Деловые коммуникации: предупреждаем ошибки в общении
Человек – существо социальное. Мы живем среди себе подобных, и ежедневно нам приходится общаться с множеством людей. Успешность общения зависит от умения налаживать контакт с одним человеком или с целой аудиторией.
К сожалению, не все знают правила успешной коммуникации и допускают типичные ошибки. Такие ошибки могут привести к неприятным последствиям, особенно в деловом общении – ведь они могут существенно повредить вашей карьере. И наоборот: хорошие ораторы, обладающие навыками общения, – как правило, успешные люди.
Чтобы вы могли научиться правильно вести разговор, избегая неловких ситуаций, мы познакомим вас с типичными ошибками общения, которых следует избегать.
Коммуникационные ошибки
Ошибка № 1 – невнимательность
Во время беседы многие люди часто невнимательно слушают собеседника. В уме у них уже крутятся мысли о том, что они сами через минуту будут говорить в ответ. Если же вы будете внимательно слушать все, что вам говорят, вы уловите гораздо больше информации, зачастую весьма любопытной. А это даст вам еще больше новых тем для разговора. Говорите с собеседником в первую очередь о том, что его интересует.
Ошибка № 2 – слишком много вопросов
Если начать засыпать рассказчика вопросами, то разговор становится похожим на допрос. Тем более что назойливыми вопросами можно сбить собеседника с мысли и увести разговор в сторону.
Ошибка № 3 – затянувшаяся пауза
Каждый знает, как бывает неудобно в ситуации, когда необходимо продолжать общение, а говорить уже не о чем – все обычные темы уже исчерпаны. Прежде чем начать нервно перебирать в уме все события, о которых говорилось в последнее время в газетах или по телевизору, подумайте о том, что может послужить более интересной темой для продолжения разговора. Например, расскажите об интересной книге, которую вы недавно прочитали, или обсудите эпизоды из последней серии вашего любимого сериала (конечно, сначала нужно убедиться, что этот сериал нравится и вашему собеседнику). Можно поговорить о том, что вызывает интерес у вас обоих – о музыке, архитектуре, фигурном катании… Главное – не дать повиснуть долгой, неловкой паузе. Потому что потом наладить контакт будет еще тяжелее.
Ошибка № 4 – монотонность речи
Иногда бывает не столь важно, что вы говорите, сколь важно, как вы говорите. Если вы говорите, меняя интонацию, сопровождаете речь жестами, то именно это может сделать запоминающимся ваш рассказ. А если бубнить что-то на одной ноте? Представьте себе, что кто-то извлекает из пианино одну и ту же ноту пять, десять, пятнадцать минут подряд… Вам же просто убить его захочется! Другой важный фактор успеха рассказчика – четкая и не слишком быстрая (хотя и не слишком медленная!) речь.
Ошибка № 5 – угрюмое или сердитое выражение лица
Права поговорка, что «с улыбкой все становится краше»; а что касается разговора, то это вдвойне верно. Улыбка не только облегчает установление контакта, она имеет и еще один удивительный эффект: она помогает привлекать и удерживать внимание окружающих. Еще улыбка помогает быстрее урегулировать споры и конфликты. «Сердитый кулак не бьет по улыбающемуся лицу», утверждал Конфуций.
Ошибка № 6 – привычка перебивать других
Каждый участник разговора должен иметь возможность спокойно высказать свою мысль. Нельзя перебивать говорящего, чтобы перетянуть внимание на свою персону. Умение находить баланс между тем, чтобы говорить, и тем, чтобы слушать, является не только одним из принципов эффективного общения, но и вопросом об уровне ваших манер.
Ошибка № 7 – «я никогда не ошибаюсь!»
Целью нашего общения не должно становиться желание во что бы то ни стало отстоять свою точку зрения. Такая непримиримость и неумение уважать точку зрения другого человека приведет к тому, что разговор потеряет свою непринужденность, и дело может дойти даже до конфликта.
Ошибка № 8 – разговор на негативные темы
Плохое самочувствие, проблемы в семье, неприятности на работе – это вовсе не то, о чем было бы интересно услышать вашему собеседнику, если только он не ваш личный врач или психотерапевт. Для придания разговору непринужденности лучше рассказывать не о своих интимных проблемах, а о смешных случаях из вашей жизни.
Ошибка № 9 – скука
Иногда люди даже не замечают, что говорят о том, что другим не интересно. Разве можно слушать с интересом, например, восторженный рассказ мужчины о преимуществах своего нового автомобиля, который длится уже полчаса, да еще и в преимущественно женской аудитории? Вы должны быть готовы в такой ситуации спокойно перевести разговор на другую, интересную для всех тему. И сами никогда не говорите с другими о том, что может быть интересно только вам. Не совершайте подобные ошибки в общении и не заставляйте других считать вас скучным собеседником!
Ошибка № 10 – безразличие
Если кто-то делится с вами своими переживаниями, не стесняйтесь сказать о том, что вы чувствуете по этому поводу. Если вы будете просто стоять и молча слушать, то создастся впечатление, что вам безразличен и сам собеседник, и то, о чем он говорит. Не будьте пассивны во время разговора, иначе люди начнут избегать общения с вами.
Самые распространенные ошибки делового общения
Ошибки общения в деловых коммуникациях имеют свои особенности, хотя и перекликаются с повседневными ошибками в общении. И в том, и в другом случае подлинное общение является взаимным, двусторонним процессом, а не односторонней доставкой информации. И если в деловом общении отсутствует двусторонность, то это может серьезно повредить делу. Вы должны учитывать это, если хотите добиться успеха. К сожалению, многие люди, особенно руководители (пусть и небольшого уровня) воспринимают общение с подчиненными или другими работниками, стоящими чуть ниже на руководящей лестнице, как возможность взять на себя роль учителя, который знает все на свете и ожидает, что другие будут пассивно впитывать исходящие от него знания. И не знают об основных ошибках в общении, допуская их раз за разом. Что это за ошибки? Давайте рассмотрим несколько наиболее типичных из них.
Непонимание языка тела. Язык тела передает огромное количество информации, зачастую гораздо больше, чем при речевом общении. Сотрудники, которые не в состоянии освоить хотя бы азы невербального общения, могут не уловить истинного смысла сообщения, которое они слышат. Кроме того, не зная языка тела, можно самому неосознанно посылать противоречивые сигналы, что подорвет доверие к вам со стороны собеседника. Например, если вы скрещиваете ноги или руки во время разговора, то это может быть воспринято как знак, что ваш разум закрыт от восприятия того, о чем вам говорят, хотя на самом деле это может быть и не так. Или еще пример: вы разговариваете с потенциальным членом профсоюза и не обращаете внимания на то, что у него слегка подняты брови и взгляд блуждает где-то в стороне от вас. А обратить на это внимание стоило бы, потому что это сигнал о том, что перед вами не слишком надежный и порядочный человек.
Бездействие. Если вы что-то не делаете или не говорите, то это все равно может дать людям какую-то информацию. Только информацию ложную. Если вы не хвалите, люди получают «сообщение», что их не ценят. Если не объясняете обоснованность решения, то вы даете понять, что не доверяете им. А если вы руководитель профорганизации (любого уровня) и не сообщаете, какие цели ставите перед своей командой, то люди не знают, как вам помочь туда добраться.
Вы должны учесть еще и то, что разные люди по-разному воспринимают те или иные формы общения. «Слушатели» не станут заострять внимание на записках, но зато легко воспримут даже самый продолжительный разговор. «Читатели» хорошо воспринимают информацию в письменном виде, а во время разговора они могут упустить многие важные детали. Если вы будете разговаривать с «читателем» или писать «слушателю», вы можете не донести до них нужную информацию. Поэтому не стесняйтесь спрашивать у коллег и партнеров, как они предпочитают получать информацию.
Как избежать ошибок в век коммуникативных технологий
Уже говорилось о том, что некоторые люди от рождения одарены умением ладить и эффективно общаться с окружающими; но в наше время необходимо научиться правильному общению и с помощью коммуникативных технологий. Но каждое средство коммуникации может спровоцировать новый «модельный ряд» возможных ошибок общения. Рассмотрим их чуть подробнее.
Электронная почта. Электронная почта предоставляет ограниченные средства для передачи сообщений, потому что не включает в себя два самых важных элемента общения – тон голоса и язык тела. Без них ваша информация может быть неправильно истолкована – саркастическая шутка может быть воспринята как гневный выпад, раздражение будет проигнорировано, а намек, например, на срочность выполнения поручения, просто не будет замечен. Чтобы избежать ошибки в общении с помощью связи по e-mail, необходимо использовать простой, лаконичный язык и буквальные формулировки. Еще возможные ошибки:
Не отслеживается получение своего письма. Иногда мы слишком уж полагаемся на электронную почту. Но иногда ваше письмо может попасть в спам или в папку нежелательной почты, после чего оно автоматически удалится. Поэтому, если вы отправили важное письмо и не получили ответа, позвоните по телефону и убедитесь, было ли оно получено.
Неполное прочтение своей почты. Если вам отсылают письмо с подробной информацией, обучением или с ответами на конкретные вопросы, то при этом рассчитывают на то, что письмо будет прочитано полностью. Но зачастую мы не читаем письма до конца, а спустя какое-то время начинаем задавать вопросы, ответы на которые нам уже были даны. Поэтому необходимо взять за привычку прочитывать электронное сообщение от начала и до конца.
Телефонная связь. Как и в электронной связи, здесь существенным недостатком становится невозможность подкрепить сообщение языком тела (правда, здесь хотя бы присутствуют интонации голоса и темп речи, а это тоже важные невербальные сигналы). Недостаток разговора по телефону еще и в том, что он происходит в реальном времени, что исключает возможность редактирования и тонкой «настройки» сообщений, как это можно сделать в электронной или письменной корреспонденции. Одно необдуманное слово может свести на нет все ваши усилия. Поэтому нельзя начинать общение по телефону, основательно к нему не подготовившись.
Другие ошибки:
Принятие звонка в неподходящее время. Если вы находитесь на встрече или на совещании, возьмите за правило переводить телефон в режим вибрации. Будет совершенно неуместно, если вы ответите на звонок прямо во время делового разговора, а вашему собеседнику придется сидеть и ждать, пока вы закончите. Будет ошибкой также, если вы поднимете трубку только для того, чтобы сообщить, что не можете сейчас говорить. Собеседника вы все равно с мысли собьете, да и тот, кто звонил, наверняка подумает: «А зачем тогда вообще отвечала?» Ну, а уж если вы находитесь на совещании или конференции и вам поступил очень важный звонок – сначала выйдите из этого помещения, и только потом примите звонок.
Все ошибки и упущения в деловом общении раскрыть и описать довольно трудно. Главное, о чем вы должны помнить и что должны сделать – это обдумать основные цели вашего делового общения и действия, необходимые для поддержания этих целей. Спросите себя: как я могу наиболее эффективно передать сообщение? И будьте готовы спросить у других: «Как вы предпочитаете получать сообщения от меня?»
Американская писательница Энн Морроу Линдберг как-то сказала: «Хорошее общение бодрит, как кофе». Если вы хотите добиться успеха, но еще не совсем уверены в своих коммуникативных навыках, начните использовать данные советы и учтите приведенные предостережения. Есть все основания полагать, что они с легкостью научат вас эффективно и без ошибок общаться со всеми коллегами.
Организационный отдел ЦК Профсоюза (по материалам сайта www.jlady.ru)
Памятка о мерах по профилактике коронавируса — ГАУЗ ГКБ 2
Инструкция по профилактике новой коронавирусной инфекции для пациентов
Симптомы заболевания новой коронавирусной инфекции (COVID-19) сходны с симптомами обычного (сезонного) гриппа:
- высокая температура тела
- головная боль
- слабость
- кашель
- затрудненное дыхание
- боли в мышцах
- тошнота
- рвота
- диарея
7 шагов по профилактике коронавирусной инфекции:
1. Воздержитесь от посещения общественных мест: торговых центров, спортивных и
зрелищных мероприятий, транспорта в час пик;
2. Используйте одноразовую медицинскую маску (респиратор) в общественных местах,
меняя ее каждые 2-3 часа.
3. Избегайте близких контактов и пребывания в одном помещении с людьми,
имеющими видимые признаки ОРВИ (кашель, чихание, выделения из носа).
4. Мойте руки с мылом и водой тщательно после возвращения с улицы, контактов с
посторонними людьми.
5. Дезинфицируйте гаджеты, оргтехнику и поверхности, к которым прикасаетесь.
6. Ограничьте по возможности при приветствии тесные объятия и рукопожатия.
7. Пользуйтесь только индивидуальными предметами личной гигиены (полотенце,
зубная щетка)
5 ПРАВИЛ при подозрении на коронавирусную инфекцию:
1. Оставайтесь дома. При ухудшении самочувствия вызовите
врача, проинформируйте его о местах своего пребывания за
последние 2 недели, возможных контактах. Строго следуйте
рекомендациям врача.
2. Минимизируйте контакты со здоровыми людьми, особенно с пожилыми и лицами с
хроническими заболеваниями. Ухаживать за больным лучше одному человеку.
3. Пользуйтесь при кашле или чихании одноразовой салфеткой или платком,
прикрывая рот. При их отсутствии чихайте в локтевой сгиб.
4. Пользуйтесь индивидуальными предметами личной гигиены и одноразовой посудой.
5. Обеспечьте в помещении влажную уборку с помощью дезинфицирующих средств и
частое проветривание.
Наденьте маску — защитите себя от гриппа и ОРВИ
В преддверии сезонного подъёма заболеваемости гриппом и другими респираторными вирусными инфекциями Роспотребнадзор напоминает о целесообразности использования одноразовой медицинской маски в качестве эффективной меры профилактики заражения и распространения инфекции.
Вирусы гриппа передаются от человека к человеку преимущественно воздушно капельным путём, через микрокапли респираторных выделений, которые образуются, когда инфицированные люди говорят, чихают или кашляют. С воздухом эти капли могут попасть на поверхность слизистой
оболочки верхних дыхательных путей людей, которые находятся рядом с вирусовыделителем.
Также, заражение может происходить в результате непосредственного или косвенного контакта здорового человека с респираторными выделениями инфицированного.
Использование одноразовой медицинской маски предотвращает попадание в организм здорового человека капель респираторных выделений, которые могут содержать вирусы, через нос и рот.
Надевайте маску, когда ухаживаете за больным гриппом членом семьи.
Если у вас имеются признаки респираторного заболевания и вам необходимо обратиться к врачу, заблаговременно наденьте маску, чтобы защитить окружающих в зоне ожидания.
Носите маску, когда находитесь в людных местах, во время сезонного подъёма заболеваемости гриппом.
Используйте маску однократно, повторное использование маски недопустимо.
Меняйте маску каждые 3 часа или чаще.
Если маска увлажнилась, её следует заменить на новую.
После использования маски, выбросьте её и вымойте руки.
Одноразовая медицинская маска, при правильном использовании — безопасный и эффективный метод профилактики заболевания и предотвращения распространения гриппа.
В целях недопущения распространения случаев заболеваний, вызванных новым коронавирусом в Российской Федерации необходимо соблюдать меры предосторожности:
ПРАВИЛО 1. ЧАСТО МОЙТЕ РУКИ С МЫЛОМ
Чистите и дезинфицируйте поверхности, используя бытовые моющие средства.
Гигиена рук — это важная мера профилактики распространения гриппа и коронавирусной инфекции. Мытье с мылом удаляет вирусы. Если нет возможности помыть руки с мылом, пользуйтесь спиртсодержащими или дезинфицирующими салфетками.
Чистка и регулярная дезинфекция поверхностей (столов, дверных ручек, стульев, гаджетов и др.) удаляет вирусы.
ПРАВИЛО 2. СОБЛЮДАЙТЕ РАССТОЯНИЕ И ЭТИКЕТ
Вирусы передаются от больного человека к здоровому воздушно -капельным путем (при чихании, кашле), поэтому необходимо соблюдать расстояние не менее 1 метра от больных.
Избегайте трогать руками глаза, нос или рот. Вирус гриппа и коронавирус распространяются этими путями.
Надевайте маску или используйте другие подручные средства защиты, чтобы уменьшить риск заболевания.
При кашле, чихании следует прикрывать рот и нос одноразовыми салфетками, которые после использования нужно выбрасывать.
Избегая излишние поездки и посещения многолюдных мест, можно уменьшить риск заболевания.
ПРАВИЛО 3. ВЕДИТЕ ЗДОРОВЫЙ ОБРАЗ ЖИЗНИ
Здоровый образ жизни повышает сопротивляемость организма к инфекции. Соблюдайте здоровый режим, включая полноценный сон, потребление пищевых продуктов богатых белками, витаминами и минеральными веществами, физическую активность.
ПРАВИЛО 4. ЗАЩИЩАЙТЕ ОРГАНЫ ДЫХАНИЯ С ПОМОЩЬЮ МЕДИЦИНСКОЙ МАСКИ
Среди прочих средств профилактики особое место занимает ношение масок, благодаря которым ограничивается распространение вируса.
Медицинские маски для защиты органов дыхания используют:
— при посещении мест массового скопления людей, поездках в общественном транспорте в период роста заболеваемости острыми респираторными вирусными инфекциями;
— при уходе за больными острыми респираторными вирусными инфекциями;
— при общении с лицами с признаками острой респираторной вирусной инфекции;
— при рисках инфицирования другими инфекциями, передающимися воздушно-капельным путем.
КАК ПРАВИЛЬНО НОСИТЬ МАСКУ?
Маски могут иметь разную конструкцию. Они могут быть одноразовыми или могут применяться многократно. Есть маски, которые служат 2, 4, 6 часов. Стоимость этих масок различная, из-за различной пропитки. Но нельзя все время носить одну и ту же маску, тем самым вы можете инфицировать дважды сами себя. Какой стороной внутрь носить медицинскую маску — непринципиально.
Чтобы обезопасить себя от заражения, крайне важно правильно ее носить:
— маска должна тщательно закрепляться, плотно закрывать рот и нос, не оставляя зазоров;
— старайтесь не касаться поверхностей маски при ее снятии, если вы ее коснулись, тщательно вымойте руки с мылом или спиртовым средством;
— влажную или отсыревшую маску следует сменить на новую, сухую;
— не используйте вторично одноразовую маску;
— использованную одноразовую маску следует немедленно выбросить в отходы.
При уходе за больным, после окончания контакта с заболевшим, маску следует немедленно снять. После снятия маски необходимо незамедлительно и тщательно вымыть руки.
Маска уместна, если вы находитесь в месте массового скопления людей, в общественном транспорте, а также при уходе за больным, но она нецелесообразна на открытом воздухе.
Во время пребывания на улице полезно дышать свежим воздухом и маску надевать не стоит.
Вместе с тем, медики напоминают, что эта одиночная мера не обеспечивает полной защиты от заболевания. Кроме ношения маски необходимо соблюдать другие профилактические меры.
ПРАВИЛО 5. ЧТО ДЕЛАТЬ В СЛУЧАЕ ЗАБОЛЕВАНИЯ ГРИППОМ, КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИЕЙ?
Оставайтесь дома и срочно обращайтесь к врачу.
Следуйте предписаниям врача, соблюдайте постельный режим и пейте как можно больше жидкости.
КАКОВЫ СИМПТОМЫ ГРИППА/КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ высокая температура тела, озноб, головная боль, слабость, заложенность носа, кашель, затрудненное дыхание, боли в мышцах, конъюнктивит.
В некоторых случаях могут быть симптомы желудочно-кишечных расстройств: тошнота, рвота, диарея.
КАКОВЫ ОСЛОЖНЕНИЯ
Среди осложнений лидирует вирусная пневмония. Ухудшение состояния при вирусной пневмонии идёт быстрыми темпами, и у многих пациентов уже в течение 24 часов развивается дыхательная недостаточность, требующая немедленной респираторной поддержки с механической вентиляцией лёгких.
Быстро начатое лечение способствует облегчению степени тяжести болезни.
ЧТО ДЕЛАТЬ ЕСЛИ В СЕМЬЕ КТО-ТО ЗАБОЛЕЛ ГРИППОМ/
КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИЕЙ?
Вызовите врача.
Выделите больному отдельную комнату в доме. Если это невозможно, соблюдайте расстояние не менее 1 метра от больного.
Ограничьте до минимума контакт между больным и близкими, особенно детьми, пожилыми людьми и лицами, страдающими хроническими заболеваниями.
Часто проветривайте помещение.
Сохраняйте чистоту, как можно чаще мойте и дезинфицируйте поверхности бытовыми моющими средствами.
Часто мойте руки с мылом.
Ухаживая за больным, прикрывайте рот и нос маской или другими защитными средствами (платком, шарфом и др.).
Ухаживать за больным должен только один член семьи.
Правила дезинфекции мобильных устройств
:Мобильный телефон, который мы практически не выпускаем из рук (причём в самых разных местах), может являться одним из главных источников бактерий и вирусов – возбудителей самых различных инфекций.
Почему это происходит? Есть несколько основных причин:
— мобильный телефон часто передаётся из рук в руки, да и владелец телефона далеко не всегда берёт его только что помытыми руками;
— мобильный телефон при разговоре подносится совсем близко к лицу;
— многие владельцы гаджетов просто никогда их не чистят, боясь повредить;
— многие берут мобильные телефоны с собой в туалет – место очень «богатое» различными возбудителями.
Особо важную роль может сыграть мобильный телефон как переносчик возбудителей гриппа, других вирусных респираторных инфекций и, в частности, коронавирусной инфекции COVID-19.
Как избежать инфекции?
Первое: строго соблюдать гигиену рук – после посещения общественных мест и туалета всегда тщательно мыть руки в течение 20 секунд, после чего насухо вытирать их одноразовым бумажным полотенцем. Крайне целесообразно иметь при себе антисептические салфетки или жидкие средства (гели, спреи и др.). Так всегда можно поддерживать чистоту рук даже при отсутствии возможности их вымыть.
Второе: регулярно обрабатывать сам телефон антисептическими средствами, особенно там, где корпус гаджета соприкасается с лицом. Если есть чехол – то его при обработке нужно снимать и обрабатывать отдельно (а лучше вообще обходиться без него).
Для борьбы с вирусами гриппа и ОРВИ (и коронавирусами) лучше всего использовать салфетки и гели на основе спирта. Популярный антисептик хлоргексидин больше предназначен для защиты от бактерий, но в крайнем случае можно использовать и его.
Телефон следует обрабатывать после каждого посещения публичных мест, общественного транспорта и т. д. И обязательно – вечером, после окончания рабочего дня.
Стандартные рекомендации ВОЗ для широких слоев населения для снижения риска коронавирусной инфекции:
- Часто обрабатывайте/мойте руки, используя антисептические средства на спиртовой основе или мыло и воду;
- При кашле и чихании прикрывайте рот и нос рукой или салфеткой — сразу же выбрасывайте использованную салфетку и вымойте руки;
- Избегайте близкого контакта с людьми, у которых имеются признаки жара и кашель;
- Если у вас температура/жар, кашель, затрудненное дыхание, обратитесь за медицинской помощью и сообщите об истории своих перемещений лечебному заведению;
- При посещении рынков в районах, где на данный момент регистрируются случаи нового коронавируса, избегайте прямого незащищенного контакта с живыми животными и с поверхностями, которые вступали в контакт с животными;
- Потребления сырой или недостаточно хорошо приготовленной продукции животного происхождения следует избегать. Нужно с осторожностью обращаться с сырым мясом, молоком или органами животных, чтобы избежать перекрестной контаминации с неприготовленными продуктами в соответствии с надлежащей практикой обеспечения безопасности пищевых продуктов.
Урок 13. общение — Обществознание — 6 класс
Обществознание, 6 класс
Урок 13. Общение
Перечень вопросов, рассматриваемых на уроке
- Общение – это процесс обмена информацией и взаимодействия между людьми.
- Зачем людям общение?
- Главное средство общения.
- Общение без помощи речи.
Тезаурус
Общение – это процесс обмена информацией и взаимодействия между людьми, основанный на восприятии и понимании друг друга.
Цель общения – это то, ради чего у человека возникает какой-либо вид активности.
Речь – это исторически сложившаяся форма общения людей посредством языка, позволяющая человеку познавать окружающий мир.
Основная и дополнительная литература по теме урока
- Обществознание. 6 класс: учеб. для общеобразоват. организаций / Л. Н. Боголюбов, Н. Ф. Виноградова, Н. И. Городецкая и др. – М.: Просвещение, 2017.
- Клюева И.В., Касаткина Ю.В. Учим детей общению. – Ярославль, 1997.
- Коломинский Я.Л. Психология детского коллектива: Система личных взаимоотношений. – Минск, 1994.
Теоретический материал для самостоятельного изучения
Общение – это процесс обмена информацией и взаимодействия между людьми, основанный на восприятии и понимании друг друга.
Вы, наверное, замечали, что некоторые люди коммуникабельны, общительны, умеют создать благоприятную атмосферу и поддержать хорошее настроение.
Другие, наоборот, неразговорчивы, угрюмы. Они вносят напряжённость и могут испортить настроение себе и другим.
Без общения человек не станет личностью. Уже с первых дней жизни младенец с помощью крика, мимики, жестикуляции выражает свои желание. Общение в таком возрасте сводится к удовлетворению самых простых потребностей ребёнка.
По мере взросления общение усложняется. В подростковом возрасте общение становится ведущим видом деятельности. У людей должна сформироваться культура общения, развиться способность регуляции речевых оборотов в зависимости от ситуации общения. Ребёнку необходимо общаться с взрослыми и сверстниками. Если он растёт без общения с людьми до пяти-шести лет, то ему трудно уже развиваться как полноценному человеку.
Общение присутствует в любом виде деятельности. Ведь общаться можно не только с человеком, но и с природой, и с любимым питомцем, и с книгой, и даже со своими игрушками. Не бывает бесцельного общения. Иногда оно нужно для того, чтобы поддержать разговор или разрядить обстановку. И только на первый взгляд кажется будто подобное общение «ни о чём». Самая главная цель общения – это общение ради самого общения. Оно нужно каждому из нас, чтобы разделить душевное состояние, посоветоваться, поделиться своей радостью или огорчениями.
Помимо цели в структуре общения учёные выделяют и его содержание. Это та информация, которой обмениваются люди в процессе общения. Она может быть самой разной. Мы рассказываем о том, как у нас дела, делимся впечатлениями от прочитанной книги, обсуждаем погоду, перенимаем опыт ухода за питомцем.
В ходе общения человек многое узнаёт о самом себе и оценивает себя глазами других людей. Поэтому в результате общение люди меняются, их личность развивается.
Речь является главным средством общения людей. Речевое общение бывает устным (например, разговор по телефону) и письменным (например, сообщение в социальных сетях). Вербальное общение осуществляется с помощью слов, к нему относится человеческая речь. Считают, что современный человек за день произносит примерно 30 тысяч слов. В письменном или устном тексте реализуется система языка. Язык – это система знаков и способов их соединения, которая служит для выражения мыслей или чувств и является важнейшим средством человеческого общения. К основным невербальным или неречевым средствам общения относятся жесты, мимика, пантомимика – походка, позы, осанка, общая моторика всего тела.
Есть и другие способы общения: от простых прикосновений до значков – символов общения в Интернете. Общение без помощи речи называют неречевым общением.
Слова не нужны, чтобы выразить внутреннее душевное состояние, чувства и эмоции. Как такое возможно?
Особое значение в общении имеет взгляд. Неслучайно говорят, что «глаза – это зеркало души». Они выражают интерес и внимание, радость и тревогу. Чем чаще люди смотрят друг на друга, тем лучше они начинают друг друга понимать.
В общении важна и мимика, т.е. движение мышц лица. Любые эмоции могут отражаться на лице человека. Особенно ярко это проявляется в детстве. Если у вас есть младший брат или сестра, обратите внимание на их мимику. Вы обязательно увидите, например, радость или раздражение, удивление или страх.
А по походке можно угадать не только настроение, но и профессию человека. Например, моряка, военного, балерину.
Люди далеко не всегда говорят то, что думают. Скрытые чувства находят выход через жесты. Например, скрещённые на груди руки сообщают о стремлении человека сохранить автономию. Вскинутая голова и задранный подбородок – признак агрессивности и враждебности. Низкую самооценку выдаёт опущенная голова.
Самые разнообразные чувства можно передать голосом, интонацией. Одни и те же слова, сказанные с разной интонацией, обладают различным смыслом. Например, слово «молодец» может выражать и похвалу, и разочарование в поступке другого человека.
Выделяют несколько видов общения. Деловое общение – это процесс взаимодействия между людьми, при котором осуществляется обмен информацией, касающейся каких — либо деловых задач. При досуговом общении организуются культпоход в театр, кино, галерею или выставку для приобретения школьниками социальных знаний. Межкультурное общение – это связь и общение между представителями разных культур народов мира. Изучая иностранный язык или страны и народы мира, вы получаете знания по межкультурному общению. В типичных жизненных ситуациях установить контакт помогает ритуальная форма общения, которое проходит строго в соответствии с общепринятыми нормами и правилами этикета. Некоторые люди в силу профессии либо социального статуса не могут позволить себе общаться в другом стиле, к примеру, демократическом. Ритуальное общение – индивидуальный стиль общения, свойственный очень многим людям.
Примеры и разбор решения заданий тренировочного модуля
Задание 1. Что относится к неречевому общению? Выберите несколько вариантов ответа.
Приглашение в гости.
Рукопожатие с приятелем.
Беседа с учителем.
Скучающий вид.
Письмо бабушке.
Прощальный взмах рукой.
Ответ:
Рукопожатие с приятелем.
Скучающий вид.
Прощальный взмах рукой.
Пояснение: Вспомним, что означает понятие «неречевое общение» (или «невербальное общение»). Это взаимодействие между людьми без использования слов. Из приведённого списка примерами такого общения являются рукопожатие с приятелем, скучающий вид и
прощальный взмах рукой. В остальных ситуациях речь присутствует в письменной или устной форме.
Задание 2. Установите соответствие.
Деловое общение | Получение инструкций от начальника |
Досуговое общение | Принятие военной присяги новобранцами |
Ритуальное общение | Обучение европейца есть палочками в японском ресторане |
Межкультурное общение | Обсуждение в кругу друзей прочитанной книги |
Ответ:
Деловое общение | Получение инструкций от начальника |
Досуговое общение | Обсуждение в кругу друзей прочитанной книги. |
Ритуальное общение | Принятие военной присяги новобранцами. |
Межкультурное общение | Обучение европейца есть палочками в японском ресторане. |
Пояснение: Чтобы установить верное соответствие, необходимо обратиться к теории. Деловое общение представляет собой взаимодействие в профессиональной сфере. Ярким примером этого вида общения является получение инструкций от начальника.
Досуговое общение связано с приятным времяпрепровождением, отдыхом. К нему относится обсуждение в кругу друзей прочитанной книги.
Ритуальное общение – это общение людей, которое проходит строго в соответствии с общепринятыми нормами и правилами этикета. Например, принятие военной присяги новобранцами.
Обучение европейца есть палочками в японском ресторане. Данный пример иллюстрирует межкультурное общение, потому что европеец и японец – это представители различных культур народов мира.
| 1. Не тяните с ответом | 2. Используйте статусы | ||
Если вы получили сообщение, но в силу каких-то причин не могли на него ответить сразу (например, были в оффлайне) – желательно ответить в течение суток. Даже если вы видите, что собеседник не в сети – все равно не затягивайте с ответом. | Если в вашей программе для диалогов горит статус «Онлайн», «Активен», «Доступен» — отвечать следует в течение 5 минут после получения запроса. В случае, если вы ведете длинный диалог с клиентом по телефону или отошли на обед – установите статус «Недоступен», «Занят», «Отошел». Как только появится возможность – сразу же ответьте на входящие сообщения. | ||
| 3. Авторизируйте пользователей | 4. Проявляйте терпение | ||
Старайтесь сразу же отвечать на запросы с просьбами об авторизации. Конечно, в таких случаях есть риск получить спам, поэтому проверяйте доступную информацию о потенциальном собеседнике. Кроме спамеров, к вам вполне могут обращаться новые клиенты. | Помните о том, что собеседник находится в офисе – он может говорить по телефону, общаться с руководством компании или клиентами. Имейте терпение, не «теребите» партнера по бизнесу или коллегу каждую минуту – дождитесь, пока он сможет ответить. В том случае, если у собеседника горит статус «Занят», но у вас есть особо срочный вопрос – поинтересуйтесь, когда человек сможет уделить вам внимание. Это вполне соответствует правилам этикета. | ||
| 5. Выбирайте время | 6. Пишите развернуто | ||
Если ответ собеседника Вам важен именно сегодня – старайтесь писать ему в удобное (рабочее) время, чтобы человек успел подготовить нужную информацию. | Если у вас серьезная тема к обсуждению – не пишите ее в виде набора коротких сообщений, это мешает точно понять суть вопроса. Даже если вы хотите как можно быстрее объяснить ситуацию – напишите и отправьте подробное сообщение. Это займет у вас чуть больше времени, но зато партнеру проще воспринять информацию. | ||
| 7. Пишите понятно | 8. Проверяйте ошибки | ||
Не используйте в беседах нецензурную брань, жаргонизмы, а также длинные витиеватые обороты, которые понятны только вам. Помните, что собеседник может неправильно уловить суть – он видит только текст, но не выражение вашего лица, не слышит интонаций и акцентов речи. | Используйте программы автоматической проверки орфографии (спел-чекеры), если вы не уверены на 100% в собственной грамотности. Помните о том, что читать грамотно составленные предложения, хорошо оформленные мысли – всегда приятнее. Статистика говорит, что сообщения с ошибками отталкивают многих потенциальных клиентов, формируют негативный имидж и компании в целом, и вас, как ее представителя. | ||
| 9. Перечитывайте сообщения | 10. Не торопите собеседника | ||
Прежде чем отправить сообщение – обязательно перечитайте его, даже если используете спел-чекер. Ошибки в тексте все равно могут присутствовать, что исказит смысл послания, и вам придется потратить дополнительное время на разъяснения. Привыкайте сразу вычитывать текст. | Не требуйте ответ мгновенно – дайте собеседнику время на размышления. Даже если у человека статус «Онлайн» — это не значит, что партнеру не нужно «переварить» информацию, выбрать наиболее верный вариант ответа. Не переспрашивайте, не забрасывайте собеседника другими вопросами – и тогда общение будет легким, понятным обеим сторонам. |
Как выработать уверенность в себе при общении с людьми?
Вопрос
Психология и психотерапия Мне очень тяжело поддерживать разговор с новым человеком, а начать беседу — вообще пытка! Психологи, хэлп!далее…
В нашем обществе сам факт наличия неуверенности в себе часто пугает людей и многие готовы даже платить огромные деньги, посещая тренинги, где их от нее избавят. В то время, как неуверенность в большинстве случаев совершенно естественна. Когда вы попадаете в новый коллектив или новую компанию, вы можете чувствовать себя неуверенно потому, что это новая обстановка, к которой еще нужно адаптироваться. Когда вы встречаете человека и хотите ему понравиться, вы можете чувствовать себя неуверенно потому, что еще не знаете, что вообще этому человеку может нравиться.
То есть, когда вы попадаете в новые обстоятельства, где есть множество неизвестных, неуверенность — это совершенно естественная и нормальная реакция, с которой нет нужды бороться. Она проходит со временем. Обычно — при регулярном повторении действий, вызывающих приступ неуверенности.
Но, конечно, бывает и такая неуверенность, которая со временем не проходит и мешает человеку действовать и проявлять себя. В таких случаях проблема очень часто кроется в том, что человек слишком сильно озабочен тем, что подумают о нем другие, как они его воспримут. Это тоже происходит не просто так. У такого человека всегда есть некий образ того, как он должен быть воспринят и он постоянно контролирует, чтобы именно так и происходило. Если он хочет выглядеть умным и дружелюбным, то он будет пытаться изображать это так, как ему кажется это должно выглядеть. При этом испытывая сильное напряжение.
То есть вместо того, чтобы взаимодействовать с другими из самого себя, человек как бы смотрит на себя глазами тех, чьим мнением он озабочен и пытается демонстрировать нужный образ себя. Фактически, смотрит на себя чужими глазами. Вследствие этого все его внимание приковано к самому себе и из-за этого общение часто не складывается, получается поверхностным и не интересным.
Теоретический выход тут довольно прост — вернуться в самого себя и взаимодействовать с миром из себя. Как еще говорят — нужно вернуться в свои границы, а не пытаться быть все время в чужих головах, угадывать их намерения, мысли, суждения, мнения и взгляды. Но на практике для реализации подобного решения часто требуется помощь специалиста или довольно длительный и системный самоанализ.
По мнению Павела Лачева, психолога lachov.com, есть три способа чувствовать свою способность достигать личную цель в любом общении:
Во-первых, вам потребуется искренняя заинтересованность в том человеке, с которым предстоит общаться уверенно. Заинтересованность может быть следствием того, что вы изучили этого человека и нашли то, что вам в нем крайне интересно. Или эта заинтересованность может быть следствием первого впечатления, которое вы мгновенно получаете при встрече. В общем, это что-то, за что ваше внимание с удовольствием зацепится и потянет за собой вашу энергию.
Во-вторых, ваша польза для этого человека! Чем вы можете ему быть полезным? Вы задаете себе этот вопрос. И помните: польза от вас для другого человека есть всегда, если вы того захотите! Ваша задача — не сомневаясь, найти ответ и эту пользу человеку давать.
В-третьих,вы должны понимать, видеть и чувствовать, что ваш поведенческий репертуар ежедневно расширяется. Используйте для этого творческий подход и ролевую гимнастику: каждый день 10 минут перед зеркалом притворяйтесь, что вы — это какое-нибудь несуществующее существо и, изображая его, что-нибудь произносите: стих, текст рекламы, признание в любви. Неважно, что именно вы будете говорить, а важно, чтобы вы чувствовали свое перевоплощение. И не важно, если вы думаете, что именно эта роль вам никогда не пригодится, — важно помочь психике обрести пластичность, следствием которой станет коммуникативная гибкость, придающая уверенность в общении.
Проблемы в общении – одна из наиболее распространенных причин обращения к психологу. Чаще всего, люди, жалующиеся на трудности коммуникации, испытывают неуверенность в себе.
Можно выделить три наиболее часто предъявляемых жалобы:
«Во мне что-то не так, я не умею обращаться с людьми»
«Мне не с кем общаться, люди, которые меня окружают, не понимают меня»
«Я не умею общаться с представителями противоположного пола»
Какой бы ни была формулировка проблемы, нужно понимать, что за сложности в общении с людьми отвечают социальные факторы.
Прежде всего, это семья. Именно там мы получаем азы взаимоотношения с окружающим миром. Если потребности ребенка игнорировались или не были удовлетворены в достаточной степени и малыш не получал ответа на свои запросы, если родители не объяснили, как следует поступать в той или иной ситуации, как правильно реагировать на то или иное действие, то, скорее всего, ребенок будет испытывать трудности, когда придет время выстраивать отношения со сверстниками в школе, институте и далее коллегами на работе. Именно так формируется личность не уверенная в себе и как следствие, испытывающая сложности в общении.
Что делать? Как учиться общению? Прежде всего, необходимо научиться отключать контроль, который формирует страх при общении с другими людьми. И уже после этого, стоит учиться навыкам общения. К счастью, на сегодняшний день существует множество тренингов, курсов эффективного общения, уверенного поведения и так далее. Важно понимать, свои цели и задачи, которые нужно решить. И тогда знания и навыки, полученные на курсах, будут работать на вас в полную силу.
Низкая самооценка является одной из главных проблем в процессе построения взаимоотношений.
Для того, чтобы её повысить и почувствовать себя уверенно, мы должны поверить в себя.
1)Начните слышать и сортировать свои сомнения.
Нас часто одолевают сомнения насчет наших сил и возможностей, и эти сомнения вполне понятны и нормальны. Но, зачастую, они не имеют рационального зерна. Они родом из детских обесценивающих оценок «ты не сможешь» , «ты не нормальный» , «у тебя не получится» , «ты не найдешь лучше» и т.д. И тогда мы стоим на месте, потому что свыклись со своей немощностью. Причем, навязанной нам немощностью, ничего не имеющей общего с действительностью и нашей самостью.
Иногда наши сомнения действительно сигнализируют нам , чтобы уберечь нас от неправильного выбора.Слышать себя, и отделять реальное от нереального — вот чем стоит заняться на первых порах.
2)Затем, когда вы научились сортировать сомнения, приступайте к проработке того, что именно вас тормозит, и только потом полноценно выстраивайте общение. У каждого найдется свой страх и комплекс на этот счет. Поэтому здесь вы должны работать индивидуально. Если вы вполне самодостаточны эмоционально, то сможете провести самоанализ. Но,если вы чувствуете, что чувства или/и навязчивые мысли начинают вас захлестывать, найдите специалиста, подходящего именно вам.
3)После того, как вы разобрались с причиной вашей неуверенности в межличностном общении, необходимо обратиться к так называемой осознанности действий. Ваш жизненный опыт никуда не денется, но, если вы проработали причину, то сможете в нужный момент ее «учуять» и остановиться перед тем, как снова впасть в неуверенность.
4)Теперь вы спокойно реагируете на то,что происходит в вашем теле/эмоциях/мыслях и готовы строить конструктивные отношения в любой сфере. Вы понимаете что вы -это вы, и никто больше. Что вы можете многое. Вы принимаете себя таким какой вы есть, и точно знаете, что хотите и не хотите от жизни и отношений.
5)Продолжайте познавать себя, свои желания и потребности. Слушайте свою интуицию. Наращивайте свою самооценку. Учитесь и овладевайте новыми навыками!
Только когда вы не будете зависит от мнения окружающих и будете достаточно слышать себя — уверенность в самом себе будет только расти и укрепляться!
3. Общение аудиторской организации с налоговымиорганами при проведении налогового аудита и оказаниидругих сопутствующих услуг по налоговым вопросам
3.1. Аудиторская организация может являться уполномоченным представителем экономического субъекта как налогоплательщика в отношениях с налоговыми органами в соответствии с действующим законодательством.
3.2. Общение аудиторской организации с налоговыми органами в ходе и по результатам проведения налогового аудита осуществляется:
а) при обращении к налоговым органам с целью получения аудиторских доказательств при выполнении специального аудиторского задания;
б) для получения разъяснений по актам проверок, проведенных налоговыми органами в отношении проверяемого экономического субъекта;
в) при оказании консультаций (юридических, бухгалтерских, налоговых и других) экономическому субъекту в спорах с налоговыми органами;
г) в других необходимых случаях.
3.3. Аудиторская организация на основе своего профессионального суждения самостоятельно принимает решение об объеме запрашиваемой у налоговых органов информации, необходимой для составления заключения по результатам выполнения специального аудиторского задания.
3.4. Аудиторская организация при обращении к налоговым органам должна придерживаться согласованной с руководством проверяемого экономического субъекта последовательности действий. Запросы к налоговым органам рекомендуется готовить в виде документа от имени руководства экономического субъекта. Руководство проверяемого экономического субъекта не вправе ограничивать перечень вопросов, запрашиваемых аудиторской организацией у налоговых органов. Желательно довести это обстоятельство до руководства экономического субъекта на стадии заключения договора о выполнении специального аудиторского задания.
3.5. При общении с налоговыми органами аудиторской организации следует придерживаться общепринятых этических и профессиональных норм аудиторской деятельности, а также принципа соблюдения профессиональной аудиторской тайны в соответствии с нормами Налогового кодекса.3.6. Общение с налоговыми органами может осуществляться как в устной форме, так и в письменной форме путем направления экономическим субъектом или аудиторской организацией запросов и других материалов в адрес налоговых органов.
3.7. Все материалы, подготовленные или полученные в ходе общения с налоговыми органами, должны быть включены в рабочую документацию аудиторской организации.
3.8. При обращении к налоговым органам аудиторская организация должна точно и конкретно сформулировать перечень необходимых сведений, которые предполагается получить или подтвердить.
3.9. В случае отказа налоговых органов представить информацию по запросу аудиторской организации ей следует оценить степень влияния отсутствия разъяснений налоговых органов по конкретному вопросу на выводы, которые будут сделаны по результатам налогового аудита. В существенных случаях аудиторская организация вправе сделать соответствующую оговорку в итоговых документах и довести данное обстоятельство до лица, заказавшего проведение налогового аудита.
3.10. Разъяснения, предоставленные налоговыми органами по запросам аудиторской организации, должны дополняться аудиторскими доказательствами из других доступных аудиторской организации источников. При анализе сведений, полученных из разъяснений, аудиторская организация должна оценить их достаточность, а также правомочность, компетентность лица, их предоставившего.
3.11. Налоговая отчетность проверяемого экономического субъекта может быть признана аудиторской организацией более достоверной, если в проверяемом периоде проводились проверки со стороны налоговых органов и составленные акты свидетельствуют об отсутствии нарушений налогового законодательства либо если указанные в акте нарушения признаны и исправлены экономическим субъектом.
3.12. В случае возражений со стороны экономического субъекта на акт налоговых органов аудиторской организации следует рассмотреть:
а) не противоречит ли акт налоговой проверки и решение налоговых органов действующему законодательству;
б) соответствуют ли указанные в акте нарушения фактическим обстоятельствам дела;
в) соответствуют ли примененные санкции выявленным нарушениям;
г) существуют ли иные обстоятельства, свидетельствующие в пользу экономического субъекта, которые не были учтены в ходе налоговой проверки.
Сделанные выводы и заключения аудиторской организации необходимо отразить в итоговых документах специального аудиторского задания.
3.13. Если по результатам рассмотрения актов налоговых органов аудиторская организация приходит к выводу об обоснованности возражений экономического субъекта, то ей следует воздерживаться от прямого общения с должностными лицами налоговых органов.
В случаях, предусмотренных договором, аудиторская организация вправе оказывать экономическому субъекту консультации и рекомендации по составлению возражений на акт проверки, жалоб в вышестоящий орган, подачи исковых заявлений о признании акта недействительным.
3.14. При проведении налогового аудита аудиторская организация обязана соблюдать принцип конфиденциальности информации о деятельности экономического субъекта, ставшей известной в ходе выполнения специального аудиторского задания.
Открыть полный текст документа
Балашихинцам рассказали про аудио- и видео фиксацию при общении с сотрудником ГИБДД
02 сент. 2021 г., 14:12
Водители нередко жалуются на грубое, некорректное обращение инспектора ДПС, остановку транспортного средства без законных оснований, некачественное рассмотрение административного материала, предвзятое отношение инспектора.
Запись общения полицейского и водителя может помочь дать объективную оценку при возникновении спорных ситуаций.
Как показывает практика, использование средств аудио и видеозаписи стимулирует к более корректному поведению как участников дорожного движения, так и сотрудников ГИБДД, предупреждает противоправные действия, обеспечивает противодействие фактам коррупции. В соответствии с действующим законодательством, дача взятки должностному лицу также является преступлением уголовной направленности, и в соответствии со ст. 291 УК РФ, за данное преступление предусмотрено наказание вплоть до лишения свободы.
Лица, использующие аудио, видеосъемку, не должны забывать, что существует ряд ограничений, касающийся распространения полученных в ходе общения сотрудника и водителя видео и аудиоматериалов. Размещение в сети Интернет видеозаписей, сделанных участниками дорожного движения или сотрудниками Госавтоинспекции, в которых фигурируют персональные данные – при этом они доступны для просмотра неопределенному кругу лиц – будет являться нарушением норм статьи 152.1. Гражданского кодекса Российской Федерации, а также Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года.
Необходимо подчеркнуть, что сотрудники Госавтоинспекции, согласно действующему законодательству, при общении с участниками дорожного движения используют персональные видеорегистраторы, предназначенные для круглосуточной автономной фото-аудио и видеофиксации окружающей обстановки в зоне несения службы сотрудников подразделения ГИБДД для фото- аудио и видеофиксации административных правонарушений, преступлений и происшествий.
Источник: http://inbalashikha.ru/novosti/bezopasnost/balashihincam-rasskazali-pro-audio-video-fiksaciyu-pri-obshchenii-s-sotrudnikom-gibdd
Q&A: Почему коммуникация важна?
Коммуникация жизненно важна как для коллективного, так и для индивидуального успеха на рабочем месте. Четкое общение на работе поможет вам избежать недопонимания, наладить прочные отношения с коллегами и зарекомендовать себя в качестве важного члена команды. Как и в случае с любой другой способностью, вы можете улучшить свои коммуникативные навыки с помощью ежедневной практики. В этой статье мы рассмотрим, почему важно эффективное общение и как вы можете улучшить его на своем рабочем месте.
Почему общение важно на рабочем месте
Успешное общение на работе может предотвратить напряжение и помочь людям работать в команде, что важно в любой отрасли. Четкое общение между членами команды или между вашей командой и клиентом имеет решающее значение для успешного проекта. Например, четкие коммуникативные навыки могут помочь вам вести переговоры о повышении или делегировать обязанности нужным людям в вашей команде.
Помимо определения вашей удовлетворенности работой, четкое общение также может определить вашу мобильность.Хороший лидер знает, как использовать слова, чтобы укрепить членов своей команды, помочь им раскрыть свой потенциал и определить, чего ожидают от других.
Различные типы общения
Существует четыре типа общения:
- Устное общение
- Невербальное общение
- Письменное общение
- Визуальное общение
Каждый тип общения имеет свои преимущества на рабочем месте. По мере развития коммуникативных навыков вы естественным образом узнаете, какие типы общения лучше подходят для различных ситуаций.
Устное общение
Устное общение включает отправку и получение информации через устное слово. Практически каждое повседневное социальное взаимодействие, включая разговоры, встречи и презентации, требует устного общения. Обладая хорошими навыками вербального общения, вы можете показать, что уверены в себе и хорошо разбираетесь в обсуждаемой теме.
Невербальное общение
Невербальное общение, такое как язык тела и мимика, может быть столь же важным, как и устное общение.Независимо от того, что вы говорите, язык вашего тела может указывать на ваши истинные намерения и чувства. Например, если вы хотите активно показать кому-то, что вы заинтересованы в разговоре, придерживайтесь дружеского и открытого языка тела. Вы можете сделать это, не скрещивая руки и направив ступни в сторону другого человека.
Связанные: Навыки невербального общения: определение и примеры
Письменное общение
Письменное общение — это любая форма общения, в которой используется письменное слово.Для многих различных типов взаимодействия требуется письменное общение, включая письма, электронные письма, презентации и предложения. Чтобы поддерживать здоровые отношения с другими на работе, вам, вероятно, потребуется укрепить свои письменные коммуникативные навыки. Например, ясное и хорошо написанное электронное письмо может помочь вашим коллегам узнать, как регулировать свою рабочую нагрузку, пока вы в отпуске.
Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)
Визуальная коммуникация
Визуальная коммуникация — это использование визуальных средств массовой информации для отправки сообщения.Примеры включают фотографии, видео, файлы MIDI и диаграммы. Визуальная коммуникация может быть эффективным способом передачи данных, таких как статистика, за которыми в противном случае было бы сложно следить за другими. Например, если вы представляете данные, полученные после нескольких недель исследования, вы сможете наиболее четко передать их в виде слайд-шоу.
Описание изображения Типы общения
1. Устное
- Говорите сильным, уверенным голосом.
- Активное прослушивание.
- Избегайте слов-заполнителей.
- При необходимости избегайте промышленного жаргона.
- Невербальный
- Обратите внимание на то, как ваши эмоции ощущаются физически.
- Относитесь к невербальному общению намеренно.
- Подражайте невербальному общению, которое вы считаете эффективным.
- Визуальный
- Спросите других, прежде чем включать наглядные материалы.
- Учитывайте свою аудиторию.
- Используйте визуальные эффекты только в том случае, если они повышают ценность.
- Сделайте их ясными и легкими для понимания.
- Письменный
- Стремитесь к простоте.
- Не полагайтесь на тон.
- Найдите время, чтобы просмотреть свои письменные сообщения.
- Сохраните файл с записями, которые кажутся вам эффективными или интересными.
Как улучшить свои коммуникативные навыки
Следуйте этим шагам, чтобы улучшить свои коммуникативные навыки на работе:
- Практикуйте активное слушание
- Перефразируйте
- Задавайте открытые вопросы
- Проявите сочувствие
- Вспомните предыдущие разговоры
- Спрашивайте отзывы
- Стремитесь к ясности
1.Практикуйте активное слушание
Активное слушание — это способность сосредоточиться на говорящем, понять его сообщение и ответить соответствующим образом. В отличие от пассивного слушания, которое по сути означает слушание без понимания и ответа, активное слушание предполагает вовлечение собеседника в разговор. Активное слушание — чрезвычайно важный навык на рабочем месте, поскольку он может дать множество различных преимуществ, таких как повышение морального духа или позитивный сдвиг в направлении компании.
Связано: Активные навыки аудирования: определение и примеры
2. Перефразируйте
Вы можете убедиться, что говорите четко, повторяя другому человеку то, что он сказал, и спрашивая, правильно ли вы поняли. Этот метод показывает, что вы слушаете и хотите понять, что говорит другой человек, что само по себе может создать товарищеские отношения. Это также дает человеку, с которым вы говорите, возможность пояснить, что он говорит, и расширить свое сообщение.Например, если вы обсуждаете предложение с коллегой, вы можете сказать: «Я слышу, что текущий макет трудно читать. Это верно?»
3. Задавайте открытые вопросы
Открытые вопросы часто могут помочь вам получить гораздо больше информации, чем типичный вопрос типа «да или нет». Открытый вопрос позволит другому человеку поделиться знаниями, которых у вас может не быть, особенно если вы попросите его расширить то, что он уже сказал вам. Например, если ваш коллега упоминает, что, по его мнению, ваши еженедельные собрания могут быть более продуктивными, вы можете спросить его, что ваша команда могла бы сделать, чтобы добавить к ним.
4. Проявите сочувствие
Поставьте себя на место другого человека и постарайтесь понять, почему он так реагирует на ситуацию. Общайтесь с другим человеком и проявляйте сочувствие. Если вы покажете, что вам небезразлична их ситуация, вы укрепите с ними доверие, что упростит совместную работу в команде в будущем. Вы можете сказать что-то вроде: «Мне очень жаль, что у вас возникла эта проблема. Чем могу помочь?» или «Это звучит сложно. Что я могу сделать? »
5.Вспомните предыдущие беседы
Запомните ключевые моменты и информацию, которой член команды поделился в других беседах. Это покажет, что у вас есть к ним долгосрочный интерес, что может побудить их поделиться дополнительной информацией. Это также показывает, что вы можете запоминать детали, которые могут укрепить уверенность другого человека в ваших способностях как члена команды.
6. Спрашивайте отзывы
Честные отзывы — отличный способ улучшить. Спросите своих коллег о ваших коммуникативных навыках и включите их советы в свой стиль общения.Некоторые вещи может быть трудно увидеть самостоятельно, но коллега может легко указать на них и помочь вам улучшить их. Получение обратной связи только поможет вам узнать, в чем заключаются ваши сильные и слабые стороны.
7. Стремитесь к ясности
Сосредоточьтесь на том, что вы хотите, чтобы другой человек услышал, а не на том, что вы хотите сказать. Убедитесь, что ваш язык тела соответствует вашему разговорному языку. Сосредоточьтесь на реакции другого человека и соответствующим образом скорректируйте свою речь и поведение.
10 основных причин создания плана коммуникаций
Опубликован в выпуске Food and Society Update, электронного информационного бюллетеня для инициативы Фонда «Продовольствие и общество», здесь 10 причин иметь план коммуникации .
Важность коммуникационных планов
- Чтобы прояснить цели и задачи вашего агентства: Думайте о своем плане как о дорожной карте; вы знаете, куда хотите отправиться, но вам нужен маршрут, чтобы добраться туда. План — это ваш маршрут.
- Чтобы прояснить отношения между аудиториями, сообщениями, каналами, действиями и материалами: Прохождение процесса планирования коммуникаций поможет вам определить, с кем вам нужно связаться, расскажите им, что вы хотите, чтобы они знали, и как вы с ними дойдете. .Вы обнаружите, что каждая из ваших аудиторий имеет уникальные характеристики, потребности и мотивации. Благодаря планированию вы откроете для себя наиболее эффективные способы общения с ними.
- Для определения и реализации различных коммуникационных действий: Есть много разных способов распространения вашего сообщения. Это поможет вам определиться с тем, чем вы будете заниматься, и вас не тянет постоянно в разные стороны.
- Чтобы прояснить роли сотрудников, заинтересованных сторон и других лиц в этом процессе: Люди должны знать, что они будут вносить в организацию и за что несут ответственность.План поможет управлять людьми и их обязанностями.
- Для развития творческих способностей и духа товарищества в вашей команде: Вовлечение множества людей в процесс планирования принесет различные точки зрения и разнообразие взглядов. Привлекайте персонал, заинтересованные стороны, трехсторонних участников, стажеров и младших сотрудников.
- Чтобы помочь вашим сотрудникам и заинтересованным сторонам прийти к «одной и той же странице». : Хорошо сформулированный план поможет людям прийти к единому мнению и сформулировать последовательное сообщение.
- Чтобы включить вклад заинтересованных сторон в процесс коммуникации: Эти люди важны для вашей организации, и это покажет им, насколько вы цените их вклад.
- Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие со своими заинтересованными сторонами и группами интересов: Это продолжение предыдущего пункта: когда вы проходите процесс и с самого начала определяете стратегии для достижения заинтересованных сторон, вы будете общаться с ними более эффективно . Это также создаст сценарий, в котором они будут готовы дать вам честную обратную связь, чтобы вы могли соответствующим образом скорректировать свою стратегию.
- Чтобы каждый в вашей команде был заинтересован в вашем успехе: Участие в процессе и объединение мнений участников приносит чувство сопричастности.
- Чтобы оценить успех вашего плана и области, нуждающиеся в усилении: Организации часто проводят промежуточную проверку, чтобы определить сильные, слабые стороны и препятствия, а затем разработать и внедрить новые подходы. Вы можете разработать уникальную индивидуальную стратегию оценки, которая будет собирать информацию, необходимую для улучшения вашего плана.
Источник: www.wkkf.org
6 причин, почему эффективная коммуникация должна быть в центре внимания вашего бизнеса
Коммуникация играет фундаментальную роль во всех аспектах бизнеса. Поэтому очень важно, чтобы как внутреннее общение в вашей организации, так и коммуникативные навыки ваших сотрудников были эффективными, особенно в периоды, когда все большее количество населения начинает работать из дома.Будь то общение лицом к лицу или с помощью цифровых средств, следующие шесть причин объяснят, почему эффективное общение должно быть в центре внимания вашего бизнеса:
1. Строит и поддерживает отношенияОтношения строятся и могут поддерживаться позитивными встречами с другими. Коммуникация будет ключом к этому процессу — без эффективных навыков будет трудно правильно построить и укрепить продуктивные отношения.
2.Содействует инновациямКогда сотрудники чувствуют себя комфортно, открыто обмениваясь новыми идеями, сотрудничество и инновации будут на рекордно высоком уровне. Кроме того, если сотрудники не могут донести свои идеи из-за ограниченных коммуникативных навыков, велика вероятность того, что идея не будет реализована в полной мере.
3. Формирует эффективную командуЕсли поощрять открытое общение на рабочем месте, появится более сплоченная и эффективная команда.Хорошее общение в команде также способствует повышению морального духа сотрудников. Когда сотрудники чувствуют, что они хорошо осведомлены о направлении и видении компании, они будут чувствовать себя в большей безопасности на своей должности. Важность командной работы на рабочем месте очевидна, и на нее часто напрямую влияют эффективные методы общения. Регулярное внутреннее общение также может привести к повышению трудовой этики, если сотрудникам напоминать о достижениях и чувствовать, что они работают для достижения общей цели.
Также прочтите: 4 способа наладить лучшие отношения на работе
4.Управление персоналомКогда менеджеры являются эффективными коммуникаторами, они в большей степени способны адекватно информировать персонал об их обязанностях и о том, что от них ожидается. Хорошие коммуникативные навыки также помогают менеджерам предоставлять конструктивную обратную связь своим сотрудникам, строить лучшие отношения и понимать личные цели, ради достижения которых сотрудники могут стремиться к достижению. Работая из дома, менеджеры будут вынуждены продолжать эффективное общение, но им нужно будет найти способ преодолеть этот барьер.
5. Способствует росту компанииОтсутствие общения может привести к краху любой организации. Хотя это смелое заявление — без надлежащего маркетингового обеспечения и внутренней и внешней коммуникации большинство организаций будут бороться за выживание. Коммуникация также может повысить производительность и помогает избежать ненужных задержек в реализации политики.
6. Обеспечивает прозрачностьПри регулярном общении как внутри компании, так и за ее пределами, организации остаются более прозрачными.Это важно для укрепления доверия к вашему бренду, к вашим услугам, а также внутри компании, когда речь идет о доверии сотрудников к высшему руководству. Тони Деблаув из Examiner добавляет, что «когда необходимо принять трудные решения, прозрачным лидерам будет легче объяснить, почему».
Также прочтите: Важность личного общения в цифровую эпоху
Как вы думаете?У вас есть предложения, которые можно добавить в этот список? Я хотел бы услышать, как вы или ваша организация подходите к коммуникации.Это упускается из виду как область профессионального развития или на ней делается упор? Не стесняйтесь делиться своим опытом в разделе комментариев ниже.
Выведите свою карьеру на новый уровень
Если вы хотите развить свои коммуникативные и деловые навыки на высшем уровне, ознакомьтесь с курсом онлайн-MBA AIB. Степень магистра делового администрирования мирового уровня, предназначенная для занятых профессионалов, которые хотят ускорить свою карьеру.
Подробнее: Почему мозговой штурм является решающим элементом в бизнесе
Эта статья написана Лорой Хаттон от имени Австралийского института бизнеса.Все мнения принадлежат автору и не обязательно отражают мнение AIB. При подготовке статьи были использованы следующие источники: Examiner
Важность общения | Nutcache
Эффективное общение основывается на вербальном и невербальном языке тела, который передает сообщение, полагаясь на сигналы для обратной связи. Вот пять причин, которые подтверждают важность коммуникации в управлении проектами:
Релейная информация.
Как менеджер проекта, вы должны убедиться, что члены команды и заинтересованные стороны проинформированы о том, чего вы от них ожидаете — об их ролях и обязанностях, а также о других временных ограничениях, которые не позволяют им выполнить задачу вовремя. Ваша задача как руководителя проекта также информировать его о деталях и ходе выполнения проекта.
Получение информации.
Для передачи информации руководителям проектов необходимо регулярно получать доступ к информации по данному проекту.В любое время могут быть заинтересованные стороны, которым нужна информация о проекте, такая как цели, план, риски, потребности клиентов и временные ограничения. Соблюдение системы регулярного и целенаправленного общения может предотвратить недопонимание и задержки, которые могут привести к провалу любого проекта.
Изменение ситуации.
Все проекты подвижны, и менеджеру проекта необходимо подготовиться к вызовам, с которыми он столкнется с самого начала до завершения или завершения проекта. Чтобы обеспечить эффективную коммуникацию в рамках всего проекта и всей команды, на начальном этапе планирования необходимо разработать план коммуникации.План коммуникации будет содержать тип коммуникации, необходимый во время конкретных встреч, с кем нужно общаться, частоту необходимой коммуникации и потребности, которые нужно сообщить.
Обсуждение проблем.
С точки зрения проектных проблем диаграмма рыбьей кости играет важную роль в устранении причин каждой проблемы. Невозможно спорить о важности коммуникации в управлении проектами. Однако общение бывает разных форм. Помимо диаграммы рыбьей кости, можно также обсуждать другие темы с помощью инфографики, линейных / гистограмм, круговых диаграмм, комиксов и т. Д.Существовали различные формы передачи сообщения, и тем более, что нам нужно для развития эффективных коммуникативных навыков.
Устранение языкового разрыва.
Языковой разрыв в управлении проектами заключается в расстоянии, которое мешает пониманию преимуществ для бизнеса. Проблемы, связанные с использованием языка для передачи информации, которая часто бывает неясной и наполненной жаргоном управления проектами, повышает важность коммуникации по проекту.
Общение может означать способность говорить, говорить и быть услышанным.Еще это можно назвать взаимодействием. Однако в управлении проектами команде также необходимо понимать долгосрочную цель бизнеса, чтобы знать, какой вклад они в нее внесли, и узнать, как они могут повлиять на нее.
Успех проекта зависит от эффективной коммуникации, и это важность коммуникации в любом проекте. Улучшение коммуникации увеличивает успех и сводит к минимуму риски. Кроме того, если руководитель проекта может наладить эффективную коммуникацию со своими заинтересованными сторонами, это может означать больше проектов для него и команды.навыки коммуникации.
Использование программы совместной работы может значительно помочь вам в управлении коммуникациями с вашей командой. Проверьте управление проектами Nutcache прямо сейчас!
Зарегистрируйтесь и наслаждайтесь Бесплатным управлением проектами и отслеживанием времени для вас и вашей команды!
8 основных навыков лидерства в общении
Если вы хотите быть эффективным лидером, вам нужно преуспеть в общении. Фактически, от этого зависит успех вашего бизнеса.
Согласно отчету Economist Intelligence Unit (pdf), плохое общение может привести к снижению морального духа, невыполнению поставленных целей и даже снижению продаж.Отдельное исследование показало, что неадекватная коммуникация может стоить крупным компаниям в среднем 64,2 миллиона долларов в год, в то время как более мелкие организации рискуют потерять 420 000 долларов ежегодно.
Но эффективное общение влияет не только на чистую прибыль. Для лидеров это то, что позволяет им сплотить свою команду вокруг общего видения, расширить возможности сотрудников, укрепить доверие и успешно управлять организационными изменениями.
Почему общение важно в лидерстве?
Лидер — это тот, кто вдохновляет на позитивные, постепенные изменения, давая возможность окружающим работать над достижением общих целей.Самый мощный инструмент лидера для этого — общение.
Эффективное общение жизненно важно для завоевания доверия, согласования усилий для достижения целей и стимулирования позитивных изменений. Когда общение отсутствует, важная информация может быть неправильно истолкована, что может ухудшить отношения и, в конечном итоге, создать барьеры, препятствующие прогрессу.
Если вы заинтересованы в повышении своих лидерских способностей, вот восемь коммуникативных навыков, которые помогут вам более эффективно выполнять свою роль.
Основные коммуникативные навыки для лидеров
1. Возможность адаптировать свой стиль общения
По данным Economist Intelligence Unit (pdf), различные стили общения являются наиболее часто упоминаемой причиной плохого общения и могут привести к более серьезным проблемам, таким как нечеткие приоритеты и повышенный стресс.
Очень важно определить свой стиль руководства, чтобы вы могли лучше понять, как вы взаимодействуете с сотрудниками организации и воспринимаете их.Например, если вы авторитетный лидер, у вас, вероятно, есть четкое видение того, как добиться успеха, и вы соответствующим образом выстраиваете свою команду. Хотя для некоторых это эффективный подход, он может не понравиться другим, стремящимся к большей автономии в своей роли.
Мотивация каждого сотрудника различна, поэтому знание того, как адаптировать ваше общение, необходимо для оказания влияния на других и достижения целей организации.
Связано: 4 совета по развитию вашего личного стиля лидерства
2.Активное слушание
Эффективные лидеры знают, когда им нужно говорить и, что еще более важно, когда им нужно слушать. Покажите, что вам не все равно, спрашивая мнения, идеи и отзывы сотрудников. А когда они все же делятся, активно участвуйте в разговоре — задавайте вопросы, предлагайте им уточнить и делать заметки.
Важно оставаться в моменте и не отвлекаться. Сосредоточьтесь на сотруднике и на том, что он говорит. Для этого вам также необходимо устранить любые отвлекающие факторы, включая постоянные пинги на мобильном телефоне или проверку входящих писем.
3. Прозрачность
Согласно опросу, проведенному Американской ассоциацией менеджеров, более трети старших менеджеров, руководителей и сотрудников заявили, что они «почти никогда» не знают, что происходит в их организациях. Прозрачность может иметь большое значение для преодоления этого коммуникационного барьера.
Открыто рассказывая о целях, возможностях и проблемах компании, лидеры могут укрепить доверие в своей команде и создать среду, в которой сотрудники чувствуют себя вправе делиться своими идеями и сотрудничать.Простое признание ошибок может стимулировать эксперименты и создать безопасное пространство для активного решения проблем.
Каждый человек должен понимать роль, которую он играет в успехе компании. Чем прозрачнее руководители, тем легче сотрудникам наладить эту связь.
4. Четкость
При общении с сотрудниками говорите конкретнее. Определите желаемый результат проекта или стратегической инициативы и четко сформулируйте, чего вы хотите добиться к концу каждой вехи.Если цели не достигаются, попробуйте еще больше упростить свое сообщение или спросите, как вы можете внести дополнительную ясность или помочь.
Чем яснее вы будете, тем меньше будет путаницы вокруг приоритетов. Сотрудники будут знать, над чем они работают, и будут чувствовать себя более вовлеченными в процесс.
5. Способность задавать открытые вопросы
Если вы хотите лучше понимать мотивацию, мысли и цели сотрудников, попробуйте задавать открытые вопросы. Дженнифер Карренс, президент консалтинговой фирмы The Currence Group, сказала Обществу управления человеческими ресурсами использовать аббревиатуру TED, которая означает:
- « T Расскажите подробнее.”
- « E Объясните, что вы имеете в виду».
- « D уточните для меня этот термин или понятие».
Используя эти фразы в разговоре со своей командой, вы можете получить более вдумчивые и подробные ответы и убедиться, что у вас также есть ясность в том, что им нужно от вас для достижения успеха.
6. Сочувствие
Есть причина, по которой сочувствие было признано высшим лидерским навыком, необходимым для успеха. Чем лучше вы научитесь признавать и понимать чувства и опыт сотрудников, тем больше они будут чувствовать себя услышанными и оцененными.
В недавнем опросе (pdf) 96 процентов респондентов заявили, что для их работодателей важно проявлять сочувствие, однако 92 процента заявили, что это остается недооцененным. Если вы хотите улучшить свое общение и создать более сильную и продуктивную культуру, тренируйтесь реагировать с сочувствием.
Связанный: Навыки эмоционального интеллекта: что они собой представляют и как их развивать
7. Открытый язык тела
Общение — это не только то, что вы говорите; это то, как вы себя ведете.По словам исполнительного тренера Дарлин Прайс, девяносто три процента воздействия коммуникации исходит от невербальных сигналов.
Чтобы передать правильное сообщение, сосредоточьтесь на языке своего тела. Если вы пытаетесь кого-то вдохновить, разговор со сжатыми кулаками и нахмуренной бровью не будет правильным сигналом. Вместо этого установите зрительный контакт, чтобы установить интерес и взаимопонимание, и улыбнитесь искренней улыбкой, чтобы передать тепло и доверие.
8. Получение и реализация обратной связи
Запрос обратной связи от вашей команды может не только помочь вам расти как лидер, но и укрепить доверие среди ваших коллег.Однако очень важно не просто прислушиваться к отзывам. Вам также нужно действовать в соответствии с этим.
Если вы и дальше будете получать отзывы от своей команды, но не внесете никаких изменений, они потеряют веру в вашу способность довести дело до конца. Скорее всего, появятся комментарии, с которыми вы не сможете сразу отреагировать — будьте откровенны. Сообщая вашим сотрудникам, что их услышали, а затем сообщая им о любом прогрессе, который вы можете или делаете, они будут чувствовать, что вы цените их точку зрения и серьезно относитесь к улучшению.
Связано: Как эффективно дать обратную связь
Улучшение вашего лидерского общения
Коммуникация лежит в основе эффективного лидерства. Если вы хотите влиять на свою команду и вдохновлять ее, вам нужно практиковать сочувствие и прозрачность, а также понимать, как другие воспринимают вас через ваши вербальные и невербальные сигналы.
Чтобы улучшить свои коммуникативные навыки и стать лучшим лидером, начните с оценки своей эффективности, чтобы вы могли определить области, требующие улучшения.Затем установите цели и возьмите на себя ответственность, составив план развития лидерских качеств, чтобы направлять и отслеживать свой прогресс.
Хотите улучшить свои лидерские качества? Загрузите нашу бесплатную электронную книгу по лидерству и изучите наш онлайн-курс «Принципы лидерства», чтобы узнать, как вы можете стать более эффективным лидером и раскрыть потенциал в себе и других.
(Этот пост был обновлен 16 июня 2020 г. Первоначально он был опубликован 14 ноября 2019 г.)
15. Коммуникационное планирование — Управление проектами
Управление коммуникациями — это держать всех в курсе. Процесс планирования коммуникаций касается определения типов информации, которую вы будете предоставлять, кто будет ее получать, формата для ее передачи, а также сроков ее выпуска и распространения. Оказывается, 90% работы менеджера проекта тратится на общение, поэтому важно убедиться, что каждый получает нужное сообщение в нужное время.
Первым шагом в определении вашего коммуникационного плана является выяснение того, какой тип коммуникации нужен вашим заинтересованным сторонам от проекта, чтобы они могли принимать правильные решения. Это называется анализом требований к связи . Ваш проект предоставит много информации; Вы же не хотите перегружать своих заинтересованных лиц всем этим. Ваша задача — выяснить, что они считают ценным. Передача ценной информации не означает, что вы всегда рисуете радужную картину. Связь с заинтересованными сторонами может состоять из хороших или плохих новостей.Дело в том, что вы не хотите зарывать заинтересованные стороны в слишком много информации, но вы действительно хотите дать им достаточно, чтобы они были информированы и могли принимать соответствующие решения.
Коммуникационные технологии существенно влияют на то, как вы держите людей в курсе. Методы общения могут принимать различные формы, такие как письменные отчеты, беседы, электронная почта, официальные отчеты о состоянии, встречи, онлайн-базы данных, онлайн-расписания и веб-сайты проектов. Вы должны учесть несколько факторов, прежде чем решить, какие методы вы выберете для передачи информации.Время обмена информацией или потребность в обновлениях — это первый фактор. Вам нужно приобрести новую технологию или системы, или уже существуют системы, которые будут работать? Доступные вам технологии должны быть включены в ваш план того, как вы будете информировать всех о статусе проекта и проблемах. Еще одним фактором является опыт работы персонала с этой технологией. Есть ли члены проектной группы и заинтересованные стороны, имеющие опыт использования этой технологии, или вам нужно будет их обучить? Наконец, рассмотрите продолжительность проекта и среду проекта.Будет ли технология, которую вы выбираете, работать на протяжении всего проекта, или ее придется обновлять или обновлять в какой-то момент? А как работает команда проекта? Они расположены вместе или разбросаны по нескольким кампусам или местам?
Ответы на эти вопросы должны быть задокументированы в плане коммуникаций.
Все проекты требуют продуманного плана коммуникации, но не все проекты будут иметь одинаковые типы коммуникации или одинаковые методы распространения информации.План коммуникации документирует типы информации, которые необходимы заинтересованным сторонам, когда информация должна быть распространена и как она будет доставляться.
Типы информации, которую вы будете сообщать, обычно включают статус проекта, описания и обновления содержания проекта, базовую информацию проекта, риски, элементы действий, показатели эффективности, принятие проекта и так далее. Важно, чтобы информационные потребности заинтересованных сторон были определены как можно раньше на этапе планирования жизненного цикла управления проектом, чтобы по мере разработки вами и вашей командой документов по планированию проекта вы уже знали, кто должен получать их копии и как. быть доставленным.
Для успешного завершения сложного проекта требуется хорошее общение между членами команды. Если эти члены команды работают в одном здании, они могут устраивать регулярные встречи, просто заходить в офис друг друга, чтобы получить быстрый ответ, или даже обсуждать проект в неформальной обстановке в других офисных подразделениях. Многие проекты выполняются командами, которые взаимодействуют в основном посредством электронной связи и поэтому называются виртуальными командами . Чтобы избежать недопонимания, которое может подорвать доверие, и включить членов команды в культуру проекта, команде проекта необходим план надежной и своевременной коммуникации.Это планирование начинается с понимания двух основных категорий общения.
Синхронная связь
Если все стороны связи участвуют в обмене одновременно, связь будет синхронной . Конференц-связь по телефону или Skype является примером синхронного общения. Ниже приведены примеры синхронной связи:
- Прямая встреча: Сбор членов команды в том же месте
- Конференц-звонок: Телефонный звонок, в котором участвуют несколько человек
- Аудиоконференция: Как конференц-связь, но проводится онлайн с использованием программного обеспечения, такого как Skype
- Компьютерная конференция: Аудиоконференция с подключением между компьютерами, которые могут отображать документ или электронную таблицу, которые могут редактировать обе стороны
- Видеоконференция: Подобна аудиоконференции, но с живым видео участников.Некоторые портативные компьютеры имеют встроенные камеры для видеоконференцсвязи.
- IM (обмен мгновенными сообщениями): Обмен текстовыми или голосовыми сообщениями с использованием всплывающих окон на экранах компьютеров участников
- Текстовые сообщения: Обмен текстовыми сообщениями между мобильными телефонами, пейджерами или персональными цифровыми помощниками (КПК) — устройствами, которые содержат календарь, список контактов, список задач и другие программы поддержки
Современные коммуникационные технологии позволяют собирать проектные команды из любой точки мира.Большинство людей работают в светлое время суток, что может затруднить синхронные встречи, если участники находятся в разных часовых поясах. Однако в некоторых случаях это может быть преимуществом; например, если что-то необходимо сделать к завтрашнему началу бизнеса, члены группы в Азии могут работать над проблемой в свои обычные рабочие часы, в то время как члены группы в Северной Америке немного поспят.
Помнить часовые пояса
Важно помнить часовые пояса и правильно рассчитывать разницу между вашим поясом и поясом ваших коллег, чтобы не пропустить важные встречи или дедлайны.В городах и странах к северу или югу друг от друга используется одно и то же местное время. Имейте в виду, что многие образованные люди в Соединенных Штатах и Канаде думают, что Южная Америка находится непосредственно к югу от Северной Америки. Как видите, страны Южной Америки могут находиться в пяти часовых поясах к востоку от Северной Америки. Полезным сайтом для преобразования местного времени в другой часовой пояс является Конвертер часовых поясов.
Рисунок 15.1: Мировые часовые пояса.Часовые пояса рассчитываются относительно часового пояса Королевской обсерватории в Гринвиче, Англия.Время в этом месте — среднее время по Гринвичу (GMT). Более поздние ссылки обозначают его как всемирное координированное время (UTC) вместо GMT. Часовые пояса продвигаются от Гринвича в восточном направлении (рис. 15.1). Однако на международной линии перемены дат (примерно в средней точке мира от Гринвича) вы вычитаете часовой пояс из GMT. Чтобы избежать путаницы между утра и вечера, время часто указывается в 24-часовом формате. Например, полночь обозначается как 00:00, полдень — 12:00 и 1 час.м. 13:00.
Руководитель проекта разработки программного обеспечения в Торонто находится в пяти часовых поясах к западу от эталонной зоны, поэтому время указывается в формате UTC – 5 (или GMT – 5). Если в контрольной зоне полдень, в Торонто 7 часов утра (на пять часов раньше). Менеджер хотел бы связаться с членом команды проекта в Париже, Франция. Париж находится на один часовой пояс к востоку от контрольной зоны (UTC + 1 или GMT + 1). Если в контрольной зоне полдень (12:00), то это 13:00. (13:00) в Париже. Это означает, что разница между Торонто и Парижем составляет шесть часов.Если менеджер проекта дождется после обеда, чтобы позвонить (13:00 в Торонто), в Париже (19:00) будет слишком поздно, чтобы с кем-то связаться.
Асинхронная связь
Собрать команду в одно и то же время может быть непросто, особенно если они разбросаны по часовым поясам. Многие виды общения не требуют одновременного присутствия сторон. Этот тип связи асинхронный. Есть несколько вариантов асинхронной связи.
Доставка почты и посылок
Многие компании предпочитают, чтобы окончательные контракты подписывались лично уполномоченным представителем каждой стороны соглашения. Если требуется несколько подписей, получение всех подписей может занять несколько недель, если контракты передаются почтовой службой. Если этот процесс задерживает начало проекта, вы можете воспользоваться услугой ночной доставки, чтобы минимизировать время, затрачиваемое на передачу документов.
Факс
Факсимильные аппаратысуществуют уже давно и пользуются высоким уровнем доверия для точной передачи документов.Хотя использование факсимильных сообщений может показаться архаичным, во многих странах факс подписанного контракта является законным, а изображение, отсканированное с помощью компьютера, — нет.
Электронная почта
Электронная почта (email) широко используется для координации проектов и общения между членами команды. Он имеет несколько ценных характеристик для управления проектами:
- Информация может быть отправлена списку членов команды.
- Сообщения могут быть сохранены для документирования процесса в случае недопонимания или недопонимания.
- Файлы можно прикреплять и распространять.
Блог проекта
Блог — это онлайн-журнал, который может быть личным, доступен по приглашению или доступен для всего мира. Некоторые менеджеры проектов ведут дневник, в котором они резюмируют дневные проблемы и победы, а также решения, которые они приняли. Они возвращаются к этому журналу позже, чтобы пересмотреть свой процесс принятия решений после того, как станут известны результаты этих решений, чтобы увидеть, могут ли они извлечь уроки из своих ошибок.Многие решения в управлении проектами принимаются с неполными знаниями, и размышления о предыдущих решениях для развития этого навыка принятия решений важны для роста в качестве менеджера проекта.
Действительно простое распространение (RSS)
Некоторые проекты напрямую зависят от внешних факторов, таких как политические выборы, экономические тенденции, корпоративные слияния, технологические или научные достижения или погодные условия. Чтобы быть в курсе этих факторов, вы можете подписаться на источники новостей в Интернете.Технология, которая облегчает этот процесс, — это Really Simple Syndication (RSS). Веб-страницы с новостными RSS-каналами имеют помеченные ссылки.
Если пользователь нажимает на RSS-канал, новости с веб-сайта автоматически отправляются в программу чтения новостей пользователя, например Google Reader. Программа чтения новостей может быть настроена на фильтрацию новостей по ключевым словам, чтобы ограничить рассказы теми, которые имеют отношение к проекту.
Оценка новых коммуникационных технологий
Новые технологии электронного общения появляются все чаще.Использование новой технологии, незнакомой команде, увеличивает сложность технологии, что может привести к задержкам и увеличению затрат. Чтобы решить, следует ли включать новую технологию в план коммуникаций, поищите ответы на следующие вопросы (Бизнес-словарь):
- Обеспечивает ли новая коммуникационная технология конкурентное преимущество проекта за счет снижения затрат, экономии времени или предотвращения ошибок?
- Есть ли у проектной группы опыт, чтобы быстро изучить новую технологию?
- Предлагает ли компания поддержку, например службу поддержки и обслуживание оборудования для новых коммуникационных технологий?
- Какова стоимость обучения и внедрения с точки зрения времени и денег
Так как же составить план коммуникации?
- Определите ваших заинтересованных сторон (кому)
- Определите ожидания заинтересованных сторон (почему)
- Определить коммуникацию, необходимую для удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон, и держать их в курсе (что)
- Укажите временные рамки и / или частоту коммуникационных сообщений (когда)
- Определите, как будет передаваться сообщение (предпочтительный метод заинтересованной стороны) (как)
- Определите, кто будет передавать каждое сообщение (кто)
- Элементы документа — шаблоны, форматы или документы, которые проект должен использовать для взаимодействия.
На рисунке 15.2 показан шаблон плана связи.
Рисунок 15.2 Шаблон плана связиТекстовые атрибуты
Эта глава Управление проектами является производным от следующих текстов:
Критическая роль коммуникации в управлении проектами
Успешное управление проектом от начала до конца требует определенных ключевых навыков. Планирование, управление временем и способность вести переговоры с внутренними и внешними сторонами — все это важнейшие компетенции.Лидерство, управление рисками и критическое мышление — все это тоже самое важное место в списке.
Но навык, который, возможно, наиболее важен для управления проектами, лежит в основе всех остальных: коммуникация.
Без сильных коммуникативных навыков менеджерам проектов было бы невероятно сложно, если не невозможно, эффективно управлять своими командами и координировать усилия для успешного завершения проекта.
Ниже мы исследуем важность эффективного общения в управлении проектами, определяем различные типы коммуникации, в которых могут участвовать менеджеры проектов, и даем советы, которые вы можете использовать, чтобы стать более эффективным коммуникатором и преуспеть в своей карьере в области управления проектами.
Загрузите наше бесплатное руководство по продвижению вашей карьеры в области управления проектами
Узнайте все, что вам нужно, от востребованных навыков до растущих возможностей трудоустройства в отрасли.
СКАЧАТЬ
Важность эффективных коммуникаций в управлении проектами
В рамках своей повседневной работы менеджеры проектов выполняют различные роли и обязанности. Однако по своей сути работа заключается в координации усилий всех участников проекта для достижения общих целей.Для этого требуется, чтобы руководитель проекта обладал навыками сбора информации и обмена ею с нужными людьми в своей команде.
«Коммуникация является наиболее важным аспектом в управлении проектами, потому что то, что менеджеры проектов делают большую часть времени, — это общение для координации усилий», — говорит Сарманн Кеннедид, доцент программы магистра наук в области управления проектами Северо-Восточного региона. «Для координации усилий им необходимо собрать много информации и распространить ее среди всех команд, участвующих в проекте.”
Без такого обмена информацией возможно, что усилия могут дублироваться несколькими людьми или группами, участвующими в проекте, что важные цели и этапы могут быть упущены, ресурсы будут неправильно распределены или что объем проекта начнет выходить за рамки того, что изначально был задуман. Конечным результатом является то, что проекты могут остановиться или, что еще хуже, вообще потерпеть неудачу.
«Коммуникация — один из важнейших компонентов [успешного управления проектами] и навыков, которыми должен обладать руководитель проекта», — говорит Кеннеди.
Типы коммуникации в управлении проектамиВ управлении проектами, как и во всех других бизнес-процессах, существует несколько различных типов общения и стилей общения, которые могут повлиять на проект. Часто эти разные стили можно понять с разных «точек зрения», которые мы исследуем ниже.
1. Перспектива проекта
Когда общение рассматривается с точки зрения самого проекта, оно обычно делится на две категории: внутреннее и внешнее общение.
Внутреннее общение обычно относится к обмену информацией, который происходит между людьми, которые активно работают над проектом — менеджером проекта и его командой. Это часто характеризуется подробным обсуждением, которое происходит во время планирования или решения проблемы.
Внешняя коммуникация , с другой стороны, относится к потоку информации между членами проектной группы и ключевыми заинтересованными сторонами, не являющимися непосредственно частью проекта.Сюда могут входить члены исполнительной команды, генеральный директор, другие отделы или проекты, пресса или внутренние и внешние заказчики. Поскольку это общение предназначено для людей, которые не работают напрямую над проектом, оно часто бывает более формальным и «отточенным» по сравнению с внутренним общением.
2. Организационная перспектива
Когда коммуникация рассматривается с точки зрения организации, ее обычно разбивают на три отдельные категории, которые принимают во внимание различные способы, которыми организация может быть структурирована: вертикальная, горизонтальная и диагональная коммуникация.
Вертикальная коммуникация происходит между людьми, которые работают на разных иерархических уровнях внутри организации, и иногда ее называют «восходящей» или «нисходящей» коммуникацией. Связь снизу вверх может включать в себя сообщение члена проектной группы, информирующего менеджера проекта о конкретном препятствии, мешающем выполнению задачи, или общение менеджера проекта со своим руководителем о ходе выполнения проекта. Нисходящая коммуникация работает в противоположном направлении, например, когда менеджер проекта назначает задачи отдельным членам своей команды.
Горизонтальная коммуникация происходит между людьми, работающими на одном уровне в рамках организации. Это общение между сверстниками и коллегами, например, когда команда собирается на ежедневную встречу или встречу, чтобы согласовать, какие задачи будут выполнены.
Диагональное общение обычно ограничивается предприятиями и учреждениями с большей организационной сложностью и относится к общению, которое происходит между людьми в различных функциональных подразделениях или отделах внутри организации.Например, менеджер проекта, которому поручено наблюдать за разработкой мобильного приложения, может обратиться к члену команды разработчиков программного обеспечения, чтобы понять, как они справляются с аналогичными проблемами или проблемами.
При взаимодействии по вертикали, горизонтали или диагонали очень важно, чтобы руководитель проекта или член проектной группы понимали основную политику и использовали эти знания для построения своих обсуждений.
3. Формальная перспектива
Когда общение рассматривается через призму формальности, оно обычно делится на неформальное и формальное общение, которые довольно просты по своим определениям.
Неформальное общение часто является синонимом внутреннего общения, описанного выше. Ежедневные электронные письма, базы данных и незапланированные встречи составляют основную часть этого общения, которое, как правило, является сырым и неотшлифованным.
Формальные коммуникации , с другой стороны, рассматриваются больше как продукты для потребления. В это ведро часто попадают отчеты, пресс-релизы и презентации для ключевых заинтересованных сторон. Из-за аудитории, к которой они обычно обращаются, эти коммуникации часто более продуманы и спланированы.
4. Перспектива канала
Перспектива канала относится к каналу или среде, с помощью которых передается или доставляется сообщение. Общие каналы связи включают вербальное и невербальное общение, личное или дистанционное или виртуальное общение, а также письменное или устное общение.
Важно отметить, что каждый из этих каналов связи имеет свои преимущества и недостатки, о которых руководитель проекта должен знать и соответствующим образом использовать.
Личное общение, например, позволяет сторонам наблюдать за языком тела и манерой поведения, которые могут повлиять на отправляемое сообщение, но это не всегда возможно из-за все более широкого использования удаленных команд в корпоративной среде. Точно так же письменное общение позволяет писателю адаптировать свои сообщения для передачи именно того, чем они хотят поделиться, но ему может не хватать определенных тонкостей, которые в противном случае могли бы быть очевидны при вербальном общении (например, сарказм).
Менеджер проекта должен понять, какой канал лучше всего подходит для их уникальных потребностей, и соответственно сбалансировать эти потребности с потенциальными недостатками каждого канала.
Советы по эффективному общению в проекте1. Используйте технологии.
Тот факт, что ваша проектная группа может быть удаленной, не означает, что все ваши сообщения должны быть написаны. Личные встречи имеют ценность, и использование технологий для облегчения такого личного взаимодействия может иметь большое значение для влияния на ход вашего проекта. Виртуальные встречи и видеоконференции — два невероятно полезных инструмента в этом отношении.
2.Помните о культурных и языковых барьерах.
Компании и организации становятся все более разнообразными, что увеличивает вероятность того, что член вашей проектной группы не является носителем английского языка. Это может увеличить риск возникновения путаницы при общении о проекте.
Поэтому критически важно помнить о любых культурных различиях или языковых барьерах участников вашей команды. По возможности избегайте разговорных выражений, шуток и сарказма, которые могут быть трудными для перевода на разные языки и культуры.
3. Поймите, кто и как должен получать информацию.
Как руководитель проекта, большая часть вашей работы заключается в том, чтобы действовать как привратник к информации. Хотя это означает, что вы несете ответственность за предоставление соответствующей информации членам вашей команды, это также означает, что вы несете ответственность за защиту их от неактуальной информации, которая может вызвать путаницу или иным образом нарушить их работу. Понимание того, как определить, кто получает какую информацию, является важной частью работы менеджера проекта.
Точно так же вам решать, как выбрать лучший канал и форму общения для любой аудитории, с которой вы разговариваете. Не бойтесь адаптировать свои методы коммуникации к отдельным заинтересованным сторонам или членам вашей команды, если вы думаете, что это поможет проекту не сбиться с пути.
Например, если вы знаете, что определенная заинтересованная сторона предпочитает анализировать числа, вы можете сгенерировать для них детальный отчет, в котором будет учитываться необходимый им уровень детализации.С другой стороны, если другая заинтересованная сторона озабочена только общими цифрами и ключевыми выводами, вы можете вместо этого использовать графики и диаграммы, чтобы проиллюстрировать эти ключевые моменты.
Развитие коммуникативных навыков, необходимых для успеха проектаЕсли вы хотите улучшить и развить свои коммуникативные навыки, связанные с управлением проектами, получение соответствующей ученой степени, такой как степень магистра в области управления проектами, может быть одним из вариантов, позволяющих добиться того, чего вы хотите, особенно если программа предлагает концентрацию или сосредоточение на общении.
В Northeastern люди, получающие степень магистра в области управления проектами, могут выбирать из 10 различных специальностей, включая концентрацию в организационных коммуникациях. С классами, ориентированными, среди прочего, на кризисное общение, межкультурное общение, переговоры и организационное общение, этот курс делает особый акцент на различных типах общения, которые, вероятно, потребуются менеджеру проекта в течение своей карьеры.
Чтобы получить дополнительную информацию о том, как степень магистра в области управления проектами может помочь в продвижении вашей карьеры, загрузите наше бесплатное руководство по проникновению в отрасль ниже.
.