегда можете добавить или изменить что-то еще. И будет.
Кроме того, не бойтесь повторяться. Это поможет вам увидеть, как у вас крутятся мысли, потому что они нерешены. Записывайте каждое маленькое «мне нужно / хочу», которое приходит вам в голову.
Шаг 3. Расставьте приоритеты в своей деятельности с помощью матрицы управления временем
Матрица Эйзенхауэра — один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, особенно для расстановки приоритетов.
И да, он назван в честь нашего 34-го президента Дуайта Д. Эйзенхауэра!
Совет президента, переизбранного на два срока, генерала 5 звезд и первого верховного главнокомандующего НАТО, стоит прислушаться!
А, а вы знали, что этот парень втиснулся в более 800 раундов гольфа во время своего президентства?
Короче говоря, этот инструмент работает за счет сортировки списка задач по четырем категориям.
Сделайте сначала — Здесь вы помещаете свои самые срочные и важные задачи
Расписание — Эти задачи достаточно важны, чтобы попасть в ваш календарь, но не срочны и могут быть выполнены позже.
Назначить — это срочные, но недостаточно важные задачи, на которые можно уйти от вашего ограниченного времени. Они могут быть делегированы или автоматизированы.
Уменьшить — Ни срочно, ни важно, это задачи, которые нужно удалить, сократить или выполнить только для развлечения в нерабочее время.
Джеймс Клер рекомендует удалить его, как он сам говорит:
«Нет более быстрого способа сделать что-то, чем вообще не делать».
Джеймс Клир
Шаг 4.Составьте свой график.
Теперь у вас должна быть вся информация, необходимая для составления надежного плана. Установите пустой календарь. Это может быть электронная таблица, бумага или приложение.
Планируйте свое время негибкими, высокоприоритетными делами в первую очередь
Планируйте свою глубокую или тяжелую работу в соответствии с наиболее высокими уровнями энергии.
Определите, когда ваш мозг наиболее занят, и запланируйте наиболее тяжелую учебу или наиболее сложные и важные задачи, а затем на отрезки времени по 15-45 минут
Запланируйте 15-минутные перерывы вокруг вашей глубокой работы
Заполните свое расписание с вашими более низкими приоритетами
Удалите элементы с самым низким приоритетом полностью или отложите их как «действия по расписанию» (подробнее об этом ниже).
Шаг 5. Разработайте стратегии, чтобы не отставать от плана.
Помните, что именно незапланированное принятие решений в данный момент чаще всего убивает продуктивность.
Цель плана — принять решения, чтобы вы могли уверенно сосредоточить свою энергию на действиях, которые стоят вашего времени, в нужное время.
Это не означает, что ваше расписание не потребует некоторой настройки и гибкости, особенно на начальном этапе; но по умолчанию придерживайтесь расписания.
5 стратегий управления временем
Нужна помощь, чтобы не отставать от задачи? Вот пятикратные стратегии управления, которые будут мотивировать вас придерживаться своего плана.
1. Установите искусственные сроки для создания пространства и структуры.
Тебе нужно быть там в 15:00?
Стремитесь к 14:45.
Вам нужно просматривать электронную почту?
Установите крайний срок, чтобы очистить свой почтовый ящик до полудня пятницы.
Запись в блоге занимает слишком много времени?
Установите таймер, чтобы закончить первый черновик.
2. Дайте себе «угощения по расписанию».
Расписание угощений невысокое, но развлечения или расслабляющие удовольствия
— это может быть что-то вроде прокрутки социальных сетей, прослушивания музыки, медитации, чтения и т. Д.
Вы приехали рано?
Проведите время ожидания, просматривая Instagram.
Вы рано опустошили свой почтовый ящик?
Проведите дополнительное время за чтением любимой книги.
3. Выберите 3 основных занятия на каждый день.
Вы можете выбрать накануне вечером или утром следующего дня.
Может быть, вы составите список накануне вечером и пересмотрите утром. В любом случае, начните свой день с четкого определения приоритетов.
Кроме того, я считаю полезным составить список наиболее важных задач за 1-3 месяца. Каждый день я выбираю одно дело как самую важную задачу — то, что в этот день является приоритетом над всем остальным. Этот вид с высоты птичьего полета помогает мне более эффективно видеть и планировать движение к моим целям.
4. Выполняйте вместе похожие небольшие задания.
Пакетное задание по мелочам Задания на 2–5 минут
Например, выполняйте все задания, требующие совместного вождения.
Или добавьте их в свой распорядок дня на 2 минуты или меньше:
Протрите раковину в ванной, когда закончите собираться утром
Выньте мусор, когда вы выходите за дверь
5. Разумно многозадачность.
Честно говоря, большинство экспертов рекомендуют полностью отказаться от многозадачности.
Говорят, что многозадачность часто только кажется более производительной. Некоторые исследования показывают, что это приносит больше вреда, чем пользы.
Согласно статье в Forbes, это «убивает вашу производительность и даже повреждает ваш мозг». Другие, в том числе и я, считают, что хорошо работает сочетание неважных задач. Так что продолжайте и слушайте эту аудиокнигу во время утренней прогулки.
Четыре инструмента управления временем, которые помогут вам быть более продуктивными
Наиболее продуктивные люди эффективно используют свое время, используя инструменты, помогающие им оптимизировать свое время.Вот несколько полезных инструментов управления временем, которые стоит изучить, поскольку вы стремитесь стать более продуктивным.
Evernote
Evernote — отличное приложение со списком дел ! Это мобильное приложение, предназначенное для создания заметок, систематизации, списков задач и архивирования. Он также отлично подходит для отслеживания целей и имеет бесплатную опцию.
Рабочая тетрадь по управлению временем
Мы собрали здесь всю информацию и многое другое в рабочей тетради, чтобы помочь вам разобраться в своем расписании и помочь вам понять, как более эффективно управлять своим временем.Мы упростили это! Получите это на Etsy.
Google Календарь
Календарь Google может показаться очевидным, но я удивлен, как мало людей, которых я знаю, используют его. Вы можете использовать календарь Google для синхронизации между вашими устройствами, чтобы всплывали напоминания о встречах. Это также очень помогает при составлении семейного расписания.
Вы можете создать календарь для каждого члена семьи и синхронизировать их вместе. Вместо того, чтобы спрашивать маму, есть ли у нас какие-либо планы, вся семья может посмотреть в общий календарь, чтобы узнать, что у нас в расписании.
Fiverr
Fiverr лучше всего подходит для задач, требующих вмешательства человека. Вы можете нанять фрилансеров со всего мира для выполнения задач, которые, по вашему мнению, лучше всего делегировать. Я использовал Fiverr для графического дизайна, SEO-оптимизации и копирайтинга, и это лишь некоторые из них. Upwork тоже на подходе.
«Ни на что не найдешь времени. Если тебе нужно время, ты должен его успеть ».
Чарльз Бакстон
Загрузите эту цитату в качестве обоев для вашего телефона e
Несколько заключительных советов по тайм-менеджменту
Может быть, вы уже кое-что из этого знаете и просто не предприняли шагов, чтобы стать более продуктивным.Вы можете спросить: «Почему мне так сложно работать продуктивно?»
Возможно, у вас нет времени на то, чтобы управлять своим временем. Вы думаете, что более быстрая работа по вашему текущему образцу окупится. Помните, что занятость не означает, что вы продуктивны. Фактически, занятость может быть препятствием на пути к настоящей продуктивности.
Находить время для управления временем — все равно что использовать желание просить больше желаний. Это окупается с избытком. Подобно тому, как научиться организовывать свое пространство, предварительная нагрузка — фильтрация, расстановка приоритетов и удаление — сделает вашу жизнь проще и продуктивнее на долгие годы.
Готовы перейти на новый уровень? Загрузите БЕСПЛАТНУЮ распечатанную версию тайм-менеджмента из нашей Рабочей книги по тайм-менеджменту на Etsy!
Одна из целей этого блога — помочь родителям подростков справиться с проблемами подготовки своих детей к тому, чтобы они стали успешными независимыми взрослыми. Миссия finally Family Homes — предоставить такую же поддержку тем подросткам, у которых нет семьи или дома, чтобы помочь им перейти во взрослую жизнь.
No related posts.